公文的要素有哪些

公文的要素有哪些 篇一:公文的构成要素主要包括 公文的构成要素主要包括(“五要素”): 主题——公文主旨的写作与表述要领;---灵魂 材料——公文的材料及特点，围绕公文主旨选材和使用材料的方法;---血肉 结构——公文的结构特征， 公文结构的基本模式及写作要求;---骨骼架构 语言——公文语言的使用原则及要求;---细胞 表达方式——公文的主要表达方法。---着装及服饰 (一)公文的主题 主题:行文目的+中心内容 1、正确鲜明。2、单一集中。3、标题揭旨。 公文标题:发文机关+事项+文种 (二)公文的材料 材料:理论材料+事实材料(数据资料\典型事例)1、相关性2、真实性3、典型性 (三)公文的结构 宏观结构:眉首部分+主体部分+版记部分 篇章结构:开 1 头+中心内容+结尾 编制主题词的原则与作法 :标引时应根据主题词的涵义由大到小，从内容到形式这样的次序进行。一份公文一般不超过五个主题词，而最后一个主题词必须是表示文种的。 编制主题词的原则与作法 :主题词构成格式是:类别词+类属词 《国务院关于加强水土保持工作的通知》主题词:农业 水土保持通知 《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》 主题词:经济管理 企业破产 劳动 就业 通知 编制主题词的原则与作法 :动词不可单独使用，应与相关的词组配成名词性词组。 (三)公文的结构 1、围绕主旨2、围绕时势和需要3、围绕已有素材 中央省市委提倡什么，要求什么，时代精神是什么，领导的意图是什么，工作的重点是什么，发展的趋势是什么, 要把这项工作放在全党全国、全省全市的大局中去思考，在大局中体会决策的战略意向，体察政策的调整方向，揣摸工作的走向脉络。全局就是高度。 不脱离素材，以此为依据，从素材中提炼加工。 本项工作的内涵规律、趋势、问题与特色。特别是要弄清 2 楚本项工作和业务的发展方向是什么，发展趋势是什么，存在的突出问题是什么，突出特点是什么。才能明确布局的基本依据。 (四)公文的语言 1、准确严密2、简练明了3、庄重严谨 语言应当和所写的文件的体例相符。 上行文:用语尊重，恭而不卑。下行文:郑重准确，威而不凶。平行文:平和谦诚，敬而不凌。 比如，请示性公文，用语要谦恭，结尾多使用“望”、“请”、“给以指示”等等。不能用“必须”、“如此”之类很硬、很大的口气。 书面词语。如:商量,商洽 生日,诞辰 告诉,宣布 公文专用词语。如:(1)你们公司单位发来的函收到了，内容也知道了。 × 贵单位来函收悉。? (2)这条路位置在*路与*路之间，去年就已经封闭了。 × 该路位于*路与*路之间，去年，业已封闭。 ? 起首用语“根据”、“依据”、“遵照”、“按照”、“为了”、“由于”、“兹定于” 称谓用语”我局”、“本部”、“你局”、“贵院”、“该院” 引叙用语“近接”、“欣悉”、“收悉” 经办用语“业经”、“前经”、“通过”、“经过” 3 商洽用语“当否”、“是否同意”、“能否办理” 期请用语“即请”、“特请”、“恳请”、“希望”、“拟请”、“敬望” 表态用语“可行”、“准予”、“同意”、“照办”、“原则同意” ”、“拟于” 时限用语“迅即”、“届时”、“准时”、“从速” 过渡用语“为此”、“据此”、“鉴此”、“经研究批复如下” 谦敬用语“承蒙惠允”、“承蒙概允，不胜感激” 报送用语“呈请”、“报送”、“申报” 颁行用语“颁布”、“施行”、“研究执行”、“参照执行” 查办用语“查收”、“核销”、“审批” 结尾用语“如有不当，请指正”、“以上意见，如无不妥请批转”、“为盼”、“为要”、“为荷” 公文引用顺序要正确应先引标题，后引发文字号，引用法律必须写全称或规范性简称，不能随意简化。引文要准确。 (五)公文的表达方式 表达方式:说明、叙述、议论 1.解说、明确2.求实、概括 3.