第九部分 小结
目 录
第九部分 小结 1
9.1 业务流程重组的综合收益 3
9.1.1 面向职能到面向流程的改变 3
9.1.2 物流、资金流、信息流的一体化 4
9.1.3库存成本和物流流转的控制 6
9.2 实施策略 7
9.3 报告小结 10
9.1 业务流程重组的综合收益
9.1.1 面向职能到面向流程的改变
整个BPR项目工作中,始终以现状流程的分析、目标流程设计、目标流程的配套设计的主体思路来开展工作。所以,51个核心目标流程的设计
是首要的收益。在目标流程设计的总体框架下,重点强调的是以流程的整体效率为本,部门协同开展工作,改变了原先以部门划块、按职能进行纵向管理的格局。
这种改进,比较明显地体现在“品牌-市场-研发”运作方面,下图是现状的品牌运作与目标的品牌运作对比:
图9-1 品牌运作(现状)
图9-2 品牌运作(目标)
从现状看出,目前尚无完整的品牌运作流程,致使在品牌运作过程中各部门都无所适从,所以需要品牌管理部门进行大量的协调工作,企业在品牌运作过程中,往往从部门职能范围来判断如何做一件事,并不是从企业全局出发来判断需要做什么。我们在设计流程时,主要是从企业整体资源调度与利用的角度,考虑怎样配合来实现流程运转。从上图比较中可以看出,目标的品牌运作过程的各个环节更加完整清晰,有了这些大的环节,我们再深入从专业的角度去看,各部门明确在自己在哪个环节介入、作为哪些活动的执行主体。
9.1.2 物流、资金流、信息流的一体化
这种一体化的结合关系,具体如下图所示:
图中的黑色箭头表示“信息流”的流动(例如:工作指令、传递的记录表单),桃红色粗箭头指示了物流的方向(从供应商到原料库到车间到成品库再到客户),橘黄色虚线则给出了资金流动的方向,与我们前面谈到的“业务”与“财务”的映射关系相呼应。从图中可见,当客户的需求产生以后(也属于一种信息的流动),触发企业内的相关信息流动,相关职能部门发出相应的工作指令,当然,很多工作指令在未来的信息流动模式中,将不在是单向的手工传递,而是将基于一个有安全授权机制的信息共享平台来进行。信息流驱动物流开始从供应商的流动,在流动过程中,信息流有效控制了物流的速度和成本,同时,企业中物、人的流动与消耗都及时反映在财务系统中,使得业务信息与财务信息源于一个口径。因此,结合上图,我们可以体会到,流程改进后,结合IT系统的实现,企业将逐步实现物流、信息流与资金流的一体化。
9.1.3库存成本和物流流转的控制
1、以销售预测和订单为龙头,以计划为中枢,触发采购和生产业务,避免不必要的采购(为采购而采购)、不必要的生产和库存(为库存而生产、为生产而生产)。
2、物流流转的同步,及时记录各项事务(如接收、入库、移库、出库等)处理信息、财务信息,做到帐实相符。一旦发现盘赢盘亏,也能够及时追溯业务历史。
3、结合历史数据的积累,合理测算库存管理参数(如安全库存等),使得库存管理更加科学。
4、进行供应商评审,与供应商建立长期战略合作伙伴关系,在供应链联盟内部加强合作、保证信用、风险共担。
5、内部配送中心专业化管理,为仓管人员的发展提供了空间,有利于逐步培养出一批企业物流管理专家。
9.2 实施策略
本阶段采取联合小组的工作方式,为后续BPR内容的推广奠定了良好的基础。联合小组中企业方的成员积极参与流程的分析和讨论,对优化方案的内容有较深刻地理解,在此基础上,采用有效的方法和手段可以顺利地实施优化方案。建议实施过程如下表:
表9-1 目标业务流程实施建议
序号
时间
工作
说明
1.
2001年7月3-4日
建议方案高层汇报、研讨。《总体实施切换的规划》、启动大会和高层培训。部门职能的界定,形成《培训计划》,完善实施方案
? 宣布组织机构调整结果
? 目标流程中的中高层领导名单确定
? 进行部门、人员的调整准备
2.
2001年6月下旬
成立流程优化实施推动小组,制订《流程切换的总体规划》,同时根据核心业务流程设计工作方法相继开展非核心业务部门的优化工作。
? 实施推动小组的组成:目标模式中的中高层领导、企业BPR项目组成员、企业管理部、人力资源部
3.
