韩胖子公司财务管理制度及业务办理流程

韩胖子公司财务#管理#及业务办理流程 河南省韩胖子食品有限公司 财务管理制度及业务办理流程草案 第一章、总则 一、本制度制定的依据及目的: 依据《中华人民共和国会计法》、新《企业会计准则》制定本制度; 目的: 1、 为公司日常财务行为，发挥财务在公司经营管理和提高经 效益中的作用，便于公司各部门及员工对公司财务部工作进济 行有效地监督，同时进一步完善公司财务管理制度，维护公司 及员工相关的合法权益。 2、满足税收征管信息需求与有助于银行提供信贷相结合 3、符合企业核算监督的需要，为企业管理者提供企业真实、有效的资产状况、盈利能力、投资收效等财务数据。 二、 公司财务部门的职能: 1、 认真贯彻执行国家有关的财务管理制度。 2、建立健全财务管理的各种规章制度，编制财务计划，加强资金 管理及会计核算，反映、分析财务计划的执行情况，及时准确的反映公司的财务状况，经营成果和现金流量，检查监督财务纪律。 3、积极为经营管理服务，促进公司取得最大的经济效益。 4、厉行节约，合理使用资金。 5、合理分配公司收入，及时完成需要上交的税收及管理费用。 6、对有关机构及财政、税务、银行部门了解，检查财务工作，主动提供有关资料，如实反映情况。 7、完成公司交给的其它工作。 三、公司财务由主管会计、会计、和出纳等工作人员组成。 四、 公司各部门和员工办理财会事务，必须遵守本规定。 第二章、制度细则: 制度细则目录: ? 财务工作岗位设置及工作职责 ? 财务管理工作 ? 支票管理(含其它银行票据) ? 现金管理 ? 会计 ? 个人借款管理 ?日常费用审批及报销流程 ?费用报销的相关标准 ?采购流程及采购付款流程 ?销售流程及销售收款流程 ?发票管理 ?成本核算的管理 ?固定资产的管理 第一章:财务工作岗位设置及职责: 财务主管 出纳 会计 一、财务主管岗位职责: 1、在分管副总的领导下，实施对公司财务部的管理。 2、具体领导公司的会计工作，组织制定本单位的各项财务制度并督促贯彻执行。 3、负责.编制预算计划，根据财务收支情况，组织由公司领导，各部门主管参加 的财务分析会。参加各种经营会议，参与经营决策，审核经济合同。 4. 协调公司财务与外部相关部门的关系，包括税务、银行及其它相关行政单位、 往来企业等。 5、协助相关部门做好项目申报工作，做好项目资金预测、现金流及投资收效分 析。 二、会计岗位职责: 1、 账务处理、会计核算、监督等，手续完备，数字准确，账目清楚，包括审核 原始凭证，制作记账凭证，登记账册，结账前的账账核对、账证核对、账实核对 等，证证核对，编制会计报表，编写财务分析。 2、进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核，督促公司有关部门降 低消耗、节约费用、提高经济效益。 3、 负责各种与财务有关的证件的办理及年审等。 4、妥善保管会计凭证、会计账簿、会计报表和其它会计数据。 5、 承办公司领导交办的其它工作。 三、出纳岗位职责: 1、 认真执行现金、银行存款管理制度。 2、 严格执行库存现金限额，超过部分必须及时送存银行，尽量减少坐支现金、 白条抵压现金现象，做到日清月结，做到账实相符。 3、每日营业结束，编制收支平衡表。 4、 建立健全现金出纳各种账目，严格审核现金收付凭证，负责本公司与银行之 间各种款项的原始票据的传递工作。 5、 严格支票管理制度，编制支票使用手续，使用支票须经总经理签字后，方可 生效。 5、 积极配合银行做好对账、月底编制银行存款余额调节表。 6、 配合会计做好各种账务处理。 7、 根据审批过的付款申请单，及时办理各项付款的，并将相关付款凭证及时 转到会计处，以便及时入 8、 在收款后，根据公司的要求，填写资金日报表后将收款原始单据转到公司 会计处，以便及时入账，银行电汇的把电汇、手续费单转到会计，收取现金的， 将现金收据的记账联转交会计入账冲减应收账款。 