档案中级试题-简答题

试述档案的本质属性?1、档案是原始记录的历史记录,这是档案的主要特点和本质属性。档案不同于一般的历史遗物,它具有很强的记录性,所以档案具有很高的查考价值。不同于一般的信息资料,是特定的形成者直接使用的有保存价值的文件,不是事后编写的材料,具有原始性特点。档案以兼具原始性和记录性二者于一体的特点,区别与其它资料。2、了解档案原始记录性的特点,对于档案管理以及处理档案工作同外部的某些关系,都有实际的指导意义。3、档案是历史的真迹,必须保持它的特性,才能充分发挥它的效用。4、档案与图书资料、文物,既有性质上的区别,也有某些联系。他们之间有部分重合关系、彼此转化关系等。因此,档案部门既要区别档案与资料,着力管好档案,也要收藏与档案有关的资料,辅助馆藏档案提供利用。试述如何辩证的理解档案的真实性? 档案是真实的历史记录,对档案的真实性和可靠性,要辩证地理解。 一方面,因为档案是历史上执行特有任务中作为表达工具而使用的文件转化来的,所以总的说来,它在反应历史活动的客观过程方面是真实的;在反应史实内容方面,一般说来也比其他资料可靠。 另一方面,具体说来,就每份特定的文件或某部分案卷而言,档案所技术的内容有的是真实的,有的是不真实的或不完全真实。 但是,即使档案内容有虚假部分以至完全不违背事实,它还是反应了档案形成者的认识水平、本来意图或欺骗活动。就此而言,档案仍不失其为真实的历史记录。 综上所述,对档案真实性一定要辩证的表述。 试述我国档案工作的基本原则三项内容的关系? 我国档案工作的基本原则是统一管理、分级管理、维护档案的完整与安全,便于社会各方面的利用。 我国档案工作的基本原则三个方面的思想内容,互相联系,互相作用。 实行档案的统一管理,才能切实地维护档案的完整与安全,从而便于社会各方面的利用。 实行档案的统一管理,维护档案的完整与安全,都是为了便于社会各方面利用档案;要做到便于利用,必须实行统一管理和保证档案的完整与安全。从这一相对的意义上,也可以说统一管理和维护档案的完整安全是手段性的,便于社会各方面利用档案是目的性的。 没有统一管理和档案的完整与安全,就没有便于利用的组织保证和物质基础;离开便于社会各方面的利用,实行统一管理和维护档案的完整与安全便失去意义和方向。 综上所述,我国档案工作的基本原则,是一个辩证统一的有机整体。 试述档案行政法规的属性特征?(1)档案行政法规的一般属性。①权威性和命令性,档案行政法规同国家的档案法律一样,都是国家意志的体现,执行人无权根据自己的主观意志,取舍、变更档案行政法规的有关规定;②直接性和现实性,档案行政法规的内容具有明显的直接性和现实性特征;③稳定性和动态性,一方面,由于档案工作环境是处在不断的变革中,这就要求档案行政法规的内容必须随之有所调整与变更,另一方面,档案工作的内在运行机制也会发生一定的变化,这也要求档案行政法规的内容有所变化,但是不能“朝令夕改”。(2)档案行政法规的特殊性。①档案行政法规的制定必须符合档案和档案工作的特殊发展规律与特点;②档案行政法规的制定必须具有历史的继承性与发展性特点。此外,档案行政法规必须以档案法律为依据,随着档案法律的变更和发展而变更发展。 论述档案职业道德的含义与内容?档案职业道德,是指档案工作者在从事档案行政、档案保管和利用等项职能活动中,应当遵守的基本行为准则。内容为:1、忠于职守,爱岗敬业。忠于职守指档案工作者在从事档案行政。档案保管和利用服务等项职能活动中,应当遵守的基本行为准则。爱岗敬业指档案专业工作人员应当对档案事业的建设和发展,倾注较之普通公众更多的爱心。2、遵纪守法,严守机密。档案工作这应当注意保护国家的安全利益及集体和公民个人的隐私,不得销毁相关的档案文件信息。应当珍视国家和社会给予的特殊信任,不利用职务之便,为自己或他人谋求私利。应自觉养成良好的职业保密习惯。3、博学求进,公正服务。提高档案工作者的知识水平、工作能力和专业水平等方面的基本素质,不仅是从事档案工作的必要条件,也是档案工作者职业道德的重要内容之一。应该尽可能的提供档案信息为用户服务,即为合法的利用者提供公正的服务。应通过与档案专业和其他专业工作人员的合作,促进世界文化遗产的保护和提供利用。 论述电子文件的管理原则?答:1、电子文件全程管理原则。电子文件管理必须遵循全程管理的原则,就是要在从文件产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。