甲供材料管理办法

甲供材料管理办法 第一章 总则 1、为有效规范甲供材料的管理，杜绝工程项目在建设中偷工减料、以次充好的现象，同时也为更好地控制进货源头，保证工程质量，加快施工进度，最大限度地降低工程造价，依据公司物资管理相关规定以及工程项目的招标文件、文本中的要求，特制定本办法。 2、甲供材料主要指钢材(包含板材和线材)、水泥、木材、管材、商品混凝土、砌块(包含砖、浆砌块等)、沙石料等建筑材料、装饰材料，也包括燃油、电缆、五金类材料等。 3、本办法适用于天池能源工程项目建设。 4、本办法解释权归天池能源有限责任公司技改指挥部 第二章 甲供材料的管理部门及职责 对土建工程建设而言，甲供材料的主管部门为天池能源技改指挥部(或由公司指定某部门负责)，其他关联部门为法律部、审计部、财务部、审计部、造价公司、监理公司(如果有)等，各部门职责如下: 1、技改指挥部:依据工程项目的类别、大小，在立项、招标或合同谈判时确定是否采用甲供材料，划定甲供材料的种类、数量、规格及各项技术指标或等级，并在招标文件或施工合同中予以明确。 2、技改工程部(或指定的其他部门):技改工程部为甲供材料的实施部门，负责和审计、法律、造价等部门共同完成甲供材料的询价、招标(或议标)以及谈判，确定供应商，签订供应合同。同时负责甲供材料的供应计划、进场、核算等工作，为最终的工程结算提供准确数据。 3、法律部:负责甲供材料合同、协议的签订审查工作，确保供应合同或协议在法律层面上的完整和严谨，防范风险的存在。 4、审计部:负责对甲供材料的审计工作，核对材料的规格、数量以及 供应程序是否完整，并审核甲供材料的结(决)算。 5、造价公司:负责向业主在招标文件或合同中提供甲供材料的设计种类、规格及数量，为业主提供判断和分析的依据，复核甲供材料的设计用量和实际用量，做好工程的结(决)算工作。 6、监理公司:负责对甲供材料的进场把关，做好材料的品相、规格、数量等内容的检查和相关试验检测工作，杜绝不合格的材料进场。 7、财务部:复核甲供材料的结算，负责对甲供材料款的支付和扣回工作(按合同约定的支付条款和要求执行)。 第三章 供应商的选择 在业主方确定某项工程采用甲供材料后，由技改工程部协同审计、财务、法律、造价等部门通过询价、招标(或议标)等程序来选择最终的供应商，并遵循以下原则: 1、依据设计文件和规范要求，明确甲供材料的种类、规格、数量、技术指标等，确保甲供材料各项技术指标符合设计文件及国家规范要求。 2、询价:通过市场调查或咨询以及和各兄弟单位对接，对各供应商的材料进行性价比分析，同时考察各供应商的资质、业绩、信誉等，将资质等级高、业绩和信誉良好的单位纳入邀标或议标的范围。 3、审批程序:完成前期的调查、询价以及对各供应商的考察后，将所有的资料汇总后形成报告上报领导审批。报告审批后，即可开始编制招标文件，进行招标活动。 4、编制招标文件:招标文件主要包括以下内容: 1、总体概要说明，2、货物的详细说明，3、供货方式，4、供货期限，时间要作详细要求，并有奖罚措施，5、投标单位的资格及条件，投标单位不少于3-5家，将材料设备的技术参数要求作为严格要求，6、投标产生的费用由投标单位自负，7、现场考察，投标单位考察施工现场，由工程部、审计、造价等相关部门对合格的投标单位进行考察，8、招标材料的资金及付款情况说明9、招标文件内容、目录、格式、资料等作统一说明和要求，10、招标文件的澄清 与修改，11、组成投标书的文件，分技术标、商务标，12、投标报价，采用的报价方式或定额，包含的费用，13、投标书的有效期及投标保证金，14、付款方式，15、投标书的签暑，16、投标书的密封及标记，17、送交投标书截止期，18、投标书的更改与撤回，19、无效标书的界定，20保密要求，21、标书的评审，符合性的鉴定。22、投标书的澄清，23、合同授予的条件，24、接受和拒绝投标的权力，25、中标书，26、履约担保，27、合同协议书的签署，28评、定标，29、供应补充协议主要条款，对材料质量、送货等作为严格限制及要求。 招标或议标程序必须严格执行股份公司和天池能源公司的相关规定，将性价比最优的单位作为供应商。 5、给中标单位发中标通知书，签订供应合同。 第四章 甲供材供应合同的签订 在确定甲供材料的供应商后，需进行最后的谈判，并签订采购合同，供应合同的编制和审查应注意以下事项: 1、明确合同主体:甲供材料的合同主体一般牵扯到业主方、供应方、使用方(施工方)。