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联想电脑公司 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 1 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 ........................................................................................................... 4 ............................................................................................... 4 ............................................................................................................... 7 ........................................................................................ 8 ........................................................................................ 9 ................................................................................................................ 10 .................................................................................... 10 ....................................................................... 10 ...................................................................................... 10 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对会议的进程进行整体控制，保证会议目标实现； 3.6 对会议议程参与讨论和决策 4 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 3.7 列席会议，但不参与会议议题的讨论和决策； 3.8 参会人员、汇报人员、列席人员和主持人等参加会议人员 的总称； 4.1 会议组织部门应在会议前发出会议通知前应该充分准备，一项会议的召 开必然涉及到其它部门人员的相应工作安排和时间资源的占用，因此在 组织会议前应有充分的客户意识，使与会人员能够准确了解本次会议的 关键信息，以便提前准备，保证会议目标的实现； 4.2 会议通知应该包括以下几项内容 4.2.1 明确说明举行此次会议要达到的效果， 4.2.2 应包括会议的开始时间和结束时间 4.2.2.1 由多个部门参加的会议：上午的会议定为9:10开始，下 午的会议定为14:10开始。由于特殊情况无法按以上规定时 间开始的会议，需由会议组织者在会前通知中明确说明。 4.2.2.2 为保证会议效率和质量，在议题和内容有限的情况下，会 议时间一般应控制在2小时以内。 4.2.3 会议地点应该明确标出,如果会议地点在公司外部, 与会人员并不熟悉,会议通知中应附上会议地点示意图; 4.2.4.1 会议议程的第一项是主持人讲解会议要求 4.2.4.2 根据会议内容的不同，会议可分为汇报、通报、研讨等内 容(参见名词解释) 4.2.4.3 会议议程应以30分钟为单元，列出本单元的会议内容， 如果某项内容多于30分钟，也应该分为多个单元，其目的保 证与会人员参加会议前能对会议内容有清晰的了解。 4.2.4.4 每项会议议程应该列出本项议程的汇报人、参会人员、列 席人员和主持人的名单；组织会议人员在确定与会人员时， 应该在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会，哪些人可 参加可不参加；努力做到既不因某些人的缺席而影响会议效 5 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 果，也不因使与本次会议关系不大的人员原因参加此次会议 而影响他们的正常工作，同时又给相关人员以学习、观摩的 机会； 4.2.5.1 着装要求:在工作日期间召开的会议需正式着装；在周末 或休息日期间召开的会议可以着便装；如有特殊的着装要求 需要明确指出； 4.2.5.2 会议内容保密要求：会议组织者根据会议的性质和内容确 定会议内容是否要保密；如果需要保密，需要采取必要的保 密措施。