议理、论断 行政机关通用公文种类(13种) 命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、、请示、批复、意见、函、会议纪要 —— 2000年8月4日《国家行政机关公文处理办法》 通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶 4 属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 (一)通知的种类 指示性通知批转、转发、发布性通知事务性通知 会议通知、任免通知 (二)通知写作的常规模式 标题，主送机关，正文，落款 1、发文缘由(目的、原因、数据)。 2、承上启下“为此，特作如下通知”或 “现通知如下”。3、写清事项或要求。4、结语“以上通知，望认真执行”、“本通知自下发之日起执行”。 转发性通知 开头:交代被转发公文说明转发公文的依据提出执行要求 主体:表态式:篇段合一 阐发式:对所转公文表明态度，提出执行要求后，可以指出此工作的重大意义工作措施、方法;也可结合本单位或本系统实际情况作出些补充说明。 事务性通知 要素:五个“W”和一个“H” Who——通知谁或哪个单位Why——为了什么When——在什么时间Where——在什么地点What——去做什么事情 How——怎样做这件事情 会议通知 会议的缘由。通知的事项。即会议主要内容、参加会议人 5 员、会议时间和地点、会议有关准备工作、会议日程及其他事宜等。把应知、应会、应办事项交代得非常具体周密。 请示适用于向上级机关请求指示和批准。属上行文，只用于下级向上级请示工作。 (一)请示的种类 请求上级解决本单位无力解决的问题求助性请示 请求上级解决本单位无权解决的问题审批性请示 请求上级明确或答复某种问题。 政策性请示 正文1、因为什么请示——说明请示的原因和理由2、请示什么问题——提出请示的主体的内容3、怎样解决问题——提出解决问题的意见或4、请求上级回复——规范地使用结尾用语5、有无附件说明——根据需要决定是否使用附件 (三)请示写作中应避开的禁忌点 禁忌一:矛盾上交，不该请示的滥请示。 弊端:请示不当，发文者的工作能力遭到质疑。 措施:行文要慎重，目的要明确。明确了解自己想要解决什么问题 禁忌二:该请示的不请示，“边斩边奏”或“先斩后奏”。 弊端:该请示的不请示，属于越权行为，这不仅影响上下级关系，更给工作带来难以预测的隐患。 措施:事前请示，消除侥幸心理。 6 禁忌三:弄虚作假，写作内容失实。 弊端:不利于上级机关及时正确批复，不利于工作的良性发展。 措施:改变文风，实事求是。 禁忌四:请示缘由不充分。 弊端:使上级不愿、不想或不能批复， 请示的目的落空。 措施(一) 采用换位思维方式，注重陈述理由技巧。 一是要写出客观需要，使上级机关感到请示事项有尽快解决的必要性; 二是写出已具备的一定条件，使上级感到请示事项有解决的可能性; 三是写出亟待解决的程度，使上级机关有尽快解决请示问题的紧迫感; 四是写出恳切的语气，使上级机关能够同意而尽快批复。 措施(二)掌握各类请示的不同写法，突出写作重点。 求助性请示 陈述缘由时通常以发文者的“实际情况”、“实际困难”为主要写作内容。写作时，要紧紧围绕“依本单位的力量难以解决和克服，根据工作的需要又必须解决和克服”这个基本意思来写，要抓主要矛盾，突出“无力”二字，以显示出请示事项的合理性。 审批性请示请示目的是要“权”，陈述缘由时通常以“阐释相关请示事项的意义、目的、 7 根据和开展这一事项已具备的主、客观条件”等为主要写作内容，着重突出开展某项工作的必要性、可行性。 政策性请示 如果是对方针、政策或法规条文等在理解上存在问题，陈述缘由时就要详细引述条文并讲清疑问之所在;如果是工作中对某一问题的处理有不同意见，而又缺乏处理的依据，则要把这一问题及对这一问题处理的不同意见及请示者自身的倾向性意见都要分别写清;如果是工作中遇到新情况、新问题处理起来没有把握，陈述缘由时就要以新情况、新问题是如何出现的，有何具体表现等作为主要写作内容。 禁忌五:请示事项不明确，不正确，不具体。 