应从法律、财务及税务的层面确保合同的无风险。通过和各方协商后，确定合同是三方协议还是单独分别签订，因此合同主体是个很关键的部分。同时，合同主体必须合法，签订合同一般由法人签订，如果是代理人签定，则必须有授权书。授权书里必须明确代理权限、行为能力、权限时间等。 2、合同标的:合同标的要合法，要明确材料的种类、规格、数量、技术参数、性能指标、单价、金额等内容，同时注意对方对标的所有权。 3、质量:甲供材料最重要的就是要保证材料的质量，因此必须将供应材料按设计文件和技术规范中进行试验检测，并将检测、验收标准在合同中予以明确。 4、验收:甲供材料的进场验收由业主方代表、审计或造价部门、监理单位、施工单位进行验收，验收的内容主要包括材料的种类、规格、品相、 数量、技术参数、性能指标等。 5、质保期和质保金:合同中应注明每种材料的有效期、质保期。质量保证金因材料种类、使用方式的不同，可根据实际情况而定。 6、履约保证金由业主方和供应方协商而定，并在合同中明确。 7、供货时间和方式:供货时间和方式由业主方、供应方、施工方共同协商后确定，并在合同中明确。其内容包括提货计划、备货时间、提货时间、提货地点、提货方式、运输方式等。 8、各方的义务和权利:合同中需明确业主方、供应方、施工方各自的义务、权利、责任以及相关的处罚措施。 9、违约责任和索赔:违约责任必须明确清晰，可操作性强。 10、补充协议的签订:如果材料的种类、规格、数量等内容发生了变化，或者其中的某些条款进行了更改，则需签订补充协议。 11、款项的支付和结算:在符合天池能源及股份公司财务制度的前提下，由业主方、供应方、施工方协商后在合同中明确。 12、合同解除、中止、终止:明确在什么情况下可以单方解除合同，在什么情况下可以中止或终止合同(考虑发生危及社会安全稳定的重大事件、战争或遭遇特大自然灾害等不可抗力)以及事后措施。 13、争议解决方法:如果在材料供应过程中出现争议，则由业主方、供应方和施工方进行协商解决。如果协商未果，则应约定在业主方所在地法院进行裁决。 14、其它事项:采购合同里面还需明确标的物所有权的归属时间、标的物风险转移时间、以及关于知识产权等问。 第五章 甲供材料的计划 甲供材料在供应合同签订完毕后，将进入计划和准备阶段，在此过程中，业主方、供应方及施工方应按以下程序进行: 1、由施工单位依据工程项目的大小，施工进度计划做好材料的整体供应计划。计划书中必须明确材料的种类、规格、数量、提货时间，运输方 式，储存及保管措施等。如果是分批提货，则每次提货也要做相应的计划。无论是业主方、供应方还是施工方，材料都必须安排专人负责，提供材料负责人的姓名及联系方式。材料计划书做好后，由施工方材料主管签字盖章确认后报业主方(技改指挥部或指定的相关部门)。 2、施工方的材料需求计划必须提前5天进行(如合同中已明确，则按合同约定的日期填报)，需从疆外采购进的材料需提前30天或更早一些。以保证供应方有充足的时间组织货源，同时考虑运输所需的时间。 3、业主方在接到施工方的材料计划后，经确认无误由材料负责人签字后交给供应商(如距离较远，可通过传真、网络进行传送)。 4、供应商在接到业主方的材料需求计划后，应按计划书中的材料种类、规格、数量等要求及时组织货源，并按约定的时间将货物送达指定地点(如合同约定提货由施工单位自行组织，则供应商将货源组织完毕后，应通知施工单位在约定的时间和地点提货)。 5、材料的装卸、运输方式及发生的相关费用可在合同中进行约定，但无论是哪一方运输，都必须保证材料的保质保量、安全运达。 6、由施工单位的材料需求计划出现错误所造成的损失由施工单位自行承担，这一点应在合同中予以明确。 第六章 材料的进场及验收 材料在安全抵达施工现场或指定地点后，由业主方代表，监理方、审计等部门对材料进行验收，具体如下: 1、甲供材料进场后(由供应商运输或施工方自行拉运)，由施工方报请业主方和监理方检验。 2、监理方在接到施工方的验收申请后，应立即组织相关专业的监理工程师对材料的品相、种类、规格、数量等进行检验，并对材料进行取样送往具有相应检测资质的机构进行检验。 3、所有的进场材料都必须要有厂家名称、生产(出厂)日期、检测报告及合格证，如果资料不齐全应及时向供货方索取，资料补齐后方可办理 验收手续。