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文秘、文员业务知识培训

2017-09-30 50页 doc 126KB 74阅读

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文秘、文员业务知识培训文秘、文员业务知识培训 一、文秘工作的界定: 文秘工作是领导的助手和参谋,在各级组织中起着承上启下、上传下达的作用。信息时代 文秘是信息传递的重要环节,是数据的中继站和过滤器。 二、文秘工作的原则: 文秘工作的性质决定了其基本原则:1、迅速; 2、准确;3、保密。 1、迅速:信息时代的市场经济中,时效性决定了信息的价值,迅速传递才能保证信息的 价值; 2、准确:现代社会信息泛滥,扑朔迷离,真假难辨。因而准确判断、传递是信息的生命; 3、保密:独享迅速、准确的信息是作出正确决策的基础,这决定了文秘工作的保密性。 ...
文秘、文员业务知识培训
文秘、文员业务知识培训 一、文秘工作的界定: 文秘工作是领导的助手和参谋,在各级组织中起着承上启下、上传下达的作用。信息时代 文秘是信息传递的重要环节,是数据的中继站和过滤器。 二、文秘工作的原则: 文秘工作的性质决定了其基本原则:1、迅速; 2、准确;3、保密。 1、迅速:信息时代的市场经济中,时效性决定了信息的价值,迅速传递才能保证信息的 价值; 2、准确:现代社会信息泛滥,扑朔迷离,真假难辨。因而准确判断、传递是信息的生命; 3、保密:独享迅速、准确的信息是作出正确决策的基础,这决定了文秘工作的保密性。 三、文秘工作的作用: 1、数据库———辅助作用:日常工作特别是当领导决策时应迅速、准确地提供相关信息; 2、过滤器———综合作用:一个单位或组织工作千头万绪,领导只能提纲挈领,纲举目 张。为了将领导从无价值的日常事务纠缠中解放出来,文秘人员必须起到综合作用; 3、减震器———缓冲作用:只要工作就必然会有冲突,矛盾的焦点往往产生于领导和被 领导者之间,而领导和被领导者之间的文秘人员自然应起缓冲作用。 4、打印机———固化作用:领导的指示和下级反映的情况往往是即时的、口头的。这便 要求文秘人员有较高的文字水平和政策水平,将其固化——形成文字。 5、接待室———服务作用:内部:对上保证领导精力充沛,工作不受干扰,对下促进员 工心情舒畅,专心工作;外部:得体得当的迎来送往。都要求文秘人员具有较高的服务意识和 服务技能。 1 四、文秘工作的类分: 文秘工作似乎杂乱无章,但是类分起来不外乎人员流、文件流、物资流三大类。处理时只 要按照哲学的时空原理类分清楚,自然有章可循。用时间上的急、中、缓;空间上的上、中、 下将这三大流类分就可得以下公式: 急+++ 上 中 (1) 上急+++ (2) 中急+++ 人员流 缓 (3) 上中 文件流 急+++ (4) 下急+++ (5) 中中 会议流 中 中 (6) 下中 物资流 缓 (7) 上缓 (8) 中缓 (9) 下缓 急+++ 下 中 缓 2 文件审批、传递 (一)对公文审核的重点。 1、是否需要行文,以什么名义行文。 2、与已发的文件是否冲突。 3、提出的要求、执行时间、措施是否明确具体,切实可行。 4、文件在报批程序上是否妥当。 5、文字叙述是否通顺、准确,有关数字是否已经核实。 6、行文关系、公文格式是否符合规定。 7、其它需审核的内容。 (二)集团总部公文由上报部门负责人、分管副总审核后,报董事长或董事长授权人 审批。 (三)二级公司重要公文由二级公司总经理审核,集团相关中心负责人及分管副总审 核后,报董事长或董事长授权人审批。 (四)集团为统计数据或征询、查询一些问题发至二级公司的表格、函件等及二级公 司上报集团的各种公文,须经二级公司总经理审核、签字后办公室方可上报,由集团 相关中心负责人、分管副总审批后转相应部门。 (五)多部门联合行文,文号由主办部门编号,应由联合行文部门负责人分别审核后, 经分管副总签批后报董事长或董事长授权人审批。 (一) 文件必须有签发人署名,并由办公室盖章方可发送。盖章位置要适当,一 般上不压正文,下压成文日期。 3 (二) 集团下发二级公司的文件,由二级公司总经理签批并确定执行部门,及时 分发,并对执行完成结果负责。 (一) 公文的传递由办公室专人负责,未经批准严禁将秘密文件带往公共场所 或家中。 (二) 文件的签收由各部门指定专人负责,签收范围有: 1、行政事业单位、行业协会、相关企业送达的文件资料。 2、内外电子邮件资料。 3、其它单位或部门通过其它方式传递的文件资料。 (三)登记、分送。 1、与公司业务无直接关系的宣传资料、印刷资料等无需登记。 2、其它来文资料须在文件资料登录表上登记(收文编号由各部门按流水号 码一文一号编列)。 3、收文经各部门负责人提出处理意见,及时分送相关人员,不得积压延误。 属急件的在接件后即时传送,违者按造成的影响及损失程度进行处罚。 四、图例 4 (一) 二级公司上报文件传递程序 公司文员 门 对口部门文二级公司公司总经理 集团对口部 备案上报 员备案上报 部门 负责 门负责人 人 审核审批 审核签批 审核签批 伟 分管副 总秘书 备案上 报 董事长秘集团办内 批复后由书备案审务组 分管副总 核后上报 秘书备案 董事长 后转 根据文件 发放范围 审核审批 发 放 审核终签 (二) 集团各部门上报文件传递程序 集团办 董事长秘 集团各中 分管副总 批复后 内务组 书备案审 心室负责分管副总 秘书备案 由秘书 董事长 核后上报 人 上报 备案后转 根据文 件发放审核签批 审核签批 审核终签 范围发 放 5 一、 会议的含义 会议通常用来表示有组织、有领导的民主协商和决定某 些事项的临时性集会,也就是我们通常所说的“开会”。 二、 会议的构成要素 从广义上讲,任何一个会议都必须有这样三个要素: (一) 有共同的议题;(二)有公认的组织者;(三)三 人以上的正式 聚合。 三、会议的功能和作用 (一) 会议的决策指挥功能 决策功能是会议活动的基本功能。会议的决策功能在实 际运用中,要同时受两个因素制约:一是所决策的对象必须 在会议的职权以内,即会议只能决定有权决定的事项;二是 会议在行使决策功能时,必须获得法定人数的认可。 (二) 会议的分权功能 会议的分权功能就是通过会议的形式,把一个问题交由 多数人共同讨论,共同决定。 (三) 会议的交流功能 在会议厅进行过程中,与会人员相互之间通过直接地交流 意见,实现相互间信息的瞬间共享,以增进人们在感情方面的交 流。 6 (四) 会议的协调功能 会议的协调功能就是通过会议消除与会人之间的差异,并 在共同的目标指导下,达到认识的统一和行动的一致。 (五) 会议的显示功能 会议显示功能的具体体现就是通过会议活动本身,通过会 议的形式、声势、口号和宣言等来显示会议主体的政治取向、价 值取向及感情取向。 (六) 会议的晓谕功能 会议的晓谕功能就是在会议进行过程中,由会议组织者或 由会议组织者指定的人员直接向与会人告知有关的内容,使与会 人变不知晓为知晓,从而在一定程度上消除原有的对某些问题的 不确定性。 四、会议类型 (一)按会议的性质分 1、 例行工作会议 是指机关单位、部门领导人处理日常工作的一种定期会议。 2、 专题会议 主要为研究或解决某项工作而召开的会议,这种会议的特 点是议题专一, 专业性强,一般不定期召开,只是根据需要而定。 3、 学术会议 就某一学术问题进行深入研究探讨的会议,这种会议的特 7 点是参加会议的 多是专家学者,主要是为了就某个专业领域的理论与实践问题进 行专题研讨。 4、代表会议或代表大会 这类会议一般定时召开,与会人员按照各自的章程法规而 定,会议的规模大,时间较长,组织严密,程序固定,会议常做 出重大决策,产生新的领导机构和领导成员。 5、 座谈会 这类会议形式灵活多样,有征求意见的,有讨论某项工作 的,有纪念性的。 6、附属会议 这类会议是指为举办某个重要的大型的会议前后而召开的 筹委会、预备 会、总结会、咨询会等。 (二) 按举行会议的不同方式分 1、集中性会议。此类会议为最普通的会议形式,即与会 人员按照规定的时间,集中在某个会议地点,面对面地进行讨论 决策汇报。 2、分散性会议。这类会议是指那些与会人员不必集中在 某个地点,而采用现代化的通讯工具召开的会议,这类会议的特 点是迅速、直观、费用较低。 五、会务工作的内容 8 在实际工作中,召开一个会议所进行的各种组织和事务性 工作统称为会务工作。在会议活动中,随着会议形式和内容的不 同,会务工作的内容也各不相同。如果按时间顺序来划分,会务 工作可分为:会前筹备工作,会间组织工作和会议善后工作;若 要召开一个会议,其会务工作通常要有以下各项,如确定会议议 题,确定出席范围,落实会议承办人,起草和印刷会议文件,安 排会议日程,预定会议场所,准备会议用品,发出会议通知,接 受会议报名,搞好会议接待,做好与会人员食宿安排,布臵会场, 会议现场服务,会议安全保卫,会议签到,会议记录,会议值班, 会间活动,会议的交通管理,会议的卫生管理和财务管理,撰写 会议纪要,会议总结,安排会议人员离会,会议决定的传达与交 办,会议决定的催办,会议文书的立卷归档等。 六、会务工作的要求 (一)准备充分。任何会议无论规模大小,都要做好会前准 备工作,准备工作必须要有详细的具体计划,这是保证会议顺利 进行的首要前提。 (二)组织严密。组织严密是会议得以顺利进行的保证。主 要包含:1、政策落实,即会议目标的提出和各项会议内容必须 符合党和国家的各项方针政策。2、人员落实,即与会议活动有 关的每一项组织工作、每一个工作环节都要有专门的人员来做, 责任到人,并要求明确。3、时间落实,即对会议的每一项组织 工作开始和完成的时间都做出明确规定,并在完成过程中定期检 9 查监督。 (三)服务周到。会议的服务工作也是会务的主要工作之一。 作为会议组织者对会议期间与会人员可能遇到的情况都要尽量 考虑周全,不要怕麻烦。 (四)确保安全。一是保证会议各种文件、资料的安全, 一些有特别保密 要求的文件,不能出现丢失和随意扩散的现 象。二是人身安全,特别是在有较高级别的领导人员参加的会议, 就更需要有特别的安全保卫措施。 (五)讲究效率。