跟单员工作职责

跟单员工作职责 一、 目 的:为明确跟单员工作职责和权限,并与其他部门得到有效沟通,特制定此部门职责。 二、 适用范围: 跟单部跟单员。 三、 定义: 1. 跟单:跟单英文walkthroug的直译,意思是从业务的起始一直到业务的结束-----一般都是到财务做帐结束-------整套业务流程。跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证据-------各种证据、单据、报表等-----对业务流程进行重复模拟。 2 .跟单员:跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人都是跟单员。 四、工作内容: 外贸业务跟单(了解基本外贸知识:谈判，报价，接单，签 等等;基础外语及函电往来);产品采购跟单(业务跟进,懂营销，懂产品。物料，性能，使用);生产过程跟单(生产进度跟进.懂生产，懂管理，懂沟通。);货物运输跟单(出货跟进.货物运输知识:运输工具，方法，配柜及了解报关知识)及客户联络跟踪(客户接待:了解对客户的管理，懂国际礼仪知识) 1.寻找客户:通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。 2.设定目标:主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。 3.传播信息:将企业产品的信息传播出去。 4.推销产品:主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。 5.提供服务:产品的售后服务，及对客户的服务。 6.收集信息:收集市场信息，进行市场考察。 7.分配产能:产能紧张时先安排主要客户。 8.负责外贸采购的国内供应商开发、询价和评审 9.计算报价单 10. 验签订单 11.进行采购订单的下达、跟踪,安排和参与质检员对产品的验货 12.负责出口单证、物流、以及跟单工作中涉及的各项内容 13.填对帐表,配合财务做好核销,对帐工作 14.目录，样品的寄送与登记 15.客户档案的管理 16.客户来访接待 17.经理交办事项的处理 18.与相关部门(供应商、出口运输以及与货代,船公司)的业务联系 跟单员是协调员:跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。 五、工作流程: 跟单员工作流程关联图: 客户——订单处理中心——订单——订单处理中心——供应商——生产——(库存查询) (出货传票) ——供应商——进料——仓库——出库 要点:接单与审单 ;进出口货物的基本程序(外贸业务主要就是进行货物的进出，货物的出口有二种形式，一种通过外贸公司出口，另一种是自营出口。跟单员对出口货物的跟单工作主要有:接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等) ,一,、接单:接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。 1(下单方式:客户下单的方式有:通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。 2(接单的途径:交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。 3(接单的形式:在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是: (1) 合同:(CONTRACT)合同有销货合同(SALES CONTRACT)和购货合同(PURCHASE CONTRACT)。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。 (2) 确认书;(CONFIRMATION)它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书(SALES CONFIRMATION)和购货确认书(PURCHASE CONFIRMATION)。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的产品。而合同用的比较正规。客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。 4(接单的程序: 接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。 (1) 询盘:(INQUIRY)又叫询价。 (2) 发盘:(OFFER)又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。 (3) 还盘:(COUNTER-OFFER)又叫还价。 (4) 接受(ACCEPTANCE)买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。 ,二,、审单:即审核合同报价 1(审单内容: 确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。 