酒业供应链公司供应链管理部工作流程及管理制度

酒业供应链公司供应链管理部工作流程及#管理制度# 供应链管理部 仁怀新宁酒业供应链有限公司 1 / 63 目录 1、基酒质押操作流程---------------------------------------------------------3 2、基酒质押属地监管入库操作流程---------------------------------------------4 3、基酒质押属地监管出库操作流程---------------------------------------------6 4、企业现场考查-------------------------------------------------------------7 5、预评估预封库-------------------------------------------------------------8 6、封存质物-----------------------------------------------------------------9 7、评估、质检---------------------------------------------------------------14 8、系统数据录入-------------------------------------------------------------14 9、入库签收-----------------------------------------------------------------14 10、酒水转运----------------------------------------------------------------14 11、巡检--------------------------------------------------------------------14 12、盘点--------------------------------------------------------------------16 13、库存审计----------------------------------------------------------------17 14、样品管理----------------------------------------------------------------18 料管理----------------------------------------------------------------19 15、资 16、数据库管理及分析--------------------------------------------------------19 17、系统数据维护------------------------------------------------------------19 18、客服管理----------------------------------------------------------------20 19、后勤管理----------------------------------------------------------------20 20、车辆管理----------------------------------------------------------------20 21、安全管理----------------------------------------------------------------20 22、附件--------------------------------------------------------------------20 2 / 63 一、基酒质押操作流程 业务推广 企业调查 业务洽谈 N 预封库预评估 审 核 Y 银行贷款流程 仓储 业务 签收封库评估 库 存 工商登记 N 审 核 Y 质押申请 授 信 保 险 发放贷款 仓储部日常管理 巡库 盘库 价格变更 报表管理 出库申请 出库 全部解押出库 部分出库 置换出库 最低价值控制 出库解押 3 / 63 二、基酒质押属地监管入库操作流程 1.监管方到企业现场考察,盘查企业基酒库存。2、酒 企业调查 商和新宁根据盘库结果确定酒商基酒《库存清单》。 3.《库存清单》提交市场部。 1.监管方管理系统录入酒商基本资料、产品信息。2、《到货通知单》 根据确认的《库存清单》录入系统,生成《到货通知 单》。 监管方、基酒商现场确认,1、确认数量及环境温度,修 双方签《到货通知单》，2、编仓位,画《库位平面图》，改 3、取样,按抽样取样贴标，4、预封库,封存方预封库、预评估、质检 数 式,封坛、罐、库，5、预评估,公司内评记录,酒据 师签字,出预评估报告，6、质检,监管方样品送质 检局质检，7、《预评估报告》和《质检报告》提交市 场部。 Y 差 异 监管方根据签收《到货通知单》对有差异数据在系统 内调整。 N 监管方根据差异调整后的数据做入库登帐,生成《入 入 库 登 帐 库签收单》 酒商、银行、物流监管方、评估方共同现场确认,1、 确认实际重量及环境温度、签收《入库签收单》。2、 取样评估封库 评估方取样,样品多方保存。3.确定质物封存方式, 修 封坛、封罐、封库。 改 数 监管方根据签评估方提供的《评估报告书》,通过酒 据 仓系统自动预警,对质押物进行最低价值控制。 最低价值控制,价值确认， 不足额,1.减少授信额度,需银行和酒商协商执行2. 补酒,需基酒商、银行和新宁三方共同协商,确定补减额 补酒 酒的数量、价值、时间、包装及样品鉴定方法后签收。 