会务工作的时效性非常强,它要求参与 组织和服务于会议的工作人员在一定的时间内必须完成一定的 任务,否则就会影响整个会议的进程,严重的还会造成恶劣的影 响。 会议管理(第二部分) (一)组建会议机构 在实际工作当中,有两种形式的会议工作机构,即会议常设工 作机构和会议临时工作机构。会议常设工作机构是为安排领导机关 日常的会议所设臵的工作机构。会议临时工作机构是为筹备和组织 特定会议而临时组建的工作机构。 (二)确定会议议题 10 会议议题是提交会议讨论和拟决定的问题,属会议活动的基本 要素之一。在确定会议议题时必须遵从以下三个原则: 1、必要性。2、明确性。3、规范性。 (三)拟定与会人员建议名单 拟定与会人员建议名单就是会议秘书人员根据会议议题的需要 所提出的、供会议主持人确定出席会议人员时所参考的名单。拟定 与会人员建议名单的工作必须遵循以下三个原则:1、建议名单中所列人员必须是和本次会议的议题直接相关者;2、建议名单必须在会前及早提交给会议主持人,并就“建议”的理由做出必要的说 明;3、对与会人员建议名单的最终确定者是本次会议的召集人或 主持人。 (四)发出会议通知 发出会议通知就是由会议组织者将即将召开的会议的基本情 况、需与会人员提前了解的事宜告知有关方面或个人的行为过程。 会议通知是多种多样的,如按形式可分为口头通知和书面通知;按 作用可分为预告性通知和正式通知。 1、会议口头通知 会议口头通知是会议工作人员以面对面的口头通知和电话通知 的形式告知通知对象的会议通知形式。 2、会议书面通知 会议书面通知就是以书面文字的形式所进行的会议通知。 11 3、会议预告性通知 会议预告性通知是会议组织者提前将会议的概况告知通知对 象,使其及早了解会议的有关情况和为会议做出必要的准备的通 知。 4、会议正式通知 会议正式通知是在会议各项准备工作已基本确定和完成以后, 对会议预告性通知的内容予以正式确认的通知。 5、会议通知回执 会议通知回执是会议组织者向通知对象发出通知时,要求对方 就有关情况做出回复的登记表,属于会议事务性文书之一。 (五)撰制会议材料 会议材料是会议目的、会议内容和会议成果的直接体现。会议 材料的撰制,主要是指会前所做的材料起草工作。 (六)安排会议日程 会议日程是会议的各项活动在会期以内的每一天中的具体安 排。 (七)购买会议用品 所谓会议用品,一般是指在会议进行过程中供与会人员和会议 工作人员使用的办公用品。 (八)预定会议场所 要开会就要有开会的场所。对专用会场的预定比较简单。如是 12 召开需要住会的会议,其会议场所的预定就相对复杂些;第一,要 求会议场所应同时具备开会和住会的设施。第二,提前预定。第三, 严格掌握会议接待标准。第四,取得会议设施方的多方配合。 (九)会场布臵 会场布臵就是根据会议的形式和内容及会议领导者的意图,在 会场现有条件的基础上,对会场做出必要和适当的调整的工作。会 场布臵的内容主要有三大类: 1、主题性布臵是为了显示会议主题所进行的布臵。 2、附属性布臵是为了保证会议的正常进行和取得满意的效果而 进行的一些必要的设备、器材的安装。 3、装饰性布臵是对会议的场所进行的。 (十)会场布局 会场布局就是会场内可供与会人员就坐的坐席的摆放形式。在 会场内,与会人坐席的不同摆放形式,具有不同的含义和象征。在 设计会场的布局时,在从场地的实际情况出发的前提之下,应尽量 做到与会议的主题相一致。 (十一)会场座区 会场座区是会议组织者出于特别的需要,在会场内为不同的与 会人员划定的不同的就座区。划分会场就座区的方式,依据会议的 形式、内容和会议场所的条件不同而多种多样。在划定会场座区时 应特别注意:一要便于会议进行工作,二是便于与会人员识别和就 13 座。 (十二)主席台座次 会议的主席台是会场内与会人员视线投向最集中的地方,在主 席台上就座的大都是本次会议的领导,所以,对主席台就座人员次 的排列常常成为人们关注的对象。为了保证对主席台就坐人员座次 的排列准确无误,就必须遵循一些相应的规则。这些规则是:以台 上就坐的最高领导居中,然后,依先左后右的次序向两边顺延。如 果是会或联系会,主席台中的坐次一般是采取报告人和主办单 位负责人相间排列或联席的各单位负责人相间排列的方法进行安 排。 (一)会议签到 会议签到是与会的特定人员以特定的方式向会议组织者显示自 己已进入会场正式参加会议的行为过程。会议签到的规则是:(1) 直接。(2)准确。(3)迅速。 (二)会议记录 所谓会议记录,就是运用特定载体形式对会议进行情况和内容 所做出的记载,属会议记录性文书的一种。会议记录有广义和狭义 之分:广义的会议记录包括通用文字记录、特定符号记录(速记) 和音像记录(录音、录像、摄影);狭义的会议记录则特指由会议 指定的记录人利用通用文字的形式对会议所做出的记录。 14 (一)编写会议纪要 会议纪要是对会议的进行情况、会议的一致性意见和会议决定 事项整理而形成的公文。会议纪要和会议记录有极大的不同,会议 纪录属于会议记录性文书,而会议纪要则是会议的主旨性文书。 (二)整理有关会议文件 会议召开后作为会议的文书工作还有许多的工作要做: 1、向上级领导机关和有关部门写出会议情况的报告; 2、根据与会人员提出修改意见,完成在会议上尚未来得及定稿 的会议文件; 3、办理会议特定文件的印刷和分送; 4、将会议文件进行整理、立卷、归档或销毁。 文秘、文员业务知识培训(四) 15 文档管理 企业档案的定义可以表述为:企业档案是直接记录和反映企业 活动,保存备查的各种企业文件材料的总称。 对于上述定义,应作如下理解: (一)企业档案是企业活动整体的反映和记录。 (二)企业档案是直接记录企业活动的一种信息材料。 (三)企业档案是由企业活动中形成的企业文件材料有条件转化而 来的。 (一)企业档案的构成 企业档案的构成,是指企业档案整体所包括的档案门类及其内 容组合。不同方面的档案,从其形成规律和文件材料构成上看,可 以分为以下三部分: 1、党、政、群工作的档案。 2、生产经营和技术管理工作的档案。 3、科技工作的档案。 (二)企业档案的特点 企业档案除具有档案的一般特点外,还具有以下特点: 1、综合性。2、现实性。3、企业性。 16 企业档案工作是一项具有管理性、专业性和服务性的工作。 (一)管理性 企业档案工作是企业管理基础工作之一,是企业信息管理子系 统中的重要组成部分。 (二)专业性 1、企业档案工作有自己独立的工作对象。 2、企业档案工作具有特定的工作内容和专业技术方法。 3、企业档案工作正在开成比较完整的专业理论。 (三)服务性 企业档案工作的服务性,是指通过收集、保管和提供档案材料 这种特定的工作内容和方式,为企业各项工作服务。 此外,企业档案是企业各种机密的总汇,因此,企业档案管理工作 也具有一定的机密性。 企业档案是人们从事企业活动过程中形成的知识的积累和经验 的结晶。这种历史的积淀,对于企业未来的发展具有极为重要的作 用。 (一)积累与继承功能。 (二)依据与凭证功能。 (三)条件与工具功能。 17 (一)企业档案收集工作,应该重点坚持两条原则:档案收集的有 用性和信息共享性。 1、从现实角度考虑,收集的企业档案要对企业当前的生产经营 有现实的价值。 2、要有长远的眼光,收集的企业档案,其内容是有关企业生产 经营活动的数据或法律依据性材料。 3、企业档案收集坚持信息共享性原则,其实质就是坚持档案工 作集中统一管理的原则。 (二)企业档案收集工作的内容主要有两个方面:企业档案的接收 工作和零散文件材料的收集。 1、企业各职能部门形成的一般管理性文件材料,依据归档范围、 归档要求,在每年的三月底前各部门将上年度完成或结案的文件资 料整理,移交档案室归档。对一些特殊的专门性文件材料的接收, 可针对具体情况适当放宽归档时间。 2、企业重大的政治、经济和外事等活动,在活动结束后,各部 门文员将相关资料整理,进行移交。 3、企业产品、科研课题、基建工程和设备仪器等科技文件,在 产品投入正式生产、科研课题进行鉴定,基建工程竣工验收、设备 仪器投入运行之后,进行移交接收。 (三)注意事项 18 1、加强对企业科技档案和经营管理档案的收集,进行有关企业 技术、经济和市场情况等动态信息的收集、建立、健全专利技术和 市场与用户方面的档案。 2、必须贯彻信息共享性原则,解决好局部与整体的关系,坚持 以企业整体需要为大局,收集与企业有重要价值的档案,及时移交 档案室实行集中统一管理。 3、各部门文员将得要文件、资料、、证件、等重要档案原 件及时移交档案室。各二级公司将重要档案(土地、大型设备合同、 证件等)及时传真至集团档案室归档。 4、各部门档案员必须全面掌握本部门的主体业务及阶段性主要 工作,及时收集有价值的档案资料,并及时归档。 5、对移交的文件材料进行认真登记,办理归档交接手续。 (一)类目设臵 根据本公司、本部门的业务范围及工作任务,编制平时归档文 件材料使用的“案卷类目”,案卷类目的设臵必须简明、确切。 (二)文件存档 将处理完毕或经领导批存的文件材料收集齐全,按照设臵的案 卷类目放入对应的文件盒内,依照时间排序后,依次填写《文件、 资料归档登录表》或《合同协议归档登录表》。 (三)注意事项 19 1、文件资料及时归档,防止积压。 2、及时将处理完毕及领导批存文件收集、归档。 3、文件资料登录表中的序号与文件左上角的编号必须一致。 4、及时办理文件的登记、借阅、催办、归档。 5、对每份需归档文件,仔细阅读并理解其内容,以便及时查找。 档案管理办法 (一)公司章程、登记注册书、股票关系书、政府许可证、重要的 诉讼文件等。 (二)通知、通报、会议纪要等公文资料。 (三)本公司对外的正式发文及与有关单位来往的文书。 (四)各公司上报的各种报表、工作计划及总结等。 (五)设备、计量器具等各类台帐。 (六)公司签订的重要合同、协议书等材料。 (七)工程图纸、竣工验收证明等工程资料。 (八)设备图纸、设备开箱资料及生产技术资料等。 (九)审计及会计资料。 (十)员工基本资料、劳动合同、、奖惩、异动、薪资、 福利、保险等人事资料。 (十一)客户、展会、同行业资料及市场调研等信息资料。 20 (十二)制度、规定、条例、细则、办法、程序等体系文件。 (十三)公司的荣誉资料、历史画册,内部刊物、大事记及反映公 司重要活动剪报、照片、声像资料等。 (十四)其它需归档资料。 1、各部门档案管理员及时整理文件材料、编制文件材料目录。 2、公文承办人及时将办理过错毕或领导批存的文件材料收集齐 全,送交本部门档案管理员及时整理、保管。 3、外出学习、考察、调查研究、参加外部会议等,须及时将相 关资料交办公室。 4、员工报到之日起由人力资源部门建立员工个人档案。 5、不在归档范围的按要求分类整理,妥善善保存。 6、档案盒、文件夹等应放臵有序,易存易取。 (二)档案室档案管理日常要求 1、归档资料按照分类标准合理分类、编号、立卷。 2声像档案资料(录音带、录像带、光盘等)要远离磁场,重 要声像档案资料应复制备份。 3、收集各部门处理完毕的归档资料,分类整理、保存,第二年 检查齐全后,整理、立卷、归档。 4、经常对档案资料的保管情况进行检查,发现问题及时采取补 救措施,确保档案的安全。 21 5、各部门随时转交的重要合同资料,须重点保管。 6、档案柜内案卷应分类清晰、保存完整。 7、档案室须保持清洁,并做好防盗、防虫、防潮等防护工作。 (一)立卷工作由档案室负责,相关部门档案管理员配合。 (二)归档文件材料的份数、页数均应齐全。 (三)归档文件材料应按不同的保管期限分别立卷。 (四)不同年度的文件资料一般不得放在一起立卷。 1、跨年度的请示与批复,放在复文年度立卷。 2、跨年度的计划、规划归入第一年立卷。 3、跨年度的总结放在最后一年立卷。 4、跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。 5、其他类似文件的立卷可参照执行。 (五)卷内文件材料依欺骗形成的规律和特点,应保持文件之间的 密切联系进行系统排列,密不可分的材料应排在一起,即批复在前, 请示在后;正件在前,附件在后。 (六)卷内文件材料按排列顺序编写页号,装订的案卷应在有文字 的每页材料正面右下角、反面左下角,依次编写而号。 (七)案卷内文件目录放在卷首,用碳素钢笔逐项填写,力求字迹 工整、清晰。 (八)有关卷内文件的情况说明,应逐项填写在备考表内,若无情 22 况说明,应将立卷人、检查人、立卷时间填上,备考表应放在卷尾。 (九)案卷装订前,卷内材料要去掉订书针等金属物,采用三孔一 线封底打活结的方式装订。 (十)案卷各部分排列格式为软卷封面、卷内文件目录、文件封面 (含备考表),以案号排列次序装入卷盒。 (十一)案卷整理好臵于档案柜内保存,并注明案卷类目。 (一)各部门档案借阅 1、各部门档案的借阅,经档案管理部门负责人同意后,办理借 阅手续,填写《档案借阅单》。 2、借阅人需复印或摘抄的须经档案管理部门负责人同意。 (二)档案室档案的借阅 1、一般档案须经部门负责人、办公室主任签批同意后,办理借 阅手续,填写《档案借阅单》。 2、重要档案须经部门经理、公司总经理签批同意后,办理借阅 手续,填写《档案借阅单》。 3、一般档案借阅时间不超过两天,重要档案不超过一天,借阅 超过期限须办理续借手续,如遇公务需收回,借阅人须及时交回。 4、借阅人因工作需要复印或摘抄文件的,须经借阅批准人批准, 并由档案室备案。 (三)外单位借阅档案,须经总经理批准后方可借阅,但不能带出 23 档案室。 (一)各部门档案管理员于次年三月底前,将上年度处理完毕的档 案资料,移交档案室整理立卷。 (二)移交档案时,档案管理员编制档案移交清单,列明移交内容, 接收人逐项进行核实归档。 (三)档案移交清单由移交人、接收人、监交人签字或盖章。 (四)重要档案移交时,需交接双方部门负责人签字确认。 (五)因公司间员工异动需移交人事档案时,由转出公司人力资源 部门档案员将人事档案袋密封并加盖部门章,填写档案移交清单 后,转入员工异动公司人力资源部门。 (六)转入公司人力资源部门档案员对档案袋封面所列项目材料查 对无误后,归档保存,并将签字后的档案移交清单传至转出公司人 力资源部门。 (一)一般档案的销毁: 1、各部门超过保存期限或无保存价值的一般档案,由本部门档 案管理员清理造册,经部门经理批准后,办理销毁手续。 2、档案室超过保存期限或无保存价值的一般档案,由档案管理 员清理造册,经办公室主任核准总经理批准后,办理销毁手续。 (二)重要档案销毁须清理造册,经董事长批准后,办理销毁手续。 24 (三)销毁时一般采用碎纸或焚烧方式进行。 (四)重要档案销毁时,必须指派专人监销,销毁结果须报至批准 人。 (五)档案销毁后,由销毁部门填写《档案销毁记录》。 档案管理规定 一、各公司须设立档案室,并有专人负责档案的整理、立卷、归档、 保管。 二、档案室必须按要求对归档资料进行分类、编号、立卷。 三、档案管理人员必须掌握归档范围,并负责档案资料的完好、完 整。 四、各部门必须指定专人负责本部门档案资料的日常登记、分类、 保管。 五、借阅档案时,必须经批准后办理借阅手续,不得转借、复印、 25 损坏、丢失。 六、各部门必须按规定时间向档案室移交档案。 七、移交档案时,必须经批准后办理移交手续。重要档案须有监交 人,不得私自移交。 八、对超过保存期限或无保存价值的档案,必须清理造册,经批准 后销毁。 九、销毁档案必须由专人按照指定方法到指定地点进行销毁,并将 销毁结果报至批准人。 文秘、文知识培训(五) 工作督办 是为了改变安排多,落实少或不落实的状况,是保证各项工作、规 章制度、相关规定有效完成、实施的重要手段。 26 (一)近期的主项工作 (二)重点工作安排 (三)指令性工作 (四)制度、相关规定的执行情况 (一)部门提报的工作计划 (二)会议记录、会议纪要 (三)指令性工作要求 (四)体系文件 (一)全过程跟踪监督:对重要工作、上级安排的专项工作实施全 过程监督。 (二)抽查:根据工作特点实施抽查监督。 (三)现场监督:对执行工作现场情况实施监督,及时发现问题予 以处理。 (四)电话询问:及时电话询问、了解工作进度,及时协调处理异 常情况。 (五)座谈沟通:通过侧面座谈了解,发现问题进行落实。 (六)其他批准的监督方式。 (一)计划工作类:计划工作完成情况。 27 (二)日常工作类:会议安排、文件规定工作,近期工作安排,及 时进行摘录备案形成工作督办表,按时督办,并把完成情况记录在 督办表上。 (三)岗位指导书、说明书的要求、制度执行情况列为日常监督内 容。 (一)根据督办内容确定督办重点、督办方式、明确责任人、实行 过程督办。 (二)督办过程中应避免人情监督。 (三)特殊性工作检查,督办部门不得向被检查部门泄露检查时间、 内容等相关信息。 (四)被督办部门应积极配合督办工作,及时提报完成情况汇报表, 并对提报的材料负责。 (五)督办部门与被督办部门要及时沟通,协调处理异常情况,并 及时提出整改意见。 督办内容和整个执行过程的资料都需备案,根据完成结果,按规定 落实责任。 文秘、文员业务知识培训(六) 公文写作 28 通知,是适用于批转下级部门的公文,转发上级部门和不相隶属部 门的公文,传达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行的 事项,任免人员的公文。 在日常公务活动中,通知主要是下行文,但在同级部门、不相 隶属部门间也可以作平行文使用,是一种比较灵活而适用范围较 广、使用频率较高的文种。通知具有沟通上下、联系左右、传达知 照的作用。 从内容、性质上大体可以划分五种: (一)发布性通知 一般内容比较重要,往往命令性、规定性较强。告知受文单位, 某一章程、规定等已经某会议讨论通过或经上级部门批准,现予发 布或印发,并要求贯彻执行。 (二)指示性通知 内容的理论性、政策性较强。一般都是上级部门需要对下级部 门或所属单位下达指示,而内容又不适于用“命令”或“指示”等 文种的。即对某一事项作出具体规定或对某一问题作出具体指示, 要求受文者认真贯彻执行。 (三)事务性通知 即一般性事务通知,要求受文单位知晓某一事项或办理某一事 29 情。多为上级部门向下级部门发文,这种通知具有广泛的应用性, 内容具体单一,只把事情或情况交代清楚即可。 (四)批转性通知 即肯定被批转、转发或印发的公文,并提出贯彻落实要求的通 知。多为职能部门批转下级部门的公文。也可转发上级部门、不相 隶属部门的公文。 (五)会议通知 这是工作中常用的通知,以通知召开会议的有关事项为主要内 容。召开一般性的会议,只要写明会议时间、地点、主要内容、出 席对象即可。 通知具有应用广泛,形式多样,灵活方便,使用频率高等特点,是 经常使用的文种。 第一,使用范围的广泛性。 第二,应用方式的简便性。 第三,表述语言的通俗性。 四、通知的结构 (一)标题 标题通常有两种写法,或由发文部门、事由、文种组成,或只 用事由、文种构成。 (二)主送部门 30 主送指公文的主要受理部门,应当使用全称或规范化简称、统 称。 (三)正文 正文一般包括三方面内容: 第一,引据。先叙述通知的起因缘由,写明通知的背景和依据, 为什么要发该通知,然后通过承启用语,转入下文。 第二,主体。也称事项。通知的事项有的简单,有的复杂,有 的长,有的短,例如一般性通知,写清什么事情,有何要求即可。 任免通知,写清任免人员姓名、具体职务等。比较复杂的通知,如 指示性通知、批示性通知等,基本上可以概括为两种写法,一种是 一气呵成的贯通式写法,直述通知的内容和在贯彻执行中应注意的 问题。另一种是分条列项式写法,分出层次,划清段落,使人一目 了然,便于领会、理解和执行。但要注意各条、项之间的逻辑顺序, 避免语无伦次,使人不得要领。 第三,结语。通知的结尾用语也因内容而异:凡内容关系到全 局性的重大方针、政策或规定等,必须令行禁止,照章办事,通常 用“希遵照办理”、“希依照执行”;内容虽提出了政策性要求,但 又允许结合本部门、本单位的实际情况办理的,通常用“请研究执 行”;内容的要求只是根据一定条件提出来的,具有参考价值的意 见、建议或经验,或者是应引起注意的问题,通常用“请参照执行”; 内容如属于探索性的,或者法律程序不够完备的政策性问题,需要 31 在执行中逐步完善的,通常用“请研究试行”、“希研究执行,试行 中有何意见请随即告知”等。 (四)落款 发文部门和成文日期 要写好通知,必须把握好以下几点: 1、明确行文目的。首先明确为什么写这个通知,通知的主要内 容是什么以分清是哪一类通知,然后确定怎样写。