组织协调措施

组织协调措施 监理师在工程施工阶段进行的协调工作,主要是指当工程施工过程中在各个施工阶段以及在各个专业之间出现各种矛盾时,还有当工程项目与周边环境以及与工程外部相关单位出现矛盾时,主持或协助业主进行各种各样的协调工作,以保障工程能按照规定顺利竣工。施工阶段的组织协调贯穿于施工全过程,主要任务是在施工合同的基础上,通过协调,解决矛盾,达到相到配合,切实履行合同义务,实现合同目标。同时应协调进行工程建设与外部关系的协调(一般为非合同关系的合同外协调),为工程建设的顺利实施创造必要的外部条件。 第一节工程协调的目标和内容 一、监理项目组织协调的目标:监理项目的总监理工程师,采用相应的组织形式、手段和方法,对监理过程中产生的各种关系进行疏导,对产生的干扰和障碍予以排除,以便理顺各种关系,使监理的全过程处于良好、顺畅的运行状态,其目的是排除障碍,解决矛盾,处理争端,实现所监理的项目质量好、投资省、工期短,确保监理总目标的实现。 二、监理项目组织协调的内容:监理项目的组织协调,主要是协调参建各方与工程建设有关单位或人员的人际关系,组织机构之间的关系,供求关系、协作关系、法律关系以及其它可能发生的关系。需要协调的关系涉及面广,层次多,关系繁杂;协调起来最棘手,困难多,扯皮多,不确定因素多,而且在监理运行过程中,不同时期又有不同的表现,这些问题都需要通过协调来解决。 第二节工程协调的要求和措施 由于在工程项目监理过程中协调工作内容贯穿于各个阶段,各个层次和各个系统,且有的无章可循,这就使监理工程师在协调的方法上要因人、因地、因条件等不同因素采用不同的协调方法。一般常用的措施有下列几种: 一、召开会议 召开会议是工程建设监理过程中协调最常用的重要方法。凡涉及协调工作的人员或单位,在一起开会共同协商,在充分讨论的基础上 取得一致,使问题得到解决。运用这种方法应提高会议的效率,善于化解阻碍会议成功的行为,调动促进会议成功的因素。一旦形成协调结果,大家彼此互为监督,协调效果明显。协调监理部内部关系,由总监应定期或不定期召开碰头会,解决交叉问题和相互矛盾是有效的办法。 在协调各有关单位的关系上,可视不同工程、不同进展情况促成相关单位间的协调会,应于会前明确主持单位和主持人,若与会各方均要求监理方主持,总监应掌握各方的期望目标,预期其成果,明确自己被授权和认可的范围。 监理项目部在本工程建设监理中,将积极协助业主建立例会制度,及时召开工程会议,协助业主协调好工程建设各方关系,解决建设中各种问题,使工程建设能顺利进行。 二、沟通信息 信息的沟通是监理工程师实现有效协调的必备方法。信息沟通是传递、接收和解释信息的过程。信息沟通工作可以通过各单位不同层次之间以不同形式进行接触和交流。如监理工程师与业主各专业人员之间、与设计工程师之间、与承包单位专业管理人员之间的信息沟通和交流;监理工程师与业主驻工地代表之间、与设计单位项目主持人之间的沟通可通过监理月报、监理会议纪要、工程简报、备忘录、录像或照片、一次会议等形式传递信息。可以将监理单位的有关信息传达给有关单位,主动沟通,增加名方对监理单位的信任,从而获得更多对方信息,便于顺利有效地开展协调工作。 三、运用信息,加强协商 监理工程师掌握各方信息后,要合理运用,其运用主要方式就是协商。信息是协商的基础,协商是减少矛盾,统一意见共同作好工作的重要手段,这是召开会议方式的补充和取得好的会议效果的前期工作。在协调各有关单位之间的关系时,与业主、设计、承包等单位主要负责人的个别协商是工作重点,在做重大决定如停工、撤换分包单位等事宜时更应了解业主意见,加强协商工作。 四、交流思想、联络感情 监理工程师应主动利用各种条件与各有关单位人员,特别是领导层人员交流思想、联系感情、邀请业主、设计单位、承包单位等参加监理单位的各种活动,相互沟通思想。 五、抓主要矛盾,分析矛盾主因,并全力予以解决 工程建设过程中,由于人与人之间,部门之间,单位之间,职责 分工、工作衔接、利益分配以及来源上的差异和认识水平不同,不可避免地出现各种不协调,即各种矛盾。如处理不当,矛盾往往会激化,为此,应抓住主要矛盾,公正、合理的进行处理。 六、合同签订职责清楚,协调程序化 要想防止大量不协调的出现,且当其出现后能有效解决,在签订各种合同过程中,应仔细分清各方的责、权、利,了解各方目标,并经各方认可,这是最好的预控不协调、减少协调工作量的方法。在合同签订后,应组织有关人员认真学习,并组织制定有效的协调程序。无论合同怎样严谨,因为工程建设系统的开放性,合同执行一直处于动态之中,协调不可避免,这就要求监理工程师根据实施目标做好可能出现偏差的预防措施,随时准备进行。 第三节专业协调方法和措施 一、专业协调的内容 专业协调主要是围绕解决工程质量问题而进行的系列协调工作,包括对工程各分项施工质量的管理协调,以及对各专业所需的工艺、工序先后次序的合理安排协调。专业协调会议根据需要召开,由监理方组织与主持,主要研究专业性较强的需要解决的工程质量问题,或是专门研究某一技术专题内容。 