第11章 物业管理信息系统概述

第11章 物业管理信息系统概述 11 111 现代化的物业企业管理需要现代化的管理手段，物业管理软件是现代物业管理的重 要组成部分和必然的发展方向。随着物业企业的不断发展，需要利用先进的科学手段和 管理方法对其下属各部门进行统一管理和监控，使物业管理者能迅速的了解物业公司的 经营管理状况，作出正确的决策,达到简化物业管理工作量、提高工作效率，最大程度的节约资源的目的。因此，引入现代化计算机管理手段，建立个性化的物业管理系统，通 过物业管理软件实现各个部门及总部系统联网，不但能够极大地降低管理人员的工作强 度、提高管理人员的工作效率，而且是全面提高物业企业的现代化管理水平，促使物业 管理企业向现代化、化、数字化方向发展的必然。 1111 1．功能模块组成（见图11-1） 2．功能模块简介 （1）基础数据模块 基础数据模块的功能主要是管理小区的基本信息，实现对小区、 大楼、房间的管理。在小区管理中，主要包括小区的基本信息、大楼资料、文档、移交 验收资料、房产修理、维修基金等内容；在入住单位管理中，主要包括入住单位的基本 信息和房间信息；在大楼管理中，可以配置大楼的基本信息、房间信息、移交验收等内 容，另外还包括房间信息和业主资料、入住登记、房屋出租记录、房屋装修记录以及业 主的其他信息，如家庭成员、宠物、车辆等信息。 （2）收费管理模块 收费管理模块是物业管理系统的核心模块。在收费管理中，小区收费分为三个级别：小区级别收费、大楼级别收费、房间级别收费。具体功能是完成 小区的收费管理工作，比如管理各房间的收费、交款记录、走读表修改、自动打印收费 单以及催交费用通知单等；此外，还提供各种收费统计报表：欠费黑名单，小区收 费项目统计表、大楼收费项目统计表、费用明细表、水、电、汽明细表、年度收费统计 表等。 3）工程设备模块 条理清晰的登记使得工程设备信息明朗化，对工程图纸及工程的 施工情况，维修及工具材料的使用情况进行登记；对设备设施的基本信息、设备的使用 和运行检查保养维护的情况进行综合的记录。工程设备管理主要包括设备管理、报修管 理、维修计划、库存管理。其中设备管理包括设备资料、设备的保养计划、保养记录、 保养检查、运行时间记录、运行参数记录、设备事件记录、维修日志、巡查记录等；报 修管理记录业主报修和维修的情况；而库存管理实现采购、出库、入库和库存量的管理 功能。 入住登记 小区信息 装修记录 大楼信息 出租记录 房间信息 小区数据 业主信息 小区图文 收费项目维护 收 款 收费项目配置 欠费名单 收费管理 生成收费数据 费用查询 统计报表 费用抄表 报修管理 设备管理 工程管理 库存管理 工程图纸 排班管理 停车场管理 保安管理 保安员工 治安管理 消防管理 绿化管理 相关单位 环卫管理 保洁管理 气象管理 部门信息 人事管理 人员信息 公司文档 会议记录 办公管理 工作计划 社区服务 投诉登记 投诉管理 投诉统计 文件管理 信息 文档管理 人事合同 权限管理 用户权限设置 （3）工程设备模块 条理清晰的登记使得工程设备信息明朗化，对工程图纸及工程的施工情况，维修及工具材料的使用情况进行登记；对设备设施的基本信息、设备的使 用和运行检查保养维护的情况进行综合的记录。工程设备管理主要包括设备管理、报修 管理、维修计划、库存管理。其中设备管理包括设备资料、设备的保养计划、保养记录、 保养检查、运行时间记录、运行参数记录、设备事件记录、维修日志、巡查记录等；报 修管理记录业主报修和维修的情况；而库存管理实现采购、出库、入库和库存量的管理 功能。 （4）人事管理模块 在传统的人事管理模式下，人员的频繁变动往往会加大管理人员的工作压力，使管理人员工作效率低，当采用计算机智能化网络管理模式后，这种新 的管理模式大大减轻了管理人员的工作压力，人事管理分为以下两个方面： 从公司的角度出发，主要显示公司组织结构，保存公司和部门的规章以及工作 计划。 从员工的角度出发，主要按部门管理员工以及相关资料，如记录、考核记录、 简历记录、家庭成员、奖惩记录、岗位变动记录、培训记录、待遇变更记录、工作计划 等。 （5）保安管理模块 保安消防管理是物业管理的重要组成部分。作为园区安全的防卫部门，详细的档案信息对管理工作的合理化安排和有效的进行治安消防管理起到一定 的作用。包括对保安人员、警械器具及各个岗位的排班信息进行电脑化管理，对发生的 治安事件及时进行记录。消防管理按照不同的片区划分消防级别，安排巡检的周期和负 责人员，管理消防器材，登记消防事故。 （6）环卫管理模块 严谨的保洁制度、细致入微的保洁工作安排，详尽的绿化信息都为营造出良好的园区生活环境提供了最大的帮助。环卫管理主要包括三个方面：绿化 管理，保洁管理，联系单位。绿化管理即绿化安排及维护记录，保洁管理即保洁安排及 检查记录，联系单位即联系单位信息及联系记录。 （7）办公室模块 无纸化办公是现代办公管理的发展方向。使用计算机软件对办公管理中的文件进行 统一的存档，使文档的管理规范化、具体化。工作中可以随时调用编辑文档，方便快捷， 而且节约办公用品和时间，提高了工作效率。办公室模块用于管理办公室的日常事务， 如会议记录、部门工作计划、投诉登记、公司文档、社区服务登记等。 （8）投诉管理模块 投诉管理模块的功能是处理业主投诉信息的投诉编号、内容、投诉时间、接待员工 等基本信息，对投诉的处理部门、处理人、处理方式、处理时间、及回访情况、满意程 度等进行记录。并可按照时间段及处理情况统计分析投诉信息，打印统计报表。 （9）文档管理：管理物业公司的文件、合同及人事合同等信息，按类别、编号对相 应的文件排序，方便以后的查找调用。 （10）统计查询模块 统计查询是物业管理系统中的一项重要职能，一方面执行统计功能：可以打印统计 报表；另一方面执行查询功能：帮助用户查找相关信息；在这里，统计查询主要用于小 区收费查询，比如对小区应交费用统计、未交费用统计、实交费用统计，我们可以按时 间段进行查询；打开小区费用统计操作界面后，从中选择相应的时间段，然后单击“查 询”按钮，就可打开这段时间的小区费用统计进行查看。1112 1．硬件环境 （1）服务器硬件要求： CPU主频：800以上 内存：256M以上 硬盘：剩余空间1G以上 （2）客户端硬件要求： CPU主频300以上 内存：128M以上 硬盘：剩余空间300M以上 2．软件环境： 操作系统Windows2000/ Windows98/ Windows Xp 数据库：SQL-server2000/ACCESS2000 112 1121 本章以华易物业管理软件为例，说明物业管理软件的使用操作。该物业管理系统中 所有界面的操作方法大致相同，操作非常简便，在此作统一说明： 1．链接 本系统所进行的链接操作很简单，只要用鼠标单击小手光标所在的任何高亮图标按 钮，即会打开链接对象的全部内容。例如：进入“小区数据”界面后，单击左边蓝色高 亮图标按钮（如“大楼资料” 链接按钮）即会链接到目标界面。 2．增加 在操作界面中单击“增加”按钮，将会在列表中增加一行新的记录，然后在相应的 表格中输入配置信息，再单击“保存”按钮，即可增加一行新记录。 3． 删除 在操作界面中选择要删除的对象（即记录表格所在行），然后单击“删除”按钮，所 选对象（即被选记录行）便被删除。注意：删除对象时一定要先选择。 4．修改及保存 在操作界面中单击“修改”按钮（注：在没有“修改”按钮的地方可直接在界面中 双击要修改的字段表格），然后在出现光标的表格中进行修改，修改完后单击“保存”按 钮，即可保存修改内容。 5．返回 单击操作界面屏幕上边快捷工具栏中的“返回”按钮，可返回到上一页，此外，相 关的操作按钮还有界面中的“返回”按钮或“退出”按钮。 6．附加约定 单击、双击和拖动在没有特别说明时，是指用鼠标左键单击、双击和拖动。 7．文档 文档管理包括文件管理、合同信息、人事合同这三个方面。进入文档管理界面后， 打开文件管理操作界面，从中可以选择不同的文档标题来查看对应的文档内容。此外， 打开合同信息和人事合同界面的操作方法与打开文件管理界面的操作一样，在此无须说 明。 1122 1．软件登录 打开华易物业管理系统主操作界面，主操作界面如图（11-2）所示： 图（11-2） 用户进入主界面之后，在主界面中双击管理模块图标可进入相应的管理模块界面（或 者打开主菜单“导航” 中的下拉子菜单也可以进入相应的的管理模块），这时会提示用 户键入“用户名”和“密码”，如图（11-3）所示，当用户键入正确的“用户名”和“密码”后，点击“登录”按钮或者敲“回车键”都可以打开相应的管理模块操作界面。 图（11-3） “用户名”和“密码”是由系统管理员设定的，用户本人不能修改，如果输入错误 的“用户名”或“密码”，系统将会提示出错信息，提醒用户重新键入正确的“用户名” 和“密码”，直到输入正确后，单击“登录”按钮，才能进入物业管理系统中的管理模块 界面。初始用户名为“hy”， 密码为“888”。 2．基础数据管理 进入物业管理系统主界面后，用鼠标双击界面中的“小区数据”图标，可以打开基 础数据管理界面，该界面将用户所辖小区的综合管理分为三个方面：小区管理、入住单 位管理、大楼及房间管理。 （1）小区管理 小区管理是物业管理系统中的最高级别管理，主要功能是管理小区 的基本信息、大楼资料、小区文档、房产修理、维修基金等项目，在基础数据操作界面 中，用鼠标双击“小区介绍”图标，可进入“小区信息”管理界面，如下图（11-4）所示。 下面将分别讲述： 图（11-4） 1）增加、删除、修改大楼。进入基础数据操作界面后，在界面中点击鼠标右键可弹 出“增加、删除、修改”下拉菜单选项，移动光标停在“增加”菜单选项上，然后单击 鼠标左键就完成了增加新大楼的操作。选择任意的“大楼名称”图标单击，然后点击鼠 标右键可弹出“增加、删除、修改”下拉菜单选项，移动光标停在“删除”菜单选项上， 然后单击鼠标左键就完成了删除该大楼的操作，修改大楼的操作与删除大楼的操作一致。 2）基本情况。在图（11-4）中用鼠标单击“基本信息”链接按钮，可以打开小区基 本信息操作界面，其中详细介绍了小区的基本情况，比如小区名称、地理位置、开发单 位、承建单位、楼宇数量、占地面积等情况，单击“修改”按钮可修改基本信息的内容， 改好后单击“保存”按钮可保存数据。 3）大楼资料 在图（11-4）中用鼠标单击“大楼资料”链接按钮，可以打开大楼资料操作界面，其 中显示了小区内所有的大楼资料列表，列表里储存了每座大楼的各种信息（如“大楼名 称”，“类型”，“用途”，“结构”，“建筑面积”，“使用面积”，“房间总数”等），其操作界 面中有“增加”、“删除”、“保存”、“打印”等各种按钮，各种按钮的相关操作与前面讲 述的操作一致。 4）小区文档 在图（11-5）中用鼠标单击“小区文档”链接按钮，打开小区文档操作界面，其中容 纳了小区所有的文档信息，在图中用鼠标单击任意某项“文档名称”，可以打开与之匹配 的文档文件（条件是该文件已存在），如下图（11-5）所示： 11-5） 图（我们通过下面的操作来调入文档文件：首先在存放文档的白色矩形框内单击鼠标右 键，此时会弹出“编辑、插入、删除”下拉菜单选项，然后移动光标停在“插入”菜单 选项上，再单击鼠标左键，会弹出“打开”对话框，可通过打开文件的相对路径来调入 所需文档文件，查看或编辑该文件的操作方法是：移动鼠标到存放文档的白色矩形框内 单击鼠标右键，在弹出“编辑、插入、删除”下拉菜单选项后，移动光标停在“编辑” 菜 单选项上，然后单击鼠标左键，即可打开该文件进行查看和编辑。