康众行政管理规定

康众行政管理规定 一、办公室工作职责 办公室: 1. 申请、策划、协调项目活动，对外沟通与合作; 2. 计划、组织、管理和实施各项目活动，对项目的实施进行督导与评估; 3. 分析总结项目实施信息，策划CHAIN通讯并广泛交流; 4. 通过参加各种类型的活动，向各界推介CHAIN及其活动，扩大影响。 主任/常务副主任: 1. 根据合作备忘录(后完善)、单位章程精神和康众理事会的决议，指导办 公室工作 2. 协调项目办的重大活动，对项目重大事项进行决议，解决项目实施过程 中的重大问题 3. 保持项目活动与相关合作单位(健康教育所/性艾中心/朝阳区疾控中心) 工作的密切协作与联系。 项目顾问: 1. 协助策划项目活动、争取项目与合作; 2. 对项目实施、督导与评价提供指导与建议; 3. 经主任/副主任授权或委托，负责对特定项目进行总体管理与协调工作; 4. 负责定期向主任/副主任报告工作进展情况和财务情况。 项目经理 1. 在主任/副主任/顾问的领导下，主持项目的日常管理工作; 2. 根据项目逻辑框架，组织项目官员和有关实施单位制定工作计划; 3. 组织开展对项目的执行情况进行督导评估，及时发现并协助解决实施过 程中的问题; 4. 定期向项目主任/副主任、项目顾问、康众理事会报告工作进展情况和财 务情况; 5. 接受并完成主任、副主任或项目顾问布置的其他任务。 项目官员 1. 项目目经理的领导下，根据项目的具体分工，负责分管领域的日常管理 工作; 2. 根据项目逻辑框架和需求，制定相应的工作计划及财务预算，报项目经 理审定; 3. 掌握项目的进展情况及有关信息，对实施机构的项目执行情况进行督导 评估，起草督导报告报项目经理并反馈给个项目执行机构; 4. 根据项目进展情况，定期完成工作报告及汇总相关资料; 5. 接受项目经理布置的其他临时任务。 项目财务官员 1. 在项目经理的领导下负责项目的拨款和报账等财务工作; 2. 根据财务规定和项目要求，复核各类合同、经济文件和财务单据，对不 符合要求的财务文件提出整改意见; 3. 按要求定期向主任/副主任/顾问提供财务报告。 项目助理 1. 在项目经理领导下负责项目办的日常事务性工作; 2. 负责办公室的接待、对外联络、文件收发、文件资料归档、固定资产管 理、考勤、报账等工作; 3. 编辑CHAIN通讯并向有关单位发送; 4. 协助开展如组织会议、起草文件等项目活动; 5. 接受项目经理布置的其他临时任务。 二、工作制度 (一) 报告制度 1、报告范围:项目实施过程中的重大问题及实施计划的重大调整;项目经费的调整;接待新闻媒体的采访;项目执行过程中需上级领导协调或解决的问题等。 2、报告内容:专项活动开展情况;重要会议纪要;年度工作计划和季度小结、年度总结/项目总结等。 3、报告实行分级管理、分级负责的原则，以正式的文字材料逐级(项目官员(助理)->项目经理->授权项目协调人/主任)签字上报，不得越级报告。如遇紧急事项，无法及时办理正式文字材料，经请示上级同意，可先行电话请示报告，做好记录，事后及时补办正式文字材料。 4、项目主任/授权顾问/协调人和经理对下级部门的请示，应在相应的时限内(项目经理/授权协调人2天、项目主任3天)答复。遇有情况复杂、涉及面广、短期内无法批复的问题，以电子邮件、电话或便函的形式及时通知。 5、所有请示报告材料应存档备案。 (二)定期例会制度 1、 会议形式: (1) 项目办工作例会:由项目经理或委托人召集，每周一次，通报项目办 工作进展、安排布置下周工作、讨论其他工作事项。 (2) 项目合作伙伴工作例会:由项目办组织，不定期随时召开，以加强沟 通，了解各协作项目进展及现状，及时解决存在的问题。 2、各类会议由项目经理指定专人负责记录。会议记录应做到格式规范、内容准确全面、字迹清楚，符合归档要求，并及时归档。 (三)行政 1、出差程序(包括工作、会议出差、国外考察任务) 1.1根据工作需要统一安排，出差前有计划，出差后有报告; 1.2项目办工作人员出差由项目经理批准，项目经理出差由项目主任或授权人批准; 1.3出差前需填写出差申请单一式二联，项目办存一份、一份报销时交财务官员，出发前确定工作接替人并做好工作交接; 1.4出差期间严格遵守各项规定，按照批准的时间和地点进行，未经批准不得擅自更改; 1.5出差回来后应及时向负责人报告，并于五日内提交出差报告，内容包括地点、时间、人员、主要活动内容、结果与建议等，无出差报告不得报销。 2、项目物品的管理 2.1 “项目物品”是指用本项目资金购置的材料、药品、试剂等需要入库保存的物品。 2.2 各项目点一次性购置五十万人民币以上(含五十万)的物品时，必须进行招投标;采购工作必须保证不受关联方交易的侵害。 2.3 各项目点购置的材料物品必须由专人保管，并建立“康众项目物品辅助帐”(附件4)。 2.4 物品入库时，必须填写“康众项目物品入库清单”(附件5)，并由物品管理人员(收货人)及购买人员(交货人)共同签字人可。 2.5 物品领用时，必须填写“康众项目物品领用清单”(附件6)，领用部门负责人签字后，由物品管理人员及领用人员共同签字认可。 2.6 物品管理人员补可从时物品采购工作。 2.7 应按季度对库存物品进行盘点工作，并填制“康众项目物品盘点名细”(附件7)。对盘点出现的物品盈、亏现象，必须查明原因，经各项目点项目负责人签字批准后进行帐务调整。 3、采购及固定资产管理 3.1“项目固定资产”是指适用本项目资金购置的使用年限在一年以上，单位价值在500元以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的仪器、设备、办公用品等资产。 3.2 固定资产的购置必须避免关联方交易。用项目资金购置固定资产必须在预算范围内进行。购买500元以上物品需要询价三家以上，并保留有询价纪录。 3.3 购置固定资产必须由两人以上的人员经办，严禁一人即从事固定资产的购置，又进行固定资产的保障工作。 3.4 一次性购置固定资产在50万元人民币以上的(含50万元)，必须进行招投标;采购工作必须保证不受关联方交易的侵害。 3.5 各项目点的财务部门必须设置项目股东资产分类明细账，按照中华人民共和国财政部的要求进行固定资产的核算。 3.6 项目固定资产的使用部门必须派出一人(可以是兼职)管理项目固定资产，填制“康众项目固定资产管理辅助帐”(附件2) 3.7 各项目点财务部门与项目固定资产使用部门必须半年清查一次固定资产，进行帐、实的核对。如果出现差异，必须查明原因，并由各项目点负责人签字批准后进行帐务调整。 3.8 根据国际惯例及中华人民共和国科技部的规定，由项目资金购置的固定资产，其产权在项目完成后属于项目依托单位。 3.9 用项目资金购置的固定资产，在各项目点之间调拨时，使用“康众固定资产调拨单”(附件3)，经交接双方项目负责人签字后，作为会计记账凭证。 3.10目结束前，固定资产报废必须经固定资产管理人、使用固定资产部门负责人、财务负责人及项目点负责人审批签字。 4、资料收集与档案管理制度 4.1 项目开展过程中形成的具有保存价值的资料，包括项目计划书、季(年)度报表、季(年)度总结、专项活动文字与声像资料以及其他文书档案(如请示、报告、批复、收发文件、电报传真、会议资料、内部文件、电话记录、会议记录/纪要、项目活动照片等)均属资料收集、保管和整理归档范围，项目助理收集分类管理。 4.2 参加或举办会议和培训班后，参与人要及时收集会议通知、参加会议人员签到名单、图片声像资料和其他文字及电子版等会议资料，并交项目助理存档管理。 5、项目管理费 每个项目都要向本单位交纳管理费。若有些项目本身规定不能提取管理费的，可经法人同意将固定资产、人员劳务费、交通费、通讯费等冲抵管理费。 特别:项目管理成本将用于康众的日常管理与维持，包括聘用会计、出纳、项目督导、缴税、办公室租用及办公设备购置、单位自留发展基金、年检、筹资费用(包括对筹资人员的奖励)、对外协调与协作等管理开支。