《档案管理学》笔记

《档案管理学》 绪论 档案学是一门理论性与实践性很强的应用学科。 一、档案管理学的历史 (一)民国时期中国专门的档案学校 1.私立武昌文华图书馆专科学校(1920年) 2.私立崇实档案学校(1946年) (二)1949年之后:全面学习苏联时期 苏联档案工作的理论与实践，对我国档案学的建立和发展起了至关重要的作用。 1.借鉴:(1)集中统一管理档案工作的社会主义原则，成为我们研究档案管理学的基本原则。 (2)全宗理论的引进，使档案实体的管理建立在科学的基础上。 (3)档案馆工作研究成为档案管理学的主要着眼点。 2.1956年 二、档案管理学的发展与现状 三、档案管理学的学科类型、定位与特点 四、我国档案管理学的研究成果与本书构想 第一章 第一节 何为档案实体管理 一、档案实体管理的概念 指针对处于实体状态的档案所进行的一系列科学有效的专业性管理活动。 二、档案实体管理的内容 包括档案的收集、整理、鉴定、保管和统计。 三、档案实体管理与内容信息开发利用的关系 档案实体管理是手段，而档案内容信息开发利用是目的。 第二节 档案实体管理的原则 包括来源原则、全宗原则、有机联系原则、简化与方便利用原则。 1.来源原则:把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则;产生于一个特定机构或组织的全部档案应当集中保存，不能把它与其他来源的档案相混合;遵守来源原则是档案实体管理的理论与实践的基础，“如不遵循来源原则，全部档案工作将只能是任意的、主观的和缺乏条理的。 2.全宗原则:全总原则是来源原则的具体化，指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体;全宗原则要求人们在档案管理中时时牢记档案的本质特性，处处维护历史本来面貌的基本思想。 第三节 档案实体管理的 1.历史方法:也称之为客观或自然的方法。(即来源原则:是谁的就归结在谁的名下) 2.逻辑方法:根据这一事物抽象的属性、特征或某一方面的异同去分类的。 第二章 第一节 档案价值鉴定工作的内容与要求 1.概念: 以科学的档案价值鉴定理论为指导，合理运用档案价值鉴定的原则、 法律规范、、程序和方法，判定档案的保存价值，确定档案保存期限，决定档案“存”与“毁”的一项专业性档案业务管理工作。 2.基本内容: (1)建立档案价值鉴定的工作组织，完善档案价值鉴定工作机制。 (2)制定科学的档案价值鉴定工作政策和规则，订立合理的工作程序、制度和标准。 (3)具体判定档案保存的价值，划定需要保存档案的具体管理期限。 (4)处置列入销毁范围的档案。 第二节 档案价值鉴定工作的规则与方法 档案价值鉴定工作方法 (1)档案整体价值评估法 ? 宏观鉴定法档案 a. 提出者:1989年，加拿大，特里?库克 b. 基本思想:档案工作者不是运用“直接鉴定法”具体针对每份文件或记录进行鉴定，而 是要鉴定这些文件或记录的各种形式形成背景及其在当下被利用的状况，即对文件或记 录的职能来来源进行鉴定。 c. 因此，宏观鉴定法是基于职能而不是基于档案的鉴定方法。 ? 双重价值鉴定 思想来源:美国档案学者谢论伯格的“文件双重价值论”。 (2)档案内在价值鉴定法 提出者:1980年美国的“国家档案与文件局”的一个专门研究“内在价值的委员会。 例子: 例1.RG33,美国联邦政府推广管理局的记录，劳动、战争囚犯的管理计划。(农业生产中雇佣战争囚犯) 例2.RG49，美国联邦土地管理局的记录，公有土地的处置，废弃的军事用地。 例3.RG341.美国空军总部的记录。(调查不明飞行物) (3)相对价值评估 (4)其他档案价值评估法 a. 弹性方法 b. 典型抽样法 c. 随机抽样法 d. 暂留观察法 e. “计划生育”法 f. 专家评估法 第三节 档案价值鉴定标准 1.属性标准:文件来源、内容、时间与时效及形式特征 2.内容标准:看文件内容的重要、独特性、真实性、综合性或集中性。 3.档案形成的时间与时效标准 普鲁士的迈斯奈尔就提出“高龄档案应受到尊重”的思想。 档案的时效性，表现为档案可以在不同时期满足人们不同需要的阶段性上，即现实的使用价值、历史的参考价值和鉴赏的文物价值。 第四节 档案保管期限表 1、定义:是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性文件。 2、作用:(1)保证鉴定工作的质量和提高鉴定工作的效率; (2)能够有效防止任意销毁文件。 