EXCEL进销存

EXCEL 除财会部门外，其他部门的电脑都去装上专门的财务、商务软件肯定是不现实的。在日常的 业务核算、统计核算和会计核算三大核算工作中，相当多的工作人员还在依赖手工方式。面 对在手工下的各种大量而又十分繁琐的费时费力又费神的数据查找、登记、计算、汇总工作， 除利用财务、商务软件解决外，利用Excel去解决这些问题，其实是一件十分方便且轻松的 事情。本文以任务驱动的方式，引导读者在完成任务的过程中掌握相应的操作技能。 目标任务 在一个工作簿中分别制作一个“进货”工作表、一个“销售”工作表和一个“进销存自动统计”工作表，设置好相应的公式和条件格式。 每当发生进货或销售业务而在“进货”工作表或在“销售”工作表中输入进货业务或 销售业务数据时，“进销存自动统计”表中便自动计算出每一种商品的当前总进货量、当前总 销售量和当前库存量。 当库存量超过或低于规定的“报警线”时，能进行特殊显示，以示警告。 操作要点及注意事项 Excel表格的制作，Excel工作表函数公式的运用，条件格式的运用。 本文所述操作在Excel 97和Excel 2000下运行测试通过。 除汉字外，Excel公式中的所有字符，都必须在英文(En)状态下输入。 方法与步骤 (一)新建工作簿 1．单击“开始”菜单，在弹出的开始菜单项中单击“新建office文档”，出现“新建office文档”对话框窗口。 2．“新建office文档”对话框窗口中的“常用”活页夹中，双击“空工作簿”，出现名为“Book1”的空工作簿。 3．将“Book1”保存为“进销存自动统计系统．xls”。 (二)定义工作表名称及数据 1．双击“Sheet1”工作表标签，输入“进货”后按【Enter】键。 2．双击“Sheet2”工作表标签，输入“销售”后按【Enter】键。 3．双击“Sheet3”工作表标签，输入“进销存自动统计”后按【Enter】键。 4．选择“进货”工作表，输入标题(进货日期、商品名称、进货数量)和相应各项数 据。 限于篇幅，以及仅为说明问题起见，这里只列举甲、乙、丙三种商品(表1图)。 5．选择“销售”工作表，输入标题(销售日期、销售去向、商品名称、销售数量)和 相应各项数据(表2图)。 6．选择“进销存自动统计”工作表，在第一行中分别输入标题内容：商品名称、当 前总进货量、当前总销售量、当前库存量(表3图)。 (三)定义公式 1．在“进销存自动统计”工作表中选择B2单元格，输入“=SUMIF(进货！B：B，" 甲"，进货！C：C)”，按【Enter】键。 2．向下拖动B2单元格右下方的黑点至B4单元格，进行公式复制的操作。 3．选择B3单元格，按F2键，修改公式中的“甲”为“乙”，同样，修改B4单元格 公式中的“甲”为“丙”。如果有更多的商品，依此类推，直至修改完毕为止。注意，从公式定 义可以看出，此例中的单元格相加求和的条件依据是商品名称：甲、乙、丙。 4．选定B2至B4单元格，向右拖动B4单元格右下方的黑点至C列，进行公式的 复制操作。 5．选择C2单元格，按F2键，将公式中的“进货”修改为“销售”，同样，再分别修 改C3、C4单元格公式中的“进货”为“销售”。如果有更多的单元格需要定义公式，依此类推， 7．向下拖动D2单元格右下方的黑点至D4单元格(如果有更多的，一直向下拖动直至修改完毕为止。 到最后一个单元格即可)，完成公式的复制工作。 6．选定D2单元格，输入“=B2-C2”，按【Enter】键。 (四)库存报警(字符突出显示)设置 1．单击D列的列标，然后选择“格式”菜单中的“条件格式”命令。 2．在打开的“条件格式”对话框中，在“条件1”区域中进行最高库存量报警的突出显 示设置： 首先，从左到右，分别选定“单元格数值”(Excel97中是“单元格数值为”)、“大于或等于”，并输入一个合适的最高库存量报警线数字。 然后，单击“格式”按钮，在打开的对话框中设置颜色为“红色”，字形为“加粗”。 最后按“确定”按钮，完成库存一旦超高即报警的突出显示设置。 3．在“条件格式”对话框中，单击“添加”按钮，随即便会增加一个“条件2”区域。 在“条件2”区域中进行最低库存量报警的突出显示设置： 首先，从左到右，分别选定“单元格数值”、“小于或等于”，并输入一个合适的最低库存量报警线数字(比如，输入1，表示当库存只剩一件或没有时，突出警示)。 然后单击“格式”按钮，再在打开的对话框中设置颜色为“蓝色”，字形为“加粗”。 最后按“确定”按钮，即完成库存超低的报警突出显示设置。 (五)日常应用 1．平时，每次只要在“进货”工作表和“销售”工作表中输入实际发生的进货或销售 数据，“进销存自动统计”表中便会自动得到当前的总进货量、当前的总销售量以及当前库存 量。同时，当库存量超过或低于报警线数字时，就会以红色或蓝色并加粗字符来突出显示。 2．购入“进货”工作表中没有的新货时，需要按照上面所述方法在“进货”工作表和“进销存自动统计”工作表中增设相应的商品名称及其取数公式，公式设置还是按照前面所描 述的方法，采取复制加修改的方法最快捷。 结束语 本文提供和介绍了利用Excel实现有关进销存业务自动统计的一种基本思路和基本 做法，其中重点是公式和条件格式的运用。至于商品进销存业务中的“商品编号”、“业务摘要” 、“单价”、“金额”以及“备注”等，可根据各自需要在工作表中进行相应设置；也可以对 举例中的数据项标题名称进行更改；还可以对公式中单元格相加求和的条件依据进行更改， 比如，“商品名称”变为“商品编号”。