沈阳联通网上报销系统

沈阳联通网上报销系统 12 中国联合通信有限公司沈阳分公司成立于1997年3月28日，隶属中国联合通信有限公司，主要经营沈阳地区GSM移动电话业务，于1998年8月8日开始运营。自成立以来，沈阳联通的整体实力不断增强。经营的电信业务由成立之初的移 动电话(GSM)发展到目前的GSM及CDMA移动电话、数据通信(包括因特网业务和IP电话)、移动电话增值业务，并且不断推出联通在信、掌中宽带、定位之星、世界风双模手机等各种基于移动电话新技术的新业务。 沈阳联通的飞速发展对传统财务工作提出了更高的要求，但公司原有的财务软件是以财务部门为核心的封闭系统，就其 本质来说，仅仅充当了手工的工具，以替代手工核算为主，系统以记账凭证为核心，不能适应当今企业信息管理和快速反应 的需求。建立数字化、网络化的财务信息系统，同时将会计循环起点的原始单据的传递、批准、审核也纳入整个网络财务信 息系统之中已成为财务工作的当务之急。 改变传统财会的观念，必须首先从财务的基础工作入手，切实提高财务基础工作的效率，并以此带动企业财务管理模式 的全面变革。有鉴于此，沈阳联通决定从报销业务入手进行财务工作的全面信息化。2004年6月1日沈阳联通网上报销系统 (以下简称网上报销系统)正式上线运行开始，这一完全基于互联网的网上报销解决为沈阳联通的全体员工提供了方便、 快捷的服务。 12.1 12.1.1 传统的报销模式采用手工报销的方式来实现。员工每次报销，填写纸面的单据并拿着单据找到各级领导进行审批，最终 将单据拿到财务进行审核。这种模式存在下述诸多问题： （1） 单据填写效率低下：员工每次报销均需要填写大量重复的信息，如部门、付款信息等。 （2） 业务审批效率低下：员工需要拿着每份单据找到各级领导进行审批，如果遇上领导出差，则需要等待很长的时 间。对于常驻公司总部以外地区的员工，发生大额业务时，必须公司高层领导签字审批，此时，还往往需要将单据邮件到公 司总部，审批周期很长。 （3） 财务审核效率低下：财务人员审核单据必须对每一份纸面单据的审批金额进行复核，并需要核对众多复杂的业 务信息。在做账务处理时，必须将纸面单据中所包含的众多信息录入到账务系统中去，使得会计人员无法脱身于繁杂的机械 劳动。 （4） 无法有效控制资金使用：手工审批的单据由于没有一个有效的资金使用反馈机制，也没有强制停止领导在资金 超额后的审批机制，使得企业往往无法将资金计划管理落到实处。而由于没有系统的流程管理，审核会计必须花费大量 的精力对流程进行复核，并且仍然存在出错的可能性。 （5） 无法提取有价值的信息：员工报销的数据可以广泛应用于资金管理、决策分析等诸多财务管理领域。在传统的 报销方式下，这些数据分散于纸面的单据中，没有可行的办法进行汇总分析，使得企业损失了宝贵的信息资源。 上述问题的存在，对企业的财务工作带来了相当大的困难，也使得财务部门在员工心目中的形象受到影响。在当今竞争 激烈的市场环境中，再造财务报销流程，通过企业财务信息化提升企业的竞争力已成为企业的一项重要任务。 12.1.2 与传统的报销模式相比，网上报销系统具有以下特点： （1） 通用性：网上报销系统以其灵活的化和工作流架构满足企业的独特需求。特别是其对会签模式的支持，使 得其通用性更得到提高。 （2） 可扩展性：网上报销系统通过其扩展模块实现了和国内外多种账务、网络银行系统的对接，使企业在财务信息化的发展中具备了更多的可扩展性。 （3） 安全性：网上报销系统通过物理数字证书认证的方式对用户登录进行控制，这使得系统的安全性能够得到充分 的保障。 （4） B/S架构：网上报销系统采用B/S架构实现，用户仅需要使用浏览器上网即可进入系统完成业务。使得企业的跨地域的财务业务能够实现。 （5） 系统性：借助网上报销系统内部系统的功能，企业能够轻松实现财务核算全流程的信息化，从预算到报销，到 账务到支付和资金管理，企业能够从其系统化的设计中受益。 （6） 流程透明：网上报销系统可以将每个单据的流程清晰的进行展示，使得从员工到领导到财务均可以透明清晰的 看到单据的状况。 12.2 12.2.1 与传统报销模式相比，网上报销系统的关键是打通企业财务信息传递过程中的断档，实现了整个报销流程的信息化。 传统的网上报销模式下困扰企业的问题主要集中在从员工填写单据到财务审核的这一段流程中。这段流程涉及的人员 多，人员层次复杂，业务量巨大(参见图12-1)。