浅谈Excel在会计中的应用（初稿）

浅谈Excel在会计中的应用（初稿） 毕业论文 浅谈Excel在会计中的应用 学生姓名:________________________ 专 业:________________________ 年 级:________________________ 指导教师:________________________ 完成日期:________________________ 1 浅谈Excel在会计中的应用 (姓名:___________) (西南科技大学网络学院财务会计专业 财务会计XX级XX班) 【摘要】:本文首先介绍了对Excel所具有的图形用户界面、表格处理 、数据分析、图表制作、强大的“宏”语言等5个特点和8方面的功能，接着详细叙述了我国企业运用Excel的现状，进而分析了Excel在企业会计中的运用并对其运用的优势和劣势进行了详细的分析，针对应用中存在的三方面的问，提出改进建议。 【关键字】:Excel 会计 应用 特点 功能 优势 劣势 2 Introduction to the application of Excel in accounting (name)_______________________________ ( Internet Network School of Economics and Management, SWUST ) Grade: Class: 【Abstract】: This article first introduced the Excel is the graphical user interface, tables, charts, production, processing, data analysis of the powerful "macro" of five characteristics and eight aspects, such as language features, and then described in detail the current situation of our country enterprise by use of Excel, and then analyzes the application of Excel in enterprise accounting and the use of the advantages and disadvantages were analyzed, in view of the existing in the application of three aspects of the problem, put forward Suggestions for improvement. 【Key words】: Excel accountant apply characteristic function advantage disadvantage 3 目 录 序言 ................................................................ 5 一、Excel所具有的特点和功能 ........................................ 5 (一)Excel所具有的特点......................................... 5 (一)Excel所具有的功能......................................... 7 二、我国企业运用Excel的现状 ........................................ 8 三、Excel在企业会计中运用的优势和劣势 .............................. 8 (一)Excel在企业会计中运用的优势............................... 8 (二)Excel在企业会计中运用的劣势............................... 9 四、Excel在企业会计运用中存在的问题 ................................ 9 五、针对Excel在企业会计运用中存在问题的改进建议 ................... 10 六、结论 ........................................................... 11 致谢 ............................................................... 11 参考文献 ............................................................. 4 序 言 目前，随着计算机技术领域的不断进步和发展，会计领域的发展趋势逐渐成为会计信息化。而在实际应用的过程中，会计人员会常常用到Excel的电子表格，因为在会计管理财务的工作当中，他们经常需要提供不同种类的会计分析数据，然后通过表格老解决会计工作中遇到的各种棘手的问题。