其次要确定写作 的范围和对象,以明确行文目的,有针对性地写好通知。 2、抓住主要内容。不同种类的通知,有不同的写法,但是,紧 紧把握住主要内容,是写好通知的关键,绝不能喧宾夺主,冲淡主 要内容。比如指示性的通知,一般要讲清情况和问题,但只能作为 事由,背景来概括叙述,重点则是针对实际情况和问题,提出指示 性意见,要求及措施,并做到制度界限清楚、明确。 3、文字表述准确。首先对受文单位的名称必须写清写全,或采 用规范化的简称。其次为使受文单位便于操作,凡属应该说明的有 关情况,应该执行的具体事项,以及有关的时间、地点、条件等, 都要做到周密、准确,以免贻误工作,造成损失。 第二节 通报撰写 一、通报的概念 通报,是适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况的公 32 文。 通报是普发性下行文种。它用以表扬好人好事,批评错误,通 过对正反典型事实的叙述、张扬,以点带面,以个别教育推动全局, 使读者提高认识,从中汲取经验教训。还可以向所属部门、单位传 达重要精神或工作、学习情况,交流信息,以使其掌握全局,了解 进程,推动工作。 按通报内容,大体可以分为三类: (一)情况性通报 用于传达重要的会议精神,本单位工作、学习中的重要情况, 交流情况,沟通信息,使所属单位了解工作进度,掌握学习进程, 有利于所属单位能够站在整体的框架内来考虑、安排自己单位的工 作、学习;有利于树立全局观念,均衡发展,协调动作;有利于互 相借鉴,取长补短,共同提高。 (二)表扬性通报 通过总结、表彰具有典型意义的先进集体和先进个人的经验、 事迹,使面上的单位或个人学有榜样,赶有目标,有利于弘扬正气, 净化环境;有利于推广先进经验,提高整体工作水平;有利于挖掘 潜力,调动各种积极因素。 (三)批评性通报 针对带有倾向性的问题或代表性的错误做法,抓住典型事例进 33 行解剖,分析其错误的性质、产生的原因以及带来的恶劣影响,作 出对错误单位或人员的处理决定,以使各有关方面汲取教训,达到 普遍教育的目的。 第一,应用的广泛性 第二,内容的典型性。 第三,行文的及时性。 第四,事实的准确性。 (一)标题 标题一般有两种类型。一是由发文部门、事由和文种三要素组 成,用于郑重的高层次的发布内容。二是由事由和文种组成,用于 较郑重的通报内容。 (二)主送部门 (三)正文 正文一般由三部分组成。 第一,引据。也称总提或导语。首先用高度概括的语言,简明 扼要地托出全文的中心,勾勒出一个总体轮廓和基本事实,继而表 明有发文机关或肯定、或否定的态度,再即发出通报的决定和希望。 第二,主体。由两部分构成。其一,事实与评析。这部分是通 报全文的重点和核心,写法可虚实结合,先实后虚。即先适当地详 34 写事实(先进事迹、错误事实、重要精神或情况)的全过程或全部 内容,交待清楚事情的来龙去脉,通常包括事实发生的时间、地点、 人员、主要情节、结果及影响等,事实一定要真实,用语一定要准 确。使受文者阅后即能掌握全貌,并能从中分清是非曲直,以便认 同发文部门的决定。在叙述事实的基础上,从中提炼出经验或教训, 具有示范性的,还要作出适当的,概括出典型的意义和主要经 验;属于警戒性的,则要分析出问题产生的主、客观原因及带来的 危害,从中应吸取的教训。其二,决定。也称结论。是通报核心部 分的一个方面,文字力求简洁,是前因之果,体现行文的直接目的, 对被通报的内容作出评价或提出处理意见。表扬的要明确给予肯 定,写明授予什么荣誉,给予什么奖励;批评的要写明对责任者惩 戒的意见。 第三,结语。即要求,或希望。是前两部分的落脚点,因为通 报的目的(知照性通报除外)是为了号召大家学习先进或是告诫人 们防止发生类似错误,或是要求大家重视某一情况、倡导某一精神。 所以要按照行文目的提出通报的要求,或推广,或戒防,提出相应 的意见、措施,以求得到落实。 (四)落款 发文部门和成文时间。 1、事例要典型。撰写通报要站在全局的高度,放眼整体利 35 益,所通报的事项,必须具有普遍意义,不是一般化的人和事。 2、事实要准确。无论是情况通报,还是表扬性、批评性通 报,都要客观如实地反映真实情况,不能虚夸失实。对作出的 分析、决定,一要科学、准确、切合实际。高估了成绩,说重 了缺点,都不能使人信服,都会影响通报的号召力或惩戒作用。 3、行文要适时。通报的一个重要特点是时间性强,一定要 及时通报。这就要求编发者要具有高度的责任感和敏感性,善 于抓住苗头性事例,及时编发。否则,时过境迁,就失去了指 导和教育作用。 4、要求可行。榜样的力量是无穷的,典型的经验是可贵的, 但如不考虑受文单位的实际情况,期望值过高或一刀切,盲目 地要求都在指定的时间内达到先进单位的水平,就会事与愿违, 适得其反。同理,如果对一项违纪事项提出脱离实际的要求, 就会使大家产生逆反心理,达不到引以为戒的行文目的。 第三节 请示撰写 请示,是适用于向上级部门请求指示、批准的公文。 请示是属于批复性的上行文种,是下级部门向上级部门反映 并请求帮助解决疑难问题的重要公文,它使下级部门通过公文往复 接受上级部门的决策意见,解决本部门、本单位在工作中待处理的 具体问题。 36 请示这一文种适用范围较广,应用频率较高,意义、作用是 比较突出的。 1、陈述意见,请求指示。 2、提出问题,请求帮助。 3、说明情况,请求裁决。 4、提出建议,请求解决。 从内容、目的的角度,请示通常可分为如下几类: (一)求示性请示 本单位在工作中出现了新情况,遇到疑难问题,无章可循, 且关系重大,须领导机关给予指示;或因情况特殊,难以执行现规 定,提出政策性措施,要待上级机关批示后再行实施的。 (二)求准性请示 为完成上级机关交办的事项,或实施本单位重要项目而缺少 人力、财力、物力、不满足这些条件就难以成就的,报请上级部门 批准调拨使用的。 (三)求批性请示 业务部门对工作作出安排,提出具体办法,但不能要求上级 执行,便呈请上级认定形成批转性公文。于是,部门意见转化为上 级的决策,下级部门即可照此办理了。 37 第一,定向性。请示是专门用于向上级反映困难、陈述问题、 提出请求的,目的在于将本部门在工作中遇到的困难和问题,及时 反映给上级领导,请求领导给予必要的支持、帮助和明确的指示, 所以只能发往固定的、明确的上级,使其予以批复。 第二,前臵性。请示所反映的内容、涉及的事项一般来说都 是即将发生或将要遇到的,行文一般在事前进行。下级只有得到批 复后,即获得上级部门明确指示或批准,才能按上级的意见进行工 作,处理有关问题,决不能“先斩后奏”。 第三,单一性。请示一定要“一文一事”,也就是说,请示的 事项只能是一件事或一个问题,不能一文数事,以避免因给上级批 复造成困难而贻误工作。 请示的结构形态包括:标题、主送部门、正文、发文部门印章和成 文时间。 请示的标题一般由发文部门、事由、文种三者构成。有时为 简洁起见,可去掉发文部门,由事由和文种两部分构成。使人一看 就能大体了解请示的问题。 请示的正文可分三部分: 1、引据。写明请示的起因,即请示指示和批准事项的依据, 一般可运用叙事、说理相结合的表达方式,说明为什么要请示及请 示的缘由,事实要清楚,说理要充分,用语要简练,把为什么要请 38 示说明白。 2、主体。写明请示事项,即要求给予指示、批准的具体问题 和事情,必须叙述清楚,讲清问题和事情的基本情况,遇到什么困 难,有什么问题,要直陈其事,简洁明了。如果是请示批拨资金、 物资,则应写明需要的金额、品名、规格及数量等;如果是请示对 某一工作的指示或对处理某项问题的批准,则应提出自己的意见或 处理办法;如果有两种以上的或意见,则应表明自己的倾向性 意见,以便于上级部门做出正确的判断和决策,从而得到及时准确 的回答。 3、结语。同样单独设段。虽然通常只用寥寥几笔,都是表明 行文基本要求的部分,要精心设计,谨慎用字。常用的结语有“妥 否,请批示”,“以上意见当否,请批复”,“上述意见如无不当,请 批转有关地区执行”等。 请示的写作要求: 1、坚持一文一事。一份“请示”要由上级同一个部门批复。 反之,一文数事,要由几个部门回答,则必然贻误工作。 2、不能越级请示。各级部门都有一定的权限,上下级部门之 间也有一定的分工和职责范围,因此在请示工作时,一般要逐级向 上请示。 3、不要多头主送。一般只写一个主送部门,如需同时送其他 39 部门应用抄送形式。有的单位认为同时向上级几个部门报送一个请 示,会引起重视,殊不知都管都不管,都不予批复反而误事。 4、不宜将请示同时抄送下级部门。请示中的意见在未被批准 之前并不生效。所请示的事项也常有不予批准的,如果同时抄送给 下级部门,会造成不应有的混乱,甚至造成工作上的被动。 5、除领导直接交办的事项外,“请示”不得直接送领导者个 人。凡属上级已有明确规定,下级单位职权范围内能够解决的问题, 应当自行解决,不应将矛盾上交。 第四节报告撰写 报告,是适用于向上级部门汇报工作,反映情况,答复上级部 门的询问的公文。 报告是属于陈述性的上行文种,是上下级之间沟通情况,上 级部门能够及时了解下情,掌握下级部门的工作情况,听取下级部 门对基本方面工作的意见或者建议,从而更好地指导下级部门的工 作。 报告的种类较多,可以从用途、性质、内容等方面进行划分。 从用途上可以分为情况报告和随文报告两类。 从性质上可以分为工作报告、问题报告、会议报告三类。 根据报告内容还可以分为综合报告和专题报告。 40 第一,行文的单向性。 第二,时限的不定性。 第三,内容的广泛性。 第四,写法的灵活性。 (一)标题 (二)主送部门 (三)正文 报告的正文分三部分: 1、引据。简明扼要地讲清发文的背景、缘由或依据,可以成 为全文的提要,即“重片言而以居要,乃一篇之繁荣”,便于读者 有个总概念。在这部分最后,通常的习惯性过渡性用语是“现将有 关情况报告如下:”或“为此,提出如下意见”之类,以此领起下 文。 2、主体。即报告事项部分,要叙述报告的具体内容。如果内 容较多,篇幅较长,可采用分题式、分条式或两者相结合的方法进 行叙述。对于工作报告,应写明做了哪些工作,取得哪些成果。然 后概括出基本经验,再写明存在的主要问题和下一步工作意见。