内控制度框架

一、什么是内部控制 内部控制是一个过程,受企业董事会、管理当局和其他员工影响,旨在保证财务报告的可靠性、经营的效果和效率以及现行法规的遵循。内部控制整体架构主要由控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督五项要素构成。 (一)内部控制的种类 按控制的性质分为:决策信息、监督、全面控制、特定风险控制、业务控制信息及信息处理控制 按控制内容分 1、一般控制 2、应用控制 3、按控制地位分 4、主导性控制 5、补偿性控制 按控制功能分 1、预防式控制 2、侦察式控制 按控制时序分 1、原因控制 2、过程控制 3、结果控制 内部控制的原则 1、相互牵制原则 2、协调配合原则 3、岗位匹配原则 4、成本效益原则 5、整体结构原则内部控制的属性 1、职责分工 2、实物接触控制 3、内部核查 4、充分的书面记录 5、恰当的授权 内控业务 一、了解市场和客户 (一)市场营销规划及调整 1.根据公司战略规划和发展方向进行市场营销规划的制定 2.针对客户的需求设计不同的销售渠道是市场战略制定中的重要的部分 3.建立能满足产品需求及其最终用户需求的渠道 (二)市场调研 1.进行市场调研查明客户的期望 2.将公司内部进行的市场研究与外包市场研究相结合 3.由来自相关部门的人员共同进行市场调研 4.及时并以简明易懂的方式将市场调研结果送到决策制定者手中 5.与员工、调研参与者和客户共同分享市场调研的结果 (三)信息收集与共享 1.收集内部和外部的数据,并为信息的收集和分享建立综合性的决策支持系统 2.要求销售人员报告顾客满意度和期望 3.利用公告牌来传递信息 二、制定愿景和战略 (一)内外部信息收集和 1.任命专职人员具体负责内、外部信息的收集和分析工作 2.使用综合有序的研究方法了解客户 3.掌握竞争者行为,使公司保持领先地位 4.参与经营环境法规的制定 5.掌握技术信息,明确技术进步所提供的竞争优势 6.制定内部信息收集的 (二)企业战略的制定和改进 1.通过不断创新,制定有效战略 2.适时变化公司战略,重新定位公司目标市场 (三)战略实施 1.促进公司员工对实施战略的理解和掌握 2.需要充分的人力准备 (四)战略联盟和合作 1.为战略联盟设定明晰的目标 2.选择有实力的、起平衡作用的、并能为联盟补充所需技能的合作伙伴 3.评估联盟的风险和成本 4.改善管理风格,保证强大的信任关系和有效的沟通 三、设计产品和服务 (一)新产品设想的筛选和确立 1.整合产品创新流程、改善质量管理,制定相应的产品开发战略 2.构建支持创新的企业文化 3.将顾客需求和要求转化为新产品 (二)新产品立项管理 1.规划成本和质量目标 2.产品开发前,进行完整的产品定义 (三)新产品设计与开发管理 1.建立多阶段研发体系,组建跨职能部门的开发队伍,并在每个阶段进行严格的评审 2.在新产品开发进程中,同步考虑生产问题 (四)新产品验证管理 1对产品进行测试,确保市场适用性并能满足客户的需求,达到客户的期望 2.通过周密的计划和监控来协助新产品上市 (五)新产品开发项目整体管理 1.建立有效的沟通渠道促进新产品开发进程 2.完善监控体系和制度,增强新产品开发团队预测和解决问题的能力 四、市场营销 (一)产品线规划 1.产品线的规划的源头来自客户的需求 2.让客户参与产品设计以达到产品多样性 3.制定鼓励员工投入的开发政策 (二)新产品市场导入与产品推广 1.确定市场和销售目标 2.制定市场计划 3.