关于成立清远市职业技术学校综合档案室的决定决定

关于成立清远市职业技术学校综合档案室的决定决定 关于成立清远市职业技术学校综合档案室的决定 各处室: 为加强我校档案的保管、保护工作，逐步实现档案工作规范化，提高档案的科学管理水平，更有效地为我校工作服务，为国家积累档案史料，学校决定，成立清远市职业技术学校综合档案室。隶属于办公室。综合档案室负责全校文书档案、会计档案、基建档案、声像档案、实物档案及教学档案的立卷和统一管理工作，收齐、管好、用活各门类档案，并协助、指导、检查、监督本校各职能部门和下属部门做好文件、图表、资料、资料的收集、积累、整理、归档工作。本校档案工作由黄勇强副校长管理，办公室刘辉文副主任主管，综合档案室档案员为黄健。为更有效地开展工作，学校成立档案工作领导小组(附件一)，各职能部门和下属部门配备兼职档案员(附表二)。同时，成立学校档案鉴定小组(附件三)，负责各门类档案的立卷检查和到期档案的鉴定处理工作。 各部门要提高对档案工作的认识，在综合档案室的指导下，做好本部门的档案工作。 附件一:清远市职业技术学校档案工作领导小组名单 附件二:清远市职业技术学校档案人员名单 附件三:清远市职业技术学校档案鉴定小组名单 清远市职业技术学校 1 二??八年三月 附件一: 清远市职业技术学校档案工作领导小组名单 组 长:谭志平,校长, 副组长:黄勇强,副校长, 组 员:李国新 (办公室主任) 刘辉文,办公室副主任, 陈振强,教务处副主任, 胡嘉荣,学生处主任, 李汝文,总务处主任, 梁金球,招生就业办主任, 罗志坚,培训处主任, 汤惠珍,工会, 黄 健 (专职档案员) 清远市职业技术学校 二??八年三月 2 附件二: 姓 名 政治面目 学历 职称 所属部门 分管档案 办公室 谭凤金 党员 本科 中级 文书 ,兼职档案员, 办公室 谭恩文 本科 初级 声像 ,兼职档案员, 教务处 王慧 专科 初级 教育教学 ,兼职档案员, 学生处 何敏金 党员 本科 职员 教育教学 ,兼职档案员, 团委 罗春祥 党员 本科 初级 教育教学 ,兼职档案员, 总务处 刘鑫 基建 ,兼职档案员, 总务处 林少颜 本科 中级 会计 ,兼职档案员, 总务处 朱洁伟 大专 中级 设备 ,兼职档案员, 招生就业培训处 黄国均 大专 教育教学 ,兼职档案员, 3 培训处 梁友娣 中专 初级 培训 ,兼职档案员, 贾圣算 党员 本科 初级 工会 工会 综合档案室 各类载体 黄 健 党员 专科 初级 ,专职档案员, 档案 附件三: 清远市职业技术学校档案鉴定小组名单 组 长:谭志平,校长, 副组长:黄勇强,副校长, 组 员:李国新,办公室主任, 刘辉文,办公室副主任, 陈振强,教务处主任, 胡嘉荣,学生处主任, 李汝文,总务处主任, 梁金球,招生就业办主任, 罗志坚,培训处主任, 汤惠珍,工会, 黄 健,专职档案员, 林少颜,兼职档案员, 4 清远市职业技术学校 二??八年三月 关于贯彻实施学校档案管理 实施细则及制度的决定 各处室: 学校档案工作是学校行政管理和教学工作的重要组成部分～是学校各项工作过程的真实历史记录～是搞好教学工作和管理工作不可缺少的依据。为了进一步加强我校档案管理工作～使档案工作更好地为教育教学工作服务～根据国家《档案法》和《机关档案工作条例》的要求～结合我校实际情况～特制定我校档案管理实施细则及各项制度～随文发下～自二00八年三月起实施。望各部门认真组织学习～贯彻执行。 5 清远市职业技术学校 二??八年三月 清远市职业技术学校档案综合管理实施细则 第一章 总则 第一条 为进一步加强我校档案管理工作～使档案更好地为社会主义建设和教育事业服务～根据《中华人民共和国档案法》和《广东省机关档案工作业务建设规范实施细则》的精神～结合我校实际情况～特制订综合管理实施细则。 第二条 学校档案是指在学校行政管理及教学工作中形成的应归档案保存的文字、图表、声像等各种载体的文件、材料。它是学校管理、教学工作的真实记录～是教育事业建设和发展的重要依据。 第三条 学校档案工作是学校管理与教学工作的重要组成部分～各部门都要把各项工作中形成的文件材料送交学校综合档案室整理归档。 6 第四条 学校档案工作实行“四统一、一集中”。即统一领导、统一管理、统一制度、统一做法～集中管理。 第二章 档案 第五条 学校档案管理涉及办公室、教导处、招生就业培训处、总务处、党支部、工会、团委等各个部门～按集中管理的原则～学校设立综合档案室～由档案工作领导小组组长领导～副组长主管。将档案工作列入学校行政领导的议事日程和职责范围～作为考核领导及工作人员政绩的一部分。 