人资行政部操作手册

人资行政部完全操作手册 编制：文  忠 二零一二年七月一日 一、 总则 1.1 为规范人资行政部员工的操作行为，指导各岗位员工有效开展工作，提高专业技能，稳定提高工作业绩，特制订本手册。 1.2 本本手册规定了人资行政部员工的日常工作、工作要求、工作，是人资行政部每位员工必须遵循的行为准则。 二、每日工作——班前检查 2. 1 每周安排人员进行班前检查工作，第一周人事文员负责、第二周招聘培训专员负责、第三周行政文员负责、第四周由财务负责。 2.1.1劳动纪律检查：对公司上班前员工打卡情况进行监督，并到各部门巡查各部门到岗情况，对异常情况进行记录。 2. 1.2 办公室巡查：对公司办公区域包括会议室的卫生、办公桌面的整洁、固定资产完好情况、消防设施及安全通道进行坚持检查。 2.1.3经检查出的问题交由部门经理签字确认后由行政、人事文员负责跟踪落实； 三、每日工作——每日例会 每天下午17：40召开每日碰头会。 2.1.1 参加人员：人资行政部全体人员 2.1.2员工汇报前一天工作存在的问题、公司各部门反映问题的处理结果及汇报、需要与其他部门沟通和配合的地方，包括员工的入离职、新人的跟进、办公室的日常管理，及后勤事宜。 2.1.3 员工本日工作安排。 2.1.4 周一当天会议时间9:00分起以周会的形式召开，先上周最后一天工作情况和当天工作安排，后总结上周工作及本周工作安排。 四、每日工作——前台工作 4.1接听、转接电话 4.1.1电话接听必须保证电话铃响三声内接通电话。 4.1.2接通电话注意说话语气温和、口齿清晰、热情礼貌、用语规范：接通时必须说：“您好，顺发网络，请问您找个哪个部门，哪位”， 转接时要用“请稍等”。 4.1.3当转接电话正在通话时，要用“麻烦你过几分钟打过来或如果方便的话请留下您的姓名和电话号码，我让xxx小姐/先生复电给您”。 4.1.3当所接部门无人接听，电话回转到前台时前台文员必须给客人说：您好，请问是否方便让我转告?或者“我能帮助您吗”？ 4.1.4注意事项：转接电话时不能使用免提功能。禁止其他人员用总机联系工作。 4.2来访客人接待 4.2.1当来访客人到前台时，前台文员必须起身站立接待，微笑示意、礼貌用语、语言规范：“您好，请问您有预约吗？ 4.2.1.1对于预先有预约的客人，应及时转告被访人并引座、倒水。 4.2.1.2对于预先没有预约的客人，应问清情况，特别对于指名候见公司某领导的，必须了解清楚其身份、电话等基本情况，并通过公司内部即时通讯系统请示该领导，征求该领导的同意，若领导不同意受访，应婉言谢绝并起身送客。 4.2.1.1对于一般客人，如：快递公司来送快递的客人应礼貌相迎，及时办理。 4.2.1.2 来访者离开后，前台文员必须立即整理接待区。 4.2.1.3工作时间非业务来访者，未经公司许可，不得接待（包括公司员工之亲戚朋友）。 4.3 员工出门的监督和系统考勤的核查 4.3.1员工出门的监督 4.3.1.1员工上班时间出门须有《外出申请单》、《请假单》、《出差单》，经有权限领导批准后，方可有效。 4.3.1.2当员工未持符合手续的出门单出门时，须问清情况，进行记录。 4.3.2考勤异常情况的核查 4.3.2.1每周末下午3点前对员工的打卡情况进行查看，核对本周考勤，对异常情况进行核实。 4.3.2.2每日下班前将外出单情况进行整理，并输入电脑系统。 4.3.2.3每月31日由前台做出本月公司《员工考勤月报》，并在宣传栏里张贴，2天之后取下。如无异议上报，如有异议，在2个工作日内核实后上报。 4.4员工生活管理 4.4.1每日上午10点向各部门收集点餐信息并通知餐厅送餐。 4.4.2对于餐厅送餐数量及时核对，不允许有在开饭时后才发现有误差。 4.4.3每日上午11：30开始通过微波炉热饭，热饭前30分钟将员工自带的饭由冰柜取出降温。冬季热饭的时间5分钟，夏季热饭的时间3分钟。 4.5快递及其他单证的收、发、转 4.5.1快递和其他单的接收、发送与分发必须进行登记签名。 4.5.2快递的发送：员工因业务需要发送快递，前台必须填写《快递单发出记录表》，将“客户联”妥善保管，并对发生费用进行统计，每月1日前将上月《快递费用月报》费用统计表交财务。 4.5.3快递接收及转发：外来快递前台在接收时必须填写《快递单接收分发记录表》在第一时间内进行分类登记，登记时应分清是月结还是到付，及时通知有关人员领取并签名。 4.5.4备用金准备：前台文员到财务借300元现金，作为现付快递或其他之用。 4.5.5对于月结的快递必须做月结快递费用表，并及时报账。 4.5.6对于到付的快递应及时确认，每两周报销一次费用。 