例如：涉及公司商业秘密的会议，参会人员如果委 托他人代替参加会议，必须事先报会议主办部门批准。除主 办会议部门外，一律不得录音、摄像。会议中使用的文件一 律由会议主办部门统一收发，若需要会后带走的必须履行相 应的登记手续。等等。 4.2.5.3 对会议文件的要求：会议组织人员根据会议的目的、规模 的等内容确定是否要用PPT文件，是否需要文本文件，需要 多少份，其它特殊求也要一并注明。汇报部门在制作PPT文 件时，首页应该包括本次议程的时间安排和会议注意事项， 使与会人员清楚本次会议的议程；同时，制作PPT文件应该 使用公司模版，为保证投影效果清楚，应注意色彩的搭 配； 4.2.5.4 对请假的要求。明确参会人员如果因特殊原因无法参会需 要通过合种途径请假。 4.2.5.5 明确对会议纪律的要求（见后）。 4.2.5.6 其它需要特殊说明的会议注意事项 4.3 会议通知的发送 4.3.1 跨部门的会议，会议组织部门应该提前3个工作日发出会议通知；如果会议涉及公司总经理室一半以上人员参加，应该提前5个 工作日发出通知，涉及总经理使全体成员参加的会议，应该提前 6 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 10个工作日发出通知；以便与会人员能够事先调整好时间安排并 为参会做好准备； 4.3.2 如果因特殊情况需要临时召开会议（会议通知发出距离会议召开 24小时以内），跨部门的会议应该由本系统的总经理室成员批准， 总经理室一半以上人员参加的会议应该获得公司总经理的批准； 5.1 会议主持人负责控制整个会议进程。 5.2 会议主持人在会议开始前,应该清点参会人员名单,向与会人员通报此 次会议的会议目的，会议的具体议程；明确说明此次会议的注意事项和 会议纪律； 5.3 会议主持人在会议过程中，应该控制讨论的方向和时间，促成会议目标 的实现； 6.1 与会人员应按时参会，迟到而没有事先请假要罚占1分钟； 6.2 会议期间避免随意走动，对BP机、手机做消音处理； 6.3 与会人员如果因特殊原因需要在会议中途离开会场。需要向会议主持人 请假并得到允许； 7. 在会议结束之后的3个工作日之内，会议组织部门应该撰写 出会议纪要并发给相关人员；会议纪要应该准确、真实地反映会议的结论； 8.1 会议预算：会议应本着高效，节约的原则进行。每次的会议费用在5000 元以上时，会议组织部门要进行会议预算，并报本部门的直接上级审批； 8.2 交通、食宿：如果会议在公司外部举行，会议组织部门应该视会议时间 安排组织与会人员的交通和食宿。如果下午有会议议程，午餐应安排为 工作快餐； 7 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 , 开 始 确定参会人员、时 间范畴、内容 确定时间、地点、人员 拟定通知 N 改 修 审批 Y 接 收 下 发 反 馈 准备工作 会间服务 整理资料 修 改 审 批 N Y 下 发 结 束 8 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 , 开 始 确认议题及 选址及确定 参会人员范围 起草会议通知 人员确认 会议预算 （住宿，交通） N Y 设备准备 预定会议室，房 间，用餐，娱乐 车辆安排 起草会务通知 议程PPT制作 食品采买 指导服务员工作 场所布置与熟悉 9 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 会议室、汇报人员、用餐、 娱乐、住宿保障工作 人员离会车辆安排 退 房 设备整理 结 帐 返回公司 设备归还 报 销 会务总结 结 束 在确定好会议地点，并详细了解场地的具体 费用标准。 , 外部环境幽雅，适宜散步； 10 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 , 内部设施齐备： ,会议室的布局，光线明暗，灯光，音响，空调等 ,娱乐设施齐全（乒乓球，保龄，游泳等） ,住宿、餐饮、娱乐的距离要适宜 对符合上述条件的场所最终提请总经理室。 , 在确定本次会议的，其中包括 ， 等事项 , , 结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间，地点，主 持人，议程，会议的注意事项（必须包括着装要求，内容保密要求， 会议文件的要求，请假的要求，会议的纪律等）及路线图，并在 发出。 