档案学概论[修订]
第一章 档案概论与档案现象
第一节 档案的定义及其分析
一、对已有档案的定义剖析
(一)直观描述型档案定义的优势与劣势 定义:档案是某种文书、文件或文书
优势:直观,易理解,能让人在现实生活中识别什么是档案(档案大部分是由文书、文件转换而来。档案的实存形态主要是过去的文书、文件。)
劣势:没有从档案在社会生活中的根本作用、价值等角度去揭示档案的本质所在
(二)抽象揭示型档案定义的优势与劣势 定义:档案是一种信息或历史记录、原始记录、记忆工具
优势:有利于人们对档案本质的深入认识与揭示 劣势:抽象度较高,理解难度大,确指性差,易产生学术分歧
二、档案的本质及其定义表述
1、档案的本质特性:档案本质是社会生活的原始记录,即原始记录是档案的本质特性
档案的定义:
?国家机构,社会组织或个人在社会活动中直接形成有价值的各种形式的历史记录(中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》)
?档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固定化信息(档案是清晰、确定的原始记录性信息)
?“社会记忆”说。认为档案的本质是“社会记忆”或“人类社会文化的历史记忆”
?“归档保存”说。认为档案的本质是有意识的“归档保存”或“保存备查”
?“积累物”说。认为档案是“一种文化的积累”
?“副产品”说。认为档案是社会活动过程中形成的一种“副产品”或“分泌物”
三、对档案定义的理解
(一)社会性
档案是人们在社会生活中直接形成的,其内容是对社会活动的内容、过程及结论的原始记录,而非自然界的产物。
(二)历史性
从时态上讲,档案时已经形成的,而不是正在形成或尚未形成的东西
“让过去告诉现在”“让历史告诉未来” (三)确定性
档案内容信息具有清晰性、确定性,依附于一定的物质载体形式而存在的,二者缺一不可
没有载体形式的原始记录(如人的口语)不能为档案
没有清晰、确定的信息内容的原始记录(如纯粹的文物,器具)不能为档案
(四)原始记录性
档案是人们在社会生活中直接形成的原始性信息记录,对以往社会活动具有直接的原始记录作用
例:文章、图书不是档案,但其手稿、书稿即是档案;报刊不是档案,但其文稿和发排稿是档案;电影,电视节目不是档案,但其脚本、场记、拍摄图片、播发稿等记录物是档案
从信息论和人类之所以保存、使用档案的心理根源及实践需求讲,档案实际是人类追求信息的确定性、可靠性的产物,是社会实践必须有确定、可靠地信息支持方能有效进行的现实需要产物。
档案的本质特性——原始记录——不仅是档案区别与其他事物的根本所在,而且从根本上决定着其管理方法的基本取向
当今世界各国均以“来源原则”为核心的历史主义方法作为管理档案(尤其实体)的基本方法
四、档案的实存形式及其形成过程
(一)档案的实存形式
档案的实存形式是指档案在现实中具体存在形式,也就是在各种各样的具体事物中,究竟什么东西是档案的属性,什么是档案,什么不是。
凡是对历史事实具有某种清晰,明确的原始记录作用的东西都是档案的实存形式,均可成为档案。
档案的实存形式:a、文书,文件类
B、非文书类:文稿、书稿、录音、录像制品、文件
的底稿、照片的底片、图纸的底图、影片的母片
等一般被认为是程度最高的档案。
(二)档案的形成过程
档案的形成过程是指各种形态的文件,从被制出来到被作为档案
正式保存并发挥档案作用的 过程
档案形成的过程有两种类型:
A、 在其被制作时就是档案,制作者有明确的档案意识,其制
作的目的就是让其在时间上传递,为日后的查证、使用,为
自己或后人留下明确的历史记录。如:个人档案、会计凭证、
日记、照片、录音、墓碑等。
优势:制作材料较好、耐久、格式严格、
、便于长久保存且留存状况较安全、完整。
劣势:内容难以客观、真实,有虚假不实甚至有作伪、抑恶扬善、报喜不报忧等内容偏差、错误。
B、被制作时并不是档案,无档案意识,其目的是为解决处理现实生活、工作中的具体问题。
途径:处理——鉴定——立卷归档
优势:内容较客观真实
劣势:材料质地、耐久性差,书写不规范、留存不好
五、档案的真实可靠性
(一)档案的内容若没有失误、歪曲、作伪之处,那么在同一历史事实均有记载的各种信息中是最真实最可靠的 (二)档案若有失实、歪曲、作伪之处,那么失实、歪曲、作伪之处乃至伪造,这之一客观事实也恰恰是有档案这一实存形态来已记录,固化并示之于世人的,它依然有其另一意义上的真实性与可靠性。
因此,档案只要其自身存在就没有“假”的,而都是真的,“假”的也是“真”的
第二节 档案与相关事物的关系
一、档案与信息
档案信息是信息的一种存在形式,档案是人类社会的一种重要信息资源
档案是一种最真实最可靠最权威性与凭证性的原生信息资源
信息的确定性与可靠性是信息的根基所在,没有确定性和可靠性就没有价值
档案是一种最重要的信息,档案是人类所拥有的一种非常重要的信息资源
二、档案与文献
区别:1、本质不同。档案是社会的原始记录,是第一手的原生
信息;文献则不论是否是原始记录,都可成为文献
2、文献注重历史文化价值,档案则既注重历史文化价值
又注重现实性的查考,实用价值
3、文献内容一般系统、完整,档案则包括大量的片段、
零星记录在内。如测试记录、发票、账单、登记表单等
三、档案与文书
文书因其定稿具有较强的原始记录性,可直接转化为档案
区别:1、档案的实存形态不仅仅是过去的文书,还有大量非文
书一类的原始性记录物,同时过去的文书只有原始记
录性强、查考价值高且处理程序完毕的
