【精品】工会财务软件操作培训手册 新中大软件公司

【精品】工会财务软件操作手册 新中大软件公司 工会财务软件操作手册 一、 软件安装 ............................................................................. 2 1、ENV 安装 .......................................................................... 2 2、NSSERVER 安装 ....................................................... 错误～未定义书签。3 3、单机版软件安装 ...................................................... 错误～未定义书签。5 4、加密验证 .............................................................................. 6 二、 账套管理 ............................................................................. 6 1、新建账套 .............................................................................. 6 2、修改账套信息 .......................................................................... 9 3、集中备份/集中恢复 ..................................................................... 9 三、 账务管理 ............................................................................... 14 1、初始化 ............................................................................... 14 (1)凭证类型设置 .............................................................................................................................. 15 (2)部门核算设置 .............................................................................................................................. 15 (3)工会类型设置 .............................................................................................................................. 15 (4)科目及余额设置 .......................................................................................................................... 16 (5)往来账设置 .................................................................................................................................. 18 (5)初始经费账 .................................................................................................................................. 21 (6)账务初始完成确认 ...................................................................................................................... 23 2、日常账务 ............................................................................. 24 1、 基础设置 .......................................................................... 25 (1)凭证处理设置 .............................................................................................................................. 25 (2)快速凭证设置 .............................................................................................................................. 