2(审单方法: (1)产品名称，规格: 审查时产品代码是不是自身的产品,与我们的产品资料能否对上号, (2)质量: 也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。 (3) 数量: 应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。 约数:如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增 减幅度。 (4)单价，总额的审查: a(客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对,总额有没有加错, 新客户下单，要查看我们给他的报价。 b( 通常我们以美元为结算货币。 (5)价格条款的审查: 出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有: FOB 船上交货价(指装运港的价格条件) C&F (Freight or Carriage Paid to„..)运费付至指定目地的交货 CIF 成本+保险费+运费(指目的港)价格 (6)付款方式审查: a. 付款方式是否能接受,LC ，付定金，等等。 b. 支付的货币能否接受,(我们以美元为结算货币) (7)包装要求的审查: a( 工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受, b( 客户提供的包装(彩印，尺寸)我们能否做, c( 客户提供的包装资料是否齐全,(内包装，外包装，标签，说明书) 内包装:普合，白合，彩合，吸塑 外包装:纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。 8)交货期的审查 (1) 跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装车、船( 送达。交货期分:国内(以天计算);国外交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。 9)交货方式的审查: 运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。 注:如运费由客户支付，客户( 决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运 (赶销售)，我们可要求客户承担多出部分的费用。 3. 直接批量订单金额大于人民币4万元的，营销部先安排打样，样板交客户确认后才能下单生产。 4.合同评审完成和工程问客(EQ)确认后,经部门经理审批完成,营销部跟单员在24小时内回传合 同/订单或者邮件回复客户。 ,三,、发单:即安排适合的供应报价,确认交期!符合条款后,签订《购货合同》,经部门经理审批后安排生产。 ,四,、订单生产进度跟踪:已安排生产的订单需每天对进度进行跟踪!如有异常,须及时通知经理,会影响交期的要提前知会客户。 ,五,、准备报商检，报关 ,六,、准备出货。出货事宜，是之前要与客人商量好的，货出哪里,如果使用的TT，一般要求在出货之前，货款全部收到才发货。 ,七,、通知客人货已经发送。 ,八,、如果是信用证，就拿好信用证中所要求的单据去银行议付。 ,九,、合同或订单的更改: 1.客户落单后或生产过程中，客户提出对订单的内容要求进行修改时，由营销部与客户协商确 认在线半成品处置方法，开出《客户工程更改通知》，分发相关部门，并在E系统上作ECN变更。 1) 更改订单数量、货期通知供应商调整生产计划并作跟进，当发生异常情况，未能及时完成订 单或数量不足须补料时，应提前三天发出《延误交货申请》给营销部，营销部与客户协商并 将结果回复供应商; 2) 资料更改由工程部跟进完成，并以《资料更改通知》说明内容，分发到供应商和品保部，以 便品保部监督检查，同时在系统上作“ECN影响”处理。 ,十,、合同或订单的暂停/取消: 营销部接收客户通知要求暂停/取消的，开出《客户工程更改通知》，分发供应商和相关部门，并在系统上作ECN变更。2小时内将与相关部门确认的产品状态以《订单暂停/取消确认书》形式回复客户，客户回签后留档。一个月内如无收到客户对产品的处置，提交成本中心核算因暂停/取消该该合同或订单所发生的成本，并与客户协商处理方案，结果知会财务部。 开始 营销部 传真 接收客户的订单并记录 业务人员 电邮 工程规范 生产周期 营销部经理或 物料库存 主管 订单评审 计划产量 产前订单评估表 特殊订单 工程部 Y N 直接批量 一般订单 供应商 工程能力评估 金额大于4万 OK 元的做样确 营销经理或总 N 认后 成本中心核价 经理管审核通 过 OK N 供应商 评估交期 营销部 营销经理或主 OK 管审核通过 延误交货申请 订单下达 客户工程更改通 知、订单暂停/取 放弃 消确认书 订单接收和生产准备 生产运行管理供应商跟单员 出货通知， 程序 生产 营销跟单 送货单 WIP管理作业 指引 Y 客户反馈处理单 检查是否发生延误 营销部跟单员、 或更改、暂停和取消 订单统计表 准时交货率统计 N 营销部经理 交付 客户反馈 按客户投诉退 订单达成统计 货处理指示 结束 备注: 一、关于样品: 要获取订单，备好样品是很重要的一步。 