管理信息系统分析与设计管理信息系统分析与设计
系统分析
一、建立新系统的必要性
某生产企业的业务由于设备陈旧,仍采用手工管理记录或统计账目,加之几个仓库距离较远,库管员、计划员和有关领导相互之间的信息交流困难,使得物资采购和供应效率低下,影响生产。同时每月编制月末报表会耗费大量的大力,且由于手工处理容易造成失误,影响了数据的完整性和准确率,给企业造成了不必要的损失。因此,该厂必须建立相应的库存管理信息系统,使其能根据市场的情况,及时合理地采购所需商品,同时又能科学的对商品进行管理,统筹安排人力、物力、财力,有效地改善当前管理的混乱状况。
由...
管理信息系统分析与设计
系统分析
一、建立新系统的必要性
某生产企业的业务由于设备陈旧,仍采用手工管理记录或统计账目,加之几个仓库距离较远,库管员、计划员和有关领导相互之间的信息交流困难,使得物资采购和供应效率低下,影响生产。同时每月编制月末报表会耗费大量的大力,且由于手工处理容易造成失误,影响了数据的完整性和准确率,给企业造成了不必要的损失。因此,该厂必须建立相应的库存管理信息系统,使其能根据市场的情况,及时合理地采购所需商品,同时又能科学的对商品进行管理,统筹安排人力、物力、财力,有效地改善当前管理的混乱状况。
由于企业原有库存管理系统存在诸多弊端,企业管理者和相关业务人员同意新建系统,实现库存管理工作的计算机化,提高业务的处理速度和规范化程度,并对有关的工作进行集成和重组,进一步通过计算机网络系统实现整个企业的管理信息化。同时,该企业用于系统开发的预算基本可满足设备的投入和人力的投入,再加上现在的计算机技术已发相当成熟,利用计算机技术、管理技术、数据库等综合技术,完全能够开发出完善的库存管理系统。因此,在建立新的库存管理信息系统上,管理上、经济上和技术上都是可行的。
二、业务流程分析
根据系统调查阶段的数据资料,确定该企业信息系统的基本功能和工作过程如下:首先是车间填写领料单到仓库领料,库管根据用料计划审批领料单,未批准的退回车间。库工收到已批准的领料单,查阅库存帐,当仓库有足够的货物时则向车间发出提货信息,如果车间缺货,则向采购员发出信息,采员门针对仓库发出的信息向供应商进行订货,若以订货,则想供货单位发出催货请求,否则就临时补充订货。等货物到达时交给仓库进行处理入库,仓库进而向车间发出提货信息并向车间进行发货。其业务流程图如下图—1所示:
车间
领料单 领料通知 未批准领料单
库管
用料计划
已批准领料单
库工 库存帐
入库单 缺货通知
采购采购 员员
催货单 补充订货单 发货单
供货单位
图—1 企业仓库管理业务流程图
三、数据流程图
根据业务流程图的处理过程,按数据处理的过程画出其数据流程图,通过更
详细的数据流程图描绘更具体的数据处理过程,如图—2所示:
四、数据字典
数据字典是对描述数据流程图中的数据项、数据流、数据存储、加工处理逻辑等组成部分的严格定义,下面是本系统的部分数据字典。 (一)数据项的定义
数据项编号:I-01 数据项名称:商品编号
简 述:某种商品的编号
类 型:字符型
长 度:8字节
取 值 范 围:数字+英文字母
(二)数据存储的定义
数据存储的编号:F1
数据存储的名称:库存记录
简 述:记录商品的编号、名称、单价与库存数量等信息
数据 存储 组成:商品编号+购入单价+库存数量
关 键 字:商品编号
(三)处理逻辑的定义
编 号:P1
处理名:校验单处理
输 入:所领商品的信息
输 出:是否合理
描 述:对车间发出的领料单进行校验是否合理
(四)外部实体的定义
外部实体编号:S1
外部实体名称:车间
简 述:向仓库提出领料的单位 输入的数据流:D6,D8
输出的数据流:D3
系统设计
一、新系统功能设计
新系统的功能设计是以原系统业务流程和数据流程为依据的。库存管理信息系统的目标是保障企业生产所需的所有商品供给,并通过有效地管理,提高库存周转率,降低资金占用。我们根据系统分析结果,得出本系统的功能结构图如图—1所示。
图—1 新系统功能模块图
进库功能主要是在仓库在采购货物的时候进行进库登记。然后再通过修改库存信息。在该厂需要进行提货时候向仓库发出提货单,如果仓库有货则发货并且进行出货登记,要是缺货则向采购科发出缺货单,并进行修改信息,当货物到达时向生产部门或销售部门发货。
计划管理的主要功能是根据各生产部门上报的生产、维修及
用料计划与已有的采购
计划和库存情况等信息建立数据库,并及时根据生产计划的变更,修改商品计划,生产商品采购清单。
库存管路模块中的个子模块都由数据录入、修改、删除、查询等模块构成。其中数据录入模块包括对商品库文件的数据录入、商品购入文件的数据录入、商品出库文件的录入;数据修改是对上述三中文件的数据进行修改;数据删除同数据修改基本上是一样的,只不过这里是将记录从相应的数据库文件中删除掉。
二、代码设计
代码设计代表事物的名称、属性、状态等的符号。新系统为每种商品设计了代码,一方面可以代表商品的品种和特性,另一方面是为了方便数据的输入。为了便于计算机处理,一般用数字、字母或它们的组合来表示。
为了和工作人员以往的管理方式一致,本系统采用区间码的形式来记录商品信息,区间码使信息处理的比较可靠,排序、分类、检索等操作易于进行。编码以数字和字母表示。根据行业
,所有商品分为10大类(一位字母a----j),每大类又分为若干个小类(两位数字00----99),在小类中根据商品规格型号的不同以卡号(四位数字0000----9999)进行区分。设计