第六条 学校档案工作～在学校领导下成立档案工作领导小组～负责统筹、协调、组织、管理学校档案工作～并对各部门的档案工作进行监督、检查和业务指导。同时～各部门都已配备了兼职档案员～做好平时收集、保管文件资料工作～为按时、按质归档作好准备。 第七条 档案工作人员要努力学习～认真执行党和国家的方针、政策～坚持四项基本原则～热爱档案事业～刻苦钻研～提高业务水平～保证工作任务顺利完成。 第三章 档案的接收与范围 第八条 党政工团工作方面的档案,文书档案,包括: 1、上级发下的有关教育教学工作、政治思想工作、行政管理等方面的文件～特别是针对本校的文件材料。 2、本校在贯彻党的方针、政策和上级有关文件精神中形成 7 的文件材料,本校向上级主管部门的报告、请示以及上级的批复,上级有关本校重大问的通知、公函、工作演示文稿等。 3、本校各种规章制度～各项统计报表,干部任免,教职工调动、晋升调资的有关文件材料,教职工考勤、奖惩情况等文件材料。 4、本校党、政、工、团和其它组织的情况统计表～所属成员花名册～工作、总结、会议记录～活动情况记录和汇报材料～以及校务日志等。 第九条 基建档案方面包括: 本校房地产契据、证明、建筑方面的文字材料、图纸以及有关的合约、协议书等。 第十条 会计档案方面包括: 本校财务方面的会计凭证、帐册、报表和财产登记册等。 第十一条 声像档案方面包括: 本校各项重要活动、会议所形成的声像材料。 第十二条 教学档案方面包括: 1、学校教学计划、总结,专业组、班主任工作计划、总结和典型材料。 2、教学大纲、课程设臵及安排～教学和改革方案～自编补充教材～乡土教材～电化教材等。 3、各种典型教案。公开课教案及评讲记录,教学经验总结、 8 调查报告、教研成果,学年,或学期,各科试卷分析～成绩对比分析等材料。 4、本校出版的关于教育教学活动的刊物、演示文稿、资料的正本及定稿。 5、本校教师在外发表的论文的正本或手稿,对外交流经验的介绍。 6、本校班级工作的记录～各项教育活动的材料。 7、推荐就业材料。 8、实验实习材料。 9、文娱、体育、卫生工作的情况记录～如校运会秩序册比赛成绩,文艺汇演、比赛获奖节目、获奖名单等。 10、学生学期和毕业成绩册～升学考试情况。 11、学科竞赛、知识竞赛和体育竞赛获奖材料。 12、三好学生、优秀学生干部、优秀团干名册、登记表。 13、毕业名册。 14、学籍册,含毕业生登记表、德育考核表,。 15、有关转学、复学、处分的材料。 第十三条 实物档案方面包括: 本校获得国家、省、部、厅、市等上级部门颁发的奖旗、奖 9 状、奖杯、证书等。 第十四条 设备档案方面包括: 本校购臵的设备仪器材料～包括文字、图纸、协议书、说明书等。 第十五条 凡应归档的材料～应按时立卷归档。有关领导人和承办人员对已办理完毕的文件材料～必须在规定时间交学校档案室整理立卷归档并按本门类立卷归档制度执行。 第四章 档案管理和使用 第十六条 工作中形成的档案资料～由各部门收集、整理后移交综合档案室。综合档案室按一定的要求进行分类、加工整理和保管。综合档案室要对档案的收进、移出、保管、利用进行统计～并报上级业务管理机关。具体按《档案管理制度》,另附,执行。 第十七条 按《档案保管期限表》规定～对已超过保管期限的档案～必须经过鉴定小组鉴定～认定确属无保存价值的～开列销毁清册～报上级领导机关批准后销毁。具体按《档案销毁制度》,另附,执行。 第十八条 档案管理部门～要积极主动开展档案利用工作。具体按《档案的借阅利用制度》,另附,执行。 第五章 附 则 第十九条 文书档案的管理～按中共中央办公厅、国务院办 10 公厅《机关档案工作条例》规定执行。 第二十条 会议档案管理～按财政部和国家档案局关于《会 计档案管理办法》规定执行。 第二十一条 其它具体档案管理～按各项制度,另文,规定 执行。 第二十二条 本细则的解释权属学校档案工作领导小组。 第二十三条 本细则自公布之日起执行。 清远市职业技术学校档案分类编号方案 为了适应档案综合管理的需要～实现档案分类整理、排列、检索、编目化和规范化～提高工作效益～更好地为工作服务～根据《广东省机关档案分类办法》～结合本校档案工作实际～特制定本办法。 一、分类原则 、本校档案分类原则是以本校工作活动形成的全部档案为对象～1 依照本校的工作职能～结合档案内容和档案的载体形态特点～进行科学分类。 2、分类后的档案～分别用英文字母顺序编大类代字。 11 3、本办法适用于学校全部档案进行实体分类、组卷和排架管理～有类设类、无类空类。 