Y 差 异 对进行最低价值控制后有差异的,系统内做调整 N 监管方对入库数据和实物进行核准,质物品名、价格、核 准 件数、包装、料号、仓位等信息确认无误 入库完成,库存报表查询,XN、已质押未质押，银行、 库 存 已质押查询，酒商、库存查询。盘点,异动盘点，月 盘 打印《质物清单》及《仓位信息表》,酒商、监管方质押申请 盖章后提交银行做质押申请。 4 / 63 银行根据《评估报告》、《质检报告》、《质物清单》及 银行内部审核 《仓位信息》做出审价结果。 银行将盖有银行、酒商公章的《查询及处置通知书,附查库、核对库存 确认回执，》传达新宁,新宁根据实际入库信息回复 银行回执,确认质物库存数量。 银行根据监管方提交《查询及出质通知书,附确认回质 押 生 效 执，》回执联,授信后向酒商芳芳贷款,质押开始生 效。 日常管理,监管方进行定期巡检、盘点管理、系统数 日常管理 据维护、客户资料管理、报表管理并定期传送报表给 银行。 5 / 63 三、基酒质押属地监管出库操作流程 酒商向银行提交《提货申请书》,申请出库. 提货申请书 《出库通知书》 银行以《出库通知书》通知物流监管方出库 总量控制 物流监管方根据银行出具的出库通知书,进行质物最低价最低价值控制 值控制,若出库后的剩余质物总价值低于最低价值,则不得 足额 不足额 出库并通知银行,当酒商向银行还付贷款或缴纳保证金,或 向监管方交付等价值基酒监管,由银行确认并书面通知物 自由库 等值质物还付缴纳保证流监管方后,方可进行出库操作. 存出库 贷款 交换出库 金出库 1.等价质物交换出库:物流监管方根据银行出具的《质物变 更通知书》先做新质物入库,再将等值质物出库. 2.还付贷款等值出库:物流监管方根据银行出具的《质物最 质物变质物最保证金缴 低价值变更通知书》,将还贷等值部分出库. 低价值 纳出库通 更通知 3.缴纳保证金出库:物流监管方根据银行出具的保证金缴 书 纳后《质物最低价值出库通知书》进行相应的质物部分出 库. 新质物入 4.自由库存出库:超出质物最低价值的基酒属于自由库存,库 可自由出库. 新质物入库需走入库流程,酒商,银行,物流监管方均需在 场,共同确认新质物的数量,酒商和银行还需要确认新质物 预生成出库单 的价值. 审核未通过 审核单证 物流监管方操作人员根据银行出具的《质物变更通知书》, 保证金缴纳后《质物最低价值通知书》,在系统输入出库信通过审核 息,通过审核后生成《出库签收单》. 生成出库单 物流监管方通知提货方提货 通知提货 提货方持盖有银行和酒商公章的出库单,到监管方仓库提 货,出库验收后,监管方签单,盖章,三方各留存一份.(监管 出库 方是否将电子版的出库单发给提货方,由提货方自打印并 找银行盖章)。 在等值交换出库后,新宁还需回复银行《质物变更通知书 质物变更通知书(回执) ,回执，》。 日常管理:监管方进行仓库出入库管理,系统信息更新,并日常管理 定期传送报表告知银行。 6 / 63 四、企业现场调查 企业调查目的,调查企业生产状况、企业规模、库存基酒数量及品质状况,库房条件能否满足监管方的监管要求, 企业现场调查内容主要有基酒、容器、库房、企业生产状况、规模、生产厂房及库房照片存档。 基酒关键指标调查,品名、数量、规格,轮次，、生产时间、每一种品名规格的数量。 容器关键指标调查,陶坛,规格、件数、存放地状况、计量标准。 金属罐,规格,周长、高度、实际装酒高度，、件数、存储基酒数量、 存放地状况、进出酒口状况及数量,加封条件，。 库房关键指标调查,面积、门窗数量及可否加锁、安全性、卫生状况、酒坛摆放规范状况、 加装监控设施条件。 生产状况关键指标调查,窖坑数量及规格、原材料品质及原产地、基酒年产量。 企业规模关键指标调查,厂房面积、员工数、办公区域、年销售量/额、品牌。 照片关键部位留档,厂房门头、生产车间、窖坑、库房,门、窗、锁，、酒坛、酒罐,进出 酒口、锁具，。 封库关键指标标准,1.安全性,库房及操作，。A封库,窗户须可从内上锁、或外加防盗窗， 主通道门须可以从外加挂锁、其他门须从内能加锁，门、窗、墙体 及墙柱须坚固结实。B封罐,酒罐须存储在室内或围墙内,有专人 看守，酒罐100米内无高压电源线通过,10米内无电线、无火源 点，酒罐进出酒口须能上锁加封条。C库房内通电线路及设施须 无老化、短路现象,有专人维护。D库房、灌区内有能正常使用的 消防设施,包括灭火器、消防栓等。E有确保监管方工作人员安全 操作的保护设施。 2.卫生状况。A库房或灌区须干净整洁,无杂物、无污水、污泥等。B 酒坛、酒罐上须干净无污染物、蜘蛛丝等。 工作流程,1、企业预约,安排到企业现场调查的时间。 2、到企业现场人员及车辆安排,预约。 3、单证表格,《客户信息表》、《企业资产清单》等，准备,现场使用工具,相 机,计算器,卷尺、皮尺等，准备。 4、现场具体事项安排,包括容器规格尺寸测量、数量测量、记录,容器分类清 点、记录,基酒规格分类清点、记录,窖坑的规格尺寸测量、数量 清点、记录,原材料的分类清点、记录,库房状况勘察、记录,照 片拍摄,客户信息询问、记录等。 5、信息汇总,表单填制,登记备份管理。 6、调查情况汇报,汇总资料提交市场部,做封库计划书。 填写《客户信息表》、《库存清单》 附件,1.《客户信息登记表》 2、《库存清单》 3.《封库计划书》 7 / 63 五、预评估预封库 在预评估、预封库环节须对企业质押物进行仓位编制、确认质押物数量、取样内评估、送质检部门检查样品理化指标、预封库。其中质押物数量确认细则、取样操作细则、预封库操作细则及流程同“六、质物封存”。 仓位编制细则, 1、根据库房实际状况作库房分类编号,同一间库房只能用一个库房编号,一个酒罐大区只能用一个库房编号。 2、同一间库房内的不同酒坛按实际数量编制仓位号,同一酒罐大区内的不同酒罐按实际数量编制仓位号。 3、每一个仓位号上记录信息须满足基酒的品名、存储基酒数量、生产时间,规格,轮次，等信息。 