中山职业技术学院财会档案管理工作规范

中山职业技术学院财会档案管理工作规范 为了加强财会档案工作业务建设～不断提高财会档案的质量和科学管理水平～更好地为学院建设和发展服务～依据《中华人民共和国档案管理办法》、《高等学校档案管理办法》、《会计档案管理办法》的规定～结合学院实际～制定本工作规范。 一、财会档案工作的基本原则 ,一,学院财会档案～是指在学院财务管理和会计活动中～直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、账簿、报表等材料。它是记录和反映学院经济业务的重要史料和证据～是学院全部档案的重要组成部分。 ,二,财会档案必须实行集中统一管理～以确保其完整、准确、系统和安全、便于开发利用。 ,三,财会档案工作应纳入财会部门～纳入财会工作规划～纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时～要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。 ,四,学院财会档案工作由主管学院经济业务职能部门——财务部门负责归口管理～分管财务工作的部门领导应分管此项工作。并配备兼职档案人员～负责做好财会档案的收集、整理、立卷、归档工作。 二、财会档案归档范围的确定 ,一,确定的原则 1.归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料～必须对学院和社会当前及长远具有参考价值和凭证作用。 2.归档的财会文件材料～必须反映财务管理、会计活动的全过程～保证完整、准确、系统。 3.归档的财会文件材料～必须遵循其自然形成规律～保持其有机联系～充分考虑财会档案的类型特点。 ,二,归档的主要内容和重点 1.归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等方面。具体范围见附表。 2.归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。 ,三,不归档的文件材料 1.上级有关财务的普发性,非专指高校,、不办的文件, 2.为定稿的文件, 3.重份文件及校内其他单位发来的文件, 4.未生效的、协议、单据, 5.无查考利用价值的一般性、临时性文件, 6.与校外单位交换来的材料,可作资料保存,。 三、财会档案的归档要求与立卷方法 ,一,财会档案的形成积累 1.学院财务部门领导～在制定财会计划时～要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务～确定本部门的兼职档案员。 2.财务部门的兼职档案员～要督促会计承办人员～做好平时材料的收集、积累～注意材料的完整、系统和准确。 ,二,整理组卷 1.学院财务部门负责把本部门每年形成的财会档案收集齐全～并进行整理、立卷装订成册,卷,～负责把校内在专业银行开户的及办有经济实体的单位所收集、整理、立卷装钉成册,卷,的财会档案接收过来～统一编目。任何单位和个人都不得据为己有或者拒绝归档。 2.坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则。财务部门兼职档案员负责将积累的文件组卷成册～向学院档案部门移交。 3.遵循会计核算材料的形成规律和特点～保持其有机联系～便于保管和利用的组卷原则～将归档的会计核算材料收集齐全、完整～根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。 4.按照会计年度时间进行组卷～不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。 5.财务部门将各种记账凭证按时间顺序整理～组成一卷或多卷～每卷不超过200页～厚度2cm为宜。 6.案卷封面应逐项按规定填写清楚～标要简明～确切地反映卷内材料内容～包括责任者～内容和文件类型、名称。 7.编写页号～每卷页号均从1开始～位置在有书写文字的页上非装钉线一侧的下角。 8.对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证～应单独立卷～由综合档案室保管到结清债权债务时为止。 9.备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。 10.卷内文件材料要去掉金属物～对破损的材料要修复～字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。 11.案卷采用三孔一线的方法～装钉成册。卷内材料以左下方对齐～在左侧装钉。若装钉线处有重要批注者～须进行贴边处理。 ,三,归档验收 1.当年产生的会计材料～财务部门应于次年第一季度内整理组卷～由综合档案室进行审查。 2.财务部门移交财会档案时间:当年财会档案～在会计年终了后可暂由财会部门保管2年。期满后的次年4月底前由兼职档案员将应归档的财会档案编制案卷目录、移交目录各一式二份～移交目录送部门领导审核签字后～连同案卷、案卷目录本,两份,集中向学院综合档案室移交。 3.财务部门移交档案时～交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确～卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者～综合档案室有权拒绝接收～并要求限期改正后归档。 4.综合档案室接收保管的财会档案～原则上应保持原装～个别需要拆封重新整理的～应会同财务部门经办人员共同拆封整理～以分清责任。 5.综合档案室对于违反财会档案管理制度的～有权进行检查纠正～情节严重的～应报主管领导或财务、审计部门严肃处理。 四、财会档案的管理 ,一,分类编号: 1.根据财会档案的内容构成和形成特点～编制用于档号的二级类目代号简 表。 