二、类别设臵 1、我校档案原则上分五大类, ?文书档案,代字:A, ?基建档案,代字:B, ?设备档案,代字:C, ?会计档案,代字:D, ?声像档案,代字:F, ?教育教学档案,代字:G, ?实物档案,代字:K, 2、大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。 三、分类方法 A、文书档案～按年度—保管期限—问题分类整理,1、综合类,2、组织人事类,3、其它类,前后保持一致～不可任意改动。 B、基建档案的属类～按工程项目设臵 C:设备档案的属类～按购臵设备的型号——台设臵。 D、会计档案的属类～按形式设臵。报表,代号:1,、帐簿,代号:2,、凭证,代号:3,～其它,代号:4, F、声像档案的属类～按照片,代号:1,、底片,代号:2,、录音带,代号:3,、摄像带,代号:4,、录像带,代号:5,、VCD,代号:6,设臵。 G、教育教学档案～按年度—机构—保管期限—问题分类整理。 K、实物档案的属类～按载体不同分为奖旗、奖杯,代号:1,、证书,代号:2,、锦旗,代号:3,～按照形成时间先后顺序排列。 四、编号方法 1、文书档案以“件”整理的编号～其结构模式为:大类代字， 年度，保管期限，件号组成。保管期限代号:永久,、长期,、短期？。例: 12 A 2005 /永久/001 件号(第1件) 保管期限(永久) 年度 大类代字,文书档案, 2、基建档案的编号～其结构模式为大类代字+属类号+案卷顺序号。 例如: B 2 6 案卷顺序号,第6号卷, 属类号,第2单工程, 大类代字,基建档案, 3、设备档案的编号～其结构其结构模式为大类代字+设备仪器型号+案卷顺序号。例如: C 001〃01 —1 案卷顺序号,第1号案卷, 二级属类,台, 一级属类,型号, 大类代字 ,设备档案, 13 4、会计档案的编号～其结构模式为大类代字+属类号+目录顺序号+案卷顺序号组成。 例如: D 1 〃1 7 案卷顺序号,第七号卷, 目录顺序号,第1本目录, 属类号,报表, 大类代字,会计档案, 5、声像档案的编号～其结构模式为大类代字+一级属号+二级属类+案卷顺序号。 例: F 1 〃 3 6 案卷顺序号,第6号卷, 二级属类,教学活动, 一级属类,照片, 大类代字,声像档案, 6、教学档案以“件”整理的编号～其结构模式为:大类代字， 年度，机构，保管期限，件号组成。保管期限代号:永久,、长期,、短期？。例: 14 ,2005 /机构/永久/001 件号 保管期(永久) 机构(教导处) 年度 7、实物档案以“件”整理的编号～其结构模式为大类代字，类 大类代字(教学档案) 别，件号组成。保管期限:长期。 例: K 1 ( 1 第一卷,第一件实物, 奖牌类 实物档案 15 清远市职业技术学校 档案员岗位责任制及考核办法 为了加强档案综合管理～发挥档案员的积极性和主动性～根据省、市档案局的要求～特制订本校档案员执行岗位责任制的考核办法: 1、考核内容～主要从德、能、勤、绩四个方面全面衡量、全面考核档案员的工作成绩。 2、对履行岗位责任制成绩显著者～年终给予表扬或物质奖励～并作为今后对干部、职工考核和评选先进的一个重要依据。 3、对履行岗位责任制做得不够的同志～要及时批评教育～帮助改正。 4、对玩忽职守造成档案损失以及一切违反《档案法》规定的行为～则按有关规定给予批评教育～警告处分～情节严重构成犯罪的～将交由司法部门依法追究刑事责任。 16 清远市职业技术学校兼职档案员岗位职责 一、认真学习、贯彻《档案法》～严格执行学校档案工作的规章制度～了解档案工作方针～掌握档案管理职能。 二、负责收集所管辖部门的各类载体文件。 三、将收集、积累的教学文件材料按照本校《教学档案归档范围和保管期限表》的规定分类整理,并按要求和归档时间向档案室移交。 四、参加涉及本部门的～已超期档案的鉴定、销毁工作。 五、积极支持和配合综合档案室档案人员业务工作～积极参加档案业务培训～努力提高业务能力。 六、对履行岗位责任制成绩显著者～年终给予表扬或物质奖励～并作为今后对干部、职工考核和评选先进的一个重要依据。 七、对履行岗位责任制做得不够的同志～要及时批评教育～帮助改正。 八、对玩忽职守造成档案损失以及一切违反《档案法》规定的行 17 为～则按有关规定给予批评教育～警告处分。 清远市职业技术学校档案鉴定与销毁制度 1、档案鉴定应根据国家有关机关档案保管期限的规定～坚持全面、历史的观念～实事求是地正确鉴定档案的价值。 2、档案鉴定由鉴定工作小组遵循“保存从宽～销毁从严～孤本从严～本校文件从宽～上级文件和其他机关文件从严”的原则进行鉴定。 