认证考试政府办文秘写作培训

认证考试政府办文秘写作培训 政府办文秘写作培训 一、活动背景,政府办文秘是一个以全心全意为领导服务的团队,需要具备工较强的文字功底和超前的工作意识。所以,为了提高为文秘人员服务的质量,我们应该不断加强我们干部的素质,让大家具备独当一面的能力。 二、活动目的:通过公文写作培训,可以让文秘在公文写作方面得到一定提高,使之掌握办公室具有的最基本的技能,并以此提高办公室文秘今后在各部门的工作效率,同时,也让文秘在学习过程中提高能力,充实自己。另外,这也提供了一个让文秘进行了解办公室日常工作的途径,为其在未来发展提供新的路径。 三、活动对象,政府办公室全体文秘 四、活动时间及地点,每周三或周四晚 501会议室 五、活动流程, 第一周公文概说及请示写作 公文概说 什么是公文,所谓公文,它是公务文书的简称,它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。公文的种类主要包括,命令、议案、决定、 公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。在各类企业中,所指的公文一般为商务公文,主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、等公文拟写的步骤与方法公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似,但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同,拟写时也有一些需要特别注意的问题。公文的拟写通常按以下步骤进行, 一、明确发文主旨 任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此,在动笔之前,首先要弄清楚发文的主旨,即发文的主题与目的,包括以下几项内容, 1,文件的中心内容是什么,比如相关工作的改善,主要提出目前情况怎样,存在哪些问题,解决方式、需协助事项,再如请求事项,拟请上级机关答复或解决问题等。 2,根据文件内容,准备采用什么文种,比如,汇报工作情况,是写专题报告还是写情况简报,针对下级来文所反映的问题,是写一个指示或复函,还是一个带规定性质的等。 3,明确文件发送范围和阅读对象。比如,向上级汇报工作,还是向有关单位推广、介绍经验,是给领导、有关 部门人员阅读,还是向全体人员进行传达。 4,明确发文的具体要求。例如,是要求对方了解,还是要求对方答复,是供收文机关贯彻执行,还是参照执行、研究参考、征求意见等。总之,发文必须明确采取什么方式,主要阐述哪些问题,具体要达到什么目的,只有对这些问题做到心中有数,才能够落笔起草。 二、收集有关资料，进行调查研究 发文的目的和主题明确之后,就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然,这也要根据具体的情况,并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如,拟写一份简短的通知、公告,一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作,在明确发文主旨之后,稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂,还要进行具体的分析和归纳,如拟订篇幅较长的文件,拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等,往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。总之,收集材料及调查研究,是一个酝酿的过程,是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面,然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。 三、拟出提纲，安排结构 在收集材料的基础上,草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点,把它的主要框架勾画出来, 以便正式动笔之前,对全篇做到通盘安排、胸有成竹,使写作进展顺利,尽量避免半途返工。提纲的详略,可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件,可以大致安排一下文件的结构,先写什么问题,依次再写什么问题,主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件,往往需要拟出比较详细的提纲,包括文件共分几个部分,每一个部分又分作几个问题,各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多,也不需要在文字上推敲。当然,需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。