所以，Excel在会计进行财务管理等方面的应用是非常常见的。 目前，在我国，会计具有独立的，相对较完整的方法体系和理论。它具备的职能包括:决策、预测、规划、评价和控制。它运用了若干种会计计算方式来实现上述职能。这些计算方式包含了:算术的平均求和、计算净现值等等;而Excel是具备这些计算功能的一种应用软件，进而可以轻松的解决这些计算问题。可以使会计工作达到理想效果中的高效。Excel电子表格软件是Offce 的软件应用程序之一，它功能强大，而且操作起来非常简便。此外，其适用范围也是非常广泛的，在报表的处理、工程的计算、统计分析和财务处理以及对图表的制作等方面都很实用。因此，使用Excel 软件对会计的数据加以分析利用可以高效地减少工作复杂度。 一、 Excel所具有的特点和功能 微软公司的办公软件Microsoft office包括多个组件，Microsoft Excel 就是其中之一，它是一款由Microsoft为装有Windows和Apple Macintosh操作系统的电脑而编写的试算表软件。在众多微软办公套装软件的组件中，Excel是一个重要的组成部分，它除了可以进行数据处理外还可以进行统计分析和辅助决策等操作，在财务管理、统计财经、金融数据分析等多个领域应用非常广泛。 Excel中包含有大量的公式函数，用户可根据自己的需要选择应用，使用Microsoft Excel可以执行计算、分析信息、管理电子表格或网页中的数据信息列表，可以实现许多方便的功能，带给使用者方便，是用户的工作更加高效。 (一) Excel所具有的特点 Excel电子数据表软件工作于Windows平台，具有Windows环境软件的所有优点。而在图形用户界面、表格处理、数据分析、图表制作和网络信息共享等方面具有更突出的特色。 5 1.图形用户界面 Excel的图形用户界面是的Windows的窗口形式，有控制菜单、最大化、最小化按钮、标题栏、菜单栏等内容。其中的菜单栏和工具栏使用尤为方便。菜单栏中列出了电子数据表软件的众多功能，工具栏则进一步将常用命令分组，以工具按钮的形式列在菜单栏的下方。而且用户可以根据需要，重组菜单栏和工具栏。在它们之间进行复制或移动操作，向菜单栏添加工具栏按钮或是在工具栏上添加菜单命令，甚至定义用户自己专用的菜单和工具栏。当用户操作将鼠标指针停留在菜单或工具按钮时，菜单或按钮会以立体效果突出显示，并显示出有关的提示。而当用户操作为单击鼠标右键时，会根据用户指示的操作对象不同，自动弹出有关的快捷菜单，提供相应的最常用命令。为了方便用户使用工作表和建立公式，Excel的图形用户界面还有编辑栏和工作表标签。 2.进行表格处理 采用表格方式管理数据是Excel的另一个突出的特点，它采用二维表格形式(工作表)来管理所有的数据和信息，这样可以使得单元格中数据间的相互关系一目了然。增加了数据的处理和管理的直观性、方便性，使之更易于理解。在Excel中，针对日常工作中常用的增加行、删除列、合并单元格、表格转置等表格处理操作，只需简单地点击菜单或工具按钮就可以完成了。 除了以上提到的那些，Excel还增加了自动填充数据和公式，自动套用表格格式，自动求和，自动计算，记忆型输入，选择列表，自动更正，拼写检查，审核，筛选和排序等多个功能，这些都可以帮助用户实现快速高效地建立、编排、编辑和管理不同类型的表格。 3.进行数据分析 Excel不仅可以使各种表格的处理非常方便地进行，还具有的极其强大的数据处理、数据分析的功能，一般电子表格软件不具备这种功能。它提供了九大类几百个内置函数，包括财务、逻辑和信息、查找与引用、数学与三角函数、数据库、统计、文本、日期与时间等，这些内置函数可以满足许多领域的数据处理与分析的需求。即便这样，还是会遇到内置函数不能满足需求的情况，这时，既可以使用Excel内置的Visual Basic for Appication(也称作VBA)建立自定义函数。Excel提供的方便的粘贴函数命令，轻松地解决了用户使用函数、编辑 6 函数的遇到的一些困难。它详细的条理清晰地列出了所有内置函数的名称及其功能，还有每个参数的意义和使用方法，而且还可以随时为用户提供帮助。一般数据库软件都可以提供的数据排序、查询、统计、筛选、汇总等数据处理功能，Excel除了具有这些功能外，还提供了许多辅助决策与数据分析工具，包括比较常用的数据透视表，模拟运算表，假设检验，方差分析，移动平均，指数平滑，回归分析，规划求解，多管理分析等。有了这些工具，即使没有掌握很深的数学计算方法，没有了解具体的求解技术细节，不会编写程序都没有关系，只要你选择的参数正确，就算是再复杂的求解过程都可以完成，想得到完整的求解报告和相应的分析结果是轻而易举的事。 4.进行图表制作 能够提交最佳形式的数据处理结果的要数图表了。图表中可以直观地显示出数据的发展变化趋势、集中程度和离散程度、最大值、最小值等多个特征，只要是工作表中的相关的数据， Excel都能够方便地将其制作成专业化的图表。具有非常强大的图表处理功能，Excel提供了折线图、条形图、股价图、柱形图、散点图以及多种复合图表和三维图表等图表类型。