删除文档文件的操作 方法同上。 （2）大楼管理 打开小区数据操作界面后，用鼠标单击“大楼名称”图标，此时屏 幕左边会出现两项（更多细节、房间业主列表）链接选择，用鼠标单击这两个链接按钮 中的其中一个，即可进入大楼管理操作界面 ，如图(11-6)所示： 1）增加、删除、修改房间。打开小区数据操作界面后，用鼠标双击“大楼名称”图 标，进入房间管理操作界面，在界面中点击鼠标右键可弹出“增加、删除、修改”下拉 菜单选项，移动光标停在“增加” 菜单选项上，然后单击鼠标左键就完成了增加房间的 操作，单击已有的“房间名称”图标，选中后按鼠标右键可弹出“增加、删除、修改” 下拉菜单选项，移动光标停在“删除” 菜单选项上，然后单击鼠标左键就完成了删除房 间的操作，修改房间的操作与删除房间的操作一致，在此不再重述。 2）基本情况。在图（11-6）中用鼠标单击“基本信息” 链接按钮，打开大楼基本 信息操作界面，基本信息内容包括：“大楼名称”、“类型”、“用途”、“建筑面积”、“使用 11-6） 图（ 面积”、“房间总数”等。单击“修改”按钮，可以对大楼的基本信息进行修改及保存。 单击“楼宇图片”按钮，可以导入所需大楼图片，操作方法跟前面调入小区文档文件的 图（ 11-7） 方法一致，在此不再重述。如果单击“生成房间”按钮，则弹出“自动生成房间”对话 框，可以在自动生成房间对话框中按要求输入所需数据配置，单击“预览”按钮可以预 览自动生成的房间列表（如下图11-7所示），然后按“确定”结束自动生成房间的操作， 具体的操作方法与数据助手里自动生成房间的操作方法一致。 （3）房间及业主信息在大楼管理界面中用鼠标双击“房间名称”图标，可打开房间 管理界面，进入房间及业主信息管理，如下图（11-8）所示： 图（11-8） 在图（11-8）中的房间管理内容包括：房间信息、业主信息、入住登记、装修记录、出租 记录；下面我们将分别说明。 1）房间信息。在图（11-8）中用鼠标单击“房间信息” 链接按钮，打开房间信息操作界面，其中显示了房间的各种数据信息，包括“房间号”、“楼宇名称”、“单元”、“建 筑面积”、“使用面积”、“房屋结构”等详细资料，单击“修改”按钮，可以对房间的各 种数据信息进行修改、修改完成后单击“保存”按钮可进行数据保存。单击“房屋图片” 按钮，可以调入或更换房屋图片，具体操作方法与调入小区文档文件一致，单击“打印” 按钮，可以打印房间信息表 。 2）业主信息。在图（11-8）中用鼠标单击“业主信息” 链接按钮，打开业主信息操作界面，其中包括业主信息、业主图片、家庭成员信息、宠物信息、车辆信息等。单 击“修改”按钮，可以对业主的各种信息进行修改、修改完成后单击“保存”按钮可进 行数据保存。用鼠标单击“业主图片” 按钮，可装入业主图片，相关的操作前面已详细 讲述，在此不再重复。用鼠标单击“家庭成员信息” 按钮，用鼠标单击“增加”按钮， 可以增加一个新家庭成员记录，然后用鼠标单击需修改的字段表格，配置好相关的数据， 再单击“保存”按钮进行数据保存。此外，“宠物”信息和“车辆”信息里的操作方法与 3）入住信息。在图（11-8）中用鼠标单击“入住登记” 链接按钮，可以打开“入“家庭成员信息”的操作方法一致，在此无须说明。 住登记”操作界面，其中包括入住登记的各种信息，单击“修改”按钮，可以对其中的 信息内容进行修改及保存。单击“打印”按钮，会弹出打印对话框，可选择“本小区的 所有房间”、“本楼的所有房间”或“本房间”的入住登记表进行打印。 4）装修记录。在图（11-8）中用鼠标单击“装修记录” 链接按钮，可以打开“装修记录”操作界面，其中包括了装修的所有申请记录，如下图（11-9）所示： 图（11-9） 在申请装修记录表中，可以增加或删除“申请编号”列表中的新申请，修改申请内 容后要及时进行保存；单击“装修交费”按钮，可以打开装修交费记录表，其内容包括： 费用项目、金额、交退款等；单击“装修出入证”按钮，可以打开装修出入证记录表， 其内容包括：出入证号、姓名、所属单位、有效期开始、有效期结束等；单击“装修监 督”按钮，可以打开装修监督记录表，其内容包括：违章项目、处理结果、罚金等。装 修交费、装修出入证、装修监督相关界面的操作方法与家庭成员信息界面中的操作方法 一致，在此不再重述。 3．收费管理 进入物业管理系统主界面后，用鼠标双击界面中的“收费管理”图标，打开收费管理 操作界面，：其中将小区的所有收费分为三个级别：即小区收费管理、大楼收费管理、房 间收费管理。 （1）小区级别的收费统计和管理 进入收费管理界面后，用鼠标双击“小区介绍” 图标，打开“小区收费管理”界面，包括小区费用统计、欠费黑名单、生成收费数据、 收费项目配置、收费项目维护等。整个收费数据的生成过程分为四步：第一步：首先将 开始计费时间设置好。第二步：在收费项目维护表中设置好各种收费项目。第三步：为1）收费项目维护收费项目维护是收费管理的一项重要职能，设置收费项目的异常直 收费的大楼或房间配置好收费项目。第四步：生成收费数据。接影响到收费结果，所以要对其认真设置。 用鼠标单击“收费项目维护”链接按钮可进入“第二步：收费项目维护”界面操作， 打开如下图（11-10）所示，用户可在项目名称列表中用鼠标双击项目名称（如管理费）， 即可打开该项目所对应的内容（在上表框中显示），然后单击“修改”按钮，就可对上表 框的内容进行修改，修改完后单击“保存”按钮可进行保存。