《企业档案工作规范》讲稿 高峰 《企业档案工作规范》总结了新中国成立
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《企业档案工作规范》讲稿 高峰 《企业档案工作规范》总结了新中国成立《企业档案工作规范》讲稿 高峰 《企业档案工作规范》总结了新中国成立
《企业档案工作规范》讲稿
高峰
《企业档案工作规范》总结了新中国成立以来我国企业档案工作基本经验、规律和要求，借鉴企业质量管理体系理念和国际上相关最新国际标准，适应企业改革发展和和信息技术广泛应用的新要求，将企业档案工作的行政性目标要求，转向标准化规范化的体系建设。《企业档案工作规范》首次将企业档案工作建设整体纳入体系，形成框架性管理标准，符合目前系统管理国际标准(如，,,,,,,《质量管理体系要求》)和档案管理国际标准(如，,,,,,,,,(,《档案...
《企业档案工作规范》讲稿 高峰 《企业档案工作规范》总结了新中国成立
《企业档案工作规范》讲稿
高峰
《企业档案工作规范》总结了新中国成立以来我国企业档案工作基本经验、规律和要求，借鉴企业质量管理体系理念和国际上相关最新国际标准，适应企业改革发展和和信息技术广泛应用的新要求，将企业档案工作的行政性目标要求，转向标准化规范化的体系建设。《企业档案工作规范》首次将企业档案工作建设整体纳入体系，形成框架性管理标准，符合目前系统管理国际标准(如，,,,,,,《质量管理体系要求》)和档案管理国际标准(如，,,,,,,,,(,《档案管理通则》)的基本要求，是档案工作标准化建设的重要创新，是新时期企业档案工作规范化建设的重要指导文件和工作依据。
《企业档案工作规范》共设九章和附录
第一章 范围:按标准格式要求，明确和介绍了标准的适用范围; 第二章 规范性引用文件:列举出标准中所引用的相关标准和规范性
文件;
第三章 术语和定义:列举并解释了本标准中使用《档案工作基本术
语》没有提到的术语;
第四章 档案工作原则:提出了企业档案工作遵循的基本原则，明确
了企业档案与企业档案工作的性质和作用、企业档案工作的
管理体制、企业档案工作任务和目标，企业依法管理档案的
责任;
第五章 档案工作组织:明确了企业档案管理网络构成，企业、文件
形成部门、档案部门应承担的职责，及档案人员素质要求;
第六章 档案工作制度:明确了企业档案工作制度体系、制度制订程
序以及应当制定的工作规章、和业务规范; 第七章 档案业务工作:明确了文件材料形成积累、归档、收集、整
理责任与方法和档案保管、鉴定、统计、利用等工作的具体
要求;
第八章 档案信息化建设:明确了档案信息化的目标和原则，对电子
文件归档、传统载体档案的数字化、网络服务与业务系统以
及电子档案的安全与保管提出要求;
第九章 档案工作设施设备:对企业档案工作中设施、设备的配备提
出要求。
附 录 标准的两个附录是标准的资料性附录。附录,《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》，列出了产品生产型企业通常应归档的文件材料基本范围和保管期限参照;附录,《表格样式》。
第一章的范围
这一章明确指出了《企业档案工作规范》的主要内容和适用范围。根据国家单位普查，我国现有企业法人及产业活动单位1007万。从所有制分有国有、民营;从规模分，有大中小;从类型分有工矿生产企业、有服务类第三产业。虽然《企业档案工作规范》主要是依据工业产品生产类型企业的档案管理实践而制定，但是其中所给出的有关企业档案工作原则、组织建设、制度建设、档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法和技术指南等，具有普遍指导意义，因此其他类型企业(如交通运输、金融证券、电信电力、设计研究等)及事业单位都可参照使用。
第二章的相关标准及规范性文件我就不讲了，在下面章节中涉及到什么标准或规范性文件再讲。
第三章术语和定义
1、 企业档案，是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的
的保存价值的各种形式的文件。
“企业档案”的的概念在我国档案工作中已有二十多年的历史，也对其进行了多次的界定。最后一次是2002年，国家档案局、国家经贸委和国家计委联合颁布的《企业档案管理规定》中，将企业档案界定为“企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料”。那么它与《企业档案工作规范》相比较，其变化主要是:
一是增加了“研发”。过去在计划体制下我国科研设计单位多从事科研、设计、开发等活动，属于科技事业单位。这些科技事业单位的档案管理，在国家档案局20世纪90年代初组织的科技事业单位档案工作目标管理活动中取得很大成效。体制转变后，经营型科技事业单位转为企业，因此增加“研发”主要针对科研设计类企业或企业中的研究开发活动。
二是去掉了“有保存价值”前“对国家、社会和企业”的限定词。主要是因为企业范围广、形式多样，投资主体多方。我国不但有国有企业、集体企业，还有大量私人独资企业、合伙企业，现在的《公司法》甚至允许注册一人投资设立的有限责任公司。因此这些限定词就有局限性和不适应性，而去掉限制词不代表企业档案管理对国家、社会就没有责任，而是包容性更大。在我国，无论何种类型、所有制企
业，必须依照中华人民共和国的法律法规来经营管理，其档案的形成保管也必须符合《档案法》的要求。
三是将“文件材料”简化为“文件”。从理解上，各种形式也包括载体形式，因此没有提及载体。
2、 档案信息化。是指运用信息技术对归档文件、数据信息资源及
档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理
提升过程和工作方式。
“提升过程”，表明运用信息技术形成、管理和利用档案，是一个发展、创新的持续性提升过程，不是一蹴而就，与国家将信息化界定为“过程”、“进程”的表述是相一致的。
“工作方式”，表明这种技术创新和进步的过程中正在形成一种新的工作模式，使过去的几十年来形成的管理惯例、模式、方法正在进行着根本性转变;同时也表明，信息化的持续推进过程，将形成一种区别于传统档案工作的管理理念、方法、技术、规则、流程的全新的档案工作模式。
第四章档案工作原则
一、企业档案与企业档案工作的性质和作用
4.1企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。
2004年中共中央办公厅、国务院办公厅发出了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》指出:要“高度重视信息资源开发利用对促进经济社会发展的重要作用。信息资源作为生产要素、无形资产和社会财富，与能源、材料资源同等重要，在经济社会资源结构中
具有不可替代的地位，已成为经济全球化背景下国际竞争的一个重要点”。生产要素，可能各种情报、资料、档案信息都在某种程度上具有这一属性，但是论无形资产，或自主知识产权的承载、证明，恐怕就非档案莫属，因此档案才是企业自身各项工作中所形成，是企业的核心信息资源。
在国际标准ISO15489《档案管理通则》第4章“档案管理的收益”中明确指出:档案中包含的信息是有价值的资源和重要的企业资产。
二、企业档案工作的管理体制
4.2企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。
以企业资产关系为纽带，表明企业的资产管理范围就是企业档案的管理范围。企业(集团公司)的子公司、分公司、控股公司及所属单位的档案工作，都应是企业(集团公司)档案工作的组成部分。
统一领导:表明在企业资产管理范围内，企业对所属单位档案工作实行统一领导。
统一管理:这里的管理是广义的管理，包括企业对档案的直接管理和间接管理。《企业档案管理规定》第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责:
贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度; 统筹规划并负责组织本企业档案的收集、整理、保管、鉴定统计和提供利用工作;指导本企业各部门文件材料的形成、积累和归档工作;
监督指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。
《规定》中的前三条属于直接管理，第四条就属于间接管理。
统一制度与统一标准:是对企业统一管理要求中关于企业制度建设、标准化建设一致性的要求。主要也是间接管理，即对所属单位有关档案工作制度、业务标准建设应统一要求，不能出现某集团公司所属甲地企业中，档案管理制度与标准一个样，所属乙地企业中，档案管理制度与标准又一个样的情况。
三、企业档案工作的任务和目标。
4.3企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。
企业档案工作任务:是为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。
企业档案工作目标:是满足企业证据、法律责任和信息的需求。这一目标也是衡量档案工作成效的尺度和企业档案工作发展的导向。在市场经济条件下，企业档案工作能达到这种境界应当是很高的要求，需要企业下大力气才能够实现。当企业出现各种纠纷(如经济的、的、产品质量的、环境的、安全的、卫生的)，如果档案工作能提供及时、有效、合法的证据，为企业赢得效益、避免损失;当企业面临各种法律事务，如果档案工作能提供合法文件，为企业免责;当企业在研发、生产、经营和管理中需要过去形成的文件、数据信息作为参考，或者回顾初创时期的历程、解决职工的待遇时，能够及时提供相关档案信息，才能够表明企业档案工作目标的实现。这一目标也
就成为衡量档案工作成效的尺度。
企业档案工作的方法、技术和手段:运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，是对企业档案工作发展的新要求。
四、企业依法管理档案的责任要求
4.4企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。
企业依法管理档案的责任，反映企业档案工作遵循市场经济、法制经济的法规要求。在市场经济条件下，企业与企业、企业与顾客之间的关系，特别是纠纷关系，必须以事实为依据、以法律为准绳来解决。而事实依据与法律证据的重要组成部分，就是企业在生产、经营和管理活动中产生的档案记录。所以，企业建立合规、良好的档案管理，已经成为现代社会中法律对企业依法经营的基本要求。企业档案由于其证据作用、其管理的正确、合规与否，已经成为企业重要的生命线。企业要想规避管理风险、证明自身依法经营，就必须建立健全档案工作。《企业档案工作规范》就是指导企业规范档案管理，促进企业依法经营管理的一项重要标准，其根本出发点和落脚点是:在法制经济条件下，企业档案管理需要也必须依法、合规、有效。
第五章企业档案工作组织建设
一、 企业档案工作组织建设
5.1.1档案工作领导。企业应确定档案工作的分管领导,确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。
它含三个层次的领导，即企业分管领导，职能或承办部门、各项
目工作部门负责人，档案部门负责人，组成企业领导体系;企业
档案工作确定三个层次的领导，主要是企业档案工作管理全过程
的需要。企业档案工作分管领导一般由企业分管综合部门的企业
领导或总工程师负责，是企业档案工作的总责任人;各职能、承
办部门和项目工作部门负责人主要是对部门、项目的文件材料形
成、积累和归档工作进行领导和管理的责任人员，如办公室、生
产处等部门分管档案工作的领导;档案部门负责人是企业档案工
作负组织、协调和落实责任的领导，如档案处、文档处、档案馆
的领导等。
5.1.2企业档案机构设置。企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。
它具有指导各部门文件归档，并监督指导本企业所属机构档案工作的职责，因此，企业不能将档案机构设在不具有企业内部监督管理职能的服务性机构内。
5.1.3档案人员配备。企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员;各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。
5.1.4档案工作体系。企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。
企业档案工作体系是与企业档案机构、档案人员的分布紧密结合在一起的，是企业档案的管理结构、工作结构。企业档案工作是一项系统工程，企业应结合自身企业管理的模式，建立企业档案管理网络，使企业档案工作在企业管理各环节中形成的网状管理体系，形成层层负责的管理机制。在业务上从文件的形成、积累转化成档案，直至档案的利用诸多环节中建立起一套文件材料控制体系。企业档案管理网
络将档案管理岗位责任制与管理体系相结合，从而保证档案工作系统工程的运转灵活。
企业档案管理网络的组成一般包括:分管档案工作的企业领导，主管企业档案工作的部门负责人，企业档案管理机构或专职档案工作岗位，企业内部各职能部门负责人及兼(专)职档案人员、重要业务(技术)人员，所属企业(公司及境外机构)的分管领导及档案部门。
企业档案管理模式。根据许多企业长期实践的经验，企业档案管理模式大致可分为三种类型。
一是集中统一管理模式
建立企业综合档案管理部门，集中统一管理本企业全部档案，并对企业所属机构(包括境外机构)的档案工作进行指导;根据现代企业管理需要，企业档案部门可集中保管其分公司和子公司的档案。
二是相对集中管理模式
在统一执行企业档案管理制度的前提下，因地域或条件等因素，某些专业性较强、利用率较高的档案资料，在一定时期内可由专业部门保管，但须向企业档案管理部门报送档案目录，纳入企业档案管理部门监控范围、保证档案安全。其他档案则实行集中保存。
三是委托寄存管理档案实体模式
采取委托寄存管理档案实体模式，企业必须在建立档案工作管理体系，建立健全企业档案管理工作制度的基础上，自身负责文件材料的形成、积累、归档等工作。档案实体保管采取委托寄存方式。将档案保管、整理、编目、档案信息数字化加工等工作委托给具有资质的档案中介服务机构承担。寄存档案的所有权归委托方企业所有，该企
业可随时调阅利用本企业的档案。采用这种模式，企业可以减少档案管理岗位及部分档案工作职责，减少保管档案的硬件设施投入。
二、企业档案工作管理职责
5.2.1企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策。建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。
企业要切实落实档案法规明确的职责，加强对档案工作的领导，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，纳入企业领导议事日程，纳入相关人员岗位责任制和相应工作流程;设置档案机构，建立健全档案工作规章制度，创造必要条件，保障档案工作正常开展、持续发展。同时企业还应自觉接受档案行政管理部门的监督和指导。 5.2.2企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。
企业文件的形成和积累与企业各项活动开展具有同步性的特点，企业文件伴随着企业各项活动的进行而产生，是企业各项活动的有机组成部分。同时，企业各项活动又离不开有关文件的支持。因此，企业文件的形成、整理、归档工作是企业各职能部门(即文件形成部门)和项目及专项任务的本职工作，企业各职能部门和项目及专项工作负责人应对本部门和项目文件的完整、准确和系统负责。档案部门负责指导本企业各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理和归档工作。
企业档案工作岗位责任制，是根据不同层级、不同岗位档案工作
职责和岗位任务的要求来确定的，是针对企业各级人员档案工作职责而制定的，也是企业考核各岗位完成档案工作情况的依据。
企业档案工作岗位责任制内容主要包括:分管企业档案工作领导、档案工作主管部门负责人、档案人员、各业务部门负责人及兼职人员的工作标准、工作职责、奖励和处罚等内容。
企业应将不同层级、不同岗位档案工作职责和岗位任务的要求分解，逐项明确，以制度形式固定下来，实施监督。并列入《企业的岗位责任制》之中，不应单独列出。
5.2.3企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。
切实落实好“三纳入”、“四同步”工作措施，并纳入企业管理制度之中。即“三纳入”就是将企业文件的形成和积累纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制。并做到组织上有保证，制度上有规定，职责上有分工，工作上有安排，管理上有考核。从而有效地解决企业文件形成和积累问题。
“四同步” 就是企业下达工作任务、项目计划与提出企业文件材料的归档要求同时，检查工作、项目计划进度与检查企业文件材料积累情况同步，验收、鉴定工作、项目成果与验收、鉴定企业文件材
归档情况同步，工作、项目总结与企业文件材料完成归档同步。 料
5.2.4企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作，国有企业应依照档发字[1998]6号文件的要求进行，其他企业可参照。
进一步落实档发[1998]6号文件即国家档案局、国家经济体制改
革委员会、国家经济贸易委员会和国家国有资产管理局《关于印发,国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法,的。这里主要掌握以下几方面:
第二条、 本办法适用于国有企业兼并、破产、出售、股份制
改造、股份合作制和与外商合资、合作经营以及实行
承包、租赁等其他资产与产权变动的档案处置工作。
第四条、 遵循的原则
a、维护国家安全和国家利益、保守国家机密和企业商业秘密、防
止档案散失;
b、区别情况，依法、合理处置;
c、维护档案的安全，便于有关方面对档案的利用;
d、有利于企业保持经营管理的连续性。
第八条、企业档案部门负责档案处置具体工作。
(一)、收集、整理、统计、保管企业在各项活动中形成的全部档
案，清点库存;
(二)、按有关规定做好档案留存与销毁的鉴定工作;
(三)、按照档案的去向分别编制移交和寄存档案的目录;
(四)、做好资产与产权变动中形成的文件材料的收集、整理、归
档和移交工作。
第九条、 案移交和寄存的目录，由接交方和企业档案处置工作小
组负责人签字，分别保存在交接方和企业主管部门及所在地
档案行政管理部门，具有同等效力。
第十一条、国有企业资产与产权变动过程中，档案的整理、鉴定、移
交、寄存等工作所需费用，由原企业或接收单位支付，破产企业由破产费用中支付。需要向地方国家档案馆寄存档案的，由原企业支付、破产企业由破产费用中支付一次性寄存保管费。
第十二条、国有企业资产与产权变动档案的处置，原则上分类进行:
(一)、基建档案、设备仪器档案随其实体归属;
(二)、产品、科研档案(其中含专利、商标、专有技术等档案)
按有关政策法规办理，没有规定的由双方商定处理;
(三)、会计档案按财政部、国家档案局《会计档案管理办法》执
行;法律、行政法规有特殊规定的，依照法律、行政法规的规定
处理;
(四)、生产技术管理、经营管理档案由双方商定，可移交接收方，
亦可随党群工作、行政管理档案移交企业主管部门或寄存所在地
国家档案馆。
第十三条、国有企业之间兼并的，被兼并企业的档案归属于兼并企业或新设置的企业，由兼并方统一管理，单独保存。国有企业与国有企业合并，其档案处置按国有企业之间兼并的档案处理办法办理。 第十四条、国有企业被集体、私营和中外合资、合作等非国有企业兼并的，其党群工作、行政管理、生产技术管理、经营管理类档案按隶属关系移交企业主管部门或寄存所在地国家档案馆，也可由企业主管部门或所在地档案行政管理部门指定有关的企业代为保管。其余档案按本办法第十二条规定办理。
第十五条、军工企业被非军工企业兼并，属国家机密的档案，由其行业主管部门决定其归属。其余档案按本办法第十二条规定办理。
第十六条、国有企业依法实行破产的，其档案的处置原则上按本办法第十二条规定办理。暂无去处的档案，移交企业主管部门或所在地国家档案馆。
第十七条、国有企业整体出售给国有企业的，其全部档案归属于买方。国有企业整体出售集体、私营和中外合资、合作等非国有企业的，其档案处置按本办法第十二条规定办理。
第十八条、国有企业实行承包、租赁的，其档案处置列入双方合同契约。承包、租赁前该企业的全部档案由发包、出租方安全保管，承包、承租方可以按有关规定查阅利用;承包、租赁期间形成的档案，由承包、承租方按国家有关规定负责收集、整理、保管，承包、租赁期满，向发包、出租方移交，并拥有使用权。
第十九条、国有企业以其全部资产改组为股份制企业的，改组后的档案另立全宗，由股份制企业管理。国有企业以部分资产改组为股份制企业的，进入股份制企业的部分，其改组前后的档案分立全宗，由股份制企业管理;未进入股份制企业的部分，其档案由原企业自行管理。 第二十条、国有企业实行股份合作制的，其档案原则上由改制后新设立的企业管理，也可向企业主管部门或所在地国家档案馆移交。 第二十一条、国有企业与外商合资、合作，由中方控股、中方管理的，其合资、合作前的档案属国家所有，可作为独立全宗，保管在新的企业，供其所用;非中方控股的企业，其档案处置按本办法第十二条规定办理。国有企业的分厂、车间与外商合资、合作的，合资、合作前的档案属原企业;合资、合作后的档案另立全宗，合资、合作期满，终止合同，其档案由中方保存，根据外方需要，可以提供复制件。
第二十二条、国有企业资产与产权变动中形成的文件材料归档范围:
(一) 有关机关或单位的批准文件;
(二) 终止财务决算报告及编制说明;
(三) 财产清理报告书;
(四) 评估立项申请报告及国有资产管理部门的评估立项
通知;
(五) 评估结果确认申请报告和评估机构出具的评估报告
及国有资产管理部门的确认批复;
(六) 国有股权管理报告及国有资产管理部门的批复;
(七) 资产处置请示及国有资产管理部门的批复;
(八) 资产处置结果报告;
(九) 协议书;
(十) 合同;
(十一) 企业章程;
(十二) 其他有关文件。
第二十三条、国有企业资产与产权变动中形成的档案，由形成单位承办部门立卷归档后，向本单位或上级主管单位档案部门移交。 5.2.5企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励;对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。
根据《档案法实施办法》规定，企业对本企业的集体或个人在档案工作方面做出突出贡献的，应当给予奖励。给予奖励的事迹，包括对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的;对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;对档案学术和科技研究做出重要贡献的;
同违反档案法律、法规的行为做斗争，表现突出的等。 对发生档案违法行为，造成档案损失的，企业对直接负责的主管人员或者其他直接责任人依法给予处分。
三、 企业部门档案工作职责
5.3.1企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。
5.3.2企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。
5.3.3专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。
5.3.4企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见ISO15489.1第七章、ISO15489.2和档发[2002]5号文件要求。 国际标准ISO15489.1信息与文献——档案管理:通则第七章档案管理规划的原则中规定:
档案是在业务活动过程中形成、接收和利用的。为了支持业务活动的持续运作，满足现行的法律要求，担负必要的责任，机构应该形成并维护真实、可靠、可利用的档案，并确保其在保存时间内的完整性。为此，机构应该建立并执行综合的档案管理规划，档案管理规划的内容包括:
(1) 确定每项业务流程中应该形成哪些档案，档案中应该包含哪
些信息;
(2) 确定以何种形式和何种结构形成和捕获档案以及应采用何种
技术;
(3) 确定应该形成哪些与档案和档案管理的管理过程相关的元数
据，以及如何对这些元数据进行持久链接和管理; (4) 确定档案在业务流程之间和其他用户之间的检索、利用以及
传输要求，以及为了满足上述的要求而制定的保存时间; (5) 决定档案的组织方式，以满足利用要求;
(6) 对因缺乏权威可靠的活动档案而必须承担的风险进行评估; (7) 为了满足业务要求和社会期望而保管档案，并确保其长期可
利用性;
(8) 遵守法律要求、规章要求、执行现行标准和机构方针; (9) 确保档案保管环境安全;
(10) 确保档案的保存时间符合要求;
(11) 通过档案形成或管理现状的改善促进业务流程、决策以及行
动在效力、效率或质量方面的提高，对上述可能性进行确定
和评估。
档案及元数据的形成和捕获规则应该纳入到相应的业务流程程序中，因为所有业务流程都对活动的证据性有要求。
业务连续性规划和应急措施应该满足以下要求:通过风险分析，识别出对机构职能的持续运行至关重要的那部分档案，并采取相应的保护措施，确保需要时可以获得。
真实性:有三重含义:(1)档案与其用意相符;(2)档案的形成和发送与其既定的形成者和发送者相吻合;(3)档案的形成或发送与其既定时间一致。为了确保档案的真实性，机构应该执行并记录档案管理方针和程序，以便对档案的形成、接收、传输、保管和处置进行
控制，从而确保档案形成者是经过授权和鉴定的，同时档案受到保护能够防止未经授权就进行增、删、改、利用和隐藏。
可靠性:可靠的档案是指档案的内容可信，可以充分、准确地反映其所证明的事务活动过程、活动或事实，在后续的事务活动过程或活动中可以以其为依据。档案是由当事人或业务活动中处理事务所用的常规契约来形成，形成时间应该伴生于事务活动过程或与此同步或稍后不久。
完整性:是指档案是齐全的，并且未加改动。防止档案被改动是十分必要的，档案管理方针和程序中应该明确列下事项:档案形成后可以进行哪些添加和注释，在何种条件下可以进行添加和注释，由谁来负责进行添加和注释。任何对档案的授权添加、注释或删除都应该有明文规定并可跟踪。
可用性:可用的档案是指档案可以查找、检索、呈现或理解。应该能够表明档案与形成它的业务活动和事务过程的直接关系。档案间的背景联系中应该包含有档案的形成和利用的信息，有助于理解事务活动的过程，有利于辨认档案所处的大业务活动背景和职能活动背景，有益于记录活动过程的顺序，维护档案间的联系。 ISO15489.2信息与文件——档案管理:指南中档案管理的职责中规定:
1、 档案管理责任和权力的确定。确定责任、权力及其相互的首要
任务是建立并维护一个能够满足内、外部受益者需要的档案管
理制度。更明确地说，档案管理责任、权力及其相互关系应该
纳入实施标准或业务规则:
(1) 应要求员工按业务需要和业务流程形成档案，充分地记录
其参与的业务活动;
(2) 应确保支持业务活动的信息系统和处理系统形成适宜的
档案，作为业务活动支持的有机组成;
(3) 应确保在档案的现行期内(从事当前业务所需的和经常使
用的实体形式的档案，通常存放在利用者附近，其它形式
的则通过计算机系统存储在网上)档案处理过程的透明性
和档案保管系统的充分性;
(4) 确保在档案对机构及至适当的外部受益者(例如档案机
构、研究人员和审计人员)有用的整个期间，档案都得到
有效的维护、存储和保管;
(5) 确保档案只有经过既定的批准程序才可进行处置。
2、 机构内的权力部门及其责任。机构应该明确各类员工参与档案管理的权力和责任，这些员工包括以下类型:
(1) 高级管理层应该承担最高层次的责任，以确保档案管理规
划的成功实施。高级管理层的支持可以通过分配资源在底
层来实现。高级管理层的支持可以促进档案管理程序在整
个机构的贯彻落实。
(2) 档案管理专业人员对ISO15489.1的实施负有主要责任。
他们负责为机构制定总体的档案管理方针、档案管理程序
和档案管理标准，并且实施ISO15489.1:2001第4条所
列出的档案管理业务活动(即制定档案管理政策和标准;
分配档案管理职责和权限;建立和推行档案管理程序和指
南;提供与档案的管理和利用相关的一系列服务;设计、实施并维护管理档案的专门系统;实现档案管理与业务系统和业务流程的集成)。
(3) 业务部门或机构团体的管理者负责确保:他们的员工在工作过程中按照已经确立的方针、程序和标准形成并保管档案;管理者为档案的管理提供所必需的资源，同时与专业档案管理人员在ISO15489.1:2001第4条规定的各方面保持联络(即以有序、高效、负责的方式开展业务活动;以连贯的和公平的方式提供服务;支持并记录方针的制定和管理的决策;保证宏观管理与微观管理的一致性、连贯性和效率;方便业务活动在整个机构内的有效开展;预防突发事变及灾害的发生，提供持续动作的可能;满足法律和规章在档案化、审计和监督活动方面的要求;为法律诉讼提供保护和支持，包括对与机构活动证据存在与否相伴随的风险管理提供保护和支持;保护机构利益，保护员工、客户和当前和未来受益人的权利;支持并记录当前与未来的研发活动、进展状况、取得的成绩以及历史研究活动;提供事务活动、个人活动和文化活动的证据;建立事务标识、个人标识和文化的标识;维护机构记忆、个人记忆或社会记忆)。
(4) 机构内部的其他人员也要承担与档案相关的责任。这些人员包括负责安全的人员、利用信息和通讯技术进行系统设计和实施的人员以及负责检查系统完成任务情况的人员。
(5) 形成、接收和保管档案是所有人员日常工作的一部分，所
有人员必须按照已经确立的方针、程序和标准来做这些工
作，这包括对档案的处置，只能按照经过批准的处置工具
对档案进行处置。
如果是由承包者来执行机构的档案管理规划，确保承包者按机构方针中所规定的标准实施档案管理很重要。
四、 企业档案部门管理职责
5.4.1统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。
5.4.2负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。
档案收集工作:是依据法律法规有关规定和企业规章制度，把档案集中起来的一项工作。
档案整理工作:是按照一定的原则、方法和标准对企业档案进行系统性、条理性加工和编目的过程。档案整理工作包括文件材料整理和档案整理。
档案鉴定工作:是根据一定的原则和标准，判定企业档案价值，确定其保管期限的工作。档案鉴定工作分两个过程:一是归档前对企业文件材料的鉴定，确定文件材料的取舍和保管期限的长短;二是对档案的鉴定，对已到期的企业档案进行复审性的鉴定。
档案保管工作:是在集中统一管理原则指导下，维护企业档案的完整与安全，最大程度地延长其寿命，为提供利用创造物质条件。
档案统计工作:是按照统计学的原理和方法，用数字和表册的形
式揭示企业档案及其工作各种现象、特征及规律的一项工作。通过定量分析研究企业档案工作规律，提高档案工作质量与效率。
档案利用工作:是依托档案，通过一定的方式和方法向利用者提供企业档案。
5.4.3指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。
5.4.4监督、指导、检查企业所属单位(包括派出机构和投资的全资、控股企业)的档案工作。
一是以企业各项工作程序和规章制度为依据，监督、指导企业文件的形成、积累工作。企业档案部门应了解各项工作程序，参与制定有关文件形成质量的规章、制度，并以此为据，检查企业文件的质量是否合乎规范，监督指导有关人员做好平时文件积累工作。
二是根据企业生产经营活动的性质和具体任务，协助、指导企业文件的形成、积累工作。企业因生产经营的专业性质不同，形成文件的过程、种类、内容各不相同，具体的监督和指导内容也相差很远。如工业企业主要形成产品文件，建筑企业主要形成工程文件，产品文件的监督管理明显区别于工程文件。同一生产经营性质的企业，因具体工作任务的不同，文件形成过程及相应的监督和指导工作也有所不同。再如同属工业企业，工作任务有全新产品开发、变型产品的开发研制、老产品的更新换代等若干不同类型。对全新产品开发的文件形成工作，应实行全过程监督管理;对其他类型的产品开发研制，则应根据其特点，抓住重点和关键环节。
三是根据企业不同种类文件的形成特点，监督、指导企业文件的
形成、积累工作。文件的种类不同，形成的规律和特点也不同。比如，科技文件成套形成，企业档案部门须以一个科技、生产项目为单元，监督、指导企业文件的形成、积累工作。会计文件有规律地按会计年度形成，在形成次序上还具有连续性的特点，先有会计凭证，再有会计帐薄，最后编制会计报表，企业档案部门的监督、指导工作也应具有连续性。
四是抓住薄弱环节和容易造成文件散失的环节，协助做好企业文件形成、积累工作。企业的各项工作都是由诸多环节组成，文件形成和积累与企业活动的各环节密切相关。比如，决策的开始阶段，往往是文件形成和积累的薄弱环节，此时缺乏工作基础，工作人员比较忙乱，容易疏忽资料的形成和积累。档案部门应注意协助指导这一阶段的文件工作，不让宝贵的原始调研材料流失。此外，人们对证据性的文件，如执照、合同、证书、红头文件等能引起重视，但对情报研究性的文件容易疏忽，如市场调研、各种分析研究资料等，则容易散失在个人手中，因此档案部门应注意协助指导对企业发展有现实和长远研究利用价值的文件的收集。
五是实行“三纳入”，将企业文件的形成和积累纳入企业管理制度。做到组织上有保证，制度上有规定，职责上有分工，工作上有安排，管理上有考核，有效地解决企业文件形成和积累问题。 六是运用经济手段，加强对企业文件形成和积累的监督和指导。经济手段是现代企业管理的常用方法。运用经济手段，包括对内和对外两种情况。对内运用经济手段，可以建立责任追究制度，同有关人员的岗位责任制和经济责任制结合起来，把文件的形成和积累工作作为考
核与奖励的内容，责任明晰，奖罚明确。对外运用经济手段，在项目合同或协议书中做出明确规定，承担编制的一方若文件不符合要求，要做出相应的赔偿。
5.4.5依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。
根据档案法律法规和国家档案局有关文件规定，属于国家档案馆接收范围内的企业，应当按规定定期向有关国家档案馆移交档案。国有企业发生资产与产权变动时，应当按照国家档案局等四委局关于《国有企业资产与产权变动档案处置办法》的规定移交档案，规范流向。
五、 企业档案工作人员要求
5.5.1档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。 5.5.2档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。
5.5.3档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。 5.5.4档案人员应定期接受档案业务培训。
企业要保持档案人员相对稳定，有利于档案工作的稳定、持续发展。人员调动频繁，不利于档案人员学习掌握档案专业知识和操作技能，不利于保持企业档案工作的连续性和健康发展。
第六章企业档案工作制度建设
《企业档案工作规范》首次提出企业档案工作制度体系建设。企业档案工作规章、管理制度、业务规范构成了企业档案工作的制度体系。企业档案制度的全面建设，改变了以前档案工作制度只限于业务制度之片面，从加强企业管理的角度，提出企业档案工作制度建设的
要求。企业档案形成于企业各项工作和活动之中，涉及范围广，因此，企业档案工作要正常开展和有效管理，就必须要有规章制度和标准规范，来衔接涉及包括文件形成在内的档案管理的各个环节。
企业档案工作规章，是指企业明文公开的制度，是企业根据国家有关档案工作法律法规要求，结合企业实际制定的有关企业档案工作基本的规定性要求。企业档案管理制度，是要求企业相应的工作或环节应遵守的有关档案管理的规定。企业档案业务规范:是指企业档案工作具体业务的规范性要求，它是依据企业档案工作各项规章制度要求而制定的操作指南。工作规章、管理制度和业务规范三方面可能有一些交叉，但侧重点和要求不同。其中企业档案工作规章以企业名义制定，重在明确档案工作工企业的地位和作用;档案管理制度以主管档案工作的职能部门名义制定，重在约定共同遵守的企业档案管理规定;档案业务规范以档案部门名义制定，重在企业档案管理的具体操要求。一些专业性较强的档案规范也可以以专业部门的名义制定。 一、企业档案工作规章的制定
企业工作规章是企业单位为了维护正常的工作秩序，保证国家各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的章程、制度、公约的总称。 制定工作规章应遵循的原则:遵守宪法和法律，符合党和国家的方针、政策;讲求实际，注重实效，严格程序，具有针对性、可行性和实效性;符合其他相关规则及逻辑规范，简明易懂。
6.1.1明确企业文件形成、归档责任。企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。
岗位责任制是明确规定各种工作岗位的职能及其责任并予以严格执行的管理制度。它要求明确各种岗位的工作内容、数量和质量，应承担的责任等，以保证各项业务活动能有序地进行。
企业档案工作岗位责任制，是明确企业领导、高中级管理人员、技术人员、管理人员等岗位在档案工作中工作内容、数量和质量，应承担的责任的一项制度，也是企业考核各岗位完成档案工作情况的依据。