此外还针对每一种图表类型还提供了多种不同种类的可以自动套用的图表格式，用户可以选择更为有效的图表来展现数据，从而满足需要。用户还可以通过自定义图表类型，来解决所提供的标准图表类型不能满足需要的情况的难题，并可以对图表的标题、数值、坐标以及图例等各项目根据自己的意愿分别进行编辑，这样就可以获得最佳的自己满意的外观效果。当数据增加或删除时，Excel还能够使图表随数据变化而方便地更新，自动建立数据与图表的联系，这就极大的减少了会计进行图标制作的工作量。 5.强大的“宏”语言 在Excel中可以使用Microsoft Visual Basic 编程系统。利用Visual Basic 所提供的功能，以自动方式执行日常任务，还可以按需要字定义某些操作和功能，建立一个完整的财务管理应用程序。 (二) Excel所具有的功能 1、功能全面:几乎可以处理各种数据; 2、操作方便:菜单、窗口、对话框、工具栏; 3、多样的处理数据的函数; 7 4、强大的图表绘制功能:自动地创建各类型的统计图表; 5、自动化功能非常丰富:自动排序、自动筛选、自动更正等; 6、运算既快速又准确; 7、极其方便的交换数据能力; 8、新增的Web工具; 二、 我国企业运用Excel的现状 企业作为社会发展的主力军，为了提升自己的竞争力，纷纷向信息化买进。为了使财务处理更高效和准确，作出合理的可行方案，提高企业综合竞争力，突破传统财务处理数据的计算公式，越来越多才采用在数据处理和分析方面具有专门财务处理软件优势的Excel。Excel能够帮助中小型企业缩短时间、提高效率和准确度; 将企业财务理论和实务融为一体;正确运用财务处理模型，科学应用分析工具，提高企业竞争力;是企业综合实力的体现。 企业的经济核算、财务监督 ,更是企业内部管理的中枢 ,确定了它在企业管理中的核心地位是一种客观的要求。会计财务管理的好坏直接影响企业的生存和发展，为推动企业快速稳健的发展，我们要更好的运用现代手段EXCEL加强会计财务管理。 三、 Excel在企业会计中运用的优势和劣势 相对于复杂多变的会计的环境，用比较固定的数据处理系统是难以实现财务管理目标。因此为解决现代会计行业财务管理问题，Excel电子表格提供了非常简便易行的工具。而且其技术和功能日渐成熟和强大，更加有效地提高了财务管理水平，使会计工作更加高效、合理化。 (一)Excel在企业会计中运用的优势 Excel已经在全世界范围内得到广泛的应用与流行。Excel易学易用，能对一个企业的财务处理状况做出可视的分析。目前，在进行财务处理时，中国的大部分的中小型企业在平时的财务处理上都应用 Excel。Microsoft Excel 是一个功能强大的数据处理软件，在数据处理与分析方面具有专门财务处理软件所没有的优势。随着我国经济改革进程的不断深入，它将在中国经济改革的大潮中发 8 挥管家的巨大作用，我相信在不久的建设中将会发挥更大作用。 Excel适用于会计行业的财务管理，开发周期短、开发费用少，易于提高财务人员的业务水平;随着计算机技术的发展，财务管理信息化成为财务管理中很重要的组成部分。基于Excel具有强大的数据处理和数据分析功能。利用Excel给财务预测、决策、控制、及分析等财务管理的工作提供基础，促进了财务管理的信息化和科学化。 (二)Excel在企业会计中运用的劣势 在会计进行财务处理时，需要什么样的人才才能更好的把Excel的分析功能应用的淋漓尽致，目前中国这样的形式还需要大量培养这方面的人才;我们的计算机和电子表格仅仅作为表格数据输入和打印的工具,则无疑是资源的巨大浪费:还有就是在财务处理模型数据中的决策分析，“中小型企业基于Excel的财务处理分析结果它应该对谁负责”现今还很难说已有一种完善的解决办法，在本学期我跟随财务处理师潘师去玉溪去太平洋证劵公司去审计，发现他们在有很多凭证单的数据就连他们本部的财务人员都不知道怎么出来的，他们的解释是这些数据是软件自动生成，有些他们也不懂，这些责任又怎么解决了,这个问题必须予以解决，看来有待今后继续深索。 四、 Excel在企业会计应用中存在的问题 随着社会的发展，企业发挥着越来越重要的作用。但是中小型企业在其发展过程中也形成了重市场、重技术、轻财务处理模型的思想。 (一) Excel获取会计数据的方式受很多因素影响 Excel获取会计数据的方式最为简单的是人工输入分析数据，但这种方式并不符合整个电算化的处理思路。电算化会计要求的是动态的数据、可以重复利用的数据, 而采用手工输入方式, 数据只能是静态的，还加大了操作人员的工作量。因此, 这种方法只用于类似利率、汇率等的外部少量数据的输入。数据获取方面，利用Excel软件提供的“ 获取外部数据”功能可以通过使用Query来检索诸如Microsoft Access或Microsoft SQL Server等关系数据库的数据。除外部数据库以外, 还可检索Microsoft Excel数据清单或文本文件中的数据等等 人员专业技能，根据企业自身情况应用Excel对企业的投资、筹资、决策和预算做出合理 9 的判断是一个综合决定的过程，需要具备专业知识的人全面考虑企业信息，做出适当决定。