3、类型: (1)通用档案保管期限表，例如《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》 (2)专门档案保管期限表，如《财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表》 (3)同系统机关档案保管期限表，如《中国人民解放军文书档案保管期限参考表》 (4)同类型档案机关保管期限表，如《各区人民政府档案材料保管期限表》，**地区《医院文书档案保管期限表》，**县《乡人民政府档案保管期限表》。 (5)机关档案保管期限表，如《**省人民政府档案材料保管期限表》、《中共**县委会档案材料保管期限表》。 4.结构: (1)顺序号 (2)条款 (3)保管期限------确定保管期限是编制档案保管期限表最核心的问题。 (4)附注 (5)说明 5、档案保管期限表中的若干问题 (1)制定永久保存档案的独立评价体系一览表与实施比例控制法，确保永久保存档案的完整与优化。 确立文件的归档范围与具体的保存期限是鉴定工作的关键性阶段，其工作主要是由机关文书人员具体实施的。 (2)分级分系统制定档案保管期限表，构建有中国特色的档案鉴定工作体系 (3)档案保管期限表的期限、条款应明确和细化，走划限与标时(年)发相结合之路 标时法:根据档案价值的大小，具体给档案标明保管年份，如3、5、10、15、20、30、40、50等具体年份。 (4)科学性、实用性、可操作性是评价档案保管期限表优劣的重要标准。 6.档案的销毁 含义:指经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置。 必须编制档案销毁清册～ 第三章 一、档案收集工作概述 (一)“归档”(名解):按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在 各机关、组织、个人手中和散失在社会其他地方的档案，集中到各有关机关档案室和各级各 类档案馆，实现档案的统一领导和分级管理。档案收集工作不是一项简单的事务性工作，而 是一项政策性、业务性很强的工作。 (二)档案收集工作的基本要求(简答): 及时、全面地把档案收集近馆(室)-----制度化 加强馆(室)档案来源的调查研究与指导工作 推行入馆(室)档案的标准化---从收集开始档案工作标准化 保持全宗的不可分散性和全宗群的相对完整性----一个全宗集中在一个档案馆(室)，不可分 割 二、档案馆(室)藏建设 馆藏结构的基本成分(书68页) 新中国成立旧政权档案 前档案 革命历史档案 按历史时期 新中国成立分 后档案 现行机关档案 档案 综 合 撤销机关档案 文书档案 性 档案内容 档 科技档案 案 专门档案 馆 人物档案 藏 成 其他 分 纸质档案 图 载体 声像档案 缩微档案 图书 电子档案 报刊 资料 内部出版物 实物 三、档案室的收集工作 (一)建立归档制度的必要性: 归档是办理完毕的文件系统整理归档案室保存的过程。在我国“归档”已成为党和国家文明规定的一项制度。 (二)归档制度的内容: 归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档文件的质量要求、归档手续等内容。 1.归档范围，指办理完毕的文件材料是否应当归档的范围。国家档案局1987年12月4日发布的《机关文件材料归档和不归档的范围》规定，一个机关应该归档的文件材料，应该包括以下四个部分:上级机关的文件材料、本机关的文件材料、同级机关和非隶属机关的文件、下级机关的文件材料。总之，确定归档范围的一般原则是:归档文件必须具有一定的保存价值，必须符合各机关文件材料的实际状况;各机关和单位应该根据国家的统一要求，确定本机关归档和不归档文件材料的范围。 2.归档时间，指文书(文件)处理部门或有关业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。一半在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对。 3.归档文件的质量要求，指机关档案室一般情况下不接收未经系统整理的零散文件材料。应归档的文件要做到种类齐全、份数完整，每份文件不缺张少页，并组成保管单位。保管单位内的文件排列应条理系统，使之成为一个互有联系的有机整体。保管单位(案卷)的封面，应按规定逐项填写清楚。向机关档案室归档的案卷，都应按照一定的次序排列。 