会议的目的与作用

会议的目的与作用 1.3会议的目的与作用 会议的组织者必须明确召开会议的目的，这样才能更好地操作会议的流程，才能更多更好地解决问 ，使会议富于效率，取得预期成果。 1.3.1会议目的 会议可能因特殊原因而召集，例如，2008年5月12日发生在中国四川的大地震，这一场预料不及的天灾造成了难以估算的生命和财产损失，中央政府和各地区领导部门为此就召集召开了一系列紧急的会议，这些会议原不在之内，但会议目的却相当清晰，那就是要协同各省市、各地区、各部门共同研讨抗震救灾的办法和对策，部署、协调各地区、各部门迅速开展救灾救援的工作。由于会议开得及时、开得富于效率，因此整个抗震救灾工作开展得有条不紊，在国际上也赢得了许多的赞许和帮助。但一般而言，会议的目的可概括为以下几个方面: 1)开展有效的沟通 通过会议进行充分交流，集思广益。实现有效沟通是会议的一个主要目的。例如，某市的科研交流会、跨企业的技术交流会等。 2)传达资讯，资源共享 通过会议通报一些新决定、新决策，使更多的人了解来自上级或其他部门的相关资讯。也可以利用开会汇集资源，以期相互帮助，相互促进，共同进步。例如，学术报告会。 3)监督员工，实施管理 许多公司和部门召开的常规会议、工作例会等，其实是其实施管理的手段之一。通过这类会议，领导层可以及时了解、跟进工作的进度，可以及时掌握、了解员工的工作状况，可以及时调整、部署下一阶段的工作任务等。 4)协调矛盾，达成 人们经常会借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来协调上下级的紧张关系或员工之间的矛盾冲突，最终使大家统一思想，达成共识。例如，商务谈判会议、班级组织的、部门工作会议等。 5)集思广益，开发创意 许多新点子、新、新产品的诞生，最初往往源于人们在一起的谈论交流。在现今的广告业、IT行业中，人们习惯通过举行这类专题研讨会或研发会去启迪思维、开拓视野，从而去开发新的产品、开拓新的市场、捕捉新的商机。例如某些大公司下设的研发部，其部门经常召开的工作会议主要就是让大家畅所欲言、集思广益，探讨和论证许多灵感与构思的可行性的会议。 6)激励士气，团结一致 这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力而召开的。一些单位的年初员工大会或年底总结会议通常都具有这一目的性。例如，某某公司关于2007年度先进集体及个人的表彰大会、某某院校关于开展迎评促建工作的动员大会等。 7)联络感情，塑造形象 一些部门或团体为了和社会各界保持良好的关系和沟通，又或者为了塑造良好的公众形象，赢得社会对企业的信赖和支持，它们会定期召开会议或举办活动，以此向外界传播自己的企业文化，塑造良好的公众形象。例如，某某某某等五校联谊会、某某企业的新闻发布会。 以上几个方面，是人们通常召集会议的目的所在，但必须看到，会议的目的不能等同于会议的作用。会议的目的是在会前就已经确定的，而会议的作用能否发挥体现出来则要看会议的过程和会议的效果。例如，某企业召集的新产品开发讨论会，目的是为了通过会议确定企业将要开发的新产品，会议过程中参会人员也能积极发言、给出建议，可是由于几个发言者都 固执己见，大家各执一端而拒绝采纳别人的方案，最终到会议结束也未能定出所要开发的产 品，会议无果而终。这就是一个典型的会议目的明确，但是没能发挥其预期作用、取得预期 效果的会议。