建立岗位责任制的目的是加强文件形成、管理、归档、利用全过程的管理。
(1)分管档案工作的企业领导职责。统一领导企业档案工作，审批企业档案工作规划、规章制度，审批企业档案的鉴定销毁报告及名录;将企业档案工作纳入领导议事日程，定期研究解决档案工作中存在的问题;监督档案工作岗位责任制的考核及奖罚;组织协调企业内各部门档案工作的关系。
(2)办公室主任(行政工作部部长或总工办主任)职责。贯彻落实档案工作法规、规定及标准，组织、协调、完成档案工作任务;审核企业档案工作各项制度和年度档案工作计划、总结，检查档案工作任务落实情况;召开企业档案工作会议，总结布置档案工作，交流档案工作经验，研讨工作中存在的问题和解决办法;组织企业专(兼)职档案人员的业务培训，负责企业档案工作责任制的考评工作;负责涉密档案借阅和外单位档案借阅的审批，负责组织对到期的档案的鉴定和销毁工作。
(3)档案部门负责人职责。贯彻执行档案工作的法规、规定及
业务标准;拟定企业档案工作的各项管理制度，编制档案工作规划、计划，并组织实施;组织、落实各项档案工作任务;落实企业专(兼)职档案人员业务培训;组织企业档案工作责任制考评具体工作;建立健全档案管理基础性工作，做好档案实体管理和信息管理工作;负责监督检查和业务指导工作;确保档案齐全、完整、准确、系统、安全;负责涉密档案借阅和外单位档案借阅的请示，负责档案鉴定销毁工作的组织实施。
(4)各职能部门(项目部门)分管档案工作负责人职责。掌握企业档案工作的有关制度规定要求;将档案工作列入本部门管理，做到档案工作与本部门其他工作布置、检查、总结“三同时”;对科研课题、基建工程等档案必须按有关规定做到“三纳入”;配备兼职档案人员，并保持相对稳定;对本部门档案的完整、准确、系统负责;督促技术、业务人员、兼职档案人员做好文件材料的平时立卷和整理、归档工作;负责对本部门兼职档案人员和有关业务人员档案工作责任制的考核工作。
(5)档案部门专职档案人员职责。认真贯彻执行档案工作的法规、规定及业务标准，维护档案的齐全、完整、系统、安全;监督指导各职能部门及所属单位做好文件材料的形成、积累、整理立卷及归档工作，保证档案齐全、完整、准确、系统;负责企业档案的收集、整理、统计、鉴定、保管及利用工作;参加新产品试制定型、科研成果鉴定、建设项目竣工验收和购进设备开箱等活动;做好档案的保管和保密工作，确保档案的安全;及时、准确地做好利用档案的信息反馈工作。
(6)各部门兼职档案人员职责。落实企业档案管理各项制度和工作标准;熟悉本部门各阶段文件材料的形成情况，指导督促本部门有关人员做好文件材料的收集积累、整理工作;做好平时立卷工作及文件材料提供利用和安全保管工作;严把案卷质量，做好文件整理、归档工作。
(7)有关专业技术人员、管理人员职责。对本部门在业务、行政、科研、管理等各项工作中形成的文件材料的完整、准确、系统、安全负责;对办理完毕的文件材料，及时交部门兼职档案人员保管，不得将文件材料据为己有或延交;认真执行档案管理“三纳入”、“四同时”措施，在科研课题或建设项目结束或告一段落时，必须将文件材料收集齐全，及时立卷归档，并保证文件材料内容准确、字迹工整、图样清晰;协助本部门兼职档案人员做好文件保管期限和密级划分工作。
6.1.2制定企业档案工作规定。企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，其主要内容应包括:档案工作原则及管理制度、文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则、解释权限等。
企业档案工作规定，是企业根据国家档案法律法规，结合企业管理模式和企业实际，制定的档案工作管理方面的纲领性的制度，也是诸项制度中最重要的制度。具体内容:
(1)总则。制定企业工作规定的依据，本企业档案工作的原则与目的。
(2)档案管理体制与人员配备。企业档案工作的管理体制，档
案部门的隶属关系，接受监督、检查和业务指导的部门;档案工作组织的构成;档案部门的任务与职责。
(3)企业文件材料形成、积累与归档要求。文件材料的形成、积累的原则范围;文件形成部门的职责与管理，坚持平时立卷与“三纳入”、“四同时”的措施;归档文件的整理与归档要求。
(4)档案整理。文件材料的整理原则、标准、整理内容、整理要求。
(5)档案保管保密。档案保管的原则、方法、要求;档案库房条件与标准;档案保密的规定。
(6)档案鉴定与销毁。档案鉴定工作的原则与要求，鉴定工作组织构成，鉴定与销毁工作程序。
(7)档案统计。档案统计工作的原则、要求、方法，统计内容和指标体系设定，统计时限。
(8)档案信息开发利用。档案信息开发利用的原则、方式方法，开发档案的范围，档案利用规定、审批程序。
(9)档案现代化管理。档案现代化管理原则，现代化管理手段和方法。
(10)奖励与处分。奖励与处分的依据与标准。
(11)附则。
其他各项档案管理制度都应在该制度的原则指导下，细化档案管理工作内容及操作程序。
6.1.3建立档案工作责任追究制度。对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业
应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。
企业建立档案工作责任追究制度的内容:责任追究的范围、对象、内容、方式和处理办法、程序、期限等。
6.1.4制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。
档案管理应急预案应包括:应急预案的原则;应急领导小组及其主要职责;预案启动、处置程序;应急保障报需的资金保障、物资保障、人力保障;应急处置措施中的及时报警、组织求援遇险人员、对突发事件可能造成的危害和损失做出初步判断，启动相关应急处置预案、对灾害事故造成的受损档案，立即组织力量进行抢救;应急响应和灾后救助，灾害预警、灾情核定及报送、紧急转移安置、档案抢救保护;宣传、教育和培训;责任和奖惩。
二、 企业档案管理制度建设
企业档案管理制度是由企业权威部门制定的。一是档案管理制度必须出自企业权威部门，并以企业的名义或综合部门审核批准、颁布实施;二是档案管理制度必须按照企业内部规定的程序制作;三是档案管理制度是企业办事规程或行动准则，必须共同遵守;四是档案管理制度应与企业其他管理制度相契合，这样既有利于各项制度落实，也有利于工作协调，避免出现漏洞。例如:岗位责任制、基建管理制度、设备管理制度、财务管理制度等都应将涉及有关文件、档案管理内容列入其中。
6.2.1文件归档制度。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量以及归档控制措施。
文件归档范围应以能够准确反映本企业主要职能活动和基本历史面貌，确保文件材料齐全、完整、准确、系统，满足本企业各项工作查考利用需要为原则。
保管期限:凡是反映本企业主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家、社会和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。如:本单位制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结、综合统计报表，机构演变，领导人任免的文件材料等等。
凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本企业工作有查考利用价值的文件材料，列为30年保管。主要包括:本单位一般工作问题文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，直属上级单位印发的属于本企业主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下属企业报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。
凡是在较短时间内对本企业有参考利用价值的文件材料，列为10年保管。主要包括:本企业一般事务性的文件材料，上级单位和同级单位印发的非本企业主管业务但要贯彻执行的文件材料，下属企业报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。 文件保管期限可长可短时，一律从长。
归档时间:是指根据本企业各项活动的程序和文件材料的形成特点，定出各种文件材料归档的具体时间，一般分为年度归档、项目结
束后归档、工作阶段归档和随时归档。
归档程序:收集、整理、审查、归档，其中审查程序是整个归档程序的核心，收集、整理则是审查前期的准备阶段。
归档质量要求:归档文件应为原件，归档文件材料齐全完整;归档文件制成材料具有耐久性;整理归档文件所使用的装具、装订材料符合档案保护和耐久性要求。
6.2.2档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对爱损档案的处置办法、档案进(出)库要求、库房管理要求和库房管理员职责。
档案保管应当按照国家及档案行业标准要求执行。档案库房建设要纳入企业建设、维护计划，要具有“八防”功能和监控、报警措施，以确保档案的完整、安全。库房内温度应控制在14至24之间，相对湿度在45%至60%之间，特殊载体档案保管环境，按国家档案局有关特殊载体保管标准执行。定期检查各种设备设施，确保正常运转。 6.2.3档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。
成立鉴定工作组织人员:企业领导、有关职能部门负责人及业务、科技人员，档案部门人员。
明确鉴定工作组织职责:编制和修订企业文件归档范围和保管期限表;确定鉴定的原则和方法;定期对到期档案进行鉴定;提出无保存价值档案的目录;写出鉴定报告报分管领导审批。
确定鉴定工作程序:制订工作方案，组织鉴定工作实施，形成鉴定工作报告，经审核批准，组织监督销毁，销毁目录归档。
6.2.4档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。
统计工作内容:档案数量的统计，包括档案的收进、移出、销毁、实存等方面的情况;档案业务工作质量的统计，包括档案的归档率、完整率、准确率等;档案开发利用工作情况的统计，包括借阅人次、借阅量、查全率查准率、利用率、准确率;统计工作应当坚持目的性、准确性、连续性、全面性、系统性和及时性。同时档案部门还就加强对统计数据的系统分析，以掌握企业档案工作的变化和规律。 6.2.5档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查(借)阅档案的权限和审批手续，提出接待查(借)阅档案要求。
企业档案部门要健全档案检索体系，建立档案信息集中管理的开发模式。企业在开发档案信息的过程中，要对企业核心技术档案、知识产权档案和涉及商业秘密档案的开发利用进行审查。要处理好利用和保密的关系。
档案信息开发利用主要形式:从企业文化、企业产品宣传等方面开展档案、情报、信息编辑、汇编专题资料等工作;利用档案制作多媒体宣传品;建立企业精品档案展室;依托网络技术，开展档案信息的网上服务。
企业档案信息资源的开发与利用，必须严格执行保密制度，在遵守保密制度和不损害国家、企业和个人利益的前提下，积极提供和开发档案信息，为企业各项工作服务。
6.2.6档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。
企业档案保密制度，应从确保企业档案实体和信息的安全提出具体要求。应要求企业管理人员必须严格遵守保密守则，包括离职后不得泄露。涉密档案加强保密措施，严格履行借阅手续和控制知悉人员，指定档案阅读地点。
6.2.7电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。
电子文件的归档应遵守两个原则:一是电子文件的归档实行“双套制”，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时存档;二是同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作。电子档案管理制度应明规定电子文件的收信范围，收集积累要求，收集、积累办法，电子文件的整理，电子文件的归档范围、归档时间，有效性和完整性鉴定，保管期限划分，归档要求，电子档案利用使用拷贝件、保护电子档案载体等要求及注意的问题。
6.2.8档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。
三、企业档案业务规范的制定
6.3.1文件、档案整理规范。应明确文件立卷与整理原则、整理方法、档案编制要求和档案装具要求等。
6.3.2档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。
制定企业档案分类方案的分类规则是:同位类之间互不相容;各子项之和必须穷尽母项;同位类必须按同一标准进行;分类必须按层次进行不能跳跃。制定分类方案要根据企业实际情况，遵循分类规则编制“类目表”，以指导具体的分类工作。
类目表:是根据本企业档案的种类和数量情况，编制一个由大类、属类、小类构成的，具有从属关系(纵向)和平行关系(横向)的不同层次的类目体系。
分类方案是由类目表、标记符号、说明与注释、索引组成。
企业档案分类体系的类目设置。工业企业档案一级类目的设置按照《工业企业档案分类试行规则》规定，一级类目有:党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。 企业档案二级及二级以下类目的设置，同样要依据企业管理职能分工，结合档案的内容和特点来进行具体划分。参考《工业企业档案分类试行规则》规定
管理类档案二级类目一般按问题设属类，可参考《工业企业档案分类试行规则》的二级类目。
产品档案二级类目一般应按产品的种类或型号来设置。
科研档案二级类目一般应按课题性质或课题来设置。
建设项目档案二级类目一般应按工程性质或工程项目来设置。
设备仪器档案二级类目一般应按设备仪器种类或型号来设置。
中小型企业档案分类层次不宜过多。
6.3.3文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限表。
“文件归档范围和保管期限表”是企业档案工作重要的基础业务工作。文件归档范围和保管期限表可以成为单独的档案业务规范，也可与文件归档制度合并为一个制度。在制订该制度时，文件归档范围
及保管期限部分应以企业内各职能部门为单位，按照各其职能和文件形成过程，逐项列出条目。对于建设项目和临时工作要单独补充完善。 6.3.4特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管条件。
特殊载体档案包括:磁性材料、感光材料和其他合成材料等为介质的档案记录载体。存在形式有:照片、缩微胶片、录音磁带、录像带、磁盘、光盘、实物等。
收集范围应以企业文件归档范围和保管期限表为主，参考载体形式。
在管理上一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。
第七章企业档案工作业务建设
企业档案业务工作是企业档案工作的基础性、专业性和实质性工作，是检验企业档案工作质量和水平的重点和核心内容。因此，企业档案部门应重点在日常工作中加强档案基础业务建设。
一、企业档案工作与业务活动
7.1.1企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成部分，应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。
企业档案是企业各项业务和活动的记录和生成物，与企业各项业务和活动有着天然的密切联系，同时又服务于企业的各项业务活动，企业在各项业务和活动中做好相关的档案工作，将有利于企业的规范化管理。因此，需要企业档案工作的分管领导将档案工作纳入工作的
议事日程郑重考虑和研究，对企业档案工作的发展做出整体规划，并通过协调将档案管理纳入企业各项业务和活动的规章制度及工作流程，纳入企业各部门和有关人员的岗位或经济责任制，以行之有效地保障各项业务和活动记录的形成与保管。这是需要在领导层面解决的问题。
7.1.2企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。
“三参加”是几十年科技档案工作的经验总结，是一种行之有效的控制措施。产品鉴定、成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动都是相关工作的结论性、阶段性的活动，如果这些活动的文件不能得到及时归档，后补将会是很困难的。企业档案部门或档案人员通过参加这些活动，可以深入了解在这些有关工作和活动中产生哪些需要归档的文件，从而对这些工作和活动的文件完整、系统地归档起到负责把关和维护企业利益的作用。所以，“三参加”应该纳入企业管理制度并认真执行。
7.1.3企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求;检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况;验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况;项目总结应同时做好项目文件归档交接。
“四同时”也是几十年科技档案工作的经验总结，是一种行之有效的在工作全过程中对归档文件进行控制的措施。企业的档案部门与有关管理部门相互配合，共同将“四同时”作为一种企业管理工作流
程执行好，可以对企业管理和档案管理起到相辅相成的作用。
二、企业文件的形成、积累要求
文件的形成与积累是档案管理的前奏。由于企业的各管理部门和业务部门每天形成大量的各种文件材料，涉及到不同岗位和不同人员，为保证定期归档工作的顺利进行，各部门对本部门形成的文件，要注意做好平时的积累工作。
7.2.1文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。
文件经过起草、修改、审核、签发等文件处理过程，以一定的记录方式或载体形式制作成正式文件的程序，叫文件的形成。文件一旦以某种格式被视为不可逆转，因此文件形成时的记录载体和记录方式起着固定文件内容和鉴别文件真伪的重要作用，文件形成时质量的高低直接影响档案的质量和保存使用的年限。
例如，纸质文件材料不应使用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制，不能使用热敏纸，而应使用字迹、线条和影像的清晰及牢固程度均符合永久或长期保存要求的材质印制。办公自动化系统中形成的电子文件可先逻辑归档，然后要执照《电子文件归档与管理规范》的要求，定期及时地进行物理归档;其他系统中形成的电子文件应使用不可擦除型光盘作为载体进行存储。
7.2.2文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。
文件的积累是文件形成后到归档前的一个必要工作环节。由于各单位每天形成大量各类文件材料，涉及到不同岗位、不同人员，文件
的形成者并非文件的积累者，需要在文件的各个形成部门设置兼职档案人员对本部门形成的文件在形成后随时收集积累和临时保管，以便于部门的预立卷和按归档时间及时归档，保证应归档文件的齐全完整。因此要求文件的形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。
三、企业文件的整理与归档
文件的整理与定期归档是将文件转化为档案的重要工作环节。科学的整理方法、清晰的归档范围、明确的归档时间，是保证案卷质量和档案完整、准确、系统与安全的重要条件。
7.3.1文件整理 文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系。文书、科技、会计、人事等门类文件的整理，应分别符合GB9705、GB/T22、财会字[1998]32号、劳力字[1992]33号等标准及文件的要求;音像、电子等载体形态文件整理，应分别符合GB/T11821、DA/T15、GB/T18894、DA/Y32等标准要求。
文件的形成有其自身的规律和特点，国家档案局颁布的《归档文件整理原则》(DA/T22——2000)明确了归档文件整理原则:遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。文件之间的有机联系主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。文件来源方面的联系即以一定的责任者为要素构成联系，整理时尽可能保持这种固有的联系。文件时间方面的联系是文件的形成部门在处理具体工作或进行活动时，都有一定的过程或阶段，从而使文件之间存在自然的时间联系，整理时要保持这种自然的联系。文件内容方面的联系即文件是形成部门在解决特定问题或因特
定的事由形成的，这就构成了文件之间在内容上的紧密联系。对一个问题、一件工作、一起案件、一项活动、一次会议、一个项目(如一个科研课题、一个型号的设备或产品、一个基建项目，等等)所形成的文件，在整理时都要注意保持它们之间的联系。文件形式方面的联系即文件的文种或载体等之间的不同类型。文件的形式标志着文件产生时的特定作用，在某种程度上，也反映了文件的来源、时间和文件内容上的联系，在整理时也应适当保持文件形式之间的联系进行整理。
区分保管期限。不是所有办理完毕的文件材料都必须归档保存，也不是所有需要归档保存的文件都具有相同的保存价值，而是依照国家、行业等有关规定和企业的具体需要，结合立档单位的实际情况，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同保管期限。在保持文件有机联系的前提下，整理在一个保管单位或一个案卷中文件的保管期限应是相同的。
便于保管和利用。这是归档文件整理最基本的原则，也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。当“文件之间的有机联系”与“保管和利用”发生矛盾时，就不能机械地理解“文件整理应该保持文件之间的有机联系”，而应充分考虑保管和利用上的方便。“便于保管和利用”既是归档文件整理的出发点，也是最终目的。
下面我们讲几种经常用到的标准:
第一、管理类文件的整理。
DA/T22——2000《归档文件整理规则》
2.1归档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作
为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。
3整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
5整理方法
5.1装订 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 5.2分类 归档文件可以采用年度——机构(问题)——保管期限或保管期限——年度——机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类 将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。 5.2.3按机构(问题)分类 将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
5.3排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。
归档章
(全宗号) (年度) (室编件号) 16
(机构或问题) (保管期(馆编件号)
限)
3×15
5.4.4件号:文件的排列顺序号
件号包括室编件号和编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。 5.4.5机构(问题):作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。
5.5编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
归档文件目录
件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注
5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。 归档文件目录式样
归 档 文 件 目 录
*全宗名称
*年 度
*保管期限
*机 构(问题)
5.6装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
GB/T9705——88《文书档案案卷格式》
2案卷卷皮格式 文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。
2.1硬卷皮格式
2.1.2 案卷封面项目 它包括:全宗名称、类目名称、案卷标题、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。
2.1.3封面项目的填写方法
2.1.3.1全宗名称 它相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。
2.1.3.2类目名称 是指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。 2.1.3.3案卷题名
2.1.3.4时间:卷内文件所属的起止年月。
2.1.3.5保管期限:立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。 2.1.3.6件、页数:装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。
2.1.3.7归档号:填写文书处理号，由立卷宗人填写。
2.1.3.8档号的编制:
封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。
全宗号:档案馆指定给立档单位的编号。
目录号:全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。
案卷号:目录内案卷的顺序编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷号。
2.2软卷皮格式
2.2.2软卷皮封面项目 软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。
3卷内文件目录格式
3.3卷内文件目录项目包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。
3.4卷内文件目录填写方法
3.4.1顺序号:以卷内文件排列先后顺次填写的序号，即件号。 3.4.2文号:文件制发机关的发文字号。
3.4.3责任者:对档案内容进行创造或负有责任的团体或个人，即文件的署名者。
3.4.4题名:即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[]”。
3.4.5日期:文件的形成时间。填写时可以省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的数字右下角加“.”号。
3.4.6页号:卷内文件所在之页的编号。
3.4.7单份装订的案卷应逐件加盖档号章，档号章的位置在每份文件首页的右上角，其格式与尺寸是:
mm
全宗号 目录号 案卷号 件号 16
8
4×15
3.4.8备注:留待对卷内文件变化时作说明之用。
4卷内备考表格式
4.2卷内备考表项目包括:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。
4.3卷内备考表填写方法
4.3.1本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。
4.3.2立卷人:由责任立卷者签名。
4.3.3检查人:由案卷质量审核者签名。
4.3.4立卷时间:填写完成的立卷日期。
5案卷各部分的排列格式
5.1使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是:案卷封面—卷内文件目录—文件—备考表—封底
5.2使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列:软卷封面(含案卷内文件目录)—文件—封底(含备考表)，以案卷宗号排列次序装入卷盒保存。
第二、其他类目文件整理
DA/T28—2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 4总则
4.1项目建设单位(业主、项目法人)负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。 4.2在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。 4.3项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应完整、准确、系统。
4.4建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据本规范要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。
5、项目文件的收集
5.1项目文件的形成和积累
项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。
5.2项目建设各阶段文件的收集及其责任
5.2.1项目准备阶段
建设单位各机构负责收集、积累和管理项目前期文件以及设备、工艺和涉外文件;勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。 5.2.2项目施工阶段
项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总;由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件;项目监理单位负责收集、积累项目监理文件。
建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。
5.2.3项目试运行阶段
试运行单位负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件;
项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承建项目的器材供应和财务管理中形成的文件。
5.3收集范围
反映与项目有关的重要职能活动、具有考察利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设项目档案。
5.4收集时间
各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集;引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档，再行译校、复制和分发使用。
7项目文件的整理与归档
7.1项目文件的整理
7.1.1建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。 7.1.2建设单位各机构形成或收集到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理。
7.1.3勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。
7.1.4施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。
7.1.5设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理;现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。
7.2项目文件的组卷
7.2.1组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系;分类科学，组卷合理;法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。
7.2.2项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷;项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环境等顺序组卷;设备文件按专业、台件等组卷;管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷;监理文件按文种组卷;原材料试验按单项工程、单位工程组卷。
7.2.3案卷及卷内文件不重份;同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。
7.3案卷与卷内文件的排列
7.3.1管理性文件按问题、时间或重要程度排列。
7.3.2施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。
7.3.3设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。
7.3.4竣工图按专业、图号排列。
7.3.5卷内文件一般文字在前，图样在后;译文在前，原文在后;正件在前，附件在后;印件在前，定(草)稿在后。
7.4案卷编目
7.4.1卷内文件页号的编写
卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，页号编写位置:单面书写
文件在右下角;双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角;图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方;成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。各卷之间不连续编页号。
7.4.2卷内目录的编制
卷内目录包括内容如下:
序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号;
文件编号，应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号; 责任者，应填写文件形成部门或主要责任者;
文件标题，应填写文件标题全称;
日期，应填写文件形成日期;
页号，应填写每份文件首尾页上标注的页号;
备注(需要时填写)。
7.4.3案卷封面和脊背的编制
案卷封面可采用案卷个封面和案卷内封面两种形式，主要内容如下: 案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容，主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等;项目名称应与批准的原立项、设计(包括代号)相符;归档外文资料的题名及主要内容应译成中文;
立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门;
起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期;
保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限; 密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级;
档号，应依据建设单位提供的项目档案分类编号方案，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号;
案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。 案郑封面及脊背的档号，暂用铅笔填写;移交后由接收单位统一正式填写。
7.4.4卷内备考表
卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数、不同载体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等;
卷内备考表排列在卷内文件之后;
互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式。
7.5案卷装订要求
7.5.1文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式;图纸可不装订，但同一项目应统一。
7.5.2案卷内不应有金属物。
7.5.3单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章。档号章内容有:档号、序号。
7.5.4外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。 7.7声像材料整理
声像材料整理时应附文件说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。
