北京亚奇龙整形美容医院行政性文件的制定、发放与管理

北京亚奇龙整形美容医院行政性文件的制定、发放与管理 17 文件名称 行政性文件制定、发放与管理规定 2011-08 发文范围 北京亚奇龙整形美容医院各部门 发文日期 BJYQL-20113 共6页第1页 发文单位 亚奇龙行政办公室 密级 文 件 号 -18 北京亚奇龙整形美容医院 行政性文件的制定、发放与 1. 目的:规范公司及医院文件的制定与发放，健全各类文件的管理，并使之制度化、系 统化、科学化，更好地服务于公司的管理和生产经营活动，制订本制度。 2. 适用范围:华力公司各类非质量体系内的文件 3. 内容: 3.1 文件的制定 3.1.1 文件的分类与格式 3.1.1.1制度类(包括管理制度、规定、办法等):对涉及多个部门需要共同遵守、协同一 致的事项，使用制度类文件。制度类文件采用编、审、批格式(部门文件格式见附 件1)，由相关部门起草，分管领导审核，总经理批准。 3.1.1.2决定、决议类:对重要行动或重大事项做出安排(包括人事任免、经营活动、投决 策、受控文件临时性修改等)用“决定”;对专项重要事务经会议讨论通过，并要求 贯彻执行的措施或授权用“决议”。决定、决议类文件采用签名确认格式(见附件2)。 3.1.1.3:转发上级文件、批转下级文件、需要下级办理和共同贯彻的事项，用“通知”。 涉及全公司或需多部门协同完成事项的通知，经相关部门起草后，由总经理签发(见 附件2)。 3.1.1.4通报:表彰先进、批评错误、传达重要信息，用“通报”。通报依授权，由相关 部门起草，报总经理签发(见附件2)。 3.1.1.5请示、报告及批复:请上级指示与批准，用“请示”;向上级汇报工作、反映情况、 提出建议，用“报告”;答复请示事项，用“批复”。简明事宜的请示、报告可使用“签 呈表”(见附件5)，需要作具体说明的以报告作附件(格式不作具体要求)。 1 17 3.1.1.6函:商洽工作，向有关主管部门提出请求或询问问题等，用“函”，公司现行《工作 联系单》为其中一种。 3.1.1.7会议纪要:传达会议议程事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”， 其格式见附件3。 3.1.1.8 其它:不属于以上7种类型的文件，其格式可参见附件2。 3.1.2 文件内容及编写要求 3.1.2.1各类文件用纸纸型为A4型，即幅面尺寸为210mm×297mm。 3.1.2.2文件一般由文件号、标题、密级、签发人、正文、附件、印章、发文范围、发文日 期等部分组成。 3.1.2.2.1文件号是由部门代码(发文部门拼音或英文首字母)，发文年代，发文顺序号组 成，其中: 公司文件编号: BJYQL,????,??? 例如:BJYQL,2011,001 部门文件编号: ??,????,??? 例如:CHYY,2011,001 会议纪要编号: ??CS,????,??? 例如:YQLCS,2011,001 对外文件编号:亚奇龙字[????] 第???号 例如:亚奇龙字[2004]第001号 ??部门代码 2位或3位 ????发文年代 4位 ???发文顺序号 3位 3.1.2.2.2 文件标题应准确简要地概括文件主要内容，标明发文种类。当文件标题较长时， 为了版面美观，可采用两行或三行的形式。 3.1.2.3 文件的签发人应为部门的负责人(或经有效授权的责任人、委托代理人)。文件的 编制、审核及签发签名，应使用蓝色、蓝黑或黑色的钢笔或签字笔，不得使用铅笔 或其它笔签名。 3.1.2.4亚奇龙整形美容医院文件密级分为3级: 1级:公司机密文件，仅发放到部门高层管理人员阅读; 2级:公司秘密文件，只发放到部门中、高层管理人员阅读; 3级:公司普通文件，可发放到部门各相关人员阅读。 3.1.2.5 公司的内部发文经签字批准后即生效，无须加盖印章;所有对外发放的文件须按规 定办理盖章事宜。加盖印章时应注意将印章端正、居中，盖在落款的中部(骑年 盖月)，印迹清晰完整。 3.1.2.6 发文范围是指可以直接阅读文件的部门或人员。对于密级在2级以上的(含2级)， 2 17 应详细注明发放文件的具体范围及发文份数。 3.1.2.7 发文时间是文件经签字批准后最终发放的日期，要求发文日期应不早于文件的批准 日期。 