二、专业协调的方法和措施 1、每月召开一次工程质量协调会 质量协调会议应有监理单位、设计单位、承包商和业主代表参加,工程质量协调会确定的事项视为合同文件的一部分,各有关单位必须执行。质量协调是多专业的,共同的目的是围绕工程质量问题协调有关单位予以积极配合。工程质量协调会应本着高效、合理、优质、低耗的宗旨进行协调。 2、根据工程需要不定期召开质量专题协调会 当工程图纸出现质量问题时,作为监理单位必须首先分析出现问题的具体情况和涉及的专业,然后通过质量专题协调会与设计单位联系沟通,由设计单位根据工程实际情况及时进行设计变更,专业监理再协调施工单位予以落实解决。 对于施工过程中出现的急需解决的某些复杂性技术难题,监理单位必须在第一时间内召集有关单位技术负责人共同商讨对策,甚至不 惜动用本单位技术专家,直到得到有效解决并切实落实为止。 3、注意提前协调好各施工专业间的技术配合问题。 第四节项目内部关系的协调措施 总监理工程师行使合同赋予监理单位的权限,全面负责被委托的监理工作。总监应充分了解所在项目监理机构每个监理人员的经历、能力、工作特点,量才使用,使其在充分信任的基础上发挥特长。在工作安排上职责分明,对工作中的成绩予以肯定,对其工作中的差误,要实事求是地指出并帮助改正。要注意监理人员之间工作的相互支持和衔接,对工作中的矛盾要及时调解消除。总监理工程师对项目监理机构人员的各层次、各专业之间的协调工作,实际是组织关系的协调。处理好这种关系,可提高工作效率,避免系统处于无序的功能失调状态。 项目监理部是监理公司派驻施工现场进行监理工作的执行机构,除应执行监理合同规定的权利、义务和责任外,还应与监理单位和各其它监理部保持密切的联系,接受监理单位的领导,取得单位最大限度的支持,执行单位制定的质量方针和目标以及各项规章制度,服从单位的调度,及时反映工程项目监理中的问题。如需要单位增派人员,向其它项目监理机构借仪器、车辆等。处理好这种关系,将使项目监理机构更好地开展工作。 一、本公司内部关系的协调 1、在本项目人员安排上,根据工程人员的专长进行选派,做到人尽其才,人员搭配上注意能力互补和性格互补。 2、明确项目总监理工程师负责制,各岗位职责分明,对每一个岗位都订立明确的目标和岗位责任。使管理职能不重不漏,做到事事有人管,人人有专责,要明确岗位职权。 3、定期对每个监理人员绩效要实事求是评价,成绩要肯定,不足要指出,以免无功自傲、有功受屈,使每个人热爱本职工作,并对工作充满信心和希望。 4、项目总监理工程师在解决矛盾时要恰到好处,出现矛盾应及时进行调解,调解一是要掌握原则,二是要注意方法,如通过及时沟通,个别谈话,必要的批评,无法解决的矛盾应采取必要的岗位调动措施。矛盾要区别对待,是上级的问题,应作自我批评,是下级的问题应启发诱导,对无原则纷争,应当批评制止,使监理班子始终处于团结、和谐、热情的气氛中。 5、建立信息制度,采用工作例会、业务碰头会,发会议纪要及 月报,采用工作流程图等方式沟通信息,使局部了解全局,服从并适应全局的需要,服务于建设单位。 6、用灵活的方法消除监理工作中的矛盾冲突,配合不佳的矛盾或冲突,应从明确配合关系入手来消除;争功诿过导致的矛盾或冲突,应从明确考核评价入手来消除;奖罚不公导致的矛盾或冲突,应从明确奖罚原则入手来消除;过高要求导致的矛盾或冲突,应从改进思想方法和工作方法入手来消除。 二、本工程项目内部需求关系协调 1、监理过程中抓计划环节,平衡人员、材料、设备、能源动力的需求,要注意抓住期限的及时性,规格上的明确性,数量上的准确性,质量上的规定性,体现计划的严肃性,发挥指导作用。 2、指导施工单位对施工力量的平衡,要抓住瓶颈环节,发现瓶颈环节,要通过资源力量的调整,集中力量打攻坚战。抓关键、抓主要矛盾、运用网络计划技术的关键线路法是有效的工具。 3、对专业工种配合,要抓住调度环节,项目施工中专业工种交替配合进行,交替进行抓好衔接问题,配合进行抓好步调问题,就是抓好调度协调工作。 三、施工准备阶段的协调 作好施工准备是顺利组织施工的先决条件。满足开工的条件是:有完善有效的施工图纸;有政府管理部门签发的施工许可证;财务和材料渠道已落实,能按工程进度需要拨款、供料;施工组织设计已经批准;加工订货和设备已基本落实;施工准备工作已基本完成,现场已“五通一平”。监理工程师应协助落实上述开工条件,保持建设单位与承建单位的信息沟通,协商办事,督促双方严格按合同执行。建设单位和承建双方对施工准备工作应有明确的约定和分工,以便协调。 四、施工阶段的协调 包括解决进度、质量、中间计量与支付签证、合同纠纷等一系列问题。 1、进度问题协调工作较为复杂。有两项有效协调工作应作好,一是建设单位和施工单位双方商定一级网络计划,并双方负责人在上面签字,作为工程承包合同附件;二是设立提前竣工奖,按一级网络计划节点考核,分期预付,承建方设立进度奖,调动职工的积极性。不能保证工期,建设单位扣回工期奖并罚款。 2、质量问题的协调:实行监理工程师质量签字认可,对没有出厂证明,不符合使用要求的原材料、设备和构件,不准使用,对不合格的工程部位不予验收签证,也不予计算工程量,不予支付进度款。