具有较大的灵活性，而存在一定风险性。 保密性、数据安全性，财务数据信息就像一个企业的“心脏”，需要时刻呵护。信息网络发展的今天，给我们带了许多便利之处，同时存在风险。数据可能因为财务处理不当丢失或泄漏。数据正确性，运用于会计报表的处理, 如果不是将财务软件的内容转换为表格处理的形式,那就需要手工输人大量的数据, 有时会出现输出的数据和账务不符的情况, 因此要采用一些手段来保证编制的正确性。 (二) 业主素质不高 业主个人素质的高低，直接影响财务管理活动的开展。多数中小型企业企业家对于财务管理的理论方法缺乏应有的认识和研究，尚未建立起诸如时间价值、风险价值、边际成本、预算管理等科学概念。针对中小型企业在财务处理模型体制中存在企业管理者素质不高、不注重现金流量的管理以及财务处理行为不规范等问题，提出了中小型企业在财务处理模型中应树立全新的财务处理模型观念，建立有效的财务处理模型组织机构、成本管理机制、资金管理机制和产权激励机制，以提高中小型企业财务处理模型水平，需要业主重视财务发展，尊重人才。 (三) 财务人员业务素质低 业务素质低的财务人员，不能充分发挥财务管理的职能作用。在人与人的关系基于血缘关系和地缘联系的中小型企业的发展初期，他们对团体以外的人基本上不信任。尤其是在财务这一绝对敏感部门，用人的重要标志是“忠诚度”，要与家族势力公平竞争，对于无血缘、乡缘关系的财务管理人来说是特别难的事情。这种家族式企业文化，严重影响了中小型企业企业财务管理人员的选拔。所以，真正的财务专业人才很难在小规模低层次的中小型企业停留较长时间，而那些由亲戚、朋友担任的财务人员，大多未经正规专业培训，因此，难以有效发挥财务管理的作用，Excel的合理应用就会被局限住了。 五、 针对Excel在企业会计应用中存在问题的改进建议 (一) 正确使用和设计模板，有了模板设计， 出来的固定格式就可根据需要进行调整, 因此, 只有正确使用模板才能起到事半功倍的作用。建立起用于校验的钩稽关系，为了保证财务数据的准确性, 10 可以设置一张专门用于检查财务数据正确性的数据库, 将有关总账和名细账的数据及钩稽关系设计到一张表上,报表编制完成后, 只要检查校验表上的数据, 就可知道所编报表是否正确。合理使用函数保持数字的准确性，提供了丰富的函数,正确使用函数,不仅可以保证数字的准确,而且可以提高工作效率。 (二) 使用保护功能, 保证报表的安全性。 在表格式和模板被设计好以后, 有时因为误操作或被不熟悉报表的人操作, 而使报表或模板的内容或格式发生了变化。为防止因误操作而带来的损失, 就要对表设置保护,具体可利用格式菜单下面的单元格保护或隐藏以及工具菜单下面的保护功能对工作簿设置保护, 必要时还可设置密码。对表进行整理。模板在设置过程中,或表在编制过程中，经常要发生修改, 这就会使表的文件显得很大。为解决这个问题, 是在表格式或模板设计好后, 把单张的表另存到一个地方。这样就使文件变小, 运行起来也快多了。 (三) 促进工作规范化，有利于管理质量的提高。 系统要求输入数据规范，处理过程自然得到控制。在操作上要求财务人员及时更新知识结构，提高人员素质，建立起会计电算化工作的规范体系，提高管理质量。 六、结论: 在现代企业中许多企业利用excel制作各种财务管理所用的表格,模型,图表.这样可以使得公司对财务进行了更好的管理.使公司对经营管理有了更全面的预算化，对各项预算共有的财务属性利用更加充分，从而使财务部门在资金运作中特有的地位更加巩固，这样才会形成以财务预算制度为枢纽和主线条的管理模式。通过融入以人为本的理念和企业管理体系的运行，塑造了决策管理的全员参与，增加了员工的民主意识。同时通过预算责任目标体系(该体系要以一体化战略为导向)及与其相配套的奖罚制度，使各阶层成员的行为得到规范，使之在追求最大化的局部和个体利益的过程中，能沿着大局的利益最大化的航道运行，从而在整体目标与个体或局部利益目标之间，建立依存与共识的互动机制，从而使整体资源配置的有序性得以实现，即便是外部的市场环境再怎样的茫然无序，我们都可以内部高度的有序化来应对，进而实现并不断强化市场的竞争优势，推 11 动持续高效率的资金运动，实现市场价值与所有者财富最大化的目标。 致谢: 本毕业论文的撰写得到***老师的认真耐心指导以及得到了百度等很多知识网站提供的很好的参考性意见及工具、资料等，在此深表感谢。同时感谢帮助过本毕业论文撰写的所有教师和朋友。 参考文献: [1] 庆平.Excel在会计工作中的应用[J]. 当代经济. 2009(10) [2] 苏术锋.基于Excel下的通用工资系统设计[J]. 中国管理信息化(综合版). 2006(09) [3]赵陈晓青,尤建萍.Excel在会计工作中的应用技巧[J]. 中国科技信息. 2010(18) [4] 吴志明.整合EXCEL在会计信息系统中的运用[J]. 中小企业管理与科技(下旬刊). 2010(02) [5] 田彦君.如何利用Excel实现会计数据综合利用[J]. 科技信息. 2010(13) [6]王威.中小型企业财务管理中存在的问题与对策刍议[J].中国经济与管理科学,2009(5). 12