合同管理制度

#管理制度# 第一章 总则 第一条 为规范公司合同管理，强化合同执行过程中监督控制的力度，及时了解并掌握合同运营执行情况，以实现合同归档的统一性、完整性及合同执行的规范性。特拟定经营类合同管理制度，以确保合同的管理执行在受控状态下有序进行。 第二章 合同管理的范围 第二条 合同管理的范围主要有：合同日常管理、合同执行过程管理等。 第三条 合同的日常管理主要包括：合同的归档、调阅管理。 第四条 合同的执行过程管理主要包括：合同起草、合同评审、合同签订、合同提交、合同变更、对合同执行过程中相关数据的跟踪监控统计分析、收付款、票据控制管理、相关文档的管理并依据经营监控原则，实时维护合同管理信息表。 第三章 合同类型及定义 第五条 合同包含经营类合同和非经营类合同，其中，经营类合同是指公司签署的所有以经营为目的合同，主要有销售合同、采购合同、运输合同。非经营类合同是指公司签署的所有非经营为目的合同。 第六条 销售合同：是指本公司为获得直接经济利益流入而订立的销售产品、提供服务所产生的合同。主要业务范围有：产品开发、技术服务、系统集成、信息产品服务、外包业务等。 第七条 采购合同：是指为实现销售合同或生产计划而产生的订购商品、委托外单位生产、加工、承包、转包等类合同。 第四章 合同管理的职责划分 第八条    经营类合同管理过程涉及的部门职责 (一) 办公室职责： 1. 由法务协助起草合同（合同中技术部分由该项目的项目经理负责起草），审核合同法律条款及存在的风险。 2. 参与销售合同的评审。 3. 对本公司的合同统一编号、统计合同各项信息并且分类汇总、存档。 4. 负责办理合同用印及签字手续。 5. 负责合同的归档和分发管理。 (二) 销售合同责任人职责： 1. 负责跟踪项目、合同洽谈、合同起草、合同审核及评审发起。 2. 与客户签订合同前要全面了解其资信状况及该项目的可执行性，以防欺诈行为发生。 3. 跟踪合同执行情况，对可能出现的问以及突发状况应及时向主管领导反映并积极解决问题。 4. 积极配合实施人员、项目经理做好项目的客户验收工作。 (三) 运管中心职责 1. 监督合同执行全过程，对可能无法完全按照合同条款执行的部分应及时向相关业务部门及实施部门部门通报。主要包括，严格保证合同供货周期、合同客户付款到账情况、项目发票及发货、验收等环节，定期检查已届期满的合同是否全面履行，以及合同从签订到执行完毕的各个阶段是否符合合同约定。 2. 负责公司的应收账款管理工作，定期向相关业务部门及实施部门提供《销售情况统计表》，督促欠款的催收工作。 3. 合同相关数据统计、分析，为公司的经营决策提供有效的分析数据。 4. 根据合同责任人提出的开票申请，填写《开票申请》经逐级审批通过后提交财务人员开具销售发票。 5. 《销售情况统计表》的维护与更新。 6. 负责采购合同洽谈、起草并且组织参与采购合同的评审。 7. 根据采购合同的执行进度，填写《付款申请》经逐级审批通过后提交财务人员付款。 第五章     经营类合同执行过程管理 第七条    起草销售合同文本的内容应遵照合同基本要素的要求，本制度中重点强调了技术合同要求的要素，技术合同包含技术服务（含技术培训）合同、系统集成合同、技术开发合同、技术咨询等合同，技术类合同要素由通用条款和专用条款组成，公司要求必须根据技术合同相应的合同模板或要求起草。不能使用技术合同模板的，必须按销售合同评审检查项的要求进行评审。 第九条    经营类合同评审与签订要求： （一） 所有采购合同在与供应商签订之前，相对应的销售合同必须签订生效并且已经交由办公室归档并分发至关联部门。如有特殊情况在销售合同未签订之前要进行采购活动的必须由合同责任人发起申请，经合同责任部门负责人、合同归档部门负责人、运管中心负责人、总经理逐级对该项目进行经营风险的评估，审批通过后合同责任人方可进行采购合同的签订。 （二） 每个项目由办公室合同归档时统一编号并取简称。编号或简称将作为该项目执行过程中的代号，便于查询、统计工作。 （三） 所有销售合同在与客户签订之前（包括无需签订纸质销售合同的项目），必须经过合同评审，评审前合同责任人必须草拟销售合同经部门经理初审后交由公司法务进行审核，审核通过后由合同责任人开始组织发起评审。合同未经公司评审通过不能对外签署，否则相关责任由合同责任人承担。 （四） 销售合同评审方式先通过邮件评审（所有参与的评审人必须在一个工作日内回复邮件，并且签署《销售合同评审报告》，如果因特殊情况未能及时让相关审核人员签字的（以邮件评审为准，事后补签），具体方式视合同实际情况而定，并按照《合同管理制度》执行。 （五） 采购合同评审方式以通过邮件评审为主（《采购合同评审报告》如果因特殊情况未能及时让相关审核人员签字的，以邮件评审为准事后补签），具体方式视合同实际情况而定，并按照《合同管理制度》执行。合同未经公司评审通过不能对外签署，否则相关责任由合同责任人承担。 第六章    合同评审 第十条    销售合同评审检查项： 评审人 评审类别 评审项 项目经理 A：技术条款 1. 技术(技术设计、设备配置、技术服务等）可行性 2. 项目进度（即实施进度、研发计划等）要求可行性 3. 交货、验货、项目终验的验收和方式可行性 4. 技术服务、售后服务合理性 合同责任部门负责人、法务、行政主管、运管中心负责人、分管领导、总经理 B：商务条款 C: 法律条款 1. 合同收益情况（毛利率、利润率等）合理性 2. 合同款收款方式合理性 3. 合同履行期限风险情况 4. 双方责任对等 5. 违约条款可行性 6. 解决合同纠纷方式可行性 7. 与知识产权的归属相关的风险责任明确性 法务、行政主管、运管中心负责人、 D：合同符合性 1.合同文本与模板要求符合性，包括： ? 首页、盖章页信息完整 （即双方地址、邮编、电话） ? 双方开户行、账号、税号 ? 合同编号（公司提供的编号） ? 合同名称、大小写金额的规范 ? 合同份数 ? 对于技术开发合同是否有明确的 “技术成果的归属和分享及风险责任”条款 2. 商务预案的完整性 3. 软件退税符合性审查 合同责任部门负责人、分管领导、总经理 E：综合评审项 1. 工具、设备与人力资源支持情况 2. 合同收款的整体风险情况 3. 项目实施的可行性、成功率 4. 项目风险控制情况       第十一条    采购合同评审检查项： 评审人 评审类别 评审项 项目经理 A：技术条款 1. 设备配置、数量的正确性 2、供货周期的合理性 2. 项目进度（即实施进度、研发计划等）要求可行性 3. 交货、验货、项目终验的验收标准和方式可行性 4. 技术服务、售后服务合理性 5. 设备保修年限和销售合同是否对等 销售、部门经理、法务、行政主管、采购主管、财务经理、分管领导、总经理 B：商务条款 C: 法律条款 1. 采购金额的（毛利率、利润率等）合理性 2. 采购项是否在商务预案计划内 3. 合同款付款方式合理性 4. 设备保修年限和销售合同是否对等 5. 合同履行期限风险情况 6. 双方责任对等 7. 违约条款可行性 8. 解决合同纠纷方式可行性 9. 与知识产权的归属相关的风险责任明确性 行政主管、运管中心负责人 D：合同符合性 1.合同文本与模板要求符合性，包括： ? 首页、盖章页信息完整 （即双方地址、邮编、电话） ? 双方开户行、账号、税号 ? 合同编号（公司提供的编号） ? 合同名称、大小写金额的规范 ? 合同份数 ? 对于技术开发合同是否有明确的 “技术成果的归属和分享及风险责任”条款 分管领导、总经理 E：综合评审项 1. 工具、设备与人力资源支持情况 2. 合同付款的整体风险情况 3. 项目实施的可行性、成功率 4. 项目风险控制情况       第七章    合同签署授权 第十二条    公司对外签订合同，实行合同签订授权制。经过公司批准并授权许可的有效代理人有权对外签署合同，否则无效，相关责任由签署人承担。 