技术文件管理制度

技术文件 1. 目的 对技术文件和资料进行管理和控制，确保各有关场所使用的文件均为有效版本，防止使用失效和作废的文件。 2. 适用范围 本制度适用于与技术有关的所有文件和资料(包括外来文件和资料)的管理和控制。 3. 职责 3.1技术部负责有关国家、行业标准等外来技术文件的审查和使用管理; 3.2生产部负责顾客提供的图样和有关外来文件的管理和控制; 3.3销售部负责文件和资料的对外发放管理和控制; 3.4各部门负责本部门文件和资料的管理和控制。 4. 工作程序 4.1文件和资料的控制范围 , 管理文件:操作规程等; , 技术文件: 产品标准、设计文件、工艺规程、检验规程等; , 外来文件:国家和行业标准、法律法规、顾客提供图样等。 4.2 文件和资料的编制和审批 4.2.1操作规程由各部门组织编写，部门负责人审核，管理者代表批准。 4.2.2技术文件由技术部组织编写，技术部经理审核，总师批准。 4.3文件和资料的归档管理 4.3.1文件和资料编号 公司所有文件(包括管理性文件和技术文件)的编号按《文件编码办法》的规定执行。 4.3.2 文件和资料归档 文件经审核批准及编号后，原版文件和存入电子媒体的文件应交办公室资料员归档登记。归档的原版文件不注明任何标识，在电子媒体中储存的文件应有备份，也要进行编号标识。 4.4 文件和资料的发放 4.4.1编制《受控文件》，以识别文件现行修订状态。按规定的发放范围进行发放，并填写《文件发放/回收登记表》。收文人要在《文件发放/回收登记表》上签字确认。 4.4.2 受控文件由资料员在文件上加盖红色“受控”印章并注明分发号后发放。文件的分发号用“01、02、03„”进行标识，同一份文件的分发号不得重号。 4.4.3 需用文件人员在未得到文件时，不得随意借用他人的文件复印使用。特别对受控文件，本公司不准使用未加盖“受控”印章的文件或加盖“受控”印章的复印件，一经发现立即由文件管理员收回销毁，并追究当事人的责任。 4.4.4当受控文件严重损坏影响使用时，应及时到办公室办理更换手续。新文件的分发号仍沿用原文件的分发号。 4.4.5 当受控文件丢失后，当事人必须在申请时做出声明，经所在部门的分管副总批准后方可补发。文件管理员在补发新文件时，应给予新的分发号，并注明原丢失文件号作废(必要时通知各有关部门)，防止误用。 4.4.6 需要二次分发的文件，由各部门文件管理员进行二次分发，并做好《文件发放、回收登记表》记录，对于受控文件由部门文件管理员给予分发号。 4.5 文件和资料的更改与换版 4.5.1文件的更改，原则上由原编写部门或人员进行，如原审批部门或人员因故不能审批，由熟悉本业务的同级人员审批，送审人员应提供背景材料。更改前应填写《文件更改审批单》，说明更改原因。对涉及产品参数等重要的更改，更改人员还应提供充分的证据。 4.5.2 文件更改时须注明更改标记和生效时间，并按原发文登记的名单发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件。对重要的文件更改须组织各使用部门有关人员进行讨论研究，以防止误操作。 4.5.3 文件更改采用划改、刮改、换页、换版等方式: , 划改:将需更改处划掉，使划去部分仍能看清，然后在其附近填写更改后的内 容，并标注本次更改标记。 , 刮改:仅限于对文件的个别错误、错字的更改或简单的完善更改。 , 换页:更改的内容比较多或更改次数超过5次，并在更改页中注明修订状态。 , 换版:更改的篇幅很大，采用换版更改，此时应更改版本号。文件的版本号用“A 版、B版、C版„”进行标识。 4.6文件和资料的回收、作废、留用、销毁。 4.6.1因换版和换页作废的文件和资料应由办公室及时收回，并销毁。 4.6.2需要作资料留用的作废文件，由申请人填写《作废文件留用/销毁登记表》，由本部门负责人审核报办公室批准后，方可留用。但必须由文件管理员加盖“参考”印章，并作好记录，所留用的文件应不超过2份。 4.6.3对于作废且无保存价值的文件和资料可以销毁，销毁前必须填写《作废文件留用/销 毁登记表》，经办公室主任批准后执行。 4.7 外部文件的控制 4.7.1 对于公司所使用的有关国家、行业标准等技术文件，由技术部审查后在《外部文件清单》中登记，转交办公室登记编号分发至相关部门。每年年底由技术部审查公司所使用外部文件的有效性，对失效文件按4.6.2或4.6.3执行。 4.7.2 对于发放到各部门的外部文件应加盖“受控”印章和给予分发号。 4.7.3 对于顾客提供的图样和有关文件由销售部传递至生产部，生产部接收后及时建立《顾客提供文件清单》，并予以保管。顾客提供的文件必须经制版部经理审核批准后方可使用。 4.7.4 对于发往供方的文件和资料，由供应部做好文件接收、发放、更改、回收和作废等方面的记录，并形成《外协文件发放登记表》。 4.7.5对于发往客户的文件和资料，由销售部做好文件发放、更改、回收和作废等方面的记录，并形成《文件发放登记表》。 . 支持性文件 5 《文件编码办法》