拟写提纲是一个很重要的构思过程,文件的基本观点,可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改,使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件,更需要共同研究写作提纲,以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。 四、落笔起草、拟写正文 结构安排好后,要按照要求所列顺序,开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点,1,要观点鲜明,用材得当。也就是说要用观点来统帅材料,使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题,做到材料与观点统一。在写作当中,要注意明确观点,用语不能含糊不清,模棱两可、词不达意,似是而非。如果观点不明,令人不知所云。有些文件,只讲观点没有实际材料,就会使人感到抽象空 洞、缺乏依据,不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点,则会使人弄不清要说明什么问题,不了解发文的意图,特别是情况汇报、工作汇报介绍。2,要语句简练,交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺,又要注意交代的问题清楚明了。 五、反复检查，认真修改 初稿写出后,要认真进行修改。写文章,需要下功夫。自古以来,好文章都要经过反复修改的,写文件也同样,尤其是重要的文件,往往要经过几稿才能通过。1,关于主题的修改。看主题是否明确,主题论述是否集中,主题挖掘是否深刻。2,关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确,表达有无问题。3,关于材料的修改。材料是文件的基础,有了正确的观点,还要通过适当的材料表现出来。4,关于结构的修改。修改文件的结构,包括文件总体结构的修正,使全文更加严谨。5,关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句,不的字及标点符号。修改工作要做到认真仔细,必须有足够的耐心和精益求精的精神。几种常用的商务公文请示请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。 请示的写作 请示的特点 一、针对性。只有本单位权限范围内无法决定的重大 事项,如重要决定、重要决策、人事安排等问题,以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难,才可用"请示"行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而"请示"具有很强的针对性。 二、呈批性。请示是有针对性的上行文,上级领导对于呈报的请示事项,无论同意与否,都必须给予明确的"批复"回文。 三、单一性。请示应一文一事,一般只写一个受文领导,即使需要同时呈送其他领导,也只能用抄送形式。 四、时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题,求得上级单位指示、批准的公文,如能及时发出,就会使问题得以及时解决。 请示的分类根据内容、性质的不同,请示分为以下三种,一、请求指示性请示。二、请求批准性请示。三、请求批转性请示。请示的结构、内容和写法请示由首部、正文和尾部三部分组成,其各部分的格式、内容和写法如下, 一、首部 主要包括标题和主送机关两个项目内容。1,标题。请示的标题一般有两种书写方式,一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如《***组关于********的请示》,另一种是由事和文种构成,如《关于*******的请示》2,受文领导。 每份请示只能写一个受文领导,不能多头请示。 二、正文 其结构一般由开头、主体、结语构成。1,开头。主要交代请示的理由。2,主题。主要说明请示事项,它是向上级机关提出的具体请求,这部分内容要单一,只宜请求一件事。3,结语。另起一段,其习惯用语有"当否,请批示"、"妥否、请批复"、"以上请示,请予审批"、"以上请示,呈请核准"或"以上请示如无不妥,请批转各部门予以执行"。 三、尾部 其主要结构为落款与成文时间两部分。请示应注意的问题一、一文一事的原则。二、材料真实,不要为得到领导批准而虚构情况。三、理由充分,请示事项明确。四、语气平实、恳切,以引起上级的重视。 第二周报告、公告、会议纪要 报告的写作技巧 报告报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。"报告"是陈述性文体。写作时要以真实材料为主要内容,以概括叙述为主要的表达方式."报告"是行政公文中的上行文种,撰写"报告"的目的就是为了让上级掌握本单位的情况,了解本单位的 工作状况及要求,使上级领导能及时给予支持,为上级机关处理问题,布置工作或作出某一决策提供依据。"下情上达"是制发报告的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主,要客观的反映具体情况,不要过多的采用议论和说明,表达方式以概括为主,语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。