业主大会成立程序

业主大会成立程序 第一:报送材料: 物业管理区域内已交付业主的专有部分达到建筑物总面积50%以上，建设单位应及时告知(入住率告知书)物业所在地街道办事处、乡镇人民政府，并报送筹备首次业主大会会议所需资料，一般包括六项材料:(一)物业管理区域证明;(二)房屋及建筑物面积清册;(三)业主名册;(四)建筑规划总平面图;(五)交付使用共用设施设备的证明;(六)物业服务用房配置证明;鉴于北京市相关指导规则规定了建设单位向筹备组移交相关资料的义务，此处的移交可做适当变通，街道办事处、乡镇政府可根据实际情况予以掌握。 第二:推荐召集人，召集业主提出成立申请 建设单位推荐业主代作为临时召集人，召集占总人数5%以上或者专有部分占建筑物总面积5%以上的业主向物业所在地街道办事处、乡镇人民政府提出书面申请成立业主大会;这里的有两个，既可以是占总人数5%以上也可以是专有部分占建筑物总面积5%以上的业主，而且该权利也可以由业主自发行使。 有点需要注意，该申请是向街道办事处、乡镇人民政府提出，而不是向居委会提出，新办法没有赋予居委会权利，而且强调街道办事处、乡镇人民政府在业主大会和业主委员会成立和活动中的职责是“协助、指导和监督”。 第三:街道办事处、乡镇人民政府组织成立首次业主大会会议筹备组 时间:自接到申请之日起60日内 组成:由业主代表、建设单位代表等组成，具体组成可结合各小区实际情况确定。其中有表决权的筹备组成员人数应为单数，而且非建设单位的业主代表人数不得低于筹备组中具有表决权成员人数的三分之二。 组长:由街道办事处、乡镇人民政府指定。北京市住建委即将出台的指导规则提倡街道办事处、乡镇人民政府指定具有专业知识和服务能力的律师担任筹备组组长。组长不具有表决权。 第四:筹备组公告及成立(一次公告:筹备组公告) 筹备组应当将成员名单、分工、联系方式等内容以书面形式在物业管理区域内显示位置公告。筹备组自公告之日起成立。 第五:报送材料 建设单位应当自筹备组成立之日起7日内向筹备组提供业主名册、业主专有部分面积、建筑物总面积等资料，其中的业主名册、面积清册是比较重要的资料，是决定业主大会业主表决权的重要依据，需注意一点，此处是建设单位向筹备组报送材料。 第六:录入信息 根据北京市住建委指导规则的规定，建设单位还应按照有关规定将相关信息录入公共决策平台，该平台由北京市住建委推出，将逐步在北京市范围内的小区内推行使用。 第七:开展筹备工作并公告(二次公告:筹备内容公告) 筹备工作: (一)制订首次业主大会会议召开，确定会议召开的时间、地点、形式、议题及表决规则; (二)拟定管理规约草案、业主大会议事规则草案; 管理规约、业主大会议事规则的拟定工作非常重要，这是小区业主行为的基本准则，也是决定小区管理及议事的重要参照。但目前来讲，建设单位、物业企业及业主对管理规约、议事规则的重视程度普遍不高，这些属于新兴事务，配套法律法规还不健全，很容易出现发生纠纷无法可依的情况，这时，管理规约和议事规则就显得尤为重要。如果运用的好，管理规约、议事规则将是平衡各方利益，减少和预防纠纷的重要保障。北京市住建委将会出台相应的示范文本，建议各小区以示范文本为基础，参照近几年发生的小区物业纠纷类型，结合小区实际情况进行制定。 鉴于相关规定对管理规约、议事规则应当规定的内容比较清楚，在此不做赘述，仅提比较重要的几点: 业主表决权限制;(同上) 建设部指导规则和北京市拟出台的指导规则均规定了业主大会可以在管理规约和议事规则中对有损害业主共同权益行为业主的被选举权、表决权行使予以限制，并应向街道办事处、乡镇人民政府予以说明。何为有损业主共同权益的行为，管理规约、议事规则可以做出细化规定，不应一刀切。 未表决业主的投票权数计算 在表决时，未参与表决业主的投票权数是否可计入已表决的多数票，由管理规约或者业主大会议事规则规定。很多小区，并不是所有业主都能积极行使表决权，有的是业主公共决策意识不够，有的是因为居住的大多数是租户，业主较难联系等等原因，小区决议本来就很困难，在没有特殊规定的情况下，一般都不会将未参与表决业主的投票权数计入已表决的多数票，这无疑会进一步增加表决难度，建议在管理规约或业主大会议事规则中提前约定清楚。 以幢、单元、楼层进行表决 有些大中型小区，每召开一次业主大会是非常繁琐的，周期会非常的长，直接影响到了小区公共事务决策和管理的效率。有关幢、单元、楼层内业主的有关事宜不一定非要通过业主大会，而由幢、单元、楼层业主自行表决，更具合理性和可操作性，具体的议事方式、程序应在议事规则中提前规定。 分期开发的业主委员会委员的增补办法 分期开发的小区，业主大会议事规则中应有这部分内容的体现。 (三)确认业主身份，确定业主在首次业主大会会议上的表决权数; (四)确定首次业主大会会议上的业主委员会委员候选人产生办法及确认候选人名单，制订业主委员会委员选举办法; 业主委员会委员条件:由业主担任，具体条件如下: 委员条件:具有完全民事行为能力; 遵守管理规约、业主大会议事 规则;未被业主大会依约限制被选举权的行使; 热心公益事业，责任心强，公正廉洁;具有一定组织能力;具备必要的工作时间;管理规约、业主大会议事规则规定的其他条件。 主任条件:具有丰富的工作经验和良好的群众基础;熟悉物业管理相关法律、法规、规章和政策;年龄原则上不超过65周岁，身体健康;经连选连任、工作、成效突出的可适当放宽。 特别委员:业主是法人或者其他组织的，可以授权自然人参加业主委员会委员的选举。一个物业管理区域内，一个自然人只能代表一个法人或者其他组织。 (五)首次业主大会会议的其他筹备工作。 公告:筹备组应自成立之日起60日内完成上述工作并公告。 公告形式:书面 公告地点:物业管理区域内显著位置 公示期间:7日，这期间业主可以提出建议或意见，筹备组应当记录 修改确认期:公示期满后7日内，结合业主提出的建议或意见进行修改，确定拟提交表决的内容。 筹备组表决: 每人享有一票表决权，筹备组作出决定应当经筹备组中拥有表决权的过半数成员同意(组长没有表决权); 成员进行表决时应当在决议上签字，注明同意、反对或者弃权。持保留意见的成员不签字的，不影响决议的效力。 筹备组应当对会议进行书面记录，筹备组组长应当对表决及会议记录予以签字确认; 筹备组的业主代表不能委托代理人参加会议; 筹备费用:筹备相关费用是由建设单位承担的，包括参会人员开支、场地费用、材料费用等等，这项不能免除，建设单位应将费用支出列明并予以保留，做为已尽该项义务的证明。 筹备时间:筹备组应当自成立之日起3个月内完成筹备工作，组织召开首次业主大会会议。 第八:首次业主大会召开前公告(三次公告:会前公告) 公告时间:首次业主大会召开前，公告期不少于15日 公告内容:首次业主大会会议议题和需要业主表决的内容 公告形式:书面 公告位置:物业管理区域内显著位置 第九:首次业主大会正式召开 表决内容: (一)基本内容: 管理规约(草案); 业主大会议事规则(草案); 业主委员会委员。 (二)特别内容: 除了基本内容外，可以根据小区实际情况通过一些其他决议。因为每召开一次业主大会是比较繁琐的，增加表决项，提高表决效率是非常有必要的。如有的小区业主大会的执行机构不仅要设立业主委员会，还要设立监事会，而监事会委员需要由业主大会选举产生，如果在首次业主大会没有选举，还需要再次召开业主大会表决，非常麻烦。 监事会的设置及组成 专项维修资金的应急支取预案 业主大会登记 自治小区的自行管理方案、应急保障措施 根据小区实际情况需要表决的其他内容 表决形式: 集体讨论 书面征求意见 通过业主决定共同事项公共决策平台 投票期限:投票期限最长不得超过45日，遇特殊情况，筹备组可以向街道办事处、乡镇人民政府申请延长15日。 表决通过:除特别内容里“专项维修资金应急支取预案”需专有部分面积占建筑物总面积三分之二的业主且占总人数三分之二的业主同意外，其它表决内容需专有部分面积占建筑物总面积过半数的业主且 占总人数过半数的业主同意: 第十:业主大会正式成立 业主大会自首次业主大会会议表决通过管理规约、业主大会议事规则，并选举产生业主委员会之日起成立。 十一:表决结果公告(四次公告:会后公告) 公告时间:自首次业主大会会议作出决定之日起3日内公告 公告时间:不少于7日 十二:会后备案、刻章、登记 (一)业主委员会备案 1、办理备案:业主委员会自选举产生之日起30日内，向物业所在地街道办事处、乡镇人民政府备案 2、提交材料: 筹备组出具并由组长签字的业主大会成立和业主委员会选举情况的; 业主大会决议; 管理规约、业主大会议事规则; 业主委员会委员名单。 3、依法备案:材料齐全的，街道办事处、乡镇人民政府当场予以备案。 4、依法抄送:街道办事处、乡镇人民政府应在备案后7日内将备案材料抄送区县房屋行政主管部门。 5、书面通报:街道办事处、乡镇人民政府在抄送同时将有关情况书面通报物业所在地公安派出所、社区居民委员会。 6、办理刻章:业主委员会凭街道办事处、乡镇人民政府出具的备案证明，向区、县公安分局申请刻制业主委员会印章。 (二)业主大会登记 经业主表决同意，可以办理业主大会登记: 1、业委会到市房屋行政主管部门办理业主大会登记; 2、业委会凭登记证明，向区县公安分局申请记刻制业主大会印章。