实现网上报销必须对这段流程的改进和再造，这是网上报销解决方案的核心。 针对此段流程的特点，网上报销系统通过对该流程中员工提单、领导审批、财务审核三个环节实现网络化，从而达到了全面 提升企业财务运作效率目的(参见图12-2)。 图12-1 传统报销流程图 图12-2 网上报销流程图 12.2.2 沈阳联通网上报销系统从理念上打破了传统的报销模式，通过单据填写的网络化、业务审批的网络化、财务审核的网络 化形成了一套完善的财务核算的再造流程(图12-3)。该系统具有良好的系统兼容性，能够和金蝶ERP、网银等系统实现互联互通，大大提高了企业的财务核算效率。 图12-3 网上报销系统流程图 12.3 1. 沈阳联通根据自身业务特点和管理需求，经过严格论证和全面考虑，决定采用南京安财软件股份有限公司的安财软件网 上报销系统，希望通过该系统的应用从根本上改进传统的报销模式，提高工作效率。安财网上报销系统遵循微软Windows DNA框架结构，以三层结构技术为基石，采用MS SQL Server大型数据库，结合先进的WEB技术实现真正的分布式网络计算架构。系统结构如图12-4所示。 图12-4 安财网上报销系统结构图 2. 应用软件子系统为南京安财软件股份有限公司的AC-EXPENSE3.0网上报销系统软件。该软件采用三层体系结构，支持各种主流平台和大型数据库系统。该软件的网络功能较强，支持移动办公，具有远程实时操作功能；软件具有完全的开放性 和可扩充性，具备完善的外部数据接口；配置的应用软件功能模块有：个人中心、管理中心、财务审批系统、账务管理系统、 银行管理系统和预算管理系统等。 3. 网上报销系统中运行保存的是财务数据，属于机密信息，同时财务的工作主要在网上进行，因此网络安全是非常重要的。 安财系统对于网络安全的控制分为三个层次： （1） 链路安全——对链路进行加密。 （2） 网络安全——利用防火墙技术实现内部网与“外部网络”(其他不信任网络)的隔离和访问控制。 （3） 信息安全——通过数字签名和SSL加密进行。 12.4 网上报销系统的功能可以划分为主功能、辅助功能和扩展功能三部分。 1. 该部分主要实现了网上报销的核心功能，即实现了从员工提单到领导审批到财务审核的电子化功能。 员工提单：和传统的填写单据的方式相比，网络条件下的单据填写显得更为简便和高效。对于员工相对固定的 信息如部门、账户等都可以通过系统进行默认，同时员工填写的单据可以根据企业的需求灵活的进行设计，其扩展性可以轻 （1） 松的满足不同背景下企业的差异化需求。 （2） 领导审批：系统允许用户根据需要灵活的定义工作流，并能够动态的对审批流程进行控制。单据提交后会通过 邮件的方式向后续环节进行自动通知。领导可以在接到邮件后被动的进入审批，也可以主动登录系统进行审批。审批领导无 需担心单据是否该自己审批，系统会通过预设自动的进行判断。 （3） 财务审核：系统通过对单据模板的设定使得财务审核变得简单易行。审核会计仅需要简单的核对系统自动计算 的结果，即可审核通过。 2. 为了使主功能更好的发挥其作用，系统设置了一系列的辅助功能。主要包括员工个人信息的管理、灵活的单据查询、个 人账务报表、审批效率等。 （1） 员工个人信息管理：通过该功能，员工可以自助维护个人常用信息，当员工发生调动或账户变更等情况时，只 需要在此进行维护即可。该功能提高了系统的交互能力。 （2） 单据查询：系统中可以按预设的多种模式进行单据查询，并针对不同的用户类别设置了不同的查询模式。如员 工可以通过个人查询，查看到自己历史的报销；通过领导查询可以查看到该领导审批过的单据情况；通过部门查询，可 以查询指定部门的单据情况。 （3） 个人账户报表：通过该功能，员工可以清楚的查看到资金的历史报销、借款、核销记录，不仅方便了员工，也 为企业往来业务的管理奠定了基础。 （4） 效率分析：为了提高各个环节的审批效率，系统可以实施的对各个审批审核环节进行效率分析，并出具报表。该功能在网上报销系统已经大幅改进企业效率的基础上，运用量化管理的思路，为企业进一步提高管理水平提供了数据支持。 3. 扩展功能是为网上报销系统和其他相关财务系统进行数据交互所设计的功能模块，]主要包括账务管理和银行管理。 （1） 账务管理：为了简化企业账务处理业务，网上报销系统提供了和主流账务系统的接口，通过这些接口可以将网 上报销中的账务数据直接传递到账务系统中去。账务管理模块便是为实现此功能而设计的。