报告的特点,一、报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等,它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题,所以不带请示事项,这是它与请示的重要区别之一。二、报告中一般不提建议或意见。如果确实需要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见,可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行,报告一经批准,便作为批转文件的附件下发,其权威性依赖或附属于批转机关。三、报告在内容上不像"请示"那样有"一文一事"的要求,它可在一件公文中综合报告几件事情,层次结构比较复杂。四、报告广泛使用于下级向上级反馈信息,是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议,也是下级机关必须履行的一项工作。报告的种类报告从种类与内容上分主要有,汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。写法报告的结构一般由标题、受文领导、正文、落款、成文时间组成,下面介绍几种报告的写法 一、汇报性报告 汇报性报告主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告,一般分为两类,1,综合报告。这种报告是本单位工作到一定的阶段,就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展情况,成绩或问题,经验或教训以及对今后工作的意见或建议。这种报告的特点全面、概括、精练。2,专题报告。这种报告是针对某项工作中的某个问题,向上级所写的汇报性报告。 二、答复性报告 这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问什么答什么,不涉及询问以外的问题或情况。 三、呈报性报告 呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。 四、例行工作报告 例行工作报告是下级向上级,因工作需要定期向上级所写的报告。如,财务报告、费用支出报告等。 公告写作 公告是用于对企业内、外宣布重要事项的公文。公告 的写法公告是一种严肃、庄重的公文,它内容较为单一,篇幅较短,表达直截了当,语言简洁明快。 一、标题 公告标题有三种,一种是完全标题,包括发文机关、事由、文种,二是发文机关和文种以上两项,多用于政府机关,有的只有文种,如《公告》,标题之下,有时可依公告单独编号。 二、正文 正文一般由主旨与说明构成。主旨单独成段,用简短的一句话概括出此公告的主题内容。说明写出公告依据、公告事项。结尾一般用"特此公告"作为结语。 三、落款及日期 公告日期有的标注在标题下方,也可以注在公告结尾处。重要的公告落款处除注明发文单位外,还应标明发文地点。 会议纪要 会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于各机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。会议纪要通过记载会议的基本情况、会议成果、会议议定事项,综合概括反映会议精 神,以便使与会者统一认识,会后全面如实的进行传达组织开展工作的依据。同时"会议纪要"是可以多向行文,具有上报、下达以及同级单位进行交流的作用。会议纪要的写法会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分组成。其各部分的写作要求如下, 一、首部 这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容。会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如《*****局******会议纪要》。 二、正文 会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成。1,前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。2,主体。它是会议机要的核心内容,主要记载会议情况和会议结果,写作时要注意紧紧围绕中心议题,把会议的基本精神,特别是会议形成的决定、决议准确的表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见,必须如实予以反映。 三、尾部 包括署名和成文时间两项内容。 第三周简报、通知、批复 简报写作 工作简报就是以具体的事例、简捷的文字、灵活的形式,及时、迅速地向上级反应情况、汇报工作,对下级或平级指导工作,通报状况的一种汇报性、指导性和交流性的文书。了解工作简报的格式对每个编写工作简报的文秘人员非常重要。工作简报的写作方式较为灵活,总的要求是简明扼要,内容集中,语言简洁、准确、重点明确、客观真实,编发快速及时。写好工作简报对于及时了解工作进展状况、交流学习经验、推动工作的更好开展具有十分重要的作用。那我们要如何写工作简报呢,下面我们从几个方面来讨论这个问题,工作简报的正文要先列上标题,写在横线下方正中央的位子。