3、对确定为无保存价值和保管期限已满的档案～鉴定小组要认真鉴定～填写鉴定清册～提出处理意见～报主管领导审批。销毁时由两人负责在指定地点销毁～并在销毁清册上签字～销毁清册应作长期保存。 18 清远市职业技术学校文书档案立卷归档制度 一、归档范围 1、上级机关发来本校需执行或办理的文件。 2、凡是反映本校工作活动中具有考证利用价值的文件材料～包括本校工作活动中形成的计划～总结公文、书信、日记、录像、照片等各种门类各种载体的文件材料～必须收集齐全～立卷归档～集中本校档案室保管使用。 3、具体归档内容参照《文书立卷归档类目表》。 二、不属归档范围 1、上级机关发来非本校的工作人员的任免、奖惩文件,供参阅、参考的、不用办理的文件。 2、本校未经会议通过、未经领导审阅、签发的文件。 19 3、重份文件。 4、非隶属机关发来的、不需办理的文件材料。 5、无参考利用价值的事务性、监督性文件。 三、归档时间 当年的文件材料于翌年第一、二季度完成立卷归档 四、立卷归档的要求 应立卷归档的文件材料必须齐全完整～分类科学、准确划分保管期限、标题确切～字迹工整～目录齐备～装订结实～整齐美观。 五、销毁文件要进行登记～经主管领导批准～履行二人监销签字制度。 清远市职业技术学校教育教学档案立卷制度 一、归档范围 1、教学管理:教学计划检查、评估、总结、听课记录、优质课、示范课、研讨课教案及评议、卷面分析等材料。 2、活动课教学:课外活动、社会实践活动、科技活动、教育活动。 3、教研活动:教研计划、总结、课题、成果、报告及鉴定材料、学术活动、讲座材料等。 20 4、教材:教学大纲与课程设臵计划、教材目录等。 5、教务:教学制度、办法、条例、规定、课程表、任课安排表、等。 6、试题库:各科历年试题及答案。 7、招生:招生计划、简章专业介绍、协议书、新生学前备案等。 8、学籍:学籍卡、奖惩、休学、退学、转学、成绩册等。 9、实习:实习计划大纲、制度、课表、总结等。 10、技能训练:考核细则、方案、成绩册、等级证书存根、获奖材料等。 11、毕业生:毕业名册、集体照片、跟踪调查表等。 12、教师:教师手册、进修计划、奖惩、考核、业务档案等材料。 13、综合类:学生运动会、实验室建设等。 14、具体归档内容详见《教学归档类目表》。 二、归档时间 教学档案以学年度为立卷归档时间～于次年的10月底前完成归档并移交学校综合档案室。 三、归档要求 1、归档的教育教学材料～按学年、部门、问题等特征分类整理立 21 卷。 2、归档教育教学材料的种类、份数以及每份材料的页数均应齐全。 3、卷内文件应去掉金属物～破损的文件应裱糊～字迹扩散的要复制～与原文一并立卷。 清远市职业技术学校基建档案立卷归档制度 22 一、归档范围 ?、依据性文件材料:可行性研究、设计任务书、协议书、合同、、总概算书、有关建设的报批文件、会议纪要。 ?、基础性文件材料:选址报告、水文、气象、交通运输、供水、供电、地质勘测报告、征用土地书、批准使用土地文件和地界图、地形图等。 ?、初步设计阶段的材料:初步设计综合概算书、修正书、初步设计说明书。 ?、施工阶段的材料:总平面布臵图、管网图、专业施工图、图纸会审纪要、设计说明书、计算书、概,预,算书、施工方案等。 ?、施工、竣工交工验收的材料:施工协议,合同,、施工组织设计、开工报告、施工记录、隐蔽工程记录、原材料代用说明书、试验记录、重大技术措施、设计变更通知书、竣工报告、重大质量事故记录与分析处理结果、安装试车、记录竣工图、工程质量鉴定单、决算书等。 ?、使用过程中出现问题和处理和改造、扩建等文件材料。 ?、具体归档内容详见《基建档案保管期限表》。 二、归档要求 ?、凡是归档的技术文件材料和图纸都必须收集齐全～系统管理～ 23 按工程专业分别组卷、案卷大小一律折叠成297×210为准。 ?、归档人员必须填写移交清单一式两份～并于综合档案室共同查对清楚之后～在清单上签字～双方各保存一份备查。 ?、归档份数:一份。 ?、归档时间:在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。 三、档案的管理 ?、综合档案室负责管理基础和技改工程项目的竣工图及各工程项目自始至终所形成的材料和全部底图。 ?、综合档案室根据本校《综合档案室方案分类方案》进行整理、分类、编号、登记入帐。 ?、每年进行一次档案清理核对工作～做到帐物一致。 ?、工程竣工验收时～由基建管理部门通知综合档案室参加验收档案材料～竣工图和文件材料不齐全、不完整、不系统的～综合档案室不予签章。 ?、基建管理部门和项目负责人～应做好自始至终的档案材料图纸的整理积累并编制总目录～按归档范围和归档要求归档。 24 清远市职业技术学校会计档案立卷归档制度 一、归档范围 ?、会计凭证:会计原始凭证、记帐凭证、汇总凭证等凭证材料。 ?、会计帐簿:日记帐,包括现金和银行存款记帐,、明细帐、总帐、固定资产帐等帐簿。 ?、会计报表:会计决算年度表～月、季度会计报表、主要财务指标等报表。 ?、其它资料:工资计算表、收据存根、移交清册、销毁清册。 ?、具体归档内容详见《会计档案保管期限表》。 二、归档要求 ?、归档的会计档案～务必齐全、完整、真实、准确。 ?、归档的各类凭证的规格基本一致～折叠整齐、装订牢固。 ?、装订时应注意调节成册的厚薄～以利保管和查阅～每册封面要书写工整、编号清楚～加盖经办人印章。 ?、会计档案的移交: 25 每年形成的会计档案～在次年三月底以前～由会计人员进行整理～按规定保管期限～按照本校档案管理规定的会计档案分类编号法进行编目、组卷、登记装盒或加盖。会计档案在会计管理部门保存二年～期满后由专人列出移交清单一式两份～向综合档案室移交～经综合档案室有关人员检查验收后～交接双方在移交清单上签字～双方各留一份备查。 三、档案的管理 ?、总务处应指定专人负责做好会计档案的收集、积累与保管工作。 ?、按学校综合分类编号规定～按年度进行分类、编号、组卷、并登记上帐。 四、利用与统计 ?、本校工作人员查阅会计档案～需经总务处负责人和综合档案室负责人批准后方可查阅。 ?、查阅档案人员只限指定地点查阅～严禁拆卷、撕页、涂改、匀划、损坏～对违反者～视情节轻重～报告有关领导给予处理。 ?、档案管理人员要对查阅档案的利用效果进行登记。 ?、根据档案利用的须要～编制各种检索的工具～汇编各种数据资料～做好服务工作。 ?、加强档案统计工作～及时收集档案的利用的效益～并按时统计上报和反映情况。 26 清远市职业技术学校声像档案立卷归档制度 一、归档范围 ?、上级单位和各党政领导来我校检查指导工作～学校负责同志重要活动形成的声像材料。 ?、本校重要活动形成的声像材料。 ?、本校召开的重要会议所形成的声像材料。 ?、本校组织的重要活动～比赛、表演等形成的声像材料。 ?、各个时期的领导班子的照片。 ?、归档内容详见《声像档案归档类目录》。 二、归档要求 ?、归档的声像材料必须附有文字说明材料～其内容包括:声像档案产生的时间、地点、事件内容及其背景、重要人物的姓名、位臵、摄录者的姓名等。 27 ?、必须是原件。 ?材料归档移交要填写移交清单,一式两份,交接双方核对清楚后～双方在清单上签名～各留一份备查。 ?、具有保存价值的声像材料～由摄录人在完成后及时整理～将正片与底片对应夹好～移交档案室。 三、档案的保管 ?、声像档案由综合档案室集中统一管理～不准由承办部门和个人私存。 ?、声像档案管理的主要任务是协助摄录人整理鉴定声像材料～保管、统计和提供利用。 ?、声像档案由综合档案室按本校《综合档案室分类方案》统一编号～按不同种类～载体进行组卷上帐、编目、排列存放。 ?、移交人将要移交的声像、荣誉,实物,档案～填写清单一式两份～交接双方经核对后在清单上签名～备留一份备查。 ?、将底片编号、登记～内容包括:分类底片号、拍摄者、摄录地点、时间、底片数量、收编日期。 28 清远市职业技术学校实物档案立卷归档制度 实物档案～是本单位在各项工作中～受到上级表彰所形成的证书、奖状、奖旗、奖牌及其他纪念物品等实物材料。 一、 归档范围 反映本单位主要职能活动和工作成就的证书、奖状、奖旗及其他 纪念物品～以及领导、名人为本单位的题词、书法字画。 二、归档要求 实物档案按载体不同分为奖旗类、奖杯类、证书类、其它类～在属类下按照形成时间先后顺序排列。 三、档案的保管 ?、实物档案由综合档案室集中统一管理～不准由承办部门和个人私存。 ?、实物档案由综合档案室按本校《综合档案室分类方案》统一 29 编号～按不同种类进行组卷上帐、编目、排列存放。 清远市职业技术学校设备档案立卷归档制度 一、归档范围 ,一,申请购臵大型设备仪器的请示、批复、合同、协议书。 ,二,随机的全部文件材料,照片、图纸、各种说明书、合格证书、装箱单、电气安装图、备件图册、操作规程等,。 ,三,安装、组装、调试及验收记录、报告、安装竣工图、设备技术和质量上异议及处理结果等。 ,四,大、中修记录、交接记录、事故分析报告及处理情况报告等～设备仪器改进或改装的有关图纸及事件材料。 30 ,五,设备仪器检定、报废的技术鉴定、结果报告及材料。 ,六,大型设备仪器开展工作和使用情况的统计表和文字材料。 二、归档要求 ,一,凡是应当归档的设备仪器文件材料和图纸都必须齐全、完整～按昭本单位档案分类方案～整理分类组卷～图纸折叠成297?210CM幅面进行装订入盒。 ,二,外购或引进设备的开箱资料～自制设备、引进设备和外购设备及其他方面的文字材料和图纸在投入使用后三个月内归档。 ,三,每年形成的设备仪器档案由设备仪器管理部门按要求进行编目、归档。移交设备仪器档案时～必须填写移交清单一式两份～交接双方在移交清单上签名～各执一份。 ,四,归档份数:一份。 清远市职业技术学校综合档案室档案保管制度 一、档案是党和国家的宝贵财富～必须坚持集中管理统一保管的原则～维护档案的完整与安全。各门类档案,文书、教学等专门档案,由部门立卷后～按时向档案室移交。 二、档案室实行专人负责～档案和箱柜匙专人保管～使用规范统一档案装具～做好防火、防盗、防霉变、防虫蛀咬、防潮、防尘等工 31 作。室内布局要合理～保持清洁整齐、美观～及时调节通风和登记温湿度情况～严禁吸烟和存放易燃、易爆品及其它与档案无关的杂物。 三、档案员要遵守纪律～执行制度～忠于职守～做好档案材料保密,进出登记和统计工作～对档案的数量、质量、保管情况～每年要检查、清点～发现问题及时向领导报告～非有关人员不得随意进入档案室。 四、档案人员必须爱护档案～发现破损、蛀、咬等情况要及时采取措施～进行修补、粘贴、复制或作它技术处理。 五、档案存放要有系统、有条理～库房、箱柜都应设有目录索引、卡片以提高科学管理水平。 六、无归档价值的材料～要进行整理、登记、领导批准后销毁。 七、保持档案室清洁卫生～在库房内外设臵温湿度计～安装排气扇～调节库房温湿度要求标准:温度14?—24?～相对湿度45%—60%。 八、立卷后～应及时向市教育局档案室移交目录一份～,包括立卷说明、案卷目录、卷内文件目录,。 九、档案人员调离时～对保管的档案要进行清点～履行移交手续。 清远市职业技术学校档案借阅利用制度 一、健全档案资科的查阅、借阅、利用制度～根据各门类档案的特点和工作需要～编制检索工具和各种汇编～设臵档案资料的借阅登 32 记表～严格履行借阅登记～归项注销～反馈利用效果登记的手续。 二、因工作需要～借阅本科室的案卷～须经科室领导签署意见,借阅其他科室的案卷～科室领导签署意见后～报学校领导批准。 三、借阅上级党政机关未解密的文件材料～按本校有关文件阅读范围规定办理。 四、外单位借阅本校有关档案～应有县、团级以上单位的介绍信,查阅人员工作证必须与介绍信上姓名相符。同时～须经本校领导同意方可查阅～如因需要更换或增加查阅者～则应另办手续～否则不予查阅。 五、摘抄档案材料～应经校对无误后才予以盖章～并注明材料出处,目录号、案卷号、页号,,如需要复制、拍摄的应经领导批准。 六、凡摘录、复制的档案材料～未经同意不能公开发表。 七、档案材料原则上不对外借出～因特殊情况必须借出～应经学校领导批准。 八、凡借出档案都必须办理借出登记手续。借出期限对内一个月～对外十五天归还。 九、借出的档案要按时归还～归还时要进行清点和检查～发现遗失或损坏时报办公室及有关领导查处。归还档案的同时应递交利用效果登记表。 十、查阅和借出的档案材严禁涂改、抽换、拆卸、折叠、圈点、 33 划线和污损～否则追究责任。 十一、查阅档案的人员应严格遵守保密规定～按照批准范围查～未经同意不得随意翻阅其他档案材料。 清远市职业技术学校档案安全保密制度 34 1、档案是国家的宝贵财富～档案是机密文件材料的汇集。档案工作人员必须严格执行《国家保密法》～维护档案的完整与安全。 2、认真执行保密守则:“七不” ?、不该说的机密～绝对不说。 ?、不该知道的机密～不去打听。 ?、不该看的机密～绝对不看。 ?、不该记录的机密～绝对不记。 ?、不在不适合的场合或无关人员面前谈论机密。 ?、私人通信中～不要涉及机密。 ?、不在非保密本上～记录机密事项。个人使用的机密文件、材料、笔记本～下班前必须锁好～防止丢失、泄密。 3、属于国家机密档案资料～未经确定密级机关或上级机关批准的～不得复制和摘录。 4、密级以上的档案资料设专柜和专人保管～未经学校领导批准～不得借用或调阅。 5、调阅机密资料必须在阅览室读～不准携带机密档案材料外出游览、参观、探亲、访友和出入公开场所。 6、节假日前清点档案材料～每半年检查一次档案保密工作～发现问题及时报告。 清远市职业技术学校综合档案室工作任务 35 1、贯彻执行《档案法》及其实施办法～以及有关档案工作的方针、政策和规定。 