丰城矿务局物资采购管理办法

丰城矿务局物资采购管理办法 为物资采购程序，降低采购成本，防范道德风险、法律风险和财务风险，提高物资采购管理水平，特制定如下物资采购管理办法: 一、加强物资采购工作组织领导 各单位要加强物资采购工作的领导，成立物资采购领导小组，由行政分管领导任组长，有关部门的负责人为成员。其职责是:制定本单位物资采购和采购成本控制办法;审查物资采购;监督检查采购实施情况。局供应处要采取切实措施，努力降低采购成本，对物资采购成本控制实行考核奖惩。考核奖惩办法另文件下发。 二、认真执行好采购权限 全局物资采购实行省集团公司、矿务局、矿三级采购模式，各单位必须按照采购权限范围进行采购(见采购权限物资目录)。 三、规范物资采购方式 根据物资不同的特性，选用不同的采购方式: 对年消耗量较大且便于招标的材料，单台在30万元以上、同品种一次批量在50万元以上的设备实行招标采购。不具备招标条件的物资采购，应采用询(比)价、战略采购、代储代销、竞争性谈判、单一来源、市场直接购买等方式进行。 1(招标采购必须执行《中华人民共和国招标投标法》和《江西省煤炭集团公司物资供应管理办法》的规定，严格遵循公开、公正、公平竞争和诚实信用的原则。坚持质量第一，对购入的材料及设备的质量进行跟踪管理，接受监督，抵制购销活动中的不正之风。 招标前，应召开招标领导小组预备会议，将拟招标的材料、设备编报好计划，提交给招标领导小组会议决定采购方式，并做好招标前期准备工作。招标前的各种资料要告知纪委监察和各职能部门，符合要求和程序的启动招标工作。评标结果报招标领导小组会议决定中标单位。新洛公司参照本办法执行。 2(询比价采购是物资供应部门采用的除招标采购以外最频繁的一种采购方式。其内容主要包括物资名称、型号规格、必要的技术参数、质量标准、材质、计量单位、数量、计量方法、交货期、货款结算方式、运输方式、到货地点等。根据物资采购计划，尽可能采用格式询比价单，以传真方式向三个以上符合要求的供应商发出询比价采购信息。特殊情况下，也可采用电话、网络的方式进行。询比价程序应遵循不相容职务相分离的原则，不得将供应商反馈的信息泄露给相对竞争者。根据供应商反馈的信息，综合考虑产品质量、价格、售后服务、交货期等因素，形成询比价采购意见，经有关部门审核会签、领导审批签字后，最终确定供应商。使用单位对机电设备需要指定供应商的,必须经使用单位主要领导、经营矿长、机电矿长及局分管领导共同签署认可意见，并加盖单位印章后确定。 3、推行并实施战略采购和代储代销采购模式。大型设备、主机生产厂的配件，采取战略采购模式，将供应与需求关系从简单的买卖关系向双方建立战略协作伙伴关系转变，进而解决一些涉及全局性、战略性的物资供应问题，实现互惠双赢。按照不同物资的特性，与中标供应商签定代储代销，实现供应商管理库存，从而规避市场风险，有效降低储备资金占用，避免形成物资积压和报废。 4(在招标后没有供应商投标或没有合格标的、不适宜招标方式采购的、技术复杂或者性质特殊的、不能确定详细规格或具体要求的、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，可采取竞争性谈判的方式采购。 竞争性谈判方式采购应成立由专家和采购人代表组成的谈判小组，在明确谈判程序、谈判内容、草案的条款以及评定成交的标准的基础上，邀请符合条件的供应商参加。谈判时，不得透露有关其他供应商的技术资料、价格和其他信息。要根据符合技术要求、质量可靠和 服务优良且报价适宜的原则确定成交供应商。 5(只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的、必须保证原有采购项目一致的，可采取单一来源采购方式采购。单一来源采购也要有两个以上相关人员进行洽谈。 凡属省集团公司和矿务局采购权限范围内的物资，因安全生产急需或特殊情况，确需各单位自购的，要写出报告、说明原因，由各单位矿长、分管领导签署自购申请单，报省集团公司物资采购招标办和矿务局供应公司审批同意后，方可自购。否则，按违纪论处。 四、完善物资采购合同管理 凡发生物资购销活动，供需双方必须签订合法有效的书面合同，明确权利、义务关系。特殊紧急情况下，可先履行，书面合同签定手续应在七个工作日内补办完毕。重大合同签订，应经本单位法律顾问审核后，方可加盖合同专用章。凡内容及条款不详尽和不明确的，不得加盖合同专用章。各单位应严格按《合同法》签订和履行合同，确保合同兑现。 严格执行验收制度，坚决杜绝采购物资未验收入库而发票先入帐的现象。 五、深化物资采购价格管理 继续做好物资的最高限价工作, 不断扩大最高限价的品种和范围。确因材料价格发生较大幅度的变化，供应部门要主动、及时与有关供应商进行协商，并邀请相关部门参与论证，最终确定价格调整幅度。各单位采购(调拨)的物资不得超过最高限价。对个别因市场价格变化较大的材料，可经相关部门审核后，做出临时调整，并下达书面临时调整通知单。 六、建立供应商 根据物资供应重要程度及需求数量，培育战略供应商、主力供应商，发展一般供应商及潜在供应商。 供应商准入制度:经相关部门论证，供应部门认可，具备相关资质的，可成为矿务局的供应商。 供应商档案管理:要为供应商建立档案并进行有效管理。供应商档案包括:企业名称、注册资本、企业性质、资质证明(生产许可证、产品合格证、防爆检验合格证、矿用产品安全标示、3C认证、ISO质量管理体系认证等)、生产产品及供应能力、质量水平、销售收入、银行信用、市场信誉及竞争力、合同履约率等相关资料。并根据实际情况适时予以更新。 供应商综合评价机制:供应部门通过对用户(产品的使用单位)现场询问或问卷调查,主要了解供应商的产品质量、 服务质量、履约能力及市场抗风险能力，从中得出供应商的综合评价结论。评价好的予以保留，差的要求其退出，并及时予以补充。 七、严格采购管理监督考核 由局供应处牵头，局财务、审计、监察等部门参加，每季度组织一次对各单位执行《物资采购管理办法》情况进行全面检查。发现有不按规定采购方式采购的，局供应处将出具情况通报，提出处理意见。 凡发现无计划的、超出采购权限范围采购，按该物资总金额的1:1实行处罚;超出限价的，对超出部分实行1:1的处罚。处罚对象为供应科长、计划员、采购员、调拨员、保管员。