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office助手 2008-1-27 一、将多页后的页码设为, 在一些长文档的编辑以及一些专业场合中常常需要在文档中使用特定的页码编辑比如前面,页为目录，从第,页开始为正文，对正文的页码编辑需要从,开始，这个时候，“节”在Word中的重要性就显示出来了。 在需要将起始页码设为,的地方执行“插入”菜单上的“分隔符”命令，在弹出的“分隔符”对话框中选择“下一页”，插入“分节符”后执行“插入”菜单上的“页码”命令，在“页码”对话框中单击“格式”按钮，在“页码编排”中激活“起始页码”，在后面的框中输入“,”，单击“确定”即可。 小提示:这种方法可用于制作没有页码的封面、扉页、序言、目录和摘要等。 二、去除页眉的横线 在页眉插入信息的时候经常会在下面出现一条横线，如果不想在页眉留下任何信息也无法自动去除此横线。这时可以采用下述的方法去掉:1、确认插入点位于页眉;2、选取“格式”选项，选取“边框和底纹”，边框设置选项选择“无”，“应用于”选择“段落”，确定即可。 三、只对文档的一部分进行拼写检查 用户在编辑文档时，如果Word发现拼写错误，用户无需检查整个文档就可以更正该错误。只需用鼠标右击拼错的单词，然后从快捷菜单中选择正确的拼写即可。 要想在文档中查找下一个错误的拼写，按下Alt+F7组合键即可定位到下一个拼写错误的地方。 四、为什么表格后有一张空白页 在Word中，如果一篇文档的最后一页是表格，并且这个表格占满了一整页，就会在其后产生一个空白页。虽然该页只含有一个段落标记，但却是没有办法删除的。在打印时，该页照样会使打印机走一页纸，因而造成不必要的浪费。 解决这个问题的办法其实很简单:把光标置于最后这一段，然后把行间距设置成“,”(Word允许的最小值)即可。 五、显示宽度过大的文档 如果用户的文档宽度很大，屏幕无法全部显示，拖动水平滚动条的方法又很麻烦，怎么解决呢, 用过记事本的用户一定知道自动换行的功能，该功能能够在不改变文档格式的同时，使文档的 显示适应窗口大小，Word中同样有这个功能。 执行“工具”菜单中的“选项”命令，单击“视图”选项卡，选中“窗口内自动换行”复选框即可。 六、输入超过11位的数字 熟悉Excel的用户一定知道，当输入的数字超过11位后，Excel会智能地自动将其改写成指数形式。有的时候并不需要这一自动转换功能，只要在输入数字时在前面加上一个单引号“’”，这样就可以输入任意长度的数字了。 七、不用鼠标的快速输入 在Excel中，可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用使用鼠标来进行单元格之间的切换。方法如下:用鼠标圈定一定区域后，按Tab键可使目标单元格向后移，按Shift+Tab可向前移。这样就可以有键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标，从而提高输入速度。 还有一种是:用方向键。 八、将数字转换成大写 很多用户在工作中经常与大写金额打交道，因此希望在Excel输入中能够快速地将普通数字转换为大写数字。选中所有需要使用大写数字的单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中执行“设置单元格格式”命令;在弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡，再选择“特殊”选项;然后在右侧的“类别”列表框中选中“中文大写数字”。单击“确定”按钮后，当用户在设置好格式的单元格中输入如“12345”的小写中文数字并按下“Enter”键结束输入后，Excel会自动将其转换为“壹万贰仟叁佰肆拾伍”。 九、快速选择Excel工作表 在Excel中，要在一个有很多个工作表的工作薄中快速地选择某一个工作表，只需将鼠标指针移到工作薄左下角的工作表滚动轴(Sheet Tabs)，然后点击右键，在快速菜单中选择你想要的工作表。 十、在多张工作表中同时输入相同数据 如果用户需要在几张工作表中的相同位置填入同样数据。