（注意：收费单位如果是“元 /度”，那么在“收费周期”中，数字为“1”就表示1个月收费1次，数字为“2”就表示 2个月收费一次，依此类推。）比如将电费、热水费的“收费周期”分别设为“1”和“2”， 而且都是按“月”收费，那么物业管理费就是1个月收一次，房费是2个月收一次。单击“增加”按钮，可以增加新的收费项目。 图（11-10） 2）收费项目配置。在图（11-10）中单击“下一步”，可进入“第三步：收费项目配 置”界面操作，打开如图（11-11）所示，（警告：由于系统是按月来生成收费数据，因此 所有大楼（或房间）的收费项目配置必须一次性完成）。 先在左边表框中选择欲分配的大楼名称，然后双击该大楼名称即可取出该大楼，然 后在右边表框中选择欲分配的收费项目单击便可选择该项收费，再点击“左向箭头”按 扭，此时会弹出消息框“数据已成功保存”的提示信息，只要单击“确定”按钮就能将 该收费项目分配给这栋大楼（包括该楼所有房间）。（注：分配给大楼的收费项目不会在 中间表框中显示，而在分配给单个房间时才会显示。）如果不想将某项收费分配，需在中 间表框中先选择欲删除的收费项目，然后点击“右向箭头”按钮，即可删除该项收费。 如果点击大楼名称旁的“+”符号，可打开该大楼对应的所有房间，这时可选择单个房间 进行配置，房间收费配置方法与大楼类似。 图（11-11） 3）生成收费数据。在上图（11-11）中单击“下一步”按钮，可进入“第三步：生 成收费数据”界面操作，在此，须提醒用户：生成收费的日期由第一步里的“开始计费 时间”决定，每点击一次“生成”按钮，就会生成一个月的收费，但生成收费日期不会 超过系统日期当前月。 举个例子，假如我们在数据助手里将开始计费时间设置为“2005/04/01”，而系统当前日期为“2005/05/11”，那么第一次点击 “生成”按钮后，就会生成2005年4月份的收费数据，第二次点击“生成”按钮后，就会生成2005年5月份的收费数据，而第三次点击“生成”按钮后，就不会再往后生成2005年6月份的收费数据。在此须注意：已经 收过费用的月份不可以重收，切记一定要控制好点击“生成”按钮的次数。 4）欠费黑名单。小区欠费黑名单里记录了欠费高于一定金额的所有欠费业主名单， 欠费表单内容包括：“房间编号”、“业主姓名”、“欠费金额”等。 （2）大楼级别的收费统计和管理 在收费管理主界面中，用鼠标单击“大楼名称” 图标，界面左下角便会出现三个链接按钮（收费统计、走表读数修改、欠费黑名单）。 1）走表读数修改。点击“走表修改”链接按钮，打开如下图（11-12）所示： 走表读数列表中记录了大楼里所有房间的水费、电费、气费等费用信息，在选择查 询条件框中可以按“房间编号”和“收费项目”来查询，当输入查询条件值后，单击“查 询”按钮就可打开与之相关的走表读数列表进行查看。第一次进入走表读数修改界面时， 默认的上次读数和本次读数的数据应该为“0”，在列表中用鼠标单击上次读数和本次读 数相应的字段表格，就能对其内容进行修改，修改完后用鼠标单击列表中下一项收费项 目，系统会自动更新收费数据。 2）统计查询。点击 “收费统计”链接按钮，打开如图（11-13）所示界面，大楼收费统计也包括“应交费用”、“未交费用”和“实交费用”三个方面，其费用统计列表中 包含所有房间的收费信息，我们可以按照时间段来进行查询，操作方法是从选择查询条 图（11-12） 件框中选择所需的费信息，我们可以按照时间段来进行查询，操作方法是从选择查询条 件框中选择所需的时间段后，单击“查询”按钮，系统便会显示出这一段时间的大楼费 用统计，然后通过点击“应交费用”、“未交费用”或“实交费用”旁的复选框按钮来查 看相应的内容。 11-13） 3）统计报表 在上图（11-13）中点击“统计报表”按钮，会弹出如图（11-14）所示的“大楼报表” 图（ 对话框，从中选取所需的统计起始时间段，然后可分别选择“大楼费用明细表”、“水、 电、气明细表”或“年度收费统计报表”，单击“打印”按钮可打印报表。 图（11-14） （2）房间级别的收费统计和管理 房间级别的收费统计和管理包括费用列表和交款记录，费用列表中记录了业主房间的各种收费信息，交款记录中列出了业主的交费记录。 用鼠标双击所需“大楼名称”图标，便可打开该大楼的房间收费管理界面，打开后如下 图（11-15）所示： 图（11-15） 现在以一个房间管理为例来讲述房间级别管理，在上图（11-15）中用鼠标双击房间图标，打开后如下图（11-16）所示： 图（11-16） 1）房间收费。在图（11-16）中，用鼠标单击“下一步”按钮，可以进入打印收据 界面，如下图（11-17）所示： 图（ 11-17） 在上图（11-17）中，我们可以通过单击收费项目旁的空白框来选中或取消该项收 费，与之相应的“金额合计”也会随之改变。输入用户实际交款金额数值后，可选择“使 用上次节余冲抵”，系统便会从“金额合计”自动减去上次节余金额，点击“交费”按钮， 此时会弹出提示信息：“需要打印收据吗？”以提醒用户是否打印交费收据，选择“是” 则打印收据，选择“取消”则完成交费。 2）查看历史交费记录。完成房间交费后，可在图（11-17）中，用鼠标单击“交款记录”按钮，可以进入交费记录界面，在界面中选择一项交款记录用鼠标双击，即可打 开对应的交费记录详细情况进行查看。 4．工程设备 工程管理包括设备管理、工程图纸管理、报修管理、维修计划、库存管理。