公司证件管理制度

公司证件 篇一:公司证件管理制度 企业证件管理制度 为了强化公司无形资产，规范证书使用，特制定本制度 1 证件种类 1.1 企业资格证件:营业执照、资质证书、组织机构代码证书、企业安全生产许可证书、管理体系认证证书、专利证书、法人证、开户许可证、税务登记证、承装(修、试)电力设施许可证。 1.2 企业荣誉证书: 信用等级证书、“重合同、守信用”证书。 1.3 企业人员资格证书:建造师资格证书、三类人员安全考核证书、“五大员”岗位合格证书、特殊工种上岗证书、职称证书。 1.4 以后取得的企业各类资质、资格和荣誉证书。 2 证件保管、年检、继续教育 2.1 必须建立企业证件登记台帐。记载证件名称、数量、批准时间、批准部门、证书经营范围、有效时间、年检时间。 2.2 企业证件由办公室统一管理，未经总经理批准不得擅 1 自领取使用。 2.3 证件的申办、年检、延期等工作由办公室根据需要统一负责办理; 3 证件使用 3.1 建立企业证书使用登记簿。 3.2 企业证书的借用:由借证人填写《证件借用申请单》(格式附后)，经部门领导、办公室主任和总经理签字批准后，办公室才予办理，同时在企业证书使用登记簿上进行登记。 3.2 企业证书的外借:外来单位到我公司借用证件，由借证单位出具单位介绍信、经办人身份证，经总经理签字批准，到财务交纳证件使用费5000元后办公室人员予以办理，(证件使用费一般不与退还，特殊情况由总经理批准)办公室人员在办理时必须留存借用单位经办人身份证复印件与联系电话，同时在企业证书使用登记簿上进行登记。 3.3 证书复印件的使用:按上述履行手续后，由办公室复印，必须在证书复印件上“注明用途、使用范围”，再加盖专用章。 3.4 严禁任何人擅自复印企业证件，更不得涂改、出租、出借、伪造、转让或出卖企业证件，违反上述规定者，追究证件管理人员及当事人责任，严肃处理。 4 责任罚则 使用证件的部门和当事人，应妥善保管，及时归还，不得 2 遗失 4.1如证证件遗失，应及时向办公室报告，因遗失证件所造成的一切经济损失和法律责任均由借用当事人或部门承担和赔偿，并处罚月工资总收入的 。 4.3对于擅自复印、出租、出借、伪造、转让或出卖企业证件，追究所造成的一切经济损失和法律责任当事人责任，严肃处理。 5 解释权办公室。 6、本规定自下发之日起执行。 横店集团浙江得邦公共照明有限公司2011年7月10日 篇二:证件管理制度 证件证照管理规定 为有效保护和利用证件，防范风险，维护公司合法权益，特制定本规定，本规定适用于公司所有资质证书、税务登记证、营业执照、代码证、各类使用证、许可证及其他证件或证书。 一、职责 (一)公司各部门、员工均有保护证件的责任和义务。 (二)公司办公室、财务部负责证件的整理、保管、备案、登记、建立到期预警机制、协助年审变更等，确保证件的持续有效、安全和方便利用。 (三)证件相应单位、部门负责证件的办理、复审、年审、 3 变更工作并承担相应费用。 二、管理流程 (一)整理办法 1、财务部、办公室统一对公司证件进行收集保管，原件放财务部，办公室留存复印件。各单位在取得证件后2个工作日内与财务部办理完证件交接手续。移交的证件必须是有效的，无污损、无残缺。 2、根据证件类型、有效期、年审期分类归档整理。 (二)借用程序 员工不得随意外带公司重要证件的原件，因工作需要必 须借用证件原件的，应填写《证书原件借用申请单》经财务总监和公司领导签批同意后方可借用，并在承诺归还日期内归还;到期不能归还的，需重新续签《证件原件借用申请单》。外单位须经董事长签批后借用。经办人对所借用证件原件必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。如有违反给予相应处罚并赔偿给公司造成的一切损失。 (三)被借用的证件原件由财务部、复印件由办公室进行登记，注明借用人、借用证件的名称、原因、借用时间、借用期限。若证件需在外长期使用，须经总经理、董事长签批并到办公室备案后由使用单位专人保管，并由办公室留存证件扫描备案。 4 (四)档案备份及预警制度 1、公司所有有效值证件必须扫描备份，利用电脑进行数字化处理和保存。 2、财务部、办公室会同使用部门进行证件预警工作，在证书年检、换证、变更时间前60天书面通知相关单位，并每周进行调度，直至证件变更完成。各单位积极做好证书的年检、换证、变更工作，确保证件的有效性。 篇三:公司证照管理制度 公司证照管理制度 1 目的 为加强公司的证照管理，确保证照在企业经营管理活动中安全、有效、合法地使用，服务好企业的经营管理工作，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司各类证照。 3 责权部门 行政部负责统筹组织、监督检查及协助各种公司证照的管理工作。 4 管理规定 4.1 证照种类 证照种类包括基础证照和专业证照两类。 4.1.1 基础证照是指各公司的营业执照、组织机构代码证、 5 国税登记证、地税登记证、银 行开户许可证等公司开业运营必须具备的证照。 4.1.2 专业证照是指各公司在经营中取得的专业类证照，如酒店的特种行业许可证、卫生 许可证、烟草专卖许可证、酒类零售许可证，建设集团的资质证书、安全生产许可证、专项工程设计证书、质量体系认证证书、环境管理体系认证证书、职业健康安全管理体系认证证书以及各类专业管理人员学历证、职称证、专业资格证，和房地产开发企业的资质证书等。 4.2 证照办理 4.2.1 办理部门。 (1) 营业执照、组织机构代码证由公司行政部统筹办理。 (2) 国税登记证、地税登记证、银行开户许可证由集团财务部统筹办理。 (3) 公司专业证照由行政部主要办理。 4.2.2 证照除正常的年审和换证外，凡涉及变更或注销的，必须由董事会批准后方可办理。 4.2.3 证照的办理必须在规定期限内完成，如因超过规定期限未办理以致证照过期的，由 经办人员负主要责任，经办人员的直接领导负连带责任，如被罚款的，所发款项全部由经办人及其直接领导共同承担。 6 4.2.4 所有证照办理完毕后，必须将复印件备案至行政部。 4.2.5 证照办理过程中产生的费用由经办人员凭票据办理报销手续。 4.3 证照保管及使用 4.3.1 公司所有证照原件由专人专柜负责保管，行政部登记、备案并保留复印件。 4.3.2 各公司行政部统一管理证照复印件，如因业务需要使用证照复印件的，由行政部同 意提供，并做好登记，注明用途及有效期。 4.3.3 如因业务需要借用证照原件的，须填写“证照借用申请表”，由主管领导批准后，到 保管员处借出，并在“证照借用登记表”上做好登记。 4.3.4 证照使用完毕后，必须立刻归还，并在登记表上注销。 4.4 证照遗失处理 4.4.1 证照遗失必须马上告知行政部，由行政部登报声明证照作废，并按主管部门的要 求 重新补办新证照。 4.4.2 遗失证照的，由遗失人承担全部责任，所发生的费用全部由遗失人承担，并处以XXX 元/次罚款。 7 8