关于现代商业英文书信写作风格的探讨

关于现代商业英文书信写作风格的探讨 南宁职业技术学院0 04 04年第 No. 期1Jouma1.fNanningPolytechnic 关于现代商业英文书信写作风格的探讨 龙茜霏 (南宁职业技术学院应用外语与文化传播系,广西南宁530012) [摘要1随着国际经济贸易交流日益频繁,商业英文书信成为重要的交际手段之一. 一封恰当的商业书信 很可能会使对方愿意与你建立业务联系.因此重视商业书信写作风格并进行探讨 是很有现实意义的. 【关键词】现代商业英文书信;写作风格;达方式 【中图分类号】H151【文献标识码】A【文章编号】1009-3621(2004)01.0037.03 StudyonWritingStyleforModernBusinessEnglishLetters LONGQian—fei (NanningPolytechnicDepartmentofApphiedForeignlanguagesandCultural CommunicationNanning,Guangxi,530012) Abstract:Withtheincreasingexchangeofinternationaleconomicandtrade,businessEnglsi h lettershavebecomeoneofimportantcommunicativemeans.AnappropriatebusinessEnglishletter canmakethereaderwillingtoestablishtraderelationshipwithyou.Soitisgreatlysignificantt o payattentiontothewritingstyleinbusinessEnglishletters.Inthisregard,thisarticleisintende d todiscussthewritingstyleinmodembusinessEnglishletters,includingpractical,positive,po — lite,yourattitudeandflexiblestyle. Keywords:modemcommercialEnglishletters,writingstyle,expresslueway 当前13益频繁的国际贸易活动中,信息 交流至关重要,每天有成千上万封英文 书信发往全国各地和世界各个角落,传 递着各种各样的信息.商业书信的目的不仅要使读 者能看明白,更重要的是要让读者对你的企业有好 感,愿意和你建立业务联系.然而有些信件累赘而 模棱两可,充满陈词滥调;有些信件语气生硬,居高 临下.这些都是应该改进的.那么现代商业英文书 信应具备什么样的写作风格呢?下面就现代英文书 信的写作风格进行探讨. 商业英语书信的写作风格包括: ? 一 ,务实的写作风格 速度,效率是商业成功的非常重要的因素.竞 争者分秒必争.现代商业英文书信是很务实的,它 的风格与文学语言截然不同,一般极少抒情,且不 兜圈子.文字力求简洁,清晰.效率是第一位的,因 此最好开门见山,切中主题,简洁明了.要具备务实 的风格,在用词方面应注意以下几点: 1.选择易懂的词语 通俗易懂的词语既日常交谈中通常使用的词 语,也是较短的词语.在写信前需了解读者的文化 水平和阅历知识,所用词语应控制在读者的词汇量 [收稿日期】2003—10—12 【作者简介]龙茜霏(1975一),女,广东新丰人,南宁职业技术学院应用外语与文化 传播系讲师. 37 龙茜霏关于现代商业英文书信写作风格的探讨 范围内.对多数读者来说宜选择一些浅近的词汇, 避免使用一些生僻的词语.例如: 生僻难懂的词语通俗易懂的词语 hegemonyleadership metamorphosischange expeditiousquick foremostfirst 2.选择简洁的词语 既然一般的商业人士每天需要阅读大量书信, 因此很多人不喜欢读长信.所以应该注意剔除不必 要的词,做到用词简洁,经济.下面简洁的表达并没 有改变原义.例如: 不简洁的表达简洁的表达 fortheperiodofayearannually duringtheyourof1981during1981 consensusofopinionconsensus forapriceof$200for$200 3.避免陈腐的词语 随着现代语言的发展演变,书信语体日趋崇尚 自然,朴素和率直的风格.咬文嚼字的表达显得古 板陈旧.例如:开头用"Webegtoacknowledge...", 结尾用"Awaitingyourreply,Iam…."等.而当今 取而代之的是更通用的语汇.现将两者举例对照如 下: 较过时更通用 atthispointintimeatpresent enclosedherewithenclosed atyourearliestconvenienceimmediately inviewofthefactthatbecause 4.使用具体的词语 具体词语即清楚明了的词语.具体词语可以使 收信人不致对写信人的意思产生疑问.而抽象词语 则不同,含义不如具体词语明确,使收信人可能产 生误解.因此,为了避免误解,应尽量使用具体词 语.