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办公室业务培训方案

2017-09-18 26页 doc 45KB 364阅读

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办公室业务培训方案办公室业务培训方案 办公室业务培训方案 篇一: 2017 办公室培训计划2017年综合办公室培训计划 一、总则 办公室作为公司的一个重要部门,负责处理公司日常事务。包括对上级任务,指示做到上通下达;协助督促各部门之间正常工作的开展;管理公司的一些物资,包括档案、办公用品、用具及报刊、杂志等;会议室的管理及服务;负责公司各项接待活动的工作人员的统一调配和后勤保障;负责会议纪要的形成及会议精神的传达等等。 由此可以看出,办公室是一个服务于生产,沟通上下的部门,所以,办公室的培训就应该是多方面的,除了基础工作...
办公室业务培训方案
办公室业务培训 办公室业务培训方案 篇一: 2017 办公室培训计划2017年综合办公室培训计划 一、总则 办公室作为公司的一个重要部门,负责处理公司日常事务。包括对上级任务,指示做到上通下达;协助督促各部门之间正常工作的开展;管理公司的一些物资,包括档案、办公用品、用具及报刊、杂志等;会议室的管理及服务;负责公司各项接待活动的工作人员的统一调配和后勤保障;负责会议纪要的形成及会议精神的传达等等。 由此可以看出,办公室是一个服务于生产,沟通上下的部门,所以,办公室的培训就应该是多方面的,除了基础工作外(如会议记录的格式)更多的应该注重服务意识和各种礼仪的培养。所以,为全面提升办公室人员的综合素质和业务水平、进一步推进办公室工作的开展、更好的为生产服务,结合实际,特制定《综合办公室2017年员工培训计划》。 二、培训对象 办公室全体员工 三、培训时间 培训时间: 2017年2月28日 14:00—17:00四、培训内容安排 (一)文件工作培训 文字工作是办公室最主要的一项工作之一,故加强文字工作 文字工作培训内容如下: 的培训显得尤为重要。现拟定2017年 1、公文的写作 主要是对文字写作的培训,包括介绍和区别各个文种,重点是请示、会议记录的格式内容以及草拟等。 2、文件的处理 主要包括收发文以及文件的管理工作,进行电子档的制作,定期对文件进行全面整理,对新文件进行整理、归类、保存等 (二)办公用品管理培训 主要为学会对办公用品进行统筹分配管理管理,做好物资采购分配、及清点登记,并负责发放领用。学会对办公用品的进出进行相应台帐登记。 (三)服务礼仪培训 办公室作为后勤保障部门,应树立良好的服务意识,所以一个好的服务态度及礼仪就显得尤为重要了。主要包括仪容仪表、礼貌、礼节、礼仪、工作纪律、服务意识等方面的培训。 (四)各项、细则的培训 公司的各项管理制度以及考核细则等各项制度的培训,希望能加强各位员工的纪律意识。 五、培训纪律 1、培训后进行考核。 2、参加培训的职工,必须准时到培训地点,迟到、早退的根据公司的规定实施。 希望能够通过一系列的培训,将办公室的工作完成的更好,使每个成员都得到能力上的提升。 办公室 2017年2月26日篇二: 办公室业务知识培训 中搜中国百货 网址: 126.am/7180z2 宝业集团办公室业务知识培训资料 年宝业集团办公室业务知识培训班 培 训 资 料 宝业集团股份有限公司 二00六年七月 2017 第一部分 办公室业务实用手册 一、办公室人员素质 一、办公室人员的职业道德要求 1、忠于职守 2、严守机密 3、恪守信用 4、甘当无名英雄 5、增强主动性和创新意识 6、注意自己的言行举止 二、对办公室人员的知识要求 1、熟悉法律、法规知识 2、学习外语知识 3、掌握电子商务知识 三、基本功要求 1、口头表达能力: 应该口语标准、口齿清楚、条理清楚、思维敏捷。 