如图—2所示。
A 00 1234
产品规格型号
小类号
大类号
图—2产品代码设计
三、系统运行环境与数据库设计
本系统采用单机单用户操作方式,基本配置如下;
COMPAQ486,40 机型:
软驱:双软驱动器
硬盘:540MB
8MB 内存:
显示器:VGA
软件:Foxpro 2.5 for Windows 3.1(汉化)。
机器安装在仓库办公室。
基于以上运行环境,根据系统分析,设计了多个数据表文件,它们的结构及其说明如下:
1.商品代码、名称及其特性对照表 表—1
产品功商品代码 商品名称 能
A—00—X设备 制冷 1200
A—11— J设备 增温 1100
B— 20—,,设备 洗涤 0456
C—04—0MM设备 消毒 230
2.产品出入库数据文件
表—2 序文件名称 标识符 备注 号
1 商品目录库文件 CPDM.DBF 2 商品单位及规格代码表 CPDZB. DBF 事先建好
3 出入库数据输入暂存文件 CPSJSR.DBF 4 各种商品每日库存累计文件 CPKC.DBF 5 各种商品产品每日每笔人享CPRK.DBF
文件
6 各种商品每日每笔出库文件 CPXS.DBF 7 各种商品每日入出存累计文CPRDATA.DBF
件
8 报表计算辅助文件 CPBBJS.DBF 9 备品报表文件 CPBB.DBF 10 库存报表数据文件 KCJC.DBF
3. 各个库文件结构设计
商品单位及规格代码库(CPDZB.DBF)结构 表—3 序号 字段名称 字段类型 长度 备注 1 DWDM Character 1 2 DW Character 4 3 GCDM Character 2 4 GG Character 10
商品目录库(CPDM.DBF)结构 表—4 序号 字段名称 字段类型 长度 备注 1 CPDM Character 3 2 CPMC Character 18 3 DWDM Character 1 4 DW Character 4 5 GGDM Character 2 6 GG Character 10 7 BBJ Numeric 7 8 XXJ Numeric 7 9 ZGCB Numeric 7 10 ZDCB Numeric 4
商品出入库数据暂存文件(CPSJSR.DBF)结构 表—5 序号 字段名称 字段类型 长度 备注 1 RQ Date 8 2 CPDM Character 3 3 RKSL Numeric 6 4 LSSL Numeric 6 5 PFSL Numeric 6
各种商品每日入库累计文件(CPRK.DBF)结构 表—6 序号 字段名称 字段类型 长度 备注 1 RQ Date 8
2 CPDM Character 3 3 RKSL Numeric 6
各种商品每日销售出库累计文件(CPXS.DBF)结构 表—7 序号 字段名称 字段类型 长度 备注 1 RQ Date 8 2 CPDM Character 3 3 LSSL Numeric 6 4 PFSL Numeric 6
各种商品每日库存量累计文件(CPKC.DBF) 表—8 序号 字段名称 字段类型 长度 备注 1 KCRQ Date 8 2 CP012 Numeric 8 3 CP024 Numeric 8 4 CP036 Numeric 8 5 CP048 Numeric 8 6 CP050 Numeric 8 7 CP061 Numeric 8 8 CP073 Numeric 8 9 CP115 Numeric 8 10 CP127 Numeric 8 11 CP139 Numeric 8 12 CP218 Numeric 8 13 CP220 Numeric 8 14 CP231 Numeric 8 15 CP243 Numeric 8
各种商品每日出入存累计文件(CPRDATA.DBF)结构 表—9 序号 字段名称 字段类型 长度 备注 1 RQ Date 8 2 CPDM Character 3 3 CPMC Numeric 6 4 DW Numeric 6 5 PFSL Numeric 6 6 KCSL Numeric 6
四、输入设计
基础(原始)数据分为商品入库数据和商品出库数据两大类,因此输入屏幕分开设计。
图—3商品入库数据输入屏幕格式
上图是商品入库数据输入时的屏幕格式。当输入入库日期之后,便在屏幕上出现此画面。数据录入方式有两种:
?光标在右边的提示窗口内上下移动,选择正确的入库商品代码后,则商品代码、名称等信息自动进入左边窗口当前显示行的相应栏目内。然后光标停在“入库数量”栏上,打入入库数量即可。如此重复即可将本日内各张入库单上的数据输入机内暂存文件内。然后,选择提示“存盘”、“放弃”或“继续”。
?调整光标至左边窗口的“代码”栏,接着打入要入库的商品代码,此时对应的商品名称便由系统自动填入,然后打入入库数量即可,最后选择“存盘”、“放弃”或“继续”。
五、输出设计
输出设计是为了供企业随时查询产品实时库存,使其能根据市场的情况,及时合理地采购和分配产品。
输出报
式 表—10
商品代码 商品名称 规格 上月结存 本月入库 本月出库 本月结存
合计
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