9、负责公司发票的开据和及时发送。 第二章、财务工作管理: 一、 会计年度自一月一日起至十二月三十一日止，会计月度为每月一日至当 月最后一日。结账日为当月最后一日营业结束，报表(资产负债表、利润表、现 金收支平衡表)在次月3日前出具，财务分析在次月5日前出具，财务经营分析 会安排在10日前召开。 二、会计凭证、会计账簿、会计报表和其它会计数据必须真实、准确、完整，并 符合会计制度的规定。 三、 财务工作人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证，并将审核的原始 凭证编制记账凭证。 四、 财务工作人员应当会同相关部门专人定期进行财务清查，保证账簿记录 与实物、款项相符。 五、 财务工作人员对本公司实行会计监督。财务工作人员对不真实、不合法的原始凭证，不予受理;对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求更正、补充。 六、 财务工作人员发现账簿记录与实物、款项不符时，应及时向总经理报告，并请求查明原因，作出处理。财务工作人员对上述事项无权自行作出处理。 七、 财务工作应当建立内部稽核制度，并做好内部审计，根据我们公司的实际情况，以财务部自查为主。出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权和债务账目的登记工作。 第三章、支票管理(含其它银行票据): 一、 支票由出纳员保管。支票使用时须有“支票领用单”，经总经理批准签字，然后将支票按批准金额封头，加盖印章、填写日期、用途、登记号码、领用人在支票领用上签字备查。 二、 支票付款后凭支票存根入账，发票由经手人签字、财务进行核对(购置物品由保管员签字)、总经理批准审批。填写金额要无误，完成后交出纳人员。原支票领用人在“支票领用单”及登记簿上注销。 三、 财务出纳收取客户支票时，应识别填写等基本错误，在12小时内到银行进账处理，及时查清是否到款，对无效支票联系客户进行换票处理，同时上报会计。所有操作要求做好支票及相关票据收、支、换记录。 第四章、现金管理: 一、 公司可以在下列范围内使用现金: 1、 员工工资、津贴、奖金。 2、个人劳务报酬。 3、 出差人员必须携带的差旅费。 4、 结算起点以下的零星支出。 5、总经理批准的其它开支。 6、 现金结算最高额为1000元，超过限额的通过银行结算，结算规定的 调整，由总经理确定。 二、 公司职工因工作需要借用现金，需填写《》，经主管经理签字确认、会计审核;交总经理批准签字后方可借用。超过还款期限而未归还的借款，在其当月工资中扣还。 三、 符合本规定第一条的，凭发票、差旅费单及公司认可的有效报销或领款凭证，经手人签字，会计审核，总经理批准后由出纳支付现金。 四、 发票及报销单经总经理批准后，由会计审核，经手人签字，金额数量无误，填制记账凭证。 五、 差旅费及各种补助单(包括领用单)，由总经理授权的部门领导签字，会计审核时间、天数无误后填制凭证，交出纳员付款，办理会计核算手续。. 六、 无论何种汇款，财务人员都必须有审核过的《汇款通知单》，分别由经手人、采购部经理、分管副总签字，会计审核有关凭证。 七、 出纳人员应当建立健全现金账目，逐笔记载现金收付。账目应当日清日结，每日结算，账款相符。 第五章、会计档案管理: 一、 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括: 1、1 会计凭证类:原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 1.、2 会计账簿类:总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。 