在主界 面中用鼠标双击“工程管理”图标，打开工程管理界面。 （1）设备管理 在工程管理界面中，用鼠标双击“设备管理”图标，可以打开设备 管理界面，如下图（11-18）所示，下面将分别作具体说明： 图（11-18） 1）增加、删除、修改。在图（11-18）中，点击鼠标右键可弹出“增加、删除、修改”下拉菜单选项，移动光标停在“增加” 菜单选项上，然后单击鼠标左键就完成了增加新设备的操作，单击任意的“设备名称”图标，选中后按鼠标右键弹出“增加、删除、 修改”下拉菜单选项，移动光标停在“删除” 菜单选项上，然后单击鼠标左键就完成了删除该设备的操作，修改设备名称的操作与删除设备一致。 2）设备使用制度。在图（11-18）中，用鼠标双击“设备介绍”图标，可以打开“设 备介绍”界面，其中包括“设备制度”、“设备资料”和“维修值班表”，单击“设备制度” 链接按钮，将显示出与之相关的使用制度， 其中“资料名称”为附件中调入的文档文件名，用户无法对其修改，附件中文档的调入方法与前面介绍的小区文档调入方法一致， 在此不再重述。 3）设备资料。在图（11-18）中，单击“设备资料”链接按钮，将显示与之相关的 设备资料列表。在列表中，记录了各种设备的类型、资产编号、设备编号、设备名称、 使用部门、生产厂家等信息，单击“增加”按钮，完成设备数据信息的配置，按“保存” 按钮进行保存，单击“删除”按钮将当前设备删除。 4）设备信息。在图（11-18）中单击所需的“设备名称”图标，屏幕左边便会出现 “设备信息”、“保养计划”、“检查记录”等链接按钮，此时单击“设备信息” 链接按钮 就可以打开设备信息管理界面，界面中显示与该设备相关的各种信息，如设备名称、使 用部门、生产厂家等，如下图（11-19）所示： 11-19） 图（5）保养计划。在图（11-19）中单击“保养计划”，打开保养计划子模块，包含有保 养人、保养单位、责任人、保养周期、保养时间等信息，进行保养计划查询时，可以选 择查询关键字“责任人”或“保养人”来查询所需信息，此外，保养计划信息还具有增 加、删除、保存等功能。 6）保养记录。在图（11-19）中单击“保养记录”，打开保养记录子模块，包含了保 养人、保养单位、责任人、保养周期、保养时间等信息，进行保养记录查询时，可以选 择查询关键字“责任人”或“保养人”来查询所需信息，此外，保养记录信息还具有增 加、删除、保存等功能。 7）检查记录。在图（11-19）中单击“检查记录”，打开检查记录子模块，包含了检 查人、检查单位、检查项目、检查周期、检查日期等信息，进行检查记录查询时，可以 选择查询关键字“检查人”或“检查项目”或“检查时间”来查询所需信息，此外，检 查记录信息还具有增加、删除、保存等功能。 8）维修日志。在图（11-19）中单击“维修日志”，打开维修日志记录子模块，包含了 维修编号、维修人、维修时间、维修性质、维修费用、维修内容、维修结果等信息，可 选择查询条件“维修人”、“维修费用”或“经办人”三项中的任意一项进行查询。也可 以通过单击“增加”、“删除”、“保存”按钮来修改维修日志。 9）巡查记录。在图（11-19）中单击“巡查记录”，打开巡查记录子模块，包含了巡 查编号、巡查人、巡查日期、巡查项目、巡查情况等信息，可选择查询条件“巡查人”、 “ 巡查日期”二项中的其中一项进行查询。也可以通过单击“增加”、“删除”、“保存” 按钮来修改巡查记录。 10）运行时间记录。在图（11-19）中单击“运行时间记录”，打开运行时间记录子 模块，包含了记录人、开机时间、停机时间、设备状态等信息，可选择查询条件“记录 人”进行查询。可通过单击“增加”、“删除”、“保存”按钮来修改运行时间记录。 11）运行参数记录。在图（11-19）中单击“运行参数记录”，打开运行参数记录子模 块，包含了记录人、时间、参数记录等信息，可选择查询条件“记录人”进行查询。也 可以通过单击“增加”、“删除”、“保存”按钮来修改运行参数记录。 12．）设备事件记录。在图（11-19）中单击“设备事件记录”，打开设备事件记录子 模块，包含了故障类别、原因、检查项目、细节、事件记录、备注等信息，也可以通过 单击“增加”、“删除”、“保存”按钮来修改设备事件记录。 （2）工程图纸管理 在工程管理界面中，用鼠标双击“工程图纸管理”图标，可以 打开工程图纸管理界面，下面将分别作具体说明： 1）增加、删除、修改。在工程图纸管理操作界面中点击鼠标右键可弹出“增加、删 除、修改”下拉菜单选项，移动光标停在“增加” 菜单选项上，然后单击鼠标左键就完成了增加新图纸的操作，单击任意的“图纸名称”图标，选中后按鼠标右键弹出“增加、 删除、修改”下拉菜单选项，移动光标停在“删除” 菜单选项上，然后单击鼠标左键就完成了删除该图纸的操作，修改图纸名称的操作与删除图纸的操作一致。 2）工程图纸保管制。在工程图纸保管制度表中，显示与之相关的一些保管规章制度， 使保管员有章可循，以便于工程图纸保管。 3）图纸资料。在图纸资料信息列表中，记录了各种图纸编号、名称、来源、绘图人、 时间、保管人、存放地点、设计单位、内容摘要等信息，单击“增加”按钮，完成图纸 资料数据信息的配置，按“保存”按钮进行保存，单击“删除”按钮将当前图纸资料删 除。 4）借阅记录。在借阅记录信息栏中，显示借阅图纸人记录信息，内容包括借阅人、 时间、归还时间、审批人等信息，单击“增加”按钮对所选择的借阅记录信息可以进行 修改，单击“保存”按钮可以进行保存。（3）维修管理 在工程管理界面中，用鼠标双击“报修管理”图标，可以打开报修 管理界面，下面将分别作具体说明： 1）增加、删除、修改。