西南师范大学科技档案管理办法

西南师范大学科技档案#管理办法# , 讨 论 稿 , 第一章 总 则 第一条 为了加强我校科技档案的管理工作，充分发挥科技档案在学校发展中的作用，根据上级主管部门有关科技档案管理的相关规定，特制定本办法。 第二条 学校科技档案工作，业务上接受学校档案馆的指导，组织上由科技处处长督促、检查各科室具体落实。 第三条 科技档案指学校教职工和学生在执行学校的科研工作任务或者主要是利用学校的物质技术条件进行科学技术研究工作，或在从事科研管理工作中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表、光盘及声像等载体材料。 第四条 科技档案由学校档案馆统一集中管理，并负责确保档案的完整、准确、系统、安全和保密，以利开发利用。 第二章 科技档案范围及组卷归档制度 第五条 科技档案范围主要包括: 1、综合管理方面:科研行政管理文件材料，科研计划、经费、成果、推广与转化、科技产业等方面的管理文件，学术交流、学会工作相关文件和材料等。 2、科研前期准备阶段:项目申请书(或计划任务书)、科技合同(或协议书)、审批文件、可行性论证报告、研究计划、项目经费预决算材料等。 3、研究实验阶段:各种载体的重要原始记录、实验报告、计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸、关键工艺文件，重要的来往技术文件等。 4、鉴定验收结阶段:、科研报告、论文、专著、鉴定(验收)材料等。 5、成果和奖励申报阶段:科技成果登记，奖励申报审批，奖证、奖牌、奖杯，专利授权相关材料等。 6、成果转化阶段:科技成果转化合同(或协议书)，推广应用，生产设计、工艺、定型相关材料等。 第六条 科技档案实行管理部门和课题组共同立卷归档制度。科技管理部 门各科室根据岗位职责分工分别形成科研工作各阶段的有关档案文件材料;课题组指定专人将科研工作中形成、积累的与课题有关的全部文件材料按要求整理后交科技管理部门，最后由科技处统一转学校档案馆。 第七条 科技档案材料归档要求: 、科技档案组卷原则:遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系，区别1 不同价值，便于保管和利用。 2、科研管理文件材料按年度、事件组卷，卷内文件原则上按时间或重要程度排列。批复在前，请示在后;正件在前，底稿在后;结论性材料在前，依据性材料在后。 3、科研课题文件材料以课题为单位组卷，根据文件材料的多少，可以组成一卷或数卷。卷内文件材料原则上按科研活动进行的先后顺序排列。文字材料在前，其它材料在后;正件在前，印件在后;批复在前，请示在后;结论性材料在前，依据性材料在后。 4、科技档案案卷题名应包括责任者、时间、问题(内容)、名称(文种)等要素;科研课题案卷一般以课题名为案卷名。 5、归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，签字手续完备。盖有印章或签字的文件必须是原件，一般正件与底稿都要归档。禁止用园珠笔和复写纸书写，要除去金属装订物，破损文件要修补。 6、归档的科研文件材料经系统整理组卷后，按顺序编写页号。只要有文字的页面，一律在非装订线一侧下角编页号(页号从1编起)。每卷须填写卷内目录和备考表，备考表上的检查人应是单位负责人或课题组负责人。科研档案归档放入每个研究课题档案首卷的卷内目录之前。 7、科研管理档案的归档时间在次年六月底以前，课题档案在课题完成通过鉴定验收后两个月内归档，某些研究周期较长的课题可分阶段归档。 8、科技档案归档时，可以提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见。 9、科研课题重要档案，需各院(系)、所(中心)主管领导审查。 10、多单位合作的科研项目归档，项目主持单位保存一套完整的档案(包括协作单位的相关挡案复制本)，协作单位保存与自己承担任务有关的档案正本。 11、科技处是科技档案归档的归口单位，由各课题组向科技处归档，科技处检查验收后，统一向学校档案馆移交。 第八条 科技档案必须经学校档案馆审查验收，各课题组不按规则时间和 档案要求归档，经请示主管领导同意后，对其相关的科研奖励津贴暂停发放，待完成归档任务后再行补发。 第三章 科研档案的管理与利用 第九条 学校科技档案由档案馆进行分类、编目，统一按规范化管理。 带有密级的科技档案，按照保密规定严加保管。 第十条 档案馆定期作好科技档案的统计、库存档案价值和保管期限的鉴定调整、过期档案的销毁等工作。 第十一条 档案馆应有必要的档案检索工具，如案卷目录、专题目录、项目索引等，档案管理要进入学校数字化管理之中，实现科技档案的信息化管理，提高科技档案的利用价值，为广大教职工服务和为利用者提供方便。 