7.8项目文件的归档
7.8.1建设单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完
成后，将经整理、编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求，向建设单位档案管理机构归档。
7.8.2根据基本建设程序和项目特点，归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。
7.8.3归档文件应完整、成套、系统。应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程;真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备;文件质量要符合相关规定。
7.8.4勘察、设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关档案管理的规定和归档范围及保管期限表的要求单独立卷归档。
7.8.5外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文;经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。
7.9项目文件的归档审查
施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审;经建设单位确认并办理接交手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构。
7.10项目文件的归档时间
除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档;有尾工的应在尾工完成后及时归档。
8项目档案的整理与移交
8.1项目档案的整理
全部项目档案的汇总整理应由建设单位负责进行或组织，其内容包括:
1)根据专业主管部门的建设项目档案分类编号规则以及项目实际情况，设计、制定统一的项目档案分类编号体系。小型项目直接按项目、结构或专业分类;大中型项目按工程或专业分类，下设属类; 2)依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的分类和编号;生产使用单位需要按企业档案统一进行分类和编号的，建设单位(并责成设计、施工及监理单位)可用铅笔临时填写档号; 3)对全部项目档案进行清点、编目，并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明;
4)负责贯彻执行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格。 8.2项目档案的移交
8.2.1项目档案验收合格后，建设单位应按合同及规定的要求，在项目正式通过竣工验收后三个月内，向生产使用单位及其他有关单位办理档案移交。凡分期或分机组的项目，应在每期或每机组正式通过竣工验收后办理档案移交。
8.2.2建设单位与业主单位、生产使用单位及其他有关单位应办理项目档案移交手续，明确档案移交内容、案卷数量、图纸张数等，并有完备的清点、签字等接交手续;建设单位转为生产单位的，按企业档案管理要求办理。
8.2.3竣工验收以后，在大中城市规划区范围内的重要建设项目，建
设单位应在6个月内向城市建设档案接收单位报送与城市规划、建设及其管理有关的项目档案。
国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表
序号 归 档 文 件 保管期限
建设施工设计
单位 单位 单位 1 可行性研究、任务书
1.1 项目建议书及其报批文件 永久 长期 1.2 项目选址意见书及其报批文件 永久 长期 1.3 可行性研究报告及其评估、报批永久 长期
文件
1.4 项目评估(包括借贷承诺评估)、永久 长期
论证文件
1.5 环境预测，调查报告，环境影响永久 长期
报告书和批复
1.6 设计任务书、计划任务书及其报永久 永久
批文件
2 设计基础文件
2.1 工地这、水文低着、勘察报告，永久 永久
地质图，勘察记录，化验、试验
报告，重要土、岩样及说明
2.2 地形、地貌、控制点、建筑物、永久 长期
构筑物及重要设备安装测量定
位、观测记录
2.3 水文、气象、地政等其他设计基永久 长期
础资料
3 设计文件 永久
3.1 总体规划设计 永久 永久 3.2 方案设计 永久 永久 3.3 初步设计及其报批文件 永久 永久 3.4 技术设计 永久 永久 3.5 施工图设计 长期 永久 3.6 技术秘密材料、专利文件 永久 3.7 工程设计计算书 长期 长期 3.8 关键技术试验 永久 永久 3.9 设计评价、坚定及审批 永久 永久 4 项目管理文件
4.1 征地、移民文件
4.1.1 征用土地申请、批准文件，红线永久
图、坐标图、行政区域图
4.1.2 真个移民拆迁、 安置、补偿批永久
准文件、协议书
4.1.3 建设前原始地形、地貌的状况永久
图、照片
4.2 计划、投资、统计、管理文件 永久 4.2.1 有关投资、禁毒、物资、工程量长期
的建议计划、实施计划个调整计
划
4.2.2 概算、预算管理、差价管理文件 长期 4.2.3 合同变更、索赔等涉及法律事务长期
的文件
4.2.4 规程、规范，标准、规划、方案、长期
规定等文件
4.2.5 招标文件审查、技术设计审查、长期
技术协议
4.2.6 投资、进度、质量、安全、合同长期
控制文件
4.3 招标投标、承发包合同协议
4.3.1 招标书、招标修改文件、招标补长期 长期 长期
遗及答疑文件
4.3.2 投标书、资质材料、履约类保函、永久 永久 长期
委托受权书和投标澄清文件、修
正文件
4.3.3 开标议程、开标大会签字表、报长期
价表、评标纪律、评标人员签字
表、评标记录、报告
4.3.4 中标通知书 长期 长期 长期 4.3.5 合同谈判纪要、合同审批文件、永久 长期 长期
合同书、合同变更文件
4.4 专项申请、批复文件
4.4.1 环境保护、劳动安全、卫生、消永久
防、人防、规划等文件
4.4.2 水、暖、叫、电、煤气、通信、长期
排水等配套协议文件
4.4.3 原料、材料、燃料供应等来源协长期
议文件
5 施工文件
5.1 建筑施工文件
5.1.1 开工报告、工程技术要求、技术长期 长期
交底、图纸会审纪要
5.1.2 施工组织设计、方案及报批文长期 长期
件，施工计划、施工技术及安全
措施文件，施工工艺文件
5.1.3 原材料及构件出厂证明、质量鉴长期 长期
定、复验单
5.1.4 建筑材料实验报告 长期 长期 5.1.5 设计变更通知、工程更改洽谈永久 长期
单、材料代用核定审批手续、技
术核定单、业务联系单、备忘录
等
5.1.6 施工定位(水准点、导线点、基永久 长期
准线、控制点等)测量、复核记
录、地质勘探
5.1.7 土(岩)试验报告、基础处理、永久 长期
基础工程施工图、桩基工程记
录、地质验槽记录
5.1.8 施工日记、大事记 长期 5.1.9 隐蔽工程验收记录 永久 长期 5.1.10 各类工程记录及测试、沉降、位永久 长期
移、变形监测记录、事故处理报
告
5.1.11 工程质量检查、评定 永久 长期 5.1.12 技术总结，施工预、决算 长期 5.1.13 交工验收记录证明 永久 长期 5.1.14 竣工报告、竣工验收报告 永久 永久 5.1.15 竣工图 永久 长期 5.1.16 声像材料 长期 长期 5.2 设备及管线安装施工文件
5.2.1 开工报告,工程技术要求, 技术长期 长期
交底\ 图纸会审纪要
5.2.2 施工组织设计, 方案及其报批文长期 长期
件,施工计划,技术措施文件
5.2.3 原材料及构件出厂证明，质量鉴长期 长期
定，复验单
5.2.4 建筑材料试验报告 长期 长期 5.2.5 设计变更通知，工程更改洽商永久 长期
单，材料，零部件，设备代用审
批手续，技术核定单，业务联系
单，备忘录等
5.2.6 焊接试验记录，报告，施工检验，永久 长期
探伤记录
5.2.7 隐蔽工程检查验收报告 永久 长期 5.2.8 强度，密闭性试验报告 长期 长期 5.2.9 设备，网络调试记录 长期 长期 5.2.10 施工安装记录，安装质量检查，长期 长期
评定，事故处理报告
5.2.11 系统调试，试验记录 长期 长期 5.2.12 管线清晰，试压，通水，通气，短期 长期
消毒等记录
5.2.13 管限标高、位置、坡度等测量记长期 长期
录
5.2.14 中间交工验收记录证明，工程质永久 长期
量评定
5.2.15 竣工报告、竣工验收报告，施工永久 长期
预、决算
5.2.16 竣工图 永久 长期 5.2.17 声像材料 长期 长期 5.3 电气、仪表安装施工文件
5.3.1 开工报告、工程技术要求、技术长期 长期
交底、图纸会审纪要
5.3.2 施工组织设计、方案及其报批文短期 长期
件，施工计划、技术措施文件
5.3.3 原材料及构件出厂证明、质量鉴长期 长期
定、复验单
5.3.4 建筑材料试验报告 长期 长期 5.3.5 设计变更通知、工程更改洽商永久 长期
单，材料、零部件、设备代用审
批手续，技术核对单、业务联系
单、备忘录等
5.3.6 系统调试、整定记录 长期 长期 5.3.7 绝缘、接地电阻等性能此时、校长期 长期
对记录
5.3.8 材料、设备明细表及检验记录、永久 长期
施工安装记录，质量检查评定、
事故处理报告
5.3.9 操作、联动试验 短期 长期 5.3.10 电气装置交接记录 短期 长期 5.3.11 中间交工验收记录、工程质量评永久 长期
定
5.3.12 竣工报告、竣工验收报告 永久 长期 5.3.13 竣工图 永久 长期 5.3.14 声像材料 长期 长期 6 监理文件 建设监理
单位 单位 6.1 施工监理文件、资料
6.1.1 监理合同协议，监理大纲，监理长期 长期
规划、细则及批复
6.1.2 施工及设置器材供应单位资质长期 长期
审核，设备、材料报审
6.1.3 施工组织设计、施工方案、技术长期 长期
措施审核，施工进度、演唱工期、
索赔及付款报审
6.1.4 开(停、复、返)工令，许可证、长期 长期
中间验收证明书
6.1.5 设计变更、材料、 零部件、设长期 长期
备代用审批
6.1.6 监理通知，协调会审纪要，监理长期 长期
工程师指令、指示，来往函件
6.1.7 工程材料监理检查、复检、实验长期 长期
记录、报告
6.1.8 监理日志、监理周(月、季、年)长期 长期
报、备忘录
6.1.9 各项测控量成果及复核文件、外长期 长期
观，质量、文件等检查、抽查记
录
6.1.10 施工质量检查分析评估、工程质长期 长期
量事故、施工安全事故报告
6.1.11 工程进度计划、实施、分析统计长期 长期
文件
6.1.12 变更价格审查、支付审批、索款长期 长期
处理文件
6.1.13 单元工程检查及开工(开仓)签长期 长期
证，工程分部分项质量认证、评
估
6.1.14 主要材料及工程投资计划、完成长期 长期
报表
6.2 设备采购、监造工作监理资料 长期 长期 6.2.1 设备采购委托监理合同、采购方长期 长期
案，监造计划
6.2.2 市场调查、考察报告 长期 长期 6.2.3 设备制造的检验计划和检验要长期 长期
求、检验记录及试验报告、分包
单位资格报审表
6.2.4 原材料、零配件等的质量证明文长期 长期
件和检验报告
6.2.5 开工、复工报审表，暂停令 长期 长期 6.2.6 会议纪要、来往文件 长期 长期 6.2.7 监理工程师通知单、监理工作联长期 长期
系单
6.2.8 监理日志、监理月报 长期 长期 6.2.9 质量事故处理文件、设备制造索长期 长期
赔文件
6.2.10 设备验收、交接文件，支付证书长期 长期
和设备制造结算审核文件
6.2.11 设备采购、监造工作总结 长期 长期
6(3 监理工作声像材料 长期 长期 7 工艺设备文件 建设施工设计
单位 单位 单位
7(1 工艺说明、规程、路线、试验、长期
技术总结
7(2 产品检验、包装、工装图、检测长期
记录
7.3 设备、材料采购、招投标文件、长期 长期
合同，出厂质量合格证明
7.4 设备、材料装箱单、开箱纪录，长期
工具单，备品备件单
7.5 设备图纸、使用说明书、零部件长期
目录
7.6 设备测绘、验收记录及索赔文件 长期 7.7 设备安装调试、测定数据、性能长期
鉴定
8 科研项目
8.1 开题报告、任务书、批准书 永久 8.2 协议书、委托书、合同 永久 8.3 研究方案、计划、调查研究报告 永久 8.4 试验记录、图表，照片 永久 8.5 试验分析、计算、整理数据 永久 8.6 试验装置及特殊设备图纸、工艺永久
技术规范说明书
8.7 试验装置操作规程、安全措施、长期
事故分析
8.8 截断报告、科研报告、技术鉴定 永久
8.9 成果申报、坚定、审批及推广应永久
用
8.10 考察报告、重要课题研究报告 永久 9 涉外文件
9.1 询价、报价、投标文件 短期 9.2 合同及其附件 永久 9.3 谈判协议、议定书 永久 9.4 谈判记录 长期 9.5 谈判过程中外商提交的材料 长期 9.6 出国考察及收集来的有关材料 短期 9.7 国外各设计阶段文件及设计联永久
络文件
9.8 各设计阶段审查议定书 永久 9.9 技术问题来往函电 永久 9.10 国外设备、材料检验、安装手册、永久
操作使用说明书等随机文件
9.11 国外设备合格证明、装箱单、提短期
单、商业发票、保险单证明
9.12 设备开箱检验记录，商检、海关永久
及索赔文件
9.13 国外设备、材料的防腐、保护措短期
施
9.14 外国技术人员现场提供的文件长期
材料
10 生产技术准备、试生产文件
10.1 技术准备计划 短期 10.2 试生产管理、技术责任制 短期 10.3 开停车方案 短期 10.4 设备试车、验收、运转、维护记长期
录
10.5 试生产产品质量鉴定报告 短期 10.6 安全操作规程、事故分析报告 长期 10.7 运行记录 短期 10.8 技术培训材料 短期 10.9 产品技术参数、性能、图纸 永久 10.10 工业卫生、劳动保护材料、环保，短期
消防运行检测记录
11 财务、器材管理文件
11.1 财务统计及执行、年度计划及执短期
行、年度投资统计
11.2 工程概算、预算、标底、合同价、永久
决算、审计及说明
11.3 主要材料消耗、器材管理 短期
11.4 交付使用的固定资产、流动资永久
产、无形资产、递延资产清册
12 竣工验收文件
12.1 项目竣工验收报告 永久 长期 长期 12.2 工程设计总结 永久 长期 12.3 工程施工总结 永久 长期 12.4 工程监理总结 永久 长期 12.5 项目质量评审文件 永久 长期 12.6 工程现场声像文件 永久 长期 12.7 工程审计文件、材料、决算报告 永久 12.8 环境保护、劳动安全卫生、消防、永久
人防、规划、档案等验收审批文
件
12(9 竣工验收会议文件、验收证书及永久 长期 长期
验收委员会名册、签字、验收备
案文件
12.10 项目评优报奖申报材料、批准文长期 长期
件及证书
GB/T11822—2008《科学技术档案案卷构成一般要求》 4 案卷组织
4.1组卷原则
遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。
4.2组卷要求
4.2.1案卷内科技文件应齐全、完整、签字手续完备。 4.2.2案卷内科技文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求。 4.3组卷方法
4.3.1针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。
4.3.2科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件，应按其项目、结构、阶段或台(套)等分别组卷。
4.3.3成册、成套的科技文件宜保持其原有形态。
4.3.4通用图、标准图可放入相应一项目文件中或单独组卷。其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号。
4.3.5底图以张或套为保管单位进行整理。
4.3.6产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中所形成的科技文件，宜采取插卷的方式放入原案卷中;亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表总予以说明和标注。 4.3.7产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。
5案卷和案卷内科技文件排列
5.1科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在前，图样在后;译文在前，原文在后。 5.2案卷内管理性文件按问题结合时间(阶段)或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后;正件在前，附件在后;复文在前，来文在
后。
5.3科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结坚定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。 5.4产品类案卷宜按产品设计(含初步设计、基础设计、技术设计)、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列。 5.5建设项目类案卷宜按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。
5.6设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收(自制设备仪器的设计、制造、验收)、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。 6案卷编目
6.1卷内科技文件页号编写
6.1.1案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。
6.1.2已有页号的文件可不再重新编写页号。
6.1.3卷内目录、卷内备考表不编写页号。
6.4卷内目录编制
6.4.1卷内目录应排列在卷内文件首页之前。
6.4.2序号，应依次标注卷内文件排列顺序。
6.4.3文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。 6.4.4责任者，应填写文件形成者或第一责任者。
6.4.5文件题名，应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。
6.4.6日期，应填写文件形成的时间——年、月、日 6.4.7页数，应填写每件文件总页数。
6.4.8备注，可根据实际填写注明的情况
6.4.9档号，包括全宗号、分类号(或项目代号或目录号)、案卷号。
卷内目录
档号
序号 文件编责任文件题目 日期 页数 备
号 者 注
6.6案卷目录编制
6.6.1案卷目录样式如下
6.6.2序号，应填写登录案卷的流水顺序号。
6.6.3档号、案卷题名、保管期限，填写方法同6.2 6.6.4总页数，应填写案卷内全部文件的页数之和。 6.6.5备注，可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。
案卷目录
序档号 案卷题名 总页数 保管期备注 号 限
《会计档案管理办法》财会字[1998]32号文件
第五条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:
(一)会计凭证类:原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
(二)会计账簿类:总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
(三)财务报告类:月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
(四)其他类:银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
第六条 各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷
册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
第七条 各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。
第八条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为,年、,年、,,年、,,年、,,年,类。
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
第九条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。
各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。
第十条 保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁:
(一)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
(二)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
(三)销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计
部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。
(四)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
第十一条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。
第十二条 采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。
具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。
第十八条 我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业(简称境外单位)的会计档案，应当按照本办法和国家有关规定进行管理。
附表一 企业和其他组织会计档案保管期限表
保管期
序号 档 案 名 称 备 注
限
一 会计凭证类
1 原始凭证 15年 2 记帐凭证 15年 3 汇总凭证 15年 二 会计帐簿类
包括日记总4 总帐 15年
帐。 5 明细帐 15年
现金和银行存6 日记帐 15年 款日记帐保管
25年。
固定资产报废7 固定资产卡片 清理后保管5
年。 8 辅助帐簿 15年
包括各级主管三 财务报告类 部门汇总财务
报告。 9 月、季度财务报告 3年 包括文字分析 10 年度财务报告(决算) 永久 包括文字分析 四 其他类 11 会计移交清册 15年 12 会计档案保管清册 永久
13 会计档案销毁清册 永久
14 银行余额调节表 5年
15 银行对帐单 5年
保 管 期 限
财 行政税
序
档 案 名 称 政 单位 收 备 注 号
总预事业会
算 单位 计
一 会计凭证类
国家金库编送的各
10
1 种报表及缴库退库10年
年
凭证
各收入机关编送的
2 10年
报表
行政单位和事业单包括:原始凭证、记帐3 15年
位的各种会计凭证 凭证和传票汇总表。
15各种完税凭证和缴、缴款书存根联在销号4
退库凭证 年 后保管2年。
财政总预算拨款凭包括:拨款凭证和其他5 15年
证及其他会计凭证 会计凭证。
15
6 农牧业税结算凭证
年
二 会计帐簿类
15
7 日记帐 15年
年
15
8 总帐 15年 15年
年
税收日记帐(总帐)
9 和税收票证分类出 25年
纳帐
附表二 财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限
企业职工档案管理工作规定(劳力字[1992]33号)
第二章
第五条 职工档案由所在企业的劳动(组织人事)职能机构管理。实行 档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职
第六条 职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者，其档案由原所在
第七条 职工死亡后，其档案由原管理部门保存五年后，移交企业综 合档案部门保存。对国 家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由企业综合档案部门按规定向有关 档案馆移交。
第八条
(一)
(二)
(三)
(四)
(五)
(六)
(七)定期向企业档案室(馆)
(八)
第三章
第九条
(一)
(二)
(三)
(四)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩 、审批等材料)
(五)
(六)
(七)
(八)
(九)招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、
(十)
第四章
第十条 职工所在企业的劳动(组织人事)职能机构对职工进行考察、 考核培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持
第十一条 立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清 楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖
第十二条 企业职工档案材料统一使用十六开规格办公用纸，不得使 用圆珠笔、铅笔、红色
第十三条 按规定需要销毁档案材料时，必须经单位主管档案工作的
第十五条 严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。 对违反规定者，应视情 节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的 ，要依法处理。
第十六条 职工档案管理单位应建立健全工作制度，做好防火、防蛀
GB/T11821—1989《照片档案管理规范》
照片档案的收集
4.1 收集范围
4.1.1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。 4.1.1.1 领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。
4.1.1.2 本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
4.1.1.3 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常悄况和现象的照片。
4.1.2.4 记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。
4.1.3 其他具有保存价值的照片。
4.2 收集要求
4.2.1 对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为已有。 4.2.2 对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。 4.2.3 对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。 4.2.4 底片、照片、说明应齐全。
4.2.5 底片与照片影像应一致。
4.2.6 对无底片的照片应制作翻拍底片;对无照片的底片应制作照片。 4.2.7 照片档案的移交和征集应符合有关标准的要求。 4.3 收集时间
4.3.1 对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案室归档，一般不应跨年度。
4.3.2 依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，照片档案随立档单位其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。 4.3.3 档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存价值的照片。
5 照片档案的整理
5.l 整理原则
照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。 5.2 照片、底片的鉴定
5.2.1 保管期限
保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为永久、长期(短期三种。对照片、底片保管期限的划分按照《国家档案局关于机关档案保管期限的视定》执行。
5.2.2 密级
密级是指照片、底片保密程序的等级。密级的划定按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》、GB,T 7156及有关规定执行。
5.3 底片的整理
5.3.1 底片的编号
底片号是固定和反映底片在全宋内排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、张号组成。其格式如下:
全宗号——保管期限代代码——张号
全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。
2，3”或“Y、C、D”对应代表永久、保管期限代码:分别用“1、
长期、短期。
张号:在某一全宗某一保管期限内底片的排列从“1”开始的顺序编号。
5.3.2 底片号的登录
5.3.2.1 宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂面片边处(刻写不下时，前段可不写)，不得影响画面;也可采用其他方式将底片号附着在胶片乳剂面片边处，不得污染胶片。
5.3.2.2 底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致。
5.3.3 底片袋的标注
底片放入底片袋内保管，一张一袋。应在底片袋的右上方标明底片号。对翻拍底片，应在底片袋的左上方标明“F”字样。对拷贝底片，应在底片袋的左上方标明“K”字样。
5.3.4 底片的入册
5.3.4.1 底片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。
5.3.4.2 应按底片号顺序将底片袋依次插入底片册。
5.3.4.3 芯页的插袋上应标明相同的底片号。
5.3.5 大幅底片的放置
对幅面超过底片册芯页尺寸的大幅底片，应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，放入专用的档案袋或档案盒中，按底片号顺序排列。 5.3.6 册内备考表
5.3.6.1 册内备考表项目包括:本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。册内备考表应放在册内最后位置。册内备考表见附录A。 5.3.6.2 本册情况说明:填写册内底片缺损，补充、移出、销毁等情况。对底片册立册以后发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。
5.3.7 底片册的封面
底片册的封面应印制“底片册’字样。
5.3.8 底片册的册脊
底片册册脊的项目包括:全宗号、保管期限;起止张号、册号。底片册册脊见附录B。
5.3.9 底片册的排列
底片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。 5.4 照片的整理
5.4.1 照片的分类
应在全宗内按保管期限—年度—问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限—问题—年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。
5.4.2 照片的排列
应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。
5.4.3 照片的编号
照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码，册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成。照片号有两种格式:
格式一:全宗号—保管期限代码—册号—张号
格式二:全宗号—保管期限代码—张号
若采用格式二，可选用照片、底片分别编号法或合一编号法(影像相符的照片、底片编号相同)。选用合—编号法宜以照片、底片齐全为基础。
全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。
保管期限代码:分别用“1、2、3”或“Y、C、D”对应代表永久、长期、短期。
册号:在某一全宗某一保管期限内照片册的排列从“1”开始的顺序编号。
张号:格式一中的张号是指照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号。格式二中的张号是指在某一全宗某一保管期限内照片的排列从“1”开始的顺序编号。
5.4.4 照片的入册
5.4.4.1 照片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种。芯页格式参考示例参见附录C。
5.4.4.2 应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。
5.4.5 大幅照片的放置
对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上。再放入袋、盒中;如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5cm。以竖直放置为宜。
5.4.6 单张照片说明的填写
5.4.6.1 说明的格式
说明应用横写格式，分段书写。其格式如下:
题 名:
照片号:
底片号:
参见号:
时 间:
摄影者:
文字说明:
5.4.6.2 说明的内容
5.4.6.2.1 题名应简明概括、准确反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。
5.4.6.2.2 照片号按5.4.3。
5.4.6.2.3 底片号按5.3.1。
若采用照片、底片合一编号法，可不填写底片号。
5.4.6.2.4 参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。其格式如下:
(相关档案种类)档号
注:括号内为选择著录内容
示例1:文书档案0113,2,18
示例2:科技档案G,J,21
照片档案由档案室移交至档案馆后，应对其参见号进行核对，对与实况不符的应及时调整。
5.4.6.2.5 照片的拍摄时间用 8位阿拉伯数字表示，第1,4位表示年，第5,6位表示月，第7,8位表示日。
示例:1953年3月2日写作19530302。
5.4.6.2.6 摄影者一般填写个人，必要时可加写单位。
5.4.6.2.7 文字说明应综合运用事由、时间、地点、
人物、背景、摄影者等要素，概括提示照片影像所反映的全部信息;
或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。 5.4.6.2.8 密级应按GB/T 7156所规定的字符在照片周围选一固定空白处标明，使用印章亦可。
5.4.6.3 说明的位置
单张照片的说明，可根据照片固定的位置，在照片的历侧、左侧或正下方书写。
5.4.6.4 大幅照片的说明
对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。—组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。
5.4.7 组合照片说明的填写
5.4.7.1 一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。 5.4.7.2 组合照片说明应概括提示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。
5.4.7.3 应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。 5.4.7.4 同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“?”、“?”、“?”„„同组中的照片其组联符号相同。如册内只有一组照片和其他散片时，组联符号采用“ ?”。组联符号不宜越册。
5.4.7.5 整理照片时因保管期限或密级的不同，有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内，应在组合照片说明中指出这些密切相关
照片的保管期限、册号和组号。
示例:相关照片 长期,4,?