单击“增加”按钮，可添加新报修项目，然后对相关内容进 行修改，点击“保存”按钮进行保存，点击“打印”按钮，可打印报修项目表。由于维 修计划的操作类似报修清单，在此将不再说明。 （4）维修计划 在工程管理界面中，用鼠标双击“维修计划”图标，可以打开维修 计划管理界面，下面将分别作具体说明： 1）增加、删除、修改。单击“增加”按钮，可添加新维修工程，然后对相关内容进 行修改，点击“保存”按钮进行保存，点击“打印”按钮，可打印维修工程项目表。由（5）库存管理 库存管理包括采购清单、出库清单、入库清单、库存清单。在工程于维修计划的操作类似报修清单，在此将不再说明。管理界面中，用鼠标双击“库存管理”图标，可以打开库存管理界面，如下图（11-20） 所示: 图（ 11-20） 1）采购清单。图（11-20）便是打开库存管理后默认的采购清单操作界面，采购清单 主要通过对申请编号和采购时间来进行管理，单击“增加”按钮，可增加采购项目，然 后填写相关内容，按“保存”按钮进行保存，单击“打印”按钮，可打印采购清单。 2）出库清单。在图（11-20）中单击“出库清单” 链接按钮，可打开出库清单界面，出库清单通过对领购编号和出库时间来进行管理，在界面中单击“增加”按钮，此时会 弹出“出库选择”对话框，从中选取出库品名，然后填写出库数量，单击“确定”按钮 后返回，这时单击“保存”按钮，系统便会出现警告信息对话框，此对话框用来提示用 户是否进行保存，此时再单击“确定”按钮就完成了物品出库操作，而单击“取消”按 钮则取消物品本次出库操作。（注意：这时一定要按“保存”按钮及时保存，否则，与之 对应的库存清单数量不会改变。）单击“打印”按钮，可打印料具出库清单。 3）入库清单。在上图（11-20）中用鼠标单击“入库清单” 链接按钮，可以打开入库清单操作界面，入库清单主要通过对库存编号来进行管理，单击“增加”按钮，可增加 新的入购物资，然后填写其相关内容，按“保存”按钮完成入库，单击“打印”按钮， 可打印入库清单。 4）库存清单。在上图（11-20）中用鼠标单击“库存清单” 链接按钮，可以打开库存清单操作界面，库存清单主要包括库存品名、数量、单价、单位、低限、高限、备注； 单击“增加”按钮，可增加新的库存品，然后填写好库存清单的相关内容，按“保存” 按钮进行保存，单击“打印”按钮，可打印库存清单。 5．安防管理 安防管理分为五个方面：排班管理、员工管理、消防管理、停车场管理、治安管理， 下面我们将分别讲述。 图（11-21） （1）值班管理 内容包括日期、班次、岗位、人员、备注等，管理人员可对排班人 员的岗位和班次进行合理的安排，并且可以增加、删除、打印和保存排班管理记录表。 （2）员工管理 在图（11-20）中用鼠标单击“员工管理” 链接按钮，将进入员工管理界面，其中的管理列表包括员工姓名、岗位、籍贯、参加工作时间、备注等信息。 单击“警械配备”按钮，系统便会显示出“警械配备”的各项信息，如图（11-22），管理人员通过“警械配备”列表可以对保安人员进行规范管理，同时也可以在增加或删除警 械配备列表信息。 图（ 11-22） （3）消防管理 在图（11-21）中用鼠标单击“消防管理” 链接按钮，可以进入消防管理界面，如下图图（11-23）所示： 管理人员按消防片区进行管理，消防片区的内容包括：片区编号、地点、负责人员、 检查人员、检查周期、消防级别等信息，单击“片区调整”按钮，可进行片区调整，在 此可以增加或删除消防片区等信息。消防管理主要是对消防器材、事故登记、消防演习、 图（11-23） 消防检查等项目进行规范管理，单击“消防器材”、“事故登记”、“消防演习”、“消防检查”等不同 按钮可以打开不同的相关界面。 （4）停车场管理 在图（11-21）中用鼠标单击“停车场管理”链接按钮，进入停车 场管理界面，如下图（11-24）所示：主要通过对车牌号码进行管理，用户可以增加、删 除、保存或打印停车场管理信息列表。 图（ 11-24） （5）治安管理 在图（11-21）中用鼠标单击“治安管理”链接按钮，将进入治安管理界面，如下图（11-25）所示： 主要管理家属区、办公区的治安情况；管理内容包括时间、地点、责任人、事由、处 理结果；用户可以增加、删除、保存或打印治安管理信息列表。 图（11-24） 6．环卫管理 在物业管理系统主界面中用鼠标双击“环卫管理”图标，将进入环卫管理界面，环卫 管理包括绿化管理、保洁管理、联系单位三方面的内容。 （1）绿化管理 进入环卫管理界面后，双击“绿化管理”图标，将进入绿化管理界 面，主要包括“绿化制度介绍”和“植物品种介绍”。如下图（11-25）所示： 图（11-25） 1）绿化制度。在绿化管理界面中双击“绿化制度介绍”图标，将进入“绿化制度介 绍”操作界面，如下图（11-26）所示： 绿化制度介绍包括绿化制度、绿化资料和绿化汇总三方面，其中绿化制度是按资料 名称和资料编号进行归纳，可以在附件中插入对应的制度文件；绿化资料包含所有植物 品种名称列表及其他资料，绿化汇总主要指对绿化植物采取汇总管理，绿化资料和绿化 汇总的操作界面很简单，在此不再重述。 图（10-26） 绿化制度介绍包括绿化制度、绿化资料和绿化汇总三方面，其中绿化制度是按资料名 称和资料编号进行归纳，可以在附件中插入对应的制度文件；绿化资料包含所有植物品 种名称列表及其他资料，绿化汇总主要指对绿化植物采取汇总管理，绿化资料和绿化汇 总的操作界面很简单，在此不再重述。 2）增加、删除、修改。