①电子文件的全程管理是一种全面的管理,涉及流程、管理规则、管理方法以及质量要求,旨在建立一个涵盖电子文件全部管理活动的管理体制、目标体系、体系、程序体系和技术方法体系;②电子文件的全程管理是一种系统的管理,建立在“大文件”的概念基础之上,注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素; ③电子文件的全程管理是一种过程的管理,是通过过程控制实现结果控制。对电子文件生成、流转、利用、保管等每一项具体管理内容的实施过程监控。 2、电子文件的前端控制原则。前端控制则是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合,把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在文件形成阶段实现。前段控制是实现电子文件全程管理的重要保障,这一原则在 纸质及其他载体文件、档案管理中是有效的,在电子文件管理中更加重要。①前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略;②前端控制是优化管理功能,提高管理效率的科学理念。 3、集成管理模式:电子文件的集成管理是将电子文件生成、运行、保管等管理活动有关的要素进行合理的互联与组合,形成具有要素群结构的管理体系的过程。具体包括三个方面内容:①文件流与业务流的集成;②文件流与其他信息流的集成;③文件流内部管理活动的集成。 4、动态管理原则:动态管理是指对电子文件全程加以控制,以动态适应性管理措施是实时应对电子文件生成、运转、利用过程中发生的变化和对管理工作提出的新要求,以保证管理目标的实现。 5、注重效益原则:与纸质文件管理相比,电子文件管理中对成本和效益的关注尤其突出,这主要来自两个方面的原因:一是电子文件管理投入可能比纸质文件管理要大得多,尽管电子文件的高密度存储可以节省大量的存储空间,但是投入却可能大大超过纸质文件管理系统,静态保护难度更大,成本更高。二是信息化过程中各种组织更加注重信息资源的效益问题。 简述档案定义的含义?1、档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。 2、档案是保存备查的文件。 3、档案内容的记录方式和载体是多种多样的。 4、档案是原始的历史记录,以兼具原始性和记录性于一体的特点,区别于其他文献形式。原始记录性是档案的本质属性。 简述档案的凭证价值?1、所以有凭证价值出现,是由于档案的形成规律和档案自身特点决定的。2、从形成过程及结果看,他是从当时当事直接使用的文件转化而来的,并非在现今使用之际临时编制的,是令人信服的历史证据。3、从档案本事形态看,文件上保留这真切的历史标记。如当事人亲笔手稿、机关或个人印信等。总之,档案是历史的真凭实证。它的这种凭证作用,构成了档案的基本价值之一凭证价值。 简述档案工作的服务性?1、从档案工作同其他工作的关系来说,它属于一项服务性的、条件性的工作。通过管理和提供档案的各项工作服务,是档案工作区别于其他工作的特点之一。2、档案工作为各种工作活动服务,是社会分工的需要和人类文明的结果。3、档案工作能以其专业管理的结果为社会服务,是档案工作的光荣职责和艰巨任务,说明它是一项不可缺少的最后哦俺要工作。 简述统一领导、分级管理原则和含义?统一领导、分级管理,是我国档案工作的组织原则和管理体制。基本内容为:1、统一领导,统一管理,为加强党和政府对档案工作的统一领导,统一地管理国家全部档案以及党政档案工作。2、国家全部档案由各级档案机构分别集中保存,并实行党、政档案的统一管理。3、全国档案工作,有 各级档案行政管理机构统一地、分层负责地进行监督和指导。 简述各类档案馆的具体任务:1、接受与整机本级各单位具有长远保存价值的档案以及有关资料,科学地管理。2、通过多种方式,积极开展档案资料的利用工作。3、参与编修史志的工作。 简述档案行政法规的概念、含义?档案行政法规仅指由国务院依法制定的各种档案行政管理规范性文件。含义有:第一,档案行政法规必须是国务院制定或由其批准与公布的。第二,是一种具有普遍约束力的规范性文件,针对档案事业中某一方面的行政管理工作制定的。第三,是依据宪法和法律的有关规定制定的,内容必须户份额法律精神。 简述档案行政规章的性质。1、档案行政规章从属于国家的法律2、档案行政规章具有普遍性的或特定的适用性3、档案行政规章之间的协调一致性。除了要做到不得与法律、行政法规相抵触外,还要特别注意规章和规章间的协调一致,避免相互矛盾。简述文件生命周期理论的重要意义?第一,文件生命周期理论准确地揭示了文件运动的整体性和内在联系,为文件的全过程管理奠定了理论基础。