对 于问题报告,侧重写明问题状况及其来龙去脉,分析问题产生的原 因,说明其后果,并提出解决问题的方法和措施。对于答复报告, 41 则应强调针对性,紧紧围绕上级的询问和要求,写清问题,表明态 度,提出意见。 3、结语。通常使用以下习惯性用语:“特此报告”或“专此报 告”等。比如工作报告,结语可用“以上报告,请审阅”,比如随 文报告,结语一般用“请查收”之类的字样。 (四)落款 发文部门和发文时间 五、报告撰写要求 1、要明确,思路要清晰。 2、重点要突出,文字要简练。 3、观点要鲜明,材料要真实。 4、不要夹带请示事项。 第五节决定撰写 决定,是适用于对得要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位 及人员,变更或者撤销下级部门不适当的决定事项的公文。 决定是下行文种,在日常工作中,具有以下作用 第一,统一思想,维护全局。 第二,协调关系,指导工作。 第三,表彰奖励,批评惩处。 42 决定因事而异,种类较多,从性质、内容、目的等方面分为以下几 类: (一)纲领性决定 (二)法规政策性决定 (三)宣告处理性决定 (四)奖惩性决定 (五)任免性决定 第一,行文的权威性。 第二,内容的严肃性。 第三,事实的准确性。 (一)标题 决定的标题一般由发文部门、事由、文种三者构成。 (二)主送部门 (三)正文 决定的正文通常由三部分构成: 第一,引据。扼要写明本决定的政策依据、必要性、目的及意 义。一般由第一个或前两个自然段完成,类似序言,此后常用过渡 用语,如“为此,特作如下决定”,“经会议研究决定”等,后接冒 号,续接事项,也有的先作一概要论述,下以序号或小标题承之。 43 第二,事项。即决定的主要内容,多标出序号,显得层次清楚, 也有的兼用小标题,使人一目了然,便于抓住各层的中心。特别是 那些事项较多,内容丰富,篇幅较长的决定,采用这种条项式的方 法分条分项叙述,可显得条理分明,便于理解和执行。 第三,结语。同样要单独设段,对决定的内容做出评估并提出 执行希望。通常有两种写法,一是对贯彻本决定提出的具体措施和 要求,二是提出希望,发出带有号召性的要求。其作用是加深人们 对决定的认识,提高执行的自觉性,增强决定的执行效力。 (四)印章 在正文右下方空白处鉴发文部门印章。 (五)时间 成文时间一般列于标题之下,有的臵于落款之后。 1、意见的一致性。决议的结论必须是一致意见,决定中的事 项,必须是经过有关领导,有关部门或有关法定会议讨论并取得一 致意见后通过的,对一些议而未定,悬而未决的事项,或者有分歧 的意见,都不能写入决定中去。 2、结论的决断性。全面掌握有关各个方面的情况,并对这些 情况进行由表及里、由此及彼的全面论证,抓住问题的实质和矛盾 的焦点,从而对所决定的问题做出切合实际的不容臵疑的结论式的 判断和决策,以交付受文部门遵照执行。 44 3、表述的明确性。决定中提出的观点要十分鲜明,文字要严 谨、精炼和准确无歧义,切忌模棱两可,含糊不清和令人费解。在 语言表述上,偏重在思想上统一认识,行动上做出安排,措施上提 出要求,以便于受文单位的员工照此办理。 第六节规定撰写 所谓规定是指单位制定的,对某一方面的工作或行动做出具体 规范性要求,用以统一员工行动的法规性公文。 规定有以下几个特点: 第一,具有普遍性。 第二,具有针对性。 第三,具有结束性。 规定由标题、签署、正文三部分组成。 (一)标题 规定的标题一般有两种写法,一是由发文部门名称加事由加文 种组成,二是由事由加文种组成。如果规定是短期的、临时性的, 在规定文种前应加“暂行”二字。 (二)签字 一般由制定部门负责人签字。 45 (三)正文 正文由序言、规定内容和施行说明部分组成。具体写法大体上 有三种。 第一种:是由序言、主体、结语组成。序言部分一般写明制定 规定的目的、依据,常用“为了…..特制定本规定”或“为了…… 根据…….特制定本规定”的格式行文。主体部分写明规定的具体 内容,一般分条行文。它是原则性的规范要求和具体约束措施的高 度结合,应按先原则、后具体,先主要、后次要的顺序统筹安排。 规定事项应简明具体、前后一致,并以“可”、“应”、“不得”的肯 定的语气行文,以显示其强制力。结语部分一般写施行说明、适用 范围、执行日期、制定细则、解释权等。 第二种:条目式。即整个规定从头到尾都以条目反映。若规定 仅为某一事项或某一问题而发,则多采用此种形式。这种写法也可 以划分出层次来,一般前一两条写制定本规定的原因、目的、依据 等,中间写具体规定内容,后几条写施行说明。 第三种:由序言、小标题、结语组成。这种形式与第一种形式 的不同在于:主体部分列若干小标题,以统领本标题下的内容,小 标题下用序码排列条目内容。 写规定要符合国家的法律、政策,不能与国家的有关法律政策相抵 触。 46 同时,要注意规定与条例的区别: 第一,使用范围不同。 第二,内容不同。 第三,表达方式不同。 第四,制定程序不同。 47 文秘、文员业务知识培训(七) 会议记录与会议纪要 会议记录的特点是口述笔录,它要求记录人员要有高度责任 感、较强的听知能力和速记能力。会议记录不仅是会议情况的凭证, 具有史料价值,而且也是分析研究会议议题以及编写会议简报、会 议纪要、会议快讯的依据和基础,具有现实意义。 所有正式会议都应当作会议记录。会议记录应当能如实反映出 所有的领导讲话、代表发言、各分组讨论情况、大会决议、会议各 项活动内容和过程等。 经过长期实践会议记录的写作结构已经基本固定、通用。除了 标题外,正文的内容分为会议要素记录、会议情况记录两大部分。 会议要素记录主要围绕会议的要素,在正式记录会议开始后的 情况之前就可以先写下来,包括:会议时间、会议地点、召集人、 出席人姓名、缺席人姓名及缺席原因、列席人姓名、主持人姓名、 记录人姓名。 ,内容包括会议议题(程)、主持人讲话、领导及代表发言、讨论和决议事项、投票情况、会议 期间其他活动等。作记录时,记录人员应该聚精会神,一丝不苟, 48 准确、无误、无遗漏,尽量记录发言人的原话,不作任意取舍增删, 一些能够反映发言者态度、意见的语气词甚至包括身体语言,也应 该照实记录。 会议记录例文: 鲁洲集团总经理办公会议记录 时 间:2003年10月27日上午:10:00——10:50 地 点:董事长办公室 主 持 人:董事长:牛继星 与会人员:副总经理:高中法、王德友、张克、王恒志、张从桥 记 录 人:杨莉莉 会议内容: 董事长在会上主要对以下几个大方面的问题做了界定: 一、管理制度、细则 (一)…………………; (二)…………………; 二、岗位指导书 集团各岗位指导书先下发到山东、化工公司试运行一个月,在 试运行过程中,要求各岗位内容必须扩全,及时提报修改意见。修 改完毕后,第二个月再下发到其他公司试运行,提报修改意见,第 三个月最后修订一次后进入正式运行。 三、签批程序 (一)费用签批 1、…………………; 2、…………………; (二)文件签批 1、…………………; 49 2、…………………; 主持人:XXX(签字) 记录人:XXX(签字) 二00三年十月二十七日 会议纪要撰写要求 会议纪要,是适用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。 会议纪要兼有上行、平行和下行公文的特征,主要用于向上级 机关汇报情况,以便及时得到指导;向同级机关通报以得到支持和 配合;向下级机关传达会议精神,以便贯彻执行。 会议纪要对统一各方思想,指导协调工作等具有重要作用。 会议纪要因会而异,种类较多,可以从形式、性质、内容等方 面进行划分。 (一)从形式上可以分为例行会议纪要、工作会议纪要、协调 会议纪要 例行会议纪要。主要是为了加强集体领导,各级各部门领导班 子通常召开的一些例行会议,对不宜由个人决定的事项进行集体讨 论研究。对会上商讨的问题和决定的事项形成会议纪要,以利于有 关部门贯彻执行和检查督办。 50 工作会议纪要。各级机关及其业务部门,为了总结工作,沟通 情况,交流经验,分析问题,明确下步工作任务,研究确保各项工 作任务完成的措施,往往要专门召开一些工作会议,并整理出会议 纪要上报下发。 协调会议纪要。两个或两个以上不相隶属的机关单位,为协调 工作、磋商意见,常常召开一些协调工作会议,会后也要形成会议 纪要备考,并按照协调意见统一思想认识,协调工作进度。 (二)从性质上可以分为决议型会议纪要、情况型会议纪要和 消息型会议纪要 决议型会议纪要。类似会议的决定、决议。这类会议纪要以会 议的决定和决议为重点,只反映与会者经过讨论或协商而形成的一 致意见,作为有关部门、单位或个人在会后遵照执行和贯彻实施的 依据。 情况型会议纪要。这种会议纪要是将会议的主要议题、各项内 容、讨论情况和结果介绍给大家,起到传递信息、交流情况的作用, 一般多用于讲座会或座谈会。 信息型会议纪要。这是一种带有信息指导性质的会议纪要,多 用于学术性、研讨性会议,目的只是让人们知道,最近开了一个什 么会,商讨了一些什么问题,提出了哪些意见,实际上只起信息传 播作用,但比新闻报道郑重。 (三)从内容上可分为综合性会议纪要和专题性会议纪要 综合性会议纪要。这种会议纪要要求全面概括会议的议程、议 题、讨论情况、讨论结果及基本精神。对会议的基本概况、全面内 51 容和主要议题及决议加以全面综合介绍,既可归纳经过讨论取得一 致的意见,也可概述各种不同的分歧意见。这种纪要多用于一揽子 的综合性会议。 专题性会议纪要。这是根据某一特定专题会议讨论取得的成果 而形成的会议纪要,多用于专业会议。 会议纪要是在会议过程中产生的,会议是会议纪要产生的基础 条件。因而,会议纪要具有不同于其他公文种类和特点。 第一,权威性。会议纪要的法定效用表现在记载会议议定的重 要事项和主要内容,要求与会单位共同遵守。 第二,真实性。会议纪要作为会议的反映必须忠实于会议的实 际情况,不得随意增减会议内容和任意发挥。 第三,及时性。会议纪要是会议公文的一种,产生于会议之后。 但是,会议纪要的定稿、发出,同闭会日期不可相距太久,应及时 使与会人员得到标准、统一的会议公文。 (一)标题 标题由会议名称加文种组成。名称要写会议全称或规范化的简 称,在尾部写上“纪要”二字。 (二)时间 即会议通过的时间,或领导人签发的时间。