2、制定本校档案工作计划和规章制度。 3、负责组织、监督和指导本校各部门完成每年文书和会计、专业档案、材料的收集、整理、归档工作。 4、负责指导各种类、载体档案的收集、整理、鉴定、保管、利用和编研工作。 5、负责收集与本校工作有关的资料。 6、按规定向档案局移交应进馆的档案。 7、办理领导交办的其它有关档案业务。 清远市职业技术学校文书档案保管期限表 36 37 38 39 40 41 清远市职业技术学校教学档案保管期限表 一二 级 级 保管 负责 基本归档范围 类类 期限 处室 目 目 1、关于确定本校规划、规模、专业设置、学制的文件资料 长期 2、本校有关教育教学方面的规章制度 长期 3、本校教育事业学年度报表 永久 4、本校教育教学质量方面的综合评估材料 长期 5、本校教师在教育教学上的获奖材料(论文、教案、评优 长期 课、基本功竞赛、劳技、课件制作等) 6、非学历教育(社会力量办学)的培训、进修材料 短期 教 7、上级关于教育教学工作的文件(重要的 长期) 短期 教 8、本校教学工作计划、总结 长期 育 9、各教研组开展教研活动计划 短期 教务处 10、学年度教师课务安排及课程表 长期 教 务 11、期末考试成绩统计及质量分析 短期 学 12、本校电化教育材料 短期 类 13、本校自编教材、教学大纲 长期 类 14、第二课堂活动材料 短期 15、上级关于开展实习训练工作的文件材料 短期 16、本校实训工作计划、总结 短期 17、学生参加工考、技能考核材料 短期 18、上级关于实验室建设的文件材料 短期 19、本校实验室建设、评估材料、规章制度 长期 长期 20、上级关于加强学生学籍管理工作的文件 42 一二 级 级 保管 负责 基本归档范围 类类 期限 处室 目 目 1、上级及本校关于学生德育教育的文件材料 短期 2、本校德育工作计划、总结 短期 3、本校德育工作活动材料 短期 4、班主任工作计划、总结 短期 学生处 5、本校文体活动材料(重要的 长期) 短期 6、本校学生卫生、安全工作材料 短期 教 7、学生奖励材料(奖学金、三好生、优秀学生干部、先进 长期 育 学 班级、各项竞赛获奖等) 短期 教 生 8、学生处分材料 长期 学 类 9、团委年度工作计划、总结、会议记录 10、团委、总支、支部建立、改选及增补委员的请示、批类 长期 复、名册 长期 11、团委、团总支会议记录、团代会、学代会材料 团委 长期 12、团员发展的有关材料 长期 13、团员奖、惩材料 14、团组织、团员基本情况统计表 长期 15、学校团委、学生会开展活动形成的有关材料 短期 43 一二 级 级 保管 负责 基本归档范围 类类 期限 处室 目 目 1、上级关于本年度招生工作的文件 短期 2、本校招生计划、规定 长期 招 永久 3、本校新生录取名单、新生学籍审核名册 生 长期 4、本校招生宣传方面的材料 招生 教 就 5、级有关毕业、升学、分配、安置的文件材料 短期 就业办 育 业 6、毕业生验印花名册或毕业证书存根 永久 教 类 学 7、毕业证发放材料 长期 类 8、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 长期 1、工作计划、总结 长期 培 2、招生简章、办班计划、协议等材料 长期 训 培训处 类 短期 3、办班报名单、学生名册、考试成绩、发证记录 44 清远市职业技术学校基建档案保管期限表 类目号 条 款 名 称 保管期限 一、 可行性研究及任务书 1、 项目建议书及批复 永久 2、 可行性研究报告及项目评估报告 永久 3、 设计任务书、计划任务书 永久 二、 勘察、设计基础材料 1、 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告 永久 2、 地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备 安装测量定位、观测记录 永久 3、 水文、气象、地震等设计基础材料 永久 4、 初步设计、技术设计、施工图设计 永久 三、 工程管理文件 1、 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永久 2、 承发包合同、协议书、招投标文件 永久 3、 环保三同时、消防、卫生等水、暖、电、煤气供应 协议书 永久 四、 施工文件 1、 土建施工文件 ? 施工定位测量、地质勘察、土、岩试验报告基础 处理、基础工程施工图、隐蔽工程验收记录 永久 45 ? 