请看下述几例: 抽象词语具体词语 most69percent often37timesoutof40 fruitorange hot33c【= 二,积极的写作风格 38 使用积极的词语也很重要,用积极的语气来表 达是--I'-J艺术.在现代商业书信的写作上宜采用正 面的,积极的词语.通过使用积极的词语能在读者 心目中产生积极的影响.如可用"situation"代替 " problem",在提及存在的问题时,要避免用 " cannot" ,"disagreeable","failure","trouble"等一类 的词汇.因此在拟稿时,措词应经过精心选择,以创 造一种积极的风格.一些带有否定意味的词以及易 引起负面情感的字词尽可能少用或不用. 消极的表达 Wehavefailedtofinishtakinginventory. Wearesorryyouaredissatisfied. 积极的表达 WewillbefinishedtakinginventoryFriday. Weappreciateyourfrankcomments 另外,还应注意隐藏性的消极表达.有些词语 本身不是否定词,但在一定的上下文里却含有否定 的意义.比如"but"和"however"跟在积极表达的后 面,就会把积极的表达转换成消极的表达. 三,礼貌,委婉的写作风格 由于当事人双方不能见面,只能通过书面语言 来传达自己的诚意和情感,所以在让对方读懂书信 内容的同时读出你的诚意和友好是非常重要的.因 为友好,热情的语言能增强对方成交的信心.如果 是对方做某事,一定要表达得委婉,礼貌,这样 可表现出对对方的尊重和友好. 如: Toputyouinafavorablepositionamongyour competitors.weallowyouaspecialdiscountof5%on anyorderofover1,000USdollars. 再如: Willpaymentbemadebypersonalcheck,bank draft,creditcard,orbysomeothermeansforthis merchandise? 商业英文书信中不宜有盛气凌人或命令式的 用词.当与对方持不同意见时,可以本着相互尊重 的原则,先肯定可以达成共识的一方面,然后对某 一 处加以否定,或以商量的口吻进行对话. 四,以对方为主的写作风格 在当今商界还提倡一种称为"YOU—ATH— TUDE"的风格(以对:为主的风格),即把着眼点由 ? 南宁职业技术学院33三年第No.期iJoumal.fNanningP.lytechnic "我"转向"您",以体现"服务至上"的经营理念,尽 量考虑到收信人的愿望,问题,背景,感情以及对此 信所可能作出的反应等等,然后从"他"的观点出发 来处理有关事宜.在如下实例中我们可以体会一下 使用第一人称和第二人称所产生的不同效果. 以自己为主的表达: Wearehappytoextendyouacreditlineof $5000. WebelieveourSEIKOisthebestbattery—oper— atedwatchonthemarket. 以对方为主的表达: Youcannowcharge AmericanExpresscard. Youmayenjoytheluxuryandaccuracyofyour ownSEIKOwatch. 五,与不同国籍的人交往要视情况调整 自己的表达方式 与不同国籍的人交往商业书信时,要注意对方 不同的文化习惯.符合对方表达习惯的商业英文书 信使人感到亲切,留下良好的印象.比如,美国人的 文风较随意,喜用第二人称;而英国人较正统,讲求 礼数,故倾向于用第三人称: First,youshouldmakeabackupofyourprogram disk.(美国) First,theusershouldmakeabackupofhispro— gramdisk.(英国) 在国际交往中,了解不同民族间的文化差异是 很有必要的.我们可能已经发现,中国人的交际风 格与13本人的风格很相近,或者说东方人有不少相 ? 通之处.据有关学者分析,不同民族在人际交往中 的"直率程度"是不同的.若含蓄者在先,其研究对 象的排序为: 日本阿拉伯_+美国_+意大利_+英国_+法国 _+北美_+斯堪的纳维亚_+德国 由此可见,与不同国籍的人交往,要视情况调 整自己的表达方式. 通过对现代商业英文书信写作风格的探讨,我 们可以得出结论:在商业书信中,写作风格可使写 信人的态度跃然纸上,真诚,友好的信件使人备感 亲切.愿意相互交往.因此重视现代英文商业书信 的写作风格是十分必要的. [参考文献】 【1】戚云方.新编外经贸英语写作与套语【M].杭州:浙江 大学出版社,2000+ 【2】甘长银.谈商业书信的语用准则【J]+四川三峡学院 ,1999(6). 【3】顾红曦.商贸英语信行文刍议【J】.广东民族学 院,1998(1). 【4】连先.商务专题英文写作【M】.北京:外文出版社, 2002. 【5】许小平.21世纪国际商务英语写作——理论与实践 【M】.武汉:华中理工大学出版社,2000. 【6】欧阳延平.商务英语书信的用词特点【J】.湛江师范 学院,2000(3). 【7】张健,唐见端.英语书信契据写作指南【M].北京: 金盾出版社,1993. 【责任编辑:蒋玉莲】 【责任校对:黄桂婵】 39