4.归档手续，指交接双方应根据案卷目录详细清点，经过认真核对后，交金额双方如确认无误，即可履行签字手续，并将案卷目录中的一份有档案部门签字后，交还移交单位保存。必要时，移交单位必须编写归档文件简要说明，交接双方还应填写交接清单或移交清单。 第四章 档案的整理 一(概述 (一)整理工作内容:区分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列和编制案卷目录。 (二)意义: 1. 档案整理可以通过有效保持文件之间的有机联系，为实现档案价值创造有利条件。档案 整理的基本目的，是把档案组成一个体系，通过编目固定下来，为利用档案提供方便条 件。 2. 档案整理是开展其他档案业务活动的重要基础性工作。 3. 档案整理是实现档案管理现代化的要求。 (三)原则:充分利用原有的整理基础。 保持文件之间的历史联系，主要表现在来源、时间、内容和形式等几个方面。 便于保管和利用。便于保管和查找档案，才是档案管理工作的基本出发点和最终要求。 二、全宗 1.全宗(名解):全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的档案整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。全宗解放初称为“芬特”，1955年改为全宗。全宗是组成国家档案全宗和进行档案分类、管理的基本单位，同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混淆。 2.类型:单位和性质:组织全宗、个人全宗 范围和构成方式:独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集 3.档案为什么必须以全宗为单位整理呢,(论述题) 第一，按全宗档案整理，能够揭示档案内容的实质，从而正确评价档案的价值，为档案的提供利用奠定了科学基础。 第二，全宗是档案管理的基本单位，对档案管理有重要的组织作用。区分全宗是当啊整理的第一步。 第三，按全宗整理档案，不仅仅是个方法问题，而且也是一个理论问题。按全宗管理档案，是档案管理区别于图书管理及其他文献管理的重要特点之一。 4.区分全宗:政权没有更迭的情况下，立党单位变化所导致的(要画示意图)(94页) 1) 新建:新成立的机关、企事业单位，其形成的档案均可以构成一个全宗。如城乡环保 部是新成立的机关。如图: 城乡环保部 全宗1 2) 分开:一个机关单位分成两个或两个以上的单位。比如原北京市电子仪表工业局被撤销， 分别成立电子工业、仪表工业、光学工业总公司。 全宗2 电子工业总公司 北京市电子仪表工业总公司 全宗3 全宗1 仪表工业局 光学工业总公司 全宗4 3)合并:与上述情况相反，如中央粮食部和全国供销合作总社合并到中央商业部 中央粮食部 全宗1 中央商业 全宗3 部 全国供销合作 全宗2 总社 4)独立:从某一立档单位分离出去作为一个新的单位。如国家税务局从财政部独立出去成立国家税务总局 财政部 国家税务总全宗 全宗1 局 2 国家税务 局 5)从属:与前一情况相反，如国家高等教育部(高教部)原为一个立档单位，后来成为教育部的内部结构---高教司。 教育部 高教部 全宗1 全宗2 高教司 6)合署:两个单位合署办公，而文件又是分别处理的。例如某市民主建国会与市工商联合署办公。 某市民主建 某市工商联 国会 全宗1 全宗2 三(全宗内档案的分类 三 (一)机关内党、政、工、团档案的分类 1.在全宗内，全部档案党、政、工、团几大部分整理 2.在全宗内，将机关内最高机构和各业务机构的档案分别按党、政、工、团几部分整理 3.在全宗内只分党群、行政两大部分。 (二)分类的编制 1.统一性 2.排斥性 3.伸缩性 (三)综合档案室档案的分类 三种做法:门类分类法、组织机构分类法、问题分类法。 四(立卷方法的改革 (一)立卷改革 2000年12月16日，中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》正式颁布实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措。提出了完全不同于传统立卷方法的文件级整理方法，使立卷方法的改革有了规范性依据。立卷改革推行以“简化整理、深化检索”为宗旨。 五(类内案卷排列、案卷编号、卷内目录、案卷目录和档号 (一)档号(名解) 档号是档案馆(室)字整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的代码。