煤矿物资采购管理制度

煤矿物资采购#管理制度# 物资采购管理规定 第一章 总 则 第一条 为规范公司的物资采购行为，加强物资采购监管，降低物资采购成本，确保生产物资供应，保障正常生产秩序，特制定本规定。 第二条 本规定是公司物资采购管理行为的基本准则。 第三条 本规定所指物资为各煤矿的生产用设备、配件、辅助用设备、机物油料、五金、日杂、低值易耗品、劳保用品、办公用品、建材等。 第四条 树立诚信经营，供需双赢的思想。坚持“货比三家”的采购原则。通过比品牌、质量、价格和服务的方式，优化物资供应渠道。 第五条 公司成立供应部，各煤矿下设供应科或在综合科内配备相对固定的专(兼职)计划采购员，负责协调本矿物资计划和采购工作。 第六条 供应部的职责 第二章 物资采购机构的设置和职责 一、负责指导各矿制定物资计划采购、物资保管、出入库管理制度和各岗位职责; 二、负责对各煤矿计划采购员各项业务工作的指导和监督; 三、负责公司物资采购计划的编制，审定、采购的签订以及各矿物资仓储管理的指导; 四、负责物资采购的询价、议价、比质、比价和采购工作; 五、负责按计划和采购程序按时、按质、按量采购各矿申购的各类生产物资; 六、负责联系落实采购物资的运输和提货事宜。 第 1 页 共 9 页 七、负责定期组织各矿清理废旧物资和闲置报废设备，向公司提出处置报告，盘活资产。 第七条 各煤矿计划采购员的职责 一、负责本矿各类物资的计划申报、货物提取、入库验收; 二、负责本矿物资仓储、领用发放的管理，做到出入库准确无误; 三、负责对保管员的管理和监督; 四、负责公司《物资采购管理规定》在本矿的落实与执行; 五、负责本矿供货信息的沟通和反馈，确保生产的正常进行; 六、负责管辖范围物资仓库内的卫生与安全工作。 第八条 物资采购遵守的原则 一、未经审核批准的申购物资一律不得采购; 二、库房内备用品及闲置物资应首先使用; 三、凡本地区能采购的物资，在无价格和质量优势的情况下不得到外地采购; 四、大宗物资和设备的采购，必须签订购销合同，按程序交财务部和法律顾问(必要时)进行合同评审，经总经理或分管副总签字后执行; 五、在大宗物资和设备采购过程中，严格执行“货比三家”的原则，做到同类的企业比质量，同样的质量比价格，同样的价格比服务，协助供应部择优确定采购单位; 六、对于试用后的物资，是否采购必须征求矿上生产技术部门的同意后再行采购，不得在试用鉴定前采购。 第三章 物资采购的管理 第九条 为优化供应渠道，降低采购成本，公司在各矿所在地通过比选或招标的方式设立物资固定采购点，由公司统一负责物资采购(除炸材 第 2 页 共 9 页 外)和货款结算，各矿计划采购员负责到指定地点提货和收货。石粉、石料、日杂、农资产品等零星物资以及生产急件的采购，由供应部审定价格后，委托各矿计划采购员在当地采购。 第十条 各单位物资采购计划要按程序申报，每月25日前向公司供应部申报下月的采购计划。具体申报程序为:使用部门申请，部门主管签字后必须交由各矿保管员签字(证明库房有无备品，是否需要购买)，再由矿长或分管矿长签字，综合科统一编制采购计划以书面传真或邮件的方式上报公司供应部。供应部汇总各矿采购计划，交由公司分管生产和供应的副总签署意见后统一报总经理批准实施。各单位如不按规定时间和要求上报计划，造成因计划漏报物资掉缺，重复申购物资积压，由此造成对生产的影响所发生的经济损失，由所在单位人承担经济责任。 第十一条 对生产急件的采购，由申购部门打急需物资申购报告，经矿长或分管矿长签字，送公司供应部。以生产副总审核，总经理或分管副总批准同意后(可电话电话请示)，由供应部组织急购。 第十二条 小批量(5万元以下)的由供应部采取询价、比质、比价、比服务，经分管副总审批后采购;机器设备和大宗物资的采购(5万元及以上)必须经总经理审批后方可采购。 第十三条 物资采购时必须严格按照采购计划进行采购，做到不错订、不漏订，及时准确做好物资货源落实工作。