组工干部培训资料 几种常用公文的写作知识

组工干部培训几种常用公文的写作知识 陈文平 根据这次培训班的安排,下面,由我为大家讲一下几种常见公文的写作方法,供大家在今后的工作中参考借鉴。 一、关于如何写好讲话稿 领导讲话是领导参与公务活动的一种方式,是实施领导职能的重要途径。为了提高领导在正式场合的讲话质量,需要事先拟写讲话稿。俗话说,“文以辅政,以文参政”,由此可见,有分量、有深度、有新意的讲话多么重要。由于领导公务繁忙,有时需要我们起草讲话,在起草讲话稿时,要注意做到“三要”,把握“两度”。 “三要”: 一要领会意图,进入领导“角色”。领导讲话是体现领导思路、能力和水平的重要方面,往往涉及领导的政治观点乃至立场。这就要求起草讲话在立意上要尽可能地体现领导意图。具体地讲,就是要求我们在写作构思时,应迅速进入“领导角色”,站在领导的高度考虑应讲些什么,“不在其位,学谋其政”。起草讲话的内容,一是从党和国家的方针政策中去把握,二是从上级会议精神和相关指示中去理解,三是从讲话的领导一个时期的重大活动中去捕捉,四是从讲话的领导关注的热点、思考的难点和强调的重点中去领悟,五是从当地的实际情况中去发掘。 二要胸怀全局,当好领导“外脑”。领导讲话,总是围绕核心内容,站在全局高度发表和提出要求。因此,当你为领导起草讲话时,一方面,要胸怀全局,既要善于围绕关键性问题讲意见,还要善于围绕倾向性问题提要求。要知道,领导讲话越能抓住倾向性问题,就越有针对性、越能引起听众共鸣,也越有利于实际问题的解决。另一方面,要当好领导“外脑”,即善于发挥执笔“三分主”的优势。做好“三分主”,贵在布局谋篇要推陈出新。领导讲话只有不断创新,才能发人深省,打动与会人员,也才能更好地传达领导的意旨。在起草领导讲话的创新上,一是创新立意,二是创新观点,三是创新结构,四是创新语言。在讲话的语言上,要做到概括、严密、形象、恳切、通俗、有鼓动性。 三要突出个性,符合领导“口味”。作为领导讲话的起草人,你一定要透彻了解领导的工作性质,个人特点以及文风爱好,这样才能做到因人而异,写出符合领导个性特点的讲话来。同时,要针对听众的不同身份,适当引用符合听众口味的名言俗语,并穿插一些听众喜闻乐见的典型事例,以拉近讲话的领导与听众的心理距离,使讲者“动情”、听者“入神”。要知道,不管是哪一类型的领导,都希望自己的讲话体现很强的思想性、具有极大的鼓动性。因为讲话思想越深刻,听者就会越入神;鼓动性越强,聆听效果就会越好。 “二度”: 一要选准角度。和其他文章一样,每一篇领导讲话都有一个最佳角度,角度选准了宗旨才能突出,角度选不准,宗旨不突出,就会落入泛泛而谈、没有新意的俗套。如何选准角度呢?一般的做法,一是根据会议的内容来选。这个会议的主题是什么,领导怎样讲能达到最佳效果,怎样讲最能打动听众等因素,要综合考虑,然后确定领导讲话的角度。二 是根据领导在会议中所扮演的角色来选。同一领导在不同的会议或场合扮演着不同的角色,不同职务的领导在同一场合扮演的角色也不相同。在起草领导讲话时,要根据其在特定的会议或场合中扮演的角色来确定讲话角度,使领导的讲话符合会议的主题、符合其在会议中的角色,防止喧宾夺主或相互撞车。三是根据工作的内容来选。领导讲话一般都是对某一项工作或某一项任务的强调。每一项工作都有其自身的规律和重点,这个规律和重点就是领导讲话的角度。起草领导讲话要紧紧扣住工作的重点,阐明其规律,晓之以厉害。 二要把握尺度。起草领导讲话把握尺度很重要。什么领导讲什么话,什么场合讲什么话,都有讲究。生活中常有这种现象,布置某一项工作,会议开了,领导讲了,就是落实不到位,原因固然有多种,但与领导讲话尺度把握不准、不切实际有很大关系。因此,在起草领导讲话时,一是领会意图,根据领导职务把握尺度,防止将上级领导的讲话改变一下称呼,让下级领导一样讲,做官样文章。二是根据工作的重要程度把握尺度。召开会议的目的是什么,部署的工作在全局中的位置怎样,领导讲话如何强调,强调的力度有多大等都要心中有数,要有度、有分寸。