标题一般要反映出该文的范围、时限、内容,既可以只概括出一个主题作标题,也可以只对范围加以限定,或只点明主要内容。但标题一定要力求醒目,能确切点出要旨所在。有时工作简报也可以采取主副标题。工作简报的前言写法多种多样,没有固定的格式。或侧重于对写作该简报的目标、时间、方法、对象、经过的说明,或侧重于对主要状况的介绍,或对某一问题的提出与揭示等。总之,要依据正文部分的内容来决定。文字上要高度概括,简明扼要。常见的写法有,(1)单刀直入、开门见山地把工作内容直截归纳出来。(2)依据简报的主题需要,侧重于介绍反映对象的基本状况,为正文作铺 垫。(3)将该文的根据、目的、时间、地点、对象、结果以及收集材料的方式方法等,作必要的说明。这种写法由于提前交待背景、真实感较强,具有较强的说服力和表现力。(4)先用简明的文字肯定一下事物的某一方面,然后再反映主要问题。它的特点是对照鲜明,重点突出,可以给人留下深刻的印象。工作简报的正文,要眉目清楚,言之有序,材料翔实,首尾贯通,形成一个有机整体。材料和见解要有机地统一起来,可以用一个典型事例足够地说明一个观点,也可以用一组材料强有力地证实一个观点,还可以用精确的统计数字来解释事物的状况,反应事物的发展过程,说明工作的主要动向,从而增强说服力。采取一个事例充分说明一个观点时,必需选择具有代表性的典型事例,采取一组材料时,不要简单罗列,而要从不同的侧面,把见解阐述得清楚、深刻,在应用统计数字材料时,要严肃慎重,不能孤立地运用,而要把数字和历史发展变化联系起来,注意数字和数字之间合乎逻辑的发展。其结构安排也要根据简报反映的具体内容而定。除了较短小的简报之外,均应根据主义的内在逻辑,或分列小标题,或分成若干部分来写。写作时要避免前后脱节,同时又要考虑事物发展和认识问题的阶段性,把各层的意思划分清楚,避免混然一片,杂乱无章。 [简报的分类]根据使用情况,简报一般有以下几种,一、 工作简报是为了推动日常工作而写的简报,也是简报中最常见的一种形式,它的任务是及时反应工作进展状况,交流工作中取得的经验或指出工作中存在的问题,为上级领导和下级工作人员及时了解、掌握工作情况服务。编写工作简报,要注意迅速及时,并围绕工作中心,突出重点,抓好典型。二、专题简报这是针对某项工作、任务、活动而写的专项简报,它与工作简报的差别是前者面向全局,有较强的广泛性,而后者则目标单一,有较强的针对性。专题简报的编写是伴随着某项工作、任务、活动的开展而进行的,工作、任务、活动宣告结束,简报的编写也就停止,因而,它比工作简报更看重时效性。三、会议简报这是在会议期间为了反应会议情况而写的简报。它可以是一次性的,也可以是连续性的。其内容主要包括,主要的报告、讲话、会议决议、讨论发言、会议动态及其重要状况。会议简报是专为会议服务的,会议结束了,简报也就停办。因此,它是阶段性的简报。 [简报写作要点]1、选材要准简报不能有事就报,它要注意从党的中心工作和单位阶段工作的须要出发,在众多的事件中选取那些最有指引意义或必须引起重视的经验、状况和问题,予以全面的、实事求是的报道。那种捡起芝麻丢掉西瓜,或者只看表象忽视实质,误把芝麻当西瓜的做法,是必需避免的。2、速度要快简报也是一种“报”,它 有新闻性。这就要求简报的编写应该求快,对于工作中、会议中出现的新动向、新经验、新问题,编写者要及时地予以捕捉,并用最快的速度予以报导。否则,失去了新闻性、时效性,简报就会降低指导意义,乃至完全失去应有的作用。3、文字要简简报的一个“简”字,代表了简报的基本特性。为了体现这一特征,作者在编写简报时要首先注意选材精当,不求面面俱到,其次,要求文字简洁,对事物作概括的反映。一篇简报最好是千把字,至多不超过两千字。篇幅过长,文字过繁的做法,使不适于简报的编写的。 通知的写作 通知,是转发同级或不相隶属机关公文,印发上级或本级机关有关公文,批转下级 机关公文,传达上级机关指示,任免和聘用干部,发布法规和规章,以及要求下级机关 办理、执行或周知事项的公文。 通知分类 根据适用范围的不同,可以分为六大类, 1.发布性通知,用于发布行政规章制度及党内规章制度。 2.批转性通知,用于上级机关批转下级机关的公文,给所属人员,让他们周知或执 行。 3.转发性通知,用于转发上级机关和不相隶属的机关的公文给所属人员,让他们周 知或执行。 4.指示性通知,用于上级机关指示下级机关如何开展工作。 5.任免性通知,用于任免和聘用干部。 6.事务性通知,用于处理日常工作中带事务性的事情,常把有关信息或要求用通知 的形式传达给有关机构或群众 通知格式 由于通知的功能多,种类多,写法彼此有较大的区别,我们在分类时已经有意识地对各 种不同通知的写法作了一些介绍,这里只能概括介绍一些通知写作的基本方法。 (一)通知标题和主送机关 1,通知的标题 2,通知的主送机关 (二)通知的正文 1,通知缘由 发布指示、安排工作的通知,这部分的写法跟决定、指示很接近,主要用来表述有 关背景、根据、目的、意义等。 2,通知事项 这是通知的主体部分,所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等, 都在这一部分中有条理地组织表达。内容复杂的需要分条列款。 