签订物资采购合同时，要严格执行中华人民共和国合同法和公司合同管理制度，合同中要明确产品产地、规格、型号、数量、价格、质量、交货期限、交货地点、结算方式、运杂费承担者、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其他注意事项等，按照合同规定支付货款，特殊情况需要先款后货的需经总经理批准同意。采购物资的品种、质量、数量与计划有误的由供应部负责协 第 3 页 共 9 页 调处理，协调处理不好的承担其经济责任。 第十三条 对于市场及生产厂家短缺而申购部门又急需的物资，供应部要及时征求申购部门意见，在申购部门同意后可以采购使用部门愿意接受的代用品。否则出现不良后果由供应部负责。 第十四条 供应部必须按采购作业原则运作，对不按计划要求、质量要求采购，造成的超储积压、损失，根据过错造成原因，由申购单位和供应部相应责任人员承担经济损失。 第十五条 供应部未能按时完成采购任务时，应及早报告申购部门主管说明异常原因，提出相应解决，拟定补救办法和处理对策，对严重影响生产安全的特别重大事项，应及时汇报总经理。 第十六条 各单位申购计划后，应随时与供应部加强联系，了解清楚物资采购动向;供应部也须随时与申购单位加强沟通和信息反馈，以便申购单位合理安排生产。 第四章 物资验收入库管理 第十七条 采购物资入库时，保管员要及时本矿申购部门、生技 科、综合科等相关人员到场一起参加验收，按照采购清单核对清点物资名称、规格、质量、数量是否与计划合同及购货凭证相符，检查包装封印是否完好，计量物资按净重验收，计件物资按清点数量验收。保管员、参加验收部门的人员均应在验收单上签字，并作为财务部门付款的依据之一。 第十八条 在入库验收中发现的问题要及时通知公司供应部，并同时 做好原始记录备案。对责任不清的物资严禁验收入库。 第十九条 验收出不合格的物资，保管严禁接收，并同时报告供应部 处理。如发现保管员未验的物资收入库，出现任何质量问题由保管员负全部经济责任。 第 4 页 共 9 页 第二十条 对托收而货未到，或货到发票未到，申购单位应及时通 知供应部，尽快查实情况，协调处理。 第五章 物资的发放管理 第二十一条 物资的领用、发放，须按“先进先出、计划供应、节约 料”的原则进行发料。发料时要坚持“一核对、二签字、三记帐、四盘点”用 的程序，违反发料原则造成物资失效、霉变、锈蚀、大料小用、优料劣用以及差错等损失，由保管员承担全部经济责任。 第二十二条 各部门领用物资时，须填制领料单，经部门主管签字后 到仓库领取，领取物资时要有发料人，领用人签字。 第二十三条 保管员应严格遵守先办理领料手续后发货的原则，严禁 先出货后补办手续和自行发货。特殊情况应在一个工作日内补办手续。 第二十四条 各单位领用材料时，应严格按照部门领料单规定的内容和要求填写，不准在作任何更改，如填写错误必须重写。对不符合规定的领料单，保管员有权拒绝发货。 第二十五条 物资材料的转让和外售，以及废旧物资的处理，各矿须书面报告公司，经公司相关部门鉴定，领导审批、定价，保管员凭公司财务部收款出库凭证，方可对外出售。 第二十六条 设备配件的领用实行以旧换新制度。其中工具必须建立工具领用卡，规定使用年限，达到使用年限的，实行以旧领新制，因客观原因确实无旧件退库的，必须经部门主管签字同意度可领用。 第二十七条 劳保用品的发放，按照公司《劳保用品发放规定》执行。领用劳保用品时由各单位申请，综合科审核，矿长审批。 第二十八条 办公用品由各矿办公室编制计划，矿长审核，交公司行政部汇总后，报分管领导签署意见，总经理批准，供应部统一采购，各矿 第 5 页 共 9 页 由专人领取后负责登记发放。 第二十九条 物资出库后要及时登记账簿，保管员按月核对账目，按时填报材料购入、消耗日报表。保管员须半年、年终各盘存一次。做到账账相符、账物相符、账卡相符、卡物相符。 第三十条 库房的所有发料凭证，原始单据应由保管员妥善保管。发料凭证、原始记录要按保管时间和销毁程序办理，不可丢失。否则由保管员承担全部经责任。 第三十一条 退库的材料范围包括生产任务完成峻工多余物资，借领借发物资;矿以下各部门二级库房多余物资。退库时，物资必须完好，物资退库单要与原领料单内容相同，保管员要进行认真验收。因物资质量不合格退库，必须进行技术鉴定，出示充分数据的检查证明方能退库，以便与供货商交涉退货。 