2、书面表达能力: 要熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧,随时注意积累资料,不断提高写作水平。 3、办事能力: 能分清轻重缓急,做到不误事,不拖事,统筹安排工作。 4、洞察能力: 善于理解上司的意旨,并且能够以自己清晰简明的语言加以复述。观察时要客观全面,抓住事物的特点和规律。 5、应变能力: 遇事不慌,做事处理问题既要符合原则,又要有一定的机动性和灵活性。 6、心理调适能力: 应具备良好的心理状态,在工作中应努力培养积极的、自觉的、坚毅的、果断的、理性的心理因素。 四、工作的原则 1、主动而不越位 2、服从而不盲从 3、沟通而不封闭 4、挡驾而不阻拦 二、日常公务 一、日常工作的主要事项 1、日常工作: 包括办公室管理、通讯工作、接待工作、督查工作、保密工作、使用保管印章工 作、文件传阅等事项。 二、接电话的技巧 1、接听及时 2、态度热情 3、做好电话记录: 电话记录应记清以下几方面: (单位: 姓名: 回电号码: 内容要点: 来电时间(准确到几点几分): 接话人签名: ) 4、讲究文明礼貌 三、打电话的技巧 1、做好打前准备 2、语言文明礼貌 3、做好电话记录 4、讲求效率 四、怎样保管使用公章 1、公章的保管 印章是机关、企事业单位在各种业务活动中,表明身份、具有法 律效力的凭证,必须妥善保管。 公章由单位主管指定专人保管并使用。没有上司批准,不可将公章委托他人代 管。 2、公章的使用 盖用单位公章,必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人 审核签名批准。 做好用印登记工作,登记内容包括用印人、事由、日期、签发人、经手人、印数 等。 凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章。公章盖在文未落款处,应“骑年盖月”;带有存根的公函、介绍信、还要在正本和存根连接处的骑缝线上加盖公章。 盖章一般使用红色印油,应摆正位置,印文清晰可识。印章管理人对用印有监视、监督权,对于不合法或不合手续的用印,有权拒用或提出异议,即使有上司签字,也可请求复议,不能有求必应。 如因机构变动停止使用的,应当将原印交回制发机关封存或销毁。 五、怎样管理和使用介绍信 1、介绍信的含义和作用 介绍信是机关、团体、企事业单位用来向有关单位介绍前去联系的派遣人的情况与任务的一种专用信件。它具有介绍与证明两种作用。 最常用的介绍信有两种: 书信式介绍信和带有存根的普通介绍信。 2、介绍信的管理 介绍信一般由管理公章的人一同保管并使用。介绍信与公章需同等重视,不可缺页和丢失。 3、介绍信的使用 领用介绍者须经主管批准,不得擅自开具发放。 六、怎样做好督查工作 1、督查工作的涵义 督查,是指协助上司,对决策的实行情况进行督促、检查。督查包含督办和查办的含义。 2、督查工作的原则 ?遵守上司负责、工作人员承办的原则。?坚持实事求是的原则。?应坚持分工合作,不能越俎代疱。 3、督查工作的程序 ?立项。?通知。?催办与调查。?请示。?结案归档。 三、文件管理 一、文件管理常识 1、什么是文件 文件是各级组织传达方针、政策,下达指示,汇报工作,交流经验,联系上下‎‎左右的工具。 2、什么是文件管理 文件管理是办公室协助领导机构处理文件的一个工作系统,文件管理是办公室工作的重要环节。 文件管理不仅能迅速、准确地传达、落实上司的各项决策,而且对提高工作效率有着重要意义。 3、文件管理的特性 文件管理具有及时性、准确性、重要性。 二、怎样做好文件传阅工作 1、做好文件登记工作 2、文件传阅规则 ?文件传阅的顺序,一般应先送给组织的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读,然后送与其他有关需要阅知的对象。 ?遇到文件人数少,应按先办理、后阅知,先主办、后协办的顺序依次进行。 ?业务性的文件一般先送主办部门办理,后据批办所规定的阅知范围逐一传送。 ?所有传阅的文件均应以文书人员为中心进行传递,这种传阅文件的方法称为“轮轴式传阅”。 ?每份传阅的文件,文书人员要在文件首页附上“文件传阅单”。文件阅毕后,阅看文件的人员要在“文件传阅单”上签注姓名和日期。 3、文件传阅完毕 要将文件收集齐全,有查考价值的文件要收齐,编卷号,及时归档;没有查考价值的文件,应按规定进行销毁。 三、怎样做好文件借阅工作 1、借阅范围 只有发文单位规定的阅读范围以内的人,才可传阅;不属应阅范围的人要借阅文件,须经有关领导批准。 2、建立文件借阅登记薄 文件登记薄应包括借阅时间、文件标题、文件字号、人数、借阅人、退还时间等项,每个人都必须认真填写。 3、及时清理 对于自己管理的文件要及时检查整理,做到一周一小清、一月一大清、一季一核对、半年一整理,一经发现问题,要主动、及时上报,以求迅速解决。 4、遵守保密规则 对于保密文件,要按文件保密的要求严格执行,应随时请示领导,借出时应交待清楚注意事项。 四、文件的存放工作 1、对未办毕文件的存放 对未办毕或未归档的文件,一般采用硬壳文件夹分类存放。每个夹最好有个目录,以便查找。 2、对已办毕文件的存放 ?对已办毕的、具有一定查考利用价值的文件材料,为了便于文件的查找利用,便于文件的保管,要进行文件立卷工作。 ?文件立卷是指按照文件在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。 ?工作活动中形成和使用的文件以及其他有关的材料,如照片、图表、胶片、录像带、磁盘等应由文书部门逐年移交给档案室集中保管。 五、办公室应装备参考资料 1、新知识资料 2、决策参考的资料 3、上司日常所需资料 4、历史凭据资料 5、办公室使用资料 六、办公室资料的收集渠道 1、订购是获取资料的主要渠道 2、通过交换获取资料 3、利用互联网获取资料 4、从图书馆获取资料 5、从各种会议获取资料 七、怎样积累办公室资料 1、了解本组织的工作 2、日积月累3及时整理 八、怎样管理好办公室资料 1、 筛选 2、登记 3、分类 4、编目 5、微机管理 四、协调与沟通 一、沟通的作用 1、沟通的涵义 沟通主要是指业务信息的传递和交流,是融洽人际关系的一种手 段,是行政管理工作和秘书必不可少的手段之一。 2、沟通的作用 ?通过沟通,可以把自己的情况告诉外界,又能把外界的情况吸 收进来。 ?沟通可以“深化认识”。 ?组织之间的沟通实际上是人际沟通。 二、怎样做好沟通工作 1、做好准备工作 2、提高沟通效率 3、提高自身素质 4、了解沟通对象 5、排除心理障碍 三、与同事沟通的技巧 1、消除竞争心理,建立合作关系 ?在通常情况下,消除“心理屏障”,主要不是 靠语言,而应该用行动向对方表示。 ?与同事相处时,应努力做到以下五点: 以尊重为前提,以合作为导向;分清范围,掌握处理分寸;谨防祸从口出; 顾全大局;保持联络,沟通情况。 2、进行公平竞争 四、协调工作的作用 1、协调的涵义 协调,就是通过协商、沟通、调解等手段,使产生矛盾的各房消除隔阂、彼此理解、求同存异,使矛盾得到解决,达到和谐统一。 2、怎样做好协调工作 协调工作必须以平等、友好、诚挚的态度对待当事人,即使他们是下级,也必须充分地尊重,应耐心听取对方的陈述,虚心听取对方意见,磋商解决的方法。 五、会务工作 一、会务工作的基本内容 1、会务工作的涵义: 就是为会议提供具体的事务性服务工作。 2、会务工作的内容 会务工作分会前会务工作、会间会务工作、会后会务工作。 会前会务工作包括: 了解会议宗旨、制定会议计划、确定会议议题、确定与会人员、制发会议通知、准备会议文件、布置会场等内容。 