2、文书虽然有原始记录,但原始记录并非文书的本质,
其本质是人们处理、解决现实性具体事务、问题信息
的传递工具;档案本质是以往社会的原始记录,主要
是在时间上的传递
四、档案与图书
区别:1、本质不同。图书的本质是系统知识的结晶,是人类对
自然及社会现象进行系统认识研究的结果
2、社会功能不同。档案是解决现实中的实际问题,为了
解、研究历史事实,图书是为了学习系统知识,陶冶
情操
3、图书记载不是直接原始记录,经过加工的系统知识
五、档案与资料
资料是一个相对性、动态性极强的概念,其外延极为广泛;档案
可被视为资料,但资料不能 作为档案看待并使用
六、档案与文物
档案因其既有原始记录的作用,又有突出的历史文化作用,可看
作是文物,但文物不能称为 档案;大部分文物是实用性物品,其所记录的历史事实的内容、
信息是不清晰,不确定的
第三节 档案的种类
档案分类涉及三个层面:
一、对档案的认识性分类(概念分类)即档案的种类认识
二、档案实体的管理性分类(实体分类) 三、档案内容信息的管理性分类(信息分类或检索分类)
(一)公务档案与私人档案
公务档案:主要是过去的公务文件,如法律、法规、行政公文等
私人档案:主要是日记、文稿、账单、票据、笔记、信函等
私人档案中的公文档案:私有组织(企业或事业单位)
(二)历史档案与现行档案
历史档案:形成时间早,离现在较远且主要起历史文化作用
现行档案:形成时间晚,离现在较近且主要起现实考查作用
(三)文书档案、科技档案与专门档案 文书档案:实际指行政管理档案,在社会行政管理活动中形成的,
实质突出行政性、政治性 科技档案:在科技、生产活动中直接形成的具有一定保存价值的
科技文件。如图纸、设计
、科研报告
专门档案:通过创造性劳动选择并保存下来以备考察的各种专门
文件组成的有机系的总称
(四)中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案、旧政权档
案
中华人民共和国成立后的档案:指1949年10月1日中华人民共
和国成立之后形成的国家所有的档案 革命历史档案:1949年10月1日中华人民共和国成立之前有中
国共产党及其领导的军队、政权、企事业单位、社团
等社会组织及个人所形成的归国所有的档案
旧政权档案:指1949年10月1日中华人民共和国成立之前除了
革命历史档案之外的所有归国家所有的档案
(五)纸质档案与非纸质档案
纸质档案:以纸张为载体的档案
非纸张档案:新型载体档案(声像或音像档案:照片、影片、录
音、光盘、录像)、电子档案
第二章 档案的源流
档案的起源和演变发展与人类社会物质文明、精神文明的发祥和进步程度密切相关,反映了人类记忆发展脉络和水平。
第一节 档案的起源
一、档案起源诸说
中外档案起源观点:(一)文字是产生档案的必要条件
(二)文字和国家的出现是档案产生不可缺少的条件
(三)以原始记事方法形成的记录就是
档案(结绳、刻契、编贝、结珠、
图画等) 历史事实表明,档案是人类社会发展到一定阶段的文明产
物,档案是人们社会实践活的原
始
记录
二、中国档案的起源
中国古代文字的产生和应用不仅标志着中国古代社会文明
的发展水平,而且为产生文字记
录
的档案提供了重要的条件。
(一)仰韶文化陶器上的符号
(二)龙山文化甲骨文
(三)大汶口文化陶尊上的符号
三、外国档案起源
(一)古埃及石刻档案、纸草档案、泥板档案 (二)幼发拉底河和底格里斯河楔形文字
从中外档案起源过程来看,档案是人类历史发展到一定阶段
的产物,它的形成经历了一个长
期发展的过程,他以社会的生产发展和人类交往的扩大及文
字的发明为基础产生于原始公
社
向奴隶制过渡的时期
第二节 档案的演变
一、纸张前的中国档案
1、甲骨档案
2、金石档案
3、简牍档案
4、缣帛档案
二、纸张前的外国档案
1、石刻档案
如:梅腾自传(迄今为止最早的传记性档案)
巴勒莫时刻(埃及最古老的纪年石刻档案)
汉谟拉比法典(两河流域阶级社会第一部完备的成文法典)
2、泥板档案
如:拉伽什泥板、西帕尔泥板、哈图萨什泥板、埃勃拉泥板
3、纸草档案
如:哈里斯大纸草(是以出土之草档案中最大的一件)
伊浦味陈辞
4、羊皮档案
如:美国第一部宪法、独立宣言、人权宣言
5、蜡板档案
6金属档案
如:罗马“十二铜表法”
7、棕榈树叶档案
如:贝叶经
8、桦树皮档案
如:婆罗门手稿、白桦树皮请愿书(美国1849年)
三、纸质档案、音像档案、电子档案 (一)纸质档案:1、由于经济实用,书写和印刷方便,档
案数量大为增长
2、随着档案数量的增长和传递频繁,档
案管理活动的复杂程度也加大,
这使档案的鉴定、分类、保管、编目等工作都
提出了性的要求,很
多国家档案管理的科学化、规范化程度提高
(二)音像档案(声像档案或视听档案) 1、音像档案具有更强的直观性
2、易受光、热、潮湿、污染物等环境因素影响,记录在其
上的音像信息会随载体的损失
而
失真、减弱甚至消失
3、易于复制,对母本的认证以及对文件件的原始性、真实
性的鉴别需要专门的程序和技
术
(三)电子文件/电子档案
凡作为“档案”接收和保存的电子文件均被称为“电子文件”
而不是“电子档案”
特征:信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体
之间的可分离性、信息的可变
性、 信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性以及信息的可
操作性等 档案发展方向:高密度、易传递、易查找、多媒体
第三章 档案的价值与作用
