推广部 企划部 市场部 赠品管理制度2012

推广部 企划部 市场部 赠品2012.doc 《赠品管理制度》 (财务部、推广部共同制定) 定义:赠品是指由本公司或供应商提供的非销售用的礼品、礼金或礼券、有价证券，如积分卡、代金卡、出租车票等。 主要来源包括:外部采购、供应商提供、自有库存转、自制等。 (一) 主要用途:各门店促销活动、主推商品促销、大宗购物、特殊顾客事件处理、外协单位赠送等。 赠品的种类 (1) 优惠促销:优惠券、特价机、打折优惠(直降)、退费优惠、会员制、返现金、送红包、家电套餐等; (2) 赠品促销:赠品促销、集点优惠、买一送一、捆绑搭售等; (3) 竞争促销:消费者抽奖、导购员竞赛、刮刮卡、投飞镖、有奖转盘等; (4) 测评促销:排行榜、华龙金牌、华龙推荐、卖场评比表; (5) 联合促销:老总签售、异业联盟、捆绑销售等; (6) 服务促销:免费送货、差价返还、先行赔偿、保修承诺、空调承诺等; (二) 赠品管理原则 1、所有赠品必须由推广部统一采购;按统一调拨，物流(或供货商)统一配送。 2、各门店必须在财神系统内设立赠品库，并设保管员或由店长指定专人保管(指定人必须报人资部备案)，负责赠品的入库验收、保管、发放等工作。 3、所有赠品按商品盘点制度每月进行盘点，并上报赠品盘点差异，发生的短缺由保管人员或责任人照价赔偿，门店店长负连带责任。 4、所有单独赠送的赠品销售售票一律不得交予顾客。白联(顾客联)由店长单独保管。 (三) 促销赠品采购规范 1( 赠品类型:采购赠品应为与老百姓生活息息相关的日常用品; 2( 询价:由推广部费用管理专员组织推广部、财务部、使用部门三方进行询价、购买，选择性价比最佳的赠品。 3( 赠品出入库管理 A、公司自购赠品由推广部根据已批复的促销文件或提出申请，编制《赠品采购及分配预算表》(以下称〈〈预算表〉〉)，含促销文件号，赠品明细、用途及各门店分配明细等，经总经理批准后，推广部负责采购。采购时，根据已批复的《预算表》，报费用会计登记后，凭总经理签字的借款单到财务借款采购。 B、对于将经营的商品作为赠品发放的，即库存商品转作赠品的，门店视同正常销售。赠品采购人员必须凭“门店采购借款单”借款后按商品原入库价或与供应商协商价(主要为联营)自门店购买。[参考《20080507借款管理制度》中第一条“商品采购”项] C、赠品供货商必须开具送货单据(销售清单等)，货单同行后，直接配送至各门店赠品仓库;总部统一入库后调拨的，由收货门店或物流收货后，再由推广部按《预算表》制作调拨单调至各门店; D、赠品到货以后，赠品仓库保管员严格按照商品入库的有关管理规定，仔细验收，核对数量、型号、有无损毁等内容后按合格品实收数量办理入库手续，打印《商品入库单》，一式二联:一联结算，交送货单位或经办人办理结算付款手续;一联财务记帐。赠品集中入库的，保管人员须与赠品采购经办人共同验收。 E、办完入库手续以后，经办人员持购货发票、入库单到计财部按费用核销程序审批报帐，计财部须核对入库单及《预算表》原件后付款，并做相应会计分录。 F、由公司承担的代金奖券，必须于活动前预估使用数量，由推广部制作完成并加盖活动专用章后，视同外购赠品办理“0”元入库。 G、未配置电脑的赠品库管，必须建立赠品收发台帐，详细登记赠品出入库情况。 H、单价低于10元的，按零元入库，其他自采赠品按(采购价+运费+手续费入库); 每月底，赠品保管人员凭赠品领用台帐，出库汇总表交至财务审核。 I、自有商品转销赠品的，必须以店长为销售人员开具销售小票。 J、各门店按要求具体上报赠品的品牌、型号、规格、单价、数量等，并按批复内容由推广部进行采购。同时，为确保公司的利益，应要求供应方在活动结束后按赠品实际产生数量进行结算(印有华龙LOGO的特殊采购赠 品除外)。赠品费用原则上不允许先付款。 (四) 促销赠品使用规范(出库与发放管理) 1、 所有赠品最终必须以销售票为依据办理出库。 2、 根据活动要求由公司提供的随商品销售赠送的赠品必须与所售商品开具在同一张销售小票上。凭机打 “销售票”发放赠品，并在销售小票或发票上加盖“赠品已付”印章。 3、 为了避免因退货等原因造成赠品损失，因此，不得凭销售“订单”发放赠品，若无法协调顾客，则: A( 先由销售人员持三联手工销售票及机打订单票到库房领用赠品。(机打订单票出票后，需由销售人员在手工票白联上填写订单号)。出具经柜组长、店长签批的“手工销售票”，( 视同正常销售填写赠品销售信息，单价“0”，金额“0元”，并注明订单号;备注栏内注明:订单赠品)凭一联办理赠品“暂借”手续;第二联自留。 B( 库管核对订单内赠品与手工票，两者一致后，发放赠品，并留手工票白联加做为发放赠品依据登记台帐《订单出库赠品领用台帐》，并在机打订单票及手工白票上加盖“赠品已付”章。 C( 订单转销时，销售人员持经柜组长签字的“赠品借条”到赠品库管处换取s待转订单的手工销售白票(已盖“赠品已付”专用章)，到款台办理订单转销。 D( 收银员收到手工票后，转销订单。并打印一联订单转销证明。 E( 销售人员持订单转销证明到赠品库房撤回赠品暂借欠条。库管留订单转销证明做为赠品出库依据留存，并登记《订单出库赠品领用台帐》。 F( 注:订单票内必须含已赠赠品。 G( 手工白票为销售人员订单销售暂借库房赠品之依据，即视同借条管理，由库管会同柜组长共同清理。订单转销后2日内不及时销帐的，无论原因将按该赠品成本单价(0元库存赠品按10元/个)且每个不低于10元处罚销售人员。 H( 盘点时仍未转销的赠品，必须填制在盘点表内列明，并说明未转销原因。 4、 抽奖、促销等由推广部或其他部门组织活动需单独发放赠品时，由组织发放赠品的部门指定专人到门 店赠品库房办理赠品领用手续。办理时，库管人员按领用数量、赠品成本(抽奖品按报广所列奖品价 值)填制手工销售票(注:售货员填店长编码、顾客姓名填制推广部***)，经门店经理、领用人签字 后发货，库房留一联。 5、 活动结束后，领用部门凭由顾客签字的有关凭证或记录，到库房办理交帐手续，退回未发完的赠品。 库房经核对无误后，持手工销售单、领奖人签字的有关凭证等，到计财部门办理销帐手续。 6、 商品正常销售后需单独赠送赠品的，如大宗购物、累计购物达到一定比例赠送或其他促销活动的赠品 需单独出库的，库管必须在顾客所有的销售发票上加盖“赠品已付”专用章，并依“机打销售票”的 顾客姓名、流水号等信息单独登记台帐。 7、 单独赠送的赠品未及时办理采购入库的，库管必须督促经办人于赠出后两日内办理入库及出库手续。 8、 单独赠送的赠品必须根据出库情况登记，登记内容必须包括的内容:赠品出库号(即销售流水号)顾 客姓名、地址、联系电话，赠送原因。 9、 无论外购还是内购的赠品，都必须与正常商品的编码区分开来，即若赠品与正常销售商品的名称、规 格型号一致时，其编码必须不同。 10、任何部门、任何人员不得私自使用、赠送库存赠品。确需使用库存赠品的，执行资产采购流程，经资 产管理部门批准后，按赠品成本(门店按库存价销售)执行商品销售流程，经办人或使用人填制费用 报销单，执行费用报销程序。 11、赠品出样、堆头由柜组长借条、店长签字后出库，柜组长必须与赠品库管理每日清理一次。活动后将 将剩余赠品退回库 12、抽奖 A、抽奖现场必须由推广部、财务部、门店三方共同在场产生。 B、抽奖赠品成本在100元以上的，发放人必须要求顾客在有关凭证或记录上签字:“已收**商品*台(套)”; 抽奖，必须有奖券，原购物票复印件。 C、奖励设置按照“奖值小、宽面宽”的原则进行，一般奖项设置不超5个奖级，最小的奖级(如纪念奖) 采购增品金额控制在2元以内，以扩大中奖面，提升中奖率。 D、中奖人必须提供真实有效的身份证件(复印件)、联系电话、购物凭证，方可发放奖品，所有抽奖赠品(10元以上)顾客必须签收。 (五) 特殊客户事件、外协领用赠品的处理 1、门店必须建立《赠品使用汇总表》台帐，用于登记大宗购物(单独登记)，特殊事件处理与外协活动(单独登记)等单独赠送赠品情况。 2、如因售后等问题遇特殊客户事件需要解决的，店长或客服人员查明原因后，经申请并经门店经理签字批准后直接填制《赠品出库销售票》注明原因及责任人，办理出库，并处罚有关责任人，赠品费用由责任人承担。并要求客户签收。 3、因对外协调工作需使用现有赠品的，须由店长或外协部门按业务招待费审批流程提出申请，经批准后，到赠品库办理出库手续，直接按赠品库存成本开具销售票，并填制费用报销单核销。 (六) 控制赠品库存 1、赠品库存过大，不仅占用库存空间而且也造成资源的极大的浪费，因此总部要求分店根据当地实际情况，将分店现有库存进行消化，特别是厂家赞助赠品及有效赠品应先行使用，从而确保合理的赠品库存，并进一步实现赠品的零库存。 2、赠品的使用需提前列出计划表，如库存数量大的小件赠品可用于下阶段的随机赠礼及汇报顾客等活动;对于较为零散的大件赠品可用于抽奖活动，以确保赠品的合理使用。 3、有时效的赠品不允许囤积仓库;对有时效，即有保质期的赠品，如饮料、食用油、鸡蛋等应先使用，避免赠品由于过保质期而发霉，变质，或囤积时间过长而造成损耗的现象产生。 (七) 优惠券管理规定 1( 举办促销活动的要求 1) 各店开展促销活动，必须事先讨论制定促销方案，促销方案的讨论确定必须有财务部经理参加。 ( (2) 促销员方案必须明细促销方式，预计实现收入、预计发生费用、费用的解决方式等内容。凡是由厂家承 担的费用，必须列明厂家的名称、应收金额、收款方式、收回时间及厂家的书面确认函或协议等作为促 销的附件。 (3) 促销活动方案经总经理、推广部经理、采购经理、财务经理签字后生效。作战指导书下发分店执行。总 部审批后的正式方案，必须交财务部一份备档。 2( 优惠券的管理: (1) 由厂家承担且制定购买商品范围的优惠券、签名售机卡。 ? 分品牌、限总额，数量 ?活动前由采购部按活动计划同厂家协商，分品牌确定优惠券金额。 ?按优惠券力度，对优惠券发放数量，总额进行限定，杜绝超支，有效控制促销费用。 ? 签协议，先买券，后发放: ?厂家单独举办的促销活动，活动开始前由活动厂家以现金或支票直接购买优惠券、签名售机卡，加盖厂家及公司印章发给各门店该品牌促销员，同时在财务部备案。 ?销售部将参与促销员厂家的明细在活动前三天以文件形式传至各门店，各门店进及财务各保留一份备案，凡不在文件只列的厂家不得使用优惠券。 ? 优惠券的发放及使用 ?顾客在购买优惠券促销的商品时，促销员在销售小票上注明原售价金额，同时注明优惠券的背面签字，连同销售小票一起交顾客。 ?收银员按销售票据注的原售价金额、优惠金额和实收现金，顾客退货按发票和电脑销售票上的实现现金退款。 ?收银员按销售票据注明的原售价金额打印电脑票，并在电脑销售票或预收票上注明优惠券金额。优惠券、签名售机卡与销售小票粘在一起分厂家装订，单独存放。 ?开票员开具发票时注明原售价金额、优惠金额和实收现金，顾客退火按发票和电脑销售票上的实收现金退款。 ?每日营业结束后，收银人员分厂家统计好优惠券、签名售机卡金额，编制优惠券统计表(格式见附表一)，将现金和优惠券、签名售机卡一起交出纳，核对账目，保证账实相符 ?各门店在每日营业结束后，将优惠券统计表传给推广部和业务部。优惠券统计表连同优惠券交财务部。 《赠品使用明细汇总表》 华 龙 电 器 连 锁 门 店 赠 品 使 用 汇 总 表 填表时间: 制表人: 投诉(事项)领用时间 客户名称/外协单位 赠品名称 销售流水码 领用人签字 内容 备注:1 此表必须按事件处理的时间顺序由门店客户服务专员如实填写。 2 每周一上午上交门店财务主管备查，每月底上交总部计财部作零元凭证。