第二,文件生命周期理论准确地揭示了文件运动的阶段性变化,为文件的阶段式管理奠定了理论基础。第三,文件生命周期理论准确地揭示了文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响,为实现从现行文件到档案的一体化管理,为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了理论依据。 简述来源原则的基本内容?来源原则的基本内容可以归纳为三个基本点:1、尊重来源:指档案馆首先应按照来源整理档案,保持档案与其形成者之间的来源联系。 2、尊重全宗的完整性:指一个全宗是一个有机整体,整理档案必须维护全宗的完整性,做到同一全宗的档案不可分散,不同全宗的档案不得混淆。 3、尊重全宗内的原始整理体系:指全宗内的档案整理必须充分利用原有的整理基础,不宜轻易打乱重整。简述来源原则的理论意义和实践价值?1、来源原则从历史主义思路出发,充分体现了档案形成的历史联系,为档案馆馆藏的实体整理和分类提供了合理的客观依据;2、来源原则有力地维护和保持了档案的本质属性,成为档案整理与分类中的至善原则; 3、来源原则既不是一种纯观念的抽象信条,也不是一种纯实践性的操作经验,而是兼具理论性和实践性的管理思想和原则。 1、档案信息的数字化:是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库。 2、档案网站:是档案机构在公共信息服务网络上建立的站点,它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。 3、数字档案馆:是“利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式”。 4、电子文件:是在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。 1、档案网站的主要内容:一是档案工作信息;二是档案机构信息;三是档案资源信息;四是档案利用服务信息。 2、数字档案馆的含义:数字档案馆是“利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式”。①数字档案馆是在计算机通讯网络上对分布于各地的各种档案信息进行动态搜寻的实质;②数字档案馆不是一种物理存在的实体,而只是利用网络技术,将分布于不同档案机构的数字化档案信息资源,以网络化方式加以互相连接;③其实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。 3、数字档案馆的主要特点? ①存在方式上的特点。数字档案馆是”利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式”。是一种无形的信息组织与利用环境。②运行方式上的特点。数字档案馆运行方式是存取档案信息的网络化。③功能定位上的特点。数字档案馆因其主要是对分布于各地的档案信息资源进行动态搜寻联结这一特色,从而在功能定位上是以”存取”为中心。 4、数字档案馆与现行实体档案馆的关系(区别与联系)?数字档案馆是”利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式”。是一种无形的信息组织与利用环境。①现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础②数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设具有新的要求。③数字档案馆为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制。因此,数字档案馆与实体档案馆之间不是替代关系,而是相互依赖、相互促进的关系。因为没有实体档案馆,数字档案馆就失去了一个重要的信息源泉;没有数字档案馆提供的信息环境,实体档案馆就不可能突破原有的工作局限;数字档案馆的建设需要以实体档案馆作为基础,而数字档案馆建设也可为实体档案馆的进一步发展提供新的机遇。 5、电子文件的基本特征:①电子文件是由电子计算机等数字设备生成和处理,其信息是以二进制数字代码记录和表示的,因此亦可称为“数字文件”;②电子文件是文件的一种类型。 6、电子文件系统依赖性的含义:①电子文件的制作、处理以至归档后的全部管理活动都必须借助计算机系统才能实现;②不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到不同程度的障碍。 