第一节 档案的价值与作用概述 (一)档案的价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用性,它是主体(档案利用者及其利用需求)与客体(各不同时代产生的各种类型载体内容档案)之间的关系范畴
档案价值作为一种关系,是主体需要和客体属性的统一结合,主体的需求构成档案价值的前提条件,而客体的属性是构成档案价值的基础
档案价值关系在社会活动中的具体体现就是档案的作用,档案的作用通常是指档案对人们从事的社会实践活动的影响
“价值”通常是从总体上,一般意义上表示档案的有益性、有用性,而“作用”往往是从具体的、个别的意义上表述档案的有益性、有用性。
档案具有比较稳定的特征,而作用则可以根据社会的发展需
求的变化呈现出多种形式,但二者实际上都包含了档案及其属性、主体及其需需要(或社会需要)两个方面
第二节 档案的价值形态
档案的价值形态是指档案价值的具体表现形式 (一)档案的凭证价值和情报价值 凭证价值
1、档案是历史的真凭实据,他的这种可资为凭的特征构成档案的基本价值之一——凭证价值 2、档案的凭证价值是档案不同于其他各种资料的最基本特征
3、档案是确凿的原始材料和历史记录,它可成为查考、研究和处理问题的依据,认定法律权利、义务与责任的证据以及政治斗争、外交斗争、和教育人民的工具 4、档案之所以有凭证价值是由与档案形成的过程中及其结果的内容和形式特点决定的
从内容上看:它是从当时直接使用的文件转换而来,并非事后使用另行编制的,因此他客观地记录了以往的历史情况,是令人信服的历史证据
从档案的形势与特征来看:文件上保留着真切的历史标记
情报价值
档案是事实、知识和经验的记录,他的这种可靠的、广泛的、可资参考的特征,构成了档案的又一基本价值——情报价值
档案记录了历史活动的事实和经过,也记录了人们在各种活动中的思维过程,所以它能给人以互有联系的、系统的、广泛的情报信息
档案的情报价值体现在不同层次的档案集合中:
1、体现在一个档案馆(室)以致国家档案馆的档案材料中
2、体现在一定数量文件的单位组合中 3、体现在同一文件的不同稿本或同一稿本的修改墨迹中
(二)档案的现实价值和长远价值 1、档案的现实价值又称为现行价值,是指档案对现实的社会实践活动锁具的有用性
2、档案的长远价值是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来,在相当长的时间中能够满足社会各方面需要的性质
(三)对于形成者的价值和对于社会的价值 1、档案对于其形成者所具有的价值类似于文件的第一价值,
其价值主体是档案形成者
2、档案对于社会的价值类似于文件的第二价值,其主体是非档案形成者
文件的双重价值指其文件的原始价值和从属价值或档案价值
第三节 档案的作用
(一)行政作用
档案是一个政府借以完成其工作的基本行政工具,是政府赖以建立的基础
档案中包含机关、企事业单位行使职能的法律依据、处理事务的结果、重要事实的记录和大量的工作经验,各级机构需要借助这些依据和经验去制定政策,处理社会、组织、程序等方面的问题
(二)业务作用
1、档案记录了各行各业的运营发展的有关情况、成果、经验和教训,是以往业务活动的记录和继续开展业务活动的条件
2、在各项业务活动中形成的档案,不仅可以维持业务活动的正常进行,有时还可以产生明显的社会效益和经济效益
(三)文化作用
档案的文化作用主要是人类所创造的一种宝贵的精神文化财富,以及它对与人类社会文化的积累、传播、发展与进步所发挥的各种功能
1、档案是民族文化积累的集中的体现。档案是一个民族、一个国家历史真实的记录,是民族文化的“根”和民族文化心理的情感寄托
2、档案是历史文化的积累。档案中凝聚了历史经验,蕴涵着社会和事物的发展规律,档案的保存和流传实质是人类文化的延续
3、档案是文化创新的基础。这不仅表现在人们可从档案中吸取历史文化的精髓,作用于社会意识形态,形成新的文化价值判断,也表现为人类可以在借鉴已有文化成果的基础上创造新的文化
(四)法律作用
档案的法律作用是指档案在解决争端、处理案件等活动中发挥的证据作用,法律作用是档案凭证作用的重要体现
1、在政治、经济、军事、外交、领土争端上档案的法律作用明显
2、档案在维护国家。集体、个人合法利益方面的法律作用也明显
(五)教育作用
档案是一种教育资源,他以第一手原始资料见长,详实的记录了人们创造历史的曲折历程和奋斗足迹,形象生动的反映了社会生活方方面面,其真实性不容质疑,具有不可抗拒的说服力和感染力
第四章 档案事业及其构成
第一节 档案工作的内容
档案工作包括:档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与交流工作
一、档案管理工作
档案管理工作是指用科学的原则和方法管理档案,为党和国家各项事业的工作
基本内容包括:档案的收集与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、统计和利用服务
二、档案的行政工作
档案行政工作是以国家各项事业的需要为目标,对全国以及地方的档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制
度、监督指导的活动。档案的行政工作的目的是不断调节档案事业系统的内部关系和外部关系,促进那档案事业的发展,为国民经济和社会发展服务。
档案的行政工作的主要内容是:以档案行政部门为组织协调中心,培训和提高档案工作人员的行政能力和水平,依法行政,通过调查研究和加强管理,完成规划制定、统一