1、3 财务报告类:月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字，其他财务报告。 1、4、其他类:银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。 二、 会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明月份、季度、年起止、号数、单据张数，由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记账、主管)， 四、 查阅会计档案需有主管会计签字;复制、摘录会计档案，须经分管副总签字;会计档案外借需有总经理签字，以上事项必须逐笔登记。 第六章、个人借款管理: 一、适用范围: 1、需要出差到外地的员工 2、需要集中办公用品，零星采购的其它物资 3、其它需要的临时性借款 二、操作流程: 1、所有的个人借款都必须有当事人提出申请，经主管部门经理签字批准，到公司财务审核有无未归还借款并签署意见，然后上报公司总经理审批。 2、当事人凭获的批准后的正式借款单，到财务出纳处领取借款，出纳在借款单据上加盖“现金付讫”或签名后一并交给会计做财务凭证入账～ 3、还款时，将借款归还到出纳处，出纳向还款人开收据，出纳将收据记账联加盖“现金收讫”或签名后交到会计处，会计据此做记账凭证，冲减借款人的借款～ 4、借款当事人办完相关业务后，应及时归还或者按公司费用报销的相关规定进行报销，以便及时冲减个人借款，仍有未归还借款的当事人严禁再行借款，其个人借款在报请公司总经理同意后，从其本人工资中予以扣除，工资不足于归还借款的，在以后月份的工资中予以扣除抵账，直至将个人借款归还完毕。 三、要求: 1、通过公司财务支付每一笔资金，都必须有总经理签字后方可支付。 2、借款当事人必须按照借款用途使用资金，不得挪做它用;否则，按情节严重程度追究相关当事人的责任。 3、每个月底公司各部门要会同财务部门清理个人借款。对逾期未还，未报者，重报者，最后发送报销催办单仍未报销者，作为个人在公司借款信誉度，限制其个人借款，对违犯公司报销纪律的，应报请公司总经理进行严肃处理。 第七章 日常费用审批程序及报销流程: 一、每月费用报销正常截止日期为每个月最后一天上午，以后的费用随下月费用一起报销。 二、报销费用时当事人按差旅费、通讯费、业务招待费、办公费用、运费等各个类别分别粘贴，并提供该期间所报费用的费用明细表，详细写明发生费用具体情况，不允许在原始票据上填写比较敏感的报销事由，报销粘贴单相关事项的填写及相关人员的签名必须用黑色签字笔或者黑色墨水钢笔签字，严禁使用圆珠笔填写签字。涉及出差补贴的，按公司制定的报账标准执行，超额部分不予报销。 三、粘贴完毕后先报请部门主管经理审批，再由公司会计审核票据的真实性/合法性并签字确认，最后再报送总经理审批，当事人把签字完毕的费用票据交到财务会计处，会计据此编制记账凭证，会计把编制完毕的记账凭证转交给出纳，有财务出纳通知当时人办理领款手续～ 四、为了进行合理的税务筹划，报销费用中应控制“业务招待费”的报销比例。 在需要发生业务招待费时，由招待人填写业务招待申请单，经总经理审批后方可进行业务招待费的支出，招待餐费应另附单据写明招待人员或者用铅笔在费用粘贴单上写明原因，待报销完毕后用橡皮擦去～另附属对 “业务招待费”费用项的说明:发生的各种餐费，烟酒，礼品费，娱乐费等等。 五、对于定点饭店招待的规定:招待前必须填写业务招待审批单，注明招待事项、招待人数、招待预算金额，由总经理(或经理授权人员)签字，印章保管人员签章，否则饭店结账时财务人员有权拒绝办理;为了准确核算本月业务招待费用，定点招待饭店需持每月28号前将本月招待审批单连同菜单(或者招待人员签 单)，否则费用本月不予办理。 六、出差归来需要报销的员工，应按上述要求粘贴原始凭证，在出差归来三日内按上述要求进行报销，逾期未报销的费用一律不得报销～ 五、报销费用业务流程图:报账人整理粘贴票据?