物业公司收缴物业管理费的内部控制和核算[长沙]

物业公司收缴物业管理费的内部控制和核算[长沙] 物业管理费收入随着公有住房出售量的不断上升，已成为物业公 司的主要经营业务收入。规范收缴物业管理费内控，正确计算各 会计期间的物业管理费，已是物业公司财务管理、会计核算工作中一 项重要。为此在这方面作一些探讨。 一、收缴物业管理费和会计核算的现状 收缴物业管理费的工作是物业公司小区管理员或物业公司专职 人员承担的。业主收到物业管理费收据后向收费员缴款、收费员按收 据金额收款后将“物业管理费”（收据联）作为付款凭证退回业主，同 时将“物业管理费”（记账联）和“现金”或“银行解款单回单”交财务部 门入账，并由物业管理费台账记账员（以下简称记账员）记账。这样 的业务流程从内控角度考虑还有不完善的地方。第一，收费员收到的 物业管理费是否按时、全部、足额上缴，有否拖缴，甚至挪用现象， 财务会计无法进行有效的监控。第二，记账员登记的台账，记载是否 正确，缺少行之有效的稽核制度，物业管理费台账登记收入与财务会 计账面物业管理费收入可能出现不一致的现象。第三，物业管理费台 账中应收未收的物业管理费在会计核算账户上没有正确信息的记载。 第四，各会计期间物业管理费的收入按收付实现制方法结算当期损 益，不能客观、真实地反映各会计期间的收入，甚至出现将当期物业 管理费收入，通过银行调节表转入下期会计期间，使已收缴物业管理 费和应收未收物业管理费成为调节企业利润的蓄水池。 二、完善收缴物业管理费流程，加强内部控制制度 内部控制制度是保护企业资产安全，保证会计资料真实完整，及 时发现、纠正错误和防止舞弊的有效管理手段。建立和完善收缴物业 管理费的内部控制制度和流程，能够使物业管理费按时、足额入账， 杜绝挪用公款现象发生，及时发现业主拖欠物业管理费，正确记载物 业管理费收入，真实反映企业经营业绩。具体流程是： 1.收费员在业主交纳物业管理费时，必须在物业管理费（收据 联）、（记账联）上盖公章、私章，还应加盖收款日期章，并规定收款 员将当天收到的现金填写“现金解款单”送交银行。根据“物业管理费”（记账联）定期填写“收款清单汇总表”（一式三联）随同“现金解款单”和“物业管理费”（记账联）交财务部门审核、签收、盖章，将“收款清单汇总表”（第一联）退回收费员保管。 2.财务部门将审核、签收后的“收款清单汇总表”（第二、三联）和“物业管理费”（记账联）转记账员稽核，并由记账员在“收款清单汇总表”上签字，然后将第二联退回财务部门，作为现金交款单的附 件。“收款清单汇总表”（第三联）由记账员保存。记账员凭“物业管理费”（记账联）登记台账，月末将“物业管理费”（记账联）和“收款清单汇总表”装订存档妥善保管。 3.记账员月末编制“收缴物业管理费月报表”（一式二联）报财务 部门。月报表的主要内容包括：上月末累计欠交数，本月应交数（其 中：调整本月前应交数）；本月实交数（其中：实交下年度数）；本月 核销数，本月末累计欠交数。经财务部门稽核确认，本月财务账反映 的物业管理费实收数与月报表实交数无误，财务部门签字后退回一份 由记账员保管存档。 4.财务会计按稽核后的“收缴物业管理费月报表”对“应收物业管理费”、“预收物业管理费”等科目进行账户处理。 5.定期（年末）对应收未收物业管理费进行清算。对由于各种原 因确实无法收回的坏账损失，按制度规定，由记账员列表、小区负责 人提出申请、物业公司经理批准后进行账户处理。 三、物业管理费的核算方法 目前大多数物业公司是按收付实现制来核算物业管理费的，每月 的营业收入与当期的费用不配比，年末预收下年度的物业管理费没有 列入“预收账款”科目，本年内应收未收物业管理费也没有列入当年收 入。这样就不能正确核算当期损益。影响了会计核算的真实性和正确 性。 根据《物业管理企业财务》第十五条“企业与业主管理委员会或者物业产权人、使用人，双方签订付款或的，应当 根据合同或者协议所规定的付款日期确认为营业收入的实现”和《上海市公有住房售后管理暂行办法》业主应与物业公司签订“房屋管理服务合同”的规定，物业公司物业管理费收入应按权责发生制原则进 行核算。为了简便操作，建议采取如下方法： 1.当月收到物业管理费时借记“现金”、“银行存款”等科目，贷记“应收账款——物业管理费”科目（退回多交物业管理费按相反科目处 理）。 2.月末按“收缴物业管理费月报表”中“本月应交数”借记“应收账款——物业管理费”科目，贷记“经营收入——物业管理费”科目。 3.年末按“收缴物业管理费月报表”中实交下年度数，贷记“预收账款——物业管理费”科目，红字贷记“经营收入——物业管理费”科目。下年度初按上述会计分录冲回：红字贷记“预收账款——物业管理费”科目，贷记“经营收入——物业管理费”科目。 4.年末物业管理费坏账损失，经物业公司领导批准，借记“管理费用”科目，贷记“应收账款——物业管理费”科目或“应收账款——物业管理费坏账准备”科目。