、行政监督、组织协调、业务指导和咨询服务的任务,提高档案的行政效率,从而促进档案事业整体水平的提高。
三、档案教育工作
档案教育是档案事业的重要组成部分,档案事业的建设需要发展档案教育,培养档案专业人才 (一)我国当年教育的历史与现状 1934年,私立武昌文华图书馆专科学校设立档案管理特种教席,标志着我国档案教育事业的问世,1939年该校兼办一年制档案讲习班,1940年正是该为两年制档案专科,1947年后又改为三年制,1946年3月殷仲麒等人在重庆创办一所私立充实档案函授(崇实档案学校)。 1950年9月至1951年1月中南军政委员会和湖北省人民政府曾联合委托原武昌文华图书馆专科学校开设档案训练班,1951年北京大学图书馆专科办过档案专科班,1952年辽西
省委曾举办过档案工作短期研究班,1952年11月15日中共中央和政务院联合决定,批准中国人民大学设立档案专修班,这标志着新中国档案事业的正式创立,1953年7月改为专修科,1955年9月扩充为历史档案系,1974年被迫停办,1978年重新恢复并更名为档案系,1985年进国家教委批准成立了中国人民大学档案学院,成为全国档案教育与档案学研究中心和培训高等学校档案师资基地,进入80年代后,我国档案教育进入了一个大规模、实质性发展的阶段,至今我国档案基本形成一个多层次、多渠道的较为合理的全国档案教育网络体系。
(二)档案教育结构
档案教育的目的是造就不同水平、不同层次的各类档案专门人才。档案教育结构是一个多层次、多系列的复合结构
从宏观上看,我国的档案教育体系一般包括高等教育(我国档案教育的核心部分)、中等教育、在职继续教育和社会教育四个部分
1、档案的高等教育包括研究生、本科生、专科生三个教育层次。
2、档案中等教育是培养初级档案管理人员、技术人员的主要途径,他办学的形式主要有中等专业学校、职业学校两种
3、档案在职教育是对以从事档案工作人员进行档案专业知识的提高性教育
4、档案的社会教育是指向社会各方面宣传档案学知识,增强档案的社会意识
四、档案宣传工作
(一)档案宣传的涵义
档案宣传是向人们传播档案、档案工作有关信息、思想,从而影响人们行为的过程
档案宣传工作的目的是通过宣传动员、教育和激励档案工作者,使他们积极投身于档案事业的建设和发展。同时,通过宣传扩大档案工作的社会影响,增强档案的社会意识,是社会各方面都能关心档案,重视和支持档案事业的发展,并有效的服务于社会主义现代化建设
(二)档案宣传的内容
1、宣传档案
2、宣传档案工作
3、宣传档案人员
(三)宣传档案的形式
1、口头宣传
如:举办各种座谈会、讲座、报告等 2、运用大众媒体传播
如:报纸、期刊、广播、电视等 3、档案陈列与展览
如:档案实物、照片、图标等
4、档案专业报刊
5、档案网站
五、档案科学技术的研究工作
档案科学研究工作是通过调查、观察、实验、比较、分析等手段,把档案工作实践的感性材料加以研究、提炼,上升为理性成果的一项创造性工作
我国档案研究工作的主要指导思想和根本任务:运用科学的世界观与方法论,理论联系实际,全面总结我国档案事业发展的经验,批判性的继承中外档案科学技术遗产,探索我国档案事业改革、发展的规律以及实现档案管理现代化的理论、技术与方法,为档案事业的进一步发展服务
我国的档案研究工作按其研究对象的性质划分包括以下内容:
1、档案科学的基础理论研究
档案科学理论基于实践又高于实践,因此理论研究具有前瞻性和引导性特点
2、档案科学的应用理论研究
档案工作是一项管理性、操作性较强的工作 3、档案科学的应用技术研究
档案管理工作是一项专业技术性工作
六、档案国际合作与交流工作
参与档案国际交流与合作工作,是我国社会主义档案事业的一个重要组成部分,是发展我国档案事业的外部条件
第二节 档案工作的基本原则
基本原则:集中统一的管理国家档案,维护档案的完整与安全,便于国家各项工作的利用
一、档案工作基本原则的内容
(一)全国档案工作实行统一领导、分级管理原则
统一管理、分级领导,既是社会主义制度决定的也是档案工作发展的客观需要
第一,国家档案按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理
第二,全国档案工作在各级人民政府的领导下,有各级档案行政机构同意、分级、分专业管理
第三,对党政档案和党政档案工作实行统一管理
(二)维护档案的完整与安全
维护档案的完整与安全是档案工作的基本要求 1、维护档案的完整
档案的完整包括档案材料收集齐全和整理系统两个方面
2、维护档案安全
档案安全包括档案的实体安全和档案的内容安全两个方面
(三)便于社会各方面的利用
我国档案工作基本原则的三个组成部分,是辩证统一的有机整体,统一领导,分级管理是核心,维护档案的完整与安全是手段,便于社会各方面的利用是目的
第三节 档案事业的管理体制
一、档案事业管理体制
档案事业管理体制是指档案事业管理的体系和组织制度,包括档案行政管理部门的设置及隶属关系,权限划分等
(一)分散式档案管理体制
分散制,指一些国家的地方档案机构不接受中央档案机构的领导、指导和监督。采用分散制的大多为联邦制国家
主要形式有:1、英国式 2、瑞士式 3、美国式
(二)集中式档案事业管理体制 集中制,指一些国家的地方按档案机构接受中央档案机构的领导、指导和监督
主要形式有:1、中国式 2、法国式 3、瑞典式
二、我国档案事业管理体制的发展变化 变动的主要特点:档案事业由分散管理逐步向集中统一管理体制发展过度,集中式管理体制也处在不断完善之中