三是结合实际把握尺度。领导讲话一定要坚持实事求是,符合本地单位的实际,不讲大话,空话,不讲不切实际的话,不讲过头的话。 二、如何向领导汇报好工作 向上级汇报工作是各级干部的基本功,也是一项经常性的工作,通过汇报,可以反映一个干部的综合能力和水平。凡是优秀的领导干部,都很重视汇报工作,凡有上级领导光顾,都要认真准备。那么,怎样才能在有限的时间里,把“无限”的工作汇报清楚,给上级领导留下很好的印象呢?我认为,就一般的汇报而言,关键要讲清“四点”:一要讲重点。上级领导日理万机,工作千头万绪,平时我们见到上级领导多数都是在会场、在视频里。上级领导到下属单位来,作为下属单位的领导,想详细全面汇报工作,也是情理之中,因为大家辛辛苦苦,没有功劳,也有苦劳,何况机会难得呢?但不能忘记,上级领导来检查工作或进行调研,是有明确任务的,要么是为分管工作而来,要么是为当时的中心工作而来。因此,在汇报工作时,必须摸清情况,突出重点,绝对不能求全贪大,面面俱到。汇报时,要讲上级领导想知道的重点,讲上级领导最关心的重点,同时,一定要有做法、有成效、有经验、有体会,让领导听了后,感到有所收获,有所启发。 二要讲亮点。上级领导下基层,都希望多了解一些下属单位的情况,特别是各单位的亮点,尤其是对全局工作具有指导意义和示范作用的好经验好做法,更是不能放过。在汇报亮点时,一定要把握好度,既不能夸夸其谈,又不能就事论事,一定要恰如其分,使上级领导愿意听,听得进,记得住,汇报亮点工作也要讲方法、讲技巧。有时可以陪着上级领导边走边汇报,有时可以陪着上级领导边看边汇报,有时还可以在餐桌上汇报。总之,就是要引起上级领导的关注,吸引其眼球和视线。 三要讲焦点。焦点问题就是基层群众普遍关心的敏感和热点问题,这些问题,有的是社会存在的普遍性问题,有的是基层存在的倾向性问题,上级领导下基层搞调研或检查工作,也是最关心焦点问题的,如果听不到焦点问题,总会有块心病,调研也是有缺憾的。因此,向上级领导汇报工作,很重要的一点,就是要主动汇报焦点问题,特别是那些影响或制约基层单位长远建设发展,并带有一定倾向性的问题,必须汇报清楚。这样,才会引起上级领导的高度重视和关注,才能达到汇报的目的。在汇报焦点问题时,事前必须进行 广泛的调查研究,掌握第一手材料,摆出问题要实事求是,分析问题要全面准确,提出建议要有的放矢。 四要讲难点。单位有大小,困难有大小。在现实工作中,有些基层单位的领导向上级领导汇报困难时,不管是大小困难,生怕遗漏了,胡子眉毛一把抓,不作选择地抛向上级领导,让上级领导感到这个单位除了困难,就没有成绩,这既不利于基层单位的发展和建设,也不利于基层单位的干部成长。当然,上级领导好不容易来单位一次,想多汇报一些困难,以取得上级的帮助和支持,也是可以理解的,但是,把所有困难,不分大小,不分难易,一律汇报,这是不负责任的表现。对本单位或本人工作中遇到的困难要区分层次、区别轻重,对经过自己努力可以解决的困难,就不应再向上级汇报;对向上级汇报的困难,必须是本单位或自己无法解决的重大困难,同时,也是最迫切需要解决的问题。从一些成功的经验来看,汇报一、二个事关单位发展的重大困难,做到少而精,并讲清楚解决好这一、二个困难对单位长远发展甚至大局的影响,这样就可以引起上级领导的重视,你所上报的困难也就更容易得到解决。 向领导汇报工作除了要讲清上面的“四点”外,还需要掌握一定的技巧 一要全面客观准确,这是向领导汇报工作的基本要求。因为领导只有全面了解工作开展情况,才能在此基础上作出准确的判断,形成合理的决策意见。所以,向领导汇报工作时,反映的情况要尽可能充分详实。首先是要全面。既要从宏观上汇报推进工作的基本做法、重要进展、存在的问题以及发展趋势,又要从微观上汇报工作开展中一些对整体效果有影响的细节,使领导不但能从总体上把握工作情况,又能从局部上把握工作推进中每一个重要环节的情况。其次是要客观。