3.1.2.8 对于同时由几个部门联合参与的非行政例会性质的会议、讨论、评审，如项目研讨 /评审会、课题论证会，其发文形式可以 由公司项目/课题负责人所在部门为发文 部门，对于重要/重大的如项目/课题论证、立项等需要会签的文件，须在文件后面 附《文件会签单》(见附件6)，并与文件一同发放。 3.1.2.9 对于新近出台的各类，若以前制定过类似的文件，应在新文件中对老文件 有相应说明，如撤消、废止等。 3.1.2.10 各部门编制的以公司文件形式下发的文件，由人事行政部发放统一的公司文件编 号，如与质量体系文件有关的先由品控部审查，待审查通过后报送总经理签发。 3.1.2.11 各部门拟定的以部门文件形式下发的所有文件，按本部门的统一编号编制，经部 门负责人签字批准后发放。部门文件不得与质量体系文件和公司文件发生抵触或 矛盾。 3.1.2.12 传真的编制按传真格式。(见附件4) 3.1.2.13所有发文均应由发放编号部门作好放号。 3.1.3 行文规则 3.1.3.1 请示类的文件应“一文一事”，内容简洁，以便于相关领导的批复。 3.1.3.2 行文关系根据各自隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文或跨部门行文(按 职责授权行使管理职能的除外)。 3.1.3.3 牵涉到几个部门共同执行的文件必须由公司发文，不得采用联合发文的形式。 3.2 文件的发放 3.2.1 文件的发放必须严格控制在发文范围内，不得重发、漏发、多发。 3.2.2密级为3级的文件，可以用e-mail的方式发送至相关部门的电子信箱内，没有电子信 箱的部门可以寄送。 3.2.3 密级为1、2级的文件要求以纸张的形式发放，每份文件须编写序号，并注明发文份 数。每份文件的发放要求签收。 3.2.4 文件的签收须使用《文件签收单》(见附件7)。 3.2.5 文件发放在原则上只发送到公司各部门，如有例外，则应在发文范围中说明。 3.3 文件的归档 3.3.1 原则上文件原件应由发文部门保存，且原件只应有一份。 3.3.2 文件归档时，除文件本身外，还应将相关的资料或表格，如《会议签到表》(见附件 3 17 8)、《文件签收单》、《文件会签单》等与文件一起装订保存。 3.3.3 文件可根据组织机构或内容性质来分类，要求建立文件目录，为文件的查找、检索和 有效利用提供依据。电脑中文件除应分类保存外，应定期用软盘/光盘对各种文件做 备份，以免电脑出故障造成文件丢失。 3.3.4 文件建档时应注明各类信息，如发文部门、起止时间、文件数量、文件目录等，以便 日后使用。 3.3.5 对于外来文件应视其是否具有保存价值而决定其留存。 3.4 文件的管理 3.4.1 各部门应指定至少一名文档管理人员，负责日常文件、档案的收集、整理、存档等工 作。 3.4.2 组织机构的设立、变更、取消、合并等都会影响文件档案的管理，可按以下方式执行: 3.4.2.1 新设立的组织机构须先到人事行政部申请部门代码，取得部门代码后才能以部门名 义发文。 3.4.2.2 原组织机构被撤消后，本部门内的所有文件应编目整理后移交至人事行政部，个人 不得保存，同时本部门的代码自动取消。 3.4.2.3 原组织机构被更名后，如果该部门职能与更名前大体相同，则更名前的文件仍保留 在该部门内，可继续使用原部门代码;若不同，则按3.4.2.1执行。 3.4.2.4 甲、乙两部门合并后，若新的部门职责与甲部门大体相同，则乙部门应将档案移交 至人事行政部，甲部门继续使用本部门代码;若甲、乙两部门合并后产生的新部门 所执行的职能不同于甲、乙中的任何一个部门，则甲、乙两部门均应移交档案，并 须申请新的部门代码。 3.4.2.5 各类文件、档案及资料移交时，应填写《文件、资料移交表》(见附件9)，以明确 责任。 3.4.3员工因工作需要或其它原因而内部调动、离职等，须办理以下手续: 3.4.3.1部门中、高层管理人员除应按公司规定的程序办理相关手续外，还应到人事行政部 移交相关的文件，待确认无误后，由人事行政部出具相关证明。 3.4.3.2 对于公司内部调动的人员若因工作确需保留某些文件，应向部门负责人提请书面材 料，说明保留原因及归还时间，经部门负责人审核后，报送人事行政部批准后方可 保留;对于离职人员必须移交全部文件。 3.4.3.3 对由于主观原因造成文件缺损、丢失的，应视其情节轻重，报请人事行政部做出处 罚决定。 