可以使用下面的方法来同时完成。在Excel窗口的左下角，按下Ctrl的同时用鼠标左键选中需要输入数据的所有工作表。接下来就可以在工作表上进行常规的输入工作了。输入完毕后，多张工作表就会出现同样的内容了，最后单击任意一个工作表标签以取消选中状态。 十一、两键输入当天日期 在Excel中制作表格时，经常在表后输入当天日期，如:2004-9-1。若用数字键输入，需敲键6次。现推荐两键法:选中需输入当天日期的单元格，按住“Ctrl+;”组合键，所需的日期立马出现。值得一提的是，可以在同一单元格与其他字符共处。如:在单元格中输入“制表日期:”，然后，按住“Ctrl+;”，即可在该单元格中得到“制表日期:2002-9-1”这样的结果。另外，按Ctrl+Shift+; 可以输入当前的时间。 十二、如何让页眉和页脚显示“,” 用户在输入页眉或页脚内容有时会输入“,”字符，但是总无法显示。这并不是Excel的Bug，而是因为“,”在Excel中是连接符有着特殊的意义，可以用下面的方法解决。当需输入“,”时，只需要连续输入两个“,”，这样，“,”就能够显示了。 十三、快速输入小数 如果你要做的表格当中需要输入大小数且小数位固定时，可以试一试下面这种方法:用鼠标单击“工具”菜单，选择“选项”命令。选择“编辑”标签。选中“自动设置小数点”，并在“位数”后面的框内用上下箭头确定小数位，然后单击“确定”按钮就一切ok了。 这样，当你在输入小数时，就不用输入小数点了，系统会自动按你设置的小数位把输入数值的后几位确定为小数，小数位不够则前面补0。如:设置小数位为2位，输入2564则单元格内显示25.64;输入5则单元格显示0.05等。 十四、将目录变为普通文字 用户在插入目录后，如果想做具体的修改是很困难的，因为整个目录是一个域，无法像修改普通文字那样进行编辑，解决的方法是: 选中整个目录，按下Ctrl+Shift+F9组合键，即可使整个目录变成普通文本，然后就可以尽情修改了。 十五、在Excel中复制整张工作表的内容 很多用户经常需要复制整张工作表(工作簿的一页)，这个技巧就是为这些Excel用户准备的。首先打开目标工作簿(复制的目的地)和源工作表。鼠标右击该工作表的标签(屏幕左下方)，并在出现的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”。接着在弹出的对话框中，在工作簿下拉菜单中选择已打开的目标工作簿，然后用户还可以在“在下列选定工作表之前”中设置在目标工作簿中的位置。如果用户是复制该工作表而不是移动的话，应当选中“建立副本”，最后单击“确定”按钮，该工作表就被移动或复制到目标工作簿了。 十六、将文档页横竖分开 许多人对Word文档的页面设置总是应用于整个文档，却不知道将它应用于插入点之后，更不知道将它应用于某一节。殊不知这样给自己制造了许多麻烦，明明在一篇文档之中就可以使某些页的纸张方向为竖向，另外一些页的纸张方向为横向。只因为不知用分节的方法，却在实现竖向纸与横 向纸并存的文档时使用了两个文档(一个纸张方向为竖向，另一个纸张方向为横向)。 其实，在Word中的页面设置选项，包括页边距(上下左右边距，装订线跑页边界距离，装订线位置，页眉页脚距页边界距离，对称页边距，拼页)，纸张类型，纸张方向(纵向和横向)，版式(节的起始位置，页眉和页脚，垂直对齐方式，行号，边框)，文档网格设置(字体设置，绘图网格设置，文字排列方向)等都可以有3种应用范围:本节，插入点之后，整篇文档。 十七、给Excel加点彩色数字 用户在使用Excel处理数据时，经常需要将某些数据以特殊的形式显示出来，这样可以起到醒目的作用，使浏览者一目了然。 现在假设在用户的Excel工作表中有“月工资”一栏，需要小于500的显示为绿色，大于500的显示为红色，可以采用下述的方法:选中需要进行彩色设置的单元格区域，执行“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的对话框中单“数字”选项卡。然后选择“分类”列表中的“自定义”选项，在“类型”框中输入“〔绿色〕〔<500〕;〔红色〕〔>,500〕”，最后单击“确定”按钮即可。 