1( 寄目录，样本: 2( 准备样品。 (1) 工厂现有的款式 (2) 新款 (3) 客户来样。 要领:无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几 次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。 二、 跟单员，要做到: 1( 有完整的产品资料，主动进行宣传。 2( 新品的成本，价格要进行核算。 3( 新品的制作要留有实样。 4( 客户的来样要保存好原样。 三、形式发票:PROFORMA INVOICE 买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。为了区别于正式发票，它必须明显表明“形式发票”字样。 形式发票上一般要显示订单的相关信息。(收货人，合同号，形式发票号，开出日期)。 产品信息 (品名，数量，价格，交货期)。合同条款 (价格条款，付款方法)。此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。 注意几点: FOB, CFR, CIF) 1 .单价条款要明确 ( 2 .交期要明确 3 .付款条件要明确 (L/C, T/T) 出口货物跟单的基本程序: 出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为: (1).筹备货物:按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。 (2).催审单证:大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。 只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。 催证:货物快完成时，要催证。 审证:审证是银行和公司的共同职责，但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上，开证的国家有无贸易往来,开证行的资信,公司审开证人和受益人对否,L/C的货物和金额与合同是否相同,装期,特别条款, 改证:审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错误。要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。 (3).订仓装船:货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。首先: 出货装柜:(P。28)跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。 A( 货柜选择:(P。29)根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有:20’ 29 – 30立方/17.5吨 40’ 58 – 61 立方/22.5吨 40’H 68 –71立方/27.5吨 B( 制作装箱单:(P。30)装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。 C( 跟踪装柜:出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。 (4)制单结汇:是出口货物跟单的最后一个环节。 A.制单:货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。 要在L/C的有效期内将单据送交银行。 出口单据主要有:汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。 B.结汇:如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。 单据要求:正确，完整，及时，简明，整洁。结汇后国内还要牵涉到结汇核销和退税问题，这些需要配合不同货物的国家退税政策来决定; 五(进口货物跟单的基本程序: 就是跟进进口合同的履行。其程序为:租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等。 ***************************************************************************** 小贴士:读书技巧 有人问我，同样在大学时代，你是怎么读了那么多书籍呢,其实这个问题，虽然有些惭愧，不过我确实有些话要说:有一门学问叫“阅读学”，简单明了，如名字所说，就是教人怎么读书的——我也把我自己的一些读书经验加进去，都是些非常实用的东西，希望这篇文章对大学生们有益吧 一(读书速度:如果你读书时眼睛是一个字一个字盯着看，那是显然读不下去的，只要一小会你的读书欲望就消失得无影无踪。