第十二条 自形成之日起满三十年的科研档案，除未解密或控制使用部分外，均按国家规定报校长批准，分期分批向社会开放。 第十三条 科技档案原则上不能外借。科技档案未向社会开放前，课题组成员可借阅本课题档案材料，科技管理部门可借阅科研管理档案。其他人员要利用科技档案，须经科技处或课题负责人同意;涉及机密以上科研档案要报经主管校长批准。 第十四条 本办法由科技处和档案馆共同负责解释。 二??一年十一月十日 西北农林科技大学归档文件整理规则 为适应档案管理现代化需要，规范归档文件整理，提高工作效率，遵照中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)，结合我校档案工作实际，特制定《西北农林科技大学归档文件整理规则》供各归档部门遵照执行。 一、定义 1、归档文件:各部门在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2、归档文件整理:将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。 3、件:归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，正文与公文处理单为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文、请示和批复为一件(不同年度的也可各为一件)。 二、整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。 三、质量要求 1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。喷墨打印机件、传真件等应复制后保存，原件在前，复制件在后。 2、归档文件的字迹应确保耐久性，禁止使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久的材料书写。归档文件使用的纸张和装订材料应符合档案保护要求。 四、整理方法 1、装订 归档文件应按件装订，装订前应剔除文件上易锈蚀的金属物，装订不要影响归档文件的阅读和复制。 装订时正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;来文与复文、请示与批复为一件时，复文在前，来文在后;批复在前，请示在后。每件文件装订时，一般采用不锈钢钢夹将文件夹牢，如果文件过厚可采用“三孔一线”装订法，文件过薄可采用胶水粘贴法。 2、分类 归档文件按[年度-档案类目-保管期限]分类。 (1)年度:指文件形成年度。跨年度的应按文件落款时间;无法用成文时间进行排序，将时间定为每年年末。 (2)档案类目:根据《西北农林科技大学档案实体分类》，归档文件分为:党群、行政、教学、科学研究、仪器设备、产品生产与科技开发、出版物、基本建设、财会、外事等。 (3)保管期限:永久(Y)、长期(C)、短期(D)。 3、排列 归档文件应在档案分类最低一级类目，同一保管期限内，按文件成文日期的顺序排列。同一日期的归档文件可按文件发文字号大小进行排列，有年无月的文件可归入年末，有月无日的文件可归入月末。 4、编号 归档文件应依档案分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页左上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、类目代码、馆编件号、保管期限等。 (1)全宗号——用阿拉伯数字将学校档案按8个全宗排序。如西北农林科技大学用“8”作代号。 (2)年度——文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2000。 (3)保管期限——归档文件保管期限(永久、长期、短期)或代码(Y、C、D)。 (4)件号——文件的排列顺序号。 在档案实体分类的最低一级类目，同一保管期限内，按文件的形成日期从“1”开始编制顺序号。 (5)类目代码——采用《西北农林科技大学档案实体分类类目》规定的类目代号，分别为:党群DQ、行政XZ、教学JX、科研KY、设备SB、产品CP、出版CB、基建JJ、财会CK、外事WS。 5、编目 (1)归档文件应逐件编目。请示与批复、来文与复文作为一件时，只对批复和复文编目。归档文件依据分类类目，馆编件号顺序编制目录，归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。 ?件号——馆编件号。 ?