28 (3)自动转账凭证设置 ...................................................................................................................... 29 (4)权限管理 ...................................................................................................................................... 31 (5)凭证录入 ...................................................................................................................................... 32 (6)凭证审核 ...................................................................................................................................... 34 (7)凭证修改 ...................................................................................................................................... 35 (8)记账 .............................................................................................................................................. 36 (9)账务查询 ...................................................................................................................................... 37 (10)月结 ............................................................................................................................................ 37 (11)年结 ............................................................................................................................................ 38 (12)备份/恢复 ................................................................................................................................... 39 (13)凭证打印 .................................................................................................................................... 39 (14)明细账打印 ................................................................................................................................ 41 (15)出纳账 ........................................................................................................................................ 44 四、 报表管理 ............................................................................ 47 1 一、 软件安装 1、 数据库安装 打开光盘中的数据库找到SETUP如上图 双击setup.exe安装文件，安装工会财务软件数据库。 2 按提示点击下一步—下一步 3 点击浏览按钮选择安装路径。如上图所示 4 安装完成后重新启动计算机。 5 4、验证 在安装程序光盘外，另有一张加密文件光盘。内有加密文件GH.DAT。请将该文件复制，并粘贴入NSSERVER文件夹。则该软件视为正版。可长时间使用。 将GH.DAT拷贝入c:\Frogram Files\NG\NSServer文件夹中如上图所示。 二、 账套管理 在进行账务处理之前必须设置账套。新建账套、修改账套信息及对账套的整体备份都在账套管理中完成。 1、新建账套 双击“新中大工会软件”文件夹中的核算单位。 6 输入系统管理员密码。系统管理员密码统一为12345如上图 7 点击账套功能下的新建账套。如上图 填写账套号。