报账人填写费用报销单?部门经理签字审核?会计审核真实性/合法性?总经理签字审批?出纳付现?会计做记账凭证入账。 第八章、费用报销的相关标准: 一、加班、夜班、值班和误餐费的规定参照原公司业务招待管理办法。 二 、 出差补助标准参照原管理办法。 三、车辆费用参照原公司车辆管理办法。 第九章、采购流程: 一、首先由需求部门提出申请，报请需求采购负责人审批，再上报分管副总或总经理审批，最后把审批过的采购申请单报公司采购部门进行采购。 二、采购部门根据采购申请单向上游厂家进行采购，所有采购材料必须取得上游 供货商开具的正规发票，对方能开具增值税发票一定要向上游供货商索取增值税专用发票，并根据采购原材料的不含税价格填写入库单(入库单需有采购负责人，总经理，库房管理员签字确认)入库单第一联采购留底，第二联留库房，第三联交财务核对发票并入账。月底财务结账之前没有取的采购发票的，按照采购入库单的价格暂估入库，待下月发票到来时红冲原来暂估入库凭证，按照邮寄来的发票金额做正式入库凭证。 三、采购的货物送达公司后，由采购提供采购入库清单，入库单应严格按照本章第二条的要求填写，并交给库管据此清点货物，并验收入库，并在入库单上签字确认～ 第十章、付款流程: 一、先有采购人员或者采购部门负责人填写付款申请单～ 二、报经分管副总或者总经理批准。 三、采购当事人根据总经理审批后付款申请单交到公司出纳处作为支付货款的审批依据～由出纳网银向客户付款。有采购单位送货上门的，除提供相应的付款审批手续外，销货单位需提供销货发票以及收款凭据(使用现金支付的，对方需提供收款收据方能付款，使用支票付款的，对方经手人需支票存根联下方签字签收)。来财务出纳处收取货款。使用承兑汇票的，需要供货商提供收据，我方将承兑汇票前后面复印后连同供货商提供的收据入账。 四、出纳每日将付款后的原始凭证交到会计处作为入账的原始付款凭证～ 第十一章，销售流程: 一、销售出货: 1、开票员根据客户订单开出库单 2、出库单由主管业务经理审核价格、数量后签字后准于出库 3、库管将出库单的第一联交于财务，财务据此给客户开具发票并入账～ 二、销售收款: 1、向客户收取现金的，由出纳开具现金收据，第二联给客户，第三联财务记账联加盖本公司财务章交由会计做财务凭证入账。收据上应注明出库单编号后四位，收据作为客户对账依据。 2、如客户不要收据，也要按上述流程开具收据入账。 3、由业务人员负责及时向客户收取货款～ 4、客户银行打款处理:每日营业结束前通过网银打印当日清单，根据清单逐笔开具收据，将清单并收据交会计做财务凭证入账。 5、每月结账前，财务统计出客户应收账款账面余额，业务经理与客户核实无误后签字，并注明欠款账龄(欠款时间)，对于账龄3月至1年的客户欠款业务经理需注明欠款原因;对于账龄1年以上(成为坏账、呆账、死账的风险极高)，业务经理需报批于总经理，成立清欠小组，专人负责清欠，对于清欠无果的往来账转入不良资产(表外资产)，单独登记造册。 第十二章，发票管理: 一、发票由具体负责该客户的业务人员提出开具～业务人员负责向财务人员提供该客户的开票信息，商品名称，数量，单价，金额，作为向客户收取货款的依据，要求提供的开票商品明细必须同出库单的名称描述一致。 二、业务人员提出开票要求后，财务人员根据业务人员提供的开票信息/开票所需商品明细表等给客户开具，并将有公司内部相关人员(库房、业务人员、销售主管经理等)及客户签字确认的出库单交有财务作账，财务开具发票后将按客户名称/发票号/开票金额/等栏目设置登记备查表，由负责该客户业务的业务人员签字领取送给或者由邮寄人签字确认后邮寄给该客户。 三、发票开具的注意事项: 发票必须由公司财务负责开具; 第十三章、成本核算的管理: 一、基本思路:库存商品成本核算有三部分组成:原材料，生产部门及质检部门人员工资及福利费，制造费用。