2001年7月
全厂范围内进行优化方案学习讨论
流程相关部门的培训、学习
非相关部门的配合、转变
人资部与企管部牵头,各部门自下而上制订《流程切换的部门操作办法(草案)》(包括部门职责与考核定义、定岗定编、
与考核定义、相关记录等)
为企业优化流程试行开展准备工作
实施方案
竞争上岗
? 企业项目组起到指导作用
? 各部门展开方案的学习工作,讨论本部门的工作同时,也要关注接口部门的流程,使各部门在衔接中了解彼此的工作方式,从整体的角度去考虑问
、解决问题。
? 结合EPR项目的实施及具体情况变化,方案内容可做一定地调整,但需要会同企业项目组。
? 部分试行工作先期开展
(细化)
时间
培训人员
培训内容
准备阶段工作切换
风险防范
6.28-7.9
人资、企管
熟悉目标流程设计、制订实施切换方案
7月1-7月31
财务部全体人员
财务目标流程
目标流程对岗位的要求和考核指标
ERP财务模块
ERP财务模块的学习、模拟操作
新老帐务并行处理
清理帐务
ERP中财务模块的使用
原业务部门财务人员并入财务部所带来的工作混乱
完全理清帐务的困难
7月1-7月31
品牌办主任、品牌经理、市场部部长、销售部长、销区经理
品牌、产供销流程
目标流程对岗位的要求、考核指标
ERP中分销模块的学习
信息查询方法
工作上下游的关系
品牌经理做分品牌规划
整合品牌规划
与相关部门讨论总体品牌规划
制订品牌分阶段营销计划
相应考核的细化
操作指导书的渐渐形成
品牌经理是否符合流程要求
流程进行中的由于配合不到位的解决方法
市场把握不正确造成决策失误的防范措施
实施过程中对现有工作的影响
7月1-7月31
市场调研人员
市场调研方法
使用信息仓库的方法
市场分析的方法
现有信息的分类整理
专题调研的讨论形成
进行全厂日常信息需求的调查,制订调研计划,安排调研工作
对市场的把握程度
安排工作的合理性
部门信息需求要求的可实现性
7月1-7月31
采购人员
产供销流程
流程的岗位
、考核指标
流程中报表的作用
ERP采购模块的学习
相应报表的设计
ERP采购模块熟练使用
按照新的工作方式开展工作
整理现有供应商信息
行业特色的制约造成库存不能压缩至理想状态
7月15日以前
信息技术人员
流程配套设计中IT部分的学习
知识仓库的建立准备
保证后期工作的基础
7月1-7月31
审计人员
流程的学习
规范审计工作程序,制订审计标准
整理现有的价格信息
7月1-7月31
企业管理人员
流程的学习、推动
制订供应商评审相关
及标准
把政策信息分类、汇总
7月1-7月31
科研人员
流程的学习
整理科研信息
7月1-7月31
生产人员
ERP中车间模块的培训
部分数据导入新的系统
7月1-7月31
内部配送中心
流程的学习
岗位的培训
4.
2001年8月1日
正式开始
召开方案试行动员大会,宣布企业管理优化流程启动试行
? 实施推动小组综合考虑《流程切换的总体规划》、《流程切换的部门操作办法(草案)》、IT平台到位进程,形成全员定岗定编方案,明确《流程切换的部门操作办法》,包括阶段、任务、考核与激励方法等
5.
2001年8月
成立检查小组,监督实施过程
建立信息反馈渠道
? 在试行过程中,实施推动小组监督流程及配套措施的执行情况
? 在试行中鼓励员工提出合理化建议,并建立审查反馈渠道,收集审查结果,分析、汇总、上报为长烟厂管理机制的持续改进提供资源
6.
2001年9月30日
试行期结束
? 集中评估试行过程;
? 考核、奖罚试行部门;
? 总结试行过程中的经验,进行方案的必要调整,修改程序文件
7.
2001年10月
召开全体职工大会,正式开展各项目工作
? 大会上总结试行期工作;
? 宣布实施结果
? 下发程序文件,各部门严格依流程工作
8.
实施结束
9.3 报告小结
本阶段从《管理诊断报告》中发现的问题点入手,应用目标流程设计的指导思想与原则,采用“6化”工作方法,以联合小组形式开展工作,进行了业务流程优化设计、以及相应的计划、岗位、部门、制度、报表、IT等配套措施的设计,工作过程中还对企业其他管理体系的推进产生了积极的影响。所形成的《目标业务流程优化与管理模式设计报告》,综合考虑了改革力度、现实可行程度以及与ERP的前后衔接关系,对长烟厂的流程进行了切实的重组、改进或填补。通过后期ERP平台的构筑、企业流程持续改进部门的推广,新旧流程的切换将逐步到位,从而实现员工观念的革新、流程效率的提高,逐渐把长烟建成“5型企业“,真正实现“长寿企业”的战略目标。