会间会务工作包括: 会场组织服务工作、主持会议发言、做好会议记录等工作。 会后会务工作包括: 会议结束服务工作、编发会议简报、作会议决算、汇编会议文件、总结会议工作等内容。 二、怎样制定会议计划 1、会议计划的内容: ?提出召开会议的原因、依据;?确定会议名称;?提出会议的规模;?提出会议的大体时间(日期)、地点;?提出会议筹备组的组成名单;?会议议程;?提出请上司到会并讲话的建议;?会议的经费预算; ?会议的准备工作,包括需用哪些文件,会场怎样布置,食宿、车辆安排等。 三、怎样确定会议议题 1、会议议题的提出主要有三种情况: ?会议议题由上司提出。?会议议题由有关部门及与会人员提出。?会议议题由办公室人员提出。 2、会议议题的筛选 ?议题必须是符合会议职权范围内的问题。 ?办公室人员要协助领导从两个方面把好关: 一看这个议题应不应该作为议题安排在会上讨论。二看这个议题提交审议的准备工作做得怎样,是否具备在会上审议的条件。提交会议的议题要力求表述准确,概括全面。 四、怎样确定与会人员 注意事项: ?要周到全面,不漏提错提。?从有利于工作和保密的原则出发,做到提名合情合理,不宽不严。?要注意与会人员素质与智力结构的合理性,以便产生新思想,提高会议效率。 五、怎样制发会议通知 1、会议通知的涵义 为使会议代表有所准备,只要会议时间 、地点、内容一经确定,就要制发会议通知。会议通知按形式,有口头通知和书面通知两种。会议邀请函、请柬属于书面通知。篇三: 办公室工作培训提纲 办公室基础工作培训提纲 一、文字管理 为了强化公司的电子文档管理,统一规范公文格式,塑造完美的企业形象,凡由我方承办的文件、稿件、、信函、证明等公文,无论对内对外,一律执行如下标准: 1、字体: 大标题为小二号黑体加深;小标题为三号黑体加深;正文、副标题和落款一律为三号仿宋GB2312。对单页不足200字的公文,标题和正文的字号可提升一档。 2、边距: 默认状态: 左右3.17,上下2.54,单倍行距,26字*22行=572字。调整后: 上2.7,下2.3 ,左右2.7(侧装订时: 左3.1右2.3),28字*25行=700字(朗读约三分钟)。700-572=128,22%。 3、行距: 一般行距为: 为固定值28-30。标题和正文字号提升一档时,行距可加大到32-35。成文后务必再调整一次行距,设置两端对齐。 4、格式: 大标题应上空一行;正文与大标题和副标题之间再空一行;段落为首行缩进两格;页码为阿拉伯数码居中;落款名称应为单位全称,日期为插入中文款式,居中于单位全称之下,整体位于页面右下方(第十八行以下、右进二);阿拉伯数码只能用于各种经济数据,及需要突出数量的语句。领导讲话稿其姓名要居中于大标题之下,中文日期居中于姓名之下。 5、层次: 二层次公文,一层标号为“ 一、”,二层标号为“ 1、 ”。三层次公文,一层标号为“ 一、”,二层标号为“ (一)”,三层标号为“ 1、”。四层次公文,四层标号为“ (1)”。 6、保存: 纸质文档要按时间顺序分类编号保存,登记目录要有日期、题目、作者、序号,文档右上角也要标明对应的序号,以备查找;电子文档要在快捷方式上按六位数码标注日期(10年7月25日标为100725),复杂的名称要浓缩,简单的名称(如: 通知、协议等)要标明内容。 7、监管: 办公室首先要掌握规范内容,带头执行规范,同时还要加强对本单位文字材料的监管,凡是文字不规范的内部材料一律返工,不予盖章。 二、印鉴管理 1、原则: 专人保管,授权使用,空白不盖,概不外借。 2、程序: 涉及、担保及有金额标底的协议文本,必须经公司级主管领导签字或授权, 由主管部门人员现场监督才能盖章(原则是: 先签后盖)。涉及由专业部门把关的文本,应先由专业部门审核盖章后再加盖公章。 3、用印: 基础平整,核对无误,印记端正,压年盖月。