既要报喜——详细汇报工作所取得的成就和效果,又要报忧——客观汇报工作推进中存在的问题以及主客观原因,特别是对工作中人为失误要分清责任,力求具体。再次是要求准确。汇报工作用事实来说话,用数据来明理,切忌模棱两可,“可能是”、“大概会”,如果这样,就会误导领导,也会给领导留下你工作不踏实、作风不严谨的印象。 二要提出解决问题,这是向领导汇报工作的核心内容。汇报工作的实质,就是要通过对一系列材料的说明和分析,更清晰、更系统、更全面地说明情况,反映事情的来龙去脉,揭示事实背后的本质问题,提出解决问题的相关建议,供领导选择。因此,在向领导汇报工作时,要准备多套方案,并将其利弊了然于胸,必要时向领导阐述明白,并提出自己的主张,然后争取领导理解和支持。对领导不太熟悉的领域需要决断的事项,要尽量把问题的全过程,自己的倾向性意见及其理由说清楚。过去我的一位主任批评向他汇报问题的一位下属是“屎尿一块端上来”,这话听起来虽然不雅,但也很形象地反映了一些人汇报水平的低下。大家要切忌。 三要因人而异,这是向领导汇报工作的关键所在。在长期的工作实践中,每一个领导都形成了自己的工作特点,汇报工作时做到因人而异,既有利于争取领导对自己的理解和支持,也有利于与领导建立和谐关系。比如,有的上级领导性格内向,做事沉稳,是“慢性子”,向这样的领导汇报工作,就要有条理地有顺序地铺开,力求使他对你的工作有一个全面的了解;有的上级领导性格外向,做事干净利落,是“急性子”,向这样的领导汇报工作,就要选择重点,简明扼要,少说过程,直奔主题,让他一下子抓住问题要害,然 后再全面展开。如果你把顺序弄颠倒了,领导就容易不耐烦,听不进你的汇报。 四要选择时机,这是向领导汇报工作的必要条件。汇报工作要根据领导工作情况事先约定,按约定好的时间到达。过早到达会使领导因准备未毕而“尴尬”;迟迟不到,则又会让领导等候过久而失礼。当到达领导的办公室后,则轻轻敲门,待听到领导招呼后再进门。汇报工作时要注意自己的举止,做到站有站相,坐有坐相,文雅大方,彬彬有礼,还要控制时间。一般情况下,在听取汇报时,领导总是先了解事情的结果,所以汇报工作时要先说结果,再谈过程和程序。这样,汇报工作时就可以简明扼要,有效节省时间。关于如何写好汇报,如果你什么都没记住,那就请你记住一位老领导关于搞好汇报的十字箴言“面上有数字,深度靠典型”。 三、关于如何写好工作总结 工作总结就是人们从事某项工作到了一定时期或告一段落,要进行一次全面系统的分析评价,肯定成绩,找出不足,总结经验,明确今后努力方向,以便为开展好下一步工作作好铺垫和准备。 总结的文体一般包括三部分内容:第一部分是情况概述,把总结的时间、地点、经过及有关事宜交代一下,使读者对全文有个概括的印象。第二部分是主要经验或者是解决的主要问题,这是总结的主体,应占主要篇幅,集中阐述主要经验,具体做法和体会。第三部分,是存在问题及今后打算,这是总结的结尾部分。要写好工作总结,我认为应该从以下几个方面着手: 一要精选材料。我们平时做过的事情比较多,动笔之前,要大量收集整理材料,掌握第一手资料,做到“巧妇”有米可炊。材料收集整理完毕之后,要对原材料进行取舍、加工和概括,做到去粗存精,把主要的能够反映主题的材料留下来,去掉与工作无关紧要的“枝叶”。有了材料之后,要理清头绪,找出重点,作到工作中的重点方面要详写,次要的略写,与主题无关的不写。总结中引用的事例要典型,数据要精确,语言要简练,凡能用一句话或一个事例说明的问题,就不要再用其他的事例来补充。要紧紧围绕总结区间的中心工作来写,做到一条主线贯穿到底,这样就会给人一种清晰、明白的感觉,让人一目了然。 二要实事求是。工作总结要全面深入地回顾、检查、总结前一时期或某一项工作,找出成绩与缺点、成功与失败、经验与教训,实事求是地作出评价。既不夸大成绩,也不缩小缺点,更不能回避矛盾和问题,对工作中出现的问题端正态度,一切从实际出发,实事求是地作出评判,使大家认识统一,思想一致。这样的总结,才能让群众心服口服。