4、制作仓位图,按同一库房或同一酒罐大区用坐标纸绘制一张仓位图,必须实物与仓位信息一一对应。 预评估操作流程, 1.样酒统计。一周统计一次新提取样品数量,对先放款的、对酒质有疑问的做优先内评安 排。 2.时间安排。根据实际需求安排评估时间,品酒时的样酒数量计划及时间规划。 3.预约品酒师。根据评估计划提前预约品酒师,通知品酒师评估的时间、地点、样酒数量。 4.预约公司其他参与人员。提前预约公司总经办及供管部分管领导、供管部、市场部、行 政部人员。 5.场地准备、使用物件准备。按计划时间,提前预约、整理场地,样酒、盛酒盘、品酒杯、 矿泉水、清洗酒杯水桶、分酒器、量筒、酒精计、温度计、评估记 录表、笔等必须用品。按样酒重要程度做品评顺序优先安排。 6.现场评估。A.人员安排,根据到场人员分配职责,主持人/一人、记录员/一人、酒精度 测量/一人、酒杯清洁/一人、倒样酒/一人、收样酒/一人。 B.评估指标,基酒品名、品质,色、香、味口感描述，、年份、轮次、生产 地点、是否勾兑、原料及产地、价格等综合指标。 C.酒质标准,园子酒、碎沙、生沙、窜酒、4#酒等。除园子酒外,其他类 型酒均为不合格酒。 D.流程,样酒分装、编号、品酒师品评、记录、咨询各指标状况分析记录、 收集酒样、装瓶封存、清洗品酒杯、签字,品酒师、主持人、记录 人员，。 7.清理场地。样酒收归样酒柜仓位,场地打扫清理。 8.对品酒师评判,对品酒师的性格、态度、经验、品评的准确度作记录。 9.资料整理、填写《评估登记表》,出具内评报告、归档。 整理《评估记录表》、按样酒评估记录出具《预评估报告》提交市场营销部和稽核小组, 资料归档。 10.品酒师费用管理,费用标准拟定、报备、送审、品酒师品酒时间及数量记录、费用结算 ,请款、支付， 质检操作细则, 1、预评估结果经稽核小组审核后,满足质押物标准的样品,由供应链管理部送质监 局作理化检测。 2、每家企业所有样品均须送质监部门检测。 3、送检时间安排,送检人员安排。 8 / 63 4、《检验报告》的跟踪人员安排,报告出具时间记录,支付费用额度及时间记录、 费用发票收集整理报销等。 附件,1.《仓位平面布置图》 2.《评估记录表》 3.《预评估报告》 4.《评估登记表》 5.《质检报告》 6.《到货通知单》,预封库是双方签收， 六、质物封存 封库流程, 1、封库时间安排 2、企业预约 3、银行、评估方预约、协调 4、公司人员安排,车辆安排及预约 5、现场具体事务规划安排,包括容器规格尺寸测量、数量测量、记录，容器分类清点、记录，基酒规格分类清点、记录。 6、突发事件的协调处理 7、数据汇总整理,《入库签收单》签收 8、《工作日志》记录 9、《仓位图》绘制 10、工作照片拍摄记录及留档管理,资料整理 11、工作汇报,工作记录、总结及方法改进 ,一，、基酒数量确定操作细则 总则:对属地监管类质押物,在基酒入库操作流程中,基酒质押物的数量确定,须以银行、评估方、基酒商及监管方四方代表现场同时确认数量为准,任何一方单独确认的质押物数量均视为无效操作。 操作细则: 1.由银行、评估方及监管方对基酒商指定,且满足银行、监管方质押要求的的基酒质押物进行数量测算,经四方共同确认后生效。 2.对不锈钢金属罐储存的基酒质押物数量测算,每次测算均需记录当时环境温度。 ,1，直立圆柱形金属罐体,用皮尺测量圆形周长后计算底面积,再用皮尺,卷尺或激光测距仪测，量罐体高度及其罐内所储存基酒的实际高度,计算基酒质押物体积，根据基酒密度计算出实际质量,每个金属罐测量三次取最低值作为计算基数。 ,2，横放圆柱形金属罐体,用皮尺或卷尺测量出罐体的底面半径和高度,计算其总容积，对未装满金属灌的还需测量基酒的实际高度,计算其实际的体积，根据基酒密度计算出实际的质量,每个金属罐测量三次取最低值作为计算基数。 ,3，横放椭圆柱形金属罐体,用皮尺或卷尺测量罐体底面长半轴和短半轴长度,再测量出椭圆柱体高度,计算其总容积，未装满金属灌的还需测量其实际高度,计算出基酒的实际体积，根据基酒密度计算出实际的质量,每个金属罐测量三次取最低值作为计算基数。 ,4，或向基酒商索要储酒罐设计图纸,根据施工图纸计算容积计算质押物实际数量。 9 / 63 ,5，将计算出的基酒质押物数量和基酒商提供基酒数量数据进行比对、核实,根据当时环境温度以计算出数量打95折至97折后为计量基数。 3.对陶坛储存的基酒质押物数量测算,每次测算均需记录当时环境温度。 ,1，吨坛,基酒装到坛颈口位置处10CM范围内浮动时,可按每坛1800斤计算。 ,2，千斤坛,基酒装到坛颈口位置处10CM范围内浮动时,可按每坛900斤计算。 0斤计算。 ,3，七百斤坛,基酒装到坛颈口位置处10CM范围内浮动时,可按每坛65,4，陶坛体积可用皮尺测量出坛口、坛底、坛中部最大周长处计算出相对应直径,再测量出中部最大周长处到坛口和到坛底的高度,计算陶坛的容积，根据基酒的密度计算基酒质量。或现场使用流量计进行计量。 ,5，将计算出的基酒质押物数量和基酒商提供数据进行比对、核实,根据当时环境温度以计算出数量打95折至97折后为计量基数。 。 4.对储存基酒质押物的不锈钢金属罐或陶坛,须按比例核实每罐、坛所装基酒的实际数量。 ,1，不锈钢金属罐。对储存基酒质押物的金属罐数量100%开罐进行实际数量核实,金属罐外有液位计的也全部开罐核实，,并按核实的实际数量计量。 ,2，陶坛。对陶坛储存的基酒质押物,须开拆陶坛总数的20%以上进行核实,进行数量的计量验证，对开拆过程中发现与基酒商提供信息有差异,空坛、半坛或明显少于整坛，时,须立即告知银行方及基酒商,并提高总数的抽检比例,再次进行数量的核实验证,如仍有一定数量的差异出现,则全部开坛核实验证数量,最后以实际核实的数量为计量数量。 ,3，对陶坛储存的基酒质押物,须对所有陶坛进行编号,用坐标纸制作陶坛摆放位置的平面布置图。