对既有单位名称又有年月日的两行落款,印章底边要压住第二行;对只有年月日的单行落款,印章底部要压过五毫米。 4、登记: 用印后要进行登记,登记内容要有: 用印时间、用印事由、用印部门、经办人。 5、警惕: 末尾有章,中途修改不盖~后补骑缝不盖~填写不全不盖~无人监管不盖~无专业审核不盖~且印章不能脱离监管人员的视线。 三、接待礼仪 1、前期准备: 场所选定,室温设定,影音设备,礼品准备,领导名片。会标、桌牌、纸笔、烟茶、水果、湿巾等视情况而定。我方出席人员的确定和通知。关键环节要事先演练。 2、会客安排: 如在会客室接待,宾主双方要以“宾左主右”(即: 宾在主的右手侧)的位置就座,其他人员随各自领导方向,按级别“里高外低”在两侧就座。如在会议室接待,进门对面一侧安排客方就座,最高领导居中,其左手边为二号人物,其右手边为三号人物。签约仪式站位也如此,只有吃饭主客右手边。 3、其间工作: 做好记录(必要时可录音),掌握人员级别和数量(含司机)及时传至场外,以备安排就餐;现场服务要把握时机;还要加强沟通、索取名片、分类留档。 4、用餐安排: 可事先按照领导要求安排,或事中提示领导尽早安排订餐。席位安排要先确定主位,其右手边为二号人物,其左手边为三号人物,以此类推。少数民族、领导司机和相关禁忌都不能忽略。四人餐可两凉三热;六人餐可三凉四热;八人餐可四凉六热;十人餐可四凉八热。用餐标准可按位计算,视情况可每位100-300元不等。主食要提前安排,车辆要提前调度,结账一定要审单,发票抬头一定要确认。 5、接待用车: 要主动向客人通报司机姓名,联系方式,车牌型号。同时也要将候车时间、地点以及客方的联系人告知司机。坐席一般右后位为嘉宾席,左后位次之,副驾驶为向导。因多机场、多航站楼的原因,接送客人时要掌握航班号,弄清飞机起落的准确机场和航站楼。 6、专项活动: 了解情况、确认级别、制定方案、文字材料、任务分配、方案调整、应急预案、现场控制、通讯保障、事后总结、资料汇总。 四、会务工作 1、通知: 首先按领导要求设定范围,通知要明确时间、地点、召集人和主题,要尽量通知到本人,并做好记录,要将通知和签到两个记录合二为一。 2、桌牌: 首先要掌握本单位领导的排序,重要会议要摆放桌牌,中号桌牌,浅米黑字,华文新魏。 3、签到: 要提前签到,准时主动将签到情况报告给会议主持领导,汇报缺席人及原因,请求会议开始。 4、记录: 要使用规范的会议记录纸,要使用水笔记录,逐项填写记录封面,会后立即整理,以便归档。要抓住重点内容,弄明领导意图,记清发言人姓名和发言要点。 5、纪要: 凡上级领导视察参会时,或根据领导要求,要及时整理会议纪要,可借助录音笔帮助后期整理工作。 6、落实: 对于形成的会议决议,我们要根据要求进行跟踪落实,并及时将情况反馈给相关领导。 五、资料管理 1、分类: 会议记录,总结讲话,专项活动,报刊摘要。也可根据自身情况制定类别,原则是要便于查找。 2、登记: 要设资料登记目录,按时间顺序进行登记,栏目应有: 日期、题目、作者、序号。同时,在每份资料首页的右上角也要标注同样的序号,以便日后查找。 3、保存: 用资料盒方式收藏,一盒一个目录,由专人负责保管。热敏纸的传真件和非A4规格的资料,应采取复印和粘贴的方式,统一转换成A4标准。电子文档的保存,由各经办人先收入自建文件夹保管,并由专人定期进行统一备份。 4、文件盒: 各种文件资料一律采用档案局监制的牛皮纸资料盒收存。文件盒尺寸应为: 高31厘米、宽22厘米,厚为: 3厘米、4厘米、5厘米。 5、标签尺寸: 标签采用A4白纸,在EXCEL表格上制作。标签的实际尺寸为: 高13厘米、宽2.7厘米;单元格设定值为: 行高35 5、列宽12.25。每张A4纸可作标签14个。 6、标签字体: 标签内容以四个字为宜,字体为36号黑体加粗,字间距为15号字距,且整体居中。 