4.6会议室及其相关附属物的管理 4.6.1会议室安排：会议室的使用实行登记备案制，前台必须对会议室使用情况进行登记，当日会议较多且会议时间发生冲突时，应首先安排公司会议，再安排部门会议，并及时与其部门经理进行沟通； 4.6.2会议室卫生管理：会前检查卫生，会后清理杂物； 4.7文件资料的打印 4.7.1对于安排前台打印的文件，前台必须迅速及时的完成，确保打印文件的准确。 4.7.2前台打印文件时对文件资料的内容必须保密，不得将涉密内容文稿任意放在台面上 ，打印时因特殊情况要离开必须将文件收好。 4.7.3文件资料打印完成后必须将件亲手交给起草人，并在征得起草人同意后对电子文进行相应处理。 4.8保管物品盘点 每月1日前由财务财务和行政办公用品管理员对办公用品进行盘点，核实库存；并出具上月《办公用品使用及库存报表》；做到帐、物相符。 4.9其他事项 4.9.1每月第二周和第四周周末负责安排全公司大扫除； 4.9.2每周五固定维护办公室盆景卫生、浇水，每月最后一天负责给盆景施肥。 4.9.3饮用水的安排：前台根据用量情况进行订送大桶水：通常情况下4至10月剩6桶水即刻通知送水，每次送30桶。11至3月剩下3桶水即刻通知送水，每次送20桶。 4.9.4饮用水结算：每次结算应有对应的送水签收登记表复印件对照发票做付款申请。 4.9.5每天上班8:30—8:40负责前台、前台接待区、会议室卫生。如遇公司早会，卫生时间顺延。 4.9.6新入职人员3天内手工记录考勤，第四天起开始指纹打卡；15天发放工作服。 4.9.7部门经理交办的临时事项 4.10每月须填写或上报的报表 《快递单接收分发记录表》 《快递单发出记录表》 《快递费用月报》 《员工考勤月报表》 《来客来访登记表》 《饮用水用量及费用表》 《快递费用分类登记表》 《固定资产月报表》 《办公用品领用表》 《工衣发放登记表》 五、每日工作——招聘培训工作 5.1招聘计划的编制 5.1.1每日根据公司《组织架构图》，各部门、各岗位的定员定岗，岗位空缺、公司拟新增岗位编制人力资源需求计划，写清基本任职条件，报公司领导审批。 5.2 招聘 5.2.1 网上招聘 招聘培训专员在每月28号前统计各部门下月招聘计划，计划内招聘报人资行政部经理审批，计划外招聘除人资行政部经理审核外还需报总经理批准后方可进行。 5.2.1.1招聘计划经领导审批后在网上发布招聘广告：“中国人才热线网址：www.cjol.com.，前程无忧网址：，智联招聘网址：。 所发布的信息须每每天刷新一次，保证招聘效果； 5.2.1.2 每日早上前招聘专员打开电脑进行相关简历的收集，交经理进行初步筛选后打电话通知相关应聘者到公司面试，在简历上写明通知情况，并做面试报表。重要岗位须公司总经理面试的须提前与总经理预约面试时间，再通知。 5.2.2现场招聘 5.2.2.1根据各部门职位申报情况，公司不定期安排到人才大市场或罗湖人才市场招聘或参与专场招聘。 5.2.2.2办理上述招聘须经公司领导批准后，提前申报招聘展位，并报送招聘职位报表。 5.2.2.3 招聘前一日须对临时增加的职位要求进行准备，并办理招聘借款和安排次日招聘相关事项，并通知次日参加招聘人员。 5.2.2.4招聘当日参加招聘人员根据职位要求认真进行初步简历筛选，开出面试单，在简历上写明通知情况，并做面试报表。重要岗位须公司总经理面试的须提前与总经理预约面试时间，再通知。 5.3其他形式的招聘 5.3.1媒体发布：在各报刊杂志上发布招聘信息，招聘职位为高级职位； 5.3.2张贴广告：在物流园社会信息栏张贴招聘信息，招聘职位为营销类人员； 5.3.3 学校招聘：通过校企合作方式，招聘职位为储备人才和专业人才； 5.3.4网络招聘：通过该渠道招聘人员为管理、技术、客服、销售、文职等岗位人员。 5.4面试 5.4.1通知人员面试后，人事文员应及时做好面试准备工作，如面试表格、目的准备等。 5.4.2面试当天前台文员应按照“先来后到”的原则安排同一岗位应聘人员面试顺序，并通知面试主考官进行面试。 5.4.1考试：人事文员应安排应聘人员进行考试，根据不同的职位从题库中选择不同的题型。考试时间一般在30分钟左右。书面考试占30%。 5.4.1.1题库中考试题目由人资行政部和各部门经理共同制订。 5.4.2面谈：人事文员对于考试完成的应聘人员按考试交卷的先后顺序安排面谈，面谈时间一般在10---45分钟左右。面谈占70%。 5.4.2.1人资行政部经理根据职位要求，就应聘者的“求职意愿、离职原因、工作经验、基本技能、基本道德观念”等进行了解，对应聘主管以上岗位的人员进行管理技能测试，做出基本评价。