商业汇票管理办法

商业汇票管理办法 第一章 总则 第一条 为加强公司商业汇票（以下简称票据）的管理，理顺票据结算程序，票据运作，防范票据风险，保证票据的安全，满足会计法票据管理的规范化要求，根据《中华人民共和国票据法》、《票据管理实施办法》、《票据支付结算办法》及集团公司《会计准则实施细则》和《集团公司内部控制》等规定，结合公司实际情况，特制定本办法。 第二条 本办法所指的票据包括公司经营业务中所涉及的全部商业汇票。本办法所指的商业汇票是指由付款人或存款人（或承兑申请人）签发，由承兑人承兑，并于到期日向收款人或被背书人支付款项的一种票据。商业汇票按其承兑人的不同，可以分为商业承兑票据和银行承兑票据两种。商业承兑汇票是指由存款人签发，经付款人承兑，或者由付款人签发并承兑的汇票；银行承兑汇票是指由付款人或承兑申请人签发，并由承兑申请人向开户银行申请，经银行审查同意承兑的汇票。本办法所称票据管理，指商业汇票的收取、保管、支领、开具、质押、托收以及会计核算等业务全过程的规范管理。 第三条 本办法适用于公司所属基层各单位、机关各部门及各直属机构（以下简称“各单位”）。 第二章 票据管理岗位配置及职责 第四条 票据管理岗位包括公司财务部票据管理岗位以及各业务部门负责收取和支领票据的岗位。按照集团公司内部控制制度中不相容岗位相互分离的要求，公司财务部设置票据收取、保管及支出岗位，负责票据的管理工作。 第五条 公司财务部设置票据备查簿，详细登记每类票据的种类、票据号、出票单位、出票行、出票日、到期日、票面金额、交易号、收款单位，以及其他需要登记的信息。备查簿具体包括：应收票据备查簿、托管票据备查簿、质押票据备查簿、应付票据-银行承兑汇票备查簿、应付票据-商业承兑汇票备查簿、公司本部票据备查簿。 第六条 公司财务部票据管理岗位以及业务部门负责收取和支领票据岗位负责票据的收取、保管、支领、开具新票及相关管理工作。 一、业务部门票据收取和支领岗位职责是：对所收取票据的初步审核，包括票面完整、日期、出票行、签章等票据要素的审核；对支领的票据负责安全送达客户等。 二、财务部票据收取岗位职责是：对收到的票据进行进一步审核、签收、银行查询；登记“应收票据备查簿”，及时开具收票收据；负责公司本部与集团公司的票据往来业务；将“应收票据备查簿”及票据交与保管人；其他应收票据相关管理工作。 三、财务部票据保管岗位职责是：对“应收票据备查簿”及票据进行账实核对后签字；票据的妥善保管；问题票据的跟踪；票据的托管、质押、托收业务及相应备查簿的登记工作；票据的盘点等相关管理工作。 四、财务部票据支领岗位职责是：开出新票据并予以支付；向用户收回收据；公司开出票据到期承付前的所有管理工作及票据的到期承付业务；登记“应付票据备查簿”。 第七条 业务部门及财务部门，设定专人分别负责票据相关管理工作，以做到收与支、账与实相互分离，相互制约，确保票据的安全，防范资金风险。 第三章 票据收取管理 第八条 各单位和部门票据收取人负责所收取票据的真实性、合法性和票据的有效性，负责所支领票据的在途安全性和支付业务的真实性。 一、业务部门是票据收取管理的首要核查责任主体，业务人员对依据收取的票据，按票据要素与要求进行严格审核，对有问题的票据应拒收或及时取得对方单位证明，减少由此带来的资金风险和损失。负责问题票据的全程配合、解决。 二、财务部票据收取人对收到的票据，在销售业务人员核实的基础上进一步按票据要素进行核查与判别，审查无误后开具一式四联收据，一联存根，一联财务记账，一联交客户，一联交业务人员。财务部票据收取人根据票据实物登记“应收票据备查簿”，并将备查簿签字后连同票据一同交付票据保管人；对于即收即支的票据业务，将备查簿签字后连同票据一同交付票据支领人。 第九条 票据收取范围。