上例中保管期限亦可采用“2”或“C”表示。
5.4.7.6 组合照片说明可放在本组第一张照片的上方，也可放在本册所有照片之前。
5.4.8 册内备考表
按 5.3.6。
5.4.9 照片册的封面
照片册的封面应印制“照片册”字样。
5.4.10 照片册的册脊
照片册册脊的项目包括:全宗号、保管期限、册号、起止张号。 照片册册脊的格式:照片号为格式一的照片册册脊见附录B中的照片册册脊(一);照片号为格式二的照片册册脊见附录B中的照片册册脊(二)。
5.4.11 照片册的排列
照片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。 5.5 照片档案目录的编制
5.5.1 目录的著录
5.5.1.1 著录项目
照片档案目录的著录项目包括:照片号、底片号、题名、时间、摄影者、备注、参见号、册号、页号、组内张数、分类号、项目号、主题词或关键词、密级、保管期限、类型规格、档案锭代号、文字说明等。 5.5.1.2 条目的著录单位
以照片的自然张或若干张(一组)为单位著录成为照片档案目录的条目。
5.5.1.3 组合照片的著录
5.5.1.3.1 以一组照片为单位著录时，题名应根据题名拟写要素，简明概括、准确反映一组照片的基本内容。
5.5.1.3.2 以一组照片为单位著录时，照片号、底片号、页号均应著录起止号;时间应著录起止时间;参见号、摄影者可以著录多个。 5.5.1.4 大幅照片的标注
对于大幅照片、底片，应在备注栏内注册“大幅”和存放地址。以一组照片为单位著录时，还应在备注栏内注明其中所含的大幅照片的照片号、底片号。
5.5.1.5 著录与标引的要求
照片档案著录与标引的方法和要求，应按照DA/T 18、GB/T 15418、DA/T 19执行。
5.5.2 目录的编制
5.5.2.1 目录种类
照片档案目录种类包括册内目录、基本目录、分类目录、主题目录、摄影者目录等。
5.5.2.2 基本目录
照片档案基本目录的必备项目是:照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注，可根据需要增加项目。基本目录的条目应按照照片号排序。照片档案基本目录参考示例参见附录D。
5.5.2.3 册内目录
册内照片目录为选择性目录。其组成项目是:照片号、题名、时间、页号、底片号、备注。册内目录的条目应按照片号排序。册内目录位于册内最前面。册内照片目录参考示例参见附录E。
6 照片档案的保管
6.1 包装物与装具
6.1.1 底片袋
底片袋应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性纸制材料制作，其PH值应在7.2,9.5之间，α,纤维素含量应高于87,。 底片袋应使用中性胶粘剂，接缝应在袋边。
6.1.2 底片册、照片册
底片册、照片册所用封面、封底、芯页均应采用中性偏碱性纸质材料制作，其PH值应在7.2,9.5之间，化学性能稳定，且不易产生碎屑或脱落的纤维。
6.1.3 贮存柜架
底片、照片应在能关闭的装具中保存，如存储柜、抽屉、有门的书架或文件架等。
贮存柜架应采用不可燃、耐腐蚀的材料，避免使用木制及类似材料。木制材料易燃烧、易腐蚀，还可能挥发出某些有害气体，促使底片、照片老化或褪色。贮存柜架的喷涂用料应稳定耐用，且对贮存的底片、照片无有害影响。
对贮存柜架进行排列时，应保证空气能在其内部循环流通。 6.2 温度、湿度要求
6.2.1 推荐的存贮最高温度和相对湿度见表1。
6.2.2 底片、照片应恒温、恒湿保存。长期贮存环境，24小时内温度的周期变化不应大于?2?，相对湿度变化不应大于?5,。中期贮存环境，24小时内温度的周期变化不应大于?5?，相对湿度变化不应大于?10,。
6.2.3 所推荐的湿度、湿度条件，应在各单独的贮存器具内或整个贮存室内加以保证。
6.2.4 底片、照片贮存的温、湿度与提供利用房门的温、湿度若存在较大差别，应设缓冲间，在其提供利用前应在缓冲间过渡几小时。 表1 推荐的存贮最高温度和相对湿度
中期贮存 长期贮存
类 型 最高温度相对湿度最高温度相对湿度
,? ,, ,? ,,
21 20,30
25 黑白底片 20,50 15 20,40
10 20,50
2 20,30
25 彩色底片 20,50 -3 20,40
-10 20,50
25 18 黑白照片 20,50 30,50
25 2 彩色照片 20,50 30,40 注1:中期贮存是指胶片、照片在表中规定的温、湿度条件下至少能保存10年。
长期贮存是指胶片、照片在表中规定的温、湿度条件下至少能保存100年。
注2:推荐值内较低的温度、湿度环境，更能延长胶片、照片的寿命。
7.3.2文件归档范围
归档范围是指哪些文件应该归档，哪些文件不必归档。归档范围是归档制度最重要的内容，正确划定归档范围是保证归档文件材料齐全、完整、系统的关键。归档范围应以本单位工作活动为主，突出反映本单位基本职能活动和各项业务工作。外单位的文件不论是上级、下级，还是非隶属关系单位，应以是否与本单位工作有直接关系、本单位是否需要办理、本单位日后是否查考利用为文件归档的出发点。既不可搞“有文必档”，不管文件的价值和来源，凡是文件都归档;也不能将有价值、属于归档范围内的文件遗漏掉。
7.3.2.1企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发[2004]4号文件要求。
国有企业文件材料归档办法
第一章 总则
第一条 为规范国有及控股企业,以下简称企业,文件材料的归档工作～完整、系统保存企业档案～根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》～制定本办法。
第二条 归档的企业文件材料是指导企业自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。
第三条 企业应建立文件材料归档制度～明确企业文件材料的归档范围、时间、要求～保证归档文件材料齐全、完整、准确、系统。
第四条 企业文件材料归档工作应纳入企业各项工作计划～纳入企业领导工作议程～纳入有关人员岗位责任制。
企业各部门专,兼,职档案人员负责所形成的文件材料的收集、整理～并按要求向档案部门归档。
第五条 企业档案部门负责本企业及所属单位文件材料归档工作的指导、监督和检
第六条 企业应建立文件材料归档责任追究制度。不按要求归档的应由有关单位追究当事人或部门的责任。
第二章 归档范围
第七条 企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围,见附件《国有企业文件材料归档范围》,。
第八条 归档文件材料的来源:
,一,本企业内部形成的文件材料,
,二,本企业所属单位和派出机构,包括境外机构,应报本企业的文件材料,
,三,本企业引进项目、外购设备等带带来的文件材料, ,四,本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料,
,五,本企业参与的合作项目～合作单位按要求应向本企业提交的文件材料,
,六,本企业执行、办理的外来的文件材料。
第九条 归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
第三章 归档时间
第十条 管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
第十一条 工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档～周期长的可分阶段、单项归档。
第十二条 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即收后即时登记～安装调试后归档。
第十三条 企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
第十四条 会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档～保管一年后向档案部门移交。
第十五条 电子文件逻辑归档实时进行～物理归档应与纸质文件归档时间一致。
第十六条 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
第十七条 下列文件材料应随时归档:
,一,变更、修改、补充的文件材料,
,二,企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料,
,三,企业产权变动过程中形成的文件材料,
,四,其他临时活动中形成的文件材料,
第四章 归档要求
第十八条 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律～保持其有机联系～并符合有关标准、规范要求。
第十九条 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。
文件材料归档后不得更改。
第二十条 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
外文,或少数民族文字,材料若有汉译文的应与汉译文一并归档～无译文的要译出标题后归档。
第二十一条 具有永久、长期保存价值的电子文件～必须形成一份纸质文件归档。
第二十二条 归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
第二十三条 归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。
第二十四条 两个以上单位合作完成的项目～主办单位保存全套文件材料～协办单位保存与承担任务相关的正本文件。
有合同、协议规定的～按其要求执行。
第二十五条 各部门的专,兼,职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况～整理完毕并编制移交清册～由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。
档案部门接收时应全面检查归档文件材料的质量。
第二十六条 交接双方应认真核对移交清册～并履行签字手续～移交清册各留一份以备查考。
附件
国有企业文件材料归档范围
一、党群工作形成的文件材料
,一, 党务综合性工作、党员代
表大会或党组织其他有关会议。
,二,党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或事件。
,三,宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作。 ,四,职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作。
,五,专业学会、协会工作～群众团体活动。
二、行政管理工作形成的文件材料
,一,企业筹备期的可行性研究、申请、批准～企业章程。 ,二,企业领导班子,包括董事会、股东会、监事会和经理层～下同,构成及变更～企业内部机构及变更。
,三,企业领导班子的活动。
,四,综合性行政事务～企业事务公开～文秘、机要、保密、信访工作～印鉴的管理。
,五,法律事务～纪检监察～公证工作。
,六,审计工作。
,七,职工人事管理～劳动合同管理～劳动工资和社会保险～职务任免～职称评聘。
,八,职工教育与培训工作。
,九,医疗卫生工作。
,十,后勤福利～住房管理。
,十一,公安保卫～综合治理～防范自然灾害。
,十二,外事工作。
三、经营管理工作形成的文件材料
,一,企业改革～经营战略决策。
,二,计划管理～责任制管理～各种统计报表～企业综合性统计分析。
三,资产管理～房地产管理～资本运作～对外投资～股权管理～多,
种经营管理～产权变动、清产核资。
,四,属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理。
,五,企业信用管理～形象宣传。
,六,商务合同正本及合同有关的补充材料～有关的资信调查等。
,七,财务管理～资金管理～成本价格管理～会计管理。
,八,物资采购、保存、供应和流通。 ,九,经营业务管理～服务质量管理。 ,十,境外项目管理。
,十一,招投标项目管理。
四、生产技术管理工作形成的文件材料 ,一,生产准备、生产组织、调度工作。 ,二,质量管理～质量检测和质量控制工作。 ,三,能源管理。
,四,企业管理现代化和信息化建设～科技管理。 ,五,生产安全～消防工作～交通管理。 ,六,环境保护、检测与控制。
,七,计量工作。
,八,标准化工作。
,九,档案、图书、情报工作。
六、 产品生产或业务开发工作形成的文件材料 A 工业企业
,一,产品的市场调研、立项论证、设计。 ,二,产品的工艺、工装、试制、加工制造。 ,三,产品的检验、包装。
,四,产品的销售与售后服务。
,五,产品的销售与售后服务。
,六,产品质量事故分析及处理。
B 非工业企业
,一,业务项目的研发与形成。
,二,业务项目的经营。
,三,业务项目的保障与监督。
六、科学技术研究工作形成的文件材料 ,一,、科研项目的调研、申报立项。 ,二,、科研项目的研究、试验。
,三,、科研项目的总结、鉴定。
,四,、科研项目的报奖、推广应用。 七、基本建设和技术改造工作形成的文件材料 ,一,基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、
招标、投标、征迁工作～以及建设单位项目管理工作。 ,二,基建项目和技术改造项目的设计。 ,三,基建项目和技术改造项目的施工。 ,四,基建项目和技术改造项目的监理。 ,五,基建项目和技术改造项目的竣工和验收。 ,六,基建项目和技术改造项目的评奖、创优。 ,七,基建项目的使用、维修、改建、扩建。 ,八,事故分析和处理。
八、设备仪器管理形成的文件材料
,一,购置设备、仪器的立项审批～购置合同。
,二,设备、仪器的开箱验收或接收。
,三,设备、仪器的安装调试。
,四,设备、仪器的使用、维护和改造、报废。 ,五,事故分析和处理。
九、会计工作形成的文件材料
,一,会计凭证。
,二,会计帐簿。
,三,财务报告及报表。
,四,其他文件材料。
十、职工个人管理形成的文件材料
,一,职工,包括离退休职工、死亡职工,的履历材料。 ,二,职工的鉴定、考核。
,三,职工的专业技术职务评聘。
,四,职工的奖励与处分。
,五,职工的工资、保险、福利待遇等。 ,六,职工的培训与岗位技能评定等。
,七,其他记载个人重要社会活动的文件材料。 十一、其他对国家、社会和企业有保存价值的材料。 7.3.2.2归档文件的主要来源有:
本企业形成的文件; ——
——本企业引进项目、外购设备等接收的文件; ——所属单位及参股企业应向本企业提交的文件; ——本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文
件
——本企业执行、办理的外来文件。
归档文件应该体现“以我为主”的原则，但不能机械地理解为所有外来文件都不需要归档保存。需要归档保存的企业文件主要来源于本企业，但除此之外，还有一些来源于上级、下级以及非隶属关系的外单位的重要文件，其中有利用价值的或本企业需要执行、办理的，应该属于企业文件材料的归档范围。如，上级单位对本企业请示或事项的批复文件、与本企业密切相关的通知等;本企业及下属企业的资产评估材料、产权转移证等产权界定材料;企业股权材料、引进项目或外购设备等接收的文件、合作项目投资可行性描述文件(如项目建议书、可行性研究报告)、资产证明文件(如土地使用证、房产证、专利证等)和资产清单等等。
7.3.2.3企业应根据经营管理范围和业务活动类型制定文件归档范围和保管期限表。确定文件归档范围和保管期限可参照、但不限于附录A。项目建设类文件应依据企业在项目建设中的性质确定，建设单位、设计单位、施工单位、监理单位文件归档具体范围参见DA/T28;服务类型企业各类文件归档范围及企业中专业性较强的业务活动的文件归档范围，应结合企业活动和专门业务编制。 DA/T28—2002《国家重大建设项目文件归档要求和档案管理规范》。
附录A主要是以生产型工业企业为蓝本制定的，其他类型的企业可根据自己的业务特点参照制定。
制定归档范围和保管期限表的程序是:掌握依据，调查研究——在制定归档范围和保管期限表之前，企业档案管理部门和工作人员要
认真学习并掌握档案工作相关法律法规和标准规范，对本企业各项基本职能进行深入细致的调查研究，听取相关人员对文件材料的归档意见;拟定初稿——企业档案管理部门依据国家有关法律、法规和标准、规范，结合企业每一个立档部门的职能特点，拟写每一个立档部门文件材料的应归档范围和保管期限表初稿;广泛征求意见——征求每一个立档部门和兼职档案员对初稿的意见，请立档部门对有关部分进行补充完善，在此基础上，档案部门再进一步做好统筹的修改和完善，形成送审稿;部门审核——请各立档部门负责人结合本部门的职能工作对送审稿进行审核和完善，档案部门根据审核意见完成修改后，送档案工作主管领导进一步审定;发布执行——报企业分管档案工作的领导审定批准，以企业制度或标准的形式正式印发执行;纳入相关制度——企业文件材料归档范围和保管期限表出台后，还应将其纳入企业相关制度、标准中，以保证切实地得到贯彻执行。
7.3.3文件归档时间
归档时间是指文件材料的形成部门将按照一定要求进行整理后的应归档文件向企业档案部门移交的时间。正确地规定归档时间，对于维护企业档案的完整与安全，确保企业各部门和档案部门的正常工作秩序，具有实际意义。企业应当根据企业文件的形成规律和特点做出具体规定。
企业文件材料的归档时间主要有两种:定期归档和随时归档。定期归档是指按照有关规定，企业文件在形成处理完毕一段时间之后再向档案部门移交。按年度归档、按项目结束时间归档或按工作阶段归档等方式都属于定期归档。这是企业文件材料归档的典型形式，管理
类文件、科技类文件、会计类文件等材料的收集归档适用此种方式。随时归档是指在企业文件材料形成时就将其归档，或形成处理完毕后立即归档。临时归档、即时归档等方式都属于随时归档，这是收集企业文件材料的补充形式，也是确保企业文件材料完整、准确、系统的有效方式，产品更新、项目改扩建、设备开箱等材料的收集归档适用此种方式。一些临时性的重要工作、重大事件以及一些外出考察过程中形成的文件材料往往被企业忽略了及时归档，这就要求企业档案部门及时了解本企业的工作动态，加强与各部门的沟通和联系，及时指导有关人员随时注意做好有关文件材料的形成和收集工作，以确保本企业归档文件完整、准确、系统。有些暂未纳入本企业文件材料归档范围内，但又确实有保存价值的文件材料范围，还可以制发《临时归档通知单》给有关材料形成部门，以确保将本企业有价值的文件材料尽可能地收集齐全。
7.3.3.1经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。
这属于按年度归档。对于一些特殊的文件材料，可以针对具体情况适当放宽归档时间。例如，一些未结案的政治、刑事和经济案件，可以等到整个案件结案，将形成的文件材料整理好，根据办案部门的需要可以继续保存一年后再行归档;对于企业产品销售工作中形成的
场信息、用户调查等动态信息，可采用复制的办法将原件按阶段归市
档。
7.3.3.2科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档;产品生产及服务业务应定期或按阶
段归档。
1、按项目结束时间归档(即在项目鉴定、竣工验收前归档)
它是指在一项科技、生产活动(如一项科研课题、一个新品生产、一个基建项目等)结束后归档。
2、按工程阶段归档
形成周期较长的科技文件，可以按科技、生产活动的完成阶段归档。当一项科技或生产活动按照其流程完成了一个工作阶段后，即可将该阶段形成的科技文件整理归档。如在一个重点工程或一个复杂的新产品设计活动中，其科技文件可按可行性研究阶段、设计阶段、施工或研制阶段等分别进行归档。
3、按单(子)项结束时间归档
大型项目或研究课题，不仅整体设计、施工或研制的周期较长，而且每个项目往往由若干个单项工程(子项或子课题)组成。如一个大型钢铁联合企业的设计和施工，包烧结、炼铁、炼钢、轧钢等多个单项工程;再如一个航天器的研制，包括动力系统、控制系统、机身系统等多个系统。这此“单项”或“系统”作为整体工程或课题的组成部分，不仅是各自相对独立的，而且在工作进展上也常常是不同的/根据这种特点，为保证工作正常进行和科技文件的完整、系统，当一个单项工程(子项或子课题)结束后，即可先行归档，以免后期整体的归档工作负担过重。
4、按年度归档
还有些科技文件适合按年度归档的。按年度归档，就是在每年的初始阶段，将上一个年度形成的科技文件整理归档。这大体适用于以
下几种情况:
一是活动或形成周期较长，依年度比按阶段归档更合适的科技项目形成的文件。二是某些自然观察或观测活动中形成的科技文件，如气象、水文等观测活动，需要每时、每日、每年的连续观测，反映出时间连续性强的特点，这些科技活动中形成的科技文件可以按年度进行归档。
7.3.3.3产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档;外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。
这里说明一点，有些科技文件也应随时归档:一是机密性强的、特殊的科技文件。二是与企业利益密切相关的外来文件。为了解决这些文件急于利用与即时归档的矛盾，可以先行归档，再办理借阅或复制，这样既解决了归档问题，也解决了利用问题。
7.3.3.4会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。
电算化会计核算材料归档要求:
1、“双轨制”要求。根据1996年财政部制定颁发的《会计电算化工作规范》和1998年财政部与国家档案局联合颁发的《会计档案管理办法》，电算化会计核算材料的归档范围主要有三部分:存储在磁性介质或光盘上的会计核算数据;打印输出的纸质载体的会计核算材料(不能只保存不可见的磁性介质的核算数据);会计软件的全套文档资料以及会计软件程序。由此可见，要求电算化会计核算材料的归档实行“双轨制”，即将电子会计核算数据和打印输出的纸质会计
核算材料一并归档。而且，会计软件的文档资料及软件程序，也应作为电算化会计核算材料归档的重要组成部分。
2、特别要求。磁性介质或光盘等电子文件，应作防写处理;为了保证档案的完整性、安全性，归档的会计核算数据要进行双备份，即归入档案机构的磁盘或光盘应是两套，一套封存保管，另一套作为日常的提供利用;打印输出的纸质载体的会计核算材料，必须有经手人员和会计主管人员的签字或盖章，以保证其真实性、准确性;打印输出的纸质载体核算材料须字迹清晰，方便查阅和利用。 7.3.3.5电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。
逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。电子文件逻辑归档可实时或定时进行，权限移交到档案部门后，档案部门要做如下几件工作:
1、对照文件归档范围对电子文件进行界定;
2、按照有关规定对查询归档电子文件进行授权;
3、对接收的电子文件及时进行著录标识;
4、对接收的电子档案进行备份安全保护。
物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。物理归档应按照有关纸质文件的规定定期完成，物理归档的要求主要有:
1、凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档;
2、把带有归档标识的电子文件集中拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密的电子文件，则应在解密后再制作拷贝;
3、目前推荐采用的载体，按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体;
4、存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等。归档后的电子文件的载体应设置成禁写操作的状态;
5、特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件;
6、将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》;
7、对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录;
8、归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少一年。
电子文件归档还应注意收集以下有关文件:
1、支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统;
2、数据文件，指各种数据材料。由于数据在不断变化、更新，应对原始数据隔一段时间定期拷贝，并将拷贝文件归档;
3、与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子文件所使
用的设备的安装与使用说明、操作手册等;以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件，如设计任务书、操作手册等。
7.3.3.6磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。 7.3.3.7更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。
产品更新换代、项目改建扩建、设备使用过程中都将形成新的文件材料，这种更新、补充的文件材料应随时归档，且应归入原项目(如原基建项目、原型号产品或设备、原科研课题等)文件材料之中，以保持项目文件材料的准确性和成套性。
7.3.4文件归档要求
7.3.4.1企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制，各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。
7.3.4.2 归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)标称的质量要求。
7.3.4.3 归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。
7.3.4.4 非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。
7.3.4.5 归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
7.3.4.6 两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。
7.3.4.7 文件形成部门应就归档文件填写《档案交接登记表》(见附录B表B.1)。重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。
归档说明包括项目概况、项目档案管理情况等。
档案交接登记表
移交时间: 移交部门: 序号 题目 年度 文号或图号 页数 保管期备注
限
移交人签名: 接受人签名: 四、 企业档案收集工作
企业档案收集工作就是按照国家有关规定，通过切实可行的措施和方法，把对国家和企业有保存和利用价值的种类文件材料集中到企业档案管理部门，使他们得到安全保存的工作。档案收集工作是档案业务工作的基础，是将企业档案信息资源进行集中管理的重要环节，
档案齐全完整的程度与整理质量的高低，都可以通过收集工作直接反映出来。收集工作有两种形式:一是对内收集，即按企业归档制度的要求接收企业内各部门形成的文件材料;二是对外收集，即企业根据国家有关政策和规定，对外单位保存的有关档案材料进行征集、购买或接收。
7.4 档案收集工作
7.4.1 文件归档的交接
7.4.1.1 文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向档案部门移交。
移交时间，应将年月日填写齐全。
移交部门，可以填写规范的部门简称。
序号，填写文件整理时的文件编号。
题名，填写完整的文件题名。
年度，填写文件制发的年度。
文号，填写文件制发的编号。
图号，直接填写图样的代号。
页数，填写每份文件有信息的页面总数。
保管期限，填写每份文件的保管期限。
备注，填写文件有缺损或其他需说明的事项。
7.4.1.2 档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。
7.4.2 档案与资料的收集
7.4.2.1 企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有的档案。
7.4.2.2 企业应根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。 7.4.2.3 企业可根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。 7.4.2.4 企业可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。
7.4.2.5 企业可根据需要向社会、离退休人员征集档案、资料。 五、 企业档案整理工作要求
7.5 档案整理工作
档案的整理是档案工作六大环节(收集、整理、鉴定、保管、统计、利用)之一，是开展档案工作的重要基础环节。它是档案部门为了方便档案的保管与利用，遵循一定的规律与原则，对接收的档案进行条理化、系统化整理、分类、排列与编目的过程。档案整理工作包括系统整理和科学编目两部分。
7.5.1 档案部门应区分全宗进行档案的分类、排列与编目。
全宗是一个独立的机关、团体、企事业单位或人物在各项活动中形成的档案有机整体，它是档案部门对社会组织的档案进行整理的基本单位。也可通俗地理解为一个立档单位的全部档案。立档单位即形成档案全宗的单位，又称“全宗构成者”。
对于企业来说，构成立档单位的条件主要有两点:1、具有企业法人资格;2、属于独立经营的经济核算实体。一个立档单位可能只有一个全宗档案，也可能会形成多个全宗档案。一般情况下，一个企业的全部档案就是一个全宗，但当企业的生产关系或基本职能发生了根本变化，比如企业相互之间进行重组、企业改制等重大变化时，则应另立全宗，同时将变化前各自的企业档案全宗保持不变，这时就会
形成多个全宗。还有一种情况，就是当上级企业接收下属单位档案时，也应为符合条件的下属单位另立全宗。形成多个全宗档案的企业，应区分全宗进行分类、排列与编目等档案管理工作。
7.5.2 分类方案应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类说明。
企业档案分类方案，就是通过文字、数字、代号或图表的形式，形成本单位档案类别的划分、排列及其纵横关系的体系，它是对档案实体进行分类的依据性文件。
1、企业档案分类方案的结构
企业档案分类方案由编制说明、类目表、类别号三部分组成。
(1)编制说明
编制说明是分类方案的前置部分，是对企业档案分类方案的的编制目的与原则、分类的依据、体系结构、类目设置与标识以及档案的实体排架等若干问题的解释，是使用企业档案分类方案的指南。
(2)分类表
分类表是分类方案的主体部分，是由纵向类目和横向类目构成的，它将企业各职能活动中所形成的全部档案按类目进行划分排序，并以图表的形式表示出来，类目表能够反映出企业全部档案的类目体系。分类表有三种形式，即分类实体表、分类类目细分表、分类主题词表。
工业企业档案分类表 一级类二级类基 本 范
目名目名围
称 称
党务工党委综合性工作、党员代表大会或党委其党 作 他有关会议，党委办公室其他事务工作等。 群 组织工组织建设，整党建党，党员和党员干部管工 作 理，党费管理等。
作 宣传工理论教育，各种工作活动宣传，政治思想类 作 工作与精神文明建设等。
统战工民主党派工作，无党派人事工作，港澳台
作 工作，华侨工作，民族工作，宗教事务等。
纪检工党风治理，党纪检查，案件审理，信访工
作 作等。
工会工职工代表大会，职工民主管理，党动竞赛，
作 劳保福利，女工工作，文化艺术和体育活
动等。
共青团组织建设，政治思想教育，团员大会，团
工作 员管理，团费管理，青少年工作等。
协会工各专业学会、协会工作，各群众团体活动
作 等。
行政事企业综合性行政事务工作，厂务会议，厂
