优化业务流程 提升钢材销售结算效率

优化业务流程 提升钢材销售结算效率 摘要:利用现代电子信息技术，对钢材销售的主要业务流程进行重 新设计和优化，以提高业务效率和管理能力，在高效快捷地完成钢材运输销售业务流程的同时，为客户以及企业自身增加价值。 关键词:ERP 钢材销售 结算 利用先进、规范的管理理念进行业务流程再造，通过各种系统手段来优化业务流程，全方位的提升销售管理水平，达到精细化管理的目的。宣钢以ERP系统为管理平台，深入推行集中一贯制管理，建立起以ERP信息管理为中心的精细化管理模式，实现了业务操作和业务流程动态监控和透明化管理，变过去的“结果管理”为“过程管理”、“源头管理”，财务每月结算时间比过去提前了一星期。 一、优化业务流程的必要性 (一) 概念 钢材运销信息化是钢材运销企业在钢材运输销售过程中利用现代信息技术提高业务效率和管理能力，实现钢材销售数量和利润最大化目标的持续性过程。结算业务流程优化是钢材运销企业发展过程中对管理进行改造的必然要求，其主要目标是对企业现有的主要业务流程进行重新设计和优化，在高效快捷地完成钢材运输销售业务流程的同时，为客户以及企业自身增加价值。在管理方式上，业务流程优化力求打破组织边界，将直线职能式的纵向传递为主的模式转化成一种较少层次的扁平组织结构和管 理模式。 (二) 结合的必要性 传统的钢材运销结算业务流程以手工作业方式为主，以分阶段和串行业务处理为特点，信息无法连续流动和充分共享，业务流程中存在大量重复录入的数据和一些无效的业务处理环节，业务处理效率低下。而钢材运销信息系统的应用，促进了企业“平面流程式”管理模式的形成。信息和业务在信息系统中能够跨越组织和层次界限，连续快速流转。不断改进的钢材运销信息系统，能够真正帮助企业实现业务并行处理，彻底消除业务流程中的无效环节和劳动，实现业务流程优化的最佳目标。 传统手工结算业务流程在很多方面无法适应信息化管理的特点，如果没有进行必要的梳理、和优化，将无法充分发挥信息系统的作用，甚至会使业务流程更加复杂，降低处理效率和速度，产生令人失望的效果。简单复制手工业务流程的信息系统，其灵活性和可扩展性都比较差。而企业由于市场和政策的变化，无法避免对组织机构、管理方式或运作模式进行改动，对信息系统也要进行相应的改进。因此，钢材运销信息化与结算业务流程优化是相辅相成、相得益彰的两个过程。两者的结合，才是提升企业管理层次、实现企业目标的根本途径。 二、宣钢销售结算的现状 (一)贴息效率底 财务人员根据各自所属的部门进行的收款模块进行收款，只标注到息日期，对贴息的具体金额没有明确的数据;结算人员对承兑汇票上台帐，计算体贴息天数，月底根据价政按月(30日)划分贴息数额。查询用户余 额不是一个动态和实时的结果，每月月底结算人员和财务人员必须核对客户的月底余额。 (二)建立各类台帐 结算人员每日要根据成品车间出具的出库上结算台帐，数据必须手工输入，月底根据月底价政分类，并根据台帐手工对户别、物料描述、提货量等计算该户的产品价格清单，预付优惠、贴息金额、运补情况和上月的结算不平处需要调整的，都要手工填入中，费时费力，错误颇多。 (三)多个帐薄比较 宣钢ERP系统结算基本作为一项新增的工作，参照手工结算数据进行。也就是说原来干一套工作，后来变成了手工和ERP系统两套工作都要做，手工结算为财务提供当月数据。结算工作相当繁重，手工结一遍，子系统结一遍，集团系统结一遍，同样的工作操作三遍，结算人员月底不仅加班，而且结算容易出错。由于时间紧，保证了手工结算正确后，系统结算有时来不及核对就直接保存，导致手工帐和系统帐之间存在较大的差异。 (四)对账烦琐 结算人员月底开完发票后，要对所开发票进行核对，然后将所有结算员集中到一起合并台帐，相同物料描述的要合并到一起，出报预备与财务和成品车间对账。 三、宣钢优化业务流程实施及效果 (一)建立团队，需求调研 ERP子系统和集团系统统一思路，具体程序开发重点对待，和IP人员互相合作，提出各项具体需求，将子系统和集团系统做有效沟通，使结算 人员只需在集团系统每个订单开具发票，直接下传子系统，最后在子系统的程序里直接开票，使销售结算工作向前迈出了一大步。由金税系统通过接口程序直接从ERP系统接收数据之后打印增值税发票。 (二)根据需要，规范管理 通过ERP系统结算的基础，我们主要解决了承兑汇票收款即时贴现及预付款优惠、协议返利等问题。销售总公司在流程设计阶段广泛征求了各分公司相关人员的意见，确定了收款即时贴现、总公司系统收款后下传子系统(相应贴现额自动产生借项订单并下传)，预付款优惠、协议返利等在总公司系统做订单下传子系统的整体思路，这样相关影响价格的借、贷项订单在开票后与交货单的发票合并开具，而且不受物料的限制，基本符合手工开票的习惯，符合原NC系统的要求;对数、质量异议开红票及换开发票的处理也通过摸索，以借、贷项订单的方式进行处理，满足了需要开红票但不影响发货数量的需求。结算过程中，结算人员只需对系统价格数据进行核对，对确有出入的先进行修正，然后在集团系统进行结算开票。子系统从集团系统接收结算数据后，在金税接口按照同物料同价格合并的原则进行必要的组合，之后生成增值税发票的预览模式。财务人员通过接口接收发票文本数据之后，在金税系统进行发票打印。 (三)系统建成，由繁变简 整个发票出具流程，充分考虑了当月作废重开、打印数据回传、发票统计等要求，节省了时间，减少了劳动强度，数据却更准确。原来最繁杂的工作环节是依据出库记录做台帐、依据台帐匹配价格后出具开票清单、再依据清单手工输入金税系统开发票，在流程优化后这种模式已彻底改 变，结算工作从此进入高效、简便、自动的全新局面。 (一) 提高了查询速度 通过业务流程优化，大幅度提高了结算人员开具发票、关联查询和复杂查询的速度。原来对账还需要4天，进行ERP系统建设后对账只需2天，与财务、成品车间对账报表整理和结算数据相关联的统计查询报表，都是手工，工作效率非常低。通过优化后结算业务流程，从原来的统计到具体开具发票，改为以订单为统计依据，运行速度取得了质的提高。在10秒内完成单条订单系统里开票，各类报表的查询也可在20秒内生成。 (二) 理顺了业务关系 通过业务流程优化，理顺了业务操作关系。例如原结算流程，需要回溯到出库记录台帐的建立。结算时需要进行手工匹配，操作烦琐，并且关联数据不准确，给钢材销售的开具发票、数据统计和分析工作带来了很大的困难。通过将记录分离，独立生成订单的方式，理顺了业务操作关系，理清了对结算数据的统计分析逻辑。 (三) 提高了工作效率 通过业务流程优化，简化了操作界面，提高了工作效率。例如，开具发票原来同多手工整理录入，整合为一个入口模块后，简化了操作;原客户缴款模块，也进行了相应的整合，提高了业务操作的效率。