7、标签位置: 标签粘贴高度为文件盒下空5厘米,左右居中,无论文件盒多厚,标签只此一种。 8、清理: 电子文档一旦定稿,要立即删除之前的所有草稿,并按“文字管理”第5条的规定 进行标注,避免造成混乱难查、找不到正版的现象。 9、借阅: 资料的借阅要严格履行借阅登记手续,要设借阅登记本,要注明借阅人、借出时间、归还时间、经办人。并要及时催收,避免遗失。篇四: 办公室培训内容 办公室工作事务 一、对办公室的基本认识 办公室是直接为组织服务的综合性办事机构。它承担着“参与政务,组织会务,管理事务”的重要职责,既起着承上启下、协调左右、联系内外的服务纽带作用,又有传递信息、研究方针政策、辅助领导决策的作用,是一个单位的中枢神经系统和对外形象的窗口。组织里事关全局的决议、领导的各项指示、批示,都要在办公室的协调、督办下落实。办公室工作主要包括三个方面的内容: 参与政务、处理事务、搞好服务。其业务范围一般包括文件收发、办理公文、起 草文件、制定计划、组织会议、管理印章、接待来访、检查协调、处理信息以及完成上级交办的具体事项等。 一、办公室的性质和特点 办公室作为综合管理机构,具有多方位、多渠道、多层次、多功能等的特点。 1、综合性 办公室作为一个单位的重要机构,涉及的范围非常广泛。它既要承上启下地协调沟通,又要与外部进行联系;既要参与行政决策,又要管理事务,具有很强的综合性。办公室必须从总体出发,统筹安排各项工作,充分发挥它的综合功能。 2、繁杂性 办公室的工作通常是繁杂而具体的日常事务。 - 1 - 3、服务性 服务性是办公室工作的一个重要特点。作为一个承上启下的综合事务机构,办公室既要服务于决策层,又要服务于基层。无论是参与决策、组织各种会议还是协调各种关系,办公室都体现出了服务性。 4、严谨性 尽管办公室的工作头绪繁多,但要求办公室的工作事事有交代、件件有落实,任何草率从事的做法都可能给单位造成无法挽回的损失。因而,办公室人员应当细心地开展工作,要具有高度的责任感和一丝不苟的工作作风。 二、监理项目办公室的性质和特点 监理项目办公室是在项目总监理工程师的直接领导下,负责处理监理站日常事务的综合性职能部门。它承担着监理项目机构日常 行政事务管理、信息上下沟通、对外协调联系等多方面的任务,在对外活动中代表着公司和项目的形象,具有相当重要的地位。公司和建设单位大部分交办的事务都是通过监理项目办公室办理的。 监理项目办公室具有与其它单位办公室同样的性质和特点。但是它有着其特殊性。它不是纯粹的一个综合办事机构,它不仅要处理监理项目机构内部的文秘、财务、人力资源、后勤保障、信息化应用等方面的日常事务,负责内部的沟通和协调,而且要负责办理公司各个部门和建设单位或者质量监督部门交办的事务,同时还要承担施工单位与监理项目机构之间的协调和沟通,形象地说,就是- 2 -“上面千条线,下面一针穿”。在工作范围上讲,监理项目办公室与公司综合办公室相比,公司综合办公室职能相对单一和专业,而监理项目办公室则要繁杂得多。 三、办公室的职能和作用 办公室作为综合管理部门,其职能涉及许多方面,范围十分广泛。一般而言,主要有协调、信息处理、督促办理等职能。 1、协调职能 协调是办公室的首要职能,它渗透到办公室工作的方方面面,并在一定程度上影响着其它职能的发挥。在一个单位的组织机构中,办公室处于承上启下的地位,了解领导意图和基层需要,使它具备了发挥协调职能的条件。这就要求办公室通过多方协调以达到全面平衡,从而使单位外部有一个和谐宽松的社会环境,使内部配合密切、高效运转。一般说来,单位社会化、专业化程度越高,对协调工作的要求也越高。协调工作应遵循的原则: 总体性原则。通过协调、沟通使内部的工作统一步调,为单位的总体目标服务。在协调时,应从全局出发,做到主次有分,急缓有别。当局部与全局发生矛盾时,必须要局部服从全局。 上下一致原则。