务 长(经理)办公室工作，文秘工作，机要行 保密工作等。
政 公安保社会治安，武装保卫，枪支弹药管理、民管 卫 兵工作、清防、交通管理、刑事案件审理、理 人防工作等。
类 法纪监法律事务，政纪监察，违纪案件审理等。
察
审计工各专项审计工作活动等。
作
人事管干部管理，工人招聘、录用、调配工作，
理 企业劳务出口工作等。
教育工普通教育，中专和职业教育，高等教育，
作 职工在职培训，幼儿教育等。
医疗卫卫生监督与管理，职工防病治病，计划生
生 育工作等。
后勤福职工生活福利，食堂，商店，幼儿园，农
利 牧副业，职工住房，企业第三产业等。
外事工企业涉外活动。
作
经营决企业改革，重大经营战略性决策，企业发经 策 展规划，方针目标管理等。
营 计划工企业中、长期计划，年(季)度计划，各管 作 项专业发展计划，全面计划管理等。
理 统计工各种统计报表，企业综合性统计分析工作类 作 等。
财务管资金管理，价格管理，会计管理，资金流
理 通等。
物资管物资供应，仓库管理，废旧物资回收与修
理 旧利废等。
产品销市场分析，用户调查，产品销售，广告宣
售 传，售后服务工作等。
企业管企业普查，企业整顿和企业升级，经济责
理 任制管理，企业管理现代化工作等。 生 生产调生产组织，调度指挥工作等。
度
产 质量管企业全面质量，产品质量检测和质量控制
理 工作等。
劳动管劳动定额、定员，劳动调配，劳动工资，
理 劳动保护等。
能源管能源消耗定额管理，节能降耗工作等。
理
安全管安全生产，工伤事故处理，职工安全教育
理 等。
技 科技管新产品的开发，科技成果管理，技术引进，术 理 技术革新和采用新技术，合理化建议等。
管 环境保环境保护检测与控制，污染治理等。 理 护
类 计量工各种计量检测工作
作
标准化企业标准化管理工作，各种标准档案。
工
作
档案和企业档案工作，各类数据管理，电子计算
信息机系统，情报工作，图书资料工作等。
管理
产品档
产 案二级同一产品型号内，包含产品从开发、设计、品 类目按工艺、加工制造、检验、包装、商标广告类 产品种和产品评优的全过程。
类或型
号
设置
科 科研档
学 案二级同一研究项目内，包含课题立项、研究准技 类目按备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推术 课题设 广应用等项目研究和管理的全过程。 研 置
究
类
基 基本建
本 设档案同一工程项目内，包含工程的勘探测绘、
建 二级类设计、施工、军工验收和工程创优的全过
设 目按工程。
类 程项目
或建设
项目
设置
设 设计仪
计 器档案同一设备仪器内，含设备购置、安装调试、
仪 二级类运行、维护修理和设备管理等全过程。
器 目按设
类 备种类
或型号
设置
会 凭证 各种会计凭证
计 账簿 各种财务账簿
档 报表 各种财务报表
案 其他
类
干 干部档
部 案
职 工人档
工 案
档 离退休
案 职工档
类 案
死亡职
工
档案
(3)类别号
确定对档案进行类别标识的代字代号，并对档案排列方法做一说明。
1、 编制企业档案分类方案的要求
(1)要保证企业档案分类方案类目体系的严整性。企业档案分类方案的类目体系是分类方案的主体，它是各级类目构成的一个横向和纵向关系的等级系统。横向表现了各级同位类之间的并列关系，形成了各级“类别”;纵向表现了上位类与下位类之间的从属关系，构成了一个个“类系”。
(2)要体现企业档案分类方案类目体系的可包容性。企业档案分类方案必须具有足够的容量，其类目设置要能够体现和容纳企业档案的全部内容，使每一种和第一部分企业档案，都能够在分类方案的类目体系中找到自己应有的合理位置，并力求简明易董，便于检索。
(3)要保持企业档案分类方案的相对稳定性。企业档案的分类关系到档案管理工作的全局。如果档案的分类发生变化，将会牵一发
而动全身，引起档案管理工作的一系列变化，有些工作甚至要从头做起。因此，企业档案的分类方案应具有更长的适用期，一经确定，必须保持相对的稳定。
7.5.3 类别号可采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法设定。
类别号即档案类目号，是表示档案类别的一组代号。类别号的编制:编制类别号就是依据企业档案分类划定的类目层次，对各级类目给定一个特定的字母或数字，并用一定的间隔号标明其各级类目层次关系的过程。企业档案类别号的编制方法没有作统一要求，但是提出了两种可以参考的标识方法:
1、类别号采用汉语拼音或英文字母和阿拉伯数字相结合的混合编号方法。就是基本大类或二级类目采用汉语拼音或英文字母标识，用汉语拼音或英文字母顺序反映类目顺序;二级或三级以下的类目采用阿拉伯数字标识，用数字的位数反映类目层次。
2、类别号采用阿拉伯数字统一编号方法。就是统一采用阿拉伯数字来标识企业档案分类中各级类目的级别和排列顺序。 7.5.4 全宗内档案按类分别集中排列，类别内档案按类目条款顺序依次排列编号。
排列:指全宗档案在分类基础上进行的排列。企业档案的排列要尽量减少不必要的案卷排列空架或频繁倒架的现象，同时也要满足用户按问题查询利用档案的客观需要。企业档案实体上架应按大类分别排列，不能交叉混排。
1、管理类档案的排列
经营管理、生产管理、行政管理、党群管理等管理类档案，可以按大类分年度、保管期限排列，也可以按年度分大类排列。如，按大类—年度—保管期限—属类—问题—案卷排列。或按年度—保管期限—大类(机构)—属类—时间排列(按件整理时)。其中会议文件、案件文件、统计报表、简报、刊物等成套性较强的档案应集中排列。会计类档案可以按大类分属类分年度排列;大中型企业的干部职工档案可以按大类分属类以姓氏笔划或部门或工号顺序排列，小型企业的干部职工档案可以按大类以姓氏笔划顺序排列。(应在每一职工档案内，首先按其归档范围的十大类顺序排列，在各大类内再按文件形成的时间顺序排列。)
2、科技类档案的排列
(1)产品类档案可以按大类分系列、型号排列，系列或型号内可按产品设计(含初步设计、基础设计、技术设计)、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序或产品结构排列。
(2)科学技术研究类档案按大类分项目排列，项目内可按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。
(3)基本建设类档案按大类分项目排列，项目内可按前期、设计(含初步设计、技术设计、施工图设计)、施工、监理、竣工、验收及后评估等阶段排列。
(4)设备仪器类档案按大类分项目或型号排列，项目或种类内可按立项审批、外购设备仪器开箱验收(自制设备仪器的设计、制造、验收)、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪
器维护等阶段或工作程序排列。
在上述排列顺序的基础上，产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类等科技档案中的文字材料，可以按职能或事由结合时间或重要程度排列;图样文件按结构、工序、专业、图号、时间等顺序排列;图文混合文件材料，按文字材料在前，图样材料在后的顺序排列。
7.5.5 根据分类方案和排列顺序编制档号。档号应指代单一，具有唯一性。档号编制方法见DA,T 13。
DA/T13《档号编制规则》
1 主题内容与适用范围
本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。
本标准适用于档案馆(室)编制档号。
2 术语
2.1 档号
档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。 2.2 全宗号
档案馆(室)给定每个全宗的代码。
2.3 案卷目录号
全宗内案卷所属目录的代码。
2.4 类别号
馆(室)藏档案类别的代码。
2.5 项目号
产品、工程、课题、设备等档案的代字和代号。 2.6 案卷号
案卷排列的顺序号。
2.7 件号
案卷内文件的顺序号。
2.8页(张)号
案卷内文件每页(张)的顺序号。
2.9 代码
一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。
3 档号编制原则
3.1 唯一性原则
档案馆(室)内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。
3.2 合理性原则
档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。 3.3 稳定性原则
档号一经确定，一般不应随意改变。
3.4 扩充性原则
档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。 3.5 简单性原则
档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。
4 档号的结构
档号结构分为三种:
4.1 第一种结构为:全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。
即:××××—×××—×××—×××
全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页(张)号
4.2 第二种结构为:全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号。
即:××××-××ׄ„n-×××-×××
全宗号- 类别号 - 案卷号- 件、页(张)号 4.3 第三种结构为:类别号——项目号——案卷号——件、页(张)号。
即:××ׄ„n-××ׄ„n-×××-×××
类别号 - 项目号 -案卷号 -件、页(张)号 4.4 档号中左边为上位代码，右边下位代码，连写时上、下位代码之间用“-”(短横)相隔。
4.5 件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。 5 档号的编制方法
5.1 全宗号的编制方法
全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
全宗号的格式是:× ×××
全宗属类代码 全宗顺序号
5.1.1 全宗属类代码的编制方法
5.1.1.1 在一个档案馆内，全宗属类代码不应重复。
5.1.1.2 全宗属性单一的档案馆可以“0”作属类代码。 例一:某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗，标识为“X013”。
例二:某市档案馆藏旧政权档案第4号全宗教，标识为“J004”。 例三:某县档案馆藏建国后档案第127号全宗，标识为“0127”。 例四:河北省档案馆藏原热河省第123号全宗，可标识为“R123”。 例五:四川省档案馆藏已撤销的川东行署003号全宗，可标识为“D003”。
例六:中国第一历史档案馆藏明清档案第74号全宗，标识为“0074”。 5.1.2 全宗顺序号的编制方法
5.1.2.1 全宗属类内的各个全宗按排列次序流水编号。 5.1.2.2 在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。
5.2 案卷目录号的编制方法
案卷目录号以三位阿拉伯数字标识。
5.2.1 案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。
5.2.2 每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足100时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号;案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。 5.2.3 在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。
5.3 类别号的编制方法
5.3.1 类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。 5.3.2 不同级位的类别之间可用间隔符“.”分开。不产生误解时，可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。
5.3.3 在一个档案馆(室)内或一个全宗内，不应有重复的类别号， 5.4 项目号的编制方法
项目号引用有关管理部门编制的项目代号。
5.5 案卷号的编制方法。
5.5.1 案卷号用三位阿拉伯数字标识。
5.5.2 目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。 5.5.3 每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录;如一个案卷流水顺序号分登两个以上(含两个)案卷目录时应合并为一个目录号或按目录分编相应数目的案卷流水号。 5.6 件号的编制方法
5.6.1 不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号。
5.6.2 件号用阿拉伯数字标识。
5.6.3 卷内文件按排列次序流水编号，不应有空号。
5.6.4 件号前必须同时列写案卷及其以前各号。
5.7 页(张)号的编制方法
5.7.1 页(张)号用阿拉伯数字标识。
5.7.2 卷内文件各页(张)按排列次序流水编号。不应有空号。 7.5.6 档号可采用“[全宗号—]分类号(或项目代号或目录号)—
案卷号(或件号或盘、盒、张号)”([ ]表示可选)结构。 7.5.7 纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。
互见号是反映同一内容其他载体档案保管单位的档号。 所谓互见号是指反映同一内容但另行保管的其他载体档案的档号。设立互见号的目的，是为了能够便捷地查找到反映同一内容的其他载体形式的档案。互见号应注明在案卷或档案盒内备考表固定的位置。 7.5.8 按全宗、类别、保管期限编制档案目录。
企业档案案卷编目就是案卷整理归档后，在上架排列之前，依据排列好的案卷顺序对案卷系统登记的过程。档案目录是由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
1、企业档案目录的种类
企业常用的档案目录有:企业档案总目录、分类目录、底图目录等。
(1)企业档案总目录
它是按照立档单位内全部归档文件材料接收归档的先后顺序，以档案保管单位为对象进行登记著录而成的一种档案目录。其著录项目主要有:总登记号、年度顺序号、归档日期、档号、题名、归档部门、数量、保管期限、密级、备注等。企业档案总目录亦可称为企业档案总登记帐，其作用是记录保存的企业档案数量，揭示不同档案的成份，以便企业档案的日常管理。
企业档案总目录式样
档 案 总 目 录
年数 量
总归保
度
量档归档 管 密 备
顺档号 题名 份页
记日部门 期 级 注
序数 数
号 期 限
号
(2)企业档案分类目录
它是按照立档单位企业档案分类排列顺序，以档案类目设置的各大类为编制对象，在大类内对每一档案保管单位进行登记著录而成的一种档案目录。其著录项目主要有:序号、档号、文(图)号、责任者、题名、页数、日期、保管期限、存放位置、备注等。企业档案分类目录的主要作用是固定档案保管单位之间的排列顺序，便于档案在大类内的检索查询与提供利用。
档案分类目录
页日保位备
责
序档文(图)数 期 管置 注
任题 名
号 号 号 期
者
限
(3)底图目录
它是以立档单位全部底图为编制对象，对每张或每套底图进行登记著录而成的一种档案目录。其著录项目主要有:类别、项目名称、序号、底图号、档案室编号或存放位置号、题名、幅面张数、编制单位、编制日期、保管期限、密级、备注等。底图目录的主要作用是固定底图的存放位置，便于底图的检索查询与提供利用。
2、企业档案目录的编制方法
其主要有:
(1)以全宗内档案分类的类别为单位编制档案目录
就是以分类方案为基础，为一个全宗编制若干本档案目录，即有一个大类就设置一个或多个分类目录。
底图档案目录
档案案编制 图 幅
底保
编号
序图 管密备
或 题名 单时合号 编期级 注 0 1 2 3 4
存放位位 间 计
号 限
置号
(2)按保管期限编制档案目录
就是将全宗内的管理类档案，按永久、长期、短期等不同保管期限分别编制档案目录。
(3)按年度或项目编制档案目录
全宗内管理类或某些项目较多的档案，可在编制分类档案目录的基础上，再分别按年度或项目编制档案目录。
7.5.9 档案部门应对每个全宗建立全宗卷。全宗卷可单独管理。全宗卷的主要内容和编制方法见DA,T 12。
全宗卷规范 DA./T 12--94
发布时间: 2007-10-12 14:49:00.0
1 主题内容与适用范围
1.1全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
1.2 本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。
1.3 本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构(以下统称档案室)。
2 引用标准
DA/T 1–92档案工作基本术语
GB 9705–88 文书档案案卷格式
3 全宗卷编制原则
3.1 档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。
3.2 全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。
3.3 全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。
4 全宗卷的主要内容
4.1 档案收集:档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。
4.2 档案整理:整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整
理工作小结等。
4.3 档案鉴定:鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。
4.4 档案保管:档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。
4.5 档案统计:档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。
4.6 档案利用:全宗指南(全宗介绍)，开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。
4.7 档案管理新技术的应用:缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。
5 全宗卷的整理
5.1 全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归人预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。
5.2 整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。
5.3 卷内文件材料按问题––时间进行系统排列，排列顺序为:全宗指南(全宗介绍)、立档单位大事记和有关档案收集、 整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，
在此基础上编制卷内目录。
5.4 卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。其封面、封底尺寸长×宽为260mm×l85mm，封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者(见图1)。
5.5 卷盒外形尺寸长×宽为310mm×220mm，其高度可根据需要分别设置30mm、40mm的规格(见图2)。卷盒面、脊印“全宗卷”三字，并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期(见图3)。
6 全宗卷的管理
6.1 档案馆形成的全宗卷集中保管，按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。全宗卷内文件材料过多时，可分装数盒，形成若干分卷，并在全宗号后加短横和分卷序号，如:50–1、50–2。卷内文件材料封面的全宗号也应与之相一致。
6.2 馆藏全宗采取分若干个部类(如按政权性质等)管理的，可按部类分别排序，编制全宗卷目录，相对集中保管。
6.3 档案室和馆藏全宗极少的档案馆，其形成的全宗卷，可置于每个全宗排列的卷首。
6.4 全宗向档案馆或向有关单位移交时，其全宗卷亦随时移交。
其中“全宗指南”的编制详见DA/Y14——94
全宗指南编制规范
中华人民共和国行业标准DA/T 14-94
1 主题内容与适用范围
1(1 本标准规定了档案全宗指南的编制原则、结构和编写细则。
1(2 本标准适用于综合性档案馆，档案室亦可参照执行。
2 全宗指南的编制原则
编制全宗指南应客观、准确、真实，语言简练、文字表达清楚。
3 全宗指南的结构
全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者(立档单位)及其所形成档案情况的工具书。由封页、正文、备注三部分组成。其结构形式如下:
封页
正文
a.全宗构成者沿革
b.全宗内档案情况简介
c.全宗内档案内容与成份介绍
备注
4 封页项目
封页项目包括:全宗指南名称、时间、全宗号。
4(1 全宗指南名称
4(1(1 全宗指南名称由全宗构成者的名称(全称或通用简称)加"全宗指南"构成。例: 北京市计划委员会全宗指南
4(1(2 中华人民共和国成立前形成的档案在全宗指南名称的书写
上应加限定词。例:
1(国民政府教育部全宗指南
2(民国重庆市政局全宗指南
3(国民政府(汪、伪)外交部全宗指南
4(礼部(清)全宗指南
4(1(3 中华人民共和国成立前的个人全宗，在人名后用圆括号注明所属年代。例:
1(方(清)全宗指南
2(蒋中正(民国)全宗指南
3(冯玉祥(民国)全宗指南
4(2 时间全宗内档案文件的起止年代，一般采用公元纪年表示，必要时可使用朝年或其它特殊纪年方式表示，亦可以其一为主，另一为辅，为辅者加圆括号书于为主者正下方。例:
1(1928-1948(民国十七--三十七年)
2(光绪三十二年--宣统三年( 1906--1911)
4(3 全宗号本全宗指南所对应的全宗的编号。
5 全宗构成者沿革简介
全宗构成者沿革简介由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。
5(1 全宗构成者的名称
5(1(1 全宗构成者的名称按全称书写，通用简称书写在全称后面的圆括号内。例:中共中央纪律检查委员会(中纪委)
5(1(2 全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗构成者的
沿革中。
5(2 时间全宗构成者沿革应结合时间撰写，和下列内容有关的时
间应反映在全宗构成者沿革中。
a.全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤销时间。
b.全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤销时间。
c.全宗构成者上级主管机关变更时间。
d.其它所有反映全宗构成者重要活动的时间。
5(3 主要职能
5(3(1 全宗构成者的性质特征。
5(3(2 全宗构成者的职权范围。
5(3(3 全宗构成者的主要工作与任务。
5(4 隶属关系
5(4(1 全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系。
5(4(2 全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系、业务关系。
5(4(3 全宗构成者上级主管机关如有变更，应反映在全宗构成者沿革中。
5(5 全宗构成者负责人名录全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。
5(6 全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况。
5(6(1 全宗构成者内部一级机构的名称。
5(6(2 全宗构成者内部一级机构正职负责人的姓名、职务、任期时间。
5(6(3 全宗构成者内部一级机构的主要职能。
5(6(4 全宗构成者内部机构中重要部门的增设、调整、扩大、合并、撤销情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况。
5(7 其它
5(7(1 涉及全宗构成者的重大事件和对全宗构成者产生了重要影响的活动。
5(7(2 全宗构成者改组和撤销的原因。
5(8 个人全宗个人全宗构成者主要介绍其姓名、别名、生卒年月日、籍贯、职务、职称、主要业绩、荣誉称号及简历。
6 全宗内档案情况简介
6(1 档案的数量及保管期限
6(2 档案的完整程度
6(3 档案的利用价值及鉴定情况
6(4 检索工具的配置情况
6(5 档案的整理情况
7 全宗内档案内容与成分介绍
7(1 档案内容与成分介绍的方式以文章叙述的形式，按全宗内档案的实际分类体系结合问题介绍。
7(1(1 按组织机构介绍:以组织机构分类的档案全宗，按机构设类目分别介绍。
7(1(2 按问题介绍:以问题分类的档案全宗，按档案内容所反映
的问题设类目介绍。
7(1(3 以其它体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点结合问题分类。
7(2 档案内容与成分介绍的一般方法
7(2(1 档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包括:
a.反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。
b.反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。
c.涉及具有全国和国际意义的知名人物、历史事件及具有地方特色和重要科研价值的档案。d.馆藏年代久远和特殊载体的档案。
7(2(2 需要专门说明的档案按下列方法介绍:
a(指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间。
b(列出该档案文件的检索要素。
c(对其档案文件内容单独介绍。
7(2(3 一般性文件介绍不使用引文，特殊性文件介绍如需使用引文应符合下列条件和原则:
a.引文有助于阐述文件的内容实质。
b.引用原文时不祥细转述文件中叙述的事实和事件。
7(2(4 和全宗构成者活动没有直接关系的上级文件不做介绍，必要时只做简要交代。
7(2(5 控制使用的档案在内容介绍上应从简，并在全宗指南封页上注明"控制使用"字样。
2(6 档案内容涉及国家机密应另册介绍，一般只列题名，不做 7(
详细介绍，并在封页上注明密级或使用范围。
7(3 人物全宗内容与成分介绍人物全宗应按全宗构成者的活动特点，结合全宗内档案材料的实际情况撰写，介绍内容包括:
a.个人的传记性档案材料、著作手稿、题词、日记、回忆录。
b.来往信件及公务活动与社会活动中形成的文件。
c.财产状况与经济活动的材料。
d.家庭亲属与主要社会关系的材料。
e.图片、照片、录音、录像材料。
8 备注部分
8(1 本全宗指南的编制情况。
8(2 有关全宗内档案的补充说明。
8(2(1 全宗指南中需加解释的名词、事件及问题。
8(2(2 全宗指南编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明。
8(2(3 其它有关问题的说明。
六、 企业档案保管工作要求
7.6 档案保管工作
7.6.1 档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠;磁性载体应选择防磁设施。重要档案应异地备份。
7.6.2 档案入库前一般应去污、消毒。受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。 7.6.3 库房管理
7.6.3.1 库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能(见JGJ 25)。 7.6.3.2 库房温、湿度应符合JGJ 25、GB,T 18894和DA,T 15对
各类档案载体的保管要求，并有温湿度登记(登记表参见附录B表B.2)。
档 案 馆 建 筑 设 计 规 范
Design Code for Archives Buildings
JGJ 2520xx —
备案号
4.2 档案库房
4.2.1 档案库房应由纸质档案库、音像档案库、光盘库、缩微拷贝片库、母片库、特藏库、实物档案库、图书资料库、其他特殊载体档案库和过渡间组成。
4.2.2 档案库房应集中布置，自成一区。除更衣室外档案库区内不应设置其他用房，其他用房之间的交通也不得穿越库区。 4.2.3 库区的平面布局应简洁紧凑。
24.2.4 库区或库房入口处应设缓冲间，其面积不应小于6m;当设专
用封闭外廊时，可不再设缓冲间。
4.2.5 库区内比库区外楼地面应高出20mm。当采用水消防时，应设置密闭排水口。
4.2.6 每个档案库应设两个独立的出入口，且不宜采用串通或套间布置方式。
4.2.7 档案库局部净高不应低于2.60m。
4.2.8 库房内档案装具布置应成行地垂直于有窗的墙面，外墙采光窗宜与档案装具间的通道相对应，当无窗时应与管道通风孔开口方向相
对应。
4.2.9 装具排列的各部分尺寸:主通道净宽不应小于1.00m，两行装具间净宽不应小于0.80m，装具端部与墙的净距离不应小于0.60m。 4.2.10 库房各类装具的档案存储定额的计算指标应符合下列规定:
1 当采用五节档案柜时，每平方米(使用面积)存贮档案量不小于2.70延长米;
2 当采用双面档案架时，每平方米(使用面积)存贮档案量不小于3.30延长米;
3 当采用档案密集架时，每平方米(使用面积)存贮档案量不小于7.20延长米。
24.2.11 档案库楼面均布活荷载不应小于5kN/m。采用密集架时，不
2应小于12 kN/m，或按实际需要确定。
4.2.12 供垂直运输档案、资料的电梯，其位置应临近档案库，并应在防火门外;当设置垂直传送设施时，竖井应封闭，其围护结构应为耐火极限不低于2h的非燃烧体。
4.2.13 当档案库与其他用房同层布置且楼地面有高差时，应采用坡道连通。
4.2.14 母片库不应设外窗;当设外窗时，应有良好的遮光设施。 4.2.15 珍贵档案存储应专设特藏库。
5 档案防护设计
5.1 基本要求
5.1.1 档案防护内容应包括外围护结构的保温、隔热，温湿度要求，防潮、防水、防日光及紫外线照射，防尘、防污染、防有害生物(霉、虫、鼠等)和安全防范等。
5.1.2 温湿度要求应根据档案的重要性和载体等因素区别对待。 5.1.3 音像、缩微、电子文件等非纸质档案贮存库设计，除应符合本规范有关规定外，尚应根据使用保管的特殊要求进行设计。
5.2 温湿度要求
5.2.1 纸质档案库房的温湿度要求应符合表5.2.1的规定。
表5.2.1 纸质档案库房的温湿度要求
范围 冬 季 夏 季
温 度 14?,24? ?14? ?24? 相 对 湿 度 45%,60% ?45% ?60% 5.2.2 特殊档案库房的温湿度要求应符合表5.2.2的要求。
表5.2.2 特殊档案库房的温湿度要求
用房名称 温 度 相对湿度
特 藏 库 14?,20? 45%,55% 音 像 磁 带 库 14?,24? 45%,55%
胶 拷 贝 14?,24? 45%,55% 片 库 片
母 片 13?,15? 35%,45% 5.2.3 档案库房在选定温、湿度后，每昼夜波动幅度要求温度不得大
于,2?、相对湿度不得大于,5%。
5.2.4 基本用房温湿度要求应符合表5.2.4的规定。
表5.2.4 基本用房温湿度要求
用房名称 温 度 相对湿度
裱 糊 室 18?,28? 50%,70% 保护技术试验室 18?,28? 40%,60%
复 印 室 18?,28? 50%,65%
声 像 室 20?,25? 50%,60%
阅 览 室 18?,28? ——