要写年、月、日全 称,外加圆括号,臵于标题之下,居中。 (三)正文 52 正文通常包括三个层次: 第一,引言。即会议情况概述,写明召开会议的背景、层次、 目的及主要任务,会议的起止时间、地点、参加与列席人员、会议 主持人及会议进展情况、主要成果等。这一部分是会议自然情况的 概述,要写得概括扼要,文字简短。 第二,主体。指会议纪要内容,即会议主要精神,概括叙述会 议进程、决议和任务。这部分内容要写出会议所研究的问题、讨论 的意见、做出的决定及要求等,包括成绩与经验、问题与原因,今 后应遵循的原则和采取的方针、措施。通常有三种写法:一是概述 法。多适用于小型会议,讨论的问题比较集中,意见也比较一致, 对会议的发言,讨论的情况进行综合概述。二是归纳法。多适用于 较大型的会议,讨论的情况进行综合概述。二是归纳法。多适用于 较大型的会议,讨论的问题比较多,涉及的范围比较广,需要把许 多建议和问题加以分类和整理,分项或列题写出,需要把许多建议 和问题加以分类和整理,分项或列题写出。三是摘录法。多适用于 座谈会、学术讨论会等,按照会议进程和讨论顺序摘要整理出来。 第三,结语。是会议纪要的实际,结语有两种情况;一种是设 结语,可有具有鼓动性和号召力的语言收束,也可用与会人员表述 的决心、提出的方向作结,还可以向有关部门提出贯彻执行会议精 神的要求;另一种是不设结语,正文写完,全文也就自然结束。 五、会议纪要撰写要求 撰写会议纪要,应当把握好以下几点: (一)抓主题、抓主流、抓实质 53 (二)抓观点、抓结论、抓落实 六、会议纪要与会议记录的联系与区别 会议纪要与会议记录既有联系又有区别。从联系看,会议纪要 是在会议记录的基础上进一步加工而成的,二者都服从、服务于会 议。从区别上看,会议纪要是对会议的概括性、条理性实录,不必 原原本本把会议的全过程和所有与会人员的发言,因而需要撰写人 员对整个会议进行一翻思考、理顺、归纳。而会议记录是对会议的 全面性、机械性实录,需要原原本本、无一遗漏地反映会议的全过 程和所有与会人员的发言,是会议的原始性、基础性实录,不需要 记录人员动过多的脑筋,做到准确详细即可。会议纪要是行政公文, 经领导签发后,有关单位应贯彻纪要精神和执行议定事项,而会议 记录是内部材料,一般作为原始凭证存档备查。 文秘、文员业务知识培训(八) 文秘人员常识 第一层次是窗口文秘,主要是进行公关接待工作。 第二层次是办事文秘,主要职责办文、办事、信息工作、保密 工作。 第三层次是参谋文秘,这部分文秘主要是负责出谋划策、公司 管理、公司形象塑造、商战谋略等,是最高层次的文秘。 54 文秘人才培训专门化,文秘知识要求更加全面。因为未来的社 会是科学技术高度发达的社会,各种新的办公手段,各种各样的管 理科学及边缘科学知识层出不穷,文秘人员不仅要有外语、法律、 经济、电脑等基础科学知识,而且需要了解管理、信息、公关等科 学知识,文秘人员要能适应日新月异的社会,必须具有学习的精神, 不断学习新的知识、新的技术。 1、准确 2、迅速 3、保密 1、承上启下、沟通信息的枢纽作用 2、助手作用: (1)文字处理清晰高效、及时准确 (2)节约领导时间、工作按时、切实完成 3、参谋作用:当好领导参谋,在任何一件事、一个问题上出主 意提办法、提出方案供领导参考。 4、信息传递和耳目作用:把日常看到的、听到的吸时反映,要 主动开展工作,传达领导的意图,信息反馈。 5、“门面”作用:文秘、文员是企业“窗口、关口”,外人最先 接触的是文秘、文员。秘书和文员首先要把好文字关、印章关、格 式关、保密关。 窗口:指内外联系,群众和员工来访,各方面来人洽谈工作、 商办事情,大都由秘书部门出面。 55 文秘人员能代表领导处理问题,反映领导意图,秘书工作好坏 直接反映一个集团、企业精神面貌。 1、日常程序化工作 2、突发性工作 3、智囊怀的辅助工作 1、正直诚实 2、谦虚谨慎 3、敬业爱岗 4、无私奉献 5、严守机密 6、廉洁奉公 7、搞好服务 1、肯于学习 2、经常反省自己 3、积善慎独 公司法 ,法人是具有民事权利能力和民事行为能力,依法独立享 有民事权利和承担民事义务的组织 1、民事权利能力:依法享有权利和承担义务的资格。 2、民事行为能力:辩认和控制自己行为的能力。 56 3、法人应当具备的条件: 第一、依法成立; 第二、有必要的财产或者经费; 第三、有自己的名称、组织机构和场所; 第四、能够独立承担民事责任。 :是依照公司法律规定组织、成立和从事活动的,以营利 为目的且兼顾社会利益的,具有法人资格的企业。 1、以营利为目的; 2、社会利益; 1、公司资本,是指公司章程所确定的由股东出资构成的公司法 人财产总额。形式:货币、实物、工业产权及非专利技术、土地使 用权。 2、公司资产,是指可供公司支配的公司全部财产。一般而言, 公司资产总是大于公司资本。 3、注册资本,为在公司登记机关登记的、公司全体股东实缴的 出资或股本总额。 有限责任公司的注册资本:以生产经营为主的公司人民币五十 五万;以商品批发为主的公司人民币五十万;以商业零售为主的公 司人民币三十万;科技开发、咨询、服务性公司人民币十万元。 股份有限公司的注册资本:一千万元。 1、有限责任公司:也称有限公司,是指依公司法设立的,由不 57 超过一定人数的股东出资组成,每个股东以其所认缴的出资额为限 对公司承担责任,公司以其全部资产对公司的债务承担责任的企业 法人。 2、股份有限公司:是指5个以上股东共同投资设立的,全部资本分为等额股份,股东以其所持股份为限对公司承担责任,公司以 其全部资产对公司债务承担责任的企业法人。 3、机构: (1)权利机构:股东会/股东大会; (2)执行机构:董事会或执行董事; (3)监督机构:监事会或监事。 4、公司集团:是指以资本为主要联结纽带、或以集团章程为共 同行为规范的母公司、子公司、参股公司及其他成员企业或机构共 同组成的具有一定规模的企业法人联合体。 合同法 :合同是指平等主体的自然人、法人、其他组织 之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。 1、要约;2、承诺。 1、书面形式;2、口头形式;3、其他形式。 1、当事人; 58 2、标的、数量、规格、型号、价格、金额等; 3、质量; 4、出卖人对质量负责的条件及期限; 5、包装方式; 6、所有权的转移; 7、交货地点、方式、运输方式; 8、检验标准、方法、期限、地点,提出质量异议的期限; 9、货款结算; 10、违约责任; 11、解决争议的方法。 1、定金。与订金的区别与联系; 2、违约金、赔偿金、赔偿损失; 3、预付款; 4、协议与合同。 《公共关系实务》教学辅导 59 第一章 公共关系基本概述 一、本章要求识记的名词 公共关系——公共关系是一个社会组织与其社会公众之间建立 的全部关系的总和。它发挥着管理职能 ,开展着传播活动。社会组织通过有效地管理,旨在谋求组织内部的凝聚力与组织对外部公 众的吸引力;通过双向的信息沟通, 旨在争取社会公众的谅解、支持与爱戴,谋坟组织与公众双方的利益得以实现。 社会组织——是指各种类型的社会群体,或者说是现代社会的 主要组合形式的基层单位。它包括政治组织、经济组织、文化组织、 军事组织、宗教组织等。这些组织都是公共关系的活动主体。 社会公众——是指因面临某个共同问题而形成的,有着某种共 同利益,并为某一特定组织的工作产生互动效应的社会群体。公众 是社会组织开展各项公共关系工作的活动对象。 1、公共关系学的性质和研究对象。 公共关系学是一门新兴的、综合性的应用科学。学科以建立社 会组织与社会公众之间良好的沟通关系,在社会公众心目中树立社 会组织的良好形象为主线贯彻始终。公共关系学的研究对象是以公 众利益的满足为中心而建立起来的组织与公众之间的关系,组织从 事公共关系活动的各种规律以及组织利用管理工作和传播手段谋 求组织自身发展的各种策略。 60 2、公共关系构成的要素。 事物的构成要素是指这一事物的必要因素。公共关系在其自身 的运作过程中是由四大要素构成的。即社会组织——公共关系的活 动主体;社会公众——公共关系的活动客体;管理工作——组织对 其内部公众实施的沟通与教育工作和对其外部公众进行的协调与 引导工作;信息传播——组织与其公众之间进行的双向信息沟通。 (注意公共关系四大要素关系图) 第二章 公共关系的产生与发展 揭丑运动——19世纪下半叶,美国的商品经济得到高度发展, 酱主义自由竞争走向了垄断。百来个经济巨头控制了美国的经济命 脉,他们为了巩固这种垄断地位,对内根本无视员工的利益,对外 以损害公众利益作为赚钱的得要手段,奉行所谓“只有我能发财, 让公众利益见鬼去吧”的经营哲学,引起了社会公众舆论的强烈不 满和抨击,出现了2000多篇揭露实业界、传播界丑闻的文章,形 成了近代美国史上著名的“揭丑运动”。(又称“扒粪运动”) 公众导向观念—— 1、公共关系产生的条件。 具有现代意义的公共关系,于20世纪初在美国兴起并迅速发展成为一门新型的,时髦的科学与令人羡慕的职业。它的产生与发展 是商品经济、民主政治、科学技术与充分发展的必然结果。 61 (1)经济条件。商品经济的高度发展是现代公共关系的根本性 前提。 (2)政治条件。民主政治的充分发燕尾服为现代公共关系提供 了政治前提。 (3)技术条件。大众传播技术的高度发展是现代公共关系的根 本性前提。 2、现代公共关系观念的基本内容。 现代公共关系观念的主要表现形式是公众导向。社会组织以公 众导向观念指导自己的行为,就是要求社会组织中的一切工作都要 从公众的利益出发,并以满足公众的需求为目标。公众导向观念的 具体内容,包括以下几个方面。 (1)塑造形象的观念 (2)提高信息观念 (3)服务公众观念 (4)互惠互利观念 (5)协调沟通观念 (6)全员公关观念 (7)立足长远观念 (8)注重效益观念 第三章公共关系的基本职能 公共关系传播性职能——是指公共关系通过传播工作的实施与 动作所能发挥出的有利于组织发展的效用。其主要内容包括:采集 信息,监测环境;组织宣传,创造气氛;交往沟通,协调关系;教 育引导,服务社会。 62 公共关系决策性职能——是指公共关系通过重大活动的策划、 管理、决策等工作所能发挥的促进组织发展的效用。