检测资料或报告里的材料(或产品)型号、规格，数量、技术参数等指标必须和实际进场的材料保持一致。 4、材料的检验必须按规范要求的批次进行检测，除此之外业主方、监理方、施工方还可以抽查，凡不合格的材料一律不允许进场，由此所产生的一切损失由供货方承担。 5对材料不合格的处置:?、质量不合格:监理单位、施工单位的现场工程师对验收材料，发现不合格的，坚决要求供货商退货，并承担由产生的运输费用、保管费用等，造成工程施工延期的，由监理单位出具书面证明，由供货商承担由此造成的施工单位的损失;对监理单位工作不负责，对不合格材料进行放行的，经业主方抽查发现后，将对监理单位作出处罚。?、数量达不到要求:对总量不足或超供现场，现场负责人有权要求供货商进行补足或退货，由此造成的费用由供货商进行承担。 6、材料检验合格后，由施工方对材料进行接收。业主方等相关部门派人进行全过程参与和监督，最后由供应方、施工方、审计、造价、业主方在验收单上签字确认。 7、对于商砼等随产随用的材料或半成品，现场检验时间不宜过长，其检验主要是通过取样后在实验室进行。对于数量和重量的检查可在现场进行，但不得超过规范规定的有效时间。 8、凡检验合格的材料在施工后出现工程质量问题，则责任由施工单位承担。 第七章 材料款的结算 工程结束后，由工程部(或指定的其他部门)和造价、审计共同完成提供甲供材料的结算工作，甲供材料的结算应遵循以下原则: 1、甲供材料应按施工图及定额规定的损耗率计算该项目甲供材料的总控制量，超出控制总量的部分由施工单位自行承担。 2、每天或每批次的材料进场后，经检验合格后由业主方、供应方和施工方对材料的数量和规格进行详尽的统计，并列出材料清单。清单里必须 要有材料的名称、规格型号、数量、单价，如有必要，还需注明使用部位。清单上必须要有业主方、供应方和施工方的签字(供应方和施工方还需盖章确认，清单格式见附件1)。 3、经业主方、供应方和施工方共同确认的材料清单将作为结算清单附在结算报告的后面，作为决算的依据。 4、材料款的结算因材料的种类、数量、供应时间的长短不同而有所不同，可根据实际情况而定。一般情况下:分批次进场的如商砼、钢材、水泥等材料是按月结算，一次性购进的材料则在供货完成后一次性结算完毕。 5、按月结算的材料，每月25日之前由业主方、供应方、施工方进行数量和金额的核对，核对无误后交造价公司和审计部进行审核。审核后的结算资料方可进行资金申请流程。 6、材料供应完毕后应进行汇总，汇总表中应标明材料的名称、规格或型号、数量、金额、使用单位、供应单位。 7、材料的结算应注意合同中对质保金是否有要求，质保金一般在质保期满后予以退还。凡存在质量问题的材料一律不予结算。存在质量疑问的材料可暂停支付，待疑问解决后方可进行付款。 8、验收合格的材料，经业主方、供应方、施工方在数量、单价、金额核对无误后即可申请材料款的支付，材料款的支付按天池能源和股份公司规定的资金程序执行。 9、结算时应注意开材料发票的主体和发票的种类，例如小额纳税人就不具备接受增值税发票的资格。 第八章 材料的存储和保管 由于施工的需要，或因工程变更、工期延误等原因，有时需对已进场的材料进行库存，材料的保管由施工单位负责，并承担相应的责任。 1、材料保管:所有甲供材料在检验合格后，由施工单位统一保管，验收，出库等，所牵扯到的保管费用按合同约定执行。 2、保管员对出入库材料要及时记帐，做到当日事当日毕。时刻保证帐、 物一致，严格报送制度和盘点制度。主要原材料要向本公司项目经理及甲方现场负责人报送收支存月报，日清月结。对盘盈、盘亏、报废要说明原因，并向建设方有关部门汇报。 3、材料出库:严格材料出库审批制度，根据施工进度计划和分部分项施工技术交底记录，审批材料出库数量，检查监督施工现场工完料净情况，余料堆放或归库情况，保证安全合理使用出库材料。 4、对数量不足或失窃材料的处理:凡因施工单位保管不善，进库前未严格验收材料批次数量、现场施工造成失窃，材料过期或变质等情况所造成的一切损失均由施工单位自行承担。 5、因施工方的工期延误造成的材料过期作废，或因施工单位材料计划多报导致材料多余所造成的损失由施工单位自行承担。 新疆天池能源技改指挥部 2013年1月29日 附件1 X X X 材料清单对账表( 年 月) 序号 材料名称 规格型号 单位 数量 单价 金额 备注 供应单位: 施工单位: 业主方: 供应方: 施工方: 造价方: 审计部: 年 月 日