工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录事故 处理报告 永久 ? 原材料及物件出厂证明、质量鉴定、建筑材料试验 报告、材料代用核定审批 长期 ? 设计变更、工程更改洽商单 永久 ? 分项、分部工程竣工报告、竣工验收报告 永久 ? 分项、分部单位工程质检、评定交工验收记录证明 长期 2、 设备及管线安装施工文件 ? 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件设备代 用审批文件 长期 ? 隐蔽工程检查验收记录、施工安装记录、安装质检、 评定、事故处理报告 长期 ? 中间交工验收记录、证明、工程质量评定、竣工报 告、竣工验收报告 长期 3、 电器、仪表安装施工文件 ? 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件设备 代用审批文件 长期 ? 施工安装记录、质检评定、事故处理报告～中间 交验工程记录、竣工报告、竣工验收报告 长期 五、 竣工文件、包括项目竣工验收报告、全部竣工图、 竣工验收会议决议材料、项目质量评审材料 永久 46 六、 基建财务管理文件 ? 项目工程概算、预算、竣工决算 永久 ? 项目年度财务决算 长期 七、 设备管理文件 ? 项目重要技术和设备材料的图纸、安装说明、开箱 检验记录、商检及索赔文件 永久 ? 设备测绘验收记录、安装调试、测定数据、性能鉴 定文件材料 长期 八、 购臵、租凭房屋及职工住房管理文件 ? 购臵、租赁房屋的有关审批合同、协议、产权证明、 产权转移、公证文件及其他有关文件材料 永久 ? 职工住房及其他附属设施的分配、使用、维修等管 理方面的文件 长期 47 清远市职业技术学校会计档案保管期限表 类目号 条 款 名 称 保管期限 一、 会计凭证类 1-1 原始凭证 15年 1-2 记账凭证 15年 1-3 汇总凭证 15年 二、 会计账簿类 1- 1 总账 15年 2-2 明细账 15年 2-3 日记账 15年 2-4 现金出纳账、银行存款账 25年 三、 会计报表类 3-1 月、季度财务报表,包括文字分析, 5年 3-2 年度财务报告,决算,,包括文字分析, 永久 四、 其他类 2- 1 会计移交清册 15年 4-2 会计档案保管清册 永久 4-3 会计档案销毁清册 永久 3- 4 银行对账单 5年 48 清远市职业技术学校声像档案保管期限表 类目号 条 款 名 称 保管期限 1 本校和本系统召开会议形成的声像材料 综合性工作会议和重要的专业工作会议 长期 一般的专业会、座谈会 长期 2 各级党政领导人视察本校工作～接见本校会议代表 及有关人员的声像材料 长期 3 本校领导出国访问、考察、谈判、洽谈业务～同国 外代表团会谈、签约等外事活动的声像材料 长期 4 本校领导参加的重大业务活动的声像材料 长期 5 本校历届领导人的照片 长期 6 本校机构改组及成立新分支机构活动的声像材料 长期 49 清远市职业技术学校实物档案保管期限表 类目号 条 款 名 称 保管期限 本校在各项工作中,受到上级表彰所形成的实物材料 1 奖牌、奖杯 长期 2 证书 长期 3 锦旗 长期 50 清远市职业技术学校设备档案保管期限表 类目号 条 款 名 称 保管期限 1 申请购臵大型设备仪器的请示、批复、合同、协议书 长期 2 随设备仪器的全部文件材料,照片、图纸、各种说明长期 书、合格证书、装箱单、电气安装图、备件图册、操 作规程等, 3 安装、组装、调试及验收记录、报告、安装竣工图、长期 设备技术和质量上异议及处理结果等 4 大、中修记录、交接记录、事故分析报告及处理情况长期 报告等。设备仪器改进或改装的有关图纸及事件材料 5 设备仪器检定、转让、报废的技术鉴定、结果报告及长期 材料 6 大型设备仪器开展工作和使用情况的统计表和文字长期 材料 51 清远市职业技术学校综合档案工作管理网络图 档案工作领导小组 组 长:谭志平 副组长:李国新 综合档案室 档案员:黄 健 办 教 学 总 招生 培 党 工 团 公 务 生 务 就业 训 支 会 委 室 处 处 处 办 处 部 兼 兼 兼 兼 兼 兼 兼 兼 兼 职 职 职 职 职 职 职 职 职 档 档 档 档 档 档 档 档 档 案 案 案 案 案 案 案 案 案 52 员 员 员 员 员 员 员 员 员 谭谭 王 何 林朱刘 黄 梁 汤 贾 罗 凤恩 敏 少洁 国 友 洁 圣 春 金文 慧 金 颜伟鑫 均 娣 齐 算 祥 53