考虑建立新产品入市指导手册 4.与外部专业公司共同合作 5.收集客户的反馈以备将来产品发展之用 6.对新产品导入工作进行回顾 (三)销售计划管理 1.将销售计划的制订与公司战略和市场营销计划相结合 2.销售计划的制订过程有明确的时间安排,销售和其他部门进行良好沟通,及时调整 3.销售计划的编制建立在数据和分析的基础上 4.对销售和生产制定统一的预测需求 5.指派专人作为销售预测负责人,并且明确预测责任 (四)销售政策管理 1.建立有高度的盈利能力分析的会计模型,进行盈利能力分析 2.根据分销商情况为其提供不同的产品和服务,并对付款方式进行分析 3.建立跨职能部门的合作机制,制定和完善销售政策 (五)销售价格管理 1.对可能影响公司定价政策和计算方法的公司内外部变化及时做出反应 2.研究公司运作的外部市场和经济环境 3.理解公司内部流程和定价的重要性 4.调查产品的市场价值 5.确定产品或服务的实际单位成本 6.严格执行定价政策 7.削减成本和改善市场策略以减轻价格压力 (六)合同和订单管理 1.指定个人或整个团队对合同进行管理 2.进行专业化合同管理 3.需求定义和汇报流程化 4.设计简单的表格记录客户的订单,对订单进行优先级分析 5.在授权范围内对订立的合同做出决定 6.消除制约信息流通的瓶颈 (七)合同、订单执行和跟踪管理 1.销售、生产和物流部门进行正式和非正式的沟通,创建一个全公司范围内使用的灵活的,有丰富信息的系统 2.与所有运输人员保持及时联系 3.进行销售退货管理 4.注重销售利润 (八)销售结算管理 1.整合收付款流程 2.根据信用评估采取收款政策 (九)日常销售管理 1.对销售员进行有关公司历史和公司目标尤其是销售目标及销售员 职责的培训 2.对销售员进行产品和服务的培训 3.销售员应成为公司的顾客服务代表 (十)销售佣金管理 1.量化销售员佣金确定的指标 2.制定奖励优秀员工计划 (十一)销售统计分析管理 1.及时向管理层提供提高收入的关键因素分析报告和数据 五、生产和配送产品及提供服务 (一)供应商的选择和管理 1.建立便于进行供应商管理的采购架构和职能优先级 2.合并供应商数据库,使供应商最大化地提供优质服务 3.成为供应商的业务合作伙伴从而提高采购物料的质量并降低成本 4.建立最简明的标准考核供应商并始终如一地遵循该标准 (二)采购的组织结构及功能 1.将采购整合进公司的整个工作流程 2.集中化的采购组织 3.建立跨部门的采购小组实现采购目标 4.使采购人员成为知识专家 (三)办公用品的采购 1. 同一家杂项物料的供应商签订购买合约 六、向客户开票收款及提供服务 (一)客户服务管理计划管理 1.制定集成和明晰的客户服务管理计划,规范完善程序 2.综合全面地考虑影响客户服务管理的因素 3.在系统的数据分析基础上,制订客户服务计划 (二)投诉和投诉跟踪管理 1.在客户投诉过程中改善客户满意度 2.运用关键的业绩指标持续地改善投诉处理过程 3.简化投诉处理流程 4.使顾客能够方便,灵活,通过标准渠道进行投诉 七、客户咨询服务和需求调查管理 1.建立以客户为中心的服务体系 2.重视与顾客的每一次沟通,将其视为增加收入的重要机会 3.使客户服务代表成为客户关系管理的专家 4.使服务质量符合客户的需求 (二)维修网点管理 1.强化维修网点管理 2.建立维修网点管理体制 八、人力资源管理 (一)创建和管理人力资源战略 1.建立一个集不同企业功能领域人员的团队以发展人力资源战略 2.人力资源部门需要支持战略目标的实现并对组织绩效产生影响 3.