依据会议的长短及对参会人员情况的确认，做如下费用明细， ,包括：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，娱乐费用，食品费，交 11 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 通费，相关费用，不可预见费等。 ,会议预算要求在 完成，经秘书处经理审阅后，报王总或 刘总审批。 结合会议通知中所注明的参会人员名单（主要是总经理室成员及全程 列席人员），与其确认住宿，交通（往返）情况。 对于QDI的总经理室成员要了解到京及离京的时间，做 好接机、送机及住宿的安排工作；原则上如有继续留京人 员，建议安排在翠宫饭店入住。 1台 至少2个 1台 2个 1台 依据会议长短 1套 依据会议长短 1个 1本 至少2套 A4 1包 1台 1个 1卷 若干 1合 依据征询结果，进行预定，其中要求确定的有：会议室，房间，餐饮， 娱乐（保龄，乒乓球，游泳，台球等）。 会议室要确认是否有音响设备及白板。 12 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 依据会议议程确定车辆往返的安排，一般选用依维柯。要求明确发车 时间，地点，路线，并将安排情况通知公司车辆管理员。 A. 结合会议议程安排，并要求车辆于会前10分钟到达会场； B. 车辆路线的安排应以所送汇报人员的出发地为主， C.建议在会议结束后单独安排一个车次运送仪器设备，最好在会 后1小时由会场出发。 在所发会议通知的基础上，结合已确定的参会及预定情况，起草 会议的会务通知，要求所有安排确定并详细。 , 应包括时间、地点、主持人、议程、房间安排、就餐安排、车辆 安排、活动安排、会务组联系及房间、会议注意事项及会址路线 图（要包含会议通知的所有内容）。 , 如议程中包括总经理室周例会，在会务通知中注明下一周的例会 是否召开。 ,会务通知要求在 完成，经秘书处经理审阅后，报王总或 刘总审批。 ,会务通知要求在 发给参会人员。 PPT 制作会议议程的PPT文件，以便会议主持人介绍会议的安排。其中 PPT应包括会议时间，内容，汇报人。 13 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 依据会议的长短，采购相应的水果、干果及小点心，具体明细如下： 草莓，油桃，香蕉，伊丽莎白瓜 开心果，应子，巧克力派， 话梅，蜜枣， 凤梨酥， 西瓜，桃，荔枝，葡萄，伊丽莎白瓜 小蛋糕， 香蕉，葡萄，橙子，苹果 萨其玛 苹果，芦柑，香蕉 ,确定每次会议需有3服务人员。 ,通知服务人员每15分钟续茶。 ,指导服务人员水果及点心的准备和摆放情况。 ,事先与宾馆人员联系，保证服务人员的及时到位。 ,所有会议所需用品需在2运到会场；会议室所需用品（投 影仪，胶投，幕布，白板，激光笔）需在1摆放并调试完毕。,在抵达宾馆后将会议所用水果、干果及点心交由服务人员清洗并在 30摆放完毕。 ,会议室的灯光、音响、空调等设备要求在30准备并调试完毕。 ,会议室内的茶水需在10开始冲泡。 ,摆放指路牌，指明会议室及会务组的地点。 ，通知汇报人员于5就座并准备好汇报资料。 14 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 会议的全程要有一名会务人员留在会议室，保障会议的服务工作。 ,每次汇报开始时，要随时关注设备、灯光、室温、音响等情况。 ,协助汇报人员做好汇报PPT文件的调试及资料分发工作。 ,在会议休息期间，要协助下一个汇报人员进行调试及资料收发。 ,及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排 的调整工作。 ,落实汇报人员及时到会。 ,了解汇报部门资料的准备情况，并协助做好准备工作（如笔记本电 脑，资料准备等）。 ,落实汇报人员用餐情况。 ,落实汇报人员返回情况。 ,要结合会议的进程和人数，通知餐厅饭菜的准备情况（人数）及用 餐时间。 ,要求凉菜在正餐开始前15分钟摆放完毕，热菜在用餐开始时上火。 ,如果下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐。 ,满足总经理室成员的娱乐需求。 ,要有1名会务人员进行保障。 15 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 ,要在活动期间提供饮用冰水。 ,在所有需要住宿的人员抵达宾馆时，要及时提供相应房间的钥匙。 ,在当晚要与总台设定好第二日的叫早时间。 ,叫早并通知早饭时间。 ,在会议结束的当天13：00之前，将所有房间的钥匙收齐。 全部会议结束后，做好参会人数返回车辆安排工作。 QDI的总经理室成员如要返回安排好送机工作；如继续留在北京 则送至事先安排好的宾馆。 在会议最后一天的中午13：00之前，将所有住宿房间的钥匙收齐后， 办理退房手续。 