展 览 厅 14?,28? 45%,60% 工作间(拍照、拷18?,28? 40%,60% 贝、校对、阅读)
5.4 防潮和防水
5.4.1 馆区内应排水通畅，防止积水。
5.4.2 室内外地面高差不应小于0.50m，并应有防潮措施。 5.4.3 各类档案库房均应做好防潮、防水，特藏库、无地下室的首层
库房、地下库房必须采取防潮、防水措施;屋面防水等级应为?级;地下防水等级应为一级，且必须设置机械通风或空调设备。
5.5 防日光直射和紫外线照射
5.5.1 档案库、档案阅览、展览厅及其他技术用房应防日光直射，并应避免紫外线对档案、资料的危害。
5.5.2 档案库和档案阅览等用房的人工照明应接近天然光色温。选用灯具时，应有防紫外线的措施。
5.6 防尘和防污染
5.6.1 档案馆环境的绿化设计，应有防尘、净化空气、降温、防噪音等措施。
5.6.2 空气中有害气体含量超过规定标准的地区，其通风系统应采取净化措施。
5.6.3 锅炉房、除尘室、消毒室、试验室以及洗印暗室等用房的位置应合理安排，并结合需要设置通风装置。
5.6.4 档案库楼地面应光洁、平整、耐磨。其他内部装修、装具和固定家具等设计应表面平整、构造简洁。
5.7 有害生物防治
5.7.1 管道通过墙壁或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实，其他墙
身孔洞也应采取防护措施，底层地面应采用坚实地坪。 5.7.2 库房门与地面的缝隙不应大于5mm，且宜采用金属门或下缘包铁皮的木门。
5.7.3 档案馆应设消毒室或配备消毒设施。
5.7.4 档案库外窗的开启扇应设纱窗。
5.8 安全防范
5.8.1 档案馆的外门及首层外窗均应有可靠的安全防护设施。 5.8.2 档案馆应设置入侵报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安防系统。
5.8.3档案馆重要电子档案保管和利用场所应满足电磁安全屏蔽要求。
6 防火设计
6.0.1 档案馆建筑防火设计，除应符合本规范的规定外，尚应符合国家现行建筑设计防火规范的有关规定。
6.0.2 档案库区中同一防火分区内的库房之间的隔墙均应采用耐火极限不低于3.0h的防火墙，防火分区间及库区与其他部分之间的墙应采用耐火极限不少于4.0h的防火墙，其他内部隔墙可采用耐火极限不低于2.0h的不燃烧体。档案库中楼板的耐火极限不应低于1.5h。 6.0.3 档案库房防火分区最大允许建筑面积:当为多层，建筑高度不
2超过24.00m时，不应大于1000 m;当高度超过24.00m时，不应大
22于700 m;地下室或半地下室的库房，不应大于300 m。
当防火分区设有自动灭火系统时，其允许最大建筑面积可按上述规定增加1.00倍，当局部设置自动灭火系统时，增加面积可按该局部面积的1.00倍计算。
6.0.4 特藏库应单独设置防火分区。
6.0.5 特级、甲级档案馆和属于一类高层的乙级档案馆建筑均应设置火灾自动报警设施。其他乙级档案馆的档案库、服务器机房、缩微用房、空调机房、音像技术用房等房间应设置火灾自动报警设施。
6.0.6 馆区外应设室外消防给水系统。特级、甲级档案馆中的特藏库和非纸质档案库、服务器机房应设惰性气体灭火系统。特级、甲级档案馆中的其他档案库房、档案业务用房和技术用房，乙级档案馆中的档案库房可采用洁净气体灭火系统或细水雾灭火系统。 6.0.7 档案库内严禁设置明火设施。档案装具宜采用不燃烧材料或难燃烧材料制成。
6.0.8 档案馆库区建筑及每个防火分区的安全出口不应少于2个。 6.0.9 库区缓冲间及档案库的门均应向疏散方向开启，并应为甲级防火门。
6.0.10 库区内设置楼梯时，应采用封闭楼梯间，门应采用不低于乙级的防火门。
6.0.11档案馆建筑应按现行国家标准《建筑灭火器配置设计规范》GB50140的规定，配置建筑灭火器。
7.6.3.2库房温、湿度应符合JGJ25、GB/T18894和DA/T15对各类档案载体的保管要求，并有温湿度登记表
温湿度登记表
库别
年 月
相对 记录相对 记录日期 时间 温度 日期 时间 温度
湿度 人 湿度 人
1 17
2 18
3 19
4 20
5 21
6 22
7 23
8 24
9 25
10 26
11 27
12 28
13 29
14 30
15 31
16
7.6.3.3 库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患。 7.6.3.4 库藏档案应定期清理核对，做到账物相符。库藏档案数量发生变化时应记录说明。
七、 企业档案鉴定工作要求
7.7 档案鉴定工作
7.7.1 企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定文件保管期限和到期档案鉴定。
档案鉴定工作关系正确划定企业档案的价值，决定企业档案的存毁，特别是销毁前的鉴定工作，一旦失误将难以挽回。档案鉴定是一项十分严肃的工作，因而要有严格的组织领导。所以，综合管理性档案的鉴定工作，应由相应工作的企业主管领导组织或参加;科技档案的鉴定，应由总工程师负责组织或参加;会计档案的鉴定，应由总会计师负责组织或参加。
7.7.2 档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。 7.7.3 档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的保管期限执行《会计档案管理办法》。
7.7.4 永久保管档案。凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。 7.7.5 定期保管档案。凡是反映本企业一般工作活动，在一定时间对
本企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。 7.7.6 企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限;对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册(参见附录B表B.3)，经企业法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。
销毁清册
批准人:
编制部门:
卷内文件 已保序原期
题名 年度 档号 管 备注 件页数
号 限
年 限 数
编制部门负责人: 编制人:
监销人:
八、 企业档案统计工作要求
档案的科学管理是建立在对各种档案工作情况进行基本统计和定量分析的基础之上的。因此，档案统计是档案部门掌握库藏、对档案实行科学管理的重要手段，企业档案部门应定期做好档案的统计工作。
7.8 档案统计工作
7.8.1 档案部门应及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表。
7.8.2 建立档案工作统计台账，主要内容包括:档案馆(室)藏情况;年度入出库情况;档案利用情况;档案专兼职人员情况;档案设施、设备情况;档案销毁情况等。
7.8.3 档案统计工作应保持连续性。
九、企业档案利用工作要求
7.9 档案利用工作
7.9.1 档案部门应加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时、有效地提供档案利用服务。
档案检索系统是指已整理好的档案经过著录和标引，按规定顺序排列而成的数据库。是从不同角度、运用不同手段揭示档案信息，为满足利用者需求而建立起来的全部检索工具系统。按加工和处理信息的手段，可分为手工检索系统和计算机检索系统两大类。手工检索系统是以卡片或书本形式的目录、索引为基础的人工查找系统，常见的有档案馆(室)指南、全宗介绍、分类目录、卷内目录、归档文件目录等;计算机检索系统是使用计算机、档案操作系统等对档案信息中具有检索意义的特征进行标识、储存，达到及时查找档案信息的检索
方法。计算机检索系统根据检索功能又分为条目检索和全文检索两个阶段。
开发档案信息资源是指企业档案部门紧密围绕本企业中心工作、重点工作，结合科技、生产活动及其管理的客观需要，根据档案库藏的实际情况，在信息分析研究的基础上，将相对分散的、数量众多的档案信息进行科学的加工，组织成为相对系统的、形式多样的档案信息编研成果，为企业相关工作主动提供信息服务，或将有关专题的档案信息集中打包，通过网络推送服务，主动为相关领导和技术业务人员提供档案信息服务工作。主动开发档案信息资源服务企业需要，是档案工作具有较高专业水准的体现，能够最大限度地发挥档案的利用价值，企业档案部门应该通过选题、选材、加工、编研等一糸列的业务活动，拓宽档案信息服务的途径。
提供档案利用服务是档案工作的根本目的，档案利用服务主要有以下几种方式:档案查阅服务;档案出借服务;档案展览与陈列服务;档案复制服务;档案证明服务;档案咨询服务;网络推送服务等。 7.9.2 企业应根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限。超越权限的利用需经有关领导审批。 ’
7.9.3 利用档案应按规定进行登记(借阅登记表参见附录B表B.4)。利用效果突出的宜进行登记(利用效果登记表参见附录B表B.5)。
7.9.4 可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子档案。
7.9.5 企业宜对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编等。
专题汇编是指根据企业各方面的需要，选择某一方面的档案信息汇编成册，提供利用者查阅的一种编研材料。
7.9.6 企业宜对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介、工程项目简介、设备的更新换代、市场的变化等。
专题材料是根据企业的需要或专项工作的需要，通过摘录、缩编、剪辑重新组织整理档案中的有关内容，简要说明和反映某一方面工作、生产、科研等发展、变化情况的档案参考资料。
7.9.7 企业宜对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。
深层次加工材料是企业档案编研的最高形式。它是针对某一问题、某一事件或某一项目，集中库藏档案的相关信息并参照有关的资料，在系统、深入分析研究的基础上，编写形成的一种新的参考材料。 其特点是以档案为素材，应用档案中记载和反映的观点、方法、规程、原理、结果和结论，参照有关资料，进行深入分析、研究和归纳等加工处理，不同程度地产生其他材料所没有的知识和内容，形成新的知识产品。特别是针对有关技术开发等工作和活动的深层加工的编研材料，带有明显的技术调研报告特点，更具有参考价值。
比如:历年生产经营指标统计分析，是将连续数年的各项生产经营数据采用直接对比分析法进行分析，以便分析观察其变动趋势和原因，进一步掌握生产经营活动规律的方法。
7.9.8 企业可利用档案举办档案陈列或展览。
第八章企业档案信息化建设
档案信息化是运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整全、维护、处置和提供利用服务的管理过程和工作方式。 一、档案信息化目标和原则
8.1.1企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。
这一条明确了企业档案信息建设的“总目标”:促进、完善企业信息化;提升档案管理现代化水平。
首先，要通过企业档案信息化来促进、完善企业信息化。企业信息化是贯彻中央提出的“以信息化带动工业化”战略的核心。在以信息化带动工业化、推动现代化的全过程中，企业作为工业化和市场经济的主体，也是信息化的主体。2000年初，国家经贸委联合信息产业部、科技部共同发起了“企业信息化工程”，并倡导企业信息化要坚持“政府推进，市场引导，行业突破，区域展开”的方针。据有关方面调查，经过多年的发展，近90%的企业已不同程度地开展了信息化建设，尤其是大型企业的信息化，已经从简单的数据处理发展到实现企业资源计划管理的信息化，将信息技术应用到了研制和生产全过程，有力地推动了信息技术对传统产业的改造和提升。然而，相当部分企业的办公自动化系统还没有档案管理功能，电子文件归档管理符合国家标准规范要求的更少。这说明，档案信息化在不少企业还未能跟上企业信息化的整体步伐，造成档案工作与生产经营及其他管理工作脱节。因此，从长远来说，在信息化时代，如果档案工作不实现
信息化，将可能出现“断档”现象，进而影响企业的持续发展。随着电子政务、电子商务的推广和普及，档案载体形式由电子文件取代纸质文件将成为不可逆转的大趋势。特别是那些已实现无纸化办公的企业，如果不能充分认识档案信息化建设的重要性和紧迫性，不仅会使档案管理与其他各项工作脱节，还有可能造成大量已生成电子文件的流失，导致文件归档不齐全、不完整甚至“断档”，给企业的持续发展造成无可挽回的损失。由此可见，没有档案的信息化，企业信息化是有缺陷的;企业档案信息化是对企业信息化的促进和完善。这既是企业档案信息化建设的意义所在，也是企业档案信息化的总体目标之一。
其次，要通过企业档案信息化来提升档案管理现代化水平。信息化是当今社会发展的方向和趋势，信息化程度已成为衡量一个国家现代化水平和综合国力的重要指标。同样，档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势，档案信息化程度也应该成为衡量一个地区或一个单位档案管理现代化水平的重要指标。因此，要提升企业档案管理水平，实现企业档案信息化是必然的选择。从另一方面来说，企业开展档案信息化建设也要把提升档案管理现代化水平作为总目标之一，而不应为了信息化而搞信息化。
8.1.2企业档案信息化应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。
首先，企业档案信息化建设必须坚持技术与管理并重。信息化不仅是技术问题，更是一个管理问题，只有通过不断的管理提升和流程再造，才能实现与信息化的良性互动。因此，企业档案信息化建设应
以管理统领信息技术，以信息技术促进管理创新。企业档案管理理念、方法、技术和手段要充分考虑信息技术的发展和最新成果的应用，信息技术应用要服从和服务于企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体要求。
其次，企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步。企业要将档案信息化建设纳入企业信息化建设的整体规划和方案，坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则。企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系，提出档案信息化工作的基本要求，并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。
8.1.3企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。
这一条主要是要求企业在开发和实施各种信息系统时，要充分考虑档案管理的要求。按照2001年6月5日国家档案局发布的《档案管理软件功能要求暂行规定》，重视档案信息管理系统的设计和管理软件的选择与开发。企业档案管理系统应与企业有关管理系统(如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等)相衔接，确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。档案信息管理系统设计应遵循模块设计、分层实现、循序渐进的原则。
依据国家有关档案信息化建设的规定、规范，档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能，能够进行收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入(输出)及格式转换的控制与管理，满足企业文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的
需要。
二、电子文件的归档要求
8.2.1电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图形、图象、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。
由于企业生产、经营和管理活动中已经普遍应用计算机技术，电子文件正在大量产生。目前，在企业的办公自动化(OA)、企业资源计划(ERP)、客户关系管理(CRM)、供应链管理(SCM)、产品协同商务(CPC)、产品生命周期管理(PLM)、计算机辅助设计(CAD)、计算机辅助工程分析(CAE)、计算机辅助工艺设计(CAPP)、计算机辅助制造(CAM)、产品数据管理(PDM)、虚拟制造系统(VMS)、网络化协同设计制造等系统中，都会形成和产生大量电子文件，而目前很多企业都还没有将生产和经营管理方面形成的电子文件纳入归档范围。因此，《企业档案工作规范》首先要求将企业各信息系统电子文件归档要求及相应功能嵌入文件生成系统，使电子文件归档成为其中的必要环节或流程，从而保证各信息系统生成的电子文件能做到及时归档。关于电子文件的归档范围，《企业档案工作规范》提出两条原则性要求:一是文本、图形、图象、数据等类型电子文件的归档范围，应参照纸质文件归档范围确定;二是音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围，应根据相关规定和需要确定。 8.2.2企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。
电子文件的元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。而背景信息则指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。由于电子文件的元数据和背景信息对维护电子文件真实性和凭证性有着重要的作用，而非通用格式的电子文件生成和阅读都要借助专用软件，因此这一条重点强调电子文件归档时应注意将元数据、背景信息以及生成非通用电子文件格式的软件等“一并归档”。
8.2.3归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。电子文件通用格式见GB/T18894第6章。
由于电子文件对软硬件有特殊要求，因此“易于识读、迁移”就成为衡量电子文件归档后能否有效利用的重要指标。所谓“易于识读”，是指归档的电子文件能够在通用的软硬件环境下打开并阅读。所谓“迁移”，是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。“易于迁移”也是指电子文件迁移方法和过程能够在通用系统中进行。要做到“易于识读、迁移”，必须在电子文件归档时使用通用格式。
《电子文件归档与管理规范》中以有详细规定，此文件在本章后列出。
8.2.4电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。电子文件的整理、鉴定与归档要求参见GB/T17678.1和GB/T18894。
8.2.5加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件
应与其解密软件和说明文件一并归档。
8.2.6文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。
三、传统载体档案数字化要求
对传统载体档案进行数字化是档案信息化资源建设的又一重要内容。所谓传统载体档案，是指相对于电子文件来说更早出现的用以记录人类历史活动的其他档案载体，如纸质档案、胶片档案等。所谓数字化，是用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程，例如，纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
8.3.1企业可根据档案保管和利用的实际需要，有选择地对传统载体档案实施数字化。
企业档案部门保存的传统载体档案并非都必要进行数字化。那么，哪些档案要数字化呢,我们认为，选择对传统载体档案进行数字化应充分考虑以下因素:
一是企业生产经营管理需求。是否切合企业生产、经营和管理的需要;是否存在用户支持;要满足哪类用户的需求;是否有利于提高用户服务质量;提供服务方式和手段是否更加灵活。
二是企业档案信息资源状况。是否可以挽救载体状况差的资源;是否可以使其增值;是否可以提高利用率;是否具有特色;是否更方便存取、检索。
三是企业档案工作状况。是否有足够的资金;技术支持程度如何;
各部门之间的合作是否充分;领导的态度;与其他信息机构交流程度如何;是否具备有力的人才队伍支撑。
四是预期收益情况。所取得的效益与支出是否平衡;整体效益大小;对完成预定目标影响力大小;是否有利于发挥资源价值;档案馆(室)藏是否得到优化。
在具体实施过程中，由于档案自身存在状态、保存和利用价值等各方面情况非常复杂，各个企业应该根据自身实际需要和馆(室)藏档案的情况，依据信息化的根本要求，将这些要素进行综合考察，制定符合本企业要求的数字化原则和标准。
8.3.2纸质档案数字化应符合DA/T31要求，缩微胶片数字化应符合DA/T43的要求。
8.3.3照片档案和声像档案数字化文件格式见DA/T32的附录B。数字化生成的档案副本档案号应与原档案对应。
四、电子档案的保管要求
8.4.1电子档案应参照纸质档案分类方案进行整理。
这一条文的基本意思包含两个方面:一是所有电子档案都应该按照企业档案分类方案进行分类整理;二是不同门类的电子档案应分类存储到不同的脱机载体上。
8.4.2电子档案应存储到脱机载体上。其存储载体见DA/T32的附表
C，保管要求见GB/T 18894的9.4。
8.4.3脱机存储电子档案的载体或装具上应贴有注明载体序号、电子档案号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签，电子档案载体应设置成禁止写操作的状态。
8.4.4存储在脱机载体上的电子档案应一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。
8.4.5超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行，其删除和销毁应符合GB/T18894中9.8的相关规定。对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。
五、档案信息网络化服务要求
8.5.1 企业应建立馆(室)藏档案目录数据库，并逐步实现档案的全文检索。
建立档案馆(室)藏档案目录数据库并逐步实现档案的全文检索，是做好档案网络化服务的重要手段之一。首先是档案馆(室)藏档案目录数据库的建立，这既是档案部门和档案人员开展档案利用工作的必要基础，也是企业领导和各部门人员了解馆(室)藏情况的重要渠道。档案目录数据库分案卷级和文件级两个层次，对不同门类的档案，它们各自的作用和功能是不一样的。对文书(管理)类档案而言，应着重建立文件级目录数据库;而对产品、基建、科研、设备类档案而言，有时案卷级目录可能更便于利用。所以，两个层次的目录建立应该并重。
要实现档案的全文检索，建立全文数据库是必要的条件。为此有条件的企业可根据实际，逐步建立归档电子文件数据库、CAD文件数据库、数字化档案数据库、照片档案数据库、多媒体照片档案数据库等档案全文数据库，还可根据需要建立本企业的发明、专利档案数据库、本企业的资产、资质证照数据库等专题档案数据库。 8.5.2 对数字化档案和各信息系统归档的电子文件，档案部门应根据
设定的利用权限提供及时有效的网络化服务。
由于企业人员的身份不同，对档案的利用范围和权限也有区别。因此，对不同人员设定不同利用权限，并按照不同人员的利用权限提供相应档案信息服务，是网络环境下做好档案提供利用的重要措施。要做到这一点，必须具备几个条件:一是要建立档案分级管理和利用制度，做到有章可循;二是档案管理系统具有不同利用者的权限管理功能;三是档案部门已对档案目录数据库和全文数据库的数据进行分级(划控管理)。
8.5.3 涉密档案管理系统应与互联网物理断开，非涉密档案管理系统可与互联网逻辑隔离。
这是确保档案管理系统安全的措施之一，也是国家保密局有关文件的明确要求。2000年1月国家保密局发布的《计算机信息系统国际联网保密管理规定》第六条规定:“涉及国家秘密的计算机信息系统，不得直接或间接地与国际互联网或其他公共信息网络相联接，必须实行物理隔离”。
8.5.4 档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。
这是确保档案管理系统安全的又一措施，主要是通过身份认证、权限控制、加装防火墙等相关技术来实现。
8.5.5 档案管理服务器应采取可靠的备份、恢复措施。
良好的数据备份与恢复方案应该做到:
一是数据异地备份。档案管理服务器不仅要在服务器本身的硬盘上进行数据备份，同时还要在服务器以外的其他硬盘载体上进行异地
备份。当档案管理服务器的硬盘发生损坏时，能够及时利用其他硬盘上的备份镜象进行还原，把损失降到最低。
二是数据备份间隔时间不能太长，至少应该一天备份一次。当然，出于硬盘空间以及数据备份效率的考虑，可以采取一个星期一次完全备份，其他的实行差异性备份的策略。
三是在信息还原的时候，要可以还原具体内容。当需要对档案管理服务器数据进行还原的时候，不需要对服务器下的所有文件夹进行还原，只需要针对某个具体的文件夹进行还原。如当某个文件夹被意外删除了，在进行还原操作的时候，可以只还原这个具体的文件夹，而不会对其他文件夹产生影响。
8.5.6 各信息系统应有生成电子文件自动归档功能的模块或接口。
为了实现企业各类信息系统生成的应归档电子文件能及时自动归档，企业在开发各类信息系统时，应同时设计具有自动归档功能的模块或接口，方便数据移交(接收)并与档案管理系统整合，实现办结文件自动归档。
六、档案管理系统软件要求
8.6.1 档案管理系统软件的配置应满足本企业的实际工作需要，并适应本企业信息化建设发展需要。
档案管理软件的研制开发和安装使用，应遵循“规范、先进、实用”的原则，既要满足当前工作的需要，又要兼顾将来技术发展的趋势。
8.6.2 档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能
辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。
整理编目模块应具备数据采集、类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能根据用户需要增设主题词(或关键词)及分类号的自动标引功能。
数据管理模块应具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能，主要包括:数据库的建立、修改、删除，档案数据的输入、存储、修改、删除等内容。
检索查询模块应具备对档案信息数据进行多种途径检索查询的基本功能，并具备借阅管理等辅助功能。
借阅管理功能应包括对利用者以及利用的目的、时间、内容、效果等信息的记录、分析、统计以及档案催退、续借、退还等功能。
用户权限管理应包括系统各部分的操作权限管理和数据操作的权限管理。系统应能对所有上机操作人员自动判断分类，拒绝、警示非法操作并加以记录。
系统安全保密监控，必须能对系统中各种操作实现严格的监控并加以记录。
系统维护模块在提供数据备份与恢复处理功能的同时，还应能对档案数据某些代码表提供方便的维护。
8.6.3 档案管理系统应与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。档案管理系统设计与实施参见ISO 15489.1第8章和ISO 15489.2。
这两个标准的相关内容主要有:
1、文件管理战略的出发点是文件管理方针、程序和方法的制定
以及系统的设计与实施都要以满足机构的运作需求为前提，并使其与机构的规章制度相符。
2(机构所采纳的用于记录业务活动的文件管理战略应该明确规定哪些文件必须形成，在何时、何地以何种方式进入文件系统。
3(文件系统应该确保文件具备真实性、可靠性、完整性、可用性，同时系统本身应该具备可靠性、完整性、一致性、全面性、系统性特点。其中:
(1) 文件的真实性。文件的真实性有以下三重含义:文件与其用意
相符;文件的形成和发送与其既定的形成者和发送者相吻合;
文件和形成和发送与其既定时间一致。
(2) 文件的可靠性。可靠的文件是指文件的内容可信，可以充分、
准确地反映其所证明的事务活动过程、活动或事实，地后续的
事务活动过程或活动中可以以其为依据。
(3) 文件的完整性。是指文件是齐全的，并且未加改动。 (4) 文件的可用性。可用的文件是指文件可以查找、检索、呈现或
理解。
(5) 系统的可靠性。文件管理系统应该:常规性捕获业务活动范围
内的所有文件;对文件进行组织，并且组织方式应该反映文件
形成者的业务流程;防止未经授权，对文件进行改动或处置;
常规性地法规主要信息源的功能作用，提供关于文件中所记录
的行动的信息;实现对所有相关文件和相关元数据的即时利用。
系统的可靠性应该通过形成并保留系统运行的文件来记录。系
统运行文件应该能显示系统已满足了上述所列准则的要求。
(6) 系统的完整性。为了防止在未经授权的情况下对文件进行利
用、销毁、改动和移动，应该使用诸如利用监控、用户身份验
证、授权销毁等安全控制手段。这些控制手段可以嵌入文件系
统内，也可以是独立于文件系统外的专门系统。对于电子文件
来说，机构应该证明系统故障、系统升级以及定期维护不会影
响到文件的完整性。
(7) 系统的一致性。文件系统的管理必须满足现行业务的各种要
求，遵从机构的规章制度，并符全社会对机构的期望。文件系
统是否符合上述要求进行评估;评估过程形成的文件应该作为
证据保存。
(8) 系统的全面性。文件系统的管理对象应该是机构或机构的部门
在其全部业务活动范围内开展工作所形成的文件。
(9) 系统的系统性。文件应该系统地形成、系统地保管和系统地管
理。应该通过文件系统和业务系统的设计和运行来实现文件形
成工作和保管工作的有序化或系统化。
中华人民共和国国家标准
CAD电子文件光盘存储、与档案管理要求
第一部分:电子文件归档与档案管理
Requirements for optical disk storage,filing and archival management of
CAD electronic records
Part 1:Filing and archival management of CAD electronic records
GB/T 17678.1--1999
1 范围
本标准规定了CAD生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。
本标准适用于光盘存储CAD产生的电子文件及电子档案。将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。
2 引用标准
下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T 7408--1994 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法(eqv ISO 8601:1988)
GB/T 8566--1995 信息技术 软件生存期过程
GB/T 8567--1988 计算机软件产品开发文件编制指南
GB/T 9385--1988 计算机软件需求说明编制指南
GB/T 9386--1988 计算机软件测试文件编制规范
GB/T 17678.2--1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第二部分:光盘信息组织结构
GB/T 17679--1999 CAD电子文件光盘存储归档一致性测试
GB/T 17825.1--1999 CAD文件管理 总则
GB/T 17825.2--1999 CAD文件管理 基本格式
GB/T 17825.3--1999 CAD文件管理 编号原则
GB/T 17825.4--1999 CAD文件管理 编制规则