为降低票据风险，各单位原则上应收取工行、农行、中行、建行、交行及全国性股份制银行（如：国家开发银行、招商银行、浦发银行、深发展银行、华夏银行、兴业银行、中信银行、光大银行、民生银行、渤海银行等）出具的票据，原则上不得收取城市商业银行和农村信用社出具的票据，但特殊原因必须收取的，由业务部门收票人负责票据的全程安全，财务部门票据收取人配合；按集团公司要求，各单位不得收取商业承兑汇票，但特殊原因必须收取的，必须经集团公司主管领导签字同意，并由业务人员负责票据的全程安全性及保证资金托收到账。 第十条 问题票据的分类及处理。问题票据是指根据票据记载要素，在某一方面或某几方面存在瑕疵，需要补充证明的票据。 一、存在以下情况的为问题票据 （一）背书不连续、背书人的签章不清晰且没有开据证明的。 （二）盖在汇票与粘贴单连接处的骑缝章位置错误或不清晰且没有开据证明的。 （三）骑缝章与前面背书人签章有重叠的。 （四）被背书人名称书写有误或是未写在被背书人栏上的。 （五）汇票票面有严重污渍，导致票面一些字迹、签章无法清晰辨别或有涂改或有自造字的。 （六）汇票票面有破损或撕裂的。 （七）承兑期限超过6个月或该票已过期的。 （八）出票人的签章与出票人名称不一致或收款人与第一背书人签章不一致的。 （九）粘贴单不是银行统一格式的。 （十）连续背书转让时，日期填写不符合前后逻辑关系的。 （十一）附带条件的背书，非全额转让背书的。 （十二）已挂失止付票据。 （十三）出票人或出票行因经济或其他因素造成票据无法承兑的票据。 二、针对以上问题票据的处理办法 （一）对收取时发现问题且能够齐备补充说明的，在与银行咨询后方可收取，至承付前若出现问题由业务人员负责处理，财务人员予以配合；对托收和贴现时出现问题的，票据管理人员必须在银行退回之日，向主管领导汇报并立即与业务人员结合，确定处理。 （二）对背书中途被挂失止付的，财务部票据管理人员应配合业务人员及时了解票据背书过程中的具体情况，由业务人员写出详细的书面说明，报领导及相关部门，做好维权工作；对经济或其他因素造成在托收时无法托收的，票据管理人员应及时了解银行拒付的具体情况并写出详细的书面说明，报领导及相关部门，做好维权工作。 第四章  票据保管管理   第十一条 财务部票据保管人将收取人移交的票据及备查薄核实无误后签字，将票据整理入库，并根据票据情况及业务需求，负责与银行办理票据托管、质押和托收业务，并负责向银行提供托管、质押、托收业务所需资料。保管人要随时检查票据状态，对即将到期的票据及时提示银行办理托收；同时做好托管和质押备查簿的登记工作。 第十二条 票据保管人按支领人提供的所需支付票据的金额、数量及相关要求，对出库的票据逐一核实后移交支领人；对到期已承付票据在收到银行存款后及时予以会计处理，并与银行协商办理存款期限协定事宜，做到合理理财。 第十三条 票据托管。票据托管是指利用与银行开展的票据池业务，将未被质押的票据按托管协议交与银行托管，以保证票据安全，票据保管人根据托管银行的要求编制票据托管交接清单，列明托管票据的数量、金额、票号等信息（如托管票据附有其他相关资料，则应在备注项中注明），并登记“托管票据备查簿”。向托管银行交存票据时至少应有2名银行人员签字，做好交接记录。 第十四条 票据质押。票据质押是指票据保管人根据票据开具要求，通过对所持有票据进行分析比对，按照有利于公司利益和符合银行要求的原则，将票据送交银行做质押，用于开出等额的新票据。 一、票据保管人根据支领人提供的“票据支领单”，填制“票据质押清单”，并与实物一一核实，检查没有异议后，将票据交予银行办理质押手续，由银行业务人员在质押交接清单上签字；对于银行上门服务的，加盖所在银行有业务日期的上门服务专用章，对于交接地点在银行的，财务部至少应配备两人，并用专车护送至银行，加盖所在银行业务专用章，留存备查之用。 二、票据保管人对办理质押的票据登记“质押票据备查簿”，并向银行提供质押票据前手及开出票据后手的合同。 