在送走所有参会人员后，进行设备的收拾和整理工作。 在确认所有会议项目均以结束后，结帐并开具发票。 返回公司后，归还所借设备。 16 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 在进行费用报销，并附此次会议的费用决算表。 会后第一次秘书处例会上，进行会务总结工作。 ,会务人员要做好总经理业务工作的保障工作并携带公司通讯录以 做好联系。 ,全程会议要至少保证有2会议用车。 ,会议所需仪器应有备份；对所借用品应在出发前进行检测与调试。 ,会务人员要携带至少5会务通知，以备查询。 ,财务监控部汇报材料为受控文件，要指定专人做资料的发放工作。 ,会务组房间应选择与会场距离较近的房间，而每次会议的房间应 较为固定。 ,会议期间如发生紧急情况，会务人员要沉着冷静，及时检查可能 导致的原因并尽快解决。 17 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 , , , , , 18 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 第 1 页，共2页 文件编号：QB/LX?0097-99 发文日期：1999年5月20日 文件类别：会议通知 公司 COMPANY:TO拟文： 审核： 批准：刘 傳真號碼FAX : 收文部门：总经理室、参会各部门 收文者：总经理室成员，参会人员 NO.: 編號OUR 抄送：各位总经理秘书 REF: ,传阅 阅后存档 保密 保密期限 其他 99年5月份总经理室例会定于5月28日下午（星期五）和29 日（星期六）举行。会议的各项内容安排如下： , , 19 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 , , 2、总经理室会议的内容属于公司的商业秘密，与会人员请注意保密； 20 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 3、各项会议的汇报人员和列席人员请按照议程安排的时间准时参 会； 4、会议期间请不要随意走动，请对手机、BP机做消音处理； 5、请汇报人严格控制时间，保证会议议程顺利、按时进行； 6、各汇报部门请事先准备好PPT文件，如需要准备文字材料，请准 备22份复印材料，分发给总经理室成员，并在会后统一收回； 7、如因特殊原因无法参会，总经理室成员需要杨元庆总经理准假， 其他人员需要本部门的主管总经理室成员准假并通知 21 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 第 1页，共 4页 发文日期：1999/5/25 文件类别：通知 文件编号：QB/LX?PC?0105-99 公司 COMPANY:TO拟文：―――――― 审核：// 批准：―――－ 傳真號碼FAX : 收文部门：总经理室，与会部门 收文者：与会人员 NO.: 編號OUR 抄送：企管办秘书处 REF: 传阅 阅后存档 保密 保密期限 其他 5 ：5月28日下午、29日 ：天安门宾馆5号楼第9会议室 , , 22 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 , , ： 5206 5209 ――― ―――、――― 23 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 5208 5210 ―――、――― ―――、――― 5207 5211 ――― ―――、――― 5205 5202 ―――、―― ―――、――― 5204 5212 ――、―― ―――、――― 5203 5201 ―――、―― ―――、――― ： , 5月28日 晚餐18：15---19：15 , 5月29日 早 8：00 总经理室早餐会 , 5月29日 午餐12：30---13：30 ：―――： 137。。。 ―――： 139。。。 5201房间 TEL：64231199转5201房 13：00 5500门口----天安门宾馆 15：20 5500门口----天安门宾馆 5月28日 16：00 天安门宾馆----5500门口 18：00 天安门宾馆----5500门口 19：30 天安门宾馆----5500门口 8：20 5500门口----天安门宾馆 9：45 5500门口----天安门宾馆 5月29日 10：40 天安门宾馆----5500门口 12：30 5500门口----天安门宾馆 12：40 天安门宾馆---- 5500门口 24 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 ： 5月28日 3号楼一层 乒乓球 20：00—22：00 6号楼一层 游泳（凭房卡） 6号楼二层 台球 6号楼二层 保龄球 注：5月28日提供以上娱乐项目，如有需求请与会务组联系。 