4 17 3.4.4 公司员工因工作需要借阅文件、档案或资料的，须填写《档案借阅申请表》(见附件 10)，经部门负责人批准后方可借阅。借阅者须爱护所借文件，不得涂改、损坏、丢 失，并遵守公司保密制度，否则视其情节严重报请处理。借阅的各类文件、资料应 及时归还，不得挪做他用。 3.4.5 各类文件保存时，应注意防尘、防霉、防虫蛀等，保持清洁。 3.4.6 各类文件的保存期限一般为: A、公司重大决定、决议长期保存(20年以上); B、制度类文件失效后1年; C、会议纪要2年; D、董事长或总经理批示2年; E、其它文件的保存期限由总裁办另行规定。 3.4.7 公司各部门负责人每年12月31日前，应组织实施一次对本部门文件的清理，过期或 失效文件统一交至人事行政部销毁或指示处理，人事行政部将在第二年1月份对各部 门文件清理情况进行抽查。 3.5 其它 3.5.1 为提高办理效率，对于密级在3级或不十分重要文件在使用电子邮件发送时，签名部 分可以使用电子签名即直接录入至文档中，但必须有一份亲笔签名的用纸张保存的原 件与之对应，以便日后核查。 3.5.2 对于出现的重大、紧急的需公司立即批复或距离发文部门较远而无法签收的文件，采 用传真或电子文本加密的方式传递。 3.5.3 质量体系内的各类文件的制定、发放及管理办法请参见《质量手册》和《程序文件》 中的相应条款，在此不作赘述。 3.6附注 3.6.1 本制度经华力公司总经理签字批准后生效。 3.6.2 本制度自2004年 8月25日起实施。 3.6.3 自本制度实施之日起，下列文件自行失效并废止(见表1): 表1:失效并废止文件清单 文 件 号 文 件 名 称 YQL-2009-058 关于文件的制定与发放办法的通知 亚奇龙字[2003]第31号 文件与资料的制定和发放办法 5 17 XZ-2006-009 关于重新确认各部门文件代码的通知 YQL-2010-029 关于公司内部发文统一使用签名的通知 附件: 附件1:编、审、批文件格式 附件2:签名确认式文件格式 附件3:会议纪要格式 附件4:传真格式 附件5:签呈表 附件6:文件会签单 附件7:文件签收单 附件8:会议签到表 附件9:文件、资料移交表 附件10:档案借阅申请表 6 17 文件名称 附件1: 发文范围 发文日期 共 页第 页 发文单位 密级 文 件 号 标题用小二号宋体黑 正文首行空两格，用小四号字宋体 编 制: 审 核: 批 准: 7 17 文件名称 附件2: 发文范围 发文日期 共 页第 页 发文部门 密级 文 件 号 标题用小二号宋体黑 正文首行空两格，用小四号字宋体 职务称谓: 8 17 附件3: 会议纪要 主 持 人 时 间 地 点 参加人员 缺席人员 记录人员 共 页第 页 编 号 会议主题: 发言人 内 容 主管意见 说明:注“**”的为会上通过的决议 1 编制: 批准: 日期: 日期: 9 17 附件4, 传真 FAX 收件部门/人: 传 真: 发件部门/人: 日 期: 主 题: 页 数: 抄 送: 紧 急 请审阅 请批注 请答复 请传阅 收件部门/人:用四号或小四字书宋体 正文首行空两格用四号或小四字书宋体 10 17 附件5: 北 京 亚 奇 龙 整 形 美 容 医 院 签 呈 表 致 送 编 号 抄 送 日 期 发件部门/人 附 件 事 由: 签名: 日期: 领导批示: 签名: 日期: 备 注: 11 17 附件6: 北京亚奇龙整形美容医院 文 件 会 签 单 年 月 日 主 题 部 门 意 见 签 字 12 17 附件7: 北京亚奇龙整形美容医院 文件名称: 文件编号: 发文部门: 序号 收文部门/人 送达人 签收人 日 期 备 注 13 17 附件8: 北京亚奇龙整形美容医院 会 议 签 到 表 会议类别 会议时间 会议地点 部 门 姓 名 部 门 姓 名 部 门 姓 名 14 17 附件9: 北京亚奇龙整形美容医院 文 件 、资 料 移 交 表 编 号: 移交部门 移交人 接收部门 接收人 移交日期 总数量 文件、资料清单: 备 注: 15 17 附件10: 档案借阅申请表 编号: 资料名称 借阅事由 借阅人 批准人 借阅时间 归还时间 备 注 档案借阅申请表 编号: 资料名称 借阅事由 借阅人 批准人 借阅时间 归还时间 备 注 16 17 17