单据审批完毕后面临的就是将大 量的数据向账务系统传递的过程。为了保证传递到账务系统的数据是准确的，在账务管理中需要对数据进行预处理，这也就 是账务管理功能的主要用途。在账务管理中，可以对系统自动生成的发票进行审核，并补充必要的发票信息。同时该功能还 担负了发票的状态管理职能，通过该功能可以调整发票在预处理和导出过程中的流程位置，也可以将发票挂起。确定导出的 银行管理：系统通过网上报销的主功能获取准确的付款信息，通过对这些信息的批量处理可以轻松的生成网络单据可以通过导出请求将数据导入到相应的账务系统中去。 银行所需要的接口文件，并传递到网络银行系统中。这使得一个大型企业的付款也仅需要一两个出纳即可完成。 （2） 图12-5显示了网上报销系统通过其系统的功能架构满足的不同业务需求。 图12-5 网上报销系统通过其系统的功能架构满足的不同业务需求 4. 在网上报销系统的支持下，员工输入个人ID及密码后进入网上报销系统，点击系统界面上的“单据下载”图标，下载自己需要的报销模板，此时员工可以在线直接填写报销单，也可将需要的模板下载为本机文件。离线填写好后，直接上传， 系统会按照后台配置的职能、权限把单据依次传递到业务审批领导、会签领导和财务审核人员那里。员工提交过电子报销单 后，若想知道这张报销单的审批状态，在系统的“个人查询”功能中可以形象直观地看到了领导签批的进展，如果整个过程 已完成，那么很快款项就会被注入该员工的银行卡里。 公司各层次领导使用数字签名经过CA中心的认证后登录网上报销系统，可以看到待审批的单据及各初审领导的审批意 见，并可根据系统提供的该员工所在部门、所在项目的即时预算开支业务报表和自己的职能权限进行审批。 公司财务人员将员工投递来的原始凭证的合法性及与领导审批内容的一致性加以确认后，可以通过系统中的银行管理系 统模块将付款信息直接导入网上企业银行进行付款，免去了烦琐的现金支付和票据填写。通过系统中的账务管理系统模块， 自动完成记账凭证的编制。 图12-6是网上报销系统的主页面。 图12-6 网上报销系统的主页面。 12.5 12.5.1 通过网上报销系统的实施，沈阳联通彻底改变传统会计“记账、算账、报账”的模式，逐步实现了后台手工操作向财务 信息化、财务业务一体化转变，实现松散管理向集中式网络化管理的转变，实现核算型向管理型(建立可操作性的分析模型) 转变。 1. 沈阳联通原有的会计核算组织结构是层次分工、金字塔型的管理模式，这种模式分工明确，有利于化的操作。公司 内部按不同职能分别设立岗位：如出纳、总账、固定资产、财务计划等，各岗位根据各自的分工完成自己的岗位职能。各分 支机构的财务体系也按此设立。 网上报销系统的建立，使时间和空间的距离将不在存在，系统可以跨区域动态的收集和处理数据，分支机构可以实现集 中报账记账，集中资金支付，集中信息反映，各下属单位变成一个财务报账单位。同时，随着网络财务信息系统的进一步实 施，财务信息系统和业务系统的一体化，财务部门和其他部门将出现模糊分工模式，公司会设置数据审核岗位、资金支付岗 位、数据汇总岗位等，内部岗位设置也将大大减少，财务分工将趋向扁平化。 2. 在原有的会计核算模式下，财务人员根据批准的原始单据，运用桌面方式(计算机作为计算器)对大量原始凭证进行审核 处理，并逐笔产生记账凭证，录入会计信息系统。财务分析人员根据账务信息进行分析，提供公司决策信息。但在网上报销 核算模式下，沈阳联通实现了网络化集成管理、财务网络计算、记账凭证在线生成、资金集中自动划转、预算实施控制，所 有信息实时产生，资金流、控制流、信息流“三流合一”。 3. 网上报销系统将财务人员的工作转移到了网络财务环境下，财务人员的工作重点也发生了转移，由以往的对会计信息采 集报告系统的维护、使用和部分参与规则制定的工作重点，更多的转移到非事务性工作，参与业务流程的分析和优化、获取 信息用户的需求并不断满足、约束激励机制的建立等重点工作。财务人员更多的是分析公司的业务活动和各级管理者的信息 需求，并据此建立有关的考核规则及其信息处理模型，为公司发展提供有效的决策信息支持。 4. 在网络财务业务流程中，财务人员人为参与比例大大减少，财务岗位设置将逐渐扁平化，财务人员将出现两级分化，一 种财务人员是基本的操作人员，只需基本财务知识和计算机操作；另一种财务管理人员，需要精通财务知识和计算机网络知 识，是一种复合型人才。财务管理的重心将转向事前和事中，财务人员的时间、空间和效率观念将发生变化。