以陶坛的大小作为分类标准统计基酒总数量，再以基酒的不同轮次、生产时间做分类标准统计各种品类基酒的数量。 5.对基酒质押物数量核实后,初步估算质押物总价值能否满足基酒商贷款额度的最低价值控制要求。不满足的告诉基酒商增加质押物，满足数量则四方代表进行现场签收质押物清单,质押物清单由监管方、银行及评估方分别保存。 6.整过操作过程监管方拍照留档保存。 附,1、圆柱体不锈钢金属罐容积计算公式 2 V=πRH --------------(1-1) R=C/2π -------------(1-2) C:圆周长 H:罐高 2、椭圆柱形不锈钢金属罐容积计算公式 V=πabH -------------(2-1) a:椭圆长半轴长 b:椭圆短半轴长 H:椭圆柱形高 3、陶坛容积计算公式 22 V=πH(2D+d)/12 -------------(3-1) 母线是圆弧形,圆心是陶坛中心 22 V=πH(2D+Dd+3d/4)/15 ----------(3-2) 母线是抛物线形 D:陶坛腹直径 10 / 63 d:陶坛底直径 H:坛腹到坛底高度 4、酒精比重与百分含量对照表 11 / 63 根据茅台地区酱香型白酒特点,其酒精度为53%,其比重以0.925为基数 12 / 63 ,二，基酒取样操作细则 总则,对属地监管类质押物,在基酒入库操作流程中,质押基酒取样时须银行、评估方、基酒商及监管方四方代表现场同时操作,其中任何一方单独提取样品均视为无效操作。 操作细则: 1、取样须由银行、评估方、基酒商及监管方按约定时间、地点四方代表同时在现场提取样酒。 2、质押基酒经酒商指定确认后,由银行、评估方及监管方按比例随机抽取,基酒商不能指定样品须在质押物中的特定位置提取。 3、基酒样品的抽取比例,对不锈钢金属罐储存的基酒,按储存质押物的不锈钢金属罐总数的100%提取样品，对陶坛储存的基酒,按储存质押物的陶坛总数的20%提取样品。 4、对坛装质押物,以不同的品名、规格、生产时间及轮次分类,按各品类总量的20%的比例随机提取样品,且按不同的品类分别单独装瓶,塑料瓶或瓷瓶，保存。 5、每一品类的基酒质押物须同时提取四份样品,银行、评估方、监管方及国家质检部门四方各一份，,每份样品数量在250ML——500ML左右,其中质检样品数量为500ML，。 6、每一份样品提取好,立即粘贴标签,须注明基酒商名称、基酒的生产时间、轮次等参数，对监管方提取的样品,回到办公室仓储部须按不同基酒商样品归类、登记、存放到样品柜中保存到质押物解除监管时间点,且办理完毕质押物出库签收手续,基酒商确认质押物数量、品质无误后为止。 、整个操作过程监管方拍照留档保存。 7 ,三，基酒封存操作细则 总则,对属地监管类质押物,监管方操作人员对取样及数量确认后的基酒封存,要能确保在监管过程中基酒无变化,不要惹怒基酒商,同时要能控制,质押办不下来要能复原。 操作细则, 1.封库房,根据前期下酒厂实际调查数据,仓储部预先作出计划,准备好所需的锁具、封条,做好人员安排。 ,1，门。对库房内的所有门,木门、防盗门、卷闸门等，,分挂锁和暗锁两类情况处理。对挂锁直接加新锁和基酒商共同对库房加锁,监管方用锁需加贴封条后用胶带绑缠，对暗锁须提前预约专业换锁人员在封库时换新锁或焊接锁扣加挂锁,须基酒商和监管方共同上锁封库。 ,2，窗。对库房内的所有窗,推窗、移窗等，,均须从库房内上锁，需加防护栏的在前期调查时要与基酒商协调,由基酒商方负责在规定时间内安装好防护栏，库房内的每一扇窗户,在开启处或推、关、移、拉等连接处粘贴封条,在不损坏封条的情况下,均不能正常开启。 13 / 63 2.封不锈钢金属罐,根据前期下酒厂的实际调查,仓储部做预先安排计划,提前制定好锁具及封条。 ,1，.进酒口。对金属罐顶的进酒口,根据实际情况用钢条或铁链封锁进酒口处盖子后酒商和监管方共同上锁,锁上加贴封条后用胶带绑缠,在不损坏锁具及封条的情况下不能开启、移动盖子。 ,2，.排气阀。用封条粘贴在螺丝、螺母连接处,封条上绑缠胶带,在胶带上剪口子，,使其不能正常揭开胶带,不能正常卸掉螺母、螺丝。 ,3，.出酒阀、取样酒处阀门。出酒口及取样酒出口阀门处,套上锁盒后酒商和监管方共同用挂锁上锁,锁上加贴封条后用胶带绑缠。 ,4，.对需要定制锁盒、铁链,前期调查时需要测算出所需数据,锁盒个数、出酒口不锈钢管直径、阀门转动处高度及所需直径、铁链长度及焊接状况，,交供应商制作备用。 ,5，.对露天的金属酒罐,挂锁上用塑料薄膜缠绕,防止雨水侵蚀生锈。 3.封酒坛。根据前期下酒厂的实际调查及基酒商提供数据信息,仓储部须提前准备好足量封条、胶带、浆糊备用。现阶段是采取封条对坛口绑缠的麻绳加封的方式封酒坛。操作流程如下, ,1，收紧麻绳，将封好酒坛的麻绳绳头用力使其麻绳收紧,防止酒挥发,防止人为的将塑料薄膜从坛口处揭开。 ,2，绳头打死结，将麻绳绳头在绑扎塑料薄膜的麻绳上打上死结,不让其结头在人为的拉扯情况下使其滑动、松开。 ,3，麻绳结头处贴封条，在每个酒坛绑扎塑料薄膜麻绳的所有结头处,分别用封条从麻绳绑扎的内侧穿到外侧后用浆糊全部粘贴上,封条上印章朝外方便巡检时检查封条是否完好，剩余的绳头缠绕在封条内粘贴住,确保在不损坏封条的情况下,不能正常解开麻绳的结。 ,4，封条及麻绳上缠胶带。用胶带把封条、麻绳及塑料薄膜缠紧在坛口处。 整个操作按流程环节分工协作,且按各环节的工作量大小比例合理安排其操作人员数量。 4.拍照留档,对所有封存结束后的陶坛,不锈钢金属罐,库房的全景、锁具等关键部位拍照留档。 注,1、视频监控设备安装。对有条件安装视频监控设备的库房、酒罐等,须安装视频监控设备,根据前期对酒厂的实际调查,对库房的形态、面积、长、宽、高,酒罐的高度、最大面积视角观察点的测算,计算视频监控设备安装点位置及所需视频摄像头数量,做到无死角 14 / 63 全景监控。 2、酒坛铅封。对须封存陶坛的基酒质押物,可定制专业的一次性封志,采用二维条形码防伪技术,在封志上印制公司独有的暗记。 