IT用户帐号管理系统指导手册(中英文版)

IT用户帐号管理系统指导手册(中英文版) Ref: 3.1.D IT System Guideline IT用户邮管理系统指导手册(IT User Account Management System Guideline) Rev Revision Details Author Effective Date 1.0 Initial release Ada Wong Dec 8, 2010 1.1 Updated Ada Wong Feb 16, 2011 Main Contents 1. 建立用户帐号(Create User Account) 2. 编辑用户帐号信息(Modify User Account Information 3. 删除用户帐号(Delete User Account) 4. 邮件组(Email Grouping) 5. 其它邮件授权(Other Email Authority) IT System Guideline Contents 1. 建立用户帐号(Create User Account) ............................................................ 1 1.1 邮件(Email)............................................................................................ 1 1.1.1 邮件地址本显示名规则(Email Address Book Display Name Convention) .. 1 1.1.2 职员信息(Staff Information) ...................................................................... 2 1.1.3 邮件组(Email Grouping) ............................................................................ 2 1.1.4 Out of Office Calendar .................................................. 错误～未定义签。3 2. Modify User Account Information ...................................................................... 2 2.1 Email ........................................................................................................... 2 2.2 Special Email Grouping ................................................................................ 2 3. Delete User Account........................................................................................... 2 3.1 Normal Procedure ....................................................................................... 2 3.1.1 Email ............................................................................................................... 3 3.1.2 Telephone System ........................................................................................... 3 3.1.3 Internet Access................................................................................................ 3 3.1.4 Oracle Application ........................................................................................... 3 3.2 Special Arrangement ................................................................................... 3 3.3 Additional Procedure ................................................................................... 3 4. Email Grouping ................................................................................................... 5 4.1 Departmental Email Grouping ..................................................................... 5 4.2 Staff Type Email Grouping ........................................................................... 5 4.3 Staff Grade Email Grouping ......................................................................... 5 4.4 Special Email Grouping ................................................................................ 5 5. Other Email Authority ........................................................................................ 6 5.1 Exchange Control Panel Administrator (ECP Administrator) ......................... 6 5.2 Meeting Room Administrator ...................................................................... 7 IT System Guideline Ref: 3.1.D 1. 