责任者——制发文件的单位或个人，即文件的发文机关或署名者，要求全称或规范化的简称。 ?文号——文件的发文字号(要求全号)。 ?题名——文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。 ?日期——文件的形成时间，以8位阿位伯数字标注年月日，如20000802。 ?页数——每一件归档文件中有图文页面的总页数，归档文件按件从“1-n”编写连续页号。 ?备注——注释文件需说明情况。盒号可填写在备注项里。 (2)归档文件目录纸幅尺寸采用国标A4型，归档文件目录装订成册并编制封面，作为手工检索工具。 6、装盒 将归档文件按馆编件号顺序依次装入档案盒，并填写档案盒封面，盒脊和备考表。 (1)档案盒:档案盒封面应标明全宗名称，每个档案盒装入归档文件的件数，根据档案盒的空间的容量确定。档案盒背脊设置全宗、年度、期限、类目代码、馆编文件起止号等。 (2)备考表:备考表置于盒内文件之后，包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 盒内文件情况说明是填写文件在保管期间发生修改、缺损、补充、移出、销毁等;整理人是各部门负责整理归档文件人员;检查人是负责检查归档文件整理质量的人员姓名;日期是指归档文件整理完毕的日期。 (3)上架:档案盒上架按年度-档案类目-保管期限顺序竖放排列(即档案盒长作背脊)。 广西大学科研档案卷内目录要求 校内各类科研课题负责人: 根据广西大学校档字[2002]3号文的规定要求，从2002年起我校的科研项目(包括国家级、省级、市级、厅局级、校级)结题科研档案卷内目录一律要求输入计算机，并打印。在项目归档整理时请参照以下《科研档案卷内目录材料编排顺序》和《科研档案卷内目录表》、《填写科研档案卷内目录表的样板》及时归档。 科研档案卷内目录材料编排顺序 1、 上级关于结题的评级批复。 2、 总结报告、结题材料、项目结束申请表 3、 开题报告与课题调研论证材料。 4、 项目批准通知、项目合同、 任务书、协议书。 5、 计划调整或撤销报告。 6、 实验、测试、观测、调查、考查、观察、普查的各种原始记录(含关键配方、工艺流程及综合分析材料)。 7、 数据处理材料，包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果)。 8、 设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等)。 9、 研究工作阶段小结、计划执行情况、年度报告。 10、 配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等。 11、新品种、良种的样品、标本等实物的目录。 12、论文专著。 13、研究报告、研制报告。 14、工艺技术报告 技术诀窍报告。 15、专利材料、鉴定材料。 16、推广材料(含转让合同、设计、工艺及反馈意见)。 17、获奖材料。 请注意:?归档时，将材料按上述顺序排好先用铅笔编页码(有字那页都要编)固定材料顺序，再按卷内目录的要求及顺序逐栏输入材料名称及相关内容 ?如果论文专著已归档，输入目录时可在备注一栏内具体注明某年已归档即可 ?《科研档案卷内目录》的档号一栏不要输入。《科研档案卷内目录》归档要求一式两份。一份放在材料的首页并装订，一份用作档案检索。 请点击下载科研档案卷内目录 或从下载页中下载 科研档案:主要包括学校在科研实践活动中形成的各种形式和载体的原始记录材料。 一(科研档案的收集范围: 1(科研项目计划、开题报告及课题调研论证材料。 2(科研项目早熟及审批材料。 3(课题研究计划、设计、任务书、合同、协议及计划的执行、调整或撤销报告。 4(课题投资、预算决算及经费、基金的申报和管理。 5(科研实验、测试、观测、考察的原始记录。 6(设计的文字说明、图纸及数据处理材料。 7(研究、研制报告、论文专著、工艺技术报告。 8(专家评审意见、鉴定会材料、鉴定证书。 9(推广应用意见、课题工作总结。 10(配套的照片、底片录音、录象幻灯、影片增拷贝。 11(科研成果登记表、报告表及专利申请书、专利证书。 12(科研成果奖励的申报、审批材料及获奖材料。 13(科研成果转让合同、协议及推广应用方案及实施情况。 14(生产定型鉴定材料、投产后的反馈意见。 15(科研成果的宣传报导及对外学术交流材料。 不归档范围: 1(上级有关科研工作普发的不需办理的文件。 2(上级有关科研工作的未定稿文件及未生效的合同、协议。 3(未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目。 4(无查考利用价值的文件。 5(与外单位交换来的材料。 6(校内其它部门发来的文件。 7(重份文件。 二(科研档案的整理: 1(归档的科研文字材料必须反映科研项目活动的全过程、保证其完整、准确系统， 科研材料的立卷必须遵循其自然形成规律、保持其不同学科、专业科研材料的 不同特点和成套性。 2(几个部门或院系合作完成的研究课题由主持单位立卷、归档一整套档案。协作 部门负责自己所承担任务中形成的材料的收集整理并将其送交主持单位与成套 材料一并交校办档案室归档管理。 3(本校与校外其它单位合作完成的科研项目应在协议合同或委托书中注明其科研 文件的归属。如:主持单位非本校或文件归属非本校的项目，参加科研项目研 究工作的人员应负责将本校所承担的任务形成文件、复印件交本校校办档案室 归档管理。 4(科研材料可视其多少组成一题一卷或一题数卷。本着结论性在前的原则，卷内 文件材料的如下: ?论文、专著、鉴定材料及成果申报与获奖材料。 ?立项申报、批准材料、科研投资与经费核算材料。 ?其它科研材料可按科研阶段或时间先后依次整理立卷。 5(科研档案归档前应先除掉金属钉，有破损的应进行修补。大于A4的要进行折叠。 6(课题组在归档前对归档材料进行保管期限和密级的划分，保管期限分永久期、长期、短 期，密级分绝密、机密、秘密。 7(课题组长填写归档说明书，放入每一课题第一卷目录前。 三(移交、归档: 1(科研课题在鉴定验收后两个月内归档。课题中断或停止的在中断、停止两个月 内立卷并归档。 2(归档时校办档案室应进行验收，凡归档不完整、不齐全者，档案室有权拒收。 3(课题组填写科研档案移交目录一式两份连同档案向档案室移交。档案室审查、 清点无误后，交接双方在移交目录上签字后各保存一份。 科研档案立卷归档办法 科研档案: 主要包括学校在科研实践活动中形成的各种形式和载体的原始记录材料。 (一)科研档案归档范围: 1科研准备阶段:上级交办的科研项目、科研课题审批文件、任务书、委托书，科研项目计划、开课报告、方案论证、申报材料、合同、协议书，课题投资、预算和基金申请，计划的调整或撤销报告。 2研究实验阶段:各种载体的重要原始记录，有关文件、实验和设计的资料、数据、照片、图表等，以及课题研究计划的执行报告。 3总结鉴定验收阶段:各种科研报告、论文、专著、课题工作总结，专家评审意见、技术鉴定材料、鉴定证书、推广应用意见、参加鉴定验收人员名单，科研投资情况、决算等。 4成果和奖励申报阶段:科研成果奖励的申报、审批材料及获奖材料，科研成果登记表、报告表及专利申请书、专利证书，科研成果转让合同、协议及推广应用方案及实施情况，科研成果的宣传报导及对外学术交流材料等。 5其他有保存价值的材料:记录科研工作方面的规章制度、组织机构、学术刊物、科研会议文件，配套的照片、底片录音、录像幻灯、影片增拷贝，生产定型鉴定材料、投产后的反馈意见。 不归档文件: 1上级有关科研工作普发的不需办理的文件。 2上级有关科研工作的未定稿文件及未生效的合同、协议。 3未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目。 4无查考利用价值的文件。 5与外单位交换来的材料。 6重份文件。 (二)归档要求: 1归档的科研文字材料必须反映科研项目活动的全过程、保证其完整、准确性，科研材料的立卷必须遵循其自然形成规律、保持其不同学科、专业科研材料的不同特点和成套性。 2几个部门或院系合作完成的研究课题由主持单位立卷、归档一整套档案。协作部门在自己所承担任务中形成的材料应由该部门负责收集整理，并将其送交主持单位与成套材料一并交校办档案室归档管理。 3本校与校外其它单位合作完成的科研项目应在协议合同或委托书中注明其科研文件的归属。如:主持单位非本校或文件归属非本校的项目，参加科研项目研究工作的人员应负责将本校报承担的任务形成文件、复印件交本校校办档案室归档管理。 4科研材料可视其多少组成一题一卷或一题数卷。本着结论性在前的原则，卷内文件材料的如下: 1)论文、专著、鉴定材料及成果申报与获奖材料。 2)立项申报、批准材料、科研投资与经费核算材料。 3)其它科研材料可按科研阶段或时间先后依次整理立卷。 5研档案归档前应先除掉金属钉，有破损的应进行修补。大于A4的要进行折叠。 6课题组在归档前对归档材料进行保管期限和密级的划分，保管期限分永久、长期、短期，密级分绝密、机密、秘密。 7课题组长填写归档说明书，放入每一课题第一卷目录前。 三、归档文件的移交: 1科研课题在鉴定验收后两个月内归档。课题中断进行或停止的在中断、停止两个月内立卷并归档。 2归档时档案室应进行验收，凡归档不完整、不齐全者，档案室有权拒收。 3课题组填写科研档案移交目录一式两份连同档案向档案室移交。档案室审查、清点无误后，交接双方在移交目录上签字后各保存一份。