在绿化管理界面中点击鼠标右键，可弹出“增加、删除、修 改”下拉菜单选项，移动光标停在“增加” 菜单选项上，然后单击鼠标左键就完成了增加新植物的操作，单击任意的“植物品种名称”图标，选中后按鼠标右键弹出“增加、 删除、修改”下拉菜单选项，移动光标停在“删除” 菜单选项上，然后单击鼠标左键就完成了删除该植物的操作，修改植物品种名称的操作与删除植物品种的操作一致。 3）详细信息。在绿化管理界面中双击某个“植物品种名称”图标，将进入绿化记录 界面，如下图（11-27）所示： 图（11-27） 图（11-27）显示的便是该植物的基本信息界面，记录了该植物的各种信息，单击“修 改”按钮可以对其中的内容信息进行修改和保存。 4）维护记录。在图（11-27）中单击“维护记录”链接按钮，可以打开维护记录列表， 其中包含了维护日期、负责人和维护内容，在此可以增加、删除和保存维护记录。 （2）保洁管理 保洁管理包括“保洁制度介绍”和“保洁区域管理”两个方面。进 入环卫管理界面后，双击“保洁管理”图标，打开如下图（11-28）所示： 图（11-28） 1）保洁制度。在保洁管理界面中，双击“保洁制度介绍”图标，可以进入保洁制度 界面，包括“保洁制度”、“保洁资料”和“工具管理”三个方面。保洁制度中的各项操 作与绿化制度雷同。打开“保洁资料”界面后，可以看到，其内容包括区域名称、类别、 保洁周期、负责人、备注等，用鼠标单击要进行修改的地方就能对其内容进行修改，修 改完后单击“保存”按钮，可进行保存。工具管理界面的操作与“保洁资料”相同。 2）增加、删除、修改。在保洁管理界面中，点击鼠标右键可弹出“增加、删除、修 改”下拉菜单，移动光标停在“增加” 菜单选项上，然后单击鼠标左键就完成了增加新 保洁区域的操作。单击任意的“保洁区域名称”图标，然后按鼠标右键则会弹出“增加、 删除、修改”下拉菜单，移动光标停在“删除” 菜单选项上，再单击鼠标左键就完成了 删除该保洁区域的操作，修改保洁区域名称的操作与删除保洁区域的操作一致。 3）详细信息。在保洁管理操作界面中，双击“保洁区域名称”图标可以进入保洁资 料界面，包括保洁区域的“基本信息”和“维护记录”两方面的内容，用鼠标单击“基 本信息” 链接按钮，将进入基本信息界面，基本信息包括区域名称、类别、保洁周期、 负责人、备注等信息，用户可以对其中的内容进行修改和保存。 4）维护记录。在保洁资料界面中，用鼠标单击“维护记录” 链接按钮，将进入维护记录表，其中记载有检查编号、检查结果、检查时间、检查人等信息。 （3）联系单位 联系单位包括联系单位制度介绍和新联系单位两方面的内容。进入 环卫管理界面后，双击某个“联系单位”图标，打开如下图所示： 11-29） 图（1）联系单位制度。进入联系单位界面后，双击“联系单位制度介绍”图标，打开对 应的联系单位界面，单击“联系制度”链接按钮，将出现联系单位制度列表，在其中可 对列表内容信息进行修改及保存。单击“联系资料”按钮，将出现所有联系单位列表， 在其中可对联系内容进行修改及保存。 2）增加、删除、修改。进入联系单位操作界面后，在界面中点击鼠标右键可弹出“增 加、删除、修改”下拉菜单选项，移动光标停在“增加” 菜单选项上，然后单击鼠标左键就完成了增加新联系单位的操作，单击任意的“联系单位名称”图标，选中后按鼠标 右键弹出“增加、删除、修改”下拉菜单选项，移动光标停在“删除” 菜单选项上，然后单击鼠标左键就完成了删除该联系单位的操作，修改联系单位名称的操作与删除联系 单位的操作一致。 3）详细信息。在联系单位操作界面中，单击“联系单位名称”图标，进入对应的界 面，包括联系单位基本信息和联系记录两方面的内容，用鼠标单击“基本信息” 链接按 钮，进入基本信息界面，可以对其中的内容进行修改和保存。 4）联系记录。打开其界面的操作方法同上，在联系记录表中，记载有联系人、对方 联系人、日期、事由等信息，可以增加或删除联系记录，用鼠标单击要进行修改的地方， 修改完后单击“保存”按钮可进行保存。 7．人事管理 人事管理通常采用层级管理模式，为了便于用户对该软件的理解和操作，我们在软 件中也采用了层级管理操作模式，即“公司—部门—员工”的层级管理模式；在物业管理系统主界面中，用鼠标双击“人事管理”图标，将打开人事管理界面，如下图（11-30） 所示： （1）部门管理 部门管理包括部门规章制度、部门资料、部门工作计划三方面内容。 1）编辑部门信息。进入人事管理操作界面后，在界面中点击鼠标右键可弹出“增加、 删除、修改”下拉菜单选项，移动光标停在“增加” 菜单选项上，然后单击鼠标左键就完成了增加新部门的操作，单击任意的“部门名称”图标，选中后按鼠标右键弹出“增 加、删除、修改”下拉菜单选项，移动光标停在“删除” 菜单选项上，然后单击鼠标左 键就完成了删除该部门的操作，修改部门名称的操作与删除部门的操作一致。 11-30） 图（2）部门规章制度。部门规章制度主要指有关的企业部门的政策法规及规章制度，从 外部调入相关的制度文件到文件列表框时，其操作方法与第三节讲述的调入小区文档文 件操作方法一致，部门资料的内容包括部门名称、负责人、部门职责。 3）部门工作计划。单击“工作计划”，打开部门工作计划子模块，包含了部门、标题、 作者、内容、开始时间、结束时间等信息，可以选择“作者”或“标题”为查询条件进 行部门工作计划查询。 （2）员工管理 在图（11-30）中，用鼠标双击某个“部门名称”图标，进入该部门 管理界面后，再用鼠标双击某个“员工名”图标，即可打开该员工管理界面。如下图（11-31）所示：员工管理主要包括以下九个方面的内容，下面我们将分别作具体说明： 图（11-31） 1）编辑员工信息。