账套号为2位至4位编码。填写单位名称(账套名称)。填写单位负责人(单位负责人不进行实际操作)。填写财务主管(财务主管为实际操作员。拥有该账套的所有权限)。填写建账日期。选择应用模块(请选择账务处理系统和报表处理系统)。填写以上所述后按存入。如上图。 8 2、修改账套信息 如果要修改账套信息，请点击账套功能下拉菜单下的“修改账套信息”。如上图。 可以修改的信息有:单位名称、财务主管、单位负责人。财务主管修改后无法立即启用。需等下一年度才可以使用该财务主管。 3、集中备份/集中恢复 集中备份可以对一个或几个账套的各模块数据进行备份。定时的集中备份 9 可以保护数据因系外部因素导致数据的丢失。 点击备份/恢复下拉菜单中的集中备份。如上图 点击增加按钮，增加备份如上图。(制定方案后可一直使用该方案进行集中备份) 10 填写方案名称、备份年份(一个账套往往有几个年度，备份年份即选择会计年度)。去掉所有账套前的勾，点击选择账套，可选择备份账套。 将左侧未选入方框中的账套拖入右侧已选入方框。点击确认即已选择需要备份的账套。 11 选择账务处理系统、报表处理系统。点击执行备份方案如上图。 点击“浏览”选择备份保存路径。 若要将已有的集中备份数据恢复。请选用集中恢复 12 点击备份/恢复下的集中恢复。如上图 点击左侧备份路径。在右侧选择恢复的备份。 13 点击左侧“选择”选择源账套(多账套备份情况)。点击右侧“选择”选择目标账套。点击“执行恢复”。 三、 账务管理 1、初始化 账务模块在使用前必须经过初始化。初始化包括软件功能的基础设置及会计科目和余额的设置 14 (1)凭证类型设置 进入初始化界面。点击基本设置下的凭证类型设置。选择凭证类型不分类。(此处按实际情况选择，本操作手册以最普遍方式为例)。 (2)部门核算设置 点击基本设置下的部门核算方式设置，选择核算到部门。 (3)工会类型设置 15 点击基本设置下的工会类型设置。点击“增加一行”按钮，增加工会类型。若该账套为基层工会使用则在此处填写基层工会也可以不填写。若是县级或以上工会使用请按实际情况增加工会类型。 (4)科目及余额设置 点击科目代码宽度设置。对该账套所使用的会计科目的长度进行设置。 16 如上图所示，一级科目代码长度为3位，二级科目代码长度为2位以此类推。 点击科目及余额设置下的科目设置。点击下方增加或修改按钮可对会计科目进行增加和修改。注意现金类科目的科目特征为现金。银行类科目的科目特征为银行。往来款科目的科目特征可以为一般也可以为单位往来。(科目特征为 17 单位往来的科目，在使用时必须使用往来款辅助核算)。其他科目的科目特征为一般。 在进行科目设置时，设置402经费拨缴收入和221应付上级经费 将工会经费选择为是。区别该科目将进行工会经费的辅助核算。 在科目设置完毕后，点击科目及余额初始下的余额初始。将科目的期初余额填入。如上图。 (5)往来账设置 18 若对该账套的往来科目进行往来辅助核算，并且该往来科目有起初余额。请对该往来科目进行往来账初始化。如上图点击科目及余额初始下的初始单位往来账中的往来单位通讯录。(将往来科目的余额分配到各具体往来单位，必须先录入各往来单位信息)。 19 往来单位信息中必填的为地区号码、地区名称、单位代码和单位名称。地区号码和地区名称主要是为了方便日后操作过程中能够快速寻找往来单位。 初始单位往来账。点击往来单位通讯录下的初始单位往来账。 选择需要对那个往来科目进行往来账初始化。 20 点击增加按钮。选择只录入余额。 选择地区号或直接选择单位号码。输入初始余额。如上图。 (5)初始经费账 21 点击科目宽度及余额设置下的初始经费台账。选择经费单位设置(需要进行经费辅助核算的必须在该处对经费单位进行初始化如行业工会或县级及以上工会)。 在基本信息中填写单位代码和单位名称。 22 在经费比例页面填写本级经费比列、应付上级经费比例并自动生成上缴比 例，输入下级留存比例 (6)账务初始完成确认 点击初始化完成确认下的初始完成确认。 23 在初始化完成前，软件会提醒您进行初始化完成前的数据备份。该备份主要用于初始化完成后，对初始化前的基础数据需要修改，可恢复该初始化前的备份。该备份一经恢复则在初始化之后所作的操作将全部被覆盖。 2、日常账务 日常账务中主要介绍日常账务处理过程中的重要功能设置。如会计处理设置、凭证打印设置、快速凭证设置、转账凭证设置及操作员权限设置。 24 点击进入日常账务如上图 1、 基础设置 (1)凭证处理设置 点击基础设置下的凭证处理设置。 25 在凭证处理方式选项中请点击“允许删除凭证”，并且请选择能删除中间凭证。(系统默认会计凭证只能冲红不能删除。在凭证可删除的条件下为了防止凭证出现与纸质凭证的凭证号不相符默认不允许删除中间凭证)。 请将存入后提问是否立即打印取消。(系统默认保存凭证时即立刻打印该凭证)。 会计凭证记账后，需要进行审核。如果凭证不需要经过出纳审核。请按图中显示“审核与出纳次序”选为先审核后出纳。 26 在采用自定义格式处可选择采用的凭证打印格式。(如凭证需要套打在打印纸上) 在杂项中选择采用固定格式或者采用自定义格式。采用固定格式及将凭证按照系统默认的打印格式进行打印。打印在凭证纸或者在A4纸上。采用自定义格式则可将凭证套打在凭证纸上。 27 在初始化完成后的日常操作中经常涉及会计科目的修改或增加。则此功能在辅助管理中的会计科目更改中完成。操作与初始化科目同。(若科目已有余额或发生额则该科目无法删除。) (2)快速凭证设置 在账务日常操作中，有分录每月发生。则可以设置快速凭证，需要使用时调出。以减少工作量。点击凭证设置下的快速凭证。 28 在快速凭证模板中填写摘要，及分录如上图。