预付账款管理制度预付账款管理制度
预付账款管理制度 文件名称 页数 2 文件编号 SFYY-QM-049-2013 版本号 第三版 起草人: 审核人: 批准人:
日期:2014年12月5日 日期:2014年12月25日 执行日期:2014年12月31日 变更记录时间: 变更原因:
一、目的:随着国家基本药物在各医疗单位的普及使用,基药采购量日趋增大,而对基药购进大多实行预付货款。为加强财务管理,分清责任、保证预付资金的安全,特制定本制度。
二、范围:在药品采购环节内适用本规定。
三、依据:《药品管理法》、《合同法》和《药品经营质量管...
预付账款#管理
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预付账款管理制度 文件名称 页数 2 文件编号 SFYY-QM-049-2013 版本号 第三版 起草人: 审核人: 批准人:
日期:2014年12月5日 日期:2014年12月25日 执行日期:2014年12月31日 变更
时间: 变更原因:
一、目的:随着国家基本药物在各医疗单位的普及使用,基药采购量日趋增大,而对基药购进大多实行预付货款。为加强财务管理,分清责任、保证预付资金的安全,特制定本制度。
二、范围:在药品采购环节内适用本规定。
三、依据:《药品管理法》、《合同法》和《药品经营质量管理
》等。
四、责任:财务部、采购部对本制度负责。
五、内容:
1、预付账款必须按照合同的规定执行。根据合同及市场情况需要支付预付账款的,在保证业务真实和资金安全的基础上,由采购部门填写“预付货款申请单”, 经质管部门审核,报经执行董事或总经理审批后交财务付款。
2、预付货款后,采购部门要设专人监督预付货款使用情况。财务部门要及时监控到货情况,并督促采购、仓储部门及时办理相关入库及收取发票核对相符,以便结清预付货款帐务。一般情况下预付货款及定金最长应在三个月内抵顶完毕。
3、采购部门应建立预付账款台账,详细反映各客户预付账款的增减变动,余额、发生时间、对方负责人、经办人等情况。同时,将购货合同、汇款单(复印件)和台账一同保管,形成完整档案。
4、财务部门每月末应将未结清的预付账款余额明细表报送采购部门,并定期(最长不超过三个月)对预付账款进行账龄统计,及时
有关领导和采购部门。
5、采购部门经办人要按购货合同规定的时间,组织交货,验收入库,并在收到购货发票五日内到财务部门办理报销手续。采购部门对所发生的预付账款,如有确凿证据表明其不符合预付账款的性质,或因供货单位破产、撤消等已无望再收回所购货物的,应通知财务将其转入其他应收款。每年年终,要组织专人全面清查预付账款,与对方核
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对清楚,并取得对方签章,做到债权明确,账实、账账相符。
6、采购部门负责人应确定牵头领导,组织有关人员对清查结果进行分析。对较长时间(半年以上)不处理的预付账款及定金,要在查明原因的基础上,制定清理办法,出现异常情况的,要成立专门机构处理。造成损失的,应查明原因,要追究相关责任人的责任。
7、对已核销的坏账损失仍需移交专门机构或专人追索,并要另立备查薄登记,做到账销案存。己注销的坏账又收回时应当及时入账,防止形成账外放。
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