在图（11-31）中，用鼠标单击“员工情况” 链接按钮，打开员工情况操作界面，员工情况表中详细介绍了员工的个人信息及档案。用鼠标单击要进行修 改的字段表格可以修改其中的内容，然后单击“保存”按钮可以进行保存。 2）培训记录。在图（11-31）中，用鼠标单击“培训记录” 链接按钮，打开培训记录操作界面，培训记录表中详细记录了个人的培训期和培训内容。此外，还可以通过选择 查询条件“培训期”来查询培训内容。 3）考核记录。在图（11-31）中，用鼠标单击“考核记录” 链接按钮，打开考核记录操作界面，考核记录表中记录了个人的考核期、考核项目和考核人。 4）简历记录。在图（11-31）中，用鼠标单击“简历记录” 链接按钮，打开简历记录操作界面，简历表中记录了个人的简历时间段以及详细内容。 5）家庭成员。在图（11-31）中，用鼠标单击“家庭成员” 链接按钮，打开家庭成员操作界面，家庭成员表中包含了姓名、性别和关系信息，可选择查询条件“关系”或“ 姓名”分别进行查询。 6）奖惩记录。在图（11-31）中，用鼠标单击“奖惩记录” 链接按钮，打开奖惩记录操作界面，奖惩记录表中包含了时间段、姓名以及内容信息，可选择查询条件“时间段” 或“ 姓名”分别进行查询。 7）岗位变动记录。在图（11-31）中，用鼠标单击“岗位变动记录” 链接按钮，打开岗位变动记录操作界面，岗位变动记录表中包含了时间、原岗位、现岗位、事由信息。 8）待遇变更记录。在图（11-31）中，用鼠标单击“待遇变更记录” 链接按钮，打开 待遇变更记录操作界面，待遇变更记录表中包含了时间、原待遇、现待遇、事由信息， 可选择查询条件“原待遇”或“ 现待遇”分别进行查询。8．办公管理 在物业管理系统主界面中，用鼠标双击“办公管理”图标，将进入办公管理界面，办 公管理包括会议记录、公司文档和社区服务；下面逐一说明： （1）会议记录 在办公管理界面中用鼠标双击“会议记录”，打开会议记录界面，可 以看出，会议记录是按照“会议名称”来进行管理，如图（11-32）所示： 图（ 11-32） 在图（11-32）中用鼠标单击“增加”按钮，可增加一项新的会议记录，然后用鼠标 单击要进行修改的字段表格，就可以修改其中的内容，修改完后单击“保存”按钮可以 进行保存。单击“删除”按钮，可删除一项当前会议记录。 （2）工作计划 包含了部门、标题、作者、内容、开始时间、结束时间等信息，可 以选择“作者”或“标题”为查询条件进行部门工作计划查询，如图（11-33）所示： 图（11-33） （3）公司文档 在办公管理界面中用鼠标双击“公司文档”图标，打开公司文档界 面，可以看出，公司文档是按照“文档编号”来进行管理，如图（11-34）所示： 图（ 11-34） 在图（11-34）左边选框中显示的是文档标题和文档编号，单击某项公司文档，右边 对应的是这项公司文档的内容信息。 （4）社区服务 社区服务通过不同的服务标题来拟订不同的服务项目，服务项目表中包含各种服务 信息。社区服务按照“服务标题”来进行管理，如图（11-35）所示： 图（11-35） 9．投诉管理 投诉管理包括投诉登记和投诉统计两部分，投诉登记包括投诉信息的登记、投诉处理 及回访情况等。 （1）投诉登记 用鼠标双击“投诉管理”，打开投诉登记界面，投诉登记是按“投诉 标题”来进行管理，如图（11-36）所示： 图（11-36） 在图（11-36）中先单击“增加”按钮，然后填写好投诉登记表的内容，再单击“保 存”按钮，这张投诉登记表就存进了上边投诉登记列表框中最后位置，如果要删除某张 投诉登记表，可用鼠标拖动投诉登记列表框的滚动条从中选取，然后单击“删除”按钮， 将其删除。 （2）投诉统计 单击图（11-36）中的“投诉统计”按钮，在投诉登记列表单中，提 供了两种查询方式，一种是按“处理时间在*年*月*日以后的所有投诉记录”方式查询，一种是按标题查询。 10．文档管理 在物业管理系统主界面中，用鼠标双击“文档管理”图标，将进入文档管理界面， 文档管理包括文件管理、合同信息、人事合同这三个方面。 （1）文件管理 在文档管理界面中，用鼠标双击“文件管理”图标，可以打开文件 管理操作界面，如下图（11-37）所示： 11-37） 图（在图（11-37）中可以选择不同的文档标题来查看文档内容，用鼠标单击要进行修改 的字段表格，在出现光标的字段表中可以进行修改，修改完后按“保存”按钮进行保存， 单击“增加”或“删除”按钮，可以“增加” 新文档或“删除当前文档。须注意的是文件名字段表格中不可以输入内容，但它可以通过附件功能来调入文件和查看文件内容。 （2）合同信息 在文档管理界面中，用鼠标双击“合同信息”图标，可以打开合同 信息操作界面，如下图（11-38）所示： 在图（11-38）中可以选择不同的合同名称来查看合同内容，用鼠标单击要进行修改 的字段表格，在出现光标的字段表中可以进行修改，修改完后按“保存”按钮进行保存， 单击“增加”或“删除”按钮，可以“增加” 新合同或“删除当前合同。须注意的是文件名字段表格中不可以输入内容，但它可以通过附件功能来调入文件和查看合同内容。 图（11-38） （3）人事合同 在文档管理界面中，用鼠标双击“人事合同”图标，可以打开人事 合同操作界面，有关操作方法与合同信息中的操作一致。 图（11-39） 在图（11-39）中可以选择不同的合同名称来查看合同内容，用鼠标单击要进行修改 的字段表格，在出现光标的字段表中可以进行修改，修改完后按“保存”按钮进行保存， 单击“增加”或“删除”按钮，可以“增加” 新合同或“删除当前合同。须注意的是文件名字段表格中不可以输入内容，但它可以通过附件功能来调入文件和查看合同内容。