3、开发远程监控设备。目前无线射频技术日趋完善,其无源电子标签的应用范围越来越广,可根据公司监管需求,在成本及维护费用可承受情况下,向电子研发或生产供应商定制可重复使用的封志类监控设备,用于公司对基酒质押物的封库、封罐及封坛等日常监控。 附件,1.《封库日志》 2.《仓位图》 3.《 入库签收单》 4.《封库记录表》 5.《基酒商库房编码表》 6.封库取样照片 七、评估、质检 目前主要是独立第三方评估机构对酒样评估,并做审价出具《评估报告》。国家质检部门队样酒酒质进行理化检测分析,并出具《质检报告》。 附件,1.《评估报告》 2.《质检报告》 八、系统数据录入 新宁酒仓系统数据录入操作见《酒仓系统操作说明》 九、入库签收 ,预留， 附件,1.《入库签收单》 十、酒水转运 ,预留， 附件,1.《酒水转运清单》 十一、巡检 巡检目的,检查监管基酒、容器、库房的安全状况是否正常，巡查企业的生产状况是否正常，找问题,提解决。 15 / 63 工作流程,1、巡检线路规划 2、时间安排、企业预约 3、巡检人员安排,车辆安排及预约 4、巡检报表准备 5、库房、酒坛、酒罐的日常检查,记录 6、巡检过程中对发现的异常问题立即汇报,对权限范围内的立即协调处理并做记录,企业签字 7、表单整理 8、工作总结,方法改进 基酒质押属地监管巡检制度, 1.与客户约定时间,每周巡检两次质押货物,并完成巡检报表。 2.检查贮存抵押物的容器及容器的进出口、阀门是否完好,有无浸酒、漏酒现象。若发现容器浸酒、漏酒,当场协同酒商转坛或转罐，在转酒过程中,必须将坛底或罐底的酒转移干净，转坛应补贴原坛标签,归位摆放整齐,同时将已损坏酒坛转出该库，转罐要更新系统仓位、容器信息,重新封罐做好记录。 3.检查库房的门、窗、锁、封条、墙壁、地板,天花板、柱子及其库房内设备,主要是照明设备，是否完好。若发现库房及库内设施发生破裂、损坏、渗漏,当场拍照取证并做好记录,同时督促、协同酒商修理完毕，若损坏严重、当场无法修理,则先将基酒转移到其他安全库房内进行封存监管,并做好转库信息记录 。 检查库房有无被盗迹象,若发现门和锁被撬、窗户打开、破璃破碎、封口封条被揭开、4. 撕断等被盗迹象,当场封锁并保护好现场,禁止任何人进出库房及其附近区域,同时上报主管领导并报警。 5.提醒酒商仓管人员对库房、走廊、过道等,包括配电柜,灭火器外表，做好保洁工作,做到无灰尘、无杂物、无纸渣、无蜘蛛网。 6.检查库房消防隐患,注意库房内外消防设施,灭火器,消防水龙头等，有无损坏,灭火器里添加灭火剂是否过期。若出现其中任一情形,当场拍照,同时督促、协助酒商修理完毕。 7.检查整个库房、贮存质押物的容器及其附属设备、消防设施后,督促酒商对有损坏的物件进行现场修理,准确填写巡检报表,物流监管方和酒商的库房管理人员同时签字。当日巡检后,巡检人员要整理巡检报表,向主管领导汇报巡检结果。 8.在库房内巡检时,不准使用手机等电子设备，不准使用明火、禁止吸烟，不准穿高跟鞋、拖鞋，不准在库房内嬉闹，不准将物品放在封扎好的坛口上。 异常情况处理权限标准, 1、浸坛,巡检人员告知企业做换坛处理,负责做好记录,仓位变更情况记录,换坛情况说明,报备巡检负责人。 2、漏坛、爆坛。巡检人员当场告知巡检负责人处理,并做现场情况详细记录，负责人协调企业补酒。 3、爆罐、封条被毁、火灾等重大事故。巡检人员当场立即汇报部门分管领导、公司领导、巡检负责人处理,并做好现场情况详细记录。对非人为事故,自然灾害等，,在人身安全有保障条件下立即参与现场抢救。 16 / 63 附件,1.《属地监管巡检报表》 2.《情况说明》 十二、盘点 盘点目的,确保公司库存数据准确有效,保证公司仓库管理及时到位,提高仓库收发货运作效率。 操作流程, 1、时间安排 2、企业预约 3、盘点表及其它资料,标签、仓位图等，整理 4、人员、车辆安排预约 5、现场人员事务规划 6、抽样检查存储实际数量,抽取样品的数量、仓位记录 7、清点实际包装件数 8、数据汇总,环比分析库存数据属盘亏盘盈,找出原因,总结 9、工作汇报银行、酒商、公司部门分管领导,对异常情况提解决方案 10、资料整理归档管理 ,一，盘点范围,仓库所有库存商品。 ,二，盘点方式,异动盘点,分区盘点,定期循环盘点、不定期盘点、季度盘点、年终盘点， 对前一天的进出变化的盘点,在滞后一天,N+1 8,00)盘点。 1.异动盘点; 1.定期循环盘点,每月第三周的周一、周二对仓库进行一次盘点,对占总坛数1 %的酒进行开坛抽查,对总罐数的10%进行开罐抽查,并把所盘数据和盘点表及系统数据对照,找出差异并究查原因。 2.不定期盘点,对某一时段货物进出量比较大,当达到监管总量的10%时,自进出库作业完成之日起3日内进行追盘复盘。 3.季度盘点,在银行盘点前,对所有库存进行盘查,对占总坛数 1%的酒进行开坛抽查,对总罐数的20%进行开罐抽查,做好准备,做到与银行数据准确对接。 4.年终盘点,每年12月第三周的周三、周四对仓库库存进行一次大盘查,对占总坛数1%的酒进行开坛抽查,对总罐数的20%进行开罐抽查,做好必要的总结工作。 ,三，盘点注意事项。 1.认真核对实物品名、料号、规格、重量,件数、数量、液位,并详细记录,做到准确无误。 2.盘点时带上货卡,对丢失或数据不清晰的货卡在当场补上。 3.盘点结束之日起一天内完成对账,并对有差异的数据记录进行复盘,查找原因。若是错盘、漏盘,应立刻更正数据，若是盘点单证和系统上的数据和实际情况出现差异,即刻查明原因,同时汇报领导,尽快更正,所有核实及更正事项在盘点结束之日起至下一工作日内全部完成，原因不明的做好准确记录,向主管领导汇报相关情况,征询解决方案。 4.盘点时注意保证酒坛安全,盘点人员安全。 ,四，附注,为盘点准确,快速,平时应做好以下工作。 1.收发货结束后半小时内整理收发货单,更新数据,保证数据及货位和仓库实际库存一致。 