财务人员不仅 要关注过去的财务信息，而且要对未来进行预测；不仅要关心财务信息，同时更要关心企业经营信息；并且要求不断提高财 务信息的实效性。 12.5.2 1. （1） 资金占用：网上报销系统通过和网络银行系统进行对接，能够实现跨地域审批，跨地域支付，彻底的解决了原 先企业在各地开设银行账户情况下所造成的大量的资金占用。 （2） 降低报销和业务审批成本：首先，网上报销大大简化了员工的报销过程。传统的报销中，员工需要带着纸面单 据找到各层领导，整个单据签完字，往往要耗费员工大量的工作时间。其次，员工的报销也严重影响了领导的工作效率，不 断的工作时间的签字打扰，也使得领导无法正常安排自己的工作。网上报销的推行，大大降低了企业在这方面的业务成本和 时间成本。 降低财务审核成本：网上报销系统通过大量的系统计算和标准设置，极大的简化了审核的工作量。特别是差旅 费等业务，审核不需要再去核对标准，计算补贴等复杂的操作，节约了大量的审核时间。 （3） （4） 降低账务付款成本：在没有施行网上报销时，所有的账务必须手工录入，银行的付款信息也必须手工录入，这 样必须在审核会计岗位投入大量的人力。而网上报销的推行，使得其工作量迅速降低。 （5） 降低报告成本：网上报销的个人账户管理功能，使得员工不再需要财务为其报告个人账务情况，极大的节约了 财务报告成本和员工与财务的沟通成本。 （6） 降低信息重复填写成本：在传统的模式下，每次报销员工均需要填写纸面的报销单据，包括姓名、工号、部门、 项目、报销账户等许多不变的信息，这种重复的填写耗费了员工的时间。网上报销系统中将这些固定的信息全部存储于系统 中，仅需要填写工号便可以调取所有相关信息。而且，手工填写的数据出现错误的几率很高，这使得后期财务需要耗费大量 的时间去核实数据并更正。网上报销系统中预设了相关信息，在许多情况下员工填写单据仅需要选择，出错的几率大大降低。 同时，员工的付款信息与人事系统管理同步，降低了付款错误的风险。 2. （1） 公司形象：网上报销系统极大的拉近了财务人员和员工之间的距离。作为财务面向员工的门户，它很大程度上 提升了企业中财务的形象。同时，网上报销系统作为国内领先的财务系统，可以很大程度上提升企业的信息化水平。 （2） 员工满意度：网上报销系统的实施，使得原本需要数周的报销周期缩短为一周以内，在各环节均很顺畅的时候， 甚至可以在2天内获取报销款。这种情况的改善极大的提高了员工的满意度，也提升了财务在员工心目中的地位。 （3） 财务工作透明化：实施网上报销系统后，财务从审核，到入账，到付款的整个流程均透明的展示在员工面前， 财务对单据所做的任何调整和审核修改均可以即时反馈到员工那里。这种透明的流程和业务处理模式，使得员工不再担心自 己是否可以及时收到报销款，以及反复琢磨为什么报销金额和最后的支付金额存在差异。 （4） 内部控制：网上报销系统的推行使得企业可以进一步完善其内部控制。传统的单据审批模式，经常会出现员工 越级审批，以及财务被动复核其流程合理性的情况。网上报销系统通过其内部的预设流程，使得单据被推动的步入正规流程， 审核会计也不再需要将精力过多的投入在流程检查上。 （5） 财务业务管理：通过网上报销系统所提取的审批时效，审批单据量，财务部门利用这些数据进行分析并应用于 财务内部的管理过程。在数据分析的支持下，财务审批效率不断提高，并普遍达到了员工满意的水平。 （6） 预算管理沟通：通过网上报销系统，可以使单位及时了解单位预算执行情况、财务收支情况等，增进财务部门 与业务部门之间的财务信息交流。利用预算与费用实施的对比控制，可以建立全程预警的预算管理模式，彻底改变了重预算 编制，轻预算执行的现状。 高层管理：系统顺利实现了远程报账、、远程核算、远程查询，财务信息的传递和处理突破了时空的限制，使 领导可以及时、准确地了解公司的财务状况，为其决策提供支持。 （7） 1. 集中于咫尺，监控于天涯－沈阳联通网上报销应用范例. 支点网. 互联网: 安财网上报销应用案例—沈阳联通. 天极. 互联网: 安财网首页. 互联网: 4. 中国联通网上报销系统成功案例. 安财网. 互联网: 5. 专访南京安财软件有限公司总经理李洪涛. 天极. 互联网: 6. 报销咨询互动. 天极. 互联网: 7. QFD在网络报销系统需求分析中的应用. 天极. 互联网: 8. 财务革命：网上报销系统流程再造企业财务. 天极. 互联网: