费用报销、款项支出审核制度及程序

费用报销、款项支出审核制度及程序 浙江希伯伦科技有限公司 费用报销、款项支出管理办法 费用报销、款项支出审核制度及程序 为加强对费用报销、款项支出方面的管理，杜绝不合理的开支，特制定本制度。 (一)、报销费用、款项支付的方式分为现金和转账报销、付款两种。 (二)、报销的内容包括各种费用和职工福利费两部分。 (三)、现金报销，由报销人填制“领款凭证、出差费报销单”，并按公司规定的报销程序审批后，由出纳员再复核实报金额、附件单据张数，并由报销人在“现金支出备查登记簿”上签字后，出纳员方可付款。 (四)、转帐报销，由报销人填制“汇款申请单”，并按公司规定的报销程序审批后，由出纳员再复核实报金额、附件单据张数，报销人在“支票领用登记簿” 上签字后，出纳员方可开具转帐支票或通过网银等其他方式转账支付。 (五)、主管会计对报销原始凭证的审核内容包括: 1、费用报销、款项支出是否符合财务制度和公司有关规定。 2、报销批准人签字是否符合公司规定的审批权限及程序。 3、“领款凭证、出差费报销单和汇款申请单”上是否有经手人或领款人签字。 4、购买物品、用具、材料等，是否有验收单或入库单。 5、付款内容为预付款项的，是否附有经过审核批准盖章的;付款金额是否和合同约定的付款金额相符，无合同的需提供申请采购部门的“请购单”。 6、分期付款的业务是否已经取得了发票，挂帐金额是否大于或等于支付金额。 7、发票的日期、品名、数量、单价和金额是否正确，发票的付款单位名称是否为全称;开具增值税专用发票的，则付款单位的税号、开户银行名称、银行账号、地址和电话等是否齐全正确;发票开票日期是否在180天之内;发票及收款收据是否盖有经营单位的财务专用章或发票专用章。 8、按照国家的有关规定鉴别发票的真伪。 9、报销凭证及附件中分项金额合计是否与总额相同，总计金额大小写是否一致。 10、单据上的付款单位和收款单位的名称、开户银行名称和账号等信息填写是否完整正确。 11、报销凭证日期是否填写齐全。 12、审核无误后在所有附件上加盖“附件”印章，在付款凭证的金额处加盖审核人员的“私章”。 对违反规定或主要手续不全的，审核人员有权拒绝报销，并及时向财务总监请示汇报，必要时向总经理请示。 (六)、出纳员在接到转来的报销、付款凭单后，需再进行附件张数和金额的复核，无误后方能付款，发现会计审核有误，应退还会计重审。 (七)、现金报销，应当面点清，做到款出单据到。 (八)、转帐支票报销后，如发现银行对账单与支出金额不符，由出纳员向主管会计反映，主管会计经办人，并提出解决办法，由经办人出面联系解决。 (九)、费用报销、款项支出审批程序: 1、由报销人、领款人或业务经办人填写“领款凭证或汇款申请单”付款凭证。 2、由部门负责人审核报销内容、付款业务是否属实。 3、主管会计审核票据内容是否符合第五条的有关要求。 4、由财务总监全面审核报销的内容，根据资金状况确定支付时间和付款方式，有预算的审核是否超过预算限额。 5、采购部和销售部的费用报销、款项支出由总经理最后签字确认;其它部门的费用报销、款项支出由董事长最后签字确认。 如费用报销、款项支出额超过1000元的业务，需由总经理和董事长共同签署确认。 6、如遇总经理和董事长出差，且业务比较紧急时，需由报销人电话或短信请示总经理或董事长，同意后，由总经理或董事长亲自打电话或短信通知出纳员先行给予办理报销或付款业务，待总经理和董事长到公司后，由出纳员将未签单据交总经理或董事长及时补签。 (十)报销发票粘贴规定: 报销人应将发票及相关附件分类逐张整齐地粘贴在凭证粘贴签上，完整地填写相应的报销单。 具体要求为: 1、费用报销:报销发票项目多时需填写“费用报销明细表”，按类逐项逐件填写费用发生的时间、内容摘要，金额等;报销凭证上填写所附单据附件张数，有借款记录需要在报销时冲账的应注明借款人姓名、金额及时间。 2、费用报销的发票内容填写要齐全，包括日期、商品名称、单价、数量、金额，并盖有开具发票单位的发票或财务专用章。经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，发票涂改、大小写不符、假发票一律不予报销。 3、差旅费报销按途中经过的地点及发生相关费用逐地逐项填写对应的时间、车船费等费用，因出差发生的费用填在出差费报销单中“杂费“项目栏上，注明出差事由，随行人员及借款情况。 