弊端:给上级的批复造成困难，批复的结果往往难遂发文者之愿。 措施(一)通过标题明确请示事项。 篇二:公文的基本要素 公文的基本要素 主题，是文章四要素(即主题、材料、结构和语言)中的第一要素。文章都有内容和形式，内容包括主题和材料，形式包括结构和语言。主题是最重要的文章内容，常常称为思想内容(其实应是中心思想内容，而思想内容则应包括主旨即文义、观点即层义、意思即段义和看法即独立句义)。古代没有这一术语，称主题为意、义、旨、主脑等。现代主题 8 也有不同叫法，在记叙文中称为中心思想，在议论文中称为基本论点，在说明文中称为中心认识，在文学作品中称为意蕴(包括主题、副主题及审美意向等)。而在说明文的一种体裁——公文中我们认为称为主旨比较恰当。 第一节 公文主旨概述 对主题正确的认识应该是从它的本质属性出发的。主题的本质属性是抽象性，也就是说它是抽象思维的成果，是作者对于文章中心事物进行总体抽象分析所产生的一个基本思想认识。对事物会有多个思想认识，主题是其中最主要的认识，其他思想认识或者不做主题而抛开，或者表达为围绕主题的层义、段义和句义。而在公文中，主旨即主题，是撰写者通过公文的全部内容表达出来的一个中心思想认识。 主旨的地位和作用非常重要。如果说材料是血肉、结构是骨胳、语言是细胞，那么主旨则是一篇公文的灵魂。人们还将主旨比喻为军队的统帅。更为准确的说法是，主旨在公文中的地位是核心。主旨的作用很大。构成公文的材料、结构和语言等因素，都受主旨制约、指挥，为主旨服务。主旨是决定公文写作水平的最重要的因素。 公文起草之前必须首先确立主旨，正如古人所说“意在笔先”。在公文四要素中，只有主旨是作者自己产生的。主旨是作者对公务提炼出来的整体性集中认识。其他文章要素不是这样:材料是客观存在的个别事物，结构是具有历史性、 9 规范性的公文外在形式，语言是公文形式的基本建筑材料。作者对它们只是按照需要进行选择和运用而已。这样一来，主旨的确立就是作者的第一步而又具有整体性的工作。主旨确立后，其他要素就有了安排和使用的依据。 题转换为只能有一个谓语的规范句式。上例就可以转换为主旨句“我厂总结安全教育活动的要点是健全安全”。 还需要进一步说明主旨句在一篇公文中的位臵。主旨是公文的核心，可以作为红线贯穿全文，指导全文，这是尽人皆知的。但是，究竟怎样主导就有一些人不甚了了，尤其是对主旨句在公文中的位臵更不能清醒地认识。我们认为，主旨句在公文中的位臵应是明晰的。一般地说，主旨句表现在公文标题中。在行政公文中，主旨句表现在事由和文种两部分之中，可以有这样的公(来自:www.xLtKwj.coM 小 龙 文档网:公文的要素有哪些)式“主旨=标题中文种(动名词)+事由”。如《关于教育经费的请示》，主旨可以转换为“(省略主语即发文机关)请示批给教育经费”。这也就是说，在公文中主旨句大都是简明清晰的。仅有发文机关和文种甚至只有文种的公文标题，则只是揭示了主旨。如《通知》，主旨一定是“通知某公务”。而在正文中，大多公文的主旨贯穿着全文，在原由(或称开头)、事项(或称中间)和结尾都有主旨的指导作用。仅就以表达方式说明为主的请示和以记叙为主的报告中的主旨句位臵解说如下。 10 请示(正文结构最为规范)主旨句的位臵: 标题 规定至少写出事由和文种，即“主题=文种(动名词)+事由”。 原由 一般要在这部分的段尾强调主旨:“现(将……)请示如下”。 事项 主要采用并列法——分出条项来，说明主旨怎么样。 结语 重申主旨，是公文体式用语“以上请示如无不妥，请批复”。 报告主旨句的位臵: 标题 规定标题要由事由和文种组成，即“主题=文种(动名词)+事由”。 原由 提示或显示主旨句，一般在开头的后方。 事项 在高潮部分或者即将近结束的地方要强化(强调)主旨句。 结尾重复主旨句。 一般来说，像其他结构完整的科学文章一样，公文不但要围绕着而且要穿插着主旨来写作，要有一个“提出——强调——重申”主旨的三段式过程。 确立主旨要求 确立公文主旨对公文的写作来说是最重要的第一步的工作。 这一工作是在以抽象思维为主导的构思过程中进行的。当然，在公文写作的其他阶段如起草、修改中也可以继续锤炼主旨。不过，在构思阶段主旨一定要基本确立，最好 11 一次性完成。 确立主旨，有一定的方法、原则和层次方面的要求。 一、确立主旨的方法 公文主旨来源于人们办理公务的社会实践，是对公文涉及的 公务并要选择进入公文的特定公务材料的抽象认识。那么，确立公文主旨就是一项科学思维活动，采用分析研究方法。 分析研究，是科学的基本方法。这种方法，表现在作者头脑中，就是运用抽象思维，认识事物的本质及其特点和规律，简单地说就是将整体模糊的事物深入地细致地分成部分来认识。毛泽东哲学名著《实践论》把这种方法具体地阐述为:“将丰富的感觉材料加以去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的改造制作工夫，造成概念和理论的系统，就必须从感性认识跃进到理性认识，”经过整体到内外、前后等各个部分的分析，作者形成了一系列能够反映公务的本质的、具有内在联系的思想观点。在这些思想观点中选取一个最为重要的，就是确立主旨。 分析研究的具体方法去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里，需要结合具体写作进行简明的阐述。以下以一个写作事例分别阐述。例如，对某单位的财务管理问题进行调查后，收集了十几条材料。首先要对这些材料进行分类整理，可以分为基础管理混乱、资金管理混乱、利润结算不实、费 12 用审核不严等方面。然后还要深入地分析研究一是去粗取精，就是摒弃公务材料中那些不能反映本质的粗糙现象，而保留反映本质(最终表现为公文主旨)的精华。结合上例，去粗取精就要抛弃某单位的财务问题调查材料中不属于财务问题的一般性工作问题的材料，而留下属 于财务问题的材料。如个别青年没有大专会计专业学历，担任了基层商店的财务工作主办。这一材料，就显得粗糙。这些青年，可能经过中专学习或，从事财务工作的时间较长，能力较高，当然可以根据单位实际情况而担任财务工作主办。再如某基层商店派人到外地采购商品，用去旅差费3000元，却只买到6000元的货物。这一材料，可能只是工作实际情况的反映。 二是去伪存真，就是舍弃公务材料中那些与整体公务本质真实相违背的虚伪现象，而保存符合本质真实的材料。如上述对某单位财务问题的调查材料，就要抛弃这些材料中好象是财务问题实际上却是其他问题甚至是成绩的材料，而留下属于财务问题的材料。如全单位办公费用比往年降低的百分数以及金额，就是如此。 “粗”的、“伪”的材料去掉，就能留下了“精”的、“真”的材料。如上述某单位财务管理问题的调查材料中，个别商店领导私分“小金库”的材料，个别经理找“三陪”报销大量费用的材料，以及挪用公款、手续紊乱、虚报收支等等。这些“好” 13 材料，都说明了某单位存在着财务问题。 三是由此及彼，就是从公务材料彼此的联系中去找寻公务的内在联系。如上述对某单位财务问题的调查材料，就要在分别弄清它们的实际意义后，探寻它们之间的本质即能证明一个主旨的内在联系。 四是由表及里，就是透过所有公务材料的表面现象去认识它们各自的本质以及整体公务的本质特征。如通过上述对某单位财务问题的调查材料的分析，从这些感性的表面材料中认识本质。 最后，经过分析研究的“改造制作工夫”，“飞跃”出来一个主导性的本质认识，即公文(可以选择报告、通报等文种)主旨:某单位财务管理问题严重。 二、确定主旨的原则 公文主旨的确立，是有基本的要求可言的，这就是确立主旨的原则。不符合确立原则的主旨，大则导致公文违法乱纪，小则影响公文写作办理。 篇三:公文的构成要素 行政公文的构成要素 (一)眉首部分 1.发文机关标识 发文机关名称加“文件”二字组成。 一些特定的公文(例如命令(令)、信函、会议纪要)，可只 14 标识发文机关全称成规范化简称。 发文机关标识上边缘至版心上边缘的距离为25mm。上报类公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘的距离为80mm。 2.发文字号 简称文号，也称公文编号。这是同一年度公文排列的顺序号，一般包括发文机关代字、发文年份和文件顺序号三项内容。如:绍学院发〔2008〕26号 注意问题: ?1、发文字号应当包括机关代字、年度、序号; ?2、联合行文，只标主办机关的发文字号; ?3、年度、序号使用阿拉伯数码; ?4、年度应标全称，用六角括号”括入。 ?5、序号不编虚位，不加“第”字; 发文字号标注在“发文机关标识” 下空2行，居中排布;上报的公文，可将发文字号标注于”的左下方 3.份数序号 有些文件，主要是有保密要求的文件，要按印制份数一一编上顺序号。 4.秘密等级 密级标识分“绝密”、“机密”、“秘密”三种。密级标识不是所有公文的必备项目. 5.紧急程度 15 紧急公文，注明“特急”或“急件”的字样。 6.签发人 在上行文中，通常要写明核准并签发文件的机关领导人姓名。只有上行文才有签发人项目。 (二)主体部分 1.标题 发文机关名称、发文事由(或称公文内容)和公文种类(或称文种名称)是构成公文标题的三个基本要素。主要有四种形式: 1、发文机关名称+发文事由+文种名称 2、事由+文种名称 3、发文机关名称+文种名称 4、文种名称 2.主送机关 主送机关是负有公文处理责任的受文机关。应当使用全称或者规范化简称、统称。 3.正文 这是一份公文的核心部分，一般包括开头、主体、结尾三个部分。 正文开头 主要说明发文的根据、原由和目的。要求开宗明义，开门见山，立片言以居要。 说明行文的根据与缘由，通常有三种写法:引据式、目的 16 式、综合式。 正文主体 通常有三种结构方式:并列式结构、递进式结构、连贯式结构。 正文结尾 主要表述发文机关对文件办理的要求，或要求执行，或请求批复，或提出希望， 首尾呼应，结束全文。写作上要求简洁明快。 (1)通常以公文习惯用语作为尾语。按不同文种恰当使用。“以上意见，如无不当，请批转各地执行”，“当否，请批示”;“特此函告”;“可否，盼复”;“以上通 知，请研究执行”，“以上各点，望遵照办理”。 (2)有些正文结尾，写成结语段，或强调说明，或提出希望与要求，归结全文。 (3)也有一些公文，在主体部分已将行文要求作了表述，言尽意止，省略了结尾部分。 4.附件标题 附件是附在主件之后，是对文件内容起说明和补充作用的文字材料。附件是公文的有机组成部分，有的甚至是表达主要内容的部分 5.公文生效标识 单一发文印章: 联合行文印章: 6.成文时间公文发出或生效的日期，原则上应以机关领导人签发的时间为准。 17 7.附注 用以写明在公文的其它部分不便说明的各种事项。 (三)版记部分 1.主题词 主题词是标示公文的内容特征和归属类别的关键性词语。 编制主题词的原则与作法是: 第一，标引时应根据主题词的涵义由大到小，从内容到形式这样的次序进行。一份公文一般不超过五个主题词，而般后一个主题词必须是表示文种的。 第二，主题词构成格式是“类别词”加“类属词”。所谓“类别词”是反映主题内容的类别，所谓“类属词”是反映文件内容和形式(文种)的词。 第三，标引出的主题词词目之前要靠左顶格冠以“主题词”三个黑体字，加冒号. 第四，动词尽量不单独使用，应与相关的词组配成名词性词组，以“打击经济犯罪”为例，不可出现“打击”、“经济犯罪”，应为“经济”、“打击犯罪”。 2.抄送机关名称 抄送机关是指同公文所写事项有关，需要了解公文内容或助完成工作的机关。 公文如有抄送，在主题词下1行;左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号;抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关标句 18 号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。 3.印制说明 是指对文件印制时间、印制部门、印制份数等的说明. 19