交接流程

物业小区接管流程 一、成立接管小组 组长:A 全面负责 组员:B 负责设备运营 组员:C 负责客户服务 组员:D 负责安保消防 组员:E 负责环境绿化 组员:F 负责财务 二、交接内容 物业项目交接协议一般包括:物业项目名称、交接主体、交接时间、权利和责任分界点、交接内容、交接查验和标准、相接点、交接内容、交接查验方法和标准、相关债权债务的处理、争议解决方式等。 原物业应先做资料交接:将物业的产权资料、工程竣工验收资料、工程技术资料、工程经济资料和其它有关资料移交给新物业。 资料移交完毕后,移交和接收双方须签字认可;若有末移交部分,由双方列出末移交部分的清单,确定移交时间并签字认可。 资料交接完毕后是现场交接;新物业应对物业管理区域内公用设施设备进行逐项验收,注明设备现状及接管时间。 开发商或业主委员会应对查验接管过程进行记录,并存档备查。交接证明应由交接双方,相关单位盖章及现场参加人员签字。开发商,业主大会授权的业主委员会及原物业公司应当配合新物业公司依法接管保安消防,停车等安全范岗位,维护物业管理区域的正常秩序 (一)资料的交接 资料的交接主要包括以下一些内容 1、物业规划图; 2、竣工图(包括总平面图,单体竣工图) 3、建筑施工图 4、工程验收的各种签证,记录,证明 5、房地产权属关系的有关资料 6、机电设备使用书 7、消防系统验收证明 8、公共设施检查验收证明 9、用水,电,用气指标批文 10、水,电,气表校验报告 11、有关工程的项目的其他重要技术决定和文件 12、用户手册是使用户全面了解物业管理的有关规定及服务说明说。 (二)物业接管验收 物业接管验收不同于竣工验收,它是在竣工验收的基础上,以主体结构安全和满足使用功能为主要内容的再检验。一般来说物业接管验收包括以下内容 1、主体结构验收。地基沉降不应超过国标规定的变形值,不得引起上部结构的开裂 或魮邻房屋的破坏,主体结构构件的变形及裂缝也不能超过国标规定,外墙不得渗水 2、屋面及楼地面。屋面应按国标规定排水畅通,无积水,不渗漏楼地面与基层的粘结 应牢固,不空鼓且整体平整,无裂缝,脱皮和起砂现象,卫生间及阳台,厨房的地 面相对标高应符合要求,不得出现倒水及渗潺现象 3、装修。应保证各装修部位或构件既美观大方又满足要求,不得出现因装修不善而造 成的门窗开关不灵,油漆色泽不一,墙皮脱落等现象 4、电气。电器线路应安装平直,牢固,过墙有导管,照明器具必须安装牢固,接触良 好电梯等设备应运转正常而噪声震动不得超过规定,此外各类记录及图纸资料齐全。 5、水卫,消防,燃气。上,下水管道应安装牢固,控制部件启闭灵活,无滴,漏,跑, 冒现象,消防设施应符合国家规定,并有消防部门检验合格证,采暖的锅炉,箱罐 等压力容器应安装平面配件齐全没有缺陷,并有专门的检验合格证,燃气管道应无 泄漏。此外,各种仪表仪器,辅机亦齐全,灵敏,安全,准确。 6、附属工程及其他。室外道路,排水系统等标高,坡度等因素都应符合设计规定,相 应的市政,公建配套工程与服务设施应达到质量和使用功能的要求 7、工程,保安,环卫,客服,财务各组使用的工具及说明 8、工程,保安,环卫,客服设施设备及使用工具吗,维护保养记录维保电话号码 交接双方应当制作物业查验记录。物业查验记录一般包括房屋查验记录。设施设备 查验记录和环境工程查验记录双方可以根据物业的具体情况设计查验记录表。查验 记录表应当包括查验项目名称,查验结论,存在问题返修意见,跟踪结果等。 原物业公司应将预收的物业管理服务费,代管的各种能源费,押金,共用设施设备 的经验收益以及收支账目一并移交给新物业公司 除了钱以外,原物业公司应将属于全体业主共有的物业管理用房,共用用房,设备 用房生产作业工具及办公用品等移交给新物业公司 (三)核实原始资料 在现场验收检查的同时应核实原始资料逐项查明发现有与实际不相符之处,应及时做出记录并经双方共同签字存档。 (四)用户情况调查 用户是服务管理机构的服务对象,物业管理企业在交接物业时,应及时准确的了解用户特征,家庭特点,产权情况,经营情况业务范围等等一些问题,以便顺利的开展物业管理并有针对性地提供一系列终合服务项目 (五)建立档案 物业管理中的资料档案,是便于物业管理企业的一项重要工作管理过程中,应将资料分类装订成册或存入电脑随时调用,资料档案的重要内容有 1.物业开发可行性研究报告 2.物业开发建设时的有图纸,记录等资料 3.物业管理及管理招标标时的有关资料 4.历年物业管理工作报告和财务报告 5.房地产权属关系的有关资料 6.物业用户的有关资料 三、交接时间 四、交接注意事项 交接前的准备工作: 物业费,停车费等费用。物业向业主所收取的物业费,停车费及水,电费等其他费用,如有,索要逾回的各项费用,或者对此解决方案签字认可的书面约定。 各类能源费。前任物业公司有无已经多收取的费用,如有索要回逾收的各项费用或者对此解决方案有三签字认可的书面约定。 各类遗留问题。车辆刮蹭事件,前任物业有无承诺给业主在物业费,停车费或者其他形式的 解决承诺,进行摸底调查,避免接收之后,造成业主费用已交,但承诺问题还未解决。 业主家中有个别特殊情况,前任物业给业主承诺并未兑现的,摸清情况,由前任物业进行解决,避免业主日后将其承诺转嫁到新物业。例如:个别业主减免物业费等情况。 工程遗留问题,要进行摸底调查,但掌握小区或业主家中的工程遗留问题的类别、开发及施工方的维修情况、目前遗留问题的处理情况等。 其他准备工作:物业用房的确定,个工作岗位人员的准备是否到位的情况,办公用品、员工工服等各类物资准备情况,工程、保洁的工具到位情况,正常办公所需的各类表格等文件,垃圾清运、电梯维保等外包服务的考虑。 保障交接当日的物业服务正常的开展,其他准备工作 一、交接当天注意事项: 1、物业承接查验按照下列程序进行: 1)确定物业承接查验方案; 2)移交有关图纸资料; 3)查验共有部位、共有设施设备; 4)解决查验发现的问题; 5)确认现场查验结果; 6)签订物业查验协议; 7)办理物业交接手续。 二、现场查验前,建设单位应当向物业服务企业移交下列资料: 1.竣工总平面图、单体建筑、结构、设备竣工图、配套设施、地下管网工程竣工图等 竣工验收资料; 2.共有设备设施清单及其安装、使用和维护保养等技术资料; 3.供水、供电、供气、供热、通信、有线电视等准许使用文件; 4.物业质量保修文件和物业使用说明文件; 5.承接查验所必需的的资料。 未能全部移交前款所列资料的,建设单位应当列出来未移交的详细清单并书面承诺补交的具体时限。 三、物业服务企业应当对下列物业共有部位、共有设施设备进行现场检查和验收; 1.共有部位:一般包括建筑物的基础、承重墙体、柱、梁、楼板、屋顶以及外墙、门 厅、楼梯间、走廊、楼道、扶手、扶栏、电梯井道、架空层及设备间等; 2.共有设备:一般包括电梯、水泵、水箱、避雷设施、消防设备、楼道灯、电视天线、 发电机、变配电设备、给排水管线、电线、供暖及空调设备等; 3.共有设施:一般包括道路、绿地、人造景观、围墙、大门、信报箱、宣传栏、路灯、 排水沟、渠、池、污水井、化粪池、垃圾容器、污水处理设施、机动车(非机动车) 停车设施、休闲娱乐实施、消防设施、安防监控设施、人防设施、垃圾转运设施以 及物业服务用房等。 四、水、电表进行抄底记录 将公共区域所有的涉及物业的水表、电表的表底进行抄底记录,以交接时点为据,之前的由前任物业缴纳,之后由新进驻物业公司缴纳。 五、物业费、停车费。两费用均以交接时点为据,之后的各项费用由新任物业开始计收,如 有业主所欠前任物业费用,该物业必须依法依约进行收取,不能干扰新任物业的收费工作。 六、对自来水公司、供电局及燃气公司办理相应的用户变更名称手续,将小区能源使用用户 变更为新任物业公司名称。 七、外包服务项目及其他合同的交接或重新签订相关合同。 八、交接当天工作可按照“部门对部门”的方式进行交接,即可考虑先进行保安的交接,由 秩序部安排好各岗位人员在交接当天陆续接下各个岗位,随后可分别进行客服、工程、保洁、绿化等相应交接,均可采取交接方部门对应接替方的部门进行交接,双方对应交接部门均有负责人,由第三方进行监督,交接完毕要有三方签字确认的交接资料。