GB/T 17825.5--1999 CAD文件管理 基本程序
GB/T 17825.6--1999 CAD文件管理 更改规则
GB/T 17825.7--1999 CAD文件管理 签属规则
GB/T 17825.8--1999 CAD文件管理 标准化审查
GB/T 17825.9--1999 CAD文件管理 完整性
GB/T 17825.10--1999 CAD文件管理 存储与维护
3 定义
本标准采用下列定义:
3.1 电子文件 electronic records
能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。
3.2 CAD电子文件 CAD electronic records
由CAD系统产生的电子文件。
3.3 电子档案 electronic archives
具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
4 总则
4.1 CAD电子文件的收集、积累、整理和归档，由CAD技术总负责人负责，文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下都应指定专人管理。
4.2 根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。
4.3 为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用，在档案部门应建立“CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理系统”。
4.4 CAD电子文件的归档应包括为生成CAD电子文件而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性。
4.5 对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案质量。
4.6 电子档案应与相应的纸质档案在产品技术状态(含更改后的状态)、相关软件文件及说明等方面相互保持一致。
4.7 归档的CAD电子文件格式应符合GB/T 17825.1~17825.10中CAD文件管理的各项规定。
5 CAD电子文件的收集积累
5.1 收集范围
在科研、设计、生产、试验和业务管理活动中采用CAD技术形成的电子文件及其支持软件，应及时按归档范围收集积累，其范围及类型如下:
5.1.1 图像文件:由图纸扫描或其他方式产生的二维点阵图文件;
5.1.2 图形文件:由CAD系统生成的二维、三维图形文件;
5.1.3 数据文件:各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件。
5.1.4 文本文件;一般用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等。
5.1.5 计算机程序(命令文件):计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件和应用软件的程序。
5.1.6 配套纸质文件:包括软件开发任务书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书或验收说明、软件测试报告、软件修改记录、软件说明以及签署、更改等纸质文件。
5.2 收集积累要求
5.2.1 电子文件应由文件形成单位负责收集积累，从申请立项开始，并指定专人负责。档案部门负责监督和指导。
5.2.2 收集积累自行设计的软件，应包括软件产品和软件说明;通用软件应有软、硬件平台说明。
5.2.3 电子文件在收集积累过程中，要及时登记。对于需要多年才能完成的项目，要分段积累、归档。电子文件积累登记表格式见附录A中表A1、表A2。
5.2.4 电子文件的更改单应收集积累、登记。并应在检索系统中体现出更改情况。登记表格式见附录A中表A3。
5.2.5 积累过程中电子文件的更改，由设计者实施，更改后电子文件必须与当时的产品状态一致。
5.2.6 积累过程中，应采取备份制，防止出现差错。
5.2.7 在积累过程中，电子文件可存储在磁盘上，其积累、整理方法见6.1。
5.2.8 积累多年才能归档的软盘，应一年拷贝一次，磁带应一年倒带一次。
6 CAD电子文件的整理、鉴定与归档
6.1 整理方法
6.1.1 归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，并按要求写入光盘，
档案部门予以协助、指导。
6.1.2 产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单元按电子文件类别分别保管。
6.1.2.1 图形、图像类文件按产品隶属或分类编号顺序排列，由几个产品组成的复杂产品，按总体、分系统、单机排列;建设项目按设计、施工、结构、维护管理等顺序排列。
6.1.2.2 数据文件按计算、试验、设计等属类进行整理。同一属类文件按自然形成规律排列。
6.1.2.3 文本文件按文件及表格文件、软件说明等属类进行整理。
6.1.2.4 计算机程序按形成时间顺序排列。
6.1.2.5 归档的电子文件应使用不可擦除型光盘。
6.1.3 存储归档电子文件的光盘，应附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬件平台等。
6.1.3.1 编号:归档项目电子文件的光盘编号，由档案类目号、项目代号、电子文件类别代码、光盘序号组成。其形式及填写方法如下:
a) 档案类目号按档案分类执行，根据需要可用到二级类目号。
b) 项目代号指产品代号、课题代号以及建设项目代号等。各类代号由标
准或业务主管部门给定。
c) 电子文件类别代码用字母表示。其中:
G,,图形文件 I,,图像文件 D,,数据文件 T,,文本文件 P,,计算机程序
如遇到一个光盘中存储一种以上类别的电子文件时，应将所包含的类别都分别填写上。
d) 光盘序号是光盘排列的顺序号，由阿拉伯数字组成。
6.1.3.2 套别:归档电子文件套号，用大写英文字母A或B表示。A表示封存保管;B表示查阅利用。
6.1.3.3 名称:归档项目名称。
6.1.3.4 密级;盘内存储的电子文件的最高密级。
6.1.3.5 保管期限:盘内存储的电子文件的最长保存时间。
6.1.3.6 软、硬件平台:识别或运行光盘电子文件的软、硬件环境。
6.1.3.7 归档的电子文件，应根据其类别等将已整理好的电子文件按顺序写入光盘，光盘写入的具体操作，可与形成部门共同完成。
6.1.4 电子文件经整理后，按项目填写“电子档案登记表”一式两份。“电子档案登记表”格式及填写方法见附录B中表B1、表B2、表B5。
6.1.5 编写归档说明
6.1.5.1 编写内容:项目名称、任务来源、主要技术(指标)要求、完成任务过程情况、归档材料完整性、完成单位、负责人、参加人、起止日期、密别、页数据、归档号、形成单位负责人签字、档案接收单位负责人和接收人签字、盖章。
6.1.5.2 编写要求;文字力求简练、准确，字迹清晰，书写工整。
6.2 归档电子文件格式要求
归档的CAD电子文件光盘存储格式应符合GB/T 17825.2的规定。
6.3 归档电子文件完整性、有效性和安全性。
6.3.1 归档的电子文件，在其生命周期内一定要保持电子档案的完整性、有效性、安全性。
6.3.2 软件说明应与电子文件同时积累，一同归档管理;各阶段形成的软件说明应执行GB/T 8566、GB/T 8567、GB/T 9385、GB/T 9386的规定;软件说明的积累、归档以及保管利用，按GB/T 17825.1~17825.10 CAD文件管理各项规定执行，保证电子档案的完整性。
6.3.3 在符合软、硬件平台的条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。
6.3.4 归档电子文件应保证其载体安全和信息安全。
6.4 归档电子文件的鉴定与检查
6.4.1 鉴定归档电子文件的完整性、准确性和系统性;
6.4.2 检查载体有无病毒、有无划痕;
6.4.3 鉴定归档电子文件实用价值和确定电子档案的保管期限;
6.4.5 检查存储归档电子文件的是否符合归档要求;
6.4.6 检查存储归档电子文件的和软、硬件平台技术条件的一致性;
6.4.7 检查合格后，将检查结论填写在“电子档案登记表”中，见附录B中表B4。
6.4.8 归档软件从生成到归档，其技术状态必须严加控制，验收后填写计
算机软件产品登记表，见附录D。
6.4.9 归档电子文件应依据GB/T17679的规定通过电子文件光盘存储归档一致性测试。
6.5 归档程序
6.5.1 归档时间
6.5.1.1 产品研制、工程设计的电子文件归档时间
产品研制、工程设计的电子文件在各研制阶段结束、产品定型、工程竣工后，由有关责任部门进行系统整理，并在3个月内完成归档。
6.5.1.2 科研课题的电子文件归档时间
科研课题中的电子文件应在课题验收或经评审、鉴定测试合格后立即归档。
6.5.1.3 其他类目的电子文件归档时间
其他类目的电子文件归档时间，按各类目归档时间要求执行。
6.5.2 归档手续
6.5.2.1 归档单位将按6.1整理方法整理好的电子文件和其配套的纸质文件、软件说明以及归档说明、“电子档案登记表”等移交档案部门验收。
6.5.2.2 验收合格后，档案部门在“电子档案登记表”中签字盖章。一份退归档单位，一份留档案部门备查。
6.5.2.3 归档的电子文件若需作“使用权限保护”，应填写“电子文件使用权限保护单”，其格式及填写方法见附录C。
6.6 归档电子文件的状态与数量
6.6.1 归档的电子文件应为本阶段产品技术状态的最终版本。
6.6.2 归档的计算机程序一般不加密，如加密，应将密钥同时归档。
6.6.3 归档的电子文件至少一式两套，一套封存保管(A)，一套供查阅利用(B)。必要时，复制第三套，异地保存。
7 电子档案的管理
7.1 管理要求
7.1.1 档案部门要执行电子档案归口管理的职责，对电子档案定期检查，按照电子档案保管环境的要求，严格执行管理制度。
7.1.2 档案部门应及时对电子档案进行登记、建帐，帐目要注明相应纸质档案的档号，同时建立机读目录。
7.1.3 由电子档案转换成的纸质档案，要及时归入相应档案门类的纸质档案中，按纸质档案管理要求进行管理，并在登记帐中注明其所在的光盘编号及文件名。
7.1.4 存储电子档案的光盘应放入盒中存放。A、B两套电子档案应分开保管。
7.2 保管环境
7.2.1 归档光盘不得擦洗、划刻、触摸盘片裸露处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射。执行GB/T 17825.10的规定。
7.2.2 环境温度为14?C~24?C，相对湿度45,~60,。
7.2.3 远离热源、酸碱等有害气体和强磁场。
7.3 检测与维护
电子档案应每5年进行一次有效性、安全检查，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝。如软、硬件平台发生改变，则应及时转换。检查、拷贝、转换等情
况要登记，检查登记表格式及填写方法见附录B中表B4。
7.4 利用
7.4.1 归档光盘不外借，只能以拷贝或网上传输的形式提供利用，并应登记。使用者不得私自复制、拷贝、修改或转送他人。
7.4.2 电子档案可在归档与管理系统的终端上查阅，但查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案，如需超越权限的电子档案，需按本单位有关规定执行。
7.4.3 已批准为“使用权限保护”的电子档案项目，要在台帐、目录、载体上标识。档案部门应严格执行电子档案的“使用权限保护”和密钥管理规定。
7.4.4 电子档案如进行更改，应随时保持A、B两盘内容一致，并及时更改原转换的纸质档案，同时将更改情况及时填写更改登记表，登记表见附录B中表B3。
7.4.5 电子档案如上网传送，只有经过档案部门的计算机管理系统对用户使用权认可后，才能提供利用。
7.5 统计
档案部门应及时按年度对电子文件归档情况，电子档案的更改、管理、保护、利用等情况进行统计并纳入档案统计项目。
7.6 鉴定与销毁
7.6.1 鉴定与检测
电子档案的鉴定主要是对已到保管期限的电子档案鉴定，同时还必须进行有效检测。
7.6.1.1 检查已到保管期限的电子档案是否还有利用价值;
7.6.1.2 检查载体有无划伤，是否可用，是否清洁;
7.6.1.3 检测在指定的环境平台上能否正确读出电子文件;
7.6.1.4 检查存贮电子档案的介质是否符合归档要求;
7.6.1.5 检查存贮电子档案的介质和软、硬件平台技术条件的一致性。
7.6.2 销毁
7.6.2.1 根据保管期限表，经鉴定确无保存价值的电子档案，按有关规定严格审批后方可销毁;
7.6.2.2 在销毁过程中应对存储过机密信息的介质进行彻底销毁，对网络中传递的机密信息彻底清除。
附录A
(提示的附录)
CAD电子文件积累登记表
A1 本附录给出电子文件积累登记表的填写格式。
A2 电子文件积累登记表纸张尺寸为210mm*297mm(A4幅面)。
A3 电子文件积累登记表线框尺寸为160mm*230mm。
A4 电子文件积累登记表封面、里页填写要求
A4.1 封面 CAD电子文件积累登记表(表A1)
项目名称:课题、产品、建设项目等的名称;
项目代号:项目代号;
单位:CAD电子文件积累部门的名称;
负责人:负责本项目电子文件积累人或课题、项目负责人;
日期:封面下部的日期为积累结束日期。
A4.2 里页1 电子文件目录(表A2)
序号:积累文件的顺序号;
题名:形成文件的名称;
电子文件名:电子文件存储在光(磁)盘的编号;
版本号:电子文件的版次编号;
形成日期:电子文件产生日期，按GB/T 7408的规定表示;
备注:其他需要说明的事项。
A4.3 里页2 电子文件更改记录(表A3)
序号:更改顺序号;
更改日期:更改电子文件的日期，按GB/T 7408的规定表示;
更改单号;更改单编号;
更改者;
电子文件名:
备注:其他需要说明的事项。
表A1 CAD电子文件积累登记表(封面)
CAD电子文件积累登记表
项目名称:
项目代号:
单位:
设计阶段:
负责人:
年 月 日
表A2 电子文件目录(里页1)
电子文件目录
光(磁)形成日序 号 题 名 文件名 版本号 备注
盘号 期
表A3 电子文件更改记录(里页2)
电子文件更改记录
电子文件序 号 更改日期 更改单号 更改者 备注
名
附录B
(提示的附录)
电子档案登记表
B1 本附录给出电子档案登记表的填写格式。
B2 电子档案登记表纸张尺寸为210mm*297mm(A4幅面)。
B3 电子档案登记表线框尺寸为160mm*230mm。
B4 电子档案登记表封面、里页填写要求
B4.1 封面 电子档案登记表(表B1)
项目名称:课题、产品、建设项目等的名称;
项目代号:项目代号;
单位:电子文件归档部门名称;
归档日期:向档案部门移交归档的日期，按GB/T 7408的规定表示;
日期:封面下部的日期为填表日期。
B4.2 里页1 电子档案目录(表B2)
光盘编号:电子档案存储在光盘里的编号;
序号:存储电子档案的顺序号;
代号;图号或电子档案编号;
题名:电子档案的名称;
密级:电子档案的密级;
保管期限:光盘内存储的电子档案的保存时间。
B4.3 里页2 电子档案更改记录(表B3)
项目说明同附录A中表A3。
B4.4 里页3 电子档案检查表(表B4)
检查结论:记录归档电子文件检查以及电子档案拷贝情况，其内容包括:检查
的形式、手段、结果;
负责人:填写主持人的姓名。
B4.5 里页4 电子档案软硬件登记表(表B5)
软、硬件平台说明:适用的机型、输出打印设备的类型、型号，使用何种操作
系统及其生成电子文件的软件名称、版本以及存储格式等;
其他说明:其他需要说明的事项。
表B1 电子档案登记表(封面)
电子档案登记表
项目名称:
项目代号:
单位:
归档日期:
年 月 日
表B2 电子档案目录(里页1)
电子档案目录
光盘编号:
电子档保管期
序 号 代 号 题 名 密 级 备 注
案名 限
表B3 电子档案更改记录(里页2)
电子档案更改记录
电子文件
序 号 更改日期 更改单号 更改者 备注
名
表B4 电子档案检查表(里页3)
电子档案检查表
检查结论:
负责人:
年 月 日
表B5 电子档案软、硬件登记表(里页4)
软、硬件平台说明:
其他说明:
移交单位: 接收单位:
移交人: 接收人:
(盖章) (盖章)
年 月 日 年 月 日
附录C
(提示的附录)
电子文件使用权限保护登记表
C1 本附录给出电子文件使用权限保护登记表的填写格式。
C2 电子文件使用权限保护登记表纸张尺寸为210mm*297mm(A4幅面)。
C3 电子文件使用权限保护登记表线框尺寸为160mm*230mm。
C4 电子文件使用权限保护登记表封面、里页填写要求
C4.1 封面 电子文件使用权限保护登记表(表C1)
项目名称:要求保护的课题、产品、建设项目等的名称;
项目代号:项目代号;
单位:申请保护部门的名称;
负责人:本项目、课题负责人或设计者;
日期:封面下部的日期为填表日期。
C4.2 里页1 电子文件使用权限保护登记表(表C2)
项目名称:与封面项目名称一致;
实施日期;保护开始日期，按GB/T 7408的规定表示;
保护原因:申请保护的理由;
单位领导意见:申请保护的单位领导意见;
厂(所)领导意见:申请单位所在厂、所领导意见;
档案部门意见:接收文件的档案部门领导意见。
C4.3 里页2 电子文件使用权限保护文件清单(表C3)
序号:保护文件的顺序号;
题名:需保护文件的名称;
电子文件名;电子文件存储在光盘上的文件名;
光盘编号:电子文件存储光盘的编号;
解除日期;解除保护的日期，按Gb/T 7408的规定表示。
表C1 电子文件使用权限保护登记表(封面)
电子文件使用权限保护登记表
项目名称:
项目代号:
单位:
申请人:
年 月 日
表C2 电子文件使用权限保护登记表(里页1)
项目名称: 实施日期:
保护原因;
保护要求:
单位领导意见
签名:
厂(所)领导意见
签名:
档案部门意见
签名:
备注
表C3 电子文件使用权限保护文件清单(里页2)
保护文件清单
电子文件
序 号 题 名 光盘编号 解除日期 备 注
名
附录D
(提示的附录)
计算机软件产品登记表
软件简
软件编号
称
专业或子系统
类别
运行环境
鉴定时
研制单位
间
主要功能
软件开发单位 主要开
发人
归档的技术文
件
登记时
登记单位 登记人
间
审核时
审核单位 审核人
间
附录E
(提示的附录)
CAD电子文件归档流程图
中华人民共和国国家标准GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范
1 范围
本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。
本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
DA,T 18档案著录规则
DA,T 22归档文件整理规则
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1 电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
3.2 归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3.1)。 3.3 背景信息context
指描述生成电子文件(3.1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4 元数据metadata
指描述电子文件(3.1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
3.5 逻辑归档logical filing
指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文
(3.1)的管理权限向档案部门移交的过程。 件
3.6 物理归档physical filing
指把电子文件(3.1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交
的过程。
3.7 真实性authenticity
指对电子文件(3.1)的内容、结构和背景信息(3.3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
3.8 完整性integrity
指电子文件(3.1)的内容、结构、背景信息(3.3)和元数据(3.4)等无缺损。 3.9 有效性utility
指电子文件(3.1)应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10 捕获capture
指对电子文件(3.1)进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11 迁移migration
指将源系统中的电子文件(3.1)向目的系统进行转移存储的方法与过程。
4 总则
4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。
4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
4.3 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电
子文件的质量。
4.4 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
4.5 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。
4.6 应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。
5 电子文件的真实性、完整性和有效性保证
5.1 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。
5.1.1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。
5.1.2 登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。
5.1.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码
)。 等
5.1.4 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。
5.2 应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。 5.2.1 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。
5.2.2 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。
5.2.3 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。
5.2.4 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。 5.3 应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。
5.4 应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。 5.5 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有:网络设备安全保证;数据安全保证;操作安全保证;身份识别方法等。
6 电子文件的收集与积累
6.1 收集积累要求
6.1.1 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
6.1.2 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。
6.1.3 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。
6.1.4 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
6.1.5 对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。 6.1.6 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
6.1.7 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
6.1.8 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。 6.1.9 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。
6.1.10 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
6.1.11 对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，
其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。
6.1.12 定期制作电子文件的备份。
6.2 电子文件的登记
6.2.1 每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记(见附录A的表A.1和表A.2)。
6.2.2 电子文件登记表应与电子文件同时保存。
6.2.3 电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。
6.2.4 电子文件稿本代码:M——草稿性电子文件;U——非正式电子文件;F——正式电子文件。
6.2.5 电子文件类别代码:T——文本文件;I——图像文件;G——图形文件;V——影像文件;A——声音文件;O——超媒体链接文
P——程序文件;D——数据文件。 件;
7电子文件的归档
7.1归档要求
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
7.2 鉴定
7.2.1 电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。 7.2.2 归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A3)。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
7.2.3 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
7.2.4 电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
7.3 归档时间
逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。 7.4 检测
在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括:硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。
7.5 归档
电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，
应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。
7.5.1 逻辑归档
将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。
7.5.2 物理归档
7.5.2.1 凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。
7.5.2.2 把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。
7.5.2.3 本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
7.5.2.4 存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。
7.5.2.5 特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
7.5.2.6 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》(见附录A的表A.4和表A.5)。 归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录A的表A.4)，以件为单位填写续页(见附录A的表A.5)。
7.5.2.7 对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。
7.5.2.8 归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
8 归档电子文件的整理
8.1 归档电子文件的整理按DA,T 22规定的要求进行。 8.2 归档电子文件以件为单位整理。
8.3 同一全宗内的电子文件按照年度—保管期限—机构(问题)或保管期限—年度—机构(问题)等分类方案进行分类。
8.4 按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。
8.5 电子文件的著录应参照DA,T 18进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识(参见本标准第5章中列举的责任者、操作者、背景信息、元数据等)。
8.6 将著录结果制成机读目录和纸质目录。
9 归档电子文件的移交、接收与保管
9.1 移交、接收与保管要求
对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，
归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。
9.2 移交、接收检验
9.2.1 文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100,时方可进行交接。
9.2.2 检验项目如下:
——载体有无划痕，是否清洁;
——有无病毒;
——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续; ——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;
——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A.3)的相应栏目。
9.2.3 档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。
9.3 移交手续
档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A3)的填写、签字、盖章环节。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。 9.4 保管要求
归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件:
a.归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 b.单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
c.存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 d.环境温度选定范围:17?,20?;相对湿度选定范围:35,,45,。 归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。 9.5 有效性保证