2.做到一个分区库一张卡,如何分区按实际仓位情况划分，,每次收发货结束时,认真、准确填写收发货记录,以免影响后期盘查,并复核前期货卡记录,及时发现相关问题。 17 / 63 3.平时应注意爱惜、保管好盘点报表,避免遗失,造成不必要的后果。 4.今日事今日毕。 备注,如盘点日期为法定节假日,则盘点时间顺延至下一工作日。 附件,1.《分区盘点报表》 十三、库存审计 库存审计目的,对客户库存酱香型酒的信息收集,审查企业生产运营状况是否正常持续。 库存审计要求,数据真实。 操作细则 ,一，客户关系管理。 ,二，企业调查计划安排。 1、客户数量安排,根据客户总数量和基酒商酒厂地域做每周审计。 2、时间安排,根据一周工作计划做时间计划及预约客户。 3、路线安排,根据一周工作计划和基酒商酒厂地域做路线优化。 4、人员安排,根据一周工作计划做人员调用计划及预约。 5、车辆安排,根据一周工作计划做车辆调用计划及预约,三，实物盘查。 1、标的物,原料,红梁、大曲、糠壳、煤炭、水、电，,半成品酒,成品酒,包装,外包装纸箱、酒瓶、内包装纸盒、标签纸、瓶盖， 2、品质鉴定标准,红梁品质鉴定标准,大曲品质鉴定标准,煤炭品质鉴定标准,酒质鉴定标准,酒瓶品质鉴定标准, 3、数量计量方法及标准,原料,半成品酒,成品酒,包装材料 4、操作, 小红梁数量调查统计操作细则, A、入库单、磅单、购买、出库单、领料单等原始资料调查。 B、根据窖坑数量及规格推算,茅台标准窖坑红梁年用量,2.5万斤/窖坑。 C、实物盘查,库房实物体积测量。 D、供应商数据调查。 E、渠道,主要通过原料库管、生产车间主管或领料员、熟悉企业情况的相关人士咨询。 基酒数量调查统计操作细则, A、入库单、磅单、出库单等原始资料调查。 B、根据窖坑数量、规格推算,茅台标准窖坑年产量,7-8T/窖坑。 C、实物盘查,酒坛分吨坛、千斤坛、七百斤坛、五百斤坛几种主要规格计，酒罐实测罐高、周长、罐内装酒高度计算。 D、对可以提取酒样的需提取样品回公司做记录。 E、渠道,主要询问酒库库管。 包材数量调查统计操作细则, A、入库单、出库单、领料单等原始资料调查。 B、实盘,进入库房实际清点,分类清点各类包材， C、成品出库单、成品销售记录等原始资料调查。 D、渠道,主要询问包材库管、包装车间领料人员、包装车间负责人和销售部门人员。 18 / 63 ,四，企业背景调查。 A、调查内容。企业名称、地址、照片、各类证照、人事行政、组织结构、员工、企业规模、负责人诚信度、品牌、销售渠道、流向。 B、调查渠道。企业内部工作人员咨询、熟悉企业情况的相关人士咨询。 ,五，资料整理。 填写《企业信息调查表》 ,六，审计报告。 出具公司内部《审计报告》 ,七，附件,1、红梁品质鉴定标准 2、大曲品质鉴定标准 3、煤炭品质鉴定标准 4、酒质鉴定标准 5、酒瓶品质鉴定标准 6、红梁及大曲计量方法、标准 7、基酒数量计量方法及标准 8、包装材料计量方法及标准 9、《客户信息调查表》 10、《审计报告》 十四、样品管理 ,一，样品库仓位编制 公司样品柜按顺序分ABCDEFGHIJ十个大区,每个大区按顺序分1、2、3、4、5、6、7七个小区,每个小区按顺序分1、2、3、4四个仓位,制作《样品库房仓位图》。 ,二，样品登记 样品管理负责人须对每个新收集的样品做登记,记录样品收集时间、酒商名称、品名、规格、数量、生产时间、提取样品容器编号。填写《样品登记表》。 ,三，样品编码 编码须按编码规则编制,编码为8位数字,XX-XXX-X-XX,第一、二位入库年份,第三、四、五位基酒商编码,第六位为轮次,第七、八位流水号。根据《样品登记表》编制《酒商代码表》。 ,四，装瓶、贴标、入库 样品重新装瓶,对用塑料瓶取样,须在取样后48小时内换装到瓷瓶,样品酒瓶规格为125ML白瓷瓶,装酒密封瓶盖,粘贴编码标签,入库放入分配仓位存储。 ,五，仓位信息录入 样品库房仓位样酒出入库信息录入,对外调样酒须填写《样酒调用登记表》,由调用人签字,样品管理负责人核准。填写《样品库房仓位存储信息表》。 ,六，样品日常安全检查、卫生清洁 每周检查一次样酒瓶盖是否密封好,货柜架载重是否超标,玻璃门是否损坏,样品摆放是否规范及须保持和《样品仓库仓位存储信息表》记录一致。做日常卫生清洁,保持样品柜和样品瓶清洁。 ,七，样品盘点、数据维护 每月全部盘点一次样品酒数量,做好《样品酒盘点报表》记录,做好数据更新维护,对样酒数量发生变化的须填写《样酒数量变化情况说明》。 19 / 63 ,八，样品库存信息资料管理 整理库存信息资料,《样品登记表》、《样品库房仓位存储信息表》、《样品酒盘点报 表》每月定期发送部门领导审核。 附件,1、《样品库房仓位图》 2、《样品登记表》 3、《酒商代码表》 4、《样品库房仓位存储信息表》 5、《样酒调用登记表》 6、《样品酒盘点报表》 7、《样酒数量变化情况说明》 十五、资料管理 ,一，表单设计 ,二，报表管理 ,三，合同管理 ,四，照片管理 ,五， ,六， ,七， 十六、数据库管理及分析 ,一，基础信息,客户名称、代码、类型,生产型、销售型，、地址、法人、联系人、 联系电话、照片,生产车间、包装车间、库房，、各类证照,交银行资料，、人事行政,组织 机构、人员，、企业规模,固定资产、窖坑数及规格， ,二，产品信息,品名、规格、数量、生产时间、价值、评估方、原料、品质描述、质 检描述、存储情况、仓位信息、照片 ,三，原料信息,品名、规格、数量、价格 ,四，包材信息,品名、规格、数量、价格 ,五，物流信息,服务供应商、主要运输线路、目的地、运输时间、货运量、价格、服 务质量描述、需求描述。 ,六，融资信息:品名、规格、数量、生产时间、价值、融资额度、质押期限、还款方式、金主、需求描述 ,七，交易信息,销售合同、渠道、品名、规格、数量、价格、销售地点、货款回收方 式 ,八，财务信息,财务报表、资产负债表、现金流量表 ,九，业务信息,品牌、渠道、销售记录 ,十，数据分析, 十七、系统数据维护 (一，入库数据 ,二，盘点数据 ,三，置换入库 ,四，价值变更 ,五，出库数据 20 / 63 ,六，仓位变更 ,七， 十八、客服管理 ,一，处理突发事件,包括盗窃、火灾、洪灾、 爆罐、爆坛等事故,第一时间赶到现场,跟相关公安、消防、银行、保险、公司领导沟通协调,采取应对措施。 ,二，协助客户开展业务,包括转坛、转罐、转库、补酒、取样、出库等,联系客户,安排人员现场监督客户操作,根据实际操作情况作记录,并上报监管银行。 ,三，协助市场营销部收账,客户日常服务的成本核算,与银行、客户协调费用,制定收费标准。 ,四，与银行、保险、评估协调沟通,处理业务过程中的日常事务。 ,五，协调客户关系、建立人脉,让客户配合公司工作。 十九、后勤管理 ,一，请购。封库耗材及办公用品的请购申请 ,二，领用。封库耗材及办公用品的领用登记 ,三，加班。部门加班申请及记录 ,四，报账。部门巡库、盘库车费报销 ,五，报废物资处理申请。 ,六， ,七， 二十、车辆管理 ,预留， 二十一、安全管理 二十二、附件 1、《客户信息表》 21 / 63 仁怀新宁酒业供应链有限公司 客户信息表 客户名称 地 址 企业性质 法定代表 纳税人类 公司传真 型 公司网站 电 子 邮 箱 注册资金 近两年营业额 窖 坑 数 年 产 量 品 牌 备 注 联系人信息 姓 名 性 别 职 位 电话 地 址 邮 箱 姓 名 性 别 职 位 电话 地 址 邮 箱 备 注 库房信息 编 号 长 宽 高 面积 备 注 容器信息 编 号 上周长(M) 下周长,M， 最大周长,M， 高,M， 备 注 2、《封库计划书》 22 / 63 封库计划 客户名称 地址 申请额度 质物数量 库房状况 人员安排 封库 封条数量:_________ 锁具数量:_________ 门:_________ 窗:_________ 库房编号:_________ 人员安排:___________________ 封坛 封条数量:__________ 锁具数量:__________ 酒坛规格:__________ 酒坛数量:__________ 人员安排:___________________ 封罐 封条数量:_______ 锁具数量:_______ 周围环境:_______ 酒罐规格:__________________ 数量__________ 酒罐编号:___________________ 人员安排:___________________ 3、《预评估登记表》 23 / 63 预评估登记表 序号 客户名称 客户品名 规格 数评估时品酒备注 编码 量 间 师 4、《预评估记录表》 24 / 63 5、《预评估报告》 6、《封库日志》 封 库 日 志 日期, 记录员, 酒企名称 地址 贷款额度 质押额度 参 与 单 位\ 人 员 25 / 63 质 物 清 单 操 作 过 程 备 注 审核意见, 审 核 签字, 日期, 7、《仓位图》 8、《质物清单》 26 / 63 9、《客户封库登记表》 10、《基酒商库房编码表》 11、《评估报告》 12、《质检报告》 13、《到货通知书》 27 / 63 14、《质物验收及价格确认通知书》 质物验收及价格确认书 客户名称 监管单位 质物名称 规格 数量 生产厂家 凭证号 单价 金额 价值合计 放款金额 质押率 分行货押监管人员签字: 日期: 分行信贷管理部总经理室成员签字: 日期: 15、《查询及出质通知书,附确认回执，》 查询及出质通知书,附确认回执， NO: 致: ,监管方,: 鉴于 公司,以下简称出质人,已将下列货物质押给质权人 ～请贵公司核实下列货物是否处于贵公司的占有和监管之下～如确认无误～请贵公司严格按照 字第 号《动产质押三方合作协议》的规定履行监 28 / 63 管责任。 名称 规格 重量 数量 生产厂家 凭证号 单价 质权人: ,预留印鉴,银行 出质人: ,预留印鉴, 年 月 日 年 月 日 ------------------------------------------------------------------------------- ------------------------- 致: 银行 我公司业已收到编号为 的《查询及出质通知书》～现确认:我公司已收到出质人交付的上述货物～并已知晓出质人存放于我公司的上述货物已被出质人质押给贵行。本公司将严格按照编号为 字第 号《动产质押三方合作协议》的规定履行占有、监管责任。 监管方: ,预留印鉴, 年 月 日 ,以下无正文, 16、《仓单》 17、《属地监管巡检报表》 29 / 63 18、《盘点报表》 19、《质物最低价值通知书》 30 / 63 质物最低价值通知书 NO: 致: ,监管人, 自贵公司接到本通知书之日起～ 公司在我行的质物最低价值为 万元～请贵公司按照 字第 号《动产质押三方合作协议》的约定执行。 质权人: ,预留印鉴, 年 月 日 ------------------------------------------------------------------------------- ------------------------- 致: 银行 我公司业已收到编号为 的《质物最低价值通知书》～本公司将严格按照编号为 的《质物最低价值通知书》的要求和编号为 字第 号《动产质押监管合作协议》的约定执行。 