指对上对下的一致性。办公室既要为领导服务,也要为基层服务。 不干预原则。办公室在为领导决策服务中,应只致力于信息收集、协调矛盾、督促检查、催办实施,为领导提供决策备选方案等事务,而不是干预决策。办公室必须按照领导的意图办事,决不能 - 3 -有“越位”行为发生。 2、信息处理职能 主要任务就是在于通过对与单位有关的各种信息进行去伪存真、去粗取精的筛选,为领导正确决策提供依据。工作步骤包括信息收集、信息加工、信息传递、信息储存、信息输出和信息反馈。 3、督促办理职能 管理决策或上级交办事项一旦付诸实施,必须自始至终予以监督检查,保证‎‎按质按量按时完成任务。 从上述的职能看来,办公室的作用主要体现在四个方面: 助手作用、参谋作用、耳目作用和服务作用。 二、监理项目办公室主任的素质和能力要求 办公室主任既是办公室的一员,又是办公室队伍当中的管理者和指挥员。这里着重讲监理项目办公室主任需要具备的素质。 监理站办公室工作的多样性和复杂性,决定了监理站办公室主任的职责同样具有多样性和复杂性。因而,要求办公室主任考虑问题必须周全、详细,未雨绸缪,思维尽可能超前,把领导交办的事务办好。 1、要有综合分析和判断能力。监理站办公室主任要具有较强的思维能力、认识能力、综合分析能力和总结归纳能力。而这一切,最终体现在判断能力上。办公室主任要善于全面观察、分析事物,透过现象看本质,做出正确的判断,为总监理工程师或副总监理工- 4 -程师决策提供科学依据。 2、要有较强的组织协调能力。监理站办公室作为综合办事机构,本身就具有协调职能。有些问题,领导会授权办公室主任去进行协调。 3、要有独立处理问题的能力。监理站办公室作为领导的参谋、助手,虽然有一定的被动性,但是它经常性的工作是办公室事务的实施、反馈和监督,有时领导授权可代行领导职责。因此,监理站办公室主任要有独立处理问题的能力,而且办事果断利落。 4、要有较强的表达能力(口头表达和文字表达)。办公室主任经常起草各种文件 外宣传,不仅要熟悉各种公文格式和文章体裁,而且要和材料,负责项目工作的对 文字准确、优美、精练,力求做到中心突出、观点鲜明、层次清楚、语言流畅。办公室主任还要经常担负接待、办事、会谈以及参加各种会议等任务,因此,也要有良好的口头表达能力。 5、要具备一定的办公手段(包括电脑、网络等)和一定的办公管理能力(如文件资料管理、设备管理等)。 6、要有较强的适应能力。监理站办公室主任以往有着不同的经历和工作环境,对担负的角色可能会产生不适应的感觉。这里讲的适应, 一是要适应领导的工作风格和工作方法; 二是要适应不同人群的文化冲突和语言沟通; 三是要适应项目的工作环境。 7、必须具备一定的工程知识。 除去上述七个方面的能力,从公司的发展来看,办公室主任还 - 5 -篇五: 关于举办质监系统办公室主任培训的工作方案 关于举办全区质监系统办公室主任培训的 工作方案 按照区局2017年度教育培训工作计划的要求,为进一步加强和提高全区质监系统办公室工作的科学化水平,增强办公室办文、办事能力,规范工作程序,提高工作效率,提升服务领导、服务群众的工作能力和水平,经请示有关领导同意,拟于今年7月决定举办全系统办公室主任培训班,具体工作方案如下。 一、培训时间 2017年7月21日-23日(7月21日下午报到)。 二、培训地点 南宁学院名洋国际酒店 三、培训对象 各市、县质量技术监督局办公室主任(50人) 四、培训内容 办公室办文、办事应当注意的问题;如何做好信息编写及报送、督 查等工作;突发事件应急处理及对策等。 五、培训方式 集中授课、交流座谈。 六、日程安排: 七、经费预算(见附件) 广西质量技术工程学校 2017年7月13日 附件: 全区质量技术监督系统办公室主任培训
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