其主要内容包 括:咨询建议,决策参谋;发现问题,加强管理;防患未然,危机 处理;创造效益,寻求发展。 问题管理——公共关系有效职能之一,就在于对已经发生的问 题进行调查、破坏性影响,造成组织形象受到损伤的意外事件进行 全面处理,并使其转危为安的一整套工作过程。危机处理是公共关 系最重要的工作之一,同时也是公共关系的最大价值所在。 处理危机的程序 危机处理的程序是:1)承认危机的爆发,并尽可能精确地确定它的各种因素;2)建立管理班子所有成员一致认同的、现实的工 作目标,并对新闻媒介对问题发生所给予关注负效应给予充分认 识,对新闻媒介关注组织解决问题正效应的局限性能够客观地分 析。3)建立紧急问题委员会和特别工作组织来处理危机。应吸收 各方面的专家参与到工作组中来,以便各方面的问题均能够得到解 决。4)确认有关持批评态度的公众,建立与他们进行沟通联络的 计划。5)与新闻媒介保持密切的沟通关系,使其正确地理解危机 发生的过程及处理危机的指导思想、方法手段等,并让媒介充分地 感觉到组织是欢迎媒介介入的,组织愿意与媒介合作,以将危机问 题处理得更好,让公众满足。6)组织面对着危机问题的解决,仍要不屈不挠、持续不断地努力校正以往的记录。对各种危机事件的 善后处理是一件细致而繁琐的工作,组织应以高姿态、高风格业妥 63 善处理与公众或当事人的关系,以自己处处为公众着想的高尚行 为,消除不良影响,赢得公众的信任、支持和赞誉,变不利为有利, 变坏事为好事,将妥善处理危机事件变成塑造良好的组织形象的契 机。 第四章公共关系的组织机构与从业人员 公共关系部——是社会组织内部针对一定的目标,为开展公共 关系工作而设臵的专门职能机会。 公共关系咨询公司——也简称公关公司。是由各具专长的公共 关系专家和各种专业技术人员组成的,专门从事公共关系技术、咨 询业务、或受客房委托为其开展公共关系活动提供服务性工作的营 利性组织。 1、公共关系部门的类型及特点 我们根据公共关系部与企业内部其他部门之间不同的关系将其 划分为:直接隶属型、部门并列型、职能分散型和部门隶属型四种。 1)直接隶属型。即公共关系部直接录属于企业最高管理层的管 辖,由总经理或副总经理担任公关部的负责人。 2)部门并列型。即公关部同企业内部其他职能部门处于平等地 位,公关部的负责人同其他部门的负责人一样作为中级管理层的一 分子,在对内、对外的交往中有一定的决策权和指挥权,并能独立 地开展各项公关活动。 3)职能分散型。即公关部的职能分散在企业内部的有关部门, 64 而没有设臵专门生的公关部。 4)部门隶属型。即公关部门同企业内部其他职能部门相比处理 较低一个层次,并受某一个具体职能部门的管辖。 2、公共关系咨询公司的优势。 1)住处情报灵通全面。 2)趋势判断准确可行。 3)经营业务广泛灵活。 4)专业知识、职业水平略高一筹。 5)处理问题公正客观。 6)业务经验丰富和经济实力雄厚。 3、选拔公共关系工作人员的原则。 1)因人施任、任人贤的原则。 2)广选博择、正视能力的原则。 3)取人之长、忍人之短的原则。 第五章关系工作对象与工作类型 非公众——是指在组织的影响范围中,不受组织各项方针政策 和行为的左右,同时他们的行为和要求也不影响组织的社会群体。 潜在公众——是指将来可能与某组织发生关系的群体,或者因 为问题尚未显露,但随着问题的逐步发展,迟早会使这群体成为该 组织的现在公众。 “CS”活动——“CS”是英文“customer satisfaction”的缩写, 65 其中文意思是“让顾客满意”。“CS”活动就是让顾客满意的活动, 其基本做法有:研究顾客心理;确立“顾客至上”观念;尊重和维 护顾客合法权益;提供全方位服务,让顾客满意。 社会型公共关系——一是组织利用举办各种社会性、公益性、 赞助性的活动来塑造良好组织形象的公共关系模式。 维系型公共关系——一是指社会组织在稳定发展之际用来巩固 忍受好形象的公共关系活动模式。其做法是通过各种渠道和采用各 种持续不断地向社会公众传递组织的各种信息,使公众在不知不觉 中成为组织的顺意公众。 1、公众的特征。 公众的特征,概括起来主要有四个方面:1)同质性。2)群体性。3)多变性。4)能动性。 2、公众的分类。 1)按公众与组织有无归属关系,呆分为内部公众、外部公众。 2)按公众的组织状态,可分为零散型公众和组织型公众。3)按公众对组织的重要性程度,可分为首要公众、次要公众和边缘众。4)按公众对组织的态度,可分为顺意公众、逆意公众、独立公众。5)按公众出现的过程,可分为非分众、潜在公众、将在公众和现在公 众。 3、公众关系十种工作类型及特点。 1)宣传型公共关系 宣传型公共关系是运用大众传播媒介和内部沟通方法,开展宣 66 传工作,树立良好组织形象的公共关系活动模式。 2)交际型公共关系 交际型公共关系是在人际交往中,开展公共关系工作的一种模 式。 3)服务型公共关系 服务型公共关系是一种以提供优质服务为主要手段的公共关系 活动模式。 4)社会型公共关系 社会型公共关系是组利用举办各种社会性、公益性、赞助性的 活动,来塑造良好组织形象的模式。 5)征询型公共关系 征询型公共关系是以采集社会信息为主的公共关系活动模式。 6)建设型公共关系 建设型公共关系是特指组织为开创新的局面而在公共关系方面 所做出的努力。 7)维系型公共关系 维系型公共关系是指社会组织在稳定发展之际用来巩固良好形 象的公共关系活动模式。 8)进攻型公共关系 进攻型公共关系是指社会组织采取主动出击的方式来树立和维 护良好形象的公共关系活动模式。 9)防御型公共关系 防御型公共关系是指社会组织在遇到问题与危机、组织形象受 67 到损害时,为了挽回影响而开展的公共关系活动。 第六章 公共关系工作程序 1、知名度——是表示一个组织被公众知道、了解的程度,社会 影响的广度和深度,即评价名气大小的客观尺度。 2、美誉度——是表示一个组织获得公众信任、赞美的程度,社 会影响的美、丑、好、坏,即社会评价好坏程度的指标。 3、共同经验范围——是指传播者(信源)和传播对象(信宿) 之间所具有的共同语言、共同经历和共同感举的问题,即双方对传 播所应用的各种符号应有大致相同的理解。 1、对公共关系三度的分析 公共三度是指通过调查所掌握的知名度、信誉度与美誉度。这 是说明一个组织公共关系形象的具体指标。我们可从三度中确定二 度(一般是知名度与美誉度),对组织形象进行评价。组织在进行 了公关调查之后,可将其中的两项指标在“组织形象地位分析图” 上,以确定组织的形象地位,找出存在的问题,为制定公关计划提 供翔实的资料。 第七章公共关系日常工作和专项活动 记者招待会——也称新闻发布会,是社会组织或个人为发布有关重 68 要信息而邀请新闻记者参加的一种公关专项活动。它是企业或组织 借助新闻媒介广泛传播信息的重要方式。 举办记者招待会的程序 对于社会组织或个人来说,记者招待会的重要意义,在于协调和加 强同新闻媒介、进而同广大公众之间的关系和联系,沟通情况,传 递信息等。在举办记者招待会前要经过充分的酝酿,认真考虑以下 问题: 1、确定举行开会的必要性;2、选择会议的地点;3、确定主持人和发言人;4、准备发言和报道提纲;5、准备宣传畏助材料;6、做好记者参观的准确;7、确定时间;8、小型宴请的安排;9、选择邀请记者的范围。 2、处理突发事件的程度和对策 1)迅速制定救急措施,以控制事态不再蔓延; 2)尽快掌握事件的真相,为进行公关策划提供翔实而有价值的 资料; 3)与新闻界保持联系,让新闻界了解事件的真相,使他们能保 持公正的立场和积极的态度; 4)加强内部信息交流,协调内部关系,让内部公众了解实情, 使事态向好的方向转化。 突发事件出现后,组织工企业要考虑对下列公众采取的措施。 1)企业内部的对策:提高透明度,迅速而准确地把事件的发生 和将采取的对策告知员工,使大家同心协力,共渡难关。 69 2)对受害者对策:谨慎地同受害者接触,准静地倾听意见,派 出专人与受害者或其家属保持联系。 3)对上级主管部门的对策:及时汇报请示,及时报告事态的发 展,争得上级部门的指导与帮助。 4)对消费者的对策:如事件危及到消费者的利益,应主动地向 消费者做出解释,求得消费者的谅解,并使问题得到解决。 5)对新闻界的对策:这是一个关键环节,对事件的处理有直接 影响,应及时准确地报道事件的真相,以引起社会公众的重视;在 情况允许的条件下,把记者带到现场;注意查对新闻发布稿;公关 人员的态度要真诚、坦率。 第八章CIS战略与公共关系 CIS战略——CIS是英文CORPORATE IDENTITY SYSTEM的缩写, 字面意思是“企业的识别系统”。 CIS战略,就是将企业、机构、团体的经营理念与精神文化,透过整体的识别系统,传达给社会公 众,促使社会公众对组织体产生一致的认同感和价值观的一整套识 别系统。 1、CIS战略与公共关系的联系 它们两者的联系表现为: 1)CIS战略与公共关系有着共同的发展基础,即市场经济的发 展所带来的社会经济与社会生活的变化。 70 2)CIS战略与公共关系有着共同的发展条件,即市场经济的进 步所带来的企业竞争手段的加强。 3)CIS战略与公共关系有着共同的追求目标,即树立良好的企 业形象。公共关系以其完善自身为基础,以信息传播为手段,树立 形象为目标。CIS战略以经营理念为主导,以规范行为已任,以统 一识别为表现,以追求完美为目标。 2、CIS战略与公共关系的区别 它们两者的区别表现为: 1、两者的工作着眼点不同。 2、两者的工作所采取的方法不同。 3、两者传播的表现形式不同。 4、两者传播所发挥的功能不同。 5、两者投入的方式不同。 6、两者所要求的限定条件不同。 两者之间的区别,说明二者具有不可替代的性质与功效。 第九章 公共关系广告宣传 公共关系广告:是为扩大社会组织的知名度、提高信誉度、树 立良好的形象,以求得社会公众对组织的理解与支持而进行的广告 宣传活动。 1、公共关系广告的特点 71 1)特殊的目的;2)特殊的手段;3)特殊的观念。 2、公共关系广告的基础原则 1)实事求是的原则;2)独具风格的原则;3)富于创新的原则;4)寻求佳时的原则;5)避免商迹的原则;6)注重效果的原则。 第十章 公共关系礼仪 1、公共关系礼仪——我们简称为公关礼仪。