十八、页眉竖排 在Word中，不管是横排版面或竖排版面，默认情况下都只能插入横向页眉，采用下列方法可以在Word中插入竖排页眉，甚至是任意位置，任意形状的页眉。 单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令，进入页眉编辑状态;单击绘图工具栏上的文本框工具(或其它图形工具)，在版面的任意位置处绘出一个用来放置页眉的文本框;在文本框内插入用来制作页眉的图形和文字;在正文区域双击，退出页眉编辑状态。一个任意位置处的页眉就设置好了。 由于是在页眉编辑状态下输入的，所以它也同样具备页眉的属性，即会在每一页出现。根据同样的原理，我们大可以将一些在多个页面中重复出现的元素放在页眉状态下输入，这样既避免了重复输入之苦，又能保持格式的统一。 十九、快速修改单元格次序 修改单元格内容的次序是非常常见的操作，那么，能否快速修改单元格内容的次序呢,在拖放选定的一个或多个单元格至新的位置的同时，按住shift键可以快速修改单元格内容的次序。具体操作方法是:首先是鼠标选定单元格，接着移动鼠标指针到单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后就可以进行拖放操作了。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。 二十、锁定特殊页的位置 在Word中，有时需要将某些内容放在单独的一页，常用的办法就是在这些内容的结尾处敲上很 多回车，直到该页的结尾为止。这个方法虽然可行，但是一旦你修改了上述内容，比如你减少了几行，那么下一页的内容会自动移到该页，你不得不再敲一些回车。最简单的解决办法就是:在需要放到特殊页的内容的结尾处，按住Ctrl键再敲回车，这样只用一次回车就达到了你的要求，实在是很方便。 二十一、如何一次打开多个工作薄 可以将需要一次打开的工作簿保存为工作区文件，只要将它打开，Excel就会打开保存在其中的每个工作簿。具体的操作方法是:打开需要同时使用的多个工作薄，根据使用要求调整好工作簿窗口的大小和位置，再执行“文件”菜单中的“保存工作区”命令，在输入保存的文件名并按下“保存”按钮就可以了。 小提示:在对这些工作簿进行操作后如果需要保存的话，必须逐个保存，而不能图省事，只保存工作区，这是达不到目的的。 二十二、开始就空格 在中文编辑排版中，默认的格式是每段空两个空格。而在Word中输入中文文稿时，通常不会在每段的开始自动空格，需要在格式菜单中选择段落中选择首行缩进才可以实现。其实我们在文稿的输入的开始，按下Ctrl+T键两次，Word会自动空下两个空格。以后文稿另起一段的时候，也无需要进行设置，Word会自动每段都空出两个格。 二十三、在跨页面Excel工作表中始终显示标题行或标题列 在处理数据时，经常会出现一些跨页面的工作表，此时如果顶端的标题行或左端的标题列仅仅在第1页中显示，而后面各页无法显示的话，那可就太不方便了。 从“文件”菜单中选择“页面设置”命令，选中“工作表”标签页，如果希望顶端标题行在每一页中都能正常显示，那么只要单击“顶端标题行”框右下角的“折叠对话框”按钮进行设置，或者手工输入也可以，不过在输入时请注意正确的格式哟;假如你希望左端标题列在每一页中都能正常显示，那么只要单击“左端标题列”框右下角的“折叠对话框”按钮设置即可。 二十四、关闭自动更正功能 如果你对Powerpoint中的自动更正、自动调整、自动版式等功能感到厌烦，那么完全可以暂时将它先暂时禁用，需要时再打开。从“工具”菜单下选择“自动更正选项”命令，打开对话框，选择“自动更正”标签页，首先清除“显示自动更正选项按钮”复选框，然后再选择“键入时自动设置格式”标签页，清除“键入时应用”和“工作时应用”小节下的所有复选框。 二十五、打印之前先预览 现在，我们终于可以从PowerPoint XP中使用盼望已久的“打印预览”功能了，从预览窗口中看到打印后的实际效果，“选项”按钮下还为我们提供了页眉页脚设置、颜色灰度设置，根据纸张调整大小，幻灯片加框等多项调节功能。