3,执行要求 发布指示、安排工作的通知,可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必要, 可以没有这一部分。 批复写作 批复是一种下行文,是上级机关答复下级机关某一请示时使用的公文。批复一般是专门就某一事、某一问题的答复,内容都比较单一,而且是先有来自下级的请示,才有上级的批复。一般来说,批复的核心内容是就请示的内容、问题表示上级机关态度,是同意还是反对,有不同意见等,都要在批复中直接申明。批复的结构包括标题、主送单位、正文、结尾、发文机关几部分。 (1) 标题 标题包括批复机关、批复事项和批复文种三个部分。如《宏大公司对〈燕奇国际文化交流公司举办"燕奇杯"书法大赛的请示〉的批复》。也可只写批复事项及文种两部分,如《关于建立通河水电站的批复》。 (2) 主送单位 即来文请示的单位。其位置在标题之下,正文之上。批复是有针对性的,所以不可缺少主送单位。 (3) 正文 分为开头、内容和结语三部分。 开头一般注明批复的依据,用以说明是针对哪个请示所作的批复,要求写得严谨、明确。如"《燕奇国际文化交流公司关于举办'燕奇杯'书法大赛的请示》收悉",然后,一般写如"经董事会研究,现批复如下"、"经研究,批复如下"等。注意不可简单写成"×年×月×日来文收悉",许多来文,究竟是哪份,很不清楚。 请示的内容决定批复的写法。下级机关只就某个具体事项请示,批复的内容亦简单明了,可直接表态,同意的就写肯定意见,不可意的要提出有根据的、有针对性的缘由。有的批复具有一定的普遍性,则需上级机关较为详细地写明批复态度,充分阐明理由。还有些批复可在同意的前提下,原则性地提出希望。 结语使用的语言要简短,语气要坚决,态度要鲜明。 对请示的批复一般分三种意见,完全同意,不完全同意、完全不同意。意见不同写法也不同。 完全同意的批复可以不写同意的理由,只明确表态。如,"你部银水字[1994]4号请示收悉,经董事会研究,同 意银水湖旅游度假村提前开工(日期为1994年6月6日)。"下级单位的请示,受政策和具体情况限制有时不能得到完全同意的批复。在写此类不完全同意批复时先说明同意部分,再讲清不同意部分及其原因。如,"你部公关字[1994]12号请示收悉,经研究同意购制'486'电脑一台,但囿于经费所限,暂不同意购制轻型印刷设备。"完全不同意的批复,一定要讲明不同意的理由和根据。因为对下级的请示有完全不同的理解,所以要在周密的思考和研究后,清楚、肯定、有针对性地答复下级请示,不能使用有歧义的词语。也可在发文之前,先向下级单位讲明理由和依据。 (4)批复的结尾 结尾多用"此复"、"特此批复"等习惯用语。 (5)发文机关、发文日期也是不可遗漏和忽视的部分,并且要书写完整。 第四周 决定、决议、通报 决定的写作 决定是党政军机关、社会团体、企事业单位对重大事项或重大行政公务做出安排而制定的一种指挥性公文,属于下行文种。上至党和国家的重大决策和战略部署,下至基层单位的奖惩事宜均可使用。 决定的一般格式为分为首部和正文两部分。 一、首部,包括标题和成文时间两部分。 1、标题。标题一般有两种构成形式,一种是由发文机关、事由加文种构成,另一种是由事由和文种构成。 2、成文时间。指发布决定的时间。在标题正上方注明成文的年、月、日期,或者在标题下方用括号注明某年某月某日某会议通过字样。 二、正文,正文的结构一般由三部分组成。一是开头部分,简要交代决定的缘由、目的、根据,二是主体部分,主要写决定的内容,落实决定的要求和措施,要求具体明白、层次清楚,便于有关单位执行,三是结尾部分,用于提出希望、要求或执行说明。有的决定需要带附件。有附件的决定,应当于正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称或依据,并将附件附在主件之后。 决定是机关、社会团体对某些问题或重大行动作出安排。决定一经作出,就不容改变,必须照办。它或者是有法规作用,或者是有行政约束力,所以,作决定时,必须十分慎重。 1,标题写“决定”或“关于××的决定”等字样。 2,写正文内容,交代作出决定的原因和决定本身。 3,最后写作出决定单位的名称,加盖公章,和作出决定的日期。 决议的写作 决议是指按一定法定组织程序组成、召开的会议对会 议通过的重要事项、商讨定迨的重大问题、研究作出的重大决策、要求贯伺拭行的意见、对工作作出的部署安排时使用的公文文种。 格式要点 1,决议作为规范性公文文种与其他公文显著的不同点是,必须是经过一定会议议决的事项才能使用“决议”,不经会议不可能产生决议。同时,从文书处理工作的实践来看,并不是所有会议决定的事项都可以形成决议,原则上讲只有经过法定程序选举或经过其他组织原则按照一定程序形成的会议、委员会会议才能形成决议。工作会议、专题会议或其他临时性会议决定的事项一般不应使用“决议”的形式行文,而采取会议纪要的形式。因此,决议的释义中在会议前加上“一定的”三个字作定语,筻是为了表明不是所有的会议,这样表述更科学一些。 2,决议用法一般有以下三个方面,一是讨论通过的议案、报告、法规等文件要求有关方面在执行中体现的基本原则、基本精神使用决议,二是对会议整个过程中议决的事项进行全面概括形成的结论使用决议可称综合性决议,三是会议多项议程,一一形成意见后就单项问题形成决议称单项决议或专题决议。 3,决议的制发主体是会议或委员会,决议的标题,一般由会议,委员会,、内容、文种组成。这是一个代表性极 强的典型的决议标题。再一种标题形式是会议加文种,内容省略,如《黄河机器厂第一次职工代表大会决议》,这种标题不适用单项决议。 4,在写作手法上,决议的内容一般是针对重大问题通过一定组织形式的会议讨论通过郑重作出的决定,事关重大,如全国人大及其常委会通过的一些决议本身就是法律。因此,在行文表述上应十分慎重。要求逻辑严密,用语精确,条理分明,具体明确,严谨、简练、准确。以正面阐述为主,阐述清楚,说理透彻,少作解释,对议而未决的事项,有意回避,避而不提。经常用“会议一致认为’’作段首语。 5,决议应在标题之下正文之前标明决议通过时间和会议全称,一般形式为,”X X年X月X日X X X X代表大会常务委员会第)<次会议通过。需要说明,上述内容应加括号。但有些例文,没有括号,我们保持了原状。 6,决议无落款、无印章、无发送单位,决议在产生会议的范围、辖区、行业、系统内有效。决议除可见报、张贴外,作为公文其行文形式可由会议的常务委员会、日常办事机构印发。印发时还可由印发机关下发关于印发的通知等。 7,决议一般应是会议讨论通过的重大事项,有些一般 性单项事项,即使会议讨论通过,往往也不以决议的名义发布,而由会议的常设机构以决定的形式下发。 8,决议的制发主体是会议,决议行文应注意避免把会议与会议的常设机构委员会、大会主席团等相混淆。决议每段开头的常用语通常是”会议认为”,”会议强调”、“会议号召”等固定格式,与其他二文有明显不同。 决定与决议的异同 1,决定与决议同属于对重大问题作出决策时使用的公文文种。所不同的是决定的制发主体一般是机关,也可以是会议,决议的制发主体只能是一定组织的会议。 2,从内容上讲,决定事项一般涉及某一方面的问题,内容比较单一,决定内容也比较具体,有较强的针对性和指令性。决议则内容广泛,有时与决定特性一致,有的则只作认定性、认可性的结论。在用语上决议多用概括性、结论性的语言,而决定则多使用陈述性、批示性用语。 3,决定单独行文时格式上与其他通用规范性公文一样,有编号,有发送单位,与行政机关的公文一样三二决议除见报、张贴外,单独行文,无编号,无发送单位,不鉴印。在实践中,往往由其常设机构以印发的形式行文。 通报的写作 通报由标题、主送单位、正文、发文机关和日期组成。 标题 由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。如《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》、《关于人大建议、政协提案办理情况的通报》等。 正文 表彰性通报和批评性通报一般分为三部分,,一,主要事实。表彰性通报要突出主要先进事迹,批评性通报要抓住主要错误事实,,二,分析指出事例的教育意义。表彰性通报,有在阐述先进事迹的基础上,提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害,产生的根源和责任,指出应吸取的主要教训等,,三,决定要求。表彰性和批评性的通报,应写明组织结论与予以表彰或处理的决定,同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。为了防范和杜绝类似错误发生,批评性通报的结尾处,通常要有针对性地提出防范的措施或规定。传达性通报一般不写决定要求。,四,生效标识。在正文右下方标明发文机关名称,加盖印章,写明发文日期。情况通报有两种形式,一种只对有关事实作客观叙述,另一种还对有关情况加以分析说明,有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。 第五周 条列、规定、意见、函 条列的写作 1,标题 条例的标题是“主题+文种?,如<职工生活困难补助管理暂行工作条例>、<教研组工作条例)。 2,发布 发布与制度相同,一律放在标题下面,但通常是以公布日期与公布机关来表示的。个别条例的发布置正文后,成为落款。 3,正文 条例正文的格式有两种,一是章断条连式,一种是以条一贯到底式。章断条连式第一章是总则,不独立于各章之前,条数从总则部分开始分下去,最后要设一章“附则”。以条一贯到底式,不分章,开头就是第一条,直到最后。 (二)条例的写法 1,开头部分 条例的开头部分通常是开宗明义,首先交代制定条例的目的,以“为了……,特制定本条例”的句型开头。这样能强调条例的针对性,突出其行政约束力。其次,条例开头部分还要说明条例所涉对象范围,以便为下文的正式规定提 供基础,也为条例的专指对象确定一个明确的外延。 2,主体部分 这部分是条例所规定的具体事项,即“条例”所在。写作条例,它的总要领就是“条例条例,有条有例”。所谓“条”,就是从正面规定的条文,包括应该怎样做和不应该怎样做两方面的内容,所谓“例”,不是指事例,而是从反面加以说明的例子,即规定如果做不到就该怎样处理。这是条例写作一个明显不同于其他文种的地方。条例的强制性,主要是通过“例”体现出来的。这一部分的行文步骤,一般是“条”在前“例”在后,以条为主,正反相辅相成,是非界线分明。“条"当中的“应该,,与“不应该?这两个方面,可以揉在一条规定里对照说明,也可以把“不应怎样做”的内容集中在一条或几条里单独说明。至于“例?,必须在后面单独写作一条或几条或一章以示突出。 3,结尾部分 条例一定要有专门的结尾,说明实施要求、生效日期,或者是解释与修改权属,与原来有关文件的关系及其他未尽事宜的处置办法,以强调它的严肃性和行政约束力。 规定的写作 规定是一种法规性文件,用以制定某项工作的实施细则或具体管理措施,属于下行公文。 规定由标题、日期、主送单位、正文、发文单位几部分构成。 (1) 标题 与大多数公文的标题写法相同,由发文单位、事由和文种三部分组成。如《××市人民政府关于组织职工技术比赛的规定》。 (2) 发文日期 可以放在标题的下面,也可以置于正文之后。经一定会议批准的重要规定,日期在标题之下,基层单位和机关制定的,日期写在正文之后。 (3) 主送机关 普发性规定,通常不写主送机关,而且常采取"通知"转发的形式。如《中共××市委办公厅关于印发督促检查、信息、文件处理工作三个暂行规定的通知》。 只在某些范围内实行的规定,可以按一般文件的格式注明主送机关。 (4) 正文 正文一般分为开头、主体、结语三部分。 开头。规定是对某项工作的管理措施,可以是全面的,也可以是专项的。开头部分总述制定本规定的目的、依据,有针对性,必要时也可叙述制定原因。 主体。通常采用条目式写法,一项内容为一条,简明、准确、具体。内容简单的就直接写出,不必分条,写作时要灵活掌握。 结语。一般用"本规定自发布之日起施行"或"本规定自××××年×月×日起施行"表述。除此之外,也可写出该规定的解释权所属者。 (5) 发文单位 发文日期置于标题之下的,正文后可不写发文单位名称,发文日期写在正文之后,应注明发文单位名称 意见的写作 “意见”是对重大问题提见解,对重要事项提出解决办法,或上级机关对重要问题、重要工作提出意见和建议时使用的公文文种。“意见”作为公文的文种的时间并不长。20世纪70年代以前行文中以“意见”作为文种还不多见。到了80年,尽管国家有关公文处理的规定中没有这个文种,但在机关工作实践中,根据实际需要,”意见”已作为不规范公文文种逐步被人们接受,不过使用中往往用通知的形式印发,事物总是在不断发展的,没有一成不变的真理。实践中,有些内容的公文,再三斟酌,反复琢磨,只有用“意见”才合适。如《中共中央关于坚持和完善中国共产完领导的多党合作和政治协商制度的意见》,用“决定”不行,用“通知” 不妥,只有用“意见”最合适。从这个意义上讲,是实践创造文种。1993年国务院法制局会同国办秘书局召开修订1987年版的《办法》研讨会时,不少与会者根据机关实际行文中“意见”使用已经较为普遍这一现实,曾建议将“意见”增列入《办法》中的正式文种。同年11月国办印发修订的《办法》,“意见”未被列入正式文种。此后,1996年中办印发的《中国共产党机关公文处理条例》,“意见”终于列为正式文种。2000年8月国务院再次对1993年的《办法》修订时,取消了长期不使用的“指示”,增加“意见”作为正式文种。这样,“意见”被《条例》和《办法》共同列为正式文种,成为通用规范性公文。 格式与写作特点 1,意见可以是下行文,可以是上行文,也可以是平行文。既可以作为建议性意见向上级机关报文,又可以作为指导性、指示性的意见下发。当然,在行文内容侧重点上将有较大的区别。 2,意见在行文格式上也具有较大的灵活性或者称之为不确定性。即意见可以抬头,也可以不抬头。可以直接行文,也可以要求上一级机关批转。成文时间、落款可以放在文尾,也可放在标题之下。这种行文格式上的特点也是其他文种所没有的。实践中直接上行文、直接下行文应抬头,成文时间、落款应在文尾。印发或批转的意见成文时 间和单位往往放在标题之下。 3,意见作为下行文,一般是上级机关对重大问题、重要事项、重要工作提出指导性、指示性的意见,对重要工作部署作出安排。这类文稿在文字表述上一般是就某重大问题有感而发,有情况、有问题、有分析,还有指导性意见。因之,情况应真实、准确、简明、扼要,对存在问题的表述应一语中的的,抓住要害,删繁就简,不必列举事例,分析应上升到理性,不可就事论事,而且应条理,针对性强,指导性意见应有一定理论高度。提出解决办法的措施要切实可行,不可提出过多过高的要求,操作性尽可能贴近实际情况,下行文指导性,一定要防止头重脚轻。情况、问题、分析要简明,把重点放在指导性意见上。不可只提出问题,而没有解决办法和措施,这是意见自大败笔。 4.意见作上行文,一般应是下级机关对重大问题提工的见解、解决问题的办法作为建议请求上级机关批转、转发。在文字表述上更应把重点放在解决问题的办法、考施上。另外,应当特别注意,凡是本部门职权能解决、能办到的事项,似不必在意见中出现。要体现部门负责的原则。只要本部门能做到的办法、措施,就无必要再向上级建议。只有自身无法解决,本部门、单位的工作涉及其他部门,超出自己职权范围的事项,才在意见中表达清楚,争取上 级机关认同,以上级机关名义批准、同意、批转、转发,达到促进工作的目的。意见作为上行文,在文头部分应标注签发人姓名,在文尾应加一句“以上意见如无不妥,建议批转各地各部门执行”的字样,以便作办件运转。 5,实施意见是比较常见的一种公文文体。实施意见都是下行文。一般是为贯彻上级机关颁布、下发、施行的重要法律、法规、规章和重大政策而行文。在2000年的矛《办法》实施前,这类实施意见在行政机关一般以通知刁名义印发。党委机关几年前即直接行文。实施意见不同于其他作为下行文的意见的特点在于,主题明确,就是围绕上级机关制定的某一重大问题、重大政策,结合本地本单位情况提出的贯彻意见,具体的解决办法。与其他下行文的意见相比,情况部分要求更简略,甚至不要情况,开门见山,开头即“根据上级某某文件精神,结合实际,特制定本实施意见”。行文中可将上级来文精神穿插其中。重点做好上级文件精神与本地本单位实际结合的文章。如某项重大工作部署,指导思想、任务、目标、措施、政策等,都要体现与单位情况结合,切忌照抄照搬。 6,意见作为平行文,在适用范围上一般系涉及两个或两个以上单位部门己三事不,甲互之间表达自己对某一问题的意见、见解—如跨流域河流,?亏染治理,省际、市际、 县际边界勘界事项等等,过去使用“函”,相互之间的关于某某问题意见的“函”。新的《办法》实行后,即可以使用意见。如《X X省人民政府关于某某河边界走向的意见》、《国家环境保护局关于X X河流域污染治理的处理意见》。这类意见一是提出见解,带有商榷的意思,二是提出解决的办法,带有建议的性质。使用“意见”作文种就比“函”更加灵活。 7,意见的行文格式,目前还没有规范的统一要求。常见的有四种,一是上下行文均抬头,有受文单位。上行文作为建议报上一级机关,抬头直书直接上级机关名称,下行文下发指导性意见,与通知一样,受文单位为听属下一级机关、单位。凡抬头的“意见”,行文中落款一骰应放在文尾。与其他上下行文同。二是意见不抬头,与公报、公告同。一般应将制发机关、制发时间敦在标题之下。也有的把落款时间放在文尾。由于“意见”内容一般涉及重大事项、重大政策,制发机关、时间放在标题之下,一目了然,以示庄重。三是批转、转发意见。行文形式上是通知,内容是意见。被批转、转发的意见以上两种情况都有。一般来说应采取抬头的形式,如部门要求党委、政府批转的意见,应有抬头,即意见呈报机关。且在文尾有以上意见如无不妥,建议批转各地各部门执行”字样,呈报机关、时间在文尾。少数情况也有意见不抬头,制发机关在意见标题之下, 文尾没有请求批转的字样。四是印发本机关的工作意见、实施意见。这种文体行政机关在新《办法》实施前比较普遍,即使在党委系统也较常见。主要原因是有些意见中不便表述的内容,在印发通知的导语中表达。应当说在在意见作为通用的正式文种后,印发意见这种情况应逐步被直接发意见所代替。 函的写作 函,即信;公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制,如不用正式文件头,也可不编文件号,有时还可不拟标题,因此用起来极为简便。 公函大体有以下几种用法: 1、下级机关向上级机关询问一般事宜,或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。 2、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜, 3、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时,也常用公函。 4、向上级机关请示较小事宜也常用函。 函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。 函的结构、内容和写法 由于函的类别较多,从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。 公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下: (一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。 1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。 2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明全称或者规范化简称,其后用冒号。 (二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。 1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用"现将有关问题说明如下:"或"现将有关事项函复如下:"等过渡语转入下文。复函的缘由部分,一般首先引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由。 2、主体。这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。无论是商洽工作,询问和答复问题,复函的格式。还是向有 关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函,还要注意答复事项的针对性和明确性。 (三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。 (四)结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项,选择运用不同的结束语。如"特此函询(商)"、"请即复函"、"特此函告"、"特此函复"等。有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用"此致"、"敬礼"。 (五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。