一级类目代号:CK 二级类目代号:11 综合 12 会计报表 13 会计账簿 14 会计凭证 15 工资清册 2.财会类档案档号 = 年度号 + 财会档案分类号 + 案卷号 档号模式: 20××——CK 00——1-n 案卷号 二级类目代号 一级类目代号 年度号 年度用财会档案形成的自然年度。 案卷号按二级类目流水。类目下面依内容集中顺序排列。次序可参考《财会 类档案归档范围和保管期限表》。凭证、报表按年月序～账簿按总账、日记账、 分类账、明细账序。 ,二,编目 1.综合档案室以案卷为对象登录目录～并编制分类目录、专题目录等。 2.每个案卷脊背应贴上有财会档案档号的标签～其位置距离底边40毫米处。 ,三,保管 1.综合档案室负责对财会档案的接收、登记、编制检索工具和提供利用。 2.案卷入库时～应全面检查账、物、卡是否相符～然后按档号排列。 3.财会档案的保管期限～分为永久、长期和短期三类。长期类为50年～短 期类为15年。综合档案室接收保管永久、长期、短期类的财会档案。 ,四,鉴定和销毁 1.财会档案保管、保密期限已满～须经学院档案鉴定小组鉴定～作出存毁的 决定。需要销毁的应编造销毁清册报主管财务工作及档案工作的院领导审核～批准方可销毁。基建工程在建设期间的财会档案～不得销毁。 2.销毁财会档案时～由学院审计部门和综合档案室及财务部门共同监销～监销人在销毁前应清点核对无误后～在销毁清册上共同签名盖章方可销毁。 3.鉴定工作结束后～拟写鉴定工作总结～鉴定内容包括:小组成员名单～工作概况～鉴定范围～做法及财会档案保管期限调整～销毁档案数量～销毁清册一式三份～一份经主管领导审查批准后～由综合档案室长期保存,一份送上级主管部门备案,一份留财务部门存查。 4.档案部门在档案销毁后～应及时调整档案柜架～并在相应的存放地点～检索工具中注明。 五、财会档案的开发利用 ,一,大力开发档案信息资源～为学院进行会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。 ,二,编制各种形式的参考资料～如数据汇编等～积极为利用者提供服务。 ,三,综合档案室应积极提供财会档案为学院经济业务等各项工作服务。向外单位提供利用时～档案原件不得借出。 ,四,借阅财会档案～须经档案形成部门负责人或综合档案室负责人同意～借阅时～不得拆散原卷,册,～不得涂改～不得毁损～应对财会档案的安全与保密负责。 ,五,建立利用档案效果登记制度～注意收集。登记利用档案后取得的社会效益和经济效益～将实例汇成册～印发宣传～以促进档案的收集工作。 六、财会档案工作岗位责任制 ,一,财务部门领导职责 1.组织编制本部门的财会档案、规划。 2.制订管理制度～切实做到财会档案工作纳入议事日程～纳入财会管理工作之中～监督承办人员执行。 3.为本部门的兼职档案员开展工作提供必要条件。 4.对经办人员提出要求～定期检查～做到各类会计核算材料的形成、积累、归档工作与财会工作进展同步。 ,二,财务部门的兼职档案员职责 1.在部门负责领导下～协助会计承办人员做好平时各类会计核算材料的收集、积累工作。 2.将已收集、积累的材料～检查是否完整、系统、准确～然后按要求进行整理、组卷。 3.做好暂时存在本部门的档案的分类、编目、登记、保管、利用等工作。 4.接受综合档案室的业务指导、监督、检查～并做好交办的有关档案工作任务。 ,三,财务部门会计人员职责 1.按规定做好平时会计核算材料的收集、积累工作。 2.整理本人承担办理的会计档案材料并组卷。 3.主动配合相关材料的合并组卷事宜。 ,四,学院综合档案室职责 1.贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规～并制订学院财会档案工作有关制度。 2.督促、指导、检查财务部门做好财会档案工作。 3.努力开发财会档案信息资源～积极提供利用～充分发挥其作用。 七、本实施办法适用学院财务部门。,此条如果不是每个工作规范都有的话～建议删除, 附表: 中山职业技术学院财会类档案归档范围和保管期限表 CK11 综合类 序 归 档 内 容 保管期限 号 1 上级有关财务会计工作的规定、办法、条例、指示、通知、计划永久 等文件材料 2 学院财务管理的规定、计划、总结、请示、批复等材料 永久或长期 3 学院基金管理工作文件 短期 4 有关财务管理方面的其他文件材料 短期 5 会计移交清册 长期 6 财会档案移交保管清册 永久 7 财会档案销毁清册 长期 8 其他有保存价值的文件材料 长期 CK12 会计报表 1 决算报表,含基建综合决算, 永久 2 预算会计报表 短期 3 年度以上规划表、分配计划、测算表 长期 4 年度以上各种统计报表,含工资报表, 长期 5 季度以下各种计划、统计报表 短期 6 学院各部门决算报表及批复 长期 7 单位预算会计月、季度报表 8 主要财务指标快报 9 税收会计报表 CK13 会计账簿 1 涉及外事会计账簿 永久 2 总账 长期 3 预算内账簿,含明细账、分户或登记账, 长期 4 预算外账簿,含明细账、分户或登记账, 短期 5 学校专项基金账簿 短期 6 日记账,其中:现金、银行存款日记账为长期, 短期 7 固定资产明细账,卡片,,固定资产报废清理后保管五年, 短期 CK14会计凭证 1 涉及外事的会计凭证 永久 2 预算内各种原始凭证、记账凭证 短期 3 预算外各种原始凭证、记账账单 短期 4 学校基金各种原始凭证、记账凭证 短期 5 银行存款余额调节表 短期 6 会计拨款凭证及其他会计凭证 短期 7 银行对外账单 短期 8 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 长期 CK15工资清册 1 工资发放名册 永久 2 起薪、停薪凭证 长期 3 工资转移、证明、通知存根 长期 4 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金名册、卡片等 长期