第十三条    委托代理人在授权范围内行使对外签约权，无权或越权行为人所订立的合同无效，由此产生的责任及义务由该行为人承担。 第八章    合同盖章 第十四条    对部门已通过合同评审、审核无误的合同，经公司有效签字人签字后，由合同负责人填写《用印申请单》，部门负责人复核后经公司总经理审批同意，到公司办公室办理盖章。印章管理人员如发现有不符合规定或存在异议的合同，有权退回，合同负责人应再次确认审批后再办理盖章。 第九章    合同提交与归档 第十五条    按照公司合同管理规定，对所有正式合同均要归档管理，办公室存合同正本一份，涉及到资金的财务部也存正本一份，根据需要由办公室分发给相关责任部门保存复印件。 第十六条    与客户方签订的销售合同（包括不限于：技术、系统集成合同、技术咨询合同）一式四份，客户留存二份正本，公司留存二份正本，其中办公室存一份正本，运管中心财务部存一份正本。 第十七条    与客户方签订的销售合同（即：技术开发合同）一式五份，客户留存两份，公司留存三份正本（用于政府相关部门办理退税），其中办公室存二份正本，财务部存一份正本。 第十八条    与供货商签订的采购合同一式四份，供应商留存二份正本，公司留存两份正本，其中办公室存一份正本，财务部门存一份正本。 第十章    销售合同开票管理 第十九条    由各部门销售人员提出并填写《开票申请》，逐级审批通过后方可开票。开具发票必须具备的条件: （一） 销售合同已经签订生效。 （二） 如不签订销售合同或销售合同还未签订生效，将由销售人员提出并填写《开票申请》，经逐级审批通过后由运管中心负责落实开票。 第十章    经营类销售合同收款管理 为了规范控制公司销售合同的收款管理工作，确保销售账款能及时收回，防止或减少公司呆帐、坏账的发生以及不良资产的形成。 第二十条    部门职责 （一） 运管中心职责 1. 运管中心根据合同制定销售回款计划。 2. 运管中心根据合同的约定及时以邮件形式提醒合同责任人收款。如因项目实施、交货等原因不能按照合同规定时间收款，应立即向运管中心、公司相关领导说明情况，否则开始计算相关财务费用并且计入其考核中。 3. 运管中心根据回款的金额和客户，判断到具体的合同中，形成当日的回款清单，以邮件形式通知合同责任人和相关领导，并及时更新至《项目台帐》。 4. 运管理中心每周将《应收账款明细》以邮件形式通知合同责任人和相关领导，对于开具发票后30天内未收到款项的应立即向运管中心、公司领导说明理由，如理由不合理，将开始计算相关财务费用并且计入其考核中。 （二） 合同责任人职责 1. 合同责任人负责根据合同签订的付款时间来履行收款工作，如因项目实施、交货等原因不能按照合同规定时间收款，应立即向运管中心、公司领导说明情况。以便于有效、及时的解决问题。 2. 合同责任人收到运管中心的收款提醒邮件后应立即和客户确定收款事宜并且在2个工作日内以邮件形式回复运管中心，办理开票申请并且在开票后两周内将款项收回。 （三） 合同责任部门负责人、分管领导职责 合同责任部门负责人、分管领导负责督促合同责任人员完成合同约定的收款工作。 第二十一条    应收账款监控 （一） 当月开具的发票，合同责任人应确保当月收回。 （二） 对于在没有任何合理情况说明下不能按合同规定时间收款、开具发票后30天内无法收回款项的将开始计算相应财务费用，同时计入其考核中。 （三） 运管中心应于每周五下班前提供一份累计尚未收款的《应收账款明细表》给各合同责任人、合同责任部门负责人、分管领导、总经理。 （四） 为了控制每季度/年度计提坏账准备对公司效益的影响，每季度末/年末的20号之后开具的发票，销售人员应保证当月到账，否则发票开具时间将延至次月月初。 （五） 合同责任人岗位调换、离职、休假，必须对经手的应收账款进行交接，办理交接手续时由合同责任部门负责人、分管领导进行监督。未完成交接不得离岗，交接不清楚，责任由移交者负责，交接清楚后，责任由接替者负责。未办理交接手续而自行离开或则离岗者，由此给公司造成损失的，将依法追究其法律责任。