档号通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。档号主要是表示类别及其相互关系的一组符号。 六(档案整理中的组织管理 立档单位和全宗历史考证 书面材料，又称“立档单位和全宗历史情况说明”。它可以作为档案整理工作方案的一部分，也可以作为一份单行材料。 1.立档单位和全宗历史考证，对档案的管理和提供利用的作用。 2.立档单位和全宗历史考证一搬包括内容 3.编写立档单位和全宗历史考证应注意的问题。 第六章 档案登记和统计 第一节 档案登记和统计概述 1.登记与统计是社会各领域普遍采用的两种关系极为密切的综合性管理手段，应用于档案管 理领域，为档案管理工作的八项基本内容之一。 登记包括认证性登记和记录性登记。 2.选定档案统计指标: 步骤:选定档案统计指标、进行档案统计调查、档案统计资料的整理与统计分析。 指标:馆藏量(用“长度米”表示)、利用次数、调查数量。 3.档案统计调查 (1)基本形式:统计报表、专门调查 (2)统计报表:下级档案管理机关和档案馆(室)，按照统一的规定向上级机关以表的形式 定期报送的文件。 (3)专门调查:根据一定的目的要求，临时组织起来的调查。 三大调查(简述题) ? 新中国成立后，曾进行过革命历史档案调查。 ? 1960年，对全国档案管理机关和省级档案馆做过调查。 ? 1982年，国家档案局进行过一次规模较大的调查，从档案工作人员、档案室、档案馆到档案专业教育都有很详细的调查指标。 4.档案统计标准化: (1)建立健全、统一的档案统计工作制度。形成“上下贯通，条块结合”的档案统计网络。 (2)统一报表的格式 (3)统一计量单位 第二节 档案室的登记和统计工作 1.档案状况登记: 卷内目录、案卷目录、归档文件目录、总登记簿。 2.档案工作状况登记 (1)工作日志 (2)人员进出库房登记 (3)档案出入库登记 (4)档案清点、检查登记: 一般采用登记本形式，登记项目包括档案出库的日期、时间、档号及数量、原因、归入日期及时间、经手人等。 (5)档案利用登记簿 (6)利用者登记卡 (7)档案借出登记簿 (8)档案复制、摘抄登记表 3.收进登记簿(名解)# 是用来对档案馆所收进的档案进行最初统计的统计文件。它可以使人们了解在何种情况下，何时从何处接收了处于何种状况的各种档案，了解档案馆每年接收档案全宗和案卷的数量，指出各个时期档案的增加情况，准确报告档案的接收情况。收进簿要按时间顺序登记所收进的文件，而不管该全宗是初次进馆还是重复进馆。 4.全宗单(名解) 全宗单以全宗为单位分别登记，在档案初次进馆登入收进簿和全宗名册之后填写。它一般按全宗年号的顺序排列保管，如果档案馆保存全宗数量多，还可以为所有全宗单另外编一套卡片目录。三个部分构成:全宗的一般情况介绍、未编目档案、已编目档案。 第四节 档案行政管理部门的统计工作 全宗卡片(名解) 全宗单的简化形式，用来统计每一个全宗档案的情况。卡片由档案馆填写，并向档案行政管理部门报送，其格式和内容国家档案局已有统一规定， 第七章 档案信息资源开发与利用 第一节 档案信息资源开发的意义和原则 1.含义:档案信息资源开发，就是档案部门根据社会需要采用专业方法和现代化技术，发掘、采集、加工、存储、传输所收藏档案中的有用信息，方便利用者利用，以实现档案的价值和作用。 2.意义: (1)实现档案自身价值的根本途径 (2)发展档案事业的需要 (3)更好地为社会精神文明和物质文明建设服务 3.原则: (1)资源为王原则 (2)信息组织原则:建立检索系统-----目录、索引、数据库。 (3)信息激活原则:信息的分解和析出、信息的浓缩和提炼、知识的综合归纳。 (4)有效利用原则 (5)整体效益原则 第三节 档案提供利用的含义与我国档案利用理论的形成及发展 1.含义: 是档案保管部门以所收藏的文化财富为依据，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会各项事业的服务的一项业务活动。 2.基本内容: (1)了解和熟悉馆(室)藏档案信息的内容和成分及各种档案检索工具的使用方法; (2)分析和预测社会对档案信息的需求特点，把握档案利用需求的发展规律; (3)向档案用户介绍和报道馆(室)中的相关的档案信息线索，积极开展档案咨询服务; (4)通过各种方式和方法，迅速、准确地向档案用户提供他们所需要的档案文献。 