你读书时的速度要快，一眼能看一句话，甚至一行字，乃至所谓的“一目十行”。不用惊讶，一目十行似地看书并不意味着没有效率，相反看书过慢者才是真正的效率低下者。有个美国人出了本建立阅读学的书，叫这种快速浏览“检视阅读”，极力称是很有效的读书方法，我深深认同。我曾经用了四个小时时间读完陆遥的《平凡的世界》四部，事后与一个看了十几天的同学比较，我记忆的情节和对书的理解远比另一位同学好，而他是所谓非常仔细阅读的那种。 当然，检视阅读是必须学会，练会的技巧，但不代表不需要详细阅读。当在读书时遇到特别好的段落或特别必要的段落，可以把速度放到最慢，反复地读，详细地读，甚至如果有必要就把它记忆在头脑之中，对于其他段落采取检视阅读的手段。这里面还有一个问题，在读书中遇到不懂的地方怎么办,答案是你把它略过去不用管它，因为这样的地方通常是学科内比较困难的东西，对于你一个外行来说不是很必要掌握。当然也存在另一种情况，就是你不懂的这个地方很重要，这时你只能放慢整体速度对不懂的部分进行详细阅读了。 那么有人还会质疑，这样读书，不是把书糟蹋了吗,其实，一本书中有30%的精华就不错了，或者我说，你能理解30%就可以了，这30%约等于80%。当你快速阅读的时候，你脑子中总会留下一些印象，那些印象性的东西，就是将深刻印在你脑子中的知识。因为，只有你感兴趣的东西，你的思维才会接受，才会理解，而这部分东西也常常就是该书籍的精华。不管你读得怎样快，你脑子中一直存在的疑问，也会在读到某个时候迎刃而解——这与速度无关，与书中是否有你需要的东西有关。如果有的话，你读得再快，答案也是跑不掉的，这就是关键所在。 其实，我想大家肯定听过有所谓的快速阅读培训班或培训书籍的事，声称3分钟能读一本几百页的书。其实这说法部分是真的，他教你的方法就是快速检视阅读——他的方法是让你把一页书当成图形输入进你脑子中，我曾经多次尝试，的确有时候可以做到，不过需要超常规地注意力，很费心神，不太实际应用。但这说法部分是假的，所谓3分钟读完夸大其辞，是有意的虚假宣传。但不管怎么样，有这么个事在，更证实了人的阅读速度是可以很快的，只是平时我们想不到。 PS:读得慢，读得“仔细”，很多时候等同于“读不下去”。那么快速读书，即使你理解得少又怎么样呢,你说呢, 不过，量变终将引起质变，所以快速阅读习惯的养成，是个必须! 二(读书顺序: 很多同学一明白读书的好处之后，就拿过来大部头的书开始读，结果没过一会就读不下去了。这很正常，如果每个人都能一下子看下去就都成了超人了，这种方法显然不智。 那么究竟该如何读书呢,这需要一种策略，简单说就是选好顺序。一般来说，读某一学科书时最好先看这一学科的发展史，了解历史上这个学科是什么样子的。这可是大有好处的，因为每个学科的发展，都是从简单到复杂，从谬误到真理，从一个流派到众多流派，而这个学科的学科史恰恰表现的就是这些。而读史是很轻松的，在舒畅的氛围中读完学科的发展史，就基本上对学科有了理性的认识了。这时根据你的兴趣所在或逻辑顺序，你就可以进入到这个学科中了。 读完学科史之后，就要选取理论书籍了，作为一个该学科的初学者，要选取该学科初级理论书籍——很多时候你有这个初级水平就可以了，除非你想深入。现在新出的书有很多很人性化的，他在书中穿插了很多故事，一边讲故事一边讲理论，读者很容易接受(本书就想达到这个目的)，而且这些讲的理论都是实用性很高的东西，值得关注。另外你在选书时要看清“„„入门”“教你„„”“从零学起”字样，你都可以选看，因为这些东西都适合你入门使用。 如果你入了门，对这个科目有了浓厚兴趣，就要进入深入一点的阅读了。这时候，你可以按着教程一步一步学习。不过这里我想提醒大家的书，除了标准教程值得看外，其他各流派的书也值得你看，这可以有效丰富你的思维。 这里我需要特别指出的是:除非你想特别深入学习该学科，否则关于该学科大家名家写的书就不需要看了。这些人写的书非常难懂，不适合初级层次的读者阅读。如果很必要看一点原著，那你不妨找一本关于原著的解析书籍或其他人做注释的书籍。在哲学书籍阅读时尤其如此，我曾读尼采的“查拉图斯特拉如是说”，连续几天读不懂其中一段话的意思，疑为天书;后来读后人的解析，对尼采的思想才有了充分的认识，可是还读不懂他的书——读懂他们写的书的任务还是交给专业人士吧。 三(读书的其他方面 1.同时拥有三本书，两本比较枯燥的，一本特别感兴趣的，轮换读书; 2.有必要在大型图书馆办借阅证，能找到你想找的书并把握时代潮流; 3.给自己读书创造最良好的环境，比如适当的灯光或一杯咖啡; 4.当你读了一个学科书后，与这个专业的专业人士进行沟通交流; 5.如果你上的是你根本不愿上或对你毫无意义的课，不如用这时间读书; 6.读书遵循实用主义原则; 7.虽然有兴趣或动力等，但读书还会是很枯燥的，要有良好的耐心; 8.不要急功近利，想要读到什么就应用什么。要耐心等候读书在你内心内化的过程，然后等待哪一天才用得上。 9.各个学科的书都值得读;不过如果你的兴趣不够广泛，就读你兴趣之内的书。把你喜欢的那类书都读读，比如说 同学科内的各种思想，各个流派，各个年代，很有益处。 10.理论联系实际。