原材料摊入成本按照“产成品”分类的计入，领用的材料用于那种商品生产的计入那种产品成本。工资及福利费、制造费用按照生产部门上报的生产工时的多少来分配生产成本。需要相关部门报送的报表。 二、具体操作方法及流程如下: 1、生产部需要领用原材料时，应首先填写材料领用单(领料单需要经手人，所在部门负责人，库管，会计签字确认)，领用单应该包括:领用部门，领用人，领用用途{这点非常重要，就是领用材料用于什么产成品的生产，财务将其作为成本核算非常重要的一部分}，数量，单价(系采购价)，金额。领用单由库管负责填写，库房按照查原材料二级账后进行填写领用单，价格按照账本计算的全月一次加权平均价来填写。如果是当时采购当时领用的原材料，先有采购将供货商开具的发票同合同核对无误后，填写入库单据，并将入库单财务记账第三联连同发票到总经理签字后拿财务入账，财务入账后有库管根据入库单明细表登记原材料二级明细账，库管按入库单价填写领料单～ 2、有“库管”负责统计本月生产车间领用原材料的种类/数量/单价/采购金额，如果有库存的价格应该是全月一次加权平均价填写，并在月底之前汇总交到财务，方便财务计算产品成本，原材料被生产车间领用后计入“生产成本-基本生产成本-直接材料”科目进行核算，并将其归集到所属产品明细账。 3、有“生产车间”负责统计当月生产的产成品种类/商品名称/数量以及半成品的种类/商品名称/数量/完工程度(就是达到完工产品的百分比是多少)。生产车间/质检部门人员的工资/福利费/职工教育经费等计入“制造费用-工资及福利费”科目进行核算，摊入“生产成本”，按照每一种产成品耗用工时多少的方法摊入生产成本，由生产部门负责统计并上报到财务部门，据核算要摊入到具体每种产成品中“制造费用”的多少，计入“库存商品”成本价中。 34、生产用固定资产的折旧计入“制造费用”，按上述?中表述的方法摊入产成品成本。 5、由财务据以计算当月成本～具体核算用表见附表-成本核算明细表。 第十四章、固定资产的管理及账务处理: 一、按照会计法的规定，入财务账的固定资产标准应该是使用2年以上，单位价 值超过2000元的入财务账固定资产科目，房屋、建筑物，为20年;机器、机械和其他生产设备，为10年;与生产经营活动有关的器具、工具、家具等，为5年;飞机、火车、轮船以外的运输工具，为4年;电子设备，为3年。 二、对于单位价值较小又用量大的办公用品如:办公用纸，传真纸，签字笔，订书钉，订书机等小的办公用品入“管理费用-办公费”科目，有办公室负责日常领用登记表备查。 三、对于价值在2000元以下，不便于计入办公费用的物品如:小家具、小家电、人力车等计入低值易耗品。其中单位价值在500元以下的采用一次摊销法，计入当月成本或者费用;单位价值在500-2000元的采用五五摊销法，入账日摊销一半，报废时摊销另一半。为加强管理此类物品管理，办公室设立备查账本，登记存放地方、使用人、责任人等 对于符合上述固定资产标准的固定资产由财务负责建立固定资产明细账，办公室负责对固定资产分类管理，如发生固定资产增加、减少、报废、封存、要把各种办理手续齐全，并将各种手续交有财务，由财务据此进行固定资产、固定资产清理等账务的处理。低值易耗品。 第十五章、月底结账步骤 一、 所有记帐凭证登记账本完毕。 二、 对账:总账、明细账核对无误(帐帐相符);账本、凭证核对无误(帐 证核对);记帐凭证、原始凭证核对无误(证证核对);账本、实物 核对无误(帐实核对)。 三、 计提固定资产折旧、计提待摊费用、计提税金 四、 结转损益、结转利润。 第十五章、附则: 一、 本规定由总经理、副总经理、公司财务负责解释，对不妥当之处有修改的权利。 二、 本规定自发布之日起生效, 以前所发的有关财务规定如与本规章制度有冲突之处时以本规章制度为准。 三、 本规定由总经理、副总经理监督执行，有争议时由总经理负责协调处理。 河南省韩胖子食品有限公司 二零一二年九月十日