建立用户帐号(Create User Account) 1.1 邮件(Email) , 默认每个邮箱的容量为3GB(The storage quota for each mailbox account is 3GB) , 任何外出电邮超过20MB将会被系统自动阻隔(Any outbound Email size exceeded with 20MB will be blocked by the system automatically) 1.1.1 邮件地址本显示名规则(Email Address Book Display Name Convention) For GE Technology China Staff Situation Naming Convention Final Result 有英文名 - With English Given Name (Example: Peter Chen DaWen) , Normal , Given name + Family name , Peter Chen , Duplicate given , Given name + First name (short form) , Peter DW Chen name + Family name , Duplicate given , Given name + Family name + , Peter Chen (SH-IT) name Location + Department , Duplicate First , Given name + First name (short form) , Peter DW Chen (SH-IT) name (short form) + Family name + Location + Department 没有英文名 - Without English Given Name (Example: Chan DaWen) , Normal , First name (complete form & join in , DaWen Chen single word) + Family name , Duplicate name , First name (complete form & join in , DaWen Chen (SH-IT) single word) + Family name + Location + Department www.getechnology.com Page 1 Ref: 3.1.D 1.1.2 邮箱internet地址规则 , 邮箱域名:getechnology.com , 用户名相同于域帐号登录名 FirstName.FamliyName@ getechnology.com , 若有同名，遵循1.1.1中的规则 1.1.3 职员信息(Staff Information) , 根据HR部门的信息或依据员工填的申请表 , 基本信息应该由HR部门提供 1.1.4 邮件组(Email Grouping) 部门邮件组(Departmental Email Grouping) , 每个部门至少可使用一个邮件组(At least one Departmental Email Grouping should be ) 特殊邮件组(Special Email Grouping) , 要加入到特殊的邮件组，用户需要取得“特殊邮件组”管理的批准无论目的，用户都可 以联系特殊邮件组管理员 , 要加入到“特殊邮件组”，用户应在申请表中清楚写明需要加入的邮件组并取得相关批 准或人力资源部电子邮件通知“特殊邮件组”管理员。 , 有关“特殊邮件组”的申请流程，请参考“IT User Account Management Working Instruction” 2. 编辑用户帐号信息(Modify User Account Information) 2.1 邮件(Email) , HR部门指定专人成为“ECP管理员”来管理员工在电邮系统中的职员信息:详 细内容,请参考每5.1章:。 , 任何有关员工信息更新是由“ECP管理员”完成。这些信息包括但不仅限于职 位,分机号码,手机号码或其它与员工相关的记录。 , 电邮管理员允许将用户添加到任何的邮件组,但不包括“特殊的邮件组”。 2.2 特殊邮件组(Special Email Grouping) , 必须为“特殊邮件组”指定专门的“邮件组管理员”。 , 特殊邮件组的成员添加/移除必须由“特殊邮件组管理”完成。 3. 删除用户帐号(Delete User Account) 3.1 正常程序(Normal Procedure) www.getechnology.com Page 2 Ref: 3.1.D 在正常情况，这个操作在下班前完成(本地时间17:00)。 职员持用HR统一格式的“移交清单”到IT来签字移交相关IT服务/设备/配置。IT帐号管理员根据用户移交清单发出移交邮件以及相关帐号移出通知。 邮件接收人:HR 经理, 离职员工的部门经理 抄送:HR总监，离职员工的部门总监，总部IT管理者及IT相关服务管理员，无锡IT的相关职员。 3.1.1 邮件(Email) , 检查用户是否属于“会议室管理员”。若属于这些角色,咨询HR安排替代的同事。 , 检查用户是否属于“特殊邮件组管理员”。若属于这些角色,咨询相关主管(HOD)安 排替代的同事。 , 重置域帐号密码 , 禁止域帐号 , 将用户帐号移出所有的组 (“Domain Users”除外) , 从邮件服务器“Global Address List”中隐藏用户邮箱。 , 从客户端下载所有邮件为PST，并保存到服务器(仅适用于所有经理及以上职位)。 3.1.2 电话系统(Telephone System) , 在PABX系统上移出已存在的分机显示设定(user name) , 删除电话密码 , 检查用户是否有IDD密码，如果有，通常HK IT电话管理员，删除IDD密码。 3.1.3 上网和外发电邮(Internet Access & Internet Mail) , 通知HK IT从删除用户授权 3.1.4 Oracle应用(Oracle Application) , 如果Oracle帐号是多个人应用，通知用户重置密码。否则将禁止此用户帐号。 3.2 特殊安排(Special Arrangement) , 特殊安排只能是由HR、部门总监或SECO成员发起。 , 必须正式的邮件或书面通知，并且必须抄送HR HOD。 , 执行生效时间由申请者决定 , 如果不是要求立即生效的，所有操作按正常程序执行。 3.3 附加程序(Additional Procedure) , 所有禁止的用户帐号在1-3个月内将被删除。 www.getechnology.com Page 3 Ref: 3.1.D , 部门HOD可以申请为离职员工的邮件帐号作特殊安排。这需要填“GE Technology Email Account Handling Additional Form”。 www.getechnology.com Page 4 Ref: 3.1.D 4. 邮件组(Email Grouping) 4.1 用户邮件组(Departmental Email Grouping) Location Naming Convention 部门组(Location Code + Company Code + Department *** Name) 如:SH-***-Information Technology 4.2 员工类型邮件组(Staff Type Email Grouping) Location Naming Convention *** Staff type in Company Code 如:Local Staff in *** *** Expatriate Staff in *** Expatriate Staff in *** 4.3 员工级别邮件组(Staff Grade Email Grouping) , 仅应用到经理及以上职位 Location Naming Convention *** Company Code + Staff type (***, Local & Expatriate) + *** Job grading 如:***-Local-Managers; ***-Expatriate-Managers; ***-Local-Directors or above; ***-Expatriate-Managers 4.4 特殊邮件组(Special Email Grouping) , 申请建立“特殊邮件组”必须获得部门总监批准。 , 建立新的“特殊邮件组”，必须递交带有部门总监签字过的申请表。 , “特殊邮件组”必须由指定的管理员进行更新 , 管理员有权加入或移去任何组成员 , 批准“特殊邮件组”应用需要考虑建立组的目的，成员数量，用户数量。www.getechnology.com Page 5 Ref: 3.1.D 5. 其它邮件授权(Other Email Authority) 5.1 ECP管理员(Exchange Control Panel Administrator) , HR必须至少指定一名员工作为“Exchange控制面板(ECP，下同)管理员来更新 邮件“Global Address List”。 , 这个基于Web的ECP用于维护“Global Address List” , “ECP管理员”有权访通过访问ECP平台来维护员工信息。 www.getechnology.com Page 6 Ref: 3.1.D 5.2 会议室管理员(Meeting Room Administrator) , HR必须至少指定一名员工作为会议室管理员来管理会议室登记系统。 , 会议室管理员根据需要有权拒绝任何会议室申请(甚至会议室登记已经被系统确认) www.getechnology.com Page 7