(如每月发生的金额相同则可以在金额处填入数字若每月发生的金额不相同则不填写金额) 在记账录入时，点击快速凭证按钮，并选择所要调用的快速凭证模板。如上图。 (3)自动转账凭证设置 自动转账功能，年底可以帮助您自动生成转账凭证。点击凭证设置下的设置自动转账凭证。 29 点击增加，并选择“直接选择结转科目”按确认按钮。如上图 30 在结转凭证模板中填写分录名称和分录摘要。注意模板中需要填写的凭证借方为结转凭证借方的科目的转入转出。如上图结转收入，则结转分录借方为结余科目则借方为转入方。并在右侧选择相应的转入转出会计科目。注意收入支出必须单独结转。 (4)权限管理 在日常操作过程中往往要增加操作员。请点击系统管理。 请更换系统管理员身份，并点击权限管理下的操作员权限管理。 31 填写操作员姓名，并选择是否财务主管(财务主管一般拥有记账、月结、备份、恢复和修复权限)。按存入。 以财务主管的身份登录，为新增加的操作员赋权。如上图。 (5)凭证录入 32 进入日常账务，点击凭证处理下拉菜单下的记账凭证录入。如上图。 在摘要处填写摘要。在科目框中双击鼠标左键可选择会计科目。点击快速凭证可以调取已保存的快速凭证模板。 33 经费凭证录入 自动拆分凭证，如图: (6)凭证审核 34 凭证录入后需要进行审核。凭证的审核与凭证制作不能为同一人。在审核前必须更换操作员。点击凭证处理下的凭证审核。进入凭证审核界面，可以对凭证进行单张审核也可以进行成批审核。 (7)凭证修改 35 若凭证没有经过审核，可直接点击凭证处理下的凭证修改、删除。进入凭证修改界面进行删除和修改。若凭证已经审核，请进入审核界面取消审核，再对该凭证进行修改或删除。注意:若要取消审核，在进入审核界面时请选择“已审核凭证” (8)记账 当凭证录入完毕，并审核完成后。请点击凭证处理下的记账按钮。记账后当月发生额将计入明细账和汇总表。注意记账后会计凭证将无法修改。 36 记账之前，软件会提示备份。备份请先选择路径，确认保存。建议每次记账前，都进行数据备份。 (9)账务查询 在软件所有的账务查询界面，都会提示“包括未记账凭证”，该处打勾如上图，在未记账的情况下也能在明细账或汇总表上正式反映当月账务情况。 (10)月结 当一个会计期结束，并且凭证已经进行记账，请点击凭证处理下的月结如 37 上图所示。 点击确认。即该月月结成功。12月的月结即是当年的年结。 (11)年结 38 年末，在进行期末转账并完成记账后，进入月结。此时月结将视为年结。在年结的同时产生新一年度数据，并将本年期末余额结转下一年。如上图(由于年结完成后当年的数据将无法改动，建议在年结前作备份操作)。 (12)备份/恢复 点击系统服务下的数据备份可以在任何时候对数据进行备份。注意该备份是指当年会计期开始当备份时点的所有财务数据。 点击系统服务下的数据恢复，并选择所要恢复的备份数据路径，即可恢复数据。 (13)凭证打印 凭证打印可分为各种。一种为单张打印 39 点击凭证处理下的凭证查询打印中的简单条件查询。 打开凭证后点击打印。如上图所示。 40 软件支持凭证连续打印。点击查询筛选框中的连续打印即可。如上图所示凭证范围号可设定凭证打印的范围。 (14)明细账打印 点击账簿查询打印，可查询各类报表。普通明细账为例。点击明细账下的普通明细账。 41 请选择一个会计科目并点击确认。 点击右下角打印，可对当前所查询科目进行打印。点击连续打印可对所有科目明细账进行打印。(以连续打印为例) 42 点击连续打印，系统弹出科目选择菜单。可单击科目进行多选，也可点击其他按钮筛选科目如上图。 您可对打印页面、打印纸张、及打印标题进行设置如上图。 右侧调整列宽按钮，可对列宽进行调整。调整列宽后请务必点击“保存参 43 数”按钮。 点击转换输出按钮。选择相应的选项后，可转换为电子文档保存。 如上图。 (15)出纳账 44 点击出纳管理先的出纳账登记。若登记现金账请选择出纳现金账。若登记银行账，请选择出纳银行账(以出纳银行账为例)。 每次登记前都可对时间范围进行设定。如上图时间若是从2009-01-01至2009-01-01.则在进入现金账登记界面只可登记日期为1月1日的现金账。银行账同。 45 在进入出纳账登记界面后，请点击下方增加按钮，即可在弹出的录入栏中填写摘要、科目及金额。 在首次录入现金账时，要求填写昨日余额(起初余额)。 点击出纳管理下的出纳账查询，可对现金和银行出纳账进行查询和打印 46 出纳账账簿打印与会计明细账打印操作相同。 四、 报表管理 报表系统左侧界面建表功能可以帮助您建立新的报表。删表功能可以删除报表。筛选可以筛选月份查看报表。 47 新增报表前必须填写该报表所对应的编号和名称。点击报表功能下的报表类别(名称)设置。 点击新增一行，填写两位数报表编码及报表名称。按确认保存。 点击新建，选择新建格式 48 在报表类别中选择您需要的报表类别。该报表类别即报表列表中显示的报表名称。 在一个月结束后，请点击报表功能下的将窗口中的报表复制到其他月份。 在一年结束后，在生成新一年度帐簿后，请进入报表管理系统，在系统服务中选择更换上一年度。点击将窗口中的报表复制到其他月份。在月份下拉选择栏中选择下一年度。即是将上年的报表转入当前年度。 49 将左侧未选入的报表拖入右侧已选入框中。并按确认按钮。(也可以点击全部选入)。 打开一张报表。点击文件格式转换输出，您可以将该报表转换成系统提供 50 的转换格式。(该格式您的操作系统必须支持)如需要将报表转换成EXCEL表格。则电脑中必须安装EXCEL软件。转换EXCEL输出功能，与文件转换格式输出中的转换成EXCEL功能相同。即为了方便独立按钮。从EXCEL导入主要是导入格式，对EXCEL中的逻辑关系或公式并不导入。 51