1、 各项会议的汇报人员和列席人员请按照议程安排的时间准时参 会；请汇报人，保证会议议程顺利、按时进行； 2、 各汇报部门请事先准备好PPT文件，如需要准备文字材料，请准 备份复印材料，分发给总经理室成员，并在会后统一收回； 1、如因特殊原因无法参会，总经理室成员必须向杨总亲自请假；其 它人员需向部门主管总经理成员，并及时通知会务组。 2、会间请不要随意走动，请对手机、BP机做消音处理； 3、此次会议议程较多，会议的结束时间可能会有所延长； 4、5月31日的周例会取消； 5、如所汇报人员因参会所发生的交通费用可于531下班前交给 ，由会务组统一报销（同时请在票据后注明姓名及行车路 线），逾期请自行报销。 6、每一房间只有一把，请注意保管，并在29交给 会务组，若有损坏或丢失需自行补偿50元。 7、参会人员如有住宿或用车需要，请及时通知―――或―――。 25 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 来广营西路 安 立 路 四 环 路 安慧桥 三 环 路 安贞桥 26 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 公司 第 1 页，共1页 COMPANY:TO 傳真號碼FAX 发文日期：1999/5/6 文件类别：会议预算 : 文件编号：QB/LX?PC? NO.: 拟文： 审核： 批准： 編號OUR REF: 收文部门：总经理室 收文者：杨总，王总 抄送： 传阅 保密 保密期限 其他 5 5月份总经理室月例会定于5月28日—29日在天安门 宾馆举行，本次会议预算如下： 1、场地费： 1600元 2、住宿费： 2520元 3、餐费： 2700元 4、娱乐：420元 5、食品：800元 6、交通费：200元 7、磁带： 150元 8、不可预见费：500元 8890 以上为本次会议的预算。妥否，请批示！ 27 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 工作项目 责任人 核查 工作项目 责任人 核查 1、选择会议地点 12、会间摆放（点心、水果） 2、会议项目 13、PPT提示，指引牌提示 3、会议时间 14、娱乐保龄、游泳、台球、 乒乓球、OK、网球） 4、活动负责人 15、会议通知 5、活动作业分工明细 16、预算审批、借支票 6、会场预定（大小、桌椅17、会务通知 放置、温度、灯光、音响、18、购买用品、水果 麦克、电源、投影位置、背19、房间安排 景音乐、桌台花饰） 20、接听电话、安排事情 7、确认人员（时间、住宿、21、文件发送、传递信息 车辆、特殊要求） 22、会场应急 8、用餐（时间、地点、人23、会后结帐 数、标准、菜单、特殊要求） 24、设备整理 25、费用报销 9、车辆安排（时间表、用26、会务总结 车人、接机、机动用车） 10、借还设备 实物投影 胶片投影 投影幕（大） 白板 胶片 （1） 激光笔( 2 ) 白板笔、白板擦（2） 笔记本（1） 打印机及驱动程序 磁带、电池（12） 照相机及胶卷 长线插线板（3） 复印纸（1） 签字笔（10） 剪刀、信封（10） 订书机及订书钉 曲别针 圆珠笔（10） 宽带透明胶（1） 11、服务员指导工作 28 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 29 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 1 朝阳区北苑 64231199，刘继东 50人 乒乓球：30/小时 240/天 800/次/半天 保龄：30/局 （带白板） 游泳：凭房卡 2 海淀正蓝旗甲一号 63091376，高淑琴 50人 280/天 保龄：30/局 600/次/半天 游泳：50/人 3 昌平小汤山 1381312017，马涛 1700/天 500/天 保龄：20/局 （4人） 游泳：35/人 4 昌平十三陵 60713338—2588， 20人 乒乓球：30/小时 徐金利 300/次/半天 保龄：240/小时 240/天 白板：50/天 游泳：40/人 羽毛球：30/小时 5 上地信息产业基地 62983355，王文军 50人 240/天 乒乓球：30/小时 500/次/半天 保龄：15/局 白板：100/天 6 海淀福缘门甲一号 62561115，赵景力 50人 300/天 乒乓球：30/小时 800/次/半天 台球：20/小时 （带白板） 30 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理 31 www.myzhiku.com 培训管理资料大全 《商务智库》整理