外贸出口流程
ANWANY SHOES 安旺尼鞋业有限公司
文件名称:外贸出品流程 文件编号:
制定:出口业务部 复、审核部门:出口业务部
批核并签发:总经理 实施日期:
发送部门:出口业务部 抄送:总经办、生管部、财务部
外贸出口流程
1( 客户询盘:一般在客户下订单之前,都会有相关的Order Enquiry给业务部,做一些细节上的了解。包括探询有关付款条件、货物装运期、产品规格等问
,亦可索取产品目录(或图片)、价目表和样品。 2( 报价:业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,颜色,报价方式、数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,可做Prices List或Proforma Invoice 给客户做正式报价。报价过程根据实际情况在一至三个工作日内完成。
3( 得到订单:经过洽谈,历经报盘、还盘、讨价还价的过程,双方各自做出让步,促成交易成功,可收到客户正式的外贸订单,业务部做Proforma Invoice或Contract,其内容包括:
名称、合同号码、签约日期与地点、交易双方的名称与地址、商品名称、规格(包括颜色与配码等)、数量、单价、总值、包装、制造国别、运输(装船时间、装船口岸、目的地口岸)、保险、支付方式、检验、索赔、仲裁、不可抗力等条款。并附交易双方公司印鉴,当事人签名。签定合同之同时,按客人要求寄交确认板品。工厂凭样生产,客人凭板验收。
4( 下生产订单:得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。生管部门回复计划进度。 5( 下达生产通知:业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产: 5.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个半月确认L/C已经收到,收到L/C后业务员与业务主管分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。
5.2:如果是T/T付款的客户,要确认订金已经到帐,订金通常要求为货款的30%,要求在出货前一个半月收妥。
5.3:如果是放帐客户,或通过D/A等方式收汇等,需总经理确认。
6( 验货:在生产操作过程中,业务部相关人员保持与生管部门的及时、良好沟通与协调,及至出货。出货前除工厂自验或业务部门派专员生产现场验货外,部分客人亦有验货要求。
6.1:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知生管部。
6.2:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知生管部门。
7( 制备基本国际贸易文件,以工厂提供的装箱资料,制作出口商业发票,装箱单等文件,文件由业务跟单员制作,交给部门主管复核。
8( 商检:鞋类是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票及产品出口口岸等商检所需资料给商检报关员,便于办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。(此条适应于自营出口货物)
9( 租船订仓:
9.1(如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期十天之前向货运公司发出
面定仓通知,通常在开船一周前可拿到定仓纸。
9.2(如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。例如部门客人会在L/C中限定不可选用之航线,需按客人要求进行操作。开船前十天书面定仓,程序同上。
9.3(如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。
9.4(向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。
10( 安排拖柜:
10.1(货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/放柜纸船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等 10.2(传送一份装车资料给生管部门,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
10.3(要求生管部门在货柜离开工厂后尽快提供一份装货情况给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并
装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。 11(委托报关:在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物品名及数量、毛净重、配码、商标、大底之材质,以及装船口岸、目的港、船公司、定仓号、柜号、船开截关时间、拖车公司、柜型及数量,本公司的联系人和电话等。经由香港转关出口的货物,有明确数量的,可于出货前提前安排报关;亦可于出货当天报关,报关所需时间约为半个工作日。
12( 获得运输文件:
12.1( 最迟在开船后一天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明、船东单而非船代单等。
12.2( 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。 12.3( 及时支付运杂费,付款后通知船公司,及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。 13( 准备其他出货文件
13.1(商业发票:L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理(主要是中东部分国家对此有要求)。
13.2(FORMA原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书有时要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。
13.3(一般原产地证CO(全称为CERTIFICATE OF ORIGIN):一般原产地证亦可在中国商品检验检疫局办理,要求低一些。可在发货之后十天的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。
13.4(装运通知(Shipment Advice):一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。 13.5(装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱
尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要与提单相符。
14( 交单:
14.1(采用L/C收汇的,应在
的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。
14.2(采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
14.3(如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
15(业务登记:每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。
16(文件存档:所有的出货文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。