3.我国档案利用理论的形成与发展(角度:进步性与批判性) (1)1949---1960年前后:形成时期 ? 1956年1月，周恩来会议讲话;1956年国务院通过《关于加强国家档案工作的决定》。 ? 1959年至1961年，档案学家吴宝康教授先后提出档案的保管和社会的利用是档案工作的基本矛盾，提出“利用是中心，利用是目的”。 (2)1978年前后:新生时期 1980年，国家档案局省级以上档案馆工作会议讨论开放历史档案的决定。 (3)法制时期 1987年，全国人大常委会颁布《中华人民共和国档案法》 第八章 档案检索 1.档案检索含义:广义:包括存储和查找两个过程。 狭义:查找档案中有用的信息这一过程 2.著录标引:对档案的内容和形式特征进行分析选择和记录。 3.检索效率:在检索过程中满足利用者需求的全面性和准确性程度，它是衡量档案检索系统性能与质量的一个最基本指标。它通常用查全率和查准率两个指标来衡量和表示。 查全率是检索出的相关档案与全部相关档案的百分比 查准率是检出的相关档案与检出的全部档案的百分比 4.档案检索语言 档案信息检索词典:《中国档案分类法》、《中国档案主题词表》 5.《中档法》的分类表 一法四表:中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表。 其中清代档案分类表是参照《大清会典》编制的 6.著录格式:社会集团购买力例子。(参照书192页) 7.档案检索工具的作用: 桥梁作用、交流作用、管理作用。 8.档案检索工具种类 按编制方式:目录、索引、指南 9.三大档案目录中心: 以中央档案馆为主的革命历史档案资料目录中心 以中国第一历史档案馆为主的明清档案资料目录中心 以中国第二历史档案馆为主的民国档案资料目录中心 10.建立档案目录中心的发展远景(论述) (1)档案资源角度:全国性档案资料目录中心的建立，从根本上打破了档案资源按历史时期、地区、级次、全宗配置、管理检索的模式，将反映同一职能活动的档案信息，从不同全宗、不同档案馆集中起来，使其二次文献信息在目录中心汇总形成一个完整的、全国性的档案检索体系。 (2)从档案事业宏观管理角度看:全国性的三大目录中心的建立，使我国档案馆网布局在实体网络的基础上，又形成了全国性的档案星系网络。它是国家档案馆网业务建设的一个重要组成部分，为实现档案信息共享，以及馆际间的协作交流和互通情报奠定了坚实基础。 (3)档案馆自身建设角度:全国性档案资料目录中心的建立和发展，极大地促进了各级、各类档案馆标准化、规范化、现代化程度的提高，推动了档案馆自身检索体系的建设与完善，并使各档案馆检索系统融入目录中心的检索系统之中，成为该系统的一个有机组成部分。 (4)档案化网络角度:全国性目录中心的建立，使档案信息系统拥有庞大的信息数据，有 助于确立档案系统在国家情报系统中的地位。 发展远景: 全国性档案资料目录中心的建立和发展，有着广阔的远景，在可预见的将来，我国可能会出现纵横交错的全国性档案目录中心体系。 所谓纵向是指综合性档案馆和专业部门档案馆分别组成纵向体系，分成中央级、省市级、地级、县级目录中心，下一级中心连结上一级中心，接受上一级中心的指导。 所谓横向是指各级、各类档案馆之间的横向联系与交流，这种交流活动以各级综合档案馆为中心，其他各类档案馆向综合档案馆报送馆藏目录中心。 如此纵横交错的网络模式，直接将全国各级、各类档案馆的目录数据库连结起来，以实现共享和信息交换。用户在千里之外遥查阅档案信息时，也可一索即得，感觉不到地理上的距离。 第九章 档案编研 1.档案编研工作:以馆(室)藏档案为主要对象，以满足社会利用需要为目的，在研究档案内容的基础上，对档案文献进行收集、筛选、加工，形成不同形式的出版物，供社会各方面利用的一项专门工作。 2.编研成果:(了解) (1)编写档案参考资料; (2)汇编档案文集和编纂档案史料; (3)参加历史研究和编史修志，撰写有关文章和著作。 3.大事记:(名解) 大事记是按照实践顺序，简要、系统地记载某一组织、某个领域、某个人物等在一定历史时期内发生的重大活动或事实的参考资料。是一种常见的编研成果。它分为4种:机关工作大事记，国家或地区大事记;专题大事记;个人生平大事记。 4.组织沿革:(了解) 组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构、人员编制等变革情况的参考资料。 第十章 1.档案利用服务(了解) 档案文献服务可分为一次档案文献服务、二次档案文献服务和三次档案文献服务。 