7、造成电子文件信息发生变化的主要原因有:①电子文件信息和特定载体的可分离性导致载体不再具有对信息的固化作用,计算机系统中信息的相对独立性使人们对信 息的增删更改十分方便,信息可以在不同载体之间转移,动态文档中的数据不断地被自动更新或补充;②电子文件载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的改变;③电子信息技术的发展,新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现更是对电子信息稳定性的巨大冲击,因为新的计算机系统和程序常常无法读取那些过时的代码,从而要求将原文件迁移到新的技术环境中,迁移过程中信息的损失、变异有时是不可避免的。 1.档案管理系统具备哪些功能? 【答案要点】档案管理系统是人们为收集、处理、输出档案信息而建立的人工系统。具备如下功能:(1)输入功能,从外界筛选、收藏(输入)档案文件(信息);(2)存储功能,妥善保护和贮存藏入的档案;(3)处理功能,对档案信息进行实体控制和智能控制,使之形成有序结构;(4)输出功能,提供档案信息,为社会服务; (5)反馈功能,通过反馈机制,及时纠正系统运行中的偏差,保证整个系统正常运行。 2.档案馆收藏档案的特点有哪些? 【答案要点】档案馆的储量是有限的,且收藏档案是有分工的,不能将社会上一切应长久保存的档案都收藏进来,故必须在档案室已作鉴定的基础上作再次鉴选。其特点为:(1)往往以全宗为鉴选单位,即从宏观角度考虑某个全宗有无存入档案馆长久保存的价值;(2)必须同时考虑档案全宗的组建、划分问题,这将直接影响收藏档案的成分和范围以及复本率等;(3)必须全面考虑库房、设备、人力、财力等因素,在人、财、物力有限的情况下,只能收藏最重要的档案;(4)适当顾及社会公共关系,因为公关状况良好,才更易于从社会各方面收藏真正有价值的档案。 3.档案收集的意义是什么? 【答案要点】档案收集是整个档案工作中的一个重要环节,具有特殊地位。首先,档案收集是档案工作的起点,是档案馆(室)取得和积累档案的一种手段。其次,档案收集工作是贯彻集中统一管理原则的基本途径。再次,收集工作质量的高低,直接影响到其他各项工作的质量。总之,收集工作是档案工作的基础,做不好档案收集工作,就没有完整的档案,就不会有健全的档案工作。 4.档案收集的要求有哪些? 【答案要点】档案收集工作的要求有以下几点:(1)加强调查研究和指导;(2)积极推行入馆(室)档案的标准化;(3)保证归档和入馆(室)档案的齐全完整;(4)保持全宗和全宗群的不可分散性。 一、论述题 1.简述整理档案为什么不能按照偶然的需要和人为的联系随意分合。 【答案要点】整理档案只能按文件的历史(有机)联系进行。(1)从档案的形成特点看,档案作为人类社会实践活动的真实记录,必然有着与这种过程相吻合的有机联系。整理时保持这种联系,就易于反映历史原貌,向人们提供珍贵的原始凭证和信息。(2)这样,也便于利用文件形成时的原基础。(3)从利用规律看,档案之所以对各种用户有用,是因为它所记录的活动过程与各种事物有关。日后的用户正是从这一角度需要利用这些档案,故依据与这种过程相吻合的历史联系整理档案,就便于大多数用户利用。(4)原本比较分散的档案文件也只有如此组成有机的整体才能充分显示其真实的价值并可便于鉴定。 2.试述档案损毁的原因。 【答案要点】档案损毁的原因主要有人为因素和自然因素两方面: (1)人为因素表现在以下三方面:①由于政治、经济和其他各种原因,对档案文件进行有计划、有意识的破坏。②由于档案管理者、利用者等有关人员的麻痹大意,或玩忽职守,或不遵守规章,以及缺乏档案学知识,导致管理或使用不善,造成档案的丢失、损坏或档案保管系统的紊乱。③在档案流动和利用的过程中,会难以避免地加速档案老化。 (2)自然因素,又分为内因和外因:内因是指档案制成材料和书写材料的耐久性。纸张的耐久性与造纸用 的植物纤维原料的质量、纸浆和造纸工艺过程有直接关系;纸质档案字迹材料的耐久性与字迹中的色素成分的耐久性、色素成分与纸张结合的方式有很大关系;胶片、光盘、磁盘等新型载体档案的耐久性,与存储环境条件有直接关系。 根据字迹材料色素成分和色素成分的转移固定方式两个方面综合评价字迹耐久性,可将字迹分为3类:最耐久的字迹,凡色素成分是碳黑、转移固定方式是结膜的字迹最耐久,如墨、墨汁、黑色油墨;耐久的字迹,凡色素成分是颜料,转移固定方式是结膜或吸收的字迹比较耐久,如蓝黑墨水、印泥、彩色油墨等;不耐久的字迹,凡色素成分是染料或转移固定方式是粘附,其字迹不耐久,如纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等。 