4、填写报销单时应使用水笔或碳素笔填写，不得使用圆珠笔或铅笔。 二、差旅费报销制度 为规范公司各类人员出差及其费用报销，减少差旅费用的不合理支出，提高出差办事效率，特制定本制度。 (一)出差借款程序: 员工因工作需要出差，必须填写“出差申请表”并做好出差，写明出差时间、拜访的客户名称、预期目的地，经销售总监批准后方可成行。 2、同意出差后，需填写“领款凭证”，按公司有关款项支付的规定进行审批 签字。 3、凭审批后的“领款凭证”到财务部出纳员处办理借款。 (二)、 出差费用报销标准及乘坐交通工具: 1、出差交通工具选择应将工作效率和经济效益相结合，原则上选择动车、长途大巴为出行交通工具，如遇特殊情况，需选择其他出行方式(费用增加额不得超过150元)，须征得总经理或董事长同意后方可成行，并需在“出差申请表”中备注。 为提高工作效率，出差时乘坐长途交通工具4小时以内者，选择早上出发，乘坐长途交通工具8小时以外者，建议晚上出发。 销售人员出差期间在异地的市内交通应使用公交、中巴、轨道交通等，如遇特殊情况，可选择出租车(路程不得超过30公里)。 出差期间的长途交通费用、市内交通费用采取实报实销制。 出差期间住宿以快捷连锁酒店为标准(如如家、汉庭、锦江之星等)，采取实报实销制;如选用其他酒店入住，一线城市不得超过200元/天，二线城市不得超过160元/天，超出部分将不予报销。 往返途中在车船、飞机上住宿的，不再给予住宿补贴，补贴时间以24小时为一天计算。 销售人员出差期间的伙食补贴为50元/天。 以上内容属于短期出差，出差时间不超过一周，如有特殊情况可申请延期。 (三)、差旅费报销审批程序: 1、出差人填写“出差费报销单”。 2、由部门负责人审核出差的地点、时间和人数等项目的真实性。 3、由财务部主管会计审核报销的费用标准是否符合公司的有关规定;附件的发票等是否符合有关国家及公司的规定;是否有出差的借款挂帐等。 4、由财务总监全面审核报销的内容，根据资金状况确定支付时间和付款方式，有预算的审核是否超过预算限额。 5、采购部、销售部的出差费报销由总经理最后审批签字;其它部门的出差费报销由董事长最后审批签字。 如出差费报销额超过1000元的单据，需由总经理和董事长共同审批签字。 6、如遇总经理和董事长出差，且业务比较紧急时，需由报销人电话或短信请示总经理或董事长，同意后，由总经理或董事长亲自电话或短信通知出纳员先行给予办理报销或付款业务，待总经理和董事长到公司后，由出纳员将未签单据交总经理或董事长及时补签。 三、招待费用报销制度 招待费是指销售人员因销售业务需要，为开发与维护客户，所发生的合理必要支出，其中包括餐饮费、娱乐费、礼品费等。 业务招待费用应贯彻“可招待可不招待，不招待”，“可发生可不发生，不发生”，“态度热情，费用从简”的原则。 按照公司规定的销售费用比列，在限额内使用业务招待费，严禁超支现象发生，所有招待实行事前审批制度，申请人填写“招待费申请表”。 所有宴请、招待费用开支必须列明事由、招待对象，需做好费用预算，提前申请，在征得销售总监同意后方可宴请;遇特殊情况，需事先向销售总监电话说明。 宴请标准一般情况下在人均消费金额方面应控制在150元/人。 发生招待费用后，需在3个工作日内，由经办人填写“领款凭证”，并附发票、和经批准的“招待费申请单”。实际发生额超过申请额的，需在“费用报销明细表”中加以备注说明原因，招待费采取实报实销制。 6、所有发生的招待费用，必须真实属实，票据完整，严禁弄虚作假，如有发现对当事人予以重处。 四、本制度由财务部起草、修订，报董事长审核，同意后由行政办公室颁布。 五、本制度自颁布之日起执行。 附表:1、差旅费报销标准， 2、乘坐交通工具标准。 3、出差申请表、差旅费报销明细表， 4、招待费申请表、费用报销明细表。 1、差旅费报销标准 单位: 元 出差地区 内容 金额 备 注 一类城市 住宿 200 北京、上海、广州、深圳、珠海、厦门。 市内交通 实报 伙食补贴 50 二类城市 住宿 160 除以上其他地区 市内交通 实报 伙食补贴 50 2、乘座交通工具标准 交通工具 备 注 飞机 审批 乘座飞机，需总经理或董事长同意 火车 可以 轮船 可以 乘座头等舱，需总经理或董事长同意 汽车 可以