一次档案文献服务:提供未经加工的档案原件或复制件; 二次档案文献服务:向利用者提供对原始档案文献进行加工整理后的二次档案文献，如文摘、目录等; 三次档案文献服务:指根据一定的题目，采用特定的体裁对档案内容经过研究、综合加工编写而成的作品，如档案参考资料。 2.档案证明:(名解) 档案馆(室)根据机关、团体、或个人的询问或申请，为了证实某种事实在本馆(室)保存档案内有无记载和如何记载而摘抄的书面证明材料。如公安、司法部门需要审理案件，个人需要有关工龄、学历等方面的证明材料等。因此，制发档案证明是满足各方面利用档案来说明一定事实的一种手段，是档案馆(室)提供档案为党和国家机关、人民群众服务的方式之一。 3.开放档案:(名、简) 将已满一定保密期限的和可以公开的档案，解除封锁、禁令和不必要的限制，向社会开放，允许经过一定的手续就可以通过各种方式利用。也就是说，开放档案是指档案馆所保存的档案，过了一定期限，除按照国家有关保密的规定需要继续保密和控制使用的外，均须根据不同情况，分析分期、分批向社会开放。凡属开放的档案，我国公民持有合法证明(介绍信、工作证、居民身份证等)，经档案馆同意后，办理借阅登记手续，就可以利用开放的档案。 4.《中华人民共和国档案法》:国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。 第十一章 1.专门档案:(了解) 除文书档案和科技档案之外的、所有在专门活动中形成的档案，如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等。它具有较强的自我独立性和规律性。 2.专门档案需单独保管 专门档案不需另立全宗，全宗理论同样适用于专门档案的管理。1987年底，国家档案局制定的《机关档案工作业务建设规范》，也明确提出了一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案机关为一个全宗的原则。 第十二章 1.人事档案:(名解) 人事档案是组织、人事、劳动(或人力资源管理)部门在人事管理活动中形成的，归国家所有的，记述和反映人员经历、德能勤绩和工作表现的，以个人单位集中保存备查的各种方式和载体的真实记录。人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用职工的重要依据，是国家档案的重要组成部分。我国干部(公务员)、职员、工人、学生(从中学开始)、军人都建立了人事档案，其主体是干部和企业职工档案。 2.人事档案是反映个人经历、思想品德、业务实绩、个人特点、专长爱好等情况的真实记录，真实反映一个人的客观面貌。 第十三章 1.会计档案(了解) 会计档案是机关、企业、事业单位或其他经济组织在进行会计核算过程中接受或形成的、记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计文件。 2.会计档案的保管期限 分为永久、25年、15年等几种。 第十五章 1.档案信息化:(名解) 档案信息化是指应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程，亦有档案信息化工作、档案信息化建设、档案管理信息化、档案工作信息化等称谓。档案信息化是国家信息化、地区信息化、行业信息化和机构信息化的重要组成，也是档案学理论和实践的核心任务。 2.“金档”工程:2005年年底，“国家数字档案建设与服务工程”提出。 3.数字档案馆建设:2000年我国第一个数字档案馆项目“深圳数字档案馆工程的研究与开发”立项。2003年第一个建成的数字档案馆系统“青岛市数字档案馆”开通。2004年第一个企业数字档案馆“江苏电力公司数字档案馆”通过验收。 第十六章 1.电子文件:(名解) 电子文件，又称数字文件，是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光 盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。作为文件家族的新成员，电子文件与其他类型文件的区别在于记录方式和载体形式的不同，两者在支撑业务活动和传承社会记忆方面的功能则是一样的。 2.在电子文件管理系统中，管理系统(主要是文件)处于中心位置。 3.档案数字化案例: 数位典藏计划——珍藏历史文物数位化典藏计划——内阁大库档案数位计划