外因,是指档案所处环境和保管条件,如不适宜的档案保管场所、装具、温度、湿度、光线、灰尘、微生物、昆虫、啮齿动物、水、火及机械磨损等。 1.分类的编制方法。(讲义61) (1)填制卡片;(2)排列卡片;(3)安放导卡。 2.专题目录的编制方法。(讲义61-62) (1)选题;(2)制定计划;(3)选材;(4)填制卡片;(5)卡片的排列。 3.全宗指南的编制方法。(讲义62-63) (1)、全宗指南,主要由“立档单位和全宗的历史概况”以及“全宗内档案内容和成分的介绍”两部分组成,以前部分为主。 (2)、关于立档单位和全宗历史概况的内容与编写方法:对立档单位历史比较简单的全宗,可将立档单位和全宗历史概况不单独编写,只作为全宗指南的序言叙述,编制全宗指南必须正确地揭示该立档单位的历史,确切地了解该立档单位产生、发展过程中的历史背景。 (3)、关于全宗档案内容和成分的介绍方式,一般有按档案内容和立档单位的组织机构介绍两种方式。按档案内容介绍全宗内档案时,应当根据立档单位的工作性质和工作任务确定一定的大题目和小题目。按组织机构介绍档案时,首先应指出该组织单位的名称,其次指明该组织单位的工作职能、任务和案卷的数量,然后再进一步介绍该组织单位内档案内容和成分。 (4)、具体介绍全宗内各部分档案时,可采取三种方法: 第一简要介绍; 第二详细介绍; 第三重点与全面相结合的介绍 4.科技文件的归档要求。(讲义76) (1)科技业务部门是归档工作主体; (2)归档的科技文件要选用优质的制成材料; (3)归档的科技文件必须经过系统整理; (4)实行科技文件归档审批表制度 一、小案例题 1.参见讲义(67-68) 六、论述题 1.档案号的编制原则和编制方法。(讲义55) 答:1、档号编制的原则: (1)、维一性原则。一个编号对象只能赋予一个代码,一个代码只表示一个编号对象。 (2)、合理性原则。档号结构必须与馆(室)藏档案的整理分类体系相适应。 (3)、稳定性原则。档号一经确定,一般不应随意改变。改变档号时,还应注明原档号。 (4)、简明性原则。档号应力求简短明了,使之易识、易写、易记,以减少代码差错率。 2、档号的编制方法采用数字型和数字与字母混合型两种代码形式。 2.科技文件的归档时间类型。(讲义76) 答: (1)按项目结束时间归档。一般来说,形成周期不太长的科技文件,较适用于此种方法。 (2)按工作阶段归档。科技、生产活动周期过长的科技文件,可以按形成阶段归档。 (3)按子项结束时间归档。大型项目或研究课题,不仅、施工和研制的周期较长,而且每个项目往往由若干子项组成,适用这种方面。 (4)按年度归档。一是活动和形成周期较长的科技项目文件;二是某些自然或观测活动中形成的科技文件;三是应该作为科技档案归档保存的科技管理性文件。 (5)随时归档。一科技文件复制部门同科技档案部门合一的设计单位的施工图。二机密性强的特殊性科技文件。三外来文件。 1.文书档案分类常用的复式分类法。(讲义52) (1)、年度——组织机构分类法 首先把全宗内档案按年度分开,然后在每个年度下面再分组织机构。这种方法适用于立档单位内部机构变化不复杂的全宗。 (2)、组织机构——年度分类法 首先把全宗内档案按组织机构分开,然后在组织机构下面再分年度。这种方法适用于立档单位的内部机构多年一直固定,或在比较稳定的基础上有所调整的全宗。 (3)、年度——问题分类法 先把全宗内档案按年度分开后,在年度下面再分问题。这种分类法,多用于组织机构变化复杂,或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分所属机构等情况。 (4)、问题——年度分类法 先把全宗内档案按问题分开后,在每个问题下面再分年度。这种分类方法,多适用于撤销机关档案和历史档案。 2.档案保管期限表的作用和类型。(讲义58) 档案保管期限表,就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式,并指明其保管期限的一咱指导性文件。它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据和标准。 保管期限表的类型大致如下: (1)、通用档案保管期限表,是由国家档案局编制的,供全国各机关单位鉴定档案使用。 (2)、专门档案保管期限表,是由国家档案局会同有关主管部门编制的,是各机关单位鉴定专门性档案时以通用的依据的标准。 (3)、同系统档案保管期限表,是由主管领导机关编制的,供同一系统内各单位鉴定档案时通用的依据和标准。 (4)、同类型单位档案保管期限表,是由档案行政机关或主管领导机关编制的,是同一类型各单位鉴定档案时通用的依据和标准。 (5)、单位档案保管期限表,是各机关根据本单位档案的具体情况编制的,专供本单位鉴定档案时使用。 3.档案鉴定的工作的方法和步骤。(讲义58-59) 方法:A.审阅卷末的备考表 B.审阅案卷目录C.直接鉴定法 D.间接鉴定法 步骤:第一阶段,在文件归档时,确定归档范围,同时剔除一部分没有保存价值的文件,由文书处理部门或业务部门保存一二年扣销毁; 第二阶段,对于归档的文件确定保管期限。这一阶段的工作主要由文书立卷人员来完成。 第三阶段,到一定年限时进行价值复审。复审主要采取两种方式:即移交复审和到期复审。 4.档案价值鉴定的主要标准。(讲义57) (1)、档案来源标准。 档案形成者在社会上以及机关内的地位、作用和职能可影响甚至决定档案的价值。 (2)、档案内容标准 档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。 一档案内容的重要性 二档案内容的独特性 三档案内容的时效性 四对档案内容的真实性、完备性等也要加以考察 (3)、档案形式特征标准 在某种情况下,档案形式特征也可能对档案的价值发生影响。 (4)、相对价值标准 一般的规律是:在全宗和全宗群内档案保存比较完整的情况下,各种类型文件的价值率基本正常;在保存不完整的条件下,残存档案的保存价值相对提高,其中有些本来不属重要的文件也会上升价值层次。 二、小案例题 1.如何开展档案的外借服务?(讲义64) 2. 如何开展档案的咨询服务?(讲义66-67) 六、论述题 1.基层单位科技档案收集工作的方法。(讲义80-81) (1)按制度接收科技文件归档 归档制度是科技业务部门做好归档工作的基本规范,又是科技档案部门协助、指导、接收归档的依据。按照归档制度接收科技文件归档工作,是基层科技档案部门收集科技档案的基本方法。 (2)明确流通收集渠道,定向定内容进行收集 一、收集本单位科技业务部门形成的科技档案。对于本单位独立完成的科技项目,应据据本单位内部孤分工和各项专业活动负责人的安排,分别确定收集渠道,进行走向定内容收集;对于协作项目科技档案的收集,应以主持单位作为收集的主渠道,根据本单位在该项活动中所处的地位,具体确定收集内容和方法。 二、收集和接收外单位转让或移交的有关科技档案。当需要时应向基建项目和原设计单位和施工单位收集有关的图样和文字材料,向勘察、测绘部门收集工程地质、水文地质、地形测量等方面的技术文件,向有关单位收集相关设备的科技文件,向技术转让单位收集有关技术转让项目的科技文件等。此外,在企业破产和兼并活动中,也应做好相关档案的收集工作。 三、征集本单位人员非职务活动的科技成果档案。其有保存价值的材料,经本人同意,可以征集、代管其原件或复制作。 (3)研究形成规律,把握收集时机。 机械产品档案,应抓住样机鉴定阶段和试制鉴定或产品定型鉴定阶段,做好收集工作;工程设计档案,应抓住初步设计完成阶、设计结束和总结阶段,做好收集工作;工程施工和竣工档案,应抓住竣工验收阶段,做好收集工作;设备档案中,同土建工程连在一起的设备档案,抓住工程竣工验收阶段,自制设备档案,抓住设备鉴定;外购设备抓住设备开箱验收和安装、调试完毕阶段,做好收集工作;科研档案,应抓住年终总结和成果鉴定阶段做好收集工作。 (4)实行多种方式结合,做好科技档案的收集工作 一收集工作与计划管理相结合;二接收归档与现场收集相结合;二随时收集与集中收集相结合;实测补制与科技生产任务相结合。 2.档案室对归档工作的组织。(讲义43-44)(不知道对不对) (1)归档制度是档案室的档案收集工作的主要途径。各单位在工作活动中不断产生的文件,处理完毕以后,经由文书部门或文件人员整理,定期移交给档案室集中保存,称为“归档”。 (2)文件归档属于文书部门的任务,它是文书工作的最后一个环节,又是档案工作开始的一个环节。 归档制度的内容。包括三个方面 一归档范围 归档范围是指哪些文件应该归档,哪些文件不必归档,凡是本单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件,均应归档。 二归档时间 办理完毕的文件,一般应该在第二年内由文书部门整理后向档案室归档,特殊情况酌情处理。 三归档要求 ①及时收集②及时整理③便于保管利用