尽管我国档案事业的领导体制经历几次变化,但始终坚持党政档案工作统一管理的基本原则,重视党对档案事业的领导,重视政府部门对档案事业建设与发展的支持,这对我国社会主义档案事业的顺利发展具有重要意义
第五章 档案机构
第一节 公共档案馆
我国档案馆主要可以分为各级国家档案馆、专业档案馆(专
门档案馆、部门档案馆)、企事业档案馆 一、国家档案馆
我国国家档案馆一般可以分为历史档案馆和综合档案馆两类,历史档案馆包括中国第一历史档案馆(主要保存明清中央机构的档案)和中国第二历史档案馆(主要保存民国时期各个政权中央机构档案)。综合档案馆一般隶属于各级党和政府,收集保存党和国家在各方面活动中形成的档案,根据其所处的层次不同,可以分为中央级和地方级两种类型,其档案馆数量众多,是我国国家档案馆和档案事业的主体
(一)综合档案馆的性质
我国国家综合档案馆是统一保管党和政府机关的管理部门,它既是党的机构,又是国家的机构 综合档案馆的科学文化事业性质,主要表现在:
1、从档案管理对象来看,它管理的是历史上政治、经济、军事、文化和科学技术等活动记录,是一种重要的历史文化遗产和精神文化财富
2、从档案馆的活动方式和工作成果来看,档案工作一项研究性工作
3、从档案管的职能来看,他不仅肩负科学管理档案的重任,而且致力于社会文化服务工作,在繁荣国家文化事业、促进社会进步和建设社会主义精神文明中具有重要的作用
(二)综合档案馆的基本职责与具体任务 基本职责:集中统一管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料,维护历史的真实面貌,为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务
基本任务:1,、接收与征集各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料,科学的管理
2、通过多种方式,积极的开展档案资料的利用工作
3、参与编史修志
二、专业档案馆
(一)专业档案馆的基本含义及其发展历史
专业档案馆是指国家专门管理某一方面或某一特殊专业和技术活动中形成的档案而设置的档案馆
我国的专业档案馆从设置形式来可以分为:全国性专业档案馆、地方性专业档案馆和某一专业系统建立的专业档案馆
我国最早建立的专业档案馆是1952年成立的集中管理全国地质档案资料的地质馆,1958年9月中国电影资料馆成立,同年测绘资料馆成立,20世纪60年代后又建立机械工业部档案、铁道部档案馆、外交部档案馆、测绘档案馆、气象档案馆、交通部档案馆、邮电部档案馆、中国人民解放
军档案馆、中国照片档案馆等一系列专业档案馆
专业档案馆具有专业技术性强、数量庞大等特点,这决定了对专业活动中形成的档案有必要进行集中统一管理。
(二)专业档案馆的类型
1、特殊载体档案馆
如:照片档案馆、电影资料档案馆 2、城市建设档案馆
城市建设档案馆是指在城市规划、建设及其管理工作中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料、
3、部门档案馆
部门档案馆是指在某一专业系统内,为保管某类专门档案而设置的档案馆类型
如:外交部档案馆、公安部档案馆、铁道部档案馆、交通部档案馆等
第二节 内部档案机构
内部档案机构主要是在某一机关或组织内部设立的,保管本单位形成的档案,并作为本单位提供服务的档案机构,主要有企事业档案管、档案室两种类型 (一)企业档案馆
企业档案馆是20世纪80年代中后期以后出现的一种档案馆类型
1、企业档案馆的含义
企业档案馆是收藏和管理本企业档案的档案馆 A、企业档案馆具有档案馆的一般属性,企业档案馆作为档案馆的一种类型,应是保存企业档案的基地,是利用档案史料的中心
B、企业档案馆收藏和管理本企业档案 C、企业档案馆主要是服务本企业 2、企业档案馆的特点
A、综合性
企业档案馆是保存本企业档案的基地,企业管理中形成的档案有:党政工团文书档案、科技档案、会计档案、经营管理档案、生产管理技术档案等
B、专业性
企业档案构成中,科技档案所占比重极大 C、企业档案馆的职能
a、向本企业和社会提供服务
b、负责本企业档案的收集、整理、鉴定、保管和统计工作
c、编研档案信息,开发档案信息资源 d、宣传教育职能
(二)企业档案馆的设立
企业档案馆设立应具备的条件: 1、企业必须是大型以上企业和企业集团 2、企业档案馆的设立必须考虑到企业档案工作的基础状况
3、企业档案馆在设置机构上应是企业的内部结构,经费由企业自行解决
4、企业档案馆在设立时可以考虑实现档案、图书、情报资料的一体化管理,从而实现信息资源的综合开发利用,有利于企业提高信息管理的效率
二、档案室
档案室是各机关统一保存和管理本机关档案的内部结构,是整个机关的组成部分,是属于机关管理和研究咨询性质的专业机构
(一)档案的性质
1、档案室是机关内部组织机构
2、档案室是保存档案的过渡性机构 3、档案室的主要任务是服务本机关
(二)档案室的作用
1、档案室是机关内部具有参谋和咨询作用的部门,他是机关工作的助手,为机关管理和机关职能活动提供必要的档案
信息支持
2、档案室是全国档案工作的基础
(三)档案室的任务
档案室的任务是:集中统一的管理本机关各部门形成的各门类和载体的全部档案,为本机关各项工作服务,并为党和国家积累档案史料
1、对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督
2、负责管理本机关单位的全部档案和相关材料,并积极组织提供利用
3、定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交