第三十二条 各矿不得随意将物资借给外单位(个人)使用，确属单位间特殊关系需借用物资的，审批权仅限矿长。同时必须办好借用手续并要求借方保证借用物资的完好，否则由责任人照价赔偿。 第五章 附 则 第三十三条 本规定自发布之日起实施，公司相关物资管理制度与本制度有抵触的，按本制度执行。 第三十四条 本规定由公司供应部负责解释。 第 6 页 共 9 页 煤矿采购管理制度 为进一步规范阳光采购，降低成本，增收节支，提高经济效益，制定本制度 一、成立招标比价领导小组 组 长:刘 杰 监督员:宋保国 尹成果 副组长:安明秋 尹明华 成 员:瑞祥供应人员、各煤矿供应科长、机电设备相关专业人员。 领导小组下设办公室，安明秋同志兼任办公室主任。 二、小组职责 1、规范各矿、公司的物资采购管理。 2、提高各矿、公司采购资金的使用效率，降低经营成本。 3、实行物资统一化、节约化。 4、加强各矿仓库储存管理。 三、计划审核 1、物资采购计划审核按《物资采购计划审核办法》执行。各单位临时性计划原则上每月不得多于二次，对因工作计划考虑不周全造成物资供应延误的，追究提报人员责任，确因特殊情况急用，生产技术处、经营管理处2日内审核完毕转瑞祥经贸有限公司组织采购。 2、经营管理处根据材料计划审查小组核定的计划，核实库存情况，能调剂的办理调拨手续调剂使用，然后确定出采购计划，于每月1日转给瑞祥经贸公司组织采购。 四、招标采购 1、瑞详经贸有限公司根据计划情况安排招标比价采购工作。 第 7 页 共 9 页 2、招标按照“三比”(比质量、比价格、比服务)原则确定中标采购厂商。 3、评标时，优先确定直供厂家作为中标备选单位。 4、瑞祥经贸有限公司要积极联系物资直供厂家，建立长期合作关系，切实降低采购成本。 五、合同管理 1、确定供应厂商后，单位价值10万元以下的设备及单批10万元以下的物资由瑞祥经贸公司与供应厂商签订合同，并按合同要求付款。10万元以上的设备、物资严格按照《关于规范设备购置环节的规定》要求，由各单位与供应厂商签订合同，并按合同要求付款。 2、合同应注明标的物资型号、规格、数量、价格、付款方式、质量保证及技术要求，明确验收标准和售后服务等条款。 3、付款方式中规定的起始时间应以到货验收合格之日起计算。 4、合同中应明确纠纷解决的方式，明确执行过程中产生法律纠纷时由新泰市人民法院裁定。 六、货物发运 1、瑞祥经贸有限公司对中标单位出具“中标通知单”。 2、供应厂商按照样品或合同中要求的商品组织货源，在约定期限内将货物送至计划提报单位。 七、验收入库 1、货物到达各矿时，供应科应积极组织验收小组对照“物资派送单”进行验收。 2、各单位对采购物资要严把质量关，验收小组人员严格按照提报计划要求进行验收，入库物资出现质量问题，严肃追究相关人员责任。 3、验收后签发物资验收单，一份留存(发票收到后办理正式入库单)，一 第 8 页 共 9 页 份交供货厂商(开发票依据)。 4、原则上供应厂商货物到达后，立即召集物资验收人员进行验收，货到至验收时间最多不超过半小时(验收人员下井除外)。 八、发票开具 1、供应厂商凭收货单位开具的“物资验收单”给新泰市瑞祥经贸有限公司或使用单位开具增值税专用发票。 2、瑞祥经贸有限公司收到发票时，要同时将“物资验收单”收回。 3、每月25日前，瑞祥经贸有限公司对各矿当月收到的物资开具增值税专用发票。开票价格为招标价格加价8%税费。 九、货款结算 1、各矿应积极组织货款的支付，收到瑞祥经贸有限公司发票2个月内将货款支付到瑞祥经贸有限公司，由集团公司财务处负责督促办理。 2、10万元以上设备、物资货款由各单位严格按照合同要求支付。 十、信息反馈 1、各矿按月对各供应厂商供应物资情况进行信息反馈(包括:质量、供货时间、售后服务等)，将反馈意见报瑞祥经贸有限公司和经营管理处。 2、对合同签订后不能按要求供货的厂商取消其供货资格。造成损失的，从投标保证金中扣除。 3、供应厂商反映收货单位验收不及时、工作拖拉及向供应厂商索、要、卡等不良现象时，由经营管理处组织落实并追究相关人员责任。 第 9 页 共 9 页