行政机关公文格式中常见问题及对策

行政机关公文格式中常见问及对策 行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。公文格式规范化，是办公自动化的客观要求，也是充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条件。铁道部对铁路行政机关的公文格式有严格的规定和要求。本文针对实际工作中公文格式常出现的不规范现象进行了归纳分析，提出了相应的对策。 一、公文格式中常出现的不规范现象 1(发文字号标注不规范。在实际工作中，有些单位把机关的简称直接作为机关代字使用，致使文号太长。有的单位发文字号的年份用圆括号“()”括入，而不是用规范的六角括号“〔〕”。对于字号和字体，有的用小3号;有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体。一些公文违反发文字号序号出现编虚位(即001)，出现“××函〔2007〕001号”等不规范格式。 2(文种使用不当。有的基层单位要求上级机关投资补助的上行文，应用“请示”文种错用为“报告”文种，无法得到上级机关的“批复”;有的单位将对下级单位的“批复”错用为“函”的文种。公文标题中错用文种，往往使公文失去其应有的严肃性。有的甚至严重影响行文的作用和效率。 3(公文标题不规范。有些部门有不规范的做法是:一是标题中滥用符号;二是在公文标题的拟制上，冗长繁琐。标题中使用了多种标点符号，较多的是使用顿号和书名号;标题中“事由”概括得不简要，转发(批转)性文件，标题照搬照抄，层层照转，一个词组套一个词组，冗长臃肿。 4(引用文号不规范。有些部门公文中，将其顺序前后倒置。有的先引文号后引标题，有的只引文号不引标题，有的只引标题不引文号。例如，“根据铁道部铁办〔2007〕12号文《关于×××的》”，其引用文号的就是不符合规定的，正确的引用方式应为“根据铁道部《关于×××的通知》(铁办〔2007〕12号)”。 5(结构层次序数使用不规范。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。规范的结构层次序数要求，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1(”，第四层为“?”。而在使用中常出现的问题:一是层次顺序颠倒，即下位序数与上位序数倒置;二是层次跳跃，或在“(一)”、“?”后加顿号，写成“(一)、”或“?、”等。 6(成文日期标识不规范。常出现的问题:一是标注位置太低或太高，以至于印章距正文太远或盖压正文;二是把拟文日期作为成文日期;三是把修改日期或送签日期作为成文日期;四是联合行文主办机关签发日期作为成文日期。 7(印章加盖不规范。印章是公文制发机关对公文负责的凭证，必须规范使用。但常出 现不规范现象:一是印章加盖不符合要求，有的歪斜，有的盖在正文上;二是印章未居中下压成文时间，盖印距正文太远。印章正确的加盖位置:印章上弧距正文2mm—4mm。 8(附件标注不规范。一是附件和正文间隔或大或小;二是把被批转、转发、印发和发布、公布的内容作为附件处理;三是附件说明与附件的标题不一致，有的附件标题缩写;四是附件说明的顺序与附件的顺序不一致，有的附件的序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号;五是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。 9(抄送机关标识不规范。抄送机关标识用来标识除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。有些公文抄送单位顺序不规范，未按照“主送应先路内后路外、抄送应先路外后路内”的规定标注。有些公文常出现“抄报”，顶格标识“抄送”，回行时与“抄送”对齐，最后一个名称后不加句号等不规范问题。 10(公文中的表格不规范。有些公文把表格的页码混同于文字页的页码放置，表格的单双页码表头排放随意。按规定，横排的表格单页码应置于表的左下角，双页码应置于表的左上角;表头单页码在订口一边，双页码在切口一边。但在实际工作中常常混淆。 11(版记不规范。一是没有版记。二是版记位置不对。三是在发布、批转、转发、印发或有附件的公文中，将版记置于一份公文的中间部位，即在印章之后，被发布、批转、转发、印发内容或附件之前，将一篇公文分成了两部分。四是无抄送单位时未将多余的黑色反线删除。五是印发机关、印发日期等项目都顶格打印，有的左空或大或少，印发日期或混同于成文日期，或用汉语数字标识。 12(发文机关标识不规范。有些单位发文机关标识不统一，不规范。有的单位用白纸制发公文，严重削弱了公文的权威性和严肃性。 二、影响公文格式规范的原因 1(思想认识不到位。一些公文办理人员对公文格式重要性的认识不够。公文处理人员在办理公文过程中责任心不强。对《办法》不熟悉，对公文格式规范化的意义和作用宣传力度不够。有些单位领导对公文的重要性认识不够或不了解公文处理的规范和要求。 2(公文审核程序不规范。有的业务部门把要求以上级机关的名义上报、下发的公文直接送上级机关的领导同志审批签发，而没有先送上级机关的文秘部门核稿后送签。“倒流”办理的公文，因为没有文书环节的登记，无法掌握公文运转的动态，影响办文效率，甚至会影响工作的开展。 3(人员素质有待提高。一些公文处理人员未经过系统的业务培训和学习，不懂公文格式，对公文处理方面的规章不太了解，对公文印制规则不熟悉，因此需要全面提高公文处理人员的整体素质。 三、规范公文格式的对策 1(加强领导，提高思想认识。各级领导和机关工作人员要加强对公文处理工作的领导，不仅明确分管领导，安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核，加强对审核人员的培养和使用并保持人员的相对稳定。各级领导还要带头学习公文处理知识并模范遵守，提高认识，增强做好公文格式规范化工作的自觉性。 2(健全制度，规范公文办理程序。在公文处理的各个环节都要把好关，从公文的拟稿、审核、签发、编号、校对、印刷等都必须建立严格的制度和规范，明确各环节的权限和责任。要有严格的公文处理流程，实现公文处理工作的规范化、制度化和科学化。 3(加强学习，提高公文处理人员素质。要加强公文处理人员的建设，注重理论学习，刻苦钻研，掌握必要的基础知识、精深的专业知识，熟悉公文处理方面的知识。培养熟悉公文处理规定，有理论素养、有文字功底的公文处理人员，保持公文处理人员的相对稳定性。办公室要设立公文处理和公文审核的专门岗位或专职人员，并有专门负责公文审核把关的人员。 4(加强督查，保证公文质量。上级机关要加强对下级机关和单位公文处理工作的指导和监督检查。制定严格的公文处理程序，在公文处理中做到多级审核，层层把关。加强对公文格式规范化的管理和指导，维护公文的严肃性和权威性。定期组织业务培训和学习交流，学习并借鉴好的经验和做法，开展研讨交流活动，提高公文处理人员的思想素质和业务水平。定期组织公文处理质量检查，并设立考核考评和定期通报制度，不断提高公文质量。