(四)档案室的类型
1、普通档案室
普通档案室即机关档案室、文书档案室,主要负责管理机关的党、政、工、团文书档案
2、科技档案室
科技档案室是指保管科技档案的专门档案机构 3、音像档案室
保存照片、影片、录音带等特殊载体的档案室 4、人事档案室(干部或职工档案室)
5、综合档案室
这是机关建立的综合性档案管理机构,他统一管理本机关形成的各种普通档案、专门档案和特殊载体档案 6、联合档案室
在同一市镇内的一些机关联合起来设置一个档案机构,负责保存和管理这些机关形成的档案 7、档案信息中心
将档案、图书、情报一体化管理,在原有的图书机构、档案机构、情报机构的基础上设立的统一的信息管理实体机构
第三节 档案行政机构 一、档案行政机构的责任与任务 1、档案行政机构的职责
档案行政机构是党和国家指导和管理档案工作的部门,由于我国党、政档案工作实行统一管理,因而各级档案机构及适当的机构又是国家机构。
档案行政机构的基本职责:在统一管理党指导、政档案工作的原则下,分层负责的掌管全国档案事物,对全国档案工作实行监督、检查与指导。
2、档案行政机构的具体任务
A、拟定档案工作的规章、办法,建立国家档案工作制度,制定档案工作的发展规划
B、指导和监督各机关、部门、团体、企业、事业单位的档案工作;规划和筹建档案馆,在业务上指导档案馆工作
C、研究和审查有关档案保存价值、档案保管期限的原则和标准,监督和审议有关档案的销毁问题 D、组织和指导档案工作业务经验交流、档案工作干部专业教育和档案科学研究
E、组织和参与档案工作的国际研究 二、档案机构之间的关系
档案室、档案馆和档案局是我国档案机构的三种基本类型。
三种档案机构之间的关系:上级档案行政机构对下级档案行政机构具有业务上的指导和监督关系;档案行政机构对同级档案行馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督关系;机关档案室和档案馆之间具有档案交接关系,各级各类档案馆(室)之间均无隶属关系,但有一定的协作关系
第四节 新型档案机构 一、文件中心
(一)文件中心的涵义及产生的背景 1、文件中心的涵义
文件中心是一种社会文化、集约化和专业化的档案管理机够
2、文件中心产生的背景
诞生于二战期间,政府文件量急剧膨胀,大大加重了文件管理的负担,为保护文件档案,在档案界的倡导和支持,美国军事部门创建的一种新型文件管理机构——文件中心
1988年我国甘肃永靖县成立第一个文件中心 (二)文件中心的特征和特征
1、文件中心的特征
a、文件中心主要是一种实体性管理机构 b、文件中心是一种社会化、集约化和专业化程度较高的档案管理机构
c、文件中心对其保管的处于休眠阶段的文件只有保管权,无所有权,文件的所有权仍属于形成机构 d、文件中心是介于文件形成者与档案馆之间的一个中间性机构,他要对双方负责
d、文件中心可以同时承担文件管理咨询与培训职能
2、文件中心的类型
a、政府性文件
b、商业性文件
二、档案寄存中心
(一)档案寄存中心的涵义
档案寄存中心是指由国家综合档案馆或其他独立法人设立的,为各类企业、社团以及个人提供档案寄存有偿服务的机构。
(二)创办档案寄存中心的背景 1、国企改革中,国企档案存在管理不善乃至无处可归的情况
2、非国企档案管理大多比较混乱 3、社会团体和个人不具备档案保管的充分条件
三、档案事务所
(一)档案事务所的涵义及其产生的背景 档案事务所是适应近年来我国档案工作中出现的一些新情况而建立的一种新型档案机构
背景:1、档案业务数量增加,档案行政部门不堪重负
2、档案行政部门人员编制少,档案局不能完全履行职责
(二)档案事务所的服务对象和服务范围 对象:企事业单位、行政机关、社会团体、个人等等
范围:指导、咨询、档案整理、装订,档案抢救等等
(三)档案事务所的性质及其管理 档案事务所是独立经营、独立核算、自负盈亏的企业型单位
四、现行文件资料中心
(一)现行文件资料中心的涵义及其管理 涵义:现行文件资料中心也称“现行文件阅览中心”“现行文件开放中心”等,他是公共档案馆在收集、集中政府机构现行文件的基础上,以政务信息公开为基础任务,方便社会各界,特别是普通公共查询、了解政府在社会事务管理各方面现行政策规定的内部机构。
(二)现行文件资料中心的运作机构与发展前景
1、从其运作来看,其基础工作:a、收集、集中一批与用户查询要求有关的法规性和政策性的现行文件或现性文件信息;在收集、集中现性文件的基础上,对现行文件保密与非保密的界限进行审查
从其发展来看,需进一步解决的问题:进一步确认现行文件资料中心的合法性地位;建立现性文件报送、收集和管理的常规性与强制性,保证现性文件开放活动的持久深入开展;制定合理的、科学高效的开放工作制度与管理规范,明确现行文件资料中心的权力与义务;尝试现性文件开放服务方式与手段的创新等
第六章 档案工作的特点、规律与发展
第一节 档案工作的特点、地位与效益 一、档案工作特点
档案工作的特点是指档案工作区别于其他事物的内在规定性。档案工作就其本质来说,是管理档案和开发档案信息资源为各项社会活动服务的工作
档案工作就其基本特点来说,是一项服务性、文化性、管理型、政治性与科学性的工作
(一)档案工作的服务性
档案工作对生产力的发展和社会全面进步有着不可低估的的作用;档案工作实现自身价值的这种特殊途径,决定了它是一项服务性工作;服务性是档案工作的基本属性之一,是档案工作赖以生存和发展的基本因素;档案工作区别于其他服务性工作在于它是以提供档案信息为社会实践服务的特殊服务工作