同时,通过总结,把成绩、经验、问题和今后打算等向领导汇报,还可以引起领导的重视,争取领导的支持、指导,以便更好地开展下一步工作。 三要条理清楚。写好总结要抓住典型事例和材料,用正确的理论进行阐述,用准确的语言进行表达,做到思路敏捷,概念清楚。既突出重点,又安排好章节。一个问题说清了,再叙述另一方面。这样就可以抓住事物本质,揭示事物规律,有的放矢,切中时弊,使人一目了然。 四要语言流畅。在总结写作中,不能出现一串串漫无边际的套话、空话。语言表达要生动、形象、优美、流畅、活泼,使人读起来琅琅上口,看起来赏心悦目。在问题的提法上、内 容的安排上、段落的衔接上,观点和材料的配合上,都要尽可能作到出彩出新,使读者、听者有耳目一新的感觉。 四、如何搞好调查研究 毛泽东同志有句名言,叫做“没有调查就没有发言权”。对于领导干部来说,没有深入调查的决策,往往容易脱离实际,发生偏差。以此来指导实践,必将贻误党和人民的事业。因此,我们必须力倡调研、力行调研,使调研蔚然成风。那么,如何搞好调研,写好调查报告呢? 一要选准调研课题。选准调研课题,是做好调查研究工作的基础。在选题上,要把握全局性、时效性、典型性,紧紧围绕党委的中心工作需要选题。一是围绕工作大局选题。通过对党的建设和工作中的战略性、全局性问题进行研究,找准调研工作与组织工作的结合点与切入点,努力做到调研工作与工作大局思路上相一致、目标上相协调、部署上相呼应。工作大局要求到哪里,就把调研精力投放到哪里;工作大局发展到哪里,就把调研工作跟进到哪里。二是围绕重点工作选题。要抓住事关组织工作全局的重点问题,把握组织工作的发展趋势,认真开展调查研究,对党委重大决策和部署的贯彻落实情况、对基层干部对上级重大决策、重大部署的反映、呼声和建议,及时进行调研,反映进展情况,提出积极建议。三是围绕难点工作选题。要求抓住决策实施的难点和制约工作开展的问题,抓住普遍难于解决、工作中研究探讨的问题,有针对性开展调研,剖析深层次问题,在攻克长期困扰工作的难点问题上取得新的突破,推进各项任务的落实。四是围绕亮点工作选题。要注重在调研中不断发现工作中的亮点,着重对比较突出的特色工作进行有针对性的挖掘,及时发现先进做法,跟踪指导、逐步完善,开展经验总结和成果推介活动,提升工作水平,推进创新发展。 二要提高调研质量。首先,调研作风要求实。要坚持开门搞调研,发扬不怕苦不怕累不怕难的精神,从基层来,到基层去,深入田间地头、企业车间,拜群众为师,与群众交心,让群众掏真心、讲真话、道真情,倾听他们的呼声,感受他们的疾苦。坚持有一说一,有二说二,在注意方法的前提下,如实客观地反映真实情况。其次,调研手段要求活。在调查对象上,要注重上下结合,调研对象既要有农村基层干部、也要有企事业单位一线干部和群众。在调研手段上,要注重新老结合,把听取汇报、座谈、走访等传统调研方法与统计分析、问卷调查、抽样调查等现代调研手段结合起来。再次,调研内容要求深。要抓住问题的根本和矛盾的症结,多层次、多渠道了解情况。既调查机关,又调查基层;既调查干部,又调查群众;既到先进地方去总结经验,更到矛盾尖锐的地方研究问题。对调查中掌握的情况进行由此及彼、由表及里地深入思考和研究,找出带有普遍性和规律性的东西。最后,调研报告要求精。要做到内容和形式的统一。内容上力求言之有物,资料翔实,论证有力;形式上力求结构严谨,条理分明,布局合理。做到调研主体与表现形式的统一。既把握主题、突出主线、抓住重点,又讲究写作形式的多样性,防止千篇一律。做到文字精炼和内容丰富的统一。 三要转化调研成果。转化调研成果,是做好调查研究工作的目的。调查结束后,要注意做好调研课题的深度研究,使原有的成果随着形式的变化不断发展和升华。一是将调研成果转化为工作决策。对调查中得来的材料,观点、意见、建议,以信息、领导参阅等形 式报送各级领导,为领导决策提供参考,保证重要的工作决策、重大问题突破都建立在深入调查研究的基础上。二是将调研成果转化为经验材料。