它是指公共关系工 作人员在公共关系活动中应遵循的尊敬他人、讲究礼节的程序。 公共关系交谈礼仪。 交谈是靠语言、非语言和聆听艺术构成的沟通方式。这里重要 的是语言交谈,没有相通的语言是无法进行沟通的。但语言只是一 种符号,它还要同非语言,即体态语言和动作语言配合而共同发挥 作用。聆听是对语言交谈的一种接收信号,没有聆听,语言交谈和 非语言交谈都不能发挥应有的功效。因此,三者缺一不可。 第十一章 公共关系新闻传播 1、新闻价值——从公共关系学的角度分析、是指构成公共关系 新闻的事实和材料本身所具有的能够满足社会公众对公共关系新 闻需要的素质。 2、新闻制造——是指在组织公共关系工作中人为地制造一些具 72 有新闻价值的事件,以求做好公共关系工作,扩大组织的影响。 1、新闻传播的特征。 新闻传播是新闻工作者将每天发生的有价值的新闻。通过大众 传播媒介告知于社会公众的一种传播形式。新闻传播相对于公关活 动中的各种传播形式有其自身的特征,它表现在: 1)新闻传播具有客观性;2)新闻传播的免费性;3)新闻传播的可信性; 2、新闻价值的主要标准。 从新闻学和公共关系学相结合的角度来分析,新闻价值的标准 主要有以下内容: 1)新鲜性;2)重要性;3)接近性;4)趣味性;5)需要性。 3、选择新闻媒体的原则。 不同的新闻媒体具有不同的特点,公关人员应根据特定社会公 众接受信息的习惯,选择不同的新闻媒体,以保证组织的新闻传播 达到良好的效果。选择新闻媒体的原则有: 1)根据公众对象选择媒介的原则; 2)根据公关活动的目标选择媒体的原则; 3)根据传播内容选择媒体的原则; 4)注重社会效益和经济效益的原则。 第十二章公共关系案例与分析 73 1、公共关系案例——是对某一特定的公共关系活动的内容、情 景及过程进行客观描述或介绍。是由公关人员根据真实的公关事件 编写成的能够体现矛盾发展过程、并能引起研究者思考与决断、引 起公关人员参考与仿照的一种分析性材料。 案例的要素 公共关系案例是由一系列要素构成的。这些要素可概括为两个 方面:一是案例本身所反映的核心内容,即内在要素;二是案例的 格式,即外在要素。 1)案例的内在要素包括:主体要素,客体要素,形象策划要素, 传播媒介要素,环境要素。 2)案例的外在要素包括:标题,正文、结尾。 74 文秘人员人际关系 人际关系指个人在社会实践中形成的人与人之间的相互作用和 相互影响,包括个人在各种社会活动中形成的一切人与人之间的关 系。人际关系一般具有三个特点:个体性特点,即人际关系是个体 之间的互动;情感性特点,指人际关系的基础是人们彼此间的感情; 对应性特点,即人们的行为往往能显示人们之间的关系。 (一)广泛性 作为领导的助手,文秘人员一方面要帮助领导安排日常的工作 日程;另一方面又要参与处理大量事务。文秘的工作性质决定了其 交往对象的多与杂,在人际关系上则表现出广泛性和复杂性。 (二)受制约性 这主要是就文秘人员与领导的关系而言的。文秘工作具有从属 性、事务性、被动性的特点。文秘在处理与领导的关系时要学会服 从整体利益或领导的安排,从而保质保量完成自己的任务。 (三)双向性 当文秘人员与其他人在工作中发生各种各样的联系时,联系的 双方在传递信息的过程中已发生相互作用,即双方信息的传递是相 75 互的,理解是相互的,角色也是相互的。 (四)情感性 作为领导的助手文秘人员起着上情下达、下情上达的沟通作用。 文秘人员一方面要善于体谅领导的苦衷,另一面又要体恤下情,关 心群众疾苦。 (一)增强机构内部的凝聚力。 (二)排除障碍,消除误解。 (三)塑造良好的机构形象。 (四)创造良好的外部环境。 (一)从人际交往双方的人数来分 1、文秘人员与个体之间的交流 2、文秘人员与群体之间的沟通 (二)从交往双方社会角色来分 1、上行的人际交往 上行的人际交往指的是文秘人员与领导之间的交往。 2、平行的人际交往 指文秘保同与同行、同事、同级之间的人际沟通。 3、下行的人际交往 指的是文秘人员与群众之间的交往。 (一)寻找与对方的接近点和共鸣点 76 (二)尽自己所能帮助对方 (三)努力寻求自身长处以满足对方需求 (四)增强能力,注重仪表 (五)培养良好的个性品质 (一)影响交际的因素 1、信息源 信息源是指具有信息并试图进行沟通的人。 2、信息 信息是沟通者试图传达给别人的观念和情感。 3、通道 指的是沟通信息所表达的方式。一般有两种:一种是通过大众 传媒或电话等媒体沟通;另一种是直接的面对面接触。 4、信息的接受与反馈 信息的接受者在接收到携带信息的各种音形符号之后,根据自 己的已有经验,将信息转化为知觉、观念和情感。 5、障碍 在人际沟通中,常常会因为语言、习俗、观念、角色的不同而 形成障碍。 6、背景 指沟通发生时的情况。背景影响沟通的每一个因素,同时也是 影响整个沟通过程的关键因素。 77 (一)养成积极的处世态度 (二)克服偏见,战胜自卑 (三)在交往中保持良好的礼仪风度 (四)在与人交往时,要舍得投入时间与精力 要处理好与领导的关系必须遵循以下原则: 1、服从原则 在工作中,服从领导、服从上级是文秘工作的纪律要求。 2、距离原则 文秘人员与领导关系是工作关系,下级与上级关系。在社交 场合,文秘人员与领导的交往要保持一种社交距离。 3、善于提意见和建议 首先文秘人员要出于公心,而不是只顾自己或领导的私利, 提出自己的意见。其次,要选择合适的场合、时间、与方式。 4、遵守法规 (一)文秘人员处理与群众的关系的重要性 群众是形成机构力量的主体。也是一个机构创一流产品或服 务的主力军。产品质量、服务质量的好坏,取决于员工的素质、责 任心和敬业精神。另一方面,作为一个机构中人数最多的一群,民 是塑造机构形象的积极因素。 (二)文秘人员处理与群众关系的原则 1、树立“群众第一”的思想 78 2、开展“等距离”交往 如果说,文秘人员与领导来往要保持适当距离的话,那么, 在与群众打交道时则应保持等距离,即既不偏重某个部分,也不疏 远另一个团体。 3、多与群众交流,进行“感情投资”。 4、将自己臵于群众的监督之下。 文秘人员在处理和同事的关系时,要遵循以下原则: (一)尊重原则 (二)真诚原则 (三)自制原则 (四)宽容原则 (一)不要忘了自己的位臵 (二)尊重与自己打交道的每一个人 (三)将团体的整体利益与他人的利益摆在重要位臵上 79 (一)公文的传递由办公室专人负责,未经批准严禁将秘密文件带 往公共场所或家中。 (二)文件的签收由各部门指定专人负责。签收范围有: 1、行政事业单位、行业协会、相关企业送达的文件资料。 2、内外电子邮件资料。 3、其它单位或部门通过其它方式传递的文件资料。 (三)登记、分送 1、与公司业务无直接关系的宣传资料、印刷资料等无需登记。 2、其它来文资料须在文件资料登录表上登记(收文编号由各 部门按流水号码一文一号编列)。 3、收文经各部门负责人提出处理意见,及时分送相关人员, 不得积压延误,属急件的应在接件后即时传送。 一、邮件范围包括信件、传真、电子邮件、物品(样品)等需邮寄、 80 接收的文字资料、物资。 二、邮件邮寄 (一)信件、物品(样品)邮寄 1、因实际业务需要邮寄的,经部门负责人批准方可邮寄。 2、正常情况下一律采用普通邮寄方式邮寄;紧急情况,经部 门负责人批准,可用特快专递方式邮寄。 3、邮寄前,邮寄人应仔细检查、核对。 4、邮寄人在邮寄时,要结合信件、物品(样品)的特性,采 用相应的封装方式进行封装,并认真填写封面内容。 5、邮寄人要在信件、物品(样品)寄出后电话告知收取人注 意查收,并在预计收到时间与收取人落实是否收到。 (二)传真、电子邮件发送 1、对外发送传真、电子邮件须经发送部门负责人签字批准; 秘密资料邮件,要加密发送。 2、文印室或发送部门要做好发送登记。 3、发送人员发送完毕,应查询收件人是否收到;如未收到, 重新发送。 (一)由办公室专人负责邮件接收登记。 (二)信件、物资领取单在收到后,分类存放,并及时发送至收件 部门(个人)。 (三)传真、电子邮件接收部门(人员)要经常检查接收情况;收 到传真、电子邮件应即时发送至收件部门(个人)。 81 四、私人传真、电子邮件不得利用公司办公设备发送、接收。 文秘室管理规定 一、文件打印、复印,须经所在部门负责人签字同意,部门负责人 不在时,由其工作代理人签字同意方可。 二、私人资料不得利用公司设备打印、复印。 三、文印室人员对收到的文件资料,应及时给有关部门、人员送发、 或及时通知有关人员到文印室拿取不得延误。 四、文印室人员应遵守公司的保密规定,不得汇露工作中接触的公 司保密事项,不得截留任何文件。 五、对于作废的打印纸张属于保密文件的,文印室人员应及时销毁, 其他一般纸张可留作他用。 六、文印室人员对各部门打印、复印及其他收发的资料,须做好详 细登记。 七、文印室人员应按有关规定对复印材料进行把关;按规定不得复 印的材料,文印室人员有权拒绝复印。 八、打印机、复印机、传真机由文印室专人负责,其他人员不得随 意乱开乱动。 九、文印室人员应查看每天邮箱信件,将有用的信息转相关部门处 理,使其成为有价值的信息。 一、公司所有电脑配件、安装光盘、软件、光驱、软驱等须经办公 室批准;所有微机不得安装游戏或与工作无关的其他软件。 二、微机必须由专人专管,注意防雷、防火,并保持微机清洁,未 82 经保管人同意,不得使用他人电脑。 三、微机应设立开机密码、屏幕保护密码;对重要文件应加密。 四、微机操作必须严格按程序科学操作,发现故障及时报请维修。 五、信息载体必须安全存放、保管,未经总经理批准,任何人不得 外借。 六、在输入数据后,应认真做好数据保存,防止数据丢失,并做好 信息资料防窃工作。共享文件夹必须设立密码。 七、微机操作人员应定期对微机进行病毒检查,并及时升级杀毒软 件。 八、严禁任何部门和个人在网上私自设立BBS、个人主页及各种文件服务器;严禁在公司网络上玩任何形式的网络游戏、浏览图片、 欣赏音乐等各种与工作无关的内容。 九、使用公司电子邮箱必须经所在部门负责人批准。 十、电算化或公司其他重要保密事项的岗位,所用微机不得上网。 十一、输入微机的信息属公司机密,未经批准不得以任何形式向任 何人提供、泄露。 83
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