(二)档案工作的文化性
档案工作,特别是档案馆工作在人类社会文化中的作用决定了其具有很强的社会文化性
档案馆工作的文化性表现在:
1、档案室社会文化的组成部分,档案馆具有保存历史文化遗产的作用;档案信息资源是重要的生产因素、无形的资产和社会财富,档案馆作为社会文化的聚集地,汇集了具有重要文化内容的档案
2档案馆具有传播社会文化知识与信息的作用;档案馆是人类文
化财富的宝库,必然在社会历史的各个阶段为一定的政治、经济、文化服务
3、档案馆具有社会文化教育的作用;教育是人类所创造的文化得以延续和发展的主要途径
4、档案馆具有发展科学文化的作用 (三)档案工作的管理性
档案工作始终都应以维护和确认档案的原始性为基本任务
档案的管理性表现在:
1、档案工作是一项管理档案的专门业务 2、档案工作是信息资源管理的重要内容;信息资源管理是为确保信息资源的有效利用,以现代信息技术为手段,对信息资源实施计划、预算、组织、指挥、协调、控制的一种人类管理活动
3、档案工作是社会管理活动的组成部分 (四)档案工作的政治性
档案工作是一种社会现象,在阶级社会中,档案工作体现这一定的阶级关系和阶级利益;首先,档案工作的服务方向是档案工作 政治性的集中表现;其次,档案工作的开放程度的大小也是档案工作政治性的之一;档案工作的机要性也是档案工作政治性的表现之一
(五)档案工作的科学性
档案工作的科学性表现在:
1、档案工作是一项为科学研究和科学管理工作提供必要条件的工作
2、档案工作实践中包括着特殊的规律和丰富的科学内容
3、档案工作要大量运用现代管理科学的内容和信息技术的成果
二、档案工作的地位
档案工作在社会历史发展进程中占有十分重要的地位:
1、档案是反映人类社会实践活动的原始积累,是人类文明史的见证
2、档案是重要的信息资源,是实现科学管理的重要资源条件
3、档案作为信息资源的重要组成部分,也是一种重要的生产要素、无形资产和社会财富,他是推动经济发展必不可少的资源条件
三、档案工作的效益
档案工作的效益是指社会对档案工作的投入与档案部门社会档案信息需求的有效满足程度之间的比较关系 档案工作的效益区别其他工作的特点表现在: 1、社会性
档案工作是一项提供档案、为社会服务的专门性工作(规定其效益具有社会性和公益性)
2、隐蔽性
3、滞后性
第二节 档案工作的发展规律
一、档案工作的分化与整合规律
(一)档案管理一体化
“文档管理一体化”是指将目前机关中的“文书处理”和“档案管理”工作,整合成为一个即统一有分工、既有联系又有区别的管理过程
运用新技术对文书与档案管理流程进行重组有着极其重要的意义,具体表现在:
1、有利于将文件与档案管理作为一个整体进行总设计和通盘考虑从而提高文件管理质量
2、可以为文档管理一体化软件设计提供新的设计思想
(二)档案、图书、情报管理一体化 二、档案工作智能化发展规律
(一)运用电子计算机实现档案管理的自动化 (二)运用计算机及其相关技术和现代通讯技术,实现文件与档案信息资源的数字化及档案信息传递的网络化 (三)档案微缩化与档案保护水平的提高 档案智能化带来的问题:
1、对档案的原始记录性提出新标准 2、由于电子文件的证据性尚无保障,管理方法亦无规定,其内
容的原始性通常要借助于形式的原始性来证实和确认,原件成为集两种原始性于一身的代表
3、来源原则又成为档案学者关注的理论热点 4、档案管理工作中前端控制思想的提出 5、文件管理体制和档案部门的职能将可能发生变化
三、档案工作发展与社会环境变化互动性规律 档案工作发展与社会环境变化互动规律表现在: 1、社会环境状况影响和制约着档案工作的生存与发展
2、档案工作也在参与社会事务的工程中,也对社会环境变化,特别是社会精神文明与物质文明的建设作出的贡献
(一)影响档案工作生存与发展的社会环境因素 1、社会物质生产与档案工作
社会物质生产活动不断对档案工作提出新的任务与要求
物质生产的发展决定着档案工作的基本物质条件和技术条件
2、社会经济政治制度与档案工作
社会经济政治制度决定着档案工作的目的和性质 社会经济政治制度决定了档案工作的基本原则 3、科学文化事业与档案工作
科学文化的繁荣使人们在科学研究和各种创造性劳动中产生了更多的档案信息要求,从而对档案工作提出了新的要求
科学文化活动的发展能够推动档案学理论的研究与普及,档案在良好的科学文化环境中,能够与其他学科相互推动、相互影响,加快发展步伐
科学文化事业的发展能够为档案工作提供新的管理理念和科学技术
4、社会档案意识与档案工作
档案意是人们对档案和档案工作的认识水平与敏感度
社会的档案意识作为一种观念存在,是现实社会发展水平的反映
我国社会档案意识淡薄表现在:
1、重视档案的史料价值,忽视档案的决策参考价值
2、重视档案的凭证价值,忽视档案的情报价值 3、不少管理者将档案工作看作一种单纯消耗性、辅助性和事务性的工作,对档案工作缺少必要的投入 (二)档案工作的社会贡献与档案部门的公共关系
1、档案行政机关的职能拓展需要良好的公共系 2、档案馆的科学文化性质决定了档案部门必须建立良好的公共关系
3、机关档案业务的扩大需要良好的社会公共关系 4、新时期档案事业的发展需要树立档案部门的良好形象,开展公共关系建设
档案部门公共关系活动开展途径:
1、利用档案工作系统内部的专业报刊和系统外的大众传媒工具进行档案宣传活动
2、通过策划新闻事件制造公关时机,扩大档案工作的影响
3、定期联系社会公众,协调各方面的关系 4、宣传档案工作的效益
四、档案工作的社会变化发展规律