鼓励员工自我管理,分散数据录入并增加信息的共享度,促成人力资源战略在公司全员范围的共识 (三)设计岗位职责和能力素质模型 1.对具有高潜质的员工给予与高层管理者相互影响和影响公司未来发展方向的机会 2.为员工建立能力素质模型 (四)人员招聘 1.预测与计划人员需求并基于企业核心技能制定人力资源招聘计划 2.在制定招聘计划时,基于人力资源部建立的招聘渠道选择最有效的招聘方式 3.将候选者的能力与岗位要求匹配 4.发展招聘方式,吸引合适的员工 5.尽早删除不适合的应聘者,关注适合的应聘者 (五)发展和培训员工 1.优化内外部培训资源,使用合适的培训媒介,提高培训的有效性 2.培训的目的是为了短时间内提高员工的工作绩效,给员工实践的机 会运用培训中的知识,迅速转化为自己的技能 (六)激励和保留员工,保证员工留存率 1.提高福利以吸引和保留关键的员工 2.跟踪员工变动情况 3.建立基于绩效考评体系的薪酬体系 4.建立具有公平性、竞争力的薪酬体系 5.建立管理层与员工公开交流的沟通渠道 九、财务管理 (一)预算管理 1.将预算制定同公司战略相联系 2.设计战略性分配资源的程序 3.将预算目标完成情况和预算负责人绩效考评相联系 4.明确预算编制周期 (二)现金流管理 1.建立精确的现金预测模型 2.定期检查现金管理系统 (三)应收帐款管理 1.财务部门保持对收入,收现和其他会计调整的跟踪分析 2.收集相关的客户会计信息 (四)提供内部财务信息 1.提供主要绩效考核指标的管理报告 (五)内审管理 1.与管理者协商共同确定整个企业的风险控制系统 十、仓储管理 仓储是保管、储存物品的建筑物和场所的总称。物流中的仓库功能已经从单纯的物资存储保管,发展到具有担负物资的接收、分类、计量、包装、分拣、配送、存盘等多种功能。库管理是指商品储存空间的管理。仓库管理作业应注意的问题有: 1.库存商品要进行定位管理,其含义与商品配置图表的设计相似,即将不同的商品分类、分区管理的原则来存放,并用货架放置。仓库内至少要分为三个区域:第一,大量存储区,即以整箱或栈板方式储存;第二,小量存储区,即将拆零商品放置在陈列架上;第三,退货区,即将准备退换的商品放置在专门的货架上。 2.区位确定后应制作一张配置图,贴在仓库入口处,以便于存取。小量储存区应尽量固定位置,整箱储存区则可弹性运用。若储存空间太小或属冷冻(藏)库,也可以不固定位置而弹性运用。 3.储存商品不可直接与地面接触。一是为了避免潮湿;二是由于生鲜仪器吸规定;三是为了堆放整齐。 4.要注意仓储区的温湿度,保持通风良好,干燥、不潮湿。 5.仓库内要设有防水、防火、防盗等设施,以保证商品安全。 6.商品储存货架应设置存货卡,商品进出要注意先进行出的原则。也可采取色彩管理法,如每周或每月不同颜色的标签,以明显识别进货的日期。 7.仓库管理人员要与订货人员及时进行沟通,以便到货的存放。此外,还要适时提出存货不足的预警通知,以防缺货。 8.仓储存取货原则上应随到随存、随需随取,但考虑到效率与安全,有必要制订作业时间规定。 9.商品进出库要做好登记工作,以便明确保管责任。但有些商品(如冷冻、冷藏商品)为讲究时效,也采取卖场存货与库房存货合一的做法。 10.仓库要注意门禁管理,不得随便入内。 十一、后勤管理 对物料获得-移动-存储进行的全面管理 (一)5种主要后勤活动 1、采购 2、物料、库存管理 3、配送(交付):工厂-顾客的移动管理过程 4、运输:方式、计划、路线、支付 5、维修:对后勤系统内有形部分及信息处理能力等的维护