注重把调研与宣传相结合,从有利于推动、指导组织工作出发,实事求是的宣传组织工作的路线方针政策,宣传组织工作改革的重大举措、成绩和经验,宣传党员、干部中的先进典型。三是将调研结果转化为文件。坚持为应用而调研,为指导工作而调研,调研报告完成后,要继续深入研究,将一批具有较强操作性的课题报告,转化为具体的文件规定,最大限度地发挥调查研究在指导工作上的作用。四是将调研成果转化为理论文章。调研报告是经过调查研究分析后形成的一个综合报告,既有理论性,也具有可操作性。要充分发挥调研成果的作用,从多个角度进行进一步的加工开发,形成理论文章,在更高层次上指导工作。 棉花是一种先开花后结果、结了果又开花的作物。调研工作与之有些类似:通过我们的努力,调研绽放出色彩斑斓的“花朵”;调研成果转化为决策后,变成了青青的“棉桃”;决策在工作实践中付诸实施,又开出了一片雪白的“棉花”。但愿我们调研的“棉株”能开放出更多美丽的“棉花”,为人民带来幸福安康和喜悦。 前面讲了如何写好讲话稿,如何向领导汇报好工作,如何写好工作总结,如何搞好调查研究,都涉及到了写材料。写材料要有高度、深度、广度、力度,这些成了很多人的追求目标。但如果一味机械地、过分地、不恰当地按照这四个“度”去组织材料,势必陷入新的误区。因此,在写材料时,一定要辩证地把握好“度”。 一是有高度不等于拔得越高越好。一些同志为了追求材料的高度,一味地拔高再拔高,认为话讲的越大就越有高度,层次自然就上来了。这样写看似站得很高,听起来激动人心,但实际上大话、空话、套话一大堆,效果肯定不好。因此,提高文章的理论层次,追求材料的高度,不是拿几句口号吓唬人,更不是讲几句大话、唱几句高调,而是要在时代大背景下,站在单位全局的立场上,站在多数人的利益上,把道理讲的更实在,讲的更容易引起人们的重视,讲得更容易让大家达成共识,那才是真正的高度。 二是有深度不等于挖的越深越好。我们做文章、写材料,要善于透过现象看本质,由表及里、由此及彼、由浅入深是对的,但是前提是必须建立在实事求是的基础上。我们说文章有深度,很重要的一条就是该文章所阐述的观点必须是正确的,理由必须是充分的,事实必须是客观的。在此基础上,才能追求新颖、独到、深刻,而不是凭空臆想出点子、不顾事实找理由、单凭想象挖根源,那样写出来的材料再有深度,也难有说服力和生命力。 三是有广度不等于拉得越宽越好。材料要写的丰满,言之有物,这是基本的要求。为此,很多同志都采用普遍联系的方法,以增强文章的广度,这是可取的。但在具体操作中,一些同志为了使文章“厚实”,摊子铺的很大,例子举得很多,但同时也把一些不太搭边的东西生拉硬拽地给带进去了,这样做不但没有给文章增色,反而掩盖了其本来的色彩,不但会影响文章的效果,而且会影响理论的说服力。文章并不是越长越好,只要把问题说清楚了、说透彻了就是好文章。须知,由短入长难,由长入短更难,写文章就是要像发电报一样,多一字嫌花钱,少一字则词不达意。千万不要为了所谓的有水平,有广度而故意拖泥带水,把文章拉长。应做到:对观点有用的才纳入,对观点没用的坚决舍弃,宁要珍珠一粒,不要沙子一堆。 四是有力度不等于要求越多越好。写材料、做文章离不开抓落实,为了能使要求落到 实处,文章会提出具体的措施和要求,这是对的。但不少同志认为定的越高、措施越多、要求越细,效果就一定越好。有时一篇材料里,提出了一二十个要求,看起来要求很多,很高,很严,但到底有多少能落到实处呢?因此,我们要清楚一个道理,即不能为了体现领导重视,体现决心大有魄力,就把要求定得很高很高,那样做只能是说起来一大套,干起来就乱套。因此,无论干什么事、提出什么要求、定什么措施,都要一切从实际出发,首先考虑基层有没有时间落实、有没有必要开动员大会等等;如果是没有必要的、难以做到的,就不要提出来。事实上,管用的措施两三招就够了,不是说得越多越好;标准也是跳一跳够得着即可,不能超出正常的承受力,否则也落实不了,最终只能结出官僚主义和形式主义的恶果。