档案工作的社会发展规律表现在:随着人类社会活动领域的扩大、社会分工的细化和社会文明程度的提高,档案的来源与形式日益广泛和多样,档案信息服务逐步社会化,档案管理越来越具有广泛的社会意义
档案服务信息的社会化是指档案部门在保证国家和公民个人的根本利益不受损害的前提下,最大限度、最大范围地向社会各方面提供档案信息
第三节 档案工作的国际合作与交流 一、档案工作国际合作的基本形式
(一)参加国际理事会组织的活动
国际档案理事会是国际性的档案专业组织,1950年8月成立,总部法国巴黎
任务:定期召开国际档案大会;建立和加强各国档案工作者之间以及档案管理有关的机构、团体之间的联系等
(二)国家间建立双边的档案工作合作关系 (三)开展国际档案学术交流活动 二、收集散失档案、解决国际档案纠纷的档案学理论基础和国家法律依据
档案是一个国家和民族的历史文化遗产,又是维护国家主权和历史面貌的重要工具
(一)收集散失档案的档案学理论基础 1、“来源原则”或“全总完整原则” 2、职能所有原则
3、主权追溯原则
4、历史连续性原则
(二)档案归还原主权国的国际进展 第一阶段:1922——1954年提出战时不得占有他国的档案遗产和战后必须归还原主权国的法律依据 第二阶段:1966——1978年提出档案是属于文化财产的重要组成部分,并解决了流失档案归还原主权国的方法问题和理论问题
(三)国家档案保护、归属和继承问题的国际公约
1954年《海牙公约》、1970年《巴黎公约》、1983年《维也纳公约》
“三个公约”的特点:
1、各国对档案的保护、归属和继承问题有强烈的敏感性
2、档案的国际立法经历了从保护岛归属再到继承,每个阶段从开始到结束又都相隔了十余年
3、国际法的主体,即权利和义务的承担着是国家而不是个人,没有统一的立法机构和集中统一的强制执行机关 4、国际上涉及档案立法时,往往会论述或涉及档案和档案工作的新知识和新观点,这具有档案学理论和实践的研究价值
第四节 档案信息化建设
一、档案信息化建设的涵义
档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平,重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论,确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法,实现档案信息的社会化服务
二、档案信息的数字化
(一)档案信息数字化涵义与原则
1、涵义
档案信息数字化是指可利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案数字信息库
2、原则
规范性原则、效益性原则、安全性原则
(二)档案信息数字化的内容和形式 档案信息数字化的内容两个不同层次: 1、档案目录信息数字化
2、档案全文信息数字化
(三)档案信息数字化的困难 1、档案信息数字化的技术还不够成熟且不经济 2、数字化的对象问题
3、合作问题
三、档案网站建设
档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤,他是档案部门联系
社会的重要窗口
档案网站功能:
1、服务功能
2、宣传功能
3、交流功能
档案网站的内容:
1、档案工作信息
2、档案机构信息
3、档案资源信息
4、档案利用服务信息
5、地方特色文化信息
档案网站建设的问题:
1、目标不够明确
2、提供内容信息不够丰富
3、访问率较低
对策:
1、设立龙头网站、门户网站、样板网站 2、逐步丰富上网档案信息
3、注重档案网站建设的策划设计,配备专门人才 四、数字档案馆建设
(一)数字档案馆的含义
数字档案馆是利用网络技术将分布不同档案机构的数字化档案信息资源,以网络化方式加以互相连接,提供及时利用实现档案信息资源共享,实质就是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境
(二)数字档案馆的特点
1、存在方式上的特点
数字档案馆不是一种物理存在实体,是一种无形的信息组织与利用环境
2、运行方式上的特点
数字档案馆运行方式是存取档案信息的网络化 3、功能定位上的特点
(三)数字档案馆与实体档案馆的关系 1、实体档案馆的馆藏档案是数字档案形成的基础
数字档案馆形成的三要素:用户、档案信息资源、通讯网络
2、数字档案馆的出现对实体档案馆的馆藏建设提出新要求
3、数字档案馆为实体档案馆提供了新的管理和服务机制
五、档案信息化建设的基本对策
档案信息化建设以档案网络建设为基础,以档案信息资源建设为核心,以档案信息资源社会共享为目标 (一)制度完善
1、档案信息
标准
数字档案信息的采集和存储标准:数字档案信息化建设的重要资源基础
数字档案信息的来源:伴随着管理进程而形成的电子文件与电子档案;对纸质档案的数字化转换
档案信息网络标准:档案信息网络建设可以有三种类型,局域网、城域网、广域网
2、档案信息安全标准
档案信息内容安全、档案信息载体安全、档案信息网络安全
3、档案业务技术标准
业务技术标准是对电子文件、档案业务处理的规范,包括:档案信息化建设相关术语标准、资源的标识、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准
(二)资源建设
注意问题:
1、确定纳入档案信息化目标的信息类型 2、档案信息数据库的的共建 档案信息数据库包括目录数据库和内容数据库 (三)强化管理
1、信息化咨询监理机制的建立 2、项目管理
3、规划制定
4、外包管理
(四)风险控制
1、组织风险
2、信息安全风险