监管方: ,预留印鉴, 年 月 日 20、《核库报告书》 核库报告书 编号: 单位:万元 仓库名称 监管方 操作方式 31 / 63 企业名称 授信敞口 核定质押率 押品名称 规格型号 生产厂家 单价 数,重,量 价值 当前质押数量当前查库数量与 或价值 价值汇总 是否存在库存 库存周期超过6个月 周期超过6个月 的质物明细 的质物 仓储方储存保 管情况评价 监管方控制管 理情况评价 银行核保员 监管方人员签名 年 月 21、《质物变更通知书,附确认回执，》 质物变更通知书,附确认回执， NO: 致: ,监管方,: 按照我行、贵公司以及 ,出质人,三方签订的 字第 号的《动产质押三方合作协议》～现 ,出质人,拟对质物进行变更～我行已审核同意。请贵公司根据下列入库清单为其办理货物入库验收手续～并对下列出库清单所列质物解除质押～予以放行。 货物入库质押清单 名称 规格 重量 数量 生产厂家 凭证号 单价 32 / 63 质物出库清单 名称 规格 重量 数量 生产厂家 凭证号 单价 质权人: ,预留印鉴,银行 年 月 日 致: 分行 贵行签发的 号《质物变更通知书》已经收悉。根据 字第 号《动产质押三方合作协议》的约定～本公司已按照《质物变更通知书》的要求办理入库和出库手续。本次质物变更明细如下表。 质物入库明细 名称 规格 重量 数量 生产厂家 凭证号 单价 质物出库明细 名称 规格 重量 数量 生产厂家 凭证号 单价 监管方: ,预留印鉴, 年 月 日 33 / 63 22、《质物价格确定/调整通知书》 质物价格确定/调整通知书 NO: 致: ,监管方和出质人,: 根据编号为 字第 号《动产质押三方合作协议》的规定～现将确定的质物品种和价格或者调整后的质物品种和价格通知给贵公司～请按照下表确定的质物品种和价格执行。 名称 规格 生产厂家 单价,元, 特此通知 质权人: ,预留印鉴, 年 月 日 ------------------------------------------------------------------------------- -------------------------致: 银行 我公司业已收到编号为 的《质物价格确定/调整通知书》～本公司将立即按照《质物价格确定/调整通知书》的内容及 字第 号《动产质押三方合作协议》的规定对质物品种及单价进行调整。 34 / 63 监管方: ,预留印鉴, 年 月 日 ,以下无正文, 23、《质押货物变动审批表》 质押货物变动审批表 经办行: 申请日期: 年 月 日 客户名称: 授信额度: 已使用额度: 授信起止日期: 仓储监管合作方: 品种: 质物 实际价值总额: 情况 我行要求的质物最低价值: 申请人申请提货价值 追加的保证金数额 ,应等于申请提货价值×质押率, 保证金是否已经收妥入保证金账户: ,经办行会计人员签字确认, 经办行客户经理意见: 经办行公司银行部负责人意见: 申请提货 时填写 经办行分管行长或行长意见: 货押业务专岗人员意见: 分行信贷管理部总经理室成员意见: 拟换入的质物: 拟换出的质物: 申请换货 新质物是否在原《质物价格确定/调整通知书》的范围内: 时填写 新质物价格,附价格确定依据,及数量: 35 / 63 经办行客户经理意见: 经办行公司银行部负责人意见: 经办行分管行长或行长意见: 货押业务专岗人员意见: 分行信贷管理部总经理室成员意见: 拟调整价格的质物品种: 设定质押时的质物价格: 现时质物价格,附依据,: 现时质物价格比设定质押时上涨 / 下跌 % 调整质物价 格时填写 经办行客户经理意见: ,注:下调 质物价格时经办行公司银行部负责人意见: 可直接由货 押专岗人员经办行分管行长或行长意见: 报分行信贷 管理部, 货押业务专岗人员意见: 分行信贷管理部总经理室成员意见: 36 / 63 24、红梁品质鉴定标准 25、大曲品质鉴定标准 26、煤炭品质鉴定标准 28、酒质鉴定标准 29、红梁、大曲计量方法及标准 30、基酒计量方法及标准 31、包材计量方法及标准 32、《企业审计报告》 33、《样品库房仓位图》 34、《样品登记表》 35、《酒商样品代码表》 36、《样品酒库存信息表》 样品存储仓位信息表 序客户名客户样品品名 数规格 生产取样取样仓备注 号 称 代码 编码 量 时间 时间 数量 位 37 / 63 37、《样品酒调用登记表》 样品调用登记表 序样品编品名 样品调用调用调用用途 归还归还签收备注 号 码 数量 人签时间 数量 时间 数量 人签 名 名 38、《样品酒盘点表》 38 / 63 39、《库房钥匙领用、归还登记表》 库房钥匙领用登记表 序号 客户名称 钥匙编领用时领用人用途 归还时签收人备注 号 间 签名 间 签名 39 / 63 40、《采购申请单》 41、《报废物资登记表》 42、《提货申请书》 提货申请书 ,出质人签发, 编号: 致: 银行 根据 银行第 号《动产质押三方合作协议》的约定～本公司已将共计 万元的保证金划入本公司在贵行开立的保证金账户 上～该笔保证金作为编号为 的《 协议》项下债务的质押担保。 现我单位向贵行申请办理 公司签发的 号仓单/提货单/其他已保管质押货物的书面凭证项下下列货物的提货、出库手续～欲提取的货物清单见下表～请予办理提货手续为盼: 货物明细为: 名称 规格 重量 数量 单价 凭证号 仓位号 备注 申请人,出质人,: ,预留印鉴, 年 月 日 43、《出库通知书》 44、《出库签收单》 40 / 63 45、《办公用品领用登记表》 46、《解押通知书》 解除质押监管通知书 NO: 致: ,监管方, 根据编号为 字第 号《动产质押三方合作协议》的约定～现通知贵方终止该协议～贵方的监管职责自接到本通知之日起解除。 质权人: ,预留印鉴, 年 月 日 41 / 63 47、照片,调查阶段、封库阶段， 42 / 63 43 / 63 44 / 63 45 / 63 46 / 63 47 / 63 48 / 63 49 / 63 50 / 63 51 / 63 52 / 63 53 / 63 54 / 63 55 / 63 56 / 63 57 / 63 58 / 63 59 / 63 60 / 63 61 / 63 62 / 63 63 / 63