发票,收据管理办法

发票,收据 KM-JN-FD-03 文件名称 文件编号: 2006-10-25 修改日期: 发票、收据管理办法 第 1 页 共 3 页 一、目的:为了发票、收据的使用、保管、传递流程，明确责任，减少损失，特制定本规定。 二、范围:财务部、发票收据领用部门 三、职责: 1、财务部负责发票收据的购买、发放、开具和保管; 2、各部门发票专管员负责发票的传递及发票回执的管理; 四、发票的购买 1、所使用的发票,统一由财务部办税员到当地税务部门购买。 2、购买发票时,应检查整本发票有无缺页、缺号、毁损等情况, 若有应及时提出并要求更换。 3、办税员购回发票后，发票管理员(由会计兼任)应按顺序号依次编排,并办理入库手续,登记领购登记簿,由专人保管并负责发放和使用。 五、发票的领用 1、设置发票领用登记簿,写明发票的起止号码、领用时间及领用人。领用发票采取交旧、领新的原则，由发票管理员或会计在领用登记簿上逐项登记并由发票领用人签字。 2、发票用完后,一般由会计或其他指定人员向财务部发票管理员重新领用,发票管理员应仔细检查上交的发票是否符合开具要求,对不符合开具要求的应向发票开具人详细说明不合要求的具体事项，对发票开具人屡次出现同一错误的，发票管理员有权提出处罚建议。六、发票的开具要求 1、发票上应写明购货时间及购货单位名称。 2、发票上应写明经济业务内容、数量及金额。 3、发票上应有经办人签名或盖章。 4、发票上必须加盖发票专用章或财务专用章。 5、发票上字迹书写要清楚,如错填项目应将几联发票同时收回, 并写上“作废”字样,并与第一联存根一并保存,严禁挖补涂改。 、发票所有联次应按顺序号一次填开,上下联次内容及金额必须一致。 6 7、严禁开具内容不真实发票,包括虚开、代开、上下联次填开不一致等。 8、在发票开具的过程中，对客户不违反税局发票使用规定的特别要求，应按客户要求开具。 七、发票的保管制度 1、一般由各公司会计负责日常保管和使用，其他部门需使用发票时由专人到会计处领用，并办理相关手续。 2、发票不得撕毁或涂改。 3、发票应妥善保管。如果发票丢失,应及时声明作废, 并当地税务机关，办理相关手续。 4、对于收回的发票存根,保存时间应与会计凭证及帐册一样,一般不少于十五年。 八、发票传送程序 1、财务部设发票领用登记簿，各单位相关部门设一发票专管员，到财务部办理发票相关事宜; 2、财务部依销售出库单或检测费清单等资料开具发票，发票专管员在财务发票领用登记簿上签收之后，财务部将发票联连同销售出库单等附件一并传至发票专管员。 3、发票专管员应设置发票领用登记簿并予以登记，填制发票签收回执(发票领用登记簿 KM-JN-FD-03 文件名称 文件编号: 2006-10-25 修改日期: 发票、收据管理办法 第 2 页 共 3 页 为活页式，按月设置)。送票人员在发票领用登记簿上签字后将取得的发票及回执送交客户，并要求客户在发票回执上签字或盖章(公司章)确认，送票人员将经客户签字或盖章的发票回执传回发票专管员。 4、发票专管员负责对签收的发票回执进行审核、登记，并按月分类保管。 5、发票回执收回期最长为30天，由财务人员定期(每月20日)进行抽查，对于遗失发票回执的，公司将视情节给予责任人一定金额的罚款。 6、发票登记簿及其回执保存时间不得少于两年整。 九、发票及回执管理规定 1、客户遗失发票(在发票已传送到客户后，由于客户原因造成发票遗失的) 1(1如果客户需取得发票复印件的，由相关业务员持客户出具的来财务办理手续。 1(2如果客户需重新开具发票，由客户出具遗失发票书面证明资料，并加盖该单位公章，业务人员持该“证明”出具书面补开发票报告，分别经部门主管和公司分管副总签字同意后，传至财务部。财务部经核实同意后办理补开发票手续。 2、发票专管员或送票人员遗失发票 2(1发票专管员或送票人员遗失发票的，由相关人员出具书面补开发票报告，经部门主管和公司分管副总签字同意后将相关资料传至财务部补开发票。 2(2因补开发票而多交的税款由责任人承担(补开服务性发票的按票面金额的20%承担税款，补开商品销售发票的按票面金额的43.70%承担税款)。 2(3因发票遗失不需公司补开发票的，处责任人每张发票50元罚款。 2(4个人遗失发票的不得以客户名义来承担责任要求公司补开发票，否则一旦查出除承担必要的税款外，另按每张发票给予责任人金额100元的罚款，并报部门副总经理处理。 3、送票人员遗失回执 3(1送票人在工作过程中遗失回执的，按每张扣罚50元，并承担因此而造成一切后果。 十、其他注意事项 1、发票使用及保管要求,由会计主管及发票管理员负责指导检查监督。 2、在发票的领购、保管、使用过程中,如有违反《中华人民共和国发票管理规定》及本暂行规定的,将根据有关规定进行处罚。若因此造成损失的，应负相应的赔偿责任。 3、送票人员不经客户签字而擅自在发票回执上签字以蒙骗公司的，公司将责令其补办手续外并处以50元/张罚款。 4、发票回执必须在领出后30天内收回，逾期未收回罚责任人50元/张。 5、各级经办人员必须认真负责，因发票回执或发票遗失及其它情况的必须上报，如隐瞒不报每发现一次处隐瞒者50元/张罚款，并承担因此造成的多交税款。 十一、收据的管理规定 1、收据由公司统一购买,并由专人负责保管，公司收据视同发票管理，收据购买、开具、保管应遵守发票。 2、购进收据应及时办理入库,严格进行登记,并进行分类保管。使用时必须注明用途、日期和金额。 3、设置收据领用登记薄。应载明收据的起止号, 领用时间及领用人。 4、据用完后,在领用前，会计应仔细检查收据的各项内容，若无问题，才可重新领用。 5、应写明开出的时间及收款单位名称; 6、上应写明经济内容及金额; KM-JN-FD-03 文件名称 文件编号: 2006-10-25 修改日期: 发票、收据管理办法 第 3 页 共 3 页 7、据时,应在收据各联次上写明经办人或盖章; 8、好后,必须加盖财务专用章或发票专用章; 9、字迹应端正、清楚，如错镇项目，应将几联收据同时收回并写上“作废”字样，并与 第一联存根同时保存下来，严禁挖填补涂; 10、联次应一次填开,上下联次金额必须完全一致。 11、禁止挪作其他用或一些非正式的用途,一旦公司出现重大损失或其他问题,由当事人 负完全责任(行政、经济和法律责任)。 12、收据遗失,应立即向公司有关部门反映, 以免公司财产遭受损失。 13、的收据存根,保管时间应与会计凭证一样,一般不应少于十五年 14、收据仅供公司内部收款使用，一律不得外借; 15、收据严禁挪作他用或一些非正式的用途,一旦公司出现重大损失或其他问题,由当事人负完全责任(行政、经济和法律责任)。 拟稿:财务部 审核人: 审批人: 抄送:各部门