辽宁师范大学学生档案管理办法 - 西安思源学院

辽宁师范大学学生档案#管理# - 西安思源学院 西安思源学院学生档案,试行, 第一章 总则 第一条 学生档案是学生在校期间形成的～反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的以个人为单位组成的面～是国家和社会选拔任用人才的重要依据～也是人事档案形成的基础～为加强对学生档案的科学和规范化管理～根据学生档案形成和管理的特点～并参照国家《中华人民共和国档案法》结合我校实际特制定本。 第二条 学生档案工作由档案管理室负责管理～由招生办、各系,部,、学生处、教务处、就业指导中心负责提供档案的具体内容。 第三条 在学生档案管理工作中～必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度～严密保管～确保学生档案的连续、完整与安全。 第二章 档案管理室工作人员职责 第四条 学生档案的管理职责: ,一,保管学生档案为学校和社会积累个人档案史料, ,二,收集和整理学生档案材料, ,三,办理学生档案的查阅、借阅, ,四,办理学生档案的提取～为有关部门提供学生情况, ,五,做好学生档案的安全、保密、保护工作, ,六,制定、完善学生档案管理的规章制度, ,七,办理其它有关学生档案管理工作。 第三章 学生档案管理范围、归档内容及归档时间 第五条 学生档案的管理范围: ,一,凡国家计划内招收的本、专科生档案, ,二,学生未毕业～因某种原因离校的学生档案,休学、退学、留学、服役、开除学籍、死亡学生的档案～积存无处转递的档案,, ,三,学生毕业后～未找到工作等原因滞留的档案～免费保留两年～两年后～按管理规定收取费用 。 第六条 学生档案的归档内容: ,一,招生材料:学校招生办公室负责提供入学新生高考档案,纸介档案,, ,二,学习材料:系,部,提供的学籍成绩总表、思想小结、军训小结、思想道德考核表、毕业生登记表、实习鉴定表, ,三,学籍材料:教务处提供的休学、保留入学资格、转专业、留级、退学、转学等材料证明, ,四,毕业材料:就业指导中心提供就业报到证附联, ,五,奖励材料:学生处提供学生在校学习期间获得的国家级、省级或校级表彰奖励活动中形成的各种表彰材料,如三好学生、优秀学生干部、优秀毕业生等评审证明材料,, ,六,处分材料:学生处提供学生在校期间违反校规、校纪～ 触犯国家法律等形成的各类处分原始材料, ,七,体检材料:由学校公防科提供新生入学体检表, 第七条 学生档案的归档时间 ,一,新生入学后一个月内将新生档案收齐后移交学生档案管理室, ,二,新生入学后～档案未能及时到达的～由学生本人到原教育管理部门或学校索取～必须在三个月内移交学校学生档案室, ,三,学生的奖,惩,材料到该生毕业前归档, ,四,学籍成绩总表、思想小结、军训小结、思想道德考核表、毕业生登记表、实习鉴定表均由各系辅导员在学生离校前统一归档,每年的五月份,, 第四章 学生档案归档材料的要求 第八条 凡应归档的学生档案～必须做到: ,一,必须是办理完毕的正式文件材料, ,二,必须完整齐全～真实～文字清楚～对象明确～写明承办单位及时间, ,三,必须手续完备～凡规定应由组织审查盖章的～须有组织盖章。组织鉴定、审查结论,复查结论,、处分决定组织考核形成的综合材料等～须经本人见面签字, ,四,档案材料一律用蓝黑钢笔填写, ,五,学生档案要按规定填写齐全。学生因某种原因提前离校或退学～要将有关材料及时归档～任何单位和个人不得将其有 关材料随意销毁或丢失, ,六,凡按规定由个人填写的材料～在署名时必须填写本人户口法定姓名且要与录取名册相符～不得用同音字或不规范用字代替～不得更改。 第五章 学生档案的查阅 第九条 因工作需要查阅学生档案～须遵守下列规定: ,一,查阅、借阅学生档案者须是学生所在各系,部,领导或辅导员～要按查阅、借阅规定予以登记～其他人未经批准不得私自查阅、借阅学生档案。 ,二,任何学生不得查阅或借阅本人或他人档案。 ,三,档案一般不外借。如必须借出使用时～要由借阅单位填写《借阅档案审批表》～说明理由～注明归还时间～并经档案主管领导批准后办理借阅手续。 第六章 学生档案的提取 第十条 毕业生档案必须有毕业生本人领取,每年的七月初,、专升本录取的学生档案由学院学生档案室转送录取院校。 第十一条 学生转学、退学、出国或死亡必须有学生本人或委托其亲属到档案室登记领取。 第十二条 提取学生档案应遵守下列规定: ,一,学生档案必须经严格密封盖章。 ,二,转出转入的学生档案材料必须完整齐全～并按规定经过认真的整理装订～严禁扣留材料或分批转出转入。 ,三,档案转递负责人要做好详细的档案转递记录。 第七章 档案的保管与丢失处理 第十三条 学生毕业、转学、退学档案须在三个月内转出～学校原则上不负责保管～如有特殊情况～档案需在学校保存的～可填写《档案暂存申请表》～由主管档案的领导批准后～方可由学校学生处暂时代为保管。保管最长期限为两年。 第十四条 保留学籍的出国、参军的学生～其档案可按有关规定办理。 第十五条 凡未按规定期限转出的档案～学校收取档案保管费。 第十六条 丢失档案～原则不予补办。如有特殊情况～学生本人携带毕业证、身份证并填写《档案补办申请表》～经主管领导批准后～方可补办。补办的档案仅有学籍复印件。 第八章 附 则 第十七条 本制度适用于我校全日制在校统招学生。 第十八条 本制度由档案管理室负责解释。 第十九条 本制度自2004年9月1日起试行。 学生档案管理室 二〇〇四年六月