9.5.1 归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。 9.5.2 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10,，如发现问题应及时采取恢复措施。 9.5.3 对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
9.5.4 档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》(见附录A的表A.6)。
9.6 迁移
随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》(见附录A的表A.7)。 9.7 利用
9.7.1 归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。
9.7.2 利用时应使用拷贝件。
9.7.3 利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。
9.7.4 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。 9.8 归档电子文件的鉴定销毁
9.8.1 归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。
9.8.2 属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
9.9 统计
档案保管部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
第九章 档案工作设施设备
一、企业档案库房设置要求
9.1 档案库房
9.1.1 档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐
患的场所，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层。 9.1.2 档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。 9.1.3 档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间。
设置档案馆的企业，档案库房建筑应符合JGJ 25的要求，库房一般应满足日后20年档案存储需要。
二、企业档案业务技术用房要求
9.2 业务技术用房
9.2.1 业务技术用房应满足接收、整理、修复档案的实际需要。 9.2.2 企业可根据工作需要设置档案接收、整理、裱糊、消毒、复印、数字化、缩微以及安全监控等用房。
三、企业档案阅览及陈列室设置
9.3 阅览及陈列室
阅览室应邻近办公室和档案库房，环境安静。
陈列室(展览室)宜设置在适于观览的场所。
四、企业档案保管装具要求
9.4 档案装具
9.4.1 档案柜架应牢固耐用，一般应具有防火、防盗、防尘作用。应根据非纸质载体档案需要选择有专用保护功能的柜架。有条件的可采用密集架。
9.4.2 各类档案盒规格、式样和质量应符合GB,T 9705、GB,T
T 22和GB,T 11821的要求。 11822、DA,
五、企业保护设备要求
9.5 保护设备
9.5.1 档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。
9.5.2 根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、空气净化器等设备。
9.5.3 有条件的企业应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控、监控等设备。
六、企业档案管理技术设备配置
9.6 技术设备
9.6.1 配备档案整理工作所需要的装订机、打印机等设备。 9.6.2 配备档案修复、利用需要的数码照相机、摄像机、复印机、阅读机等设备。
9.6.3 配备信息化管理需要的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备，以及容灾备份设备、应急电源。
9.6.4 根据需要可配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机等设
备。
企业文件材料归档范围和保管期限表
1、经营管理类
序 号 基本范围 保管期
限
1 经营决策
1.1 企业发展规划、经营战略决策、永久
企业改革等文件
1.2 转换经营机制、各项配套制度改永久
革实施方案、请求与批复、总结、
报告等
1.3 董事会、监事会、股东会构成及永久
变更方面的文件
1.4 厂务公开文件 30年 1.5 厂长(经理)责任制、任期目标等 30年 1.6 股东大会文件
1.6.1 重要的 永久 1.6.2 一般的 10年 1.7 董事会、股东会会议记录、纪要、永久
工作报告、声明、决定、决议、
通知、名单、议程、报告、讨论
通过的文件、公告、总结等
1.8 监事会会议记录、纪要、工作报永久
告、声明决定、决议等
1.9 股票、股市方面的材料 30年 1.10 红利分配材料 永久 2 生产经营计划
2.1 生产经营计划、总结、报告及计30年
划调整等材料
2.2 计划计划任务书或作业计划 30年
2.3 生产技术、经济指标完成情况分30年
析
3 统计工作
3.1 统计工作制度、规定、办法、通30年
知
3.2 生产、技术、经济统计报表 永久 3.3 企业综合性统计报表及分析材料 30年 3.4 工业普查报表 永久 4 财务管理
4.1 财务管理制度、规定、办法、通30年
知
4.2 财务管理计划、总结 10年 4.3 固定资产的新增、报废、调拨材30年
料
4.4 生产财务和成本核算 永久 4.5 税务方面的材料 永久 4.6 资金管理、价格管理、会计管理永久
的材料
5 资产管理
5.1 房产、土地方面的文件
5.1.1 房地产的权属证明材料 永久 5.1.2 房地产的租赁、使用方面的合同、30年
协议等文件
5.2 对外投资项目
5.2.1 投资规划、决策等方面材料 永久 5.2.2 投资企业的董事会、股东会材料 永久 5.2.3 投资企业的财务报告、红利分配永久
材料
5.2.4 股权证、转让协议等股权管理方永久
面的材料
5.3 国有资产管理、登记、统计、核永久
查清算、交接等文件
5.4 企业的产权变动
5.4.1 产权变动的请示、批复方面材料 永久 5.4.2 清产核资、资产评估工作的文件 永久 5.4.3 产权变动的协议、合同等 永久 5.4.4 资产处置方案、归属方面的材料 永久 5.4.5 因产权变动所致职工身份变化的永久
材料
5.5 多种经营管理
5.5.1 经营机构的工作计划、汇报、总30年
结
5.5.2 内部承包章程、合同、协议 30年 5.5.3 经济核算材料 永久
5.6 境外项目管理
5.6.1 境外项目的前期设计、规划、协永久
议、合同等文件
5.6.2 项目检查、竣工验收、重要的专永久
项报告、审批意见等
5.6.3 工作总结、计划、业务方面的一30年
般来往函件
6 物资管理
6.1 物资分配计划、记录 10年 6.2 物资采购、保管
6.2.1 重要物资和生产资料的采购审批永久
手续、保管及招投标合同、协议、
来往函件、总结
6.2.2 办公设备及用品、机动车等的采30年
购计划、审批手续、招投标、购
置、机动车调拨、保险、事故等
一般性文件
6.3 仓库管理规章制度、台帐、统计30年
报表
6.4 职工承租、购置单位住房的合同、永久
协议和有关手续
6.5 职工住房分配、出售的规定、方30年
案、细则，职工住房情况统计、
调查表、职工住房申请
7 产品销售
7.1 营销组织管理、网络建设材料 30年 7.2 产品销售计划、广告宣传、总结、30年
会议记录与纪要等
7.3 销售合同、协议、函件 30年 7.4 订货会、市场分析和用户调查材30年
料
7.5 售后服务材料 10年 7.6 统计报表 永久 8 合同管理
8.1 商务合同正本及其补充件
8.1.1 重要的 永久 8.1.2 一般的 30年 8.2 客户资信调查材料
8.2.1 重要的 30年 8.2.2 一般的 10年 9 信用管理
9.1 企业论证、达标等活动的呈报、永久
审批材料、合格证、资格证书等 9.2 企业形象宣传、展览会文件 30年
9.3 企业获得的资质、信誉方面的证永久
书及其他奖励
9.4 企业客户资信调查材料 30年
10 知识产权管理
10.1 企业标识、商标标识方面的材料 永久
10.2 专利、商标和其他知识产权方面永久
的申报、证明及管理方面材料 2、生产管理类
序号 基本范围 保管期限 1 生产调度
1.1 生产调度工作计划、总结、报告 30年 1.2 生产作业计划的编制,执行及调度工作情10年
况
1.3 生产调度会议记录 30年 1.4 生产调度的职责制度, 规程 永久 1.5 生产活动综合分析 10年 2 质量管理
2.1 质量管理计划,措施,总结 10年 2.2 质量管理制度,办法,规定,条例 30年 2.3 产品质量检测,化验,试验材料 30年 2.4 质量异议处理,事故分析及处理材料,质量30年
认证,检查,评比材料
2.5 全面质量管理工作形成的文件,质量体系30年
运行及管理文件,产品创优的获奖证书 3 能源管理
3.1 能源管理的规划,计划,总结,请示,批复 30年 3.2 能源消耗定额管理材料 30年 3.3 节能工作方案,措施,总结 30年 3.4 统计报表 30年 4 安全生产
4.1 安全技术管理规定,通报,总结,会议纪要等 30年 4.2 事故报告,调查分析及处理材料 30年 4.3 安全教育活动的材料 10年 4.4 安全生产,消防方面的材料 10年 4.5 统计报表 30年 5 科技管理
5.1 科技发展规划,计划,总结,科技工作规定等 30年 5.2 技术革新和合理化建议文件 10年 5.3 新产品开发,科技成果管理,技术引进 30年 5.4 学术,考察报告,专题总结 30年 5.5 统计报表 30年 6 环境保护
6.1 环境保护规划,计划,总结 30年 6.2 环境保护制度,管理办法 30年
6.3 环境调查,检测,分析材料 永久 6.4 环境影响评价书,环境污染防治措施,总结,30年
报告
6.5 统计报表
6.5.1 年度以上的统计报表 永久 6.5.2 半年,季度,月的统计报表 10年 7 计量工作
7.1 计量工作规划,计划,总结 10年 7.2 计量工作管理规定 30年 7.3 计量设备,仪器,器具资料及定期检查记录 10年 7.4 计量管理工作方面的材料 10年 7.5 统计报表
7.5.1 年度以上的统计报表 永久 7.5.2 半年,季度,月的统计报表 10年 8 标准化工作
8.1 标准化管理的规划,制度,办法,规定 30年 8.2 标准化管理计划,总结 30年 8.3 生产技术规范,企业技术标准,企业工作标永久
准,企业管理标准
9 档案和信息工作
9.1 档案工作计划,总结 10年 9.2 档案工作的规划,规定等 30年
9.3 档案移交清单,销毁清册 永久 9.4 档案利用,开发成果材料 30年 9.5 信息工作计划,总结 10年 9.6 信息管理工作的通知,规定等 30年 9.7 有关科技信息 30年 9.8 图书,资料工作材料 10年 9.9 统计报表 永久 3.行政管理类
序号 基 本 范 围 保管期限 1 行政事务
1.1 上级机关颁发的本企业应执行的有关文30年
件
1.2 上级领导视察本企业的题词,指示,讲话材
料
1.2.1 重要的 永久 1.2.2 一般的 10年 1.3 行政工作计划,总结等 永久 1.4 经理办公会,行政办公会会议记录,纪要,决永久
定等
1.5 企业制发的行政决定,通报和签订的行政永久
协议,合同
1.6 工商行政管理方面的材料 30年
1.7 企业的设立,关,停,并,转及更名,启用与废永久
止印模等方面的文件
1.8 企业文秘,机要,保密,信访,综合治理等方
面的文件
1.8.1 重要的 30年 1.8.2 一般的 10年 1.9 企业编史修志方面的文件
1.9.1 大事件,机构沿革等 永久 1.9.2 工作间报,情况反映,工作信息等 30年 2 安全保卫工作
2.1 上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有10年
关文件
2.2 企业安全保卫,民兵工作的计划,总结,报30年
告,报表等
2.3 对本企业及职工在安全保卫工作方面的30年
奖惩材料及统计报表
2.4 武装包围,民兵,预备役人员宁但几有关机30年
构设置,干部任免文件
2.5 自然灾害防范,交通管理方面的文件
2.5.1 重要的 30年 2.5.2 一般的 10年 2.6 重大事故调查和处理文件 永久
3 法律事务
3.1 法律事务管理与协调工作
3.1.1 法院判决书,调解书等诉讼和仲裁等文件 永久 3.1.2 一般法律事务工作文件 30年 3.2 案件,纠纷及公证事务中结论性材料 永久 3.3 案件,纠纷及公证事务中调查过程形成的30年
文件
4 审计稽查工作
4.1 上几机关颁发的本企业应贯彻执行的有30年
关审计工作文件
4.2 审计意见,审计报告及批复等 永久 4.3 审计工作会议记录,纪要,计划,报告,总结,30年
调查材料,办法,一般的请示与批复等
4.4 专项审计同志,报告,批复,评价书(结论),调
查与证明等材料
4.4.1 重要的 永久 4.4.2 一般的 30年 4.5 下级单位报送的审计工作文件 10年 5 劳动人事与人力资源管理
5.1 上级机关颁发的本企业应执行的有关文30年
件
5.2 企业制定的劳动人事方面的规章制度、报永久
告、决定等
5.3 内部机构设置、名称更改、组织简则、印永久
信启用和作废、人员编制方面的有关文件 5.4 干部职工的任免与招聘、升降、奖惩、考永久
核、职称评聘等方面的文件
5.5 人事调动介绍信及存根、工资转移证等 30年 5.6 老干部、职工离退休、停薪留职、抚恤、永久
剩余人员与复转退军人安置等有关材料 5.7 职工名册、劳动人事工作计划、总结、报永久
表及调资方案等
5.8 劳动保护、职业安全卫生、计划生育、保永久
险的方针、政策、规定、统计报表等 5.9 职工奖励、处分工作形成的文件，劳动合永久
同管理、劳动工资和社会保险文件、医疗、
工伤保险、住房公积金
5.10 劳资纠纷、仲裁方面的文件 永久 6 教育培训工作
6.1 上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有10年
关文件
6.2 企业教育工作培训工作的计划、总结 30年 6.3 企业制定教育培训工作规章制度、请示与30年
批复、决定等
6.4 企业教育培训工作统计报表等 30年 6.5 企业干部职工进修培训名单、合同等 30年 7 外事工作
7.1 发表的公告、签订的协议、协定、备忘录、永久
重要的会议记录、纪要等
7.2 出访考察、参加国际会议、接待来访等外30年
事活动、出访审批文件
7.3 出口审批手续，执行日程安排，考察报告30年
等一般文件
4、党群管理类
序号 基本范围 保管期限 1 党务工作
1.1 党员代表大会、党委(党支部)会议及其
他有关会议
1.1.1 会议通知、报告、换届选举结果、决议、永久
通报、纪要等
1.1.2 发言、简报、小组会议记录 10年 1.2 党务综合性工作
1.2.1 工作计划、总结、重要专题活动工作报告，永久
党务工作大事记
1.2.2 情况反映、工作简报及一般材料 10年 1.3 上级机关关于党务工作的文件
1.3.1 针对企业重大问题的指示、批示文件 永久 1.3.2 对企业一般性、普发性的文件 10年 1.4 对下属单位关于党务工作请示的批复 30年 1.5 各项规章制度、管理办法与条例等 30年 2 组织工作
2.1 党员干部考察、考核、任免、政审决定等 永久 2.2 入党、转正、退党、转入、转出等决定及永久
党员名册
2.3 党委(总支、支部)组织工作的规章制度 30年 2.4 党群机构设置、调整、人员编制等方面的30年
决定及通知
2.5 党费收支与党组织关系介绍信及存根 30年 2.6 党员学习教育等活动形成的文件
2.6.1 重要的 永久 2.6.2 一般的 10年 2.7 党员统计年报、计划总结、组织发展计划 30年 3 宣传统战工作
3.1 企业宣传统战工作报告、会议纪要、调研、
计划、总结材料、各民主党派人员名单登
记、活动记录
3.1.1 重要的 30年 3.1.2 一般的 10年
3.2 单位编辑的出版物样本与定稿
3.2.1 重要的 永久 3.2.2 一般的 30年 3.3 反映本企业活动的报刊、广播稿 30年 3.4 企业文化建设方面的文件(包括社会公益
事业、慈善事业的参与、投入的记录;赈
灾、扶贫、献血、拥军优属、精神文明建
设方面的文件)
3.4.1 重要的 30年 3.4.2 一般的 10年 4 纪检与监察工作
4.1 纪检与监察工作的规定、决定、通报、通永久
知、会议记录、纪要、计划、总结、请示
报告及上级批复
4.2 违纪案件调查处理材料
4.2.1 重大案件的立案报告、调查依据、审查结永久
论、处理意见等材料
4.2.2 一般案件的调查处理材料 30年 4.3 纪检与监察工作统计年报 30年 5 工会工作
5.1 工会工作规划、总结、规章制度、决定、30年
通知、会议记录
5.2 职工代表大会及有关会议文件
5.2.1 会议通知、报告、换届选举结果、决议、永久
通报、纪要等
5.2.2 发言、简报、小组会议记录等 10年 5.3 工会会员名册 永久 5.4 民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福30年
利、职工维权方面的文件
5.5 女工工作、文体活动等方面的文件、计划
生育
5.5.1 重要的 30年 5.5.2 一般的 10年 5.6 工会会费与财务管理材料 30年 5.7 工作统计报表
5.7.1 重要的 30年 5.7.2 一般的 10年 6 共青团工作
6.1 共青团工作规划、总结 30年 6.2 团代会、团委(常委、扩大)会会议文件 6.2.1 会议通知、报告、换届选举结果、决议、永久
通报、纪要等
6.2.2 发言、简报、小组会议记录等 10年 6.3 团员及团员组织管理方面的决定、通知、30年
批复
6.4 团费收据与团组织关系介绍信及存根 30年 6.5 共青团工作统计年报
6.5.1 重要的 30年 6.5.2 一般的 10年 7 民间团体工作
7.1 专业学会、协会、群众团体活动方面的文
件
7.1.1 重要的 30年 7.1.2 一般的 10年 5(产品生产类
序号 基 本 范 围 保管期
限 1 计划决策阶段
1(1 调查研究
1.1.1 市场调查、技术调查、考察、预测报告、10年
调研综合报告
1.1.2 技术、经济可行性研究报告、市场需求分30年
析报告、收益预测分析报告
1.2 决策
1.2.1 发展建议书、技术建议书、协议书、委托永久
书、合同
1.2.2 专题分析报告、专题会议纪要 30年 1.2.3 研制计划、方案、方案论证报告 30年 2 设计阶段
2.1 产品研究、设计计划 30年 2.2 技术、经济初步评价 30年 2.3 研究试验大纲、试验报告 30年 2.4 产品设计标准
2.5 技术设计说明书、产品设计图样、专题技30年
术请示报告、设计评审报告
3 试制阶段
3.1 试制
3.1.1 试制计划、方案、规程、报告 永久 3.1.2 工艺研究报告、工艺总体方案论证 永久 3.1.3 试制工艺流程、工艺标准 30年 3.1.4 试制工艺文件和工艺装备文件 30年 3.1.5 工艺评审报告 永久 3.1.6 试制运行旧路、化验记录、试制工程纪要 30年 3.1.7 原材料与半成品、成品检验方法批准书 30年 3.1.8 理化分析报告、化学配方、化学反应式、30年
计算公式
3.1.9 技术标准协议、试制质量分析报告 30年 3.1.10 专题会议记录、纪要、合理化建议 30年
3.1.11 重大故障分析和排除措施报告 30年 3.1.12 试制总结报告 永久 3.2 3.2.1 试验计划、方案、规程 永久 3.2.2 试验所需要一起与设备清单 30年 3.2.3 试验分项目记录 30年 3.2.4 试验原始数据与材料 永久 3.2.5 试验分析报告 30年 3.2.6 试验总结报告 永久 3.3 鉴定
3.3.1 坚定申请报告及批复、试制、试验坚定大永久
纲、技术坚定材料申请批复、评价材料、
会议纪要)
3.3.2 成套设计文件、标准化审查报告、可靠性30年
试验报告
3.3.3 产品质量和技术经济分析报告 10年 3.3.4 设计定性报告、证书、坚定验收书 永久 3.3.5 试用或运行报告 30年 4 生产阶段
4.1 小批生产
4.1.1 小批生产方案、计划 30年 4.1.2 小批生产工序工程能力分析报告 30年
4.1.3 关键件、重要件、关键工序的质量控制及30年
检测报告
4.1.4 原料坚定卡片、陪用设计表 30年 4.1.5 历次更改与补充的设计及工艺文件和更30年
改通知单
4.1.6 小批生产总结报告、小批生产坚定书 永久 4.1.7 产品设计评审报告、产品研制完成报告 30年 4.1.8 产品许可证、合格证、使用说明书、装箱30年
单、产品介绍、样本
4.2 批量生产
4.2.1 申请正式投产报告、批复、通知 永久 4.2.2 生产技术规程、操作规程、安全生产规程、永久
产品检验规范
4.2.3 技术标准(国际标准、国家标准、行业标永久
准、企业标准)
4.2.4 企业标准编制说明、审批书及修改、修订永久
的通知
4.2.5 生产定型(结构、配方)设计文件 永久 4.2.6 工艺文件、工艺作业指导书、工艺说明书 30年 4.2.7 工艺装备文件、图样(刃具、夹具、量具、30年
模具图)、说明书
4.2.8 产品改进与更新建议书、合理化建议、QC30年
成果
4.2.9 产品质量技术公馆会议记录、纪要和成果 30年 4.2.10 重大质量事故分析、质量异议处理结果 30年 4.2.11 各种操作记录、产品检验报告单 30年 4.2.12 产品特性重要度分级 30年 4.2.13 技术条件 30年 4.2.14 明细表、汇总表、产品目录 30年 4.2.15 专利登记表、专利证书等材料 永久 4.2.16 商标注册材料 永久 5 评优阶段
5.1 创优规划、措施、工艺操作规程 30年 5.2 国内外对比材料 10年 5.3 上级检(抽)查结果和理化分析报告 30年 5.4 主要用户评价 10年 5.5 创优申请、审批表 30年 5.6 优质产品评定书、获奖奖章、奖状、证书 永久 6 认证阶段
6.1 认证、信函 30年 6.2 跟踪服务材料 30年 6.3 认证检测报告、检查报告 30年 6.4 原材料修改换页说明产品检查报告 30年 6.5 产品检验报告 永久
6.6 各种认证书 永久 6、科研开发类
序号 基本范围 保管期限 1 研究准备阶段
1.1 申报项目的报告、批复、通知 30年 1.2 科研规划、调研报告、可行性研究报告、30年
技术咨询与课题论证材料
1.3 课题说明书、科研课题、经费申请报告及30年
批件
1.4 任务书、协议书，会议记录及重要来往文永久
函、合同
1.5 科研课题研究计划、上级批示及有关课题30年
的国内外动态、课题计划调整或课题撤销
文件
1.6 实验、试验方案、设计方案、调查考察方永久
案、技术规程
2 研究试验与开发阶段
2.1 试验任务书、试验大纲 永久 2.2 实验、试验测试记录、图表、照片、计划永久
执行情况、调整和撤销的报告
2.3 试制综合分析报告及总结 永久 2.4 计算文件 永久
2.5 计算机软件(附带软件运行环境说明) 永久 2.6 检验文件 永久 2.7 设计文件、图样、技术说明、配方 永久 2.8 工艺文件 永久 3 总结鉴定验收阶段
3.1 课题完成最终(或中断)总结 永久 3.2 课题阶段工作总结 30年 3.3 鉴定大纲 永久 3.4 技术经济分析报告 30年 3.5 标准化审查报告 永久 3.6 鉴定证书、科学技术成果鉴定证书 永久 3.7 鉴定会议记录(参加人员名单)、鉴定验永久
收结论、函审原件
4 成果申报阶段
4.1 科技成果申报表、登记表及附件 永久 4.2 科技成果奖励申报及评审材料 永久 4.3 获奖证书及批件 永久 4.4 专利申请、受理证书等材料 永久 4.5 著作权申请、受理证书等材料 永久 5 推广应用阶段
5.1 推广应用方案、专利申请书、批准证书(原永久
件、影印件)、技术转让合同、协议书
5.2 论文、成果推广应用中形成的技术文件及30年
工作总结、过户定型的鉴定材料
5.3 国内外同行业评价及用户反馈意见、成果10年
宣传报送文件、专业会议文件
5.4 成果标本、样品目录 30年 5.5 出席各级学术会议和发表在各种刊物上30年
的论文、专题报告，国外考察报告和对外
技术交流材料等
5.6 针对成果的推广应用进行的软件开发形30年
成的文件
7(项目建设类
序号 基 本 范 围 保管期限 1 综合
1.1 建设项目管理制度、标准、方案、办法、30年
规定等
1.2 建设项目发展规划、计划、报告、会议记永久
录、纪要
1.3 征、租用土地(单独项目的除外)申请、永久
报告、批复、合同、协议、说明材料 1.4 厂区平面图、地下管线图 永久 1.5 统计报表 30年 2 项目准备阶段
2.1 立项文件:项目建议书、项目建议书审批永久
意见及前期工作通知书、可能向研究报告
及附件、可行性研究报告审批意见、与立
项有关的会议纪要、领导讲话、专家建议
文件、调查资料及项目评估研究材料 2.2 建设用地、征地、拆迁文件:选址申请及永久
选址规划意见通知书，用地申请报告及县
级以上人民政府城乡建设用地批准书、红
线图，拆迁安置意见、协议、方案等，建
议用地规划许可证及其附件，划拨建设用
地文件，国有土地使用证，土地出让合同、
土地有偿使用合同
2.3 勘察、测绘、设计及审批文件
2.3.1 工程地质勘察报告，水文地质勘察报告、永久
自然条件、地震调查，申报的规划设计条
件和规划设计条件通知书
2.3.2 初步设计图纸和说明、技术设计图纸和说30年
明、审定设计方案通知书及审查意见 2.3.3 有关行政主管部门(人防、环保、节能、永久
消防、交通、园林、市政、文物、通讯、
保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等)
批准文件或取得的有关协议，政府有关部
门对施工图设计文件的审批意见
2.3.4 施工图及其说明、设计计算书 30年 2.4 招投标文件与合同书
2.4.1 勘察设计、施工及工程监理招投标中标文30年
件
2.4.2 勘察设计、施工及工程监理招投标第一末10年
中标文件
2.4.3 勘察设计、施工承包及监理委托合同 30年 2.5 开工审批文件
2.5.1 建设项目列入年度计划的申报文件、批复永久
文件或年度计划项目表，规划审批申报表
及报送的文件和图纸，建设项目规划许可
证及其附件，建设项目开工审查表，建设
项目施工许可证
2.5.2 投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费30年
等证明，工程质量监督
2.6 建设项目管理机构(项目经理部)、监理30年
机构(项目监理部)、施工管理机构(施
工项目经理部)及负责人名单
3 项目建设阶段
3.1 项目管理文件
3.1.1 规程、规范、标准、规划、方案、规定 30年 3.1.2 投资、进度、质量、安全、合同控制文件 30年
3.1.3 投标书、资质材料、履约类保函、委托授永久
权书和投标澄清文件、修正书
3.1.4 合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、永久
合同变更文件
3.1.5 环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防 永久 3.1.6 水、暖、电、气、通信、排水等供应协议30年
以及原料、材料、燃料供应协议
3.2 建筑、设备、管线、电气、仪表安装施工 3.2.1 开工报告、工程技术要求、技术交底、图30年
纸会审纪要
3.2.2 建筑与结构工程地基处理记录、图纸变更永久
记录、工程质量事故处理记录、工程质量
检验记录
3.2.3 设计变更通知、工程更改洽商单、材料代永久
用核定审批手续、技术核定单、业务联系
单及备忘录
3.2.4 施工定位测量、符合记录、地质勘探 永久 3.2.5 施工技术准备、施工现场准备、设计变更、30年
洽商记录，原材料、成品、半成品、构配
件、设备出厂质量合格证及试验报告，施
工试验记录、施工记录
3.2.6 焊接试验记录、施工检验、探伤记录 10年
3.2.7 隐蔽工程检查(验收)记录、工程质量检30年
查评定记录、功能性试验记录
3.2.8 质量事故及处理记录、竣工测量资料 永久 3.2.9 交工验收记录证明、工程质量评定、竣工永久
报告
3.3 竣工图 永久 3.4 监理文件
3.4.1 监理规划、监理实施细则、监理部总控制30年
计划、监理会议纪要
3.4.2 进度控制:工程开工/复工审批表、暂停令 30年 3.4.3 质量控制、质量事故报告及处理意见 30年 3.4.4 造价控制:设计变更、洽商费用报审与签30年
认、工程竣工决算审核意见书
3.4.5 分包资质:分包单位、供货单位及试验等30年
单位资质材料
3.4.6 监理通知:有关进度、质量及造价控制的30年
监理通知
3.4.7 工程延期报告及审批、合同争议、违约报永久
告及处理意见
3.4.8 费用索赔报告及审批、合同变更材料 30年 3.4.9 监理工作总结:专题总结、月报总结、工30年
程竣工总结、质量评价意见报告
4 项目竣工验收
4.1 工程竣工总结、工程概况表 永久 4.2 竣工验收记录:建筑安装工程竣工验收记永久
录、证明书、报告、备案表，市政基础设
施工程质量评定表及报验单，竣工验收证
明书、报告、备案表
4.3 财务决算及交付使用财产总表和财产明永久
细表
4.4 声像、缩微、电子档案 永久 5 项目运行维护与更新改造 30年 8、设备仪器类
序号 基本范围 保管期限 1 综合
1.1 设备管理条例、办法、方案、规定、通告30年
等
1.2 设备管理规划、计划、总结，设备运行管10年
理文件，备品备件管理文件
1.3 设备技术管理文件 30年 1.4 设备台帐 永久 2 单台(套)设备仪器
2.1 调研、考察材料;购买设备的申请、批复30年
文件
2.2 购置合同、协议 30年 2.3 洽谈记录、纪要、备忘录、来往函件及商30年
检材料
2.4 设备仪器开箱验收记录 30年 2.5 设备仪器合格证、装箱单、出厂保修单、30年
说明书、环保材料等随机图样及文字材料 2.6 设备仪器安装调试、试车记录、总结、竣30年
工图样、检测验收等材料
2.7 运行记录及重大事故分析处理报告 30年 2.8 设备仪器保养和大修计划、记录 30年 2.9 设备仪器检查记录、设备仪器履历表 30年 2.10 设备改造记录和总结材料 30年 2.11 技术、质量异议的处理结果材料 永久 2.12 设备仪器报废鉴定材料、申请、批复和处30年
理结果
9、会计业务类
序号 基本范围 保管期限 1 会计凭证类:原始凭证、记帐凭证、汇总15年
凭证
2 会计帐簿类:总帐、明细帐、日记帐、固15年
定资产卡片、辅助账簿、银行帐
3 财务报告类
3.1 月、季度财务报告 3年 3.2 年度财务报告(决算) 永久 4 其他类
4.1 会计移交清册 15年 4.2 会计档案保管清册、埃及档案销毁清册 永久 4.3 银行余额调节表、银行对账单 5年 10(职工管理类
序号 基 本 范 围 保管期限 1 在岗职工
1.1 履历材料 永久 1.2 自传材料 永久 1.3 坚定、考核、考核材料 永久 1.4 评定岗位技术和学历材料 永久 1.5 政审材料 永久 1.6 参加党派材料 永久 1.7 奖励材料 永久 1.8 处分材料 永久 1.9 任免呈报表和工资、待遇审批材料 永久 1.10 其他可供组织参考有保存价值的材料 永久 1.11 技术职称或工种级别的确认材料 永久 2 退休职工 永久 3 离职职工 永久
4 死亡职工 永久
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