第十五条 到期票据托收 一、票据保管人需每天根据票据实际托收情况对“托管票据备查簿”和“质押票据备查簿”进行实时更新，并在盘点时将库存票据与质押、托收凭证进行核对，建立和完善相关跟踪机制。 二、票据保管人应随时关注票据到期情况，并于票据到期日前不少于10日内提示银行业务人员办理托收手续；对托收发出的票据到期后5日内未有回复的，及时与银行联系，查询票据状态，通知并配合业务人员与银行共同解决票据存在问题，2日后仍未有回复的，应立即向主管领导汇报。 第五章 票据支付管理 第十六条 按照河北省税务局2011年5号、7号文件要求，用于支付煤款的票据，必须开具新票据。 第十七条 票据支付 一、为保证票据领取的连续性与可追溯性，业务部门应根据业务需要，指定专人负责票据的领取工作。若业务人员需携带票据到异地办理业务时，必须两人以上同行。 二、财务部票据支领人根据银行业务人员签字后的“票据质押清单”向银行提供业务后手发票、开票需求与银行签订的各类合同等相关手续后，与银行共同办理开具新票据。     三、银行开出新票据后，财务部票据支领人对开具的新票据再次进行详细审核。依据经领导签字的支款单，由用户提供收据，并要求用户在“应付票据备查簿”和支款单上签字后，方可领取商业汇票。 四、为减少资金占用，节约财务费用，对有贴现需求的用户，应尽量采用开具商业承兑汇票方式予以支付。开具商业承兑汇票时，由票据支领人按银行要求及本办法规定支付程序履行手续，按业务实际需要开出纸质或电子商业承兑汇票，并随票给开户银行回复查询(复)书,证明此票据真实有效,加盖本单位公章、法人章、经办人章，交由客户去开户银行办理贴现。  五、财务部票据支领人对开具的新票据，应登记“应付票据备查簿”，应付票据到期结清时，在备查簿内逐笔注销。 第十八条 财务部应加强应付票据的管理。票据管理人员在登记备查簿的同时，实时关注票据到期日期及到期承付的保证金是否足额，为票据到期安排好承付资金，确保票据到期承付，防范资金风险。 第十九条 对于开出票据，支领人要提前掌握到期日期并安排好承付资金。对到期支付时可能存在问题的票据，要及时上报主管领导及集团公司财务部，同时对公司无能力解决的问题由公司财务部向集团公司财务部提出协助解决示。 第六章  票据的会计核算 第二十条 商业票据的会计核算涉及的一级科目有“应收票据、应付票据、其他货币资金”等。在“应收票据”一级科目下，按照开具票据的所在银行设置二级明细科目，在二级科目下，按照业务需要分别设置“收到票据”、“托管票据”、“质押票据”等三级明细科目；在“其他货币资金”一级科目下设置“保证金”二级明细科目，按照开具票据的银行设置三级明细科目。 具体业务处理如下： 一、收到票据时，借记“应收票据-收到票据”，贷记“应收账款”。 二、托管票据时，借记“应收票据-托管票据”，贷记“应收票据-收到票据”。 三、质押票据时，借记“应收票据-质押票据”，贷记“应收票据-收到票据（或托管票据）”。 四、质押票据到期时，借记“其他货币资金-保证金账户”，贷记“应收票据-质押票据”。 五、新开立票据付煤款时，借记“应付账款”，贷记“应付票据”。 六、新开票据到期承付时，借记“应付票据”，贷记“其他货币资金-保证金账户”。 第七章 票据安全管理 第二十一条 财务部要加强对保险柜的安全管理，以便于商业汇票持有期间的安全保管。对保险柜的密码要绝对保密，钥匙需妥善保管。工作移交后必须立即更换密码。 第十二条 所有商业汇票的交接均应有完整的签收与交接记录，相关记录应归档管理。 第二十三条 每日进行库存承兑的盘点，由票据保管人与记账人员进行核对，保证账实相符。 第二十四条 定期对票据备查账簿进行更新管理，并对相关资料进行归档管理。 第八章 附则 第二十五条 本办法解释权归由公司财务部。 